6. Neobávajte sa financovania projektu a jeho kontroly na mieste

6. Neobávajte sa financovania projektu a jeho kontroly na mieste Informačná brožúra Odboru implementácie SO/RO pre ROP KSK

Vážení prijímatelia, do vašich rúk sa dostáva ďalšia informačná brožúrka, ktorú sme pre vás spracovali na Odbore implementácie Sprostredkovateľského orgánu pod Riadiacim orgánom pre Regionálny operačný program. Určite nám dáte za pravdu, že otázka peňazí potrebných na zrealizovanie vášho projektu vám neraz spôsobila nemalé starostí a bola jednou z najťažších. Mnohí z vás ste sa presvedčili, že obavy z toho, či na účet z hora prídu finančné prostriedky včas, boli mnohokrát zbytočné. Dnes už máme vzájomne dostatok skúseností so spracovaním a predkladaním žiadostí o platbu a poznáme nedostatky a chyby, ktoré sa vo finančnom procese vyskytujú. Cieľom tejto publikácie je preto na nich upozorniť, aby ste sa mohli v budúcnosti vyhnúť zbytočným chybám. Rovnako vás pri realizácii projektu neminie jeho kontrola priamo na mieste vo vašom meste či obci. Našim prianím je, aby žiadna takáto kontrola nebola pre vás strašiakom. Naopak, na základe našich doterajších skúseností z vykonaných kontrol, vám chceme byť nápomocní k tomu, aby problémov bolo čo najmenej, resp. aby nevznikali vôbec. Veríme, že aj touto formou prispejeme k tomu, aby sa všetky plánované aktivity úspešne zrealizovali a urobili radosť občanom vašej obce alebo mesta. Na nezodpovedané otázky radi poskytneme konzultácie alebo akúkoľvek metodickú pomoc a môžete sa priamo obrátiť na pracovníkov OI SO/RO pre ROP Košického samosprávneho kraja. KONTAKTY: vedúca odboru OI SO/RO pre ROP JUDr. Lenka Vargová Jurková tel. číslo : 055/6196 640 mail: lenka.jurkova@vucke.sk vedúca RIP vedúca RFKP Ing. Katarína Svistáková Ing. Beáta Cimermannová tel. číslo : 055/6196 627 tel. číslo : 055/6196 630 mail: katarina.svistakova@vucke.sk mail: beata.cimermannova@vucke.sk

FYZICKÝ STAV VO FINANCOVANÍ PROJEKTOV V rámci šiestich doteraz ukončených výziev z decentralizovaných opatrení bolo na OI SO/RO pre ROP Košického samosprávneho kraja k 31.08.2012 prijatých celkom 297 žiadostí o platbu (ŽoP) všetkých typov, pričom prijímatelia najviac využili systém predfinancovania. Z toho počtu evidujeme 28 zrušených alebo zamietnutých žiadostí. Zároveň bolo podaných 34 záverečných ŽoP, ktoré svedčia o finančnom ukončení projektov. V nasledujúcom grafe je vyjadrený celkový stav vybavenia podaných ŽOP: Prijaté ŽoP Vybavené ŽoP Podané žiadosti o platbu podľa jednotlivých opatrení: Opatrenie 3.2b Optrenie 4.1a Opatrenie 4.1c Opatrenie 5.1 K 31.08.2012 bolo na základe podaných a administratívne spracovaných ŽoP uhradených 40 277 219 EUR, z toho podľa jednotlivých opatrení nasledovne: Opatrenie 3.2b 33 111 Opatrenie 4.1a 29 685 317 Opatrenie 4.1c 634 892 Opatrenie 5.1 9 923 979 Opatrenie 3.2b Opatrenie 4.1a Opatrenie 4.1c Opatrenie 5.1

FINANCOVANIE PROJEKTU Základným dokumentom, na základe ktorého dochádza k samotnému financovaniu projektu a úhrade schváleného nenávratného finančného príspevku je Žiadosť o platbu (ďalej ŽoP ). Ako ju spracovať, pomôže vám metodická pomôcka Inštrukcie k vypracovaniu ŽoP v rámci ROP, ktorá je zverejnená na stránke www.ropka.sk. Mnohí z vás jej spracovanie a podanie už majú za sebou, preto vám v tejto časti ponúkame najmä odporúčania na to, aby ste sa vyhli zbytočným chybám a nedostatkom, ktoré majú za následok časové prieťahy pri poukazovaní finančných prostriedkov na váš účet. Akým nedostatkom sa pri vypracovaní ŽoP v ITMS vyhnúť? Každý účtovný doklad má obsahovať povinné identifikačné údaje prijímateľa a dodávateľa názov, právna forma, sídlo, IČO, DIČ, číslo bankového účtu ktoré majú byť uvedené v súlade s údajmi v dodávateľských zmluvách v znení aktuálnych dodatkov. Akúkoľvek zmenu v dodávateľskej zmluve prijímateľ preukazuje SO/RO pre ROP dodatkom k dodávateľskej zmluve, okrem výslovne uvedených prípadov. Chyby často sa vyskytujúce vo formulároch žiadostí o platbu: Časť 5 Finančná identifikácia : prijímateľ uvádza bankový účet v rozpore s dodatkom k zmluve o NFP Časť Zoznam deklarovaných výdavkov : prijímateľ uvádza názov výdavku alebo názov aktivity v rozpore s dodatkom k zmluve o NFP; prijímateľ uvádza pri jednotlivých aktivitách druh výdavku (B bežný, K kapitálový) v rozpore s dodatkom k zmluve o NFP; prijímateľ uvádza názov skupiny výdavkov v rozpore s dodatkom k zmluve o NFP Akým nedostatkom sa vyhnúť a čo treba dodržať pri predkladaní ŽoP všetky typy? prijímateľ nepredloží prvú ŽoP v čase, keď ešte nenadobudol platnosť a účinnosť Dodatok k Zmluve o NFP; prijímateľ nepredloží ŽoP v čase, keď ešte nenadobudol platnosť a účinnosť Dodatok k Zmluve o NFP, ak došlo k zmene podmienok projektu; prijímateľ nepredloží ŽoP v čase, keď ešte nie je vysporiadaná nezrovnalosť, ak bola zistená pri kontrole na mieste;

na dokumentácii nesmú chýbať pečiatky a podpisy prijímateľa všetky prílohy k žiadosti o platbu majú byť verifikované prijímateľom, a to pečiatkou a podpisom oprávnenej osoby podľa podpisového vzoru; predložená žiadosť o platbu musí spĺňať podmienku nárokovania minimálne 20 % z výšky celkových oprávnených výdavkov (neplatí pre záverečné žiadosti o platbu) prijímateľ môže predložiť žiadosť o udelenie výnimky pre spracovanie predmetnej ŽoP. Výnimka sa považuje za schválenú zároveň so schválením predmetnej žiadosti o platbu na úrovni SO/RO pre ROP; dokumentácia je predložená v 1 origináli a 2 kópiách ak prijímateľ nemá k dispozícii viac originálov, je možné predložiť kópie overené pečiatkou a podpisom prijímateľa NFP; predloženie zálohových faktúr v žiadosti o platbu zálohové faktúry sú akceptované len s predložením riadnej faktúry (daňový doklad); ak je v dodávateľskej zmluve uvedené aj zádržné, suma zádržného z faktúry je neoprávneným výdavkom; suma zádržného môže byť oprávnená len v tom prípade, ak je uhradená pred predložením záverečnej ŽoP a záverečnej monitorovacej správy. Akým nedostatkom sa vyhnúť a čo treba dodržať pri predkladaní ŽoP typu refundácia? prijímateľ predloží overenú kópiu bankového účtu a čestné vyhlásenie o vlastníctve tohto účtu v prípade, že platba bola zrealizovaná cez nezmluvný účet (predmetný účet nie je totožný s bankovým účtom v zmysle dodatku k zmluve o NFP); dodržať súlad čísla účtu dodávateľa na faktúre s údajom v dodávateľskej zmluve na základe výzvy SO/RO pre ROP je prijímateľ povinný predložiť čestné vyhlásenie dodávateľa o vlastníctve tohto účtu a čestné vyhlásenie, že predmetná platba bola zrealizovaná; nesmie chýbať podpis a pečiatka na účtovných dokladoch pri stavebných prácach (účtovný doklad faktúra za stavebné práce vrátane jej príloh musí byť podpísaná prijímateľom, dodávateľom a stavebným dozorom); Akým nedostatkom sa vyhnúť a čo treba dodržať pri predkladaní ŽoP typu predfinancovanie? pri podpornej aktivite externý manažment prijímateľ nepredkladá fakturáciu prác za vypracovanie ŽoP č. 1 v ŽoP č. 1; predloženie faktúry za vypracovanie ŽoP č. 1 je možné až v nasledujúcich ŽoP; dodržať termín na predloženie účtovných dokladov v žiadosti o platbu

od ich vystavenia. V zmysle inštrukcií pre vypracovanie ŽoP: Účtovné doklady majú byť v rámci ŽoP predložené spravidla do 10 kalendárnych dní od dátumu ich vystavenia.... V prípade, ak prijímateľ nepredloží ŽoP typu predfinancovanie v lehote splatnosti účtovných dokladov, ale ŽoP predloží neskôr, SORO pre ROP môže ŽoP zamietnuť, alebo v odôvodnených prípadoch môže pristúpiť k spracovaniu takejto ŽoP poskytnutím výnimky za podmienky, že: prijímateľ písomne potvrdí čestným vyhlásením, dodatkom k dodávateľskej zmluve, alebo iným vhodným spôsobom, že penále za omeškanie platby voči dodávateľovi/zhotoviteľovi bude znášať samotný prijímateľ, alebo, dodávateľ písomne potvrdí, že si nebude účtovať pokuty a penále, prípadne dodávateľ písomne potvrdí dostatočné predĺženie lehoty splatnosti účtovných dokladov, alebo je možné reálne predpokladať spracovanie ŽoP a úhradu účtovných dokladov dodávateľovi v lehote splatnosti. Akým nedostatkom sa vyhnúť a čo treba dodržať pri predkladaní zúčtovania predfinancovania? dodržať termín medzi úhradou príspevku na úhradu účtovných dokladov; v zmysle inštrukcií pre vypracovanie ŽoP: Po poskytnutí predfinancovania je prijímateľ povinný bezodkladne, najneskôr do 7 kalendárnych dní odo dňa pripísania prostriedkov na jeho účet, previesť prostriedky dodávateľovi/zhotoviteľovi, t.j. uhradiť nezaplatené účtovné doklady. V opačnom prípade znáša penále za omeškanie platby voči dodávateľovi/zhotoviteľovi samotný prijímateľ. dodržať termín medzi úhradou účtovných dokladov dodávateľovi a predložením zúčtovania predfinancovania na SO/RO pre ROP. V zmysle inštrukcií pre vypracovanie ŽoP: Po poskytnutí predfinancovania a úhrade účtovných dokladov dodávateľovi je prijímateľ povinný celú poskytnutú výšku predfinancovania zúčtovať najneskôr do 21 kalendárnych dní odo dňa pripísania NFP na jeho účet. Za deň zúčtovania sa považuje deň zaslania ŽoP typu zúčtovanie predfinancovania prijímateľom na SO/RO pre ROP. V prípade, ak prijímateľ pri realizácii projektu nedosiahne 95 % celkových oprávnených výdavkov, projekt môže byť ukončený aj ŽoP typu zúčtovanie predfinancovania, o čom je však prijímateľ povinný informovať SO/RO pre ROP.

Akým nedostatkom sa vyhnúť a čo treba dodržať pri predkladaní ŽoP typu záverečná platba? predloženie záverečnej ŽoP s predložením záverečnej monitorovacej správy; v zmysle inštrukcií pre vypracovanie ŽoP: Záverečnú ŽoP, resp. ŽoP, ktorá plní úlohu záverečnej ŽoP, je prijímateľ spravidla oprávnený predložiť, ak predložil SORO pre ROP (projektovému manažérovi) kompletnú záverečnú monitorovaciu správu vrátane príloh alebo zároveň s jej predložením. V danom prípade SO/RO predloženú záverečnú ŽoP v ITMS zaregistruje a začne sa jej schvaľovací proces. SO/RO ukončí schvaľovací proces záverečnej ŽoP až po schválení záverečnej monitorovacej správy. Uvedené odporúčania vyplývajú z vykonaných kontrol ŽoP finančnými a kontrolnými manažérmi. Žiaľ, niektoré chyby aj na základe výzvy na ich odstránenie nemožno opraviť. V týchto prípadoch dochádza k neželaným záverom, a to buď ku kráteniu nárokovaného finančného objemu vtedy vznikajú tzv. neoprávnené výdavky, ktoré už nemožno uplatniť ani v nasledujúcich ŽoP. V prípade, že k úhrade ŽoP už došlo, a následne sa napr. pri kontrole na mieste zistia takéto neoprávnené výdavky, vzniká už nezrovnalosť. Nezrovnalosti sa následne riešia osobitným spôsobom, výsledkom ktorého je vrátenie finančných prostriedkov späť do štátneho rozpočtu. Lehota na vrátenie finančných prostriedkov je 50 kalendárnych dní od prevzatia Správy o zistenej nezrovnalosti a Žiadosti o vysporiadanie FP. Žiadosť o vrátenie finančných prostriedkov obsahuje sumy v členení podľa zdrojov, ktoré je potrebné vrátiť, čísla účtov, na ktoré je potrebné finančné prostriedky vrátiť, lehotu na vrátenie, kód nezrovnalosti z ITMS, kód žiadosti o platbu a pod. Položky, ktoré boli pri kontrole vyčíslené ako nezrovnalosť, nie je už možné fakturovať v nasledujúcich ŽoP. Môže nastať taká nepriaznivá situácia, že rozpočet mesta/obce vám neumožní vrátiť finančné prostriedky späť do štátneho rozpočtu naraz v plnej výške. Ponúka sa tu možnosť požiadať riadiaci orgán písomne formou žiadosti o uzavretie dohody o splátkach, a to cestou SO/RO pre ROP. Žiadosť sa podáva najneskôr do 50 dní odo dňa doručenia žiadosti o vysporiadanie finančných vzťahov. Povinnou prílohou žiadosti je notárska zápisnica, v ktorej uznávate svoj dlh a súhlasíte s výkonom exekúcie v prípade, že nastane splatnosť dlhu v zmysle zákona č. 233/1995 Z.z. o súdnych exekútoroch a exekučnej činnosti. Notárska zápisnica zároveň obsahuje podrobný splátkový kalendár odsúhlasený RO pre ROP. Splátky nie je možné dohodnúť na dobu dlhšiu ako 1 kalendárny rok odo dňa nasledujúceho po uplynutí lehoty uvedenej vo výzve na vrátenie príspevku alebo jeho časti.

V rámci financovania projektov môže nastať aj taká situácia, že na základe podania ŽoP vám vznikne pohľadávka, ale zároveň máte záväzok zo vzniknutej nezrovnalostí. V takomto prípade je tu možnosť tzv. započítania pohľadávok a záväzkov. ŽoP, v rámci ktorej bude pohľadávka započítaná, musí byť typu priebežná platba (refundácia) alebo záverečná platba. Započítavaná suma nezrovnalosti musí byť nižšia alebo rovná ako suma ŽoP, a zároveň nižšia alebo rovná ako suma na úrovni aktivity a skupiny výdavkov po zohľadnení prípadných zistených neoprávnených výdavkov. Započítanie je platné, keď je ŽoP, ktorá bola predmetom zápočtu, schválená v súhrnnej ŽoP. V prípade, že uvedené postupy pri vysporiadaní finančných vzťahov budete chcieť využiť, obráťte sa na finančných manažérov OI SO/RO pre ROP: Finančný manažér Finančný manažér Ing. Zuzana Goliašová Ing. Ľubomír Galeštok tel. číslo: 055/6196 631 tel.číslo: 055/6196 634 mail: zuzana.goliasova@vucke.sk mail: lubomir.galestok@vucke.sk KONTROLA NA MIESTE Kontrola realizácie projektu priamo na mieste je jednou z činností, pred ktorou má väčšina prijímateľov obavy. Systém riadenia štrukturálnych fondov a Kohézneho fondu však predpisuje vykonať ju minimálne 1-krát počas realizovania projektu. Preto sa jej nevyhnete. Ak sa projekt realizuje v súlade so Zmluvou o poskytnutí NFP, s projektovou dokumentáciou, dodrží sa harmonogram prác a schválený rozpočet, nie je dôvod na žiadne obavy či strach z kontroly. Výkon každej kontroly písomne vopred oznamujeme. Aby jej priebeh bol bezproblémový, odporúčame, aby ste ku kontrole prizvali zástupcu dodávateľa prác, stavebný dozor i ďalšie osoby, ktoré sa výrazným spôsobom podieľajú na realizácii projektu. Mnohé problémy sa tak vyriešia resp. vysvetlia priamo na mieste. Okrem toho je žiaduce, aby ste mali pripravenú dokumentáciu, potrebnú pre výkon kontroly.

Čo si pred kontrolou na mieste pripraviť žiadosť o poskytnutie NFP s prílohami (opis projektu, stavebné povolenia, listy vlastníctva, katastrálne mapy); stavebná projektová dokumentácia; zmluva poskytnutí NFP s dodatkami; dokumentáciu z verejného obstarávania; zmluvy so všetkými dodávateľmi tovarov, prác a služieb pre predmetný projekt vrátane všetkých príloh a dodatkov; korešpondencia súvisiaca s projektom (Rozhodnutie o schválení projektu, Oboznámenie so závermi administratívnej kontroly VO, výzvy, ostatné oznámenia); stavebný denník; kniha došlých faktúr (označené faktúry, týkajúce sa projektu); faktúry, ktoré sú/boli predmetom žiadostí o platbu, vrátane všetkých príloh; účtovný rozvrh týkajúci sa projektu (všetky analytické účty pre projekt); účtovné smernicee týkajúce sa projektu; účtovný denník (označené všetky účtovné prípady týkajúce sa projektu: vznik záväzku a úhrada); inventárne karty; žiadosti o platbu; monitorovacie správy vrátane všetkých príloh; výsledky kontrol, ktoré majú vzťah k predmetu kontroly na mieste vykonávaných inými orgánmi; porealizačná stavebná projektová dokumentácia/zameranie stavby.

Akým nedostatkom sa pri realizácii projektov vyhnúť realizácia v menších výmerách (napr. vyfakturované množstvá dodaných tovarov a vykonaných prác boli nárokované podľa schváleného rozpočtu, pričom zrealizované množstvo bolo v menšej výmere); zámena druh/typ materiálu bez vopred schválenej žiadosti o zmenu vyfakturovaný podľa schváleného rozpočtu, v skutočnosti bol použitý iný druh/typ materiálu (napr. vo faktúre bola dlažba 20 x 20 cm a reálne dodaná bola dlažba 20 x 10 cm, zámena farby dlažby); zámena materiálov medzi stavebnými objektmi bez vopred schválenej žiadosti o zmenu; presuny materiálov (napr. časť materiálu schváleného v jednom stavebnom objekte bola zrealizovaná v inom stavebnom objekte, v ktorom pôvodne nemala byť); v schválenom rozpočte nadhodnotená výmera, preto dodávateľ zvyšný materiál zapracoval mimo oprávneného územia; fakturácia nedodaných materiálov/prác resp. nezrealizovaných stavebných objektov; nezrealizovanie objektov v súlade s projektovou dokumentáciou (napr. zrealizovanie dlhšieho, ale užšieho mosta pri zachovaní celkového množstva materiálu); nesprávne uplatnené stratné pri položkách, u ktorých nemôže reálne nastať ( napr. 3,62 ks stroma, 3,03 ks kanalizačnej mreže); duplicitne uplatnená položka z dôvodu chyby v rozpočte (napr. prietokový ohrievač v elektrorozpočte i v zdravotechnike); zrealizovanie stavebného objektu bez uvedenia do prevádzky ( napr. výstavby WC bez napojenia na vodu a kanalizáciu). Všetky tieto nedostatky sú klasifikované buď ako neoprávnené výdavky, ktoré obci nebudú preplatené alebo ako nezrovnalosť, ktorú obec bude musieť vrátiť. neúplne alebo nesprávne vedený stavebný denník (napr. v stavebnom denníku chýbali zápisy o prerušení stavebných prác, zmenách doporučených okolnosťami); dodávateľom, alebo vyvolaných nepredvídateľnými prijímateľ nearchivoval všetky dokumenty patriace k projektu; účtovníctvo (napr. nevytvorenie analytických účtov pre projekt, nesprávne zaúčtovanie účtovných prípadov, napr. výkon činnosti externého manažmentu a OSO na účet 042-Obstaranie investícií); publicita - miesto realizácie projektu nebolo označené informačnou tabuľou, alebo tabuľa nebola vyhotovená podľa Manuálu pre informovanie a publicitu Príručky žiadateľa.

Výsledky kontroly na mieste sú spracované do Zápisnice z kontroly na mieste, ktorá je podpísaná všetkými zúčastnenými stranami po jej fyzickom ukončení. Následne je spracovaná Správa z kontroly na mieste, po doručení ktorej možno podať námietky, a to do 7 dní odo dňa jej doručenia. Uznané námietky sú premietnuté do Dodatku k Správe z kontroly na mieste. Ak sú námietky neopodstatnené, prijímateľ je písomne o tejto skutočnosti oboznámený. Príklady, pri ktorých prijímateľ využil možnosť odstránenia nedostatkov vytvorenie analytických účtov počas kontroly na mieste doplnenie chýbajúcich položiek (napr. značky, odpadkové koše, stromy...) zosúladenie zrealizovaných prác a dodaných materiálov s projektovou dokumentáciou (napr. zámena farby dlažby) ukotvenie dodaného mobiliáru v súlade s podmienkami ROP uvedenie do prevádzky zrealizovaných objektov Prijímateľ po odstránení vzniknutých nedostatkov v stanovenej lehote zasiela spolu s námietkami fotodokumentáciu preukazujúcu zjednanú nápravu. Príklad: V prípade, že sa pri kontrole zistia nedostatky, vzniká povinnosť prijať opatrenia na ich nápravu alebo odstránenie a do dvoch mesiacov odo dňa doručenia Správy z kontroly na mieste je potrebné zaslať OI SO/RO pre ROP správu o ich plnení.

Odporúčania pri špecifických udalostiach počas trvania projektu Ak dôjde k špecifickým udalostiam počas trvania projektu napr. poškodenie stavebných objektov/ vandalizmom, živelnou pohromou, krádežou, neodborným zásahom tretích osôb, odporúčame vzniknutý stav čo najpodrobnejšie zdokumentovať (fotodokumentácia, zápis škodovej komisie, trestné oznámenie, škodové hlásenie poisťovni, atď.), ohlásiť príslušným orgánom a oznámiť SO/RO pre ROP. Zároveň pripomíname, že prijímateľ je povinný vykonať všetky kroky k náprave vzniknutého stavu a zabezpečenia udržateľnosti zrealizovaného projektu. Príklad: Na všetky otázky z oblasti kontroly, ktoré vás zaujímajú, vám ochotne poskytnú odpoveď kontrolní manažéri: Kontrolný manažér Kontrolný manažér Ing. Zuzana Hajdu Ing. Martin Papcún tel. číslo: 055/6196 637 tel. číslo: 055/6196 626 mail: zuzana.hajdu@vucke.sk mail: martin.papcun@vucke.sk