Inovativní úřad ve městě Kostelec nad Orlicí, CZ.1.04/4.1.01/89.00020 Závěrečné shrnutí
Význam projektu Shrnutí dosažených výsledků
Shrnutí výsledků projektu Čeho bylo dosaženo, co se vykonalo?
Poděkování Chtěl bych alespoň touto cestou poděkovat všem členům týmu za pracovní nasazení a podnětné návrhu a připomínky Také bych chtěl v neposlední řadě také poděkovat politické reprezentaci, že umožnila tento projekt a dala mu zelenou.
Projekt byl financován z výzvy 89 OP LZZ Přibližně polovina žádostí o dotaci byla neúspěšná Výše žádostí byla vyšší než alokace Mezi neúspěšné patří více jak polovina krajů a magistrátů Město Kostelec nad Orlicí patří mezi úspěšné žadatele.
Udržitelnost projektu Z projektu se nepořizují investice Nevznikají nová pracovní místa
Vykonaná práce Co se všechno dělalo?
Co bylo částmi projektu? Finanční řízení Strategie rozvoje města Problematika zkvalitňování služeb veřejné správy Projektové řízení dotační projekty Zvýšení efektivity veřejné správy Elektronizace dokumentů příprava Návaznosti na egovernment
Co se udělalo? Strategie města Analýza předcházejících projektů Hodnocení dopadu projektů do strategie města Revize stávajících směrnic Analytické schůzky se všemi klíčovými lidmi Vytvořeny dotazníky pro veřejnost Zpracování manažerské finanční analýzy města Dotazníky spokojenosti Dotazník na služby města Ruční vyhodnocení a přečtení dotazníků občanů Analytické objektivní šetření daného území Vyhodnocení a zpracování dotazníků Sestavení návrhů matice SWOT Analýza města v 9 kategoriích 56 grafů s výpočty 102 tabulky s údaji 32 návrhů od občanů 10 SWOT analýz 138 stran analýz
Co se udělalo (2. část)? Strategie města Sjednoceny podklady pro strategii Vyhodnocení analytické části Sestavení a práce pracovních skupin pro strategii rozvoje města Sjednocení definic základní pojmů strategického plánování Definice vize, motta, poslání Definice prioritních os a strategických směrů Definice strategie v jednotlivých směrech Definice strategie rozvoje jednotlivých os Akční plán Variabilní realizace akčního plánu Celkem 4 prioritní osy Celkem 23 strategických cílů Nalezeno celkem 20 opatření Navrženo celkem 19 projektů Definována rizika realizace Navržen způsob realizace a implementace strategického plánu
Co se udělalo (3. část)? Strategie města Navržen vhodný způsob kontroly plánu Definovány role a způsoby jejich práce Navrženy parametry ke sledování, zda je SRM úspěšná Celkově nalezeno 45 exaktně měřitelných parametrů Definovány zdroje pravdy pro objektivní měření Definováno, co bude úspěch a co neúspěch Byla vytvořena zkrácená verze pro web města Byly analyzovány vlivy na strategii města Definována východiska stavu Nalezeny limitující faktory pro realizaci Definovány kritické faktory úspěchu Definovány obecné parametry a vlivy pro úspěch strategii Analyzovány role při plnění strategie Byl zkoumán vliv strategií okolních celků na město
Co se udělalo (4. část)? Metodika zlepšování práce Byla definována obvyklá východiska strategie zlepšení Definice toho, co je zlepšování a co ne Definice úkolů středního a top managementu s ohledem na kvalitu Definice úkolů s ohledem na efektivitu Definice standardizačních cyklů Principy řízení kvality Výběr vhodné metodiky pro řízení kvality v podmínkách úřadu Výpočet režijních nákladů a jejich stanovení Návrh systému zlepšovacích návrhů Metodika snižování nákladů Výpočty finančních ukazatelů Definice cílů zlepšování Akční plán zlepšování Způsoby měření kvality práce Návrh projektů ke zlepšení kvality práce
Co se udělalo (5. část)? Metodika zlepšování práce Definice motivace pracovníků ke zlepšování Pravidla hodnocení výkonu pracovníka Odměňovací systém Návrh základního kompetenčního modelu Zapojení pracovníků do zlepšování krok za krokem (desatero zlepšení) Image úřadu a posilování proklientsky orientované organizační kultury úřadu Image a osobnost úředníka Jednání s klienty Způsob řešení požadavků a potřeb klientů úřadu Právní a etické aspekty zlepšování práce Způsoby budování sebedisciplíny
Co se udělalo (6. část)? Projektové řízení Definice nalezení vhodného projektu pro projektové řízení Návrh způsobu projektového vedení v podmínkách úřadu Problematika indikace projektu pro zvolenou metodiku Výběr vhodné metodiky pro místní podmínky Definice a sjednocení pojmů v rámci projektového vedení Návrh organizační struktury projektu Definice úkolů jednotlivých rolí v projektu Definice dokumentace projektu Vytvoření vzorů dokumentace projektu Celkem 15 vzorů s osnovou a praktickými šablonami Celkem 450 hodin konzultací k projektům Definice a popis životního cyklu projektu Zásady komunikace s dodavateli
Co se udělalo (7. část)? Projektové řízení Řízení změn organizačních a požadavkových Řízení rizik a trendů projektu Definice ukazatelů a metodika KPI Způsob akceptace projektu Vykazování projektů Stanovení skutečné nákladovosti projektu Definice způsobu vyjednávání o smlouvě a zahájení projektu Definice způsobu zhodnocení projektu Dodržování jakosti a řízení kvality projektu Eskalace problémů Komunikace v rámci projektu a její řízení Ukončení projektu Manuál projektového manažera pro obvyklé projektové situace Definice a způsoby měření SLA projektu Doplněn vhodný SW
Co se udělalo (8. část)? Finanční řízení Definice metodiky finančního řízení Procesní analýza ekonomických procesů Definice zvýšení výkonu kontroly finančních procesů Doporučení vhodného podpůrného SW Definice závazné účtovací osnovy pro město a jeho příspěvkové organizace Doporučné změny pro informační systém města Navržena automatizovaná výměna informací mezi systémy Stanoveny pravomoci Definice zpracování účetních výkazů Definice schvalovacích postupů pro finanční operace v rámci finanční kontroly
Co se udělalo (9. část)? Doprovodné aktivity Management projektu Zpracování monitorovacích zpráv Zajištění administrace projektu Management financí a vypořádání závazků Součinnost a spolupráce při kontrole Zachování souladu cílů projektu s cíli výzvy Návaznosti na egovernment a státní politiku v této oblasti Studie digitalizace dat v podmínkách úřadu včetně stanovení ceny Definice ochrany dat a základní bezpečnostní návyky pro uživatele informačního systému Návrh procesního řízení v úřadu Definice strategických procesů a jejich dokumentace Nákup redakčního systému
Strategie rozvoje města Výsledky analytické části
Jaké jsou výstupy? Strategie města Analytická část již svou prezentaci měla Podrobněji se budeme věnovat návrhové části
Závěry analytické části Analytická část byla prováděna pro následující kategorie: Finance Ekonomika Lidé Infrastruktura Rodina Bezpečnost Sociální služby Kultura Životní prostředí
Finance Město šetří provozní výdaje Ušetřené prostředky investuje do bezpečnosti a sportu Příjmy se zvyšují Snižuje se zadluženost
Ekonomika Hlavní problémy: Rostoucí trend nezaměstnanosti Závislost na jednom velkém a několika středních zaměstnavatelích Pozitiva Lehké oživení v celé ČR Dotační politika Daří se umisťovat dlouhodobě nezaměstnané
Infrastruktura Hlavní problémy: Chybějící obchvat města Pozitiva Relativně vysoká hustota dopravních tepen Dobrá dopravní obslužnost Výborná technická vybavenost
Lidé Hlavní problémy: Stárnutí populace Rostoucí průměrný věk Klesající počet obyvatel Pozitiva Nízká cena realit 6500 6450 6400 6350 Kostelec nad Orlicí 6300 6250 6200 6150 6100
Rodina Hlavní problémy: Chybí koncepční politika rodiny Pozitiva Rostoucí bytová výstavba Existence služby města hlídání dětí Dobře dimenzované MŠ Dostatek možností vyžití matek s dětmi Seniorské hřiště 120 100 80 60 40 20 0 13 22 66 82 Počet dokončených bytů 67 74 113 52 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 106 54 42 50 76 44 60
Bezpečnost Hlavní problémy: Uprchlický tábor Vyloučené lokality Pozitiva Investice do bezpečnosti Pokles krádeží a násilných tr. činů Plán prevence kriminality Dobrá práce MP
Sociální služby Hlavní problémy: Chybějící širší spektrum sociálních služeb Pozitiva Dobré sociální zajištění Dobré pokrytí zdravotními službami Dům s pečovatelskou službou
Kultura a cestovní ruch Hlavní problémy: Klesající návštěvnost Chybějící rekonstrukce SK Rabštejn Pozitiva Turisticky atraktivní prostředí Tradiční kulturní akce Dobré napojení na cyklostezky Dobře fungující I-centrum Rok Návštěvnost města Kostelec nad Orlicí a Rychnova nad Kněžnou Kostelec nad Orlicí Rychnov nad Kněžnou Počet návštěvníků Průměrná doba pobytu Počet návštěvníků Průměrná doba pobytu 2000 2 975 3,9 6 342 7,6 2001 3 984 5,2 7 508 3,6 2002 2 836 4 6 130 3,9 2003 2 283 4 8 186 3,7 2004 2 656 4 9 651 3 2005 3 576 4 9 244 3,2 2006 4 426 4 10 080 3,3 2007 2 925 3 11 642 3 2008 2 664 4 11 565 2,9 2009 2 352 4 10 785 2,9 2010 2 372 3 9 045 2,9
Životní prostředí Hlavní problémy: Relativně dobré prostředí Pozitiva Plynofikace města Dobře fungující svoz odpadu Absence zásadních zdrojů smogu 2000 1800 1600 1400 1200 1000 800 Klesající produkce komunálního odpadu. 600 400 200 0 2007 2008 2009 2010 2011 2012
Výsledky dotazníkového šetření Lidé jsou se situací ve městě více velmi spokojení, než nespokojení ve všech kategoriích
Známky za oblasti Způsob známkování: 10 nejlepší 1 nejhorší Oblast Známka Veřejné služby 7,02 Životní prostředí 6,34 8,00 7,00 6,00 5,00 4,00 7,02 6,34 5,79 4,90 3,92 3,87 Život ve městě 5,79 Ovlivnění chodu obce 4,90 Ekonomika 3,92 Bezpečnost 3,87 3,00 2,00 1,00 0,00 Veřejné služby Životní prostředí Život ve městě Ovlivnění chodu obce Ekonomika Bezpečnost Podílet se na místním plánovacím procesu Podávat přímé žádosti/dotazy na místní úřad Účast v komunálních volbách/referendech
Strategie rozvoje města Výsledky návrhové části
Co je návrhová část? Návrhová část obsahuje následující prvky: Motto města Vize města Prioritní osy a cíle SWOT analýzy Vliv strategií vyšších celků Kompetence, role a údržba
Vazby mezi prvky strategie Definování toho, co obec plní za základní úkoly dáno zákonem Poslání Základní rámec směřování strategie, klíčová idea. Vize Prioritní osy Specifický cíl Projekty, opatření Hlavní směry rozvoje celku Zpřesnění prioritních os Způsob naplnění cílů
Motto města Bylo několik návrhů a vítězným návrhem je: Kostelec nad Orlicí srdce Evropy
Vize města Definuje, jak město má vypadat po realizaci strategie: Kostelec nad Orlicí je ideálním místem pro život všech svých obyvatel. Zaměřuje se především na plnění jejich potřeb, podporuje pro ně rozvoj služeb, zabezpečuje kvalitní předškolní a základní vzdělání v souladu s moderními trendy, zabezpečuje bezpečí pomocí městské policie, podporuje bytovou výstavbu, stará se o seniory. Při cestě k tomuto cíli budou respektovány zásady trvale udržitelného rozvoje. To znamená hledání optimální rovnováhy mezi hospodářskými podmínkami, sociálními potřebami a ochranou životního prostředí města při zachování, případně rozvinutí, těchto životních hodnot pro příští generace
Co je návrhová část? Návrhová část obsahuje následující prvky: Motto města Vize města Prioritní osy a cíle SWOT analýzy Vliv strategií vyšších celků Kompetence, role a údržba
Prioritní osy a strategické cíle
Prioritní osa rozvoj města Finanční stabilita udržení investičního potenciálu lokálních veřejných financí. Vybavenost dobudování infrastruktury tak, aby sloužila ke zvýšení kvality života obyvatelstva. Služby města snižování provozních výdajů, údržba péče o majetek, návaznost na politiku egovernmentu, snižování administrativy. Doprava přizpůsobování přepravní kapacity místních komunikací dopravnímu zatížení. Energetické hospodářství úspory na výdajích za energie, omezování energetických ztrát.
Prioritní osa Ekonomika a podnikání Zaměstnanost udržení zaměstnanosti, podporovat stabilitu prostředí a omezovat neočekávané změny. Podpora podnikání diverzifikaci podnikatelských oborů ve městě, zajištění funkčního uspořádání města. Podpora cestovního ruchu podpora investic do ochrany životního prostředí, zajištění toku kapitálu do města a vzniku pracovních příležitostí. Rozvojové plochy vytvářet podmínky pro investice přinášející vznik nových pracovních míst.
Prioritní osa Sociální politika a služby Demografický rozvoj zvýšení počtu obyvatel a udržení tohoto růstu. Rodinná politika zatraktivnění obce jako místa pro založení rodiny a výchovu dětí. Bydlení město ve svém územním plánu bude podporovat bytovou výstavbu a územní plán bude reflektovat tuto snahu Komunitní plánování další rozvoj sociálních služeb bude zpracován komunitní plán rozvoje sociálních služeb pro správní území. Sociální začleňování v návaznosti na státní politiku eliminovat negativní sociální jevy. Péče o zdraví zachování klíčových prvků zdravotní péče a podpora zdravého životního stylu.
Prioritní osa Kvalita života Vzdělávání zvýšení vzdělání a zvrácení trendu nižší vzdělanosti v regionu Volný čas smysluplné a společensky přínosné trávení volného času pro všechny občany v regionu, podpora spolkového života Kultura využití aktivních občanů a spolků, vtažení lidí do centra dění, zvýšení sounáležitosti s městem Společenský život vytváření tradic spočívající v angažovanosti nebo aktivitě obyvatel města Sport budování a udržování sportovišť, podpora sportovních klubů Publicita a propagace propagace města, kulturních akcí a jejich publicita Bezpečnost prevence kriminálních činů, dodržováním veřejného pořádku ve městě Životní prostředí zachování nádherného rázu místní přírody, podpora ekologických aktivit, turistických spolků a ochránců přírody
Akční plán soupis projektů a opatření k realizaci strategie Celkem definováno 20 opatření a 18 projektů Sestavuje se na 3 léta Musí být pravidelně aktualizován Akční plán je sestaven tak, aby šlo vybírat projekty podle potřeby a možností financování
Projekty heslovitě Farmářské trhy a propagace zdravých potravin Koncepce rodinné politiky Vzdělávací akce Cyklostezky Kdo si hraje, nezlobí Optimalizace dopravy ve středu města Renovace veřejného osvětlení Rekonstrukce kulturního domu Rabštejn Zbudování úpravny vody Revitalizace Sejkorova parku Rekonstrukce domu mládeže Revitalizace parčíku Jiráskovo náměstí Renovace areálu technických služeb a obnova strojového parku Ledová plocha Posílení bezpečnosti Městské muzeum Dopravní hřiště Singletreková dráha
Kontrola plnění plánu Ukazatele jsou měřitelné hodnoty, které jsme se rozhodli sledovat, abychom zjistili, zda se v důležitých věcech nějak zlepšujeme nebo ne Celkem 45 ukazatelů, která popisují stav území a dávají přehled, co je a co není zlepšení
Jak vypadá ukazatel? Ukazatele má vždy definovaný pasport, viz níže Metrika Cíl Omezení Vyhodnocení Zjištění, zda výdaje města rostou nebo ne. Inflace, na kterou nemá město prakticky žádný vliv BSC Klesající úspěch Bez přírůstku neutrální Stoupající neúspěch Zdroj dat Zodpovědná osoba Frekvence vyhodnocení Město Rozpočet ČSÚ pro inflaci inflace je vypočtena podle předchozích let (!) Finanční odbor 1 x ročně
Vazby na strategie co nám může pomoci? EU ČR Kraj Agentura pro sociální začlenňování
Evropská unie Využití dotací Projektový management Sociální politika Poučení o způsobech publicity
Česká republika Demografické aspekty Podpora rodiny Zlepšování podmínek pro zdravý život Podpora podnikání Udržitelný rozvoj venkova Systém vícezdrojového financování obcí a krajů
Královéhradecký kraj Konkurenceschopnost a inovace Dopravní dostupnost a mobilita Veřejné služby a občanská společnost Environmentální prostředí a sítě Vyvážený rozvoj a správa regionu Doprava a vzdělávání
Agentura pro sociální začleňování plná integrace sociálně vyloučených obyvatel do společnosti, revitalizace či redukce vyloučených lokalit, rozvoji zaostalých částí obce, rozvoj sociálních a návazných služeb, které odpovídají potřebám všech obyvatel obce, zajištění rovného přístupu všech občanů ke vzdělávání, bydlení, zdravotní péči, zaměstnání, sociálním službám a bezpečí, prevenci dalšího sociálního vyloučení a s tím spojených sociálně patologických jevů, rozvoji občasné společnosti a podpoře občanského soužití.
Webová verze strategie Obsahuje výtah z velkého dokumentu strategie města Zkrácená verze pro zvýšení přístupnosti veřejnosti
Jak dál se strategií? Podle dokumentu akčního plánu strategie se budou realizovat projekty Bude pravidelně aktualizovány dokumenty strategie Pravidelné vyhodnocování s ohledem na ukazatele a finanční možnosti města Poslání Vize Prioritní osy Problematické okruhy Specifické cíle Dílčí cíle Projekty a opatření Obrázek 1 Pravděpodobnost aktualizace
Good Governance - egovernment a jeho dopady Kvalita služeb místní veřejné správy a státní koncepce egovermentu
egovernment Snaha státu o elektronizaci veřejných služeb Podobně jako e-shop, internetové bankovnictví apod. Činnosti vykonávané v reálném světě převést do virtuálního
Základní pojmy EGON a KLAUDIE Služby egovernment Technické prostředky cloud computing
Jaké jsou základní prvky? Základní registry usnadnění komunikace mezi úřady Datové schránky elektronické a zaručené úložiště KIVS Komunikační infrastruktura veřejné správy sdílené komunikační služby Portál veřejné správy elektronická brána do veřejné správy dle zákona č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy. Elektronický podpis hlavní nástroj identifikace a autentizace fyzických osob v prostředí internetu. Otevřená data data a údaje zveřejněná na Internetu.
Jaké jsou cíle? Modernizace veřejné správy s využitím prostředků egovernmentu Účelné vynakládání veřejných prostředků pro koordinovanou a efektivní modernizaci veřejné správy, včetně investic do informačních a komunikačních technologií. Efektivní součinnost všech subjektů veřejné správy na úrovni centrálních orgánů, krajů i obcí.
Proč by nás to mělo zajímat? egovernment je nástroj státu, který bude podporován Je vysoce dotovaný v rámci dalších výzev se počítá s dotacemi Efektivní práce je nemyslitelná bez podpory ICT Modernizace veřejné správy je velká příležitost pro zlepšování
Řízení kvality práce Zvýšení úrovně veřejné správy
Nástroje zlepšení řeší: Pokud se podaří něco zlepšit, jak to udržet? Jak ostatním říct, že se něco zlepšilo? Jak z toho udělat běžnou věc?
Čemu jsme se věnovali? Kontrola kvality Pochvaly pracovníků Motivace týmů Zvýšení iniciativnosti Komunikace Vazby na automatizaci
Základní zásady postup po malých krocích bez skokových převratů, které vedou k nárůstu zkreslení původních záměrů možnost návratu do původního stavu náklady na inovaci nesmí převýšit přínosy
Hlavní pravidla: Kdo práci dělá, ať také navrhuje její zlepšení Kdo se jí zúčastňuje nebo dostává její výsledky, nechť dodává nápady
Zlepšovací návrhy Hlavními ukazateli dobrého zlepšovacího návrhu jsou: Usnadnění práce Odstranění zbytečné námahy Odstranění nepříjemných stresujících prvků Zvýšení produktivity práce Zvýšení kvality Ušetření času a nákladů
Strategie zlepšení jaké jsou? Technologický přístup aplikace inovačních postupů a nejnovějších technologií Znalostní přístup zkušenosti, zdravý rozum, kontrola a nízkonákladové řešení
Iniciativa pro neustálé zlepšování korekce systému náprava odstranění zjištěné neshody opatření k nápravě odstranění příčin zjištěné neshody zlepšování systému zlepšení vztažené přímo ke konkrétnímu procesu nebo celému systému preventivní činnosti tj. odstranění možné neshody úkoly z vedení - nemají charakter cílů jakosti, jsou spíše operativní povahy a z hlediska náročnosti, či doby realizace menšího rozsahu sledování výkonnosti a výsledků obdobných organizací Benchmarking vyhodnocování neshod a neefektivních činností pečlivé hodnocení výsledků
Příklad Vydávání RZ na MěÚ Kostelec nad Orlicí Hlídání dětí Cvičiště pro seniory Jak toho využít? Publicita úspěchu Jmenovitá pochvala
Projektové řízení Jeho význam a přínos
Co je to projektové řízení? Způsob, jak dosáhnout očekávané výsledky Udržuje nutnou komunikaci mezi stranami projektu Určuje způsob komunikace mezi stranami na projektu Projektové vedení je činnost, s cílem udržet rozhodující faktory projektu v rovnováze tak, aby ve společné součinnosti projekt dopadl ke spokojenosti obou stran. Předchází rizikům Zaručuje jednotné dokumentování projektu
Co je to projekt? Projekt je časově ohraničená a ucelená sada činností a procesů, jejímž cílem je zavedení, vytvoření nebo změna něčeho konkrétního. Projekt je třeba určitým způsobem řídit a je charakterizován typickými znaky: Cíl - projekt musí mít jasný cíl, výsledek či užitek, tedy něco, co má realizovat, vytvořit či změnit Čas - projekt je v čase omezený sled činností Jedinečnost - jedná se o neopakovatelný, unikátní sled činností, který vyžaduje specifický způsob řízení - projektové řízení (Project-Based Management) Cílem řízení projektů je realizace vizí zadavatele, investora
Je každý projekt vhodný pro řízení projektovou metodikou? Ne, ale jak to poznáme? Negativní indikátory Nízký rozpočet Požadavky na projekt jsou omezeny pouze úzkou skupinou Krátký čas projektu Dodávka jasně definovaného zboží nebo komponent Rutinní práce Pozitivní indikátory Neopakovatelnost Dotace Nutnost koordinace více odborností
Projektová dokumentace Musí být standardizována tak, aby bylo možné projekt kdykoliv převzít někým jiným. Projektová dokumentace je přesně dána životním cyklem projektu.
Životní cyklus projektu Požadavky Projektový záměr Výběrové řízení Spuštění realizace Realizace projektu Změna projektu Akceptační řízení Předání projektu Udržitelnost projektu Ukončení projektu
Kontrola průběhu projektu Řízení rizik Včasné upozornění na problémy Vykazování práce Metodika PM Návod pro PM
Pomoc s řízením dotovaných projektů Přímé konzultace Praktická pomoc Školení
Finanční řízení Řízení a kontrola hospodaření
Finanční řízení Zaměřeno na kontrolu ekonomických procesů Velké množství účetních skutečností, které je nutné sledovat Hlavní oblasti: Controlling Evidence majetku Trendování rozpočtu Sledování ekonomických ukazatelů Posílení informačního systému o integrační prvky
Finanční řízení - výstupy Metodika finančního řízení Analýza ekonomických procesů Závazná účetní osnova pro město a jeho organizace Doplnění informačního systému
Děkuji za pozornost