na předkládání Žádostí o dotaci na realizaci projektů v rámci opatření IV.1.2 Programu rozvoje venkova ČR, které budou naplňovat Strategii MAS Valašsko Horní Vsacko: REALIZACE PROJEKTŮ 2013-2014
1. Úvod Cílem této příručky je pomoci příjemci dotace z programu LEADER zorientovat se v podmínkách poskytnutí dotace z Programu rozvoje venkova. Jsou zde vymezeny povinnosti příjemce vůči MAS. Příručka vychází z PRAVIDEL, kterými se stanovují podmínky pro poskytování dotace na projekty v rámci opatření IV.1.2 Programu rozvoje venkova ČR na období 2007-2013. Představuje takové shrnutí nejzásadnějších informací, v žádném případě však PRAVIDLA nenahrazuje. Příručka se snaží rekapitulovat základní pravidla při jednotlivých etapách realizace projektu: Příprava podkladů k podpisu Dohody o poskytnutí dotace Realizace projektu Zadávací řízení Podklady k žádosti o proplacení Publicita projektu Kontrola na místě 1.1 Základní povinnosti žadatele vůči MAS Příjemce dotace má vůčí MAS tyto povinnosti: Předat kopii Dohody o poskytnutí dotace na MAS (lze zaslat i elektronicky) Konzultovat s MAS změny týkající se realizace projektu Pokud se jedná o změnu v realizaci projektu je podáno Hlášení o změně, které musí podepsat i pracovník MAS (s vyhotovením pomůže také MAS) Konzultovat realizaci zadávacího řízení Předložit MAS podklady k Žádosti o proplacení (min. 1 týden před stanoveným termínem) Podat na MAS monitorovací zprávu o projektu (nejpozději v termínu žádosti o proplacení) 2. Podklady k podpisu Dohody o poskytnuní dotace 1) POTVRZENÍ FINANČNÍHO ÚŘADU žadatel má vypořádány splatné závazky vůči územním finančním orgánům ČR. Datum potvrzení NESMÍ BÝT STARŠÍ než datum zaregistrování žádosti o dotaci prostá kopie 2) ČESTNÉ PROHLÁŠENÍ DE MINIMIS POKUD JE PROJEKT V REŽIMU DE MINIMIS originál Pozn.: Kopii Dohody o poskytnutí dotace odevzdává příjmce dotace na MAS! EVROPSKÝ ZEMĚDĚLSKÝ FOND PRO ROZVOJ VENKOVA: EVROPA INVESTUJE DO VENKOVSKÝCH OBLASTÍ. 2
3. Realizace projektu 1) HLÁŠENÍ O ZMĚNÁCH VEŠKERÉ ZMĚNY SE SOUHLASEM MAS, tzv. Hlášení o změnách musí být podepsáno pracovníkem MAS; posunutí termínu žádosti o proplacení max. 3 krát. Po třetí se termín automaticky posunuje na termín 2 roky od podpisu Dohody. 2) PLATBY DOKLADŮ U plateb v hotovosti je stanovený limit 100.000 Kč bez DPH na projekt. Vyšší částky je nutné platit bezhotovostně! 3) ZADÁVACÍ ŘÍZENÍ A) U zakázky do 500 000,- Kč (bez DPH) zadavatel vybere dodavatele transparentně a nediskriminačně. Pro kontrolu vyhotoví žadatel Záznam o výběru dodavatele (viz. www.masvhv.cz / Dotace LEADER /Dokumentace pro příjemce) B) při zakázce nad 500 000,- Kč (bez DPH) je žadatel povinen uskutečnit zadávací řízení (dle Pravidel PRV) a vybrat dodavatele z min. 3 obdržených nabídek a průběh zadávacího řízení náležitě dokladovat: - písemná výzva a zadávací dokumentace k podání nabídky - nabídky (doporučujeme dát do zadávacích podmínek požadavek na předložení 2 originálů nabídek od každého dodavatele 1 originál si nechá SZIF!) - vyhodnocení předložených nabídek - prohlášení členů hodnotící komise o nepodjatosti (pokud je komise ustavena) - oznámení o výběru nejlepší nabídky, dopisy se sdělením o vyloučení uchazečů (pokud jsou někteří vyloučeni) DODAVATEL, KTERÝ PODAL NABÍDKU, NESMÍ BÝT SOUČASNĚ SUBDODAVATELEM JINÉHO DODAVATELE V TOMTÉŽ ZADÁVACÍM ŘÍZENÍ. DODAVATEL, KTERÝ PODAL NABÍDKU NESMÍ BÝT PERSONÁLNĚ ANI MAJTEKOVĚ PROPOJEN SE ZADAVATELEM NEBO JINÝM DODAVATELEM V TOMTÉŽ ZADÁVACÍM ŘÍZENÍ. ZADÁVACÍ ŘÍZENÍ PROSÍM KONZULTUJTE S PRACOVNÍKY MAS! 4) OBJEDNÁVKY / SMLOUVY Ve smlouvě / objednávce, která je uzavřená s dodavatelem úvest dodatek: EVROPSKÝ ZEMĚDĚLSKÝ FOND PRO ROZVOJ VENKOVA: EVROPA INVESTUJE DO VENKOVSKÝCH OBLASTÍ. 3
Fakturace bude provedena dle Pravidel PRV způsobem, který umožní zařazení do jednotlivých položek výdajů dle Dohody. A) OBJEDNÁVKA hodnota zakázky nepřesáhne 500 000,- Kč (bez DPH) vystavená příjemcem dotace B) SMLOUVA hodnota zakázky nad 500 000,- Kč (bez DPH) Pokud jsou součástí projektu stavební práce, JE VŽDY třeba POLOŽKOVÝ ROZPOČET V MĚRNÝCH JEDNOTKÁCH A LIMITECH DLE CENÍKU KATALOGU STAVEBNÍCH PRACÍ RTS (včetně kódů jednotlivých položek ceníku RTS), neuznávají se soubory/komplety vše musí být jasně rozepsáno a čitelné. Položkový rozpočet musí být součástí smlouvy nebo objednávky a následné fakturace. 5) FAKTURY Dodavatel musí do vystavené faktury nebo její přílohy rozepsat položkový rozpočet prací a služeb včetně cen za jednotku. Na faktuře musí být označen kód způsobilých výdajů - dle položek uvedených v Dohodě (lze dopsat i rukou). Pokud vede žadatel podvojné účetnictví, součástí faktury musí být tzv. košilka a musí být provedena kontrola věcné správnosti = na faktuře 2 podpisy o zaúčtování (majitel+ účetní). 6) MONITOROVACÍ ZPRÁVY Příjemce dotace má za povinnost dodat na MAS Závěrečnou monitorovací zprávu, předá jí společně s Žádostí o proplacení. 4. Podklady k Žádosti o proplacení TYTO PODKLADY SE ODEVZDÁVAJÍ MIN. TÝDEN PŘEDEM NA MAS!!! účetní/daňové doklady (faktury, paragony) včetně dokladu o jejich zaúčtování, ze kterých je patrné vedení samostané účetní evidence pro projekt prostá kopie každé faktuře/paragonu musí předcházet objednávka (kopie) nebo smlouva (originál nebo ověřená kopie) doklad o uhrazení závazku dodavateli (výpis z bankovního účtu včetně smlouvy o zřízení nebo dokladu o vedení účtu. V případě platby v hotovosti - pokladní doklad, na kterém oprávněná osoba potvrdí příjem hotovosti výdajový pokladní doklad vystavený příjemcem dotace) prostá kopie položkový rozpočet projektu rozdělený do jednotlivých kategorií dle číselníku způsobilých výdajů. U stavebních prací soupis stavebních prací s výkazem výměr 1 vyhotovení jako příloha smlouvy + 1 vyhotovení jako příloha faktury u nákupu strojů nebo technologií (v hodnotě nad 100 000 Kč /kus nebo komplet bez DPH) doklad o posouzení shody ES prohlášení o shodě prostá kopie EVROPSKÝ ZEMĚDĚLSKÝ FOND PRO ROZVOJ VENKOVA: EVROPA INVESTUJE DO VENKOVSKÝCH OBLASTÍ. 4
u staveb kolaudační souhlas nebo oznámení stavebního úřadu o užívání stavby prostá kopie. Nebo čestné prohlášení, že kolaudační souhlas nebo oznámení od stavebního úřadu není zapotřebí originál Dokumentace k zadávacímu řízení pokud bylo provedeno viz. předchozí bod a (viz. www.masvhv.cz / Dotace LEADER /Dokumentace pro příjemce) Nedílnou součástí jsou smlouvy (originál nebo ověřená kopie) nebo objednávky (prostá kopie). V případě, že projekt vytvořil pracovní místo příjemce dokladuje každoročně po dobu 5 let od podpisu Dohody o poskytnutí dotace vznik nově vytvořeného pracovního místa. Žadatel vytvoří pracovní místo nejpozději 6 měsíců od převedení dotace. ZDE PROSÍM KONZULTUJTE INDIVIDUÁLNĚ! Soupisky účetních/daňových dokladů ke způsobilým výdajům originál. Konzultujte na MAS! V žádosti o proplacení se vyplňují data z účetnictví za poslední 2 uzavřené účetní období DÁLE SPECIFICKÉ PŘÍLOHY DLE FICHE! 5. Publicita projektu Při prezentaci dotačního titulu prosím uvádějte: Projekt byl realizován z programu LEADER přes MAS Valašsko Horní Vsacko. POVINNÁ PUBLICITA Informační tabule je povinná a to v případě, že celkové náklady projektu přesahují 50 000 EUR (cca. 1 250 000Kč) dle aktuálního kurzu ČNB v den Žádosti o proplacení. Tabule musí mít min. formát A3 a musí být umístěna viditelně od doby převedení dotace po dobu udržitelnosti (5 let od podpisu Dohody). Vzor informační tabule najdete na (viz. www.masvhv.cz / Dotace LEADER /Dokumentace pro příjemce). 6. Kontrola na místě Po odevzdání žádosti o proplacení (cca do 1 měsíce, spíše dříve) proběhne kontrola projektu na místě. PRACOVNÍCI SZIF PŘI KONTROLE NA MÍSTĚ KONTROLUJÍ: Originály faktur a originály dokladů o uhrazení faktur Zaúčtování dokladů k projektu - samostatnou účetní analytickou evidenci u podvojného účetnictví V případě investic inventární karty majetku Účetní evidenci za posl. 3 roky kontrola poskytnutých dotací dle účtu dotací, peněžních deníků apod. Pokud je příjemcem dotace obec, předkládá výkazy FIN. Majetkoprávní vztahy pokud žadatel není vlastníkem, musí být nájemní smlouva nebo smlouva o výpůjčce na dobu nejméně 5 let, výpovědní lhůta nejméně 5 let a do o podání Žádosti o proplacení. EVROPSKÝ ZEMĚDĚLSKÝ FOND PRO ROZVOJ VENKOVA: EVROPA INVESTUJE DO VENKOVSKÝCH OBLASTÍ. 5
Předmět realizovaného projektu - kontrola výstupů, měření a počítání Cenový marketing u zakázek pod 500 tis. Kč bez DPH musí příjemce vyhotovit záznam (tabulku) o výběru dodavatele ze 3 nabídek 7. Nejčastější chyby 1. Podklady k žádosti o proplacení nejsou na MAS doručeny s dostatečným předstihem včasná konzultace napomůže odhalit mnohé nedostatky 2. Žadatel nemá předložené faktury ještě zaúčtované 3. Na fakturách chybí datum a podpis příjemce 4. Jsou fakturovány položky, které nejsou uvedeny v žádosti o dotaci a tudíž nejsou způsobilé 5. Fakturované položky nejsou přesně rozepsány chybí počet jednotek a jednotková cena (např. u dopravy, montáže atd.) 6. U stavebních prací je uvedena práce a materiál v jedné položce musí být vždy zvlášť 7. K fakturám chybí objednávky (vzor možno vyžádat na MAS) nebo smlouvy o dílo 8. Příjemce nevede žádnou evidenci příjmů v případě, že si uplatňuje výdaje paušálně musí mít vypracovaný alespoň nějaký přehled o příjmech za jednotlivé roky. Ten předkládá při kontrole 9. U investic chybí inventární karty majetku 10. Kontrola na místě odhalí změny technického řešení, které nebyly předem nahlášeny a schváleny nutno hlásit před odevzdáním žádosti o proplacení 11. Špatné znění nájemních smluv musí být uzavřeny min. na 5 let od data podání žádosti o proplacení. V této lhůtě nelze ustanovit možnost jejího vypovězení. 12. Není proveden cenový marketing výběr ze 3 dodavatelů (Vzor tabulky lze získat od MAS) 8. Konzultace V případě jakýchkoli dotazů ohledně realizace a vyúčtování projektů nás neváhejte kdykoli kontaktovat. Konzultace poskytujeme na základě předchozí domluvy v kanceláři nad pálenicí v Hovězí nebo také telefonicky nebo emailem. Kontakty: Ing.Šárka Kamencová, tel. : 604 732 890, email: sarka.kamencova@masvhv.cz Mgr. Petra Zádilská, tel.: 733 717 016, email: petra.zadilska@masvhv.cz Další informace na: www.masvhv.cz EVROPSKÝ ZEMĚDĚLSKÝ FOND PRO ROZVOJ VENKOVA: EVROPA INVESTUJE DO VENKOVSKÝCH OBLASTÍ. 6