Odpověď na otázku zaměstnanců O systému EthicsPoint Podávání oznámení obecné Bezpečnost a utajení při podávání oznámení Tipy a doporučené postupy O systému EthicsPoint Co je EthicsPoint? Systém EthicsPoint je všestranně použitelný a diskrétní nástroj pro podávání oznámení, jehož účelem je napomáhat spolupráci vedení a zaměstnanců při společném řešení podvodů, zneužití postavení a jiného nežádoucího jednání na pracovištích. Účelem je vytváření kvalitního pracovního prostředí. Proč potřebujeme systém jako EthicsPoint? Jsme přesvědčeni, že naši zaměstnanci jsou nejdůležitější složkou naší společnosti. Prostředky pro otevřenou komunikaci napomáhají k vytváření pozitivního pracovního prostředí a k maximalizaci naší produktivity. Od veřejně obchodovaných společností zákon vyžaduje, aby měly anonymní metodu pro podávání oznámení ohledně podvodných jednání v oblasti účetnictví a auditu přímo auditnímu výboru. Účinný systém pro podávání oznámení posílí naše další snahy o rozvíjení zásad bezúhonnosti a etického rozhodování. 2008 EthicsPoint, Inc. Všechna práva vyhrazena. Strana 1 z 6
Podávání oznámení obecné Mohu oznámení podat prostřednictvím internetu nebo telefonicky? Ano. Díky systému EthicsPoint máte možnost podat důvěrné a anonymní oznámení telefonicky nebo přes internet. Jaké druhy situací je potřeba oznámit? Systém EthicsPoint je určen k tomu, aby jeho prostřednictvím mohli zaměstnanci oznamovat jakákoli porušení firemního Kodexu chování nebo jakékoli další související záležitosti. Jestliže zjistím, že došlo k porušení předpisů, nemám záležitost jednoduše oznámit svému vedoucímu, personalistovi nebo vedoucímu pro etické záležitosti a dodržování předpisů a nechat je, ať záležitost vyřeší? Pokud zpozorujete chování, které podle vás porušuje náš Kodex chování, očekáváme, že záležitost ohlásíte. V ideálním případě byste měli jakákoli podezření nahlásit svému manažerovi, vedoucímu pracovníkovi, personalistovi nebo vedoucímu pro etické záležitosti a dodržování předpisů. Jsme si však vědomi toho, že v některých případech vám tento způsob oznámení může připadat nevhodný. Právě pro tyto případy jsme navázali spolupráci se společností EthicsPoint. Proč bych měl/a oznámit to, co vím? Jaký to pro mne bude mít přínos? Všichni máme právo pracovat v pozitivním prostředí a na základě tohoto práva vzniká také povinnost jednat eticky a oznamovat nevhodné jednání příslušným osobám. Vzájemnou spoluprací můžeme zajistit zdravé a produktivní pracovní prostředí. Nevhodné profesní jednání může ohrozit celou společnost. Opravdu po mně vedení chce, abych podával/a oznámení? Rozhodně ano. Ve skutečnosti potřebujeme, abyste oznámení podávali. Vy víte, co se ve společnosti děje jak v pozitivním, tak negativním smyslu. Můžete mít informace o započínající činnosti, která může být důvodem k obavám. Vaše pohotové a včasné oznámení může snížit možný negativní dopad na společnost a naše pracovníky. Také poskytnutí pozitivních podnětů a připomínek nám pomůže zjistit, jak lze zlepšit podnikovou kulturu a výkonnost. Komu jsou oznámení předávána? Kdo k nim má přístup? Oznámení jsou zadávána přímo na zabezpečený server EthicsPoint, aby nedocházelo k narušení dat. Systém EthicsPoint předává oznámení pouze konkrétním jednotlivcům ve společnosti, jejichž úkolem je oznámení vyhodnocovat podle typu záležitosti a místa, kde k porušení předpisů došlo. Každá osoba, která má k oznámením přístup, absolvovala školení pro nejpřísnější utajení těchto informací. 2008 EthicsPoint, Inc. Všechna práva vyhrazena. Strana 2 z 6
Není tento systém jen dokladem toho, že jsem stále pod dozorem? Systém EthicsPoint se zaměřuje na to, aby byl přínosnou součástí naší celkové filozofie a umožnil nám zajišťovat bezpečné, spolehlivé a etické pracovní prostředí. Neváhejte vyhledat pomoc při řešení složitých etických záležitostí, poskytnout pozitivní náměty nebo sdělit své obavy. Efektivní komunikace je pro dnešní pracoviště nesmírně důležitá a tento systém představuje skvělý nástroj pro zlepšení této komunikace. Pečlivě jsme vybrali ten nejlepší nástroj pro podávání oznámení, abychom splnili své povinnosti při zajišťování dodržování předpisů a současně zachovali pozitivní pracovní prostředí. 2008 EthicsPoint, Inc. Všechna práva vyhrazena. Strana 3 z 6
Bezpečnost a utajení při podávání oznámení Je mi známo, že každé oznámení, které zašlu z počítače společnosti, vytváří na serveru protokol obsahující údaje o každé webové stránce, na kterou se můj počítač připojí. Nebude tento protokol sloužit k identifikaci odesílatele oznámení? Systém EthicsPoint nevytváří ani neukládá žádné vnitřní protokoly připojení s IP adresami, takže nejsou k dispozici žádné informace spojující váš počítač se systémem EthicsPoint. Společnost EthicsPoint je ve skutečnosti smluvně zavázána, že nebude zjišťovat totožnost osob podávajících oznámení. Pokud byste nechtěli podávat oznámení ze svého pracovního počítače, máte možnost použít počítač mimo pracovní prostředí (například počítač v internetové kavárně, doma u kamaráda atd.) přes zabezpečenou webovou stránku EthicsPoint. Mnoho osob volí tuto možnost, jelikož údaje v systému EthicsPoint ukazují, že méně než 12 % oznámení je podáno v pracovní době. Mohu podat oznámení ze svého domácího počítače a přesto si zachovat anonymitu? Oznámení podané z vašeho domácího počítače, počítače vašeho souseda nebo jakéhokoli internetového portálu bude bezpečné a anonymní. Internetový portál nikdy neidentifikuje návštěvníka podle jména na obrazovce a systém EthicsPoint odstraňuje internetové adresy, takže je anonymita zcela zachována. Společnost EthicsPoint je navíc smluvně zavázána, že nebude zjišťovat totožnost osob podávajících oznámení. Obávám se, že informace, které v systému EthicsPoint uvedu, nakonec odhalí mou totožnost. Jak mne můžete ujistit, že k tomu nedojde? Systém EthicsPoint je navržený tak, aby chránil vaši anonymitu. Pokud si však přejete zůstat anonymní, musíte se jako ohlašující strana ujistit, že některá z informací v hlavní části zprávy náhodně neodhalí vaši totožnost. Například: Z mého pracoviště vedle Jana Němce... nebo Jelikož je mi 33 let... Je bezplatná asistenční linka také důvěrná a anonymní? Ano. Budete požádáni o stejné informace, které byste poskytli při podávání oznámení na internetu a pracovník, s nímž budete hovořit, přepíše vaše odpovědi do systému EthicsPoint. Při podávání těchto oznámení jsou používána stejná opatření pro zachování bezpečnosti a utajení. Co když chci být identifikován/a jako odesílatel oznámení? V oznámení je oddíl, ve kterém můžete uvést svou totožnost, pokud chcete. 2008 EthicsPoint, Inc. Všechna práva vyhrazena. Strana 4 z 6
Tipy a doporučené postupy Vím o tom, že se určití lidé chovají neeticky, ale přímo se mne to netýká. Proč bych to měl/a oznamovat? Závazkem naší společnosti je prosazovat etické chování. Jakýkoli druh neetického jednání ve svých důsledcích poškozuje společnost a všechny zaměstnance, včetně vás. Jestliže tedy víte o jakémkoli nevhodném chování nebo porušení etických principů, považujte za svou povinnost vůči sobě samým i vůči svým spolupracovníkům takovéto jednání oznámit. Nevím jistě, zda to, co jsem viděl nebo slyšel, je porušením pravidel společnosti či zda to představuje neetické jednání, ale prostě to nepokládám za správné. Co bych měl/a udělat? Položte dotaz nebo podejte oznámení. Je lepší, když oznámíte situaci, o níž se později zjistí, že je neškodná, než když necháte bez povšimnutí možné neetické jednání jen proto, že si nejste jisti. Co když se porušení týká mého nadřízeného nebo jiných vedoucích? Neobdrží příslušné oznámení a nezačnou zakrývat stopy? Systém EthicsPoint a třídění oznámení jsou navrženy tak, aby dotčené strany nebyly upozorněny a ani nedostaly oprávnění k přístupu k oznámením, ve kterých byly uvedeny. Co když si vzpomenu na něco důležitého poté, co jsem už oznámení podal/a? Nebo co když bude mít společnost ohledně mého oznámení další dotazy? Když podáte oznámení prostřednictvím webových stránek EthicsPoint nebo prostřednictvím telefonického centra, bude vám přiděleno jedinečné uživatelské jméno a budete požádáni o zvolení hesla. Je důležité, abyste si toto jedinečné uživatelské jméno poznačili a uschovali, abyste měli přístup do systému a mohli zobrazit stav podaného oznámení. Do systému EthicsPoint se můžete později znovu vrátit buď prostřednictvím internetu, nebo telefonické linky a můžete doplnit další podrobnosti, zodpovědět otázky zadané zástupcem společnosti či doplnit další informace, které pomohou záležitost vyřešit. Rozhodně doporučujeme vrátit se ve stanovenou dobu na webovou stránku a zodpovědět případné dotazy společnosti. Vy a společnost jste nyní vstoupili do anonymního dialogu, ve kterém dochází nejen k analyzování situací, ale také k jejich řešení bez ohledu na jejich složitost. Jsou doplňující zprávy zabezpečeny stejným způsobem jako původní oznámení? U veškeré korespondence v rámci systému EthicsPoint je zachováváno stejně přísné utajení jako u původního oznámení, vše je stále anonymní. 2008 EthicsPoint, Inc. Všechna práva vyhrazena. Strana 5 z 6
Mohu podat oznámení i přesto, že nemám přístup k internetu? Oznámení do systému EthicsPoint můžete vložit z libovolného počítače, který má připojení k internetu. Oznámení můžete podat také ze svého domácího počítače. Počítače s připojením k internetu najdete také na různých veřejných místech, jako jsou například knihovny. Pokud nemáte přístup k počítači nebo počítač z nějakého důvodu nechcete využívat, můžete zavolat na bezplatnou asistenční linku EthicsPoint nebo přístupová čísla společnosti AT&T pro vaši zemi. Seznam je k dispozici na naší firemní intranetové asistenční stránce, která je dostupná 24 hodin denně, 365 dnů v roce. 2008 EthicsPoint, Inc. Všechna práva vyhrazena. Strana 6 z 6