Zhodnocení nového způsobu administrace projektových Žádostí o dotaci z Programu rozvoje venkova Nový způsob administrace PRV byl ze strany Státního zemědělského intervenčního fondu pilotně zaveden ve 13. kole příjmu žádostí a vzhledem k pozitivním reakcím ze strany žadatelů byl plošně aplikován pro všechna opatření od 14. kola příjmu žádostí PRV. Pro ověření úspěšnosti nového systému bylo dne 11. 5. 2012 e-mailem osloveno 831 subjektů (osloveni byli jak konkrétní žadatelé, tak zpracovatelé jejich projektů celkový počet informačních e-mailů byl tedy 1180), které žádaly o dotaci v rámci Programu rozvoje venkova, a to jak ve starém systému administrace (od 1. do 12. kola příjmu žádostí), tak v novém systému administrace. Cílem dotazníku bylo zhodnocení nového způsobu administrace Žádostí o dotaci z PRV včetně souvisejících problematik jako je využívání internetových stránek SZIF, Portálu Farmáře apod. V termínu od 11. 5. do 31. 5. 2012 tedy měli dotazovaní možnost vyplnit webový dotazník, jehož vyhodnocení uvádíme v následující analýze. VYHODNOCENÍ DOTAZNÍKU Na vyplnění dotazníku pracovala přibližně polovina samotných žadatelů, druhou polovinou respondentů byly poradenské či zpracovatelské subjekty, které pro žadatele Žádosti o dotaci připravují. Nejčastějším respondentem byl vysokoškolsky vzdělaný ve věku 36-50 let. Mezi respondenty byly jak zemědělci (96) a podnikatelé na venkově, tak neziskové organizace, obce (65) a pozemkové úřady (41). Celkově dotazník vyplnilo 239 respondentů, tj. získali jsme odpověď od cca 30% ze všech žadatelů, což lze považovat za velmi reprezentativní vzorek. Detailní vyhodnocení konkrétních otázek spolu s podrobným grafickým znázorněním je uvedeno v příloze č. 1) I. Portál farmáře 1. Přihlášení do Portálu Farmáře Z provedeného průzkumu vyplynulo, že přihlášení na Portál Farmáře, včetně získání přístupového jména a hesla, nečiní uživatelům větší problémy. Přestože bylo 22% zájemců nuceno při získání přístupu vyhledat pomoc (telefonicky či osobně), jsou až na výjimky pro všechny žadatele instrukce k přístupu na Portál Farmáře jasné a srozumitelné. Více než polovina žadatelů (64%) žádá o přístup do Portálu Farmáře na Agenturách pro zemědělství a venkov (MZe). Jedná se zejména o zemědělce a pozemkové úřady. Na Regionálních odborech SZIF si o přísup častěji žádají obce a žadatelé nepodnikající v zemědělství. 2. Práce s Portálem Farmáře Pro téměř 85% respondentů je struktura Portálu farmáře jednoduchá, přehledná a požadovaná data snadno k nalezení. Informace o administraci jednotlivých Žádostí jsou dostatečné, srozumitelné a přehledné pro 92% žadatelů. Někteří žadatelé by však uvítali zjednodušení a zpřehlednění grafické stránky Portálu Farmáře a možnost vlastních úprav (např. vyfiltrovat si daný projekt dle názvu, období kdy byl podán apod.). 3. Podání Žádosti o dotaci přes Portál Farmáře Přibližně 70-80% žadatelů si vygenerovalo a odeslalo Žádost o dotaci přes Portál Farmáře bez komplikací, cca 20-30% žadatelů však vygenerovalo či odeslalo Žádost až po více pokusech. Kolem 5% žadatelů využilo konzultaci a pomoc SZIF jak s vygenerováním, tak s odesláním 1/4
Žádosti. Oproti očekávání však nemělo vzdělání ani věk na tento ukazatel nijak zvláštní vliv. V mnoha případech jsou komplikace s vygenerováním a odesláním Žádosti způsobeny HW a SW vybavením konkrétních žadatelů. Dokumenty odesílané ze SZIF sleduje na Portálu Farmáře přes 62% žadatelů, ostatní uživatelé dokumenty na Portálu Farmáře nesledují a spoléhají se na papírovou podobu konkrétních dokumentů (výzvy k doplnění, informace o kontrolách, atd.). Pouze 52% respondentů uvádí, že si dokumenty odesílané ze SZIF ukládá do vlastního PC. 4. Celkové zhodnocení Portálu Farmáře Jak je patrné z níže uvedeného grafu, žadatelé i přes drobné nedostatky hodnotí celkově Portál Farmáře velmi pozitivně (80% vybralo známku 1 či 2). Graf: Celkové zhodnocení Portálu Farmáře (1 = nejlepší, 5 = nejhorší) 5. Vhodné náměty pro zlepšení Portálu Farmáře Z námětů a připomínek, které byly vzneseny ze strany veřejnosti, navrhujeme pro udržení kvality služeb SZIF implementovat následující: - zpřehlednění podoby a struktury Portálu Farmáře, - zobrazení výstupů z administrace na Portálu Farmáře (výzvy k opravám či doplnění, protokoly z kontrol, atd.) po neomezeně dlouhou dobu (nyní jsou na Portálu Farmáře k dispozici pouze 3 měsíce, - možnost zasílání informačních e-mailů, případně SMS v případě, že se na Portálu Farmáře objeví dokument odeslaný ze SZIF, - možnost doplňování a opravy Žádostí o dotaci prostřednictvím Portálu Farmáře (v současné době se na této funkcionalitě již pracuje), - vzhledem k velkému obsahu informací na Portálu Farmáře vytvoření přehledného průvodce nebo nápovědy. II. Průběh zaregistrování, oprav, doplňování a schválení Žádosti o dotaci 1. Doručení Žádosti o dotaci na SZIF I přes zrušení povinnosti doručení papírové verze Žádosti o dotaci doručilo 77% respondentů Žádost na SZIF osobně, 16% využilo datovou schránku a 7% žadatelů zaslalo Žádost poštou. Zajímavou skutečností je, že mezi žadateli, kteří doručili Žádost na RO SZIF osobně, byli výhradně vysokoškoláci (bez ohledu na věk), kteří tedy pravděpodobně nejméně důvěřují inovacím jako jsou datové schránky apod. Akceptování pouze elektronické verze Žádosti 2/4
zaslané buď prostřednictvím datové schránky či uploadované prostřednictvím Portálu Farmáře s elektronickým podpisem, se tedy zatím pro žadatele nejeví jako možné. Co se týká lhůty pro doručení, resp. přípravu Žádosti, pro 46% respondentů je 4 týdenní lhůta vyhlášení kola příjmu žádostí nevyhovující (příliš krátká). 2. Formuláře, výzvy atd. Samotný formulář Žádosti o dotaci je pro 40% žadatelů z hlediska struktury logický a jasný, 56% žadatelů však hodnotí strukturu někdy nepřehlednou a museli využít Instruktážní list k vyplňování Žádosti o dotaci. V mnoha případech je však komplikovaná struktura způsobena příliš složitými a někdy až nelogickými podmínkami stanovenými Pravidly pro žadatele. Výzvy k opravám z administrativní kontroly zpracovávané pracovníky RO SZIF jsou pro 51% žadatelů jasné, srozumitelné a dostatečné, přesto má cca 46% žadatelů s pochopením některých komentářů a chyb problémy, a musí je konzultovat. 3. Informace o doporučení/schválení Třetina žadatelů sleduje informaci o schválení Žádosti o dotaci na Portálu farmáře, 40% žadatelů prostřednictvím zpravodajství na webových stránkách SZIF a 27% žadatelů čeká na informaci o schválení prostřednictvím zaslání zvacího dopisu k podpisu Dohody o poskytnutí dotace. Obecně lze tedy konstatovat, že veřejnost stále nejvíce spoléhá na informace poskytnuté písemně. 6. Celkové zhodnocení formulářů Vyplnění Žádosti o dotaci ani poskytnutá zpětná vazba od SZIF nečiní žadatelům výrazné potíže, přesto je v této oblasti co zlepšovat. 7. Vhodné náměty pro zlepšení formulářů Z námětů a připomínek, které byly vzneseny ze strany veřejnosti, navrhujeme pro udržení kvality služeb SZIF implementovat následující: - zjednodušení podmínek Pravidel, - více automatických kontrol v Žádosti (včetně propojení na interní a externí číselníky apod.), - větší důraz na poskytování zpětné vazby žadatelům (zejména zkvalitnění informací uváděných v chybnících). III. Porovnání obou způsobů administrace Z nabízených možností označilo za přínosy nového systému administrace nejvíce žadatelů (153) předkládání příloh pouze u projektů doporučených a náhradníků a zrušení povinnosti dostavit se na SZIF k registraci Žádosti osobně (přesto se osobně dostavilo 77% žadatelů). Zároveň cca polovina zapojených považuje za přínos možnost opakovaného dodání příloh a skutečnost, že se v první fázi z důvodu nepředkládání příloh opravuje méně chyb. Za nevýhodu považuje nejvíce respondentů (155) povinnost předkládat stavební povolení pravomocné a platné ke dni zaregistrování Žádosti. V tomto případě se však jedná o podmínku stanovenou Pravidly, která má z hlediska možného převisu Žádostí nad disponibilními zdroji velký význam. Přibližně třetina žadatelů považuje za nevýhodu prodloužení lhůty od zaregistrování Žádosti do jejího finálního schválení. Z důvodu poskytnutí dostatečné lhůty jak 3/4
pro žadatele, tak pro kvalitní zpracování administrativních kontrol na SZIF, však již nelze nastavené termíny zkrátit. Další výhody či nevýhody nového systému administrace oproti nabízeným žadatelé neuváděli. Obecně žadatelé považují přístup pracovníků SZIF k žadatelům v novém způsobu administrace osobnější, resp. 70% považuje systém za stejný jako původní a dalších 26% ho považuje za osobnější a lepší. Pouze 4% respondentů si myslí, že nový systém je méně osobní. Závěr - celkové zhodnocení nového způsobu administrace Obdržené výsledky dotazníku prokázaly, že žadatelé jsou s novým systémem administrace spokojení a hodnotí ho jako velmi přínosný (80% vybralo známku 1 nebo 2). Tato skutečnost je dána i vysokou úrovní práce SZIFu jako celku. Systém Porálu nabízí již teď širší využití, než pro jaké byl vytvořen. SZIF bude pokračovat v rozvoji možností komunikace a sdílení dat touto časově a ekonomicky nejvýhodnější formou. Graf: Celkové zhodnocení nového způsobu administrace Žádosti o dotaci (1 = nejlepší, 5 = nejhorší) Přílohy: Příloha č. 1: Kompletní detailní vyhodnocení jednotlivých otázek včetně grafického znázornění. 4/4
Zhodnocení nového způsobu administrace projektových Žádostí o dotaci z Programu rozvoje venkova Příloha č. 1: Kompletní detailní vyhodnocení jednotlivých otázek včetně grafického znázornění I. Portál farmáře 1. O přihlašovací jméno a heslo do Portálu Farmáře jsem požádal/a na: * vyberte jednu z možností 2. Instrukce pro získání přístupového jména a hesla na Portál Farmáře jsou na stránkách SZIF: * vyberte jednu z možností 3. Instrukce pro získání přístupového jména a hesla na Portál Farmáře jsou: * vyberte jednu z možností 1 / 8
4. Struktura Portálu Farmáře je pro mě: * vyberte jednu z možností 5. Informace o životním cyklu Žádosti jsou na Portálu Farmáře * vyberte jednu z možností v případě výběru "Nevyhovující, protože " respondenti uváděli komentáře, že je potřeba zjednodušit a zpřehlednit grafickou stránku Portálu Farmáře. 6. Vygenerování Žádosti o dotaci na Portálu Farmáře * vyberte jednu z možností 7. Odeslání Žádosti o dotaci prostřednictvím Portálu Farmáře * vyberte jednu z možností 2 / 8
8. Odeslané dokumenty ze SZIF (potvrzení o registraci Žádosti; výzvy k doplnění Žádosti/doložení příloh apod.) * vyberte jednu z možností 9. Dokumenty zobrazené na Portálu Farmáře si ukládám do vlastního PC * vyberte jednu z možností 10. Celkové zhodnocení Portálu Farmáře * hodnoťte jako ve škole (1 = nejlepší, 5 = nejhorší) 11. Jakékoli připomínky, náměty, postřehy k Portálu Farmáře Respondenti uváděli následující: - zpřehlednění podoby a struktury Portálu Farmáře, - zobrazení výstupů z administrace na Portálu Farmáře (výzvy k opravám či doplnění, protokoly z kontrol, atd.) po neomezeně dlouhou dobu (nyní jsou na Portálu Farmáře k dispozici pouze 3 měsíce, - možnost zasílání informačních e-mailů, případně SMS v případě, že se na Portálu Farmáře objeví dokument odeslaný ze SZIF, - možnost doplňování a opravy Žádostí o dotaci prostřednictvím Portálu Farmáře (v současné době se na této funkcionalitě již pracuje), 3 / 8
- vzhledem k velkému obsahu informací na Portálu Farmáře vytvoření přehledného průvodce nebo nápovědy. Po důkladné analýze mohou být výše uvedené náměty a připomínky technických možností reflektovány. II. Průběh zaregistrování, oprav, doplňování a schválení Žádosti o dotaci 12. Doručení "papírové" Žádosti o dotaci (zaslané přes Portál Farmáře) na příslušné pracoviště SZIF jsem provedl: * vyberte jednu z možností 13. Vyhlášení kola příjmu žádostí 4 týdny před zahájením příjmu žádostí považuji za: * vyberte jednu z možností 14. Struktura formuláře Žádosti o dotaci je: * vyberte jednu z možností 4 / 8
15. Výzva k opravám z administrativní kontroly Žádosti a následné kontroly příloh je: * vyberte jednu z možností 16. Informaci o doporučení/schválení sleduji: * vyberte jednu z možností III. Výhody/nevýhody původního a nového způsobu administrace Žádostí 17. Hlavní přínosy nového způsobu administrace spatřuji v: * vyberte jednu nebo více možností (uvedeny četnosti jednotlivých možností) Zkrácení lhůty od zaregistrování Žádosti o dotaci do doporučení projektů (doporučení a náhradníci) 92 Zkrácení lhůty od zaregistrování Žádosti o dotaci do informace o nedoporučení mohu jít žádat jinam 35 V první fázi se opravuje méně chyb, protože se nedokládají přílohy 104 Předkládání příloh pouze u projektů doporučených a náhradníků 153 Zrušení povinnosti dostavit se osobně na SZIF k registraci Žádosti 111 Zrušení doplňkového kritéria Datum a čas zaregistrování Žádosti 64 Možnost opakovaného dodání a oprav příloh 104 Jiné 8 v případě výběru "Jiné" respondenti neuváděli žádné další zásadní přínosy. 5 / 8
18. Za nevýhody nového způsobu administrace považuji zejména: * vyberte jednu nebo více možností (uvedeny četnosti jednotlivých možností) Prodloužení lhůty od zaregistrování Žádosti o dotaci do finálního schválení projektů 82 Zrušení doplňkového kritéria Datum a čas zaregistrování Žádosti 15 Stavební povolení apod. musí být pravomocné a platné již ke dni registrace Žádosti 155 Jiné 20 v případě výběru "Jiné" respondenti neuváděli žádné další zásadní nevýhody. 19. Přístup pracovníků SZIF k žadatelům v novém způsobu administrace je: * vyberte jednu z možností 20. Celkové zhodnocení nového způsobu administrace Žádosti o dotaci * hodnoťte jako ve škole (1 = nejlepší, 5 = nejhorší) 21. Jakékoli připomínky, náměty, postřehy ke způsobu administrace Žádosti o dotaci Nebyly vzneseny žádné zásadní připomínky, náměty, postřehy ke způsobu administrace Žádosti o dotaci. 6 / 8
IV. Údaje o respondentovi 22. Uveďte, ve kterých kolech příjmu žádostí PRV jste žádal/žádala * vyberte jednu nebo více možností (uvedeny četnosti jednotlivých možností) 23. Uveďte, jaký typ žadatele zastupujete * vyberte jednu z možností V kategorii Ostatní jsou zejména Pozemkové úřady a Místní akční skupiny. 24. Žádost o dotaci byla zpracována: * vyberte jednu z možností V kategorii Jinou osobou respondenti blíže nespecifikovali. 25. Tento dotazník vyplnil: * vyberte jednu z možností V kategorii Jiná osoba respondenti uváděli: starosta obce, referent Pozemkového úřadu, zmocněnec žadatele. 7 / 8
26. Kolik je Vám let: * vyberte jednu z možností 27. Nejvyšší dosažené vzdělání: * vyberte jednu z možností 28. Uveďte kontaktní údaje respondenta (jméno, příjmení, společnost, email) - NENÍ POVINNÉ Vzhledem ke skutečnosti, že se jednalo o nepovinný údaj, nebylo k těmto údajům v rámci vyhodnocení dotazníku detailněji přihlíženo jedná se pouze o informační údaj. 8 / 8