Zadavatel: Statutární město Opava Horní náměstí 69, 746 26 Opava, IČ: 00300535, DIČ: CZ00300535 VÝZVA K PODÁNÍ NABÍDKY A PROKÁZÁNÍ KVALIFIKACE K VEŘEJNÉ ZAKÁZCE MALÉHO ROZSAHU NA DODÁVKY s názvem Dodávky kancelářských potřeb pro Statutární město Opava na období 2 let (tato zakázka je zadávána mimo režim zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách) Zadávací dokumentace je součástí této výzvy Statutární město Opava si Vás dovoluje vyzvat k podání nabídky k veřejné zakázce malého rozsahu. Zadavatel v rámci této veřejné zakázky malého rozsahu postupuje dle 6, 12 odst. 3 a 18 odst. 5 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon ). Ostatní ustanovení zákona zůstávají nedotčena veřejná zakázka malého rozsahu probíhá mimo režim zákona. Tato veřejná zakázka je zadávána elektronicky pomocí atestovaného elektronického nástroje E-ZAK dostupného na https://zakazky.opava-city.cz/. Veškeré úkony se provádějí elektronicky. 1. Vymezení předmětu veřejné zakázky malého rozsahu 1.1. Předmět veřejné zakázky malého rozsahu Předmětem veřejné zakázky je zajištění dodávek kancelářských potřeb potřebných pro řádný a nerušený chod jednotlivých pracovišť Magistrátu města Opavy. 1.2. Specifikace předmětu plnění Dodávky kancelářských potřeb na období 2 let na jednotlivá pracoviště Magistrátu města Opavy dle aktuální potřeby. Dodávky budou uskutečňovány prostřednictvím internetového obchodu dle potřeby. Specifikace požadovaných kancelářských potřeb (Vzorový koš) je v příloze č. 4. 1.3. Předpokládaná hodnota Předpokládaná hodnota veřejné zakázky malého rozsahu za dobu 24 měsíců: 800 000,00 Kč bez DPH.
1.4. Doba plnění a místo plnění Zahájení plnění veřejné zakázky 1. ledna 2016 Ukončení plnění veřejné zakázky 31. prosince 2017 Místem plnění je Statutární město Opava 2. Požadavky na způsob zpracování nabídkové ceny 2.1. Požadavky na způsob zpracování nabídkové ceny Zadavatel sestavil Vzorový koš složený z jednotlivých položek (viz příloha č. 4). Vzorový koš byl sestaven na základě vyhodnocení dosavadních nákupních potřeb zadavatele v oblasti nákupu dodávek kancelářských potřeb a zahrnuje nejvýznamnější dosud nakupované položky. Uchazeč je povinen vyplnit ceny všech položek obsažených ve Vzorovém koši (viz příloha č. 5). V případě, že u některé z položek nebude vyplněna nabídková cena, je to považováno za nedodržení zadávacích podmínek a taková nabídka bude vyřazena pro neúplnost. Jednotkovými cenami vyplněný Vzorový koš bude součástí nabídky uchazeče. Hodnocena bude celková nabídková cena tedy cena tvořená součtem jednotlivých položek Vzorového koše. Reálná odběrová množství jednotlivých položek se mohou po praktické realizaci lišit, vždy však musí být zachovány jednotkové ceny navržené uchazečem v nabídce. Zadavatel si vyhrazuje právo objednat i zboží neuvedené ve vzorovém koši, který byl předmětem hodnocení. Součástí nabídky bude Ceník kompletního sortimentu se zbožím nabízeným uchazečem (tedy nikoliv pouze v rozsahu položek Vzorového koše zboží) s uvedením speciálních cen (v %) platných pro zadavatele ve všech položkách u ostatního sortimentu. Nabídková cena bude uvedena v CZK, v členění bez DPH, DPH a včetně DPH. 2.2. Podmínky, za nichž lze překročit nabídkovou cenu Výši nabídkové ceny lze překročit pouze za podmínky: a) dojde-li před (po podání nabídky do podpisu smlouvy) nebo v průběhu realizace veřejné zakázky ke změně sazeb DPH, b) dojde-li před (po podání nabídky do podpisu smlouvy) nebo v průběhu realizace veřejné zakázky ke změně jiných daňových předpisů majících vliv na cenu veřejné zakázky. 3. Obchodní a platební podmínky 3.1. Obchodní a platební podmínky jsou stanoveny formou návrhu smlouvy (viz příloha č. 3). 3.2. Platba záloh zadavatelem se nepřipouští. Zadavatel neplatí předem. 4. Podmínky a požadavky na zpracování nabídky 4.1. Požadavky na identifikaci uchazeče Uchazeč ve své nabídce uvede kompletní identifikační údaje, a to včetně kontaktních údajů (e-mail, telefon). - 2-
4.2. Požadavky na obsah nabídky: 1) Krycí list nabídky (viz příloha č. 1) 2) Kopie ŽL a výpisu z OR 3) Podepsané čestné prohlášení (viz příloha č. 2) 4) Podepsaný a vyplněný návrh smlouvy (viz příloha č. 3) 5) Oceněný vzor položek Vzorového koše (viz příloha č. 5) 6) Ceník kompletního sortimentu uchazeče (v případě katalogu lze dodat v tištěné podobě spolu se vzorky). 4.3. Požadavky na vzorky Zadavatel požaduje dodání vzorků těchto vybraných produktů (specifikace v příloze 4): 1. Pořadač archivační, šířka hřbetu 80 mm 2. Plastové kapsy (fólie) k založení do pákového pořadače, pro formát 4. Rychlovazač celý závěsný (s kovovým zobáčkem k založení do pákového pořadače) 7. Odkládací mapa (složka) bez klop na dokumenty A4, eko karton, barevné provedení 10. Odkládací mapa (složka) s 3 klopami a gumičkou přes rohy, materiál prešpán 350 g 11. Obal plastový zakládací na formát A4, vkládání dokumentu shora 12. Obal plastový zakládací na formát A4, otevřený na boční straně a shora 21. Xerografický papír, A4 28. Zvýrazňovač, trojhranné provedení pro ideální uchopení 32. Dodejka B6 bez pruhu 33. Dodejka B6 s červeným pruhem 34. Dodejka B6 s modrým pruhem 35. Poznámkový bloček samolepící Vzorky doručte prosím, v uzavřené obálce s uvedením zpáteční adresy zpracovatele nabídky (v levém horním rohu) a dále označené: VEŘEJNÁ ZAKÁZKA Dodávky kancelářských potřeb pro Statutární město Opava na období 2 let - VZORKY NEOTVÍRAT na níže uvedenou adresu: Statutární město Opava kancelář tajemníka Horní náměstí 69 746 26 Opava nebo osobně na podatelnu Magistrátu města Opavy, Horní náměstí 69, přízemí vlevo: pondělí a středa od 8:00 do 17:00 hodin úterý, čtvrtek, pátek od 8:00 do 15:00 hodin a to nejpozději do 24. 09. 2015 do 10:00 hodin. - 3-
5. Podání nabídky 5.1. Lhůtu pro podání nabídek zadavatel stanovuje na 24. 09. 2015 do 10:00 hodin 5.2. Každý dodavatel může podat pouze jednu nabídku. 5.3. Nabídky se podávají výhradně v elektronické podobě prostřednictvím nástroje E-ZAK na adrese https://zakazky.opava-city.cz, a to ve lhůtě pro podání nabídky. (detail zakázky zde: https://zakazky.opava-city.cz/vz00000229). Zadavatel upozorňuje na nutnost elektronického podpisu při nahrávání nabídky. 5.4. Nabídka musí obsahovat všechny náležitosti dle bodu 4.2 této Výzvy. Uchazeč bude zadávat položkové ceny do systému již při podání nabídky. Tyto ceny musí být shodné s cenami uvedenými ve vzorovém koši viz příloha č. 5. 5.5. Zadavatel upozorňuje na způsob podepisování: Podepíše-li obchodní podmínky (nabídku) elektronicky zaručeným podpisem osoba(y) oprávněná(é) jednat jménem uchazeče (statutární orgán, resp. člen / členové dle výpisu z OR či jiné evidence), tj. příslušné soubor/y elektronicky podepíše (vložit do elektronického nástroje E-ZAK je již následně nemusí) nebo soubory vloží do elektronického nástroje E-ZAK osoba(y) oprávněná(é) jednat jménem uchazeče a soubory odešle (podá nabídku) a podepíše elektronicky v elektronickém nástroji E-ZAK (vlastní soubory nemusí být elektronicky podepsány) není potřeba doložit žádnou plnou moc. Nepodepíše-li obchodní podmínky (nabídku) elektronicky zaručeným podpisem (ale podepíše ji pouze vlastnoručně) osoba(y) oprávněná(é) jednat jménem uchazeče (statutární orgán, resp. člen / členové dle výpisu z OR či jiné evidence), tj. příslušné soubor/y vloží a soubory odešle (podá nabídku) a elektronicky podepíše v elektronickém nástroji E-ZAK jiná osoba dodavatele, např. zaměstnanec dodavatele není nutné doložit plnou moc pro osobu, která zaručeným elektronickým podpisem podepsala odeslanou zprávu s nabídkou. Pokud obchodní podmínky nebo Doklady o kvalifikaci v listinné podobě podepíše jiná osoba než osoba(y) oprávněná(é) jednat jménem dodavatele (statutární orgán, resp. člen / členové dle výpisu z OR či jiné evidence) naskenovaný dokument (soubor např. ve formátu PDF), tj. příslušné soubor/y podá jiná osoba (např. zaměstnanec dodavatele) je nutné doložit plnou moc pro osobu, která podepsala listinné doklady. Zadavatel uvádí, že postačí prostá kopie zmíněné plné moci, tj. nedisponuje-li statutární orgán dodavatele (členové statutárního orgánu) elektronickým podpisem, je možné doložit naskenovanou listinnou podobu plné moci (např. ve formátu PDF), z níž bude patrný příslušný fyzický podpis osob(y) oprávněných jednat jménem dodavatele (uděluje plnou moc). 5.6. Ve všech výše uvedených případech je možné místo plné moci užít pověření. 5.7. Nabídka musí být v plném rozsahu zpracována v elektronické podobě a v českém jazyce. Dokumenty vyhotovené v jiném než českém jazyce musí být opatřeny úředním překladem do českého jazyka. 5.8. Nabídka uchazeče nesmí obsahovat přepisy nebo opravy, které by mohly uvést zadavatele v omyl. 5.9. Nabídka bude obsahovat přesný název veřejné zakázky: Dodávky kancelářských potřeb pro Statutární město Opava na období 2 let. 6. Požadavky na splnění kvalifikace - 4-
6.1. Zadavatel požaduje prokázání splnění následujících kvalifikačních předpokladů: 1) základní kvalifikační předpoklady - podepsané prohlášení osobou oprávněnou jednat za dodavatele (viz příloha č. 2) 2) profesní kvalifikační předpoklady - doložení dokladu o oprávnění k podnikání podle zvláštních právních předpisů v rozsahu odpovídajícím předmětu veřejné zakázky, zejména doklad prokazující příslušné živnostenské oprávnění, 3) doložení výpisu z obchodního rejstříku (pokud je v něm uchazeč zapsán), či výpisu z jiné obdobné evidence, pokud je v ní zapsán. 7. Posouzení a hodnocení nabídek 7.1. Hodnotící kritérium Základním hodnotícím kritériem pro zadání veřejné zakázky malého rozsahu je nejnižší nabídková cena bez DPH. Zadavatel rozhodne o výběru nejvhodnější nabídky dle základního hodnotícího kritéria nejnižší nabídkové ceny, a to prostřednictvím elektronické aukce. 7.2. Posouzení nabídek Pracovní skupina pro hodnocení nabídek provede posouzení nabídek uchazečů z hlediska splnění požadavků zadavatele uvedených v této Výzvě. Nabídky, které nesplňují výše požadavky zadavatele, musí pracovní skupina vyřadit. Uchazeče, jehož nabídka byla pracovní skupinou vyřazena, vyloučí zadavatel bezodkladně z účasti v zadávacím řízení. Vyloučení uchazeče včetně důvodů zadavatel uchazeči písemně oznámí. Pracovní skupina může v případě nejasnosti požádat uchazeče o písemné vysvětlení nabídky. Vysvětlení uchazeče a doplnění nabídky nesmí obsahovat podstatnou změnu nabídky a nesmí být v rozporu s výzvou k podání nabídky. Po posouzení nabídek zadavatel pořídí zprávu o posouzení a hodnocení nabídek a vyzve všechny uchazeče, kteří nebyli v rámci předběžného hodnocení vyloučeni, aby podali nové aukční hodnoty do elektronické aukce. Výzva bude zaslána uchazečům elektronickými prostředky a bude obsahovat veškeré informace nezbytné pro individuální připojení k elektronickým nástrojům použitým pro provedení elektronické aukce, datum a čas zahájení elektronické aukce. 7.3. Hodnocení nabídek Zadavatel zvolil jako prostředek hodnocení nabídek elektronickou aukci. K realizaci elektronické aukce bude využito aukčního systému E-ZAK. K účasti v elektronické aukci budou vyzváni uchazeči, jejichž nabídka nebyla v rámci předběžného hodnocení vyloučena ze zadávacího řízení, a to zasláním elektronické výzvy, která obsahuje další podrobnosti. Elektronická aukce nebude zahájena dříve než 2 pracovní dny po odeslání všech výzev jednotlivým uchazečům. Výzva bude obsahovat veškeré informace nezbytné pro individuální připojení k elektronickým nástrojům použitým pro provedení elektronické aukce, datum a čas zahájení elektronické aukce. 7.4. Průběh elektronické aukce Hodnocení nabízených cen proběhne prostřednictvím elektronické aukce. Následně budou ceny vzešlé z této elektronické aukce posouzeny komisí a bude vybrána nejvhodnější nabídka podle základního hodnotícího kritéria pro zadání veřejné zakázky, kterým je nejnižší nabídková cena bez - 5-
DPH. V případě, že by měla být prostřednictvím elektronické aukce hodnocena pouze jedna nabídka, aukce se nebude konat. Podmínky a informace týkající se použití elektronických prostředků v elektronické aukci včetně technických informací nezbytných pro elektronickou komunikaci: Uchazeč je povinen před zahájením vlastní elektronické aukce provést ověření technických prostředků a připojení a seznámit se s ovládáním ve zkušební aukční síni, která bude zpřístupněna od okamžiku odeslání výzvy k účasti v elektronické aukci, a případné problémy ohlásit na kontaktní adrese: Magistrát města Opavy, Horní náměstí 69, 746 26 Opava, Mgr. Marcela Poštulková (marcela.postulkova@opava-city.cz). Na pozdější technické problémy zjištěné na straně uchazeče nebude brán zřetel. Aukce bude přístupná na adrese https://zakazky.opava-city.cz (přesná URL adresa bude obsažena ve výzvě k účasti v elektronické aukci). Na výše uvedené adrese je rovněž možné stáhnout uživatelské manuály k aukční síni. Postup při elektronické aukci: V den určený pracovní skupinou pro hodnocení nabídek rozešle zadavatel všem uchazečům, kteří nebyli z řízení vyloučeni, prostřednictvím elektronického nástroje E-ZAK výzvu k podání nových aukčních hodnot do elektronické aukce. Podrobnější informace o průběhu vlastní elektronické aukce budou uchazečům poskytnuty ve výzvě k účasti v elektronické aukci a prostřednictvím elektronického nástroje E-ZAK. Po ukončení elektronické aukce bude automaticky elektronickým nástrojem E-ZAK vygenerován protokol o průběhu elektronické aukce s konečným pořadím jednotlivých uchazečů, ve které budou uvedeny konečné nabídkové ceny uchazečů. Podmínky snížení nabídkové ceny, tj. podmínky omezení nových aukčních hodnot a podmínky, za kterých budou uchazeči oprávněni podávat nové aukční hodnoty: Celková cena je tvořena stanovenými položkami (dle přílohy č. 5), které budou uchazeči oceňovat. Minimální krok snížení nabízené ceny jednotlivé položky je 2 procenta a bude vztažen k předchozí ceně účastníka. Svou cenovou nabídku může uchazeč pouze snižovat s ohledem na stanovený minimální krok. Změna cenové nabídky směrem nahoru nebude systémem akceptována. Veškeré změny nabídkových cen je uchazeč povinen podepsat zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu vystaveným akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb. Z technického hlediska není možné použít certifikát uložený na USB tokenu nebo jiném technickém zařízení, pokud toto zařízení neumožňuje export privátního klíče ve formátu *.pfx nebo P12. Přístupové údaje pro přihlášení do aukční síně budou uchazečům sděleny ve výzvě k účasti v elektronické aukci. Informace, které budou uchazečům v průběhu elektronické aukce poskytnuty: V průběhu vlastní aukce uchazeč uvidí své pořadí a aukční hodnoty nejlepší nabídky. 8. Přílohy Výzvy - 6-
1) Vzor krycího listu nabídky 2) Vzor čestného prohlášení 3) Návrh smlouvy 4) Specifikace požadovaných kancelářských potřeb (Vzorový koš) 5) Vzor položek k ocenění 9. Ostatní informace 9.1. Kontaktní osoba Ing. Martina Věntusová, pověřena řízením kanceláře tajemníka, tel.: +420 604 229 370, e-mail: martina.ventusova@opava-city.cz 9.2. Oznámení o výběru nejvhodnější nabídky Informaci o výběru nejvhodnější nabídky zadavatel dotčeným uchazečům doručí elektronickou formou prostřednictvím elektronického nástroje E-ZAK. 9.3. Předložení čistopisu smlouvy Uchazeč, jehož nabídka byla vybrána jako nejvhodnější, předloží neprodleně zadavateli příslušný počet vyhotovení čistopisu smlouvy, který bude již ze strany uchazeče podepsán. Čistopis smlouvy musí být identický s textem smlouvy, která byla součástí nabídky. 9.4. Poskytnutí součinnosti vybraného uchazeče k uzavření smlouvy Vybraný uchazeč je povinen poskytnout zadavateli součinnost potřebnou k uzavření smlouvy. Odmítne-li vybraný uchazeč uzavřít se zadavatelem smlouvu nebo neposkytne-li potřebnou součinnost tak, aby mohla být smlouva v daném termínu uzavřena, uzavře zadavatel smlouvu s uchazečem, který se umístil další v pořadí. V případě uzavření smlouvy s vítězným uchazečem, který poskytuje náhradní plnění, požaduje zadavatel po tomto uchazeči poskytnutí náhradního plnění v návaznosti na potřeby zadavatele. 9.5. Zadavatel si vyhrazuje právo: odmítnout předložené nabídky, změnit podmínky zadání veřejné zakázky malého rozsahu, zrušit zadání veřejné zakázky malého rozsahu, smlouvu neuzavřít. Věříme, že o tuto zakázku projevíte zájem a podáte nabídku v souladu s podmínkami výzvy. Těšíme se na případnou spolupráci při realizaci předmětné zakázky. S pozdravem Ing. Martina Věntusová pověřena řízením kanceláře tajemníka Magistrátu města Opavy - 7-