Zásady pro whistleblowing pro skupinu Saferoad Group

Obsah 1. Úvod 5 2. Systém whistleblowingu 5 3. Jak nahlásit pochybnost prostřednictvím systému whistleblowingu 7 4. Časový rámec 9 5. Prevence represe 9 6. Důvěrné vyšetřování 9 7. Falešná a křivá obvinění 9 8. Zpracovávání osobních údajů 11 9. Standardní způsoby hlášení 15 10. Související dokumenty 15

1. Úvod Tyto zásady pro whistleblowing, navržené v souladu s principy zformulovanými v Code of Conduct společnosti, jsou klíčovou součástí Korporátního compliance programu společnosti. Zaměstnanci jsou často prvními osobami, které odhalí nesprávné jednání na svém pracovišti, a je důležité, aby zaměstnanec mohl přestupek, který odhalí u společnosti nebo jakéhokoli z jejích zaměstnanců, konzultantů, smluvních stran nebo dodavatelů, nahlásit bez rizika represe nebo diskriminace. Účelem těchto zásad je povzbudit zaměstnance, aby vznášeli pochybnosti o problémech, které se objevují ve společnosti nebo které s ní souvisí, místo aby problémy přehlíželi nebo hledali jejich řešení mimo společnost. Tyto zásady platí pro každého člena společnosti všechny zaměstnance, manažery, vedoucí pracovníky a členy představenstva (tito všichni jsou zahrnuti pod pojem zaměstnanci, který je používán dále v těchto zásadách). 2. Systém whistleblowingu Aby měli zaměstnanci možnost vznášet pochybnosti o přestupcích, zavedla společnost systém whistleblowingu, který slouží jako kontaktní rozhraní, vytvořené speciálně pro přijímání a řešení hlášení zaměstnanců o podezření na nesprávné jednání. Avšak zákony a předpisy na ochranu osobních dat omezují okolnosti, za kterých smí společnost zpracovávat informace, jež poukazují na to, že jeden z jejích zaměstnanců se podílí na podezřelém nesprávném jednání. Z tohoto důvodu lze systém whistleblowingu použít pouze za následujících okolností: Za prvé se prostřednictvím systému whistleblowingu smí hlásit pouze vážné případy nesprávného jednání. Vážné případy nesprávného jednání zahrnují podvody nebo nesprávné akce, které se týkají základních zájmů společnosti nebo zdraví a bezpečnosti osob. To může zahrnovat například: finanční kriminalitu a účetní podvody; nabízení nebo přijímání úplatků; ekologická rizika nebo kriminalitu; porušení bezpečnosti, které vytváří riziko pro zdraví nebo bezpečnost zaměstnanců nebo zákazníků; vážné formy obtěžování nebo diskriminace; nebo porušení Code of Conduct společnosti. 5

Za druhé se smí prostřednictvím systému whistleblowingu hlásit pouze nesprávné jednání osob na klíčových nebo vedoucích pozicích v rámci společnosti. To znamená, že prostřednictvím systému whistleblowingu se smí hlásit pouze nesprávné jednání členů představenstva společnosti, vedoucích pracovníků nebo osob odpovědných za velké nákupy nebo další klíčové obchodní funkce. Za třetí se systém whistleblowingu smí používat pouze v rozsahu, kdy je oprávněné nepoužít standardní informační cesty a způsoby hlášení ve společnosti, jak je popsáno v poslední části těchto zásad. Může to být například v případě, kdy je nahlašovaná osoba součástí managementu nebo existuje riziko, že podezřelé nesprávné jednání nebude z různých důvodů řešeno správným způsobem. Systém whistleblowingu doplňuje interní informační cesty a způsoby hlášení ve společnosti a jeho použití je dobrovolné. 3. Jak nahlásit pochybnost prostřednictvím systému whistleblowingu Pokud předpisy dané země nevyžadují jinak, kontaktujte za účelem nahlášení pochybností nebo podezření na problém, který se může shodovat s popisem výše, compliance tým společnosti prostřednictvím odkazu na nástroj pro hlášení na intranetu společnosti. Jedná se o šifrovaný nástroj pro hlášení, poskytovaný externím a nezávislým subjektem. Společnost se bude zabývat všemi vznesenými pochybnostmi. Upozorňujeme, že společnost může posoudit pochybnost pouze po provedení počátečního šetření a s nejvyšší pravděpodobností po řádném prošetření příslušné problematiky. Pokud je to vhodné, rozhodne představenstvo, že příslušné problémy: budou prošetřeny managementem, představenstvem, interním auditem nebo prostřednictvím disciplinárního procesu; budou postoupeny policii nebo dalším úřadům pro vynucení zákona; budou postoupeny nezávislému auditorovi; nebo se stanou předmětem nezávislého vyšetřování. Za účelem ochrany zúčastněných osob a osob podezřelých z příslušného nesprávného jednání bude provedeno počáteční šetření, aby se rozhodlo, zda je vyšetřování na místě a pokud ano, jakou formou by mělo být provedeno. Pokud je vyžadována bezodkladná akce, bude provedena před vyšetřováním. 7

4. Časový rámec Pochybnosti budou prošetřeny co nejrychleji. Může být nutné postoupit problém externímu poradci a důsledkem pak bude prodloužení procesu šetření. Vážnost a složitost stížnosti bude mít rovněž vliv na čas, potřebný k prošetření problému. Společnost uznává, že jakákoli osoba, která vznese pochybnost, bude potřebovat ujištění, že tato pochybnost byla řešena. V souladu se zákonnými omezeními poskytne společnost osobě, která vznesla pochybnost, informace o výsledku jakéhokoli šetření. 5. Prevence represe Společnost nebude tolerovat jakýkoli pokus o potrestání nebo diskriminaci zaměstnance, který použil systém whistleblowingu pro nahlášení upřímné pochybnosti s ohledem na nesprávné jednání. Jakákoli taková represe bude předmětem disciplinárního řízení společnosti, a to až včetně ukončení pracovního poměru. 6. Důvěrné vyšetřování Pochybnosti je nutno řešit bezpečně a důvěrně. Kontaktní informace jsou potřebné pro provádění dalšího vyšetřování a řešení problému. 7. Falešná a křivá obvinění Společnost usiluje o naplnění nejvyšších standardů poctivosti a integrity a zajistí, že pro vyšetřování jakýchkoli obdržených stížností budou využity dostatečné zdroje. Je však důležité, aby se každý zaměstnanec, který zvažuje obvinění, ujistil, že jsou tato obvinění opravdová. Důsledkem vznesení jakýchkoli úmyslně falešných nebo křivých obvinění bude disciplinární řízení. 9

8. Zpracovávání osobních údajů Hlášení provedená prostřednictvím systému whistleblowingu budou pravděpodobně obsahovat osobní údaje údaje, které se budou přímo nebo nepřímo týkat identifikované nebo identifikovatelné osoby. Tyto osobní daje se mohou týkat osoby, která provedla hlášení a/nebo osoby, která je podezřelá z nahlášeného nesprávného jednání. Druhy osobních údajů, které mohou být zpracovávány v souvislosti s vyšetřováním jsou obvykle tyto: Jméno, pozice a kontaktní informace (například e-mail a telefonní číslo) zaměstnance, který podal stížnost a osoby, které se stížnost týká a rovněž jakýchkoli svědků nebo dalších zúčastněných osob. Podrobnosti nesprávného chování, ze kterého je podezřelá nahlášená osoba. Pokud předpisy dané země nevyžadují jinak, společnost bude zpracovávat pouze osobní údaje, které jsou správné a relevantní pro vyšetřování. Nadbytečné osobní údaje nebudou zpracovány. Citlivé osobní údaje, jako rasový nebo etnický původ, politické názory, náboženské nebo filozofické přesvědčení, členství v odborové organizaci nebo údaje týkající se zdraví nebo sexuálního života dané osoby, nebudou společností zpracovány. Pokud předpisy dané země nevyžadují jinak, společnost je správce dat pro jakékoli osobní údaje shromážděné prostřednictvím systému whistleblowingu a je odpovědná za zajištění toho, aby shromážděné osobní údaje byly zpracovány v souladu s příslušnými zákony a předpisy na ochranu dat. Podrobné informace o společnosti pro účely její úlohy jako správce dat jsou tyto: Saferoad AS 958103069 Enebakkveien 150, 0680 Oslo mail@saferoad.com +47 70 06 40 00 Jakékoli osobní údaje shromážděné prostřednictvím systému whistleblowingu budou zpracovány za účelem správy a prošetření vznesených obvinění a řešení odhaleného nesprávného jednání podle popisu v tomto manuálu. Společnost učinila technická i organizační bezpečnostní opatření na ochranu zpracovávaných osobních údajů. Shromážděné osobní údaje budou zpracovávány pouze těmi osobami ve společnosti, které se podílí na vyšetřování. V této souvislosti mohou být osobní údaje přeneseny do oddělení v rámci společnosti (jako například interní audit), managementu, představenstvu nebo dalším osobám, které úzce souvisí se společností. Osobní údaje mohou být navíc přenesené policii nebo dalším úřadům pro vynucení práva, právnickým firmám nebo nezávislým auditorům. V nezbytném rozsahu a je-li to v souladu s příslušnými zákony a předpisy, mohou být údaje přeneseny i přičleněným subjektům nebo partnerům ve společném podnikání. 11

Pokud je nutné přenést osobní údaje osobám nebo společnostem v zemích mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor (EHP), u kterých je možné, že neposkytují tutéž úroveň ochrany jako domovská země dané osoby, bude přenesení provedeno v souladu s příslušným zákonem. Shromážděné a zpracované osobní údaje nebudou uložené déle, než je nutné. Stížnosti, hlášení a informace týkající se nesprávného jednání, které bylo vyšetřováno, budou vymazány do dvou měsíců po uzavření vyšetřování nebo, pokud vyšetřování vyústí v řízení vůči osobě, která byla nahlášena, pokud již informace nejsou potřeba k účelu provádění vyšetřování a řízení. Pokud se rozhodne, že nebude zahájeno vyšetřování, informace budou vymazány ihned pro učinění tohoto rozhodnutí. Pokud jsou prostřednictvím systému whistleblowingu shromážděny údaje týkající se určité osoby, tato osoba musí být informována. Pokud není možné osobu neprodleně informovat, například pokud by takové informace ohrozily vyšetřování společnosti, bude informace poskytnuta v okamžiku, kdy už nebude představovat riziko pro vyšetřování. S ohledem na omezení uvedená výše poskytne společnost zdarma každé osobě, která si to vyžádá, jednou ročně oznámení, zda jsou nebo nejsou zpracovávány osobní údaje týkající se příslušného žadatele. Žádost o tyto informace je nutno podat písemně s podpisem žadatele a zaslat ji společnosti s využitím kontaktních informací, uvedených v této části. Společnost na žádost zaznamenané osoby opraví, zablokuje nebo vymaže osobní údaje, které jsou nesprávné nebo které nebyly jinak zpracovány v souladem s příslušnými zákony a předpisy. 13

9. Standardní způsoby hlášení Zaměstnanci, kteří mají pochybnost týkající se osoby nebo problematiky, která se neshoduje s popisem problémů, jež lze nahlásit prostřednictvím systému whistleblowingu, by systém whistleblowingu neměli používat. Místo toho by měli tito zaměstnanci nahlásit tyto problémy prostřednictvím standardního způsobu hlášení, tedy přímému nadřízenému daného zaměstnance, dalšímu nadřízenému, kterému zaměstnanec důvěřuje, nebo oddělení lidských zdrojů. 10. Související dokumenty Tyto zásady je třeba číst v souvislosti s následujícími dokumenty. Code of Conduct Popis Korporátního compliance programu Manuál na ochranu dat Compliance ve vztahu k hospodářské soutěži Obchodní sankce 15