Vysvětlivky k dotazníku pro samohodnocení oprávněného hospodářského subjektu (OHS) Cílem dotazníku pro samohodnocení OHS je pomoci vám porozumět požadavkům spojeným se získáním statusu OHS a poskytnout celní správě, vedle informací uvedených ve vaší žádosti, informace o vás a vašem podnikání. Informace poskytnuté v dotazníku pro samohodnocení OHS hospodářským subjektem lze také využít při udělování jiných oprávnění, kdy je nezbytné dodržet některá nebo všechna kritéria pro OHS. Tyto pokyny vám poskytnou informace o tom, jak odpovídat na otázky v dotazníku pro samohodnocení, jakož i informace o standardech, jejichž dosažení a prokázání celní orgány očekávají, abyste získali oprávnění pro OHS. 1. Tento dotazník vychází z ustanovení celního kodexu Společenství a prováděcího předpisu k celnímu kodexu, jejich změn a pokynů pro oprávněné hospodářské subjekty (dokument TAXUD/B2/047/2011 rev. 5). Zjednodušuje a urychluje proces vyřizování žádosti a spojuje přílohu 2 pokynů pro oprávněné hospodářské subjekty s povinnými přílohami uvedenými ve vysvětlivkách k formuláři žádosti (příloha 1C prováděcího předpisu k celnímu kodexu). Celní správy tedy hospodářským subjektům důrazně doporučují, aby tento dotazník používaly k ověření své připravenosti splnit kritéria pro OHS. Dotazník také celní správě umožňuje získat dobrý celkový přehled o žadateli společně s formulářem žádosti, což vede k urychlení procesu udělování statusu OHS. Hospodářské subjekty se proto vyzývají, aby dotazník vyplnily správně a odpověděly na všechny otázky týkající se jejich podnikání. Další informace o statusu OHS lze najít na internetové stránce Europa Evropské komise a na internetových stránkách vašich národních celních správ. Vezměte prosím na vědomí, že před podáním žádosti je důležité si pečlivě přečíst příslušné právní předpisy a pokyny pro OHS Evropské komise. 2. Dotazník by měl být předložen společně s žádostí o osvědčení OHS příslušnému celnímu orgánu (způsob předložení bude záviset na možnostech příslušného celního orgánu). V případě dotazů týkajících se dotazníku nebo žádosti se před jejich podáním doporučuje kontaktovat příslušný celní orgán. 3. Dotazník obsahuje nejdůležitější záležitosti, které mohou být v jednotlivých oddílech pro celní orgány užitečné. Některé záležitosti se však mohou týkat pouze určitých subjektů v mezinárodním dodavatelském řetězci. To se může lišit také v závislosti na druhu osvědčení, o který vaše společnost žádá. Nemusíte odpovídat na otázky, které se k vašemu podnikání nevztahují. Na tyto otázky prosím odpovězte nehodí se a stručně uveďte důvod. Můžete například odkázat na část mezinárodního dodavatelského řetězce, jejíž jste součástí, nebo druh osvědčení, o který žádáte. Odkazy týkající se toho, které otázky jsou v závislosti na druhu požadovaného osvědčení relevantní pro různé subjekty v dodavatelském řetězci, najdete ve zvláštní tabulce na konci vysvětlivek.
Pokud již máte zjednodušené celní postupy nebo jiná celní oprávnění prokazující, že jedno nebo více kritérií pro OHS jsou splněna, pak stačí odkázat na tyto zjednodušené postupy nebo oprávnění. Je-li vaše společnost držitelem osvědčení, znaleckých posudků nebo jiných závěrů odborníků (například hospodářských přehledů, mezinárodních osvědčení atd.), poskytněte je prosím nebo na ně učiňte odkaz. Pro více informací viz odpovídající oddíl pokynů pro OHS, které zcela nebo částečně zahrnují příslušná kritéria; uveďte to prosím ve své odpovědi na příslušnou otázku. Vezměte prosím na vědomí, že to sice není nezbytné, ale pokud některé z nich máte, mohly by pro celní orgány představovat užitečné informace a vést k urychlení procesu. Vezměte prosím na vědomí, že ne všechny otázky musí být zodpovězeny ve všech členských státech. To se může lišit v závislosti na tom, zda celní orgány v daném členském státě k těmto informacím již mají nebo nemají přístup (například prostřednictvím různých databází). Týká se to zejména oddílů 2 a 4 dotazníku pro samohodnocení. Příslušný celní orgán v členském státě, kde budete podávat žádost, vám sdělí, zda se na vás tento případ vztahuje. 4. Je třeba uvést, že jednotlivé odpovědi na otázky se neposuzují izolovaně, ale jako součást celkového procesu hodnocení ve vztahu k dotyčnému kritériu. Neuspokojivá odpověď na jednu otázku nemusí vést k odmítnutí udělit status OHS, pokud je kritérium splněno jinde v procesu (obecně). 5. Podmínky a kritéria pro osvědčení OHS jsou stejné pro všechny hospodářské subjekty. Celní orgány však zohlední velikost společnosti (malé a střední podniky), právní formu společnosti, strukturu, klíčové obchodní partnery a také konkrétní ekonomickou činnost. Znamená to, že provádění opatření ke splnění kritérií se může u jednotlivých subjektů lišit například v závislosti na velikosti, aniž by bylo ohroženo splnění požadavků. 6. Oprávnění pro OHS vychází ze stejných zásad jako jiné mezinárodní normy, kdy společnost dodržuje interní normy pro zajištění kvality. Ve vaší provozovně musíte mít zavedeny postupy pro zajištění kvality, a to pro celní záležitosti a případně také pro oblast bezpečnosti a zabezpečení. Během inspekce na místě prováděné celními orgány by vaše společnost měla prokázat, že máte zavedeny odpovídající interní postupy pro řízení celních záležitostí a/nebo záležitostí týkajících se bezpečnosti a zabezpečení a odpovídající interní kontroly pro zajištění řádného fungování těchto postupů. Interní politiky a/nebo pokyny musí být zdokumentovány elektronicky nebo v papírové podobě. V rámci organizace musí být známy, musí být dostupné všem uživatelům a samozřejmě musí být průběžně aktualizovány. První krok se proto vztahuje k vašim interním normám pro zajištění kvality. Odpovědi v dotazníku předkládaném společností společně s žádostí by měly shrnovat interní postupy a pokyny, které máte zavedeny, aby celní orgány získaly celkový přehled o vašem podnikání. Abyste mohli vyplnit dotazník a byli připraveni na audit OHS, budou muset být do procesu zapojena všechna hlavní oddělení vašeho podniku zapojená do mezinárodního dodavatelského řetězce (celní oddělení, logistika, účetní oddělení, IT, nákup, obchodní oddělení, zabezpečení, kvalita atd.). 2
7. Odpovědi v dotazníku mohou odkazovat na interní politiky nebo pokyny společnosti týkající se celních záležitostí a/nebo bezpečnosti a zabezpečení. V takovém případě uveďte název nebo číslo dokumentu a dokument mějte připravený pro audit na místě prováděný celními orgány. Pro urychlení procesu je také možné předložit tyto dokumenty (způsob předložení bude záviset na možnostech příslušného celního orgánu) společně s dotazníkem. 8. Vyplněný dotazník společně se všemi požadovanými podklady by měl být předložen příslušnému celnímu orgánu společně s žádostí v elektronické podobě (přednostně) nebo písemně. 9. Na informace zaslané v rámci podání žádosti se vztahují právní předpisy na ochranu údajů a tyto informace budou považovány za důvěrné. Oddíl I Informace o společnosti (článek 5a celního kodexu, článek 14a a násl. a příloha 1C prováděcího předpisu k celnímu kodexu) Tento oddíl má celnímu orgánu poskytnout zejména přehled o společnosti. Požadované informace lze poskytnout obecně a slouží jako stručný přehled o činnostech žadatele ke dni podání žádosti. Má-li příslušný celní orgán požadované informace již k dispozici, uveďte tuto skutečnost ve formuláři nebo uveďte, kdy byly tyto informace poskytnuty. Pododdíl 1.1 Všeobecné informace o společnosti 1.1.1 U otázek a) a b) uveďte referenční údaje o osvědčení a žádosti (název a číslo EORI, vydávající celní orgán a evidenční číslo). 1.1.2 U otázky a) uveďte pouze akcionáře, kteří jsou zapojeni do každodenní činnosti / každodenního rozhodovacího procesu společnosti. 1.1.3 Osobou odpovědnou za celní záležitosti je: a) osoba, kterou přímo zaměstnáváte nebo kterou jste jmenovali, např. celní zástupce, který vás zastupuje při vyřizování celních formalit, nebo b) osoba nebo osoby odpovědné za vaše zastupování (zákonný zástupce) v záležitostech týkajících se celního zákona; mohou jimi být advokáti, právníci atd., které můžete přímo zaměstnávat nebo jmenovat, aby vás zastupovali v právních záležitostech souvisejících s celním řízením. 1.1.4 Pokud možno uveďte příslušný kód NACE rev. 2 (statistická klasifikace ekonomických činností) vaší obchodní činnosti. Definice mezinárodního dodavatelského řetězce je uvedena v pokynech pro OHS, TAXUD/B2/047/2011 rev.5, části I, oddíle II, bodu 1.II.4. Pro posouzení a uvedení vaší úlohy v mezinárodním dodavatelském řetězci použijte prosím tyto pokyny 1 : a) výrobce zboží (manufacturer of goods MF): strana, která vyrábí zboží. 1 Použité kódy pocházejí z dokumentu UN/EDIFACT Party function code qualifier. 3
Tento kód by se měl použít pouze v případě, že hospodářský subjekt vyrábí zboží. Nevztahuje se na případy, kdy hospodářský subjekt se zbožím pouze obchoduje (např. dovoz, vývoz). b) dovozce (importer IM): strana, která podává dovozní prohlášení nebo jejímž jménem celní zástupce nebo jiná oprávněná osoba podává dovozní prohlášení. Může se jednat i o osobu, která zboží vlastní nebo které je zboží zasíláno. Tento kód by se měl použít pouze v případě, že hospodářský subjekt vlastní zboží. V případě celních zástupců použijte kód pro celního agenta. c) vývozce (exporter EX): strana, která podává vývozní prohlášení nebo jejímž jménem je toto prohlášení podáno a která je vlastníkem zboží nebo má obdobná práva s ním nakládat v okamžiku přijetí celního prohlášení. V případě celních zástupců použijte kód pro celního agenta. d) celní agent (customs broker CB): zprostředkovatel (zástupce) nebo zástupce nebo profesionální celní zástupce, který jedná přímo s celními orgány jménem dovozce nebo vývozce. Kód lze rovněž použít pro hospodářské subjekty, které jednají jako zástupci rovněž pro jiné účely (např. zástupce přepravce). e) přepravce (carrier CA): strana, která provádí nebo zajišťuje přepravu zboží mezi určenými body. f) zasilatel (freight forwarder FW): strana, která zajišťuje zasílání zboží. g) konsolidátor (consolidator CS): strana, která seskupuje (konsoliduje) různé zásilky, platby atd. h) provozovatel terminálu (terminal operator TR): strana, která se zabývá nakládkou a vykládkou námořních plavidel. i) skladovatel (warehouse keeper WH): strana, která přebírá odpovědnost za zboží uložené do skladu. Sklad by neměl nutně znamenat celní sklad; tento kód by proto měl být používán rovněž hospodářskými subjekty, které jsou provozovateli jiných skladovacích zařízení (např. dočasné uskladnění, svobodné pásmo atd.). j) ostatní: např. provozovatel kontejneru (CF), dokařská společnost (DEP), námořní společnost (HR). Máte-li v mezinárodním dodavatelském řetězci více než jednu úlohu, uveďte jejich příslušné kódy. 1.1.5 Uveďte informace o místech zapojených do celních činností (máte-li více než pět míst zapojených do celních činností, uveďte prosím informace o pěti hlavních místech zapojených do celních činností) a adresy zbývajících míst zapojených do této činnosti. 4
V případě nových míst zapojených do celních činností během procesu vyřizování žádosti o status OHS musíte poskytnout úplné informace o těchto místech. 1.1.6 Tento údaj má stanovit, zda obchodujete (zboží, nikoli služby) s podniky, s nimiž jste ve spojení, či nikoliv. Například všechny vaše nákupy jsou z mateřské společnosti v USA nebo dovážíte jménem podniků v členských státech, s nimiž jste ve spojení, nebo těmto podnikům distribuujete. Během procesu udělování statusu OHS musíte poskytnut úplné informace. 1.1.7 V této souvislosti lze poskytnout podrobné organizační schéma zahrnující jednotlivé oblasti/oddělení vašeho podniku, jejich funkce/odpovědnost a řídící řetězec. 1.1.8 Není-li to zmíněno již v odpovědi na otázky 1.1.2 b) a c), uveďte prosím celé jméno a adresu, datum narození a vnitrostátní identifikační číslo (např. číslo občanského průkazu nebo číslo pojištěnce). Postupy by měly v hlavních rysech popisovat opatření pro případ dočasné nebo krátkodobé absence klíčových zaměstnanců, např. vedoucího celního oddělení nebo referenta dovozu, včetně informace o tom, kdo a jak přebírá jejich běžné povinnosti. 1.1.9 Uveďte (přibližný) počet známý v okamžiku podání vaší žádosti. 1.1.10 U otázky a) uveďte počet osob, kterým jsou svěřeny celní záležitosti, jejich hlavní úkoly a úroveň kvalifikace v celních záležitostech. Nemáte-li ve vaší společnosti žádné celní oddělení nebo odborníka v oblasti celní problematiky, uveďte nehodí se. Viz otázka 1.1.3, která se rovněž vztahuje k této záležitosti. 1.1.11 Souhlas se zveřejněním údajů o osvědčení AEO na internetových stránkách TAXUDu Pokud chcete, aby Vaše jméno bylo zahrnuto v seznamu držitelů osvědčení AEO zveřejněném na internetových stránkách TAXUDu, pak je požadován Váš písemný souhlas. Tento souhlas se týká všech druhů osvědčení AEO. Pokud svůj souhlas neposkytnete, budete stále čerpat výhody držitele osvědčení AEO, ale Vaše jméno nebude uveřejněno v publikovaném seznamu na internetových stránkách TAXUDu. Pokud svůj souhlas poskytnete, máte kdykoliv právo jej vzít zpět. Pokud požadujete jeho zpětvzetí, pak budete automaticky vyjmuti z výše uvedeného seznamu. Máte také právo poskytnout svůj souhlas odesláním písemné žádosti kompetentnímu celnímu orgánu ve věci AEO kdykoliv po vydání osvědčení AEO. Změny vztahující se k Vašemu souhlasu musí být provedeny písemným informováním příslušného celního orgánu. Jediným podpisem přijatelným pro účely poskytnutí souhlasu se rozumí podpis osoby oprávněné jednat jménem hospodářského subjektu. 1.1.12 Souhlas s výměnou údajů o osvědčení AEO Souhlas pro vzájemné uznávání je relevantní pouze pro osvědčení AEOF nebo AEOS. Pro účely praktického provádění dohod o vzájemném uznávání je nezbytné, aby celní správy obchodních partnerů měly povědomí o ostatních držitelích osvědčení AEO. Je nezbytná 5
výměna některých údajů o osvědčeních AEO, např. platnost postavení AEO je nutná část výměny informací a tato výměna údajů bude provedena pouze za účelem realizace vzájemného uznávání osvědčení AEO. Váš souhlas s výměnou údajů o vašem osvědčení AEO s celními správami ze třetích zemí v rámci dohody o vzájemném uznávání je obecný, netýká se konkrétních třetích zemí. Nicméně v rámci právních předpisů EU pro ochranu údajů mohou celní orgány EU provést výměnu údajů o Vašem osvědčení AEO až po posouzení úrovně ochrany údajů poskytnuté třetí zemí, aby se zajistilo, že poskytuje odpovídající úroveň ochrany. Jestliže dáte přednost neudělení souhlasu, údaje o vašem osvědčení AEO nebudou vyměněny s žádnou s partnerskou zemí EU pro vzájemné uznávání a nebudete moci čerpat výhody zahrnuté v dohodách o vzájemném uznávání. Jestliže svůj souhlas poskytnete, máte také právo jej kdykoliv vzít zpět na základě písemné žádosti zaslané příslušnému celnímu orgánu. Nicméně zpětvzetí vašeho souhlasu spojeného s výměnou údajů o vašem osvědčení AEO bude mít také za následek ukončení čerpání výhod spojených s vzájemným uznáváním. Zpětvzetí bude také obecné v tom smyslu, že celní orgány si již dále nebudou vyměňovat údaje o vašem osvědčení AEO s žádnou partnerskou zemí EU v rámci vzájemného uznávání. Máte také právo poskytnout svůj souhlas kdykoliv po vydání osvědčení AEO. Souhlas poskytujete výslovně a odděleně dvakrát, jeden souhlas pro zveřejnění vašich údajů na internetu a druhý pro účely vzájemného uznávání. Podpisem pro účely poskytnutí souhlasu se rozumí podpis osoby oprávněné jednat jménem hospodářského subjektu. 1.1.13 Aby byla výměna údajů o osvědčení AEO možná, musí EU v některých případech překódovat příslušné údaje o osvědčení AEO do podoby znaků základní abecedy (26 písmen základní abecedy Latin 1). Měli byste svým obchodním partnerům v dotčených partnerských zemích doporučit používat vaše překódované jméno a adresu v kontaktu (např. celní prohlášení) s příslušnými celními správami. Některé země nejsou schopné používat stejný soubor znaků používaný v EU. Písmena cyrilice, zvláštní znaky, jako je horní nebo dolní diakritické znaménko, nebo písmeno, které je nad rámec základní abecedy (Latin 1), nemohou být zapsány do jejich informačních a komunikačních systémů (seznam povolených písmen je k dispozici na adrese: http://www.unicode.org/charts/pdf/u0000.pdf (#x0020-#x007e)). Prosím zadávejte do této kolonky svůj překódovaný název, ulici, číslo, poštovní směrovací číslo a město. Pokud neudělujete souhlas s výměnou údajů o osvědčení AEO nebo pokud žádáte o AEOC, tuto kolonku nevyplňujte. Pododdíl 1.2 Objem obchodů 1.2.1 Pokud jste novým podnikem a máte méně než tři účetní závěrky, uveďte informace z těch, které máte. Pokud nepodnikáte dostatečně dlouho na to, abyste měli jakoukoli účetní závěrku, uveďte nehodí se. 1.2.2 Uveďte prosím umístění těchto skladovacích zařízení (pokud máte více než pět míst, uveďte 5 hlavních zařízení a celkový počet zařízení a dále pak všechna zařízení umístěná v jiných členských státech). 1.2.3 U celních zástupců / zástupců třetích subjektů uveďte všechna celní prohlášení podaná jak vaším jménem, tak jménem jiných. Příklad: 6
Dovoz Vývoz Tranzit počet hodnota počet/ hodnota počet hodnota 2007 2 200 9,6 mil. 2,6 mil. 0,8 mil. 400 150 EUR EUR EUR 2008 2 500 10,3 mil. 2,2 mil. 0,4 mil. 350 100 EUR EUR EUR 2009 2 400 10,2 mil. 2,1 mil. 0,5 mil. 340 100 EUR EUR EUR 1.2.4 Jste-li celní zástupce / zástupce třetích subjektů, uveďte všechny provedené úhrady prostřednictvím platebních nástrojů vašich zákazníků nebo vašich vlastních platebních nástrojů. Příklad: Clo Spotřební daň DPH 2007 300 mil. EUR 1,75 mil. EUR 2,32 mil. EUR 2008 400 mil. EUR 1,87 mil. EUR 2,12 mil. EUR 2009 380 mil. EUR 1,85 mil. EUR 2,10 mil. EUR 1.2.5 Známé budoucí změny jsou změny, které mohou ovlivnit organizaci společnosti, plnění kritérií pro OHS nebo posouzení rizik mezinárodního dodavatelského řetězce. Mohou zde být zahrnuty například změny klíčového personálu, změny vašeho účetního systému, otevření nových závodů, získání nových logistických smluv atd. Pododdíl 1.3 Informace a statistika 1.3.1 Otázky b) a c): Pokud se váš partner (vaši partneři) v současné době podrobuje (podrobují) auditu OHS, uveďte referenční údaje o osvědčení a/nebo žádosti (název a číslo EORI, vydávající celní orgán a evidenční číslo). 1.3.2 U otázky a) prosím uveďte jméno a pozici zaměstnance odpovědného za sazební zařazení vašeho zboží nebo, využíváte-li pro tuto práci služeb třetí strany, uveďte její jméno. Otázky b) a d): Jak zajistíte, aby bylo sazební zařazení prováděno správně a v souladu s vašimi pokyny, zejména využíváte-li služeb třetí strany? U otázky b) uveďte, zda udržujete produktový soubor, ve kterém je každý výrobek propojen se zbožovým kódem s příslušnými sazbami cla a DPH. Otázka c): Pokud jsou zavedena opatření k zajištění kvality, měli byste během návštěvy celních auditorů doložit, že své postupy pravidelně a v plném rozsahu přezkoumáváte, dokumentujete změny a o změnách informujete dotčené zaměstnance. U otázky d) prosím uveďte, jak, kdo a jak často přezkoumává sazební zařazení a aktualizuje produktový soubor a veškeré jiné související záznamy a rovněž informuje všechny osoby dotčené změnou, např. celního zástupce, pracovníky nákupu. U otázky e) také uveďte, zda používáte závazné informace o sazebním zařazení zboží. 7
Během auditu může být nezbytné, abyste poskytli: informace/seznamy nebo produktové soubory vašich výrobků a jejich příslušné zbožové kódy a celní sazby, zdroje/informace, např. aktuální celní sazbu, technické informace, které obvykle používáte pro sazební zařazení vašeho zboží. 1.3.3. a) Uveďte jméno a pozici zaměstnance odpovědného za stanovení celní hodnoty zboží nebo, využíváte-li pro tuto práci služeb třetí strany, uveďte její jméno. 1.3.3. b) a d): Využíváte-li služeb třetí strany, jak zajišťujete, aby tato práce byla prováděna správně a v souladu s vašimi pokyny? 1.3.3. b) Opatření k zajištění kvality by měla zahrnovat například: používané metody hodnocení, způsob vyplňování a případně předkládání prohlášení o celní hodnotě, způsob stanovení celní hodnoty a hodnoty DPH, způsob vykazování nákladů na přepravu a pojištění, patentové a licenční poplatky související s dováženým zbožím, které jsou přímo či nepřímo splatné kupujícím jako podmínka prodeje, dohody, podle kterých část výnosu z jakéhokoli následného zpětného prodeje, nakládání nebo využití plyne přímo či nepřímo prodávajícímu, náklady kupujícího (které však nejsou zahrnuty do ceny) s ohledem na provize nebo zprostředkování (s výjimkou nákupních provizí) nebo náklady vzniklé s ohledem na kontejnery a balení, zboží a/nebo služby dodané kupujícím zdarma nebo za sníženou cenu, které se použijí v souvislosti s výrobou a prodejem dováženého zboží na vývoz. 1.3.3. c) Pokud jsou zavedeny postupy pro zajištění kvality, měli byste během návštěvy celních auditorů doložit, že své postupy pravidelně a v plném rozsahu přezkoumáváte, dokumentujete změny a o změnách informujete dotčené zaměstnance. 1.3.4. Otázka b): Vnitřní (interní) opatření budou obvykle zahrnovat opatření, kterými zajistíte, že: vyvážející země je oprávněna poskytovat preference a na zboží se vztahují preferenční celní sazby, jsou splněny požadavky na přímou přepravu / zamezení manipulace, je k dispozici originál platného osvědčení nebo prohlášení na faktuře, je-li požadováno poskytnutí preference, osvědčení nebo prohlášení na faktuře odpovídá zásilce a jsou splněna pravidla původu, neexistuje možnost dvojího použití osvědčení / prohlášení na faktuře, dovozní preference je požadována ve lhůtě platnosti osvědčení / prohlášení na faktuře a originály osvědčení / prohlášení na faktuře jsou uchovávány jako součást auditní stopy bezpečným a zabezpečeným způsobem. Otázka c): Váš přístup by měl zohledňovat způsob, který zajistí, že: zboží je způsobilé pro vývozní preferenci, např. splňuje pravidla původu, 8
všechny nezbytné dokumenty/výpočty/náklady/popisy postupů dokládající preferenční původ a vystavení osvědčení / prohlášení na faktuře jsou uchovávány jako součást auditní stopy spolehlivým a bezpečným způsobem, odpovídající dokumenty, např. osvědčení nebo prohlášení na faktuře, jsou podepsány a vystaveny včas oprávněným zaměstnancem, prohlášení na faktuře nejsou prováděna pro zásilky střední a vysoké hodnoty, pokud tento postup neschválí celní orgán, nepoužitá osvědčení jsou skladována spolehlivým a bezpečným způsobem a osvědčení jsou dle požadavků předkládána celnímu orgánů při vývozu. 1.3.5. Uveďte: názvy třetích zemí a/nebo názvy a adresy výrobců, z jejichž zboží musíte platit antidumpingové nebo vyrovnávací clo. Oddíl II Dodržování celních požadavků (článek 5a celního kodexu, článek 14h prováděcího předpisu k celnímu kodexu, pokyny pro OHS, část 2, bod 2.1, příloha 2, bod 1) Poznámka: Podle článku 14h prováděcího předpisu k celnímu kodexu bude záznam o dodržení celních požadavků vaší společnosti a osob uvedených v otázkách 1.1.2, 1.1.3 a 1.1.8 vycházet z posledních tří let předcházejících žádosti. V uvedené době byste se neměli dopustit závažného porušení nebo opakovaných porušení celních předpisů. Záznam o dodržení celních požadavků však může být považován za vyhovující, pokud má příslušný celní orgán za to, že taková porušení jsou zanedbatelná ve vztahu k množství nebo objemu celních operací/činností a že v souvislosti s těmito porušeními nevzniká pochybnost o celkové úrovni dodržování požadavků. Celní orgány přitom zohlední: nesrovnalosti/chyby celkově a souhrnně, jejich četnost, aby stanovily, zda se jedná o systematický problém, zda se jednalo o podvodný úmysl nebo zanedbání, zda jste celnímu orgánu dobrovolně oznámili zjištěné chyby/nesrovnalosti, zda jste přijali nápravné opatření, aby se zabránilo budoucím chybám nebo se jejich počet snížil na minimum. 2.1 a) Příklady zjištěných porušení celních předpisů: březen až září 2006 používání nesprávného kódu měny u dovozů z Číny, které vedlo k vykázání vyššího cla a DPH o 5 500 EUR. prosinec 2006 nebylo podáno čtvrtletní hlášení o pozastavení režimu aktivního zušlechťovacího styku. V případě více porušení uveďte jejich celkový počet a stručné shrnutí hlavních důvodů chyb. 2.1 b) Příklady opatření k zajištění kvality přijatých v důsledky dvou případů uvedených v části 2.1 a) výše: 6. 10. 2006 změna počítačového systému, aby záznamy nemohly být uzavřeny, dokud neproběhne kontrola deklarované měny. 9
chybějící hlášení bylo podáno. Postupy pro podávání hlášení o pozastavení režimu aktivního zušlechťovacího styku byly zrevidovány tak, aby zahrnovaly čtvrtletní kontroly vedením, a byly vydány příslušným zaměstnancům. Vaše opatření k zajištění kvality budou obvykle zahrnovat: jmenování kontaktní osoby v rámci vašeho podniku odpovědné za oznamování nesrovnalostí/chyb, včetně podezření z trestné činnosti, celním nebo jiným státním orgánům, požadavky, včetně četnosti, na kontroly, které mají být prováděny a zdokumentovány, pokud jde o přesnost, úplnost a včasnost provádění a udržování záznamů, např. celní prohlášení / hlášení podávaná celním orgánům a jiným regulačním orgánům, splnění podmínek schválení/povolení, využívání možností interního auditu k ověřování vašich postupů / získání jistoty, pokud jde o vaše postupy, jak jsou zaměstnanci informováni o požadavcích/změnách, četnost budoucích revizí, kontroly vedením, aby se zajistilo dodržování postupů. 2.2 Například: květen 2006 zamítnutí žádosti o provozování celního skladu, neboť jeho zřízení nebylo hospodářsky odůvodněné. červen 2007 odebrání oprávnění pro místní celní řízení, protože nebyla trvale podávána doplňková celní prohlášení. Zamítnutí/pozastavení/odebrání jakékoli žádosti/oprávnění pro celní rozhodnutí nemusí nutně vést k zamítnutí vaší žádosti o status OHS. Oddíl III Účetní a logistický systém (článek 5a celního kodexu, článek 14i prováděcího předpisu k celnímu kodexu, pokyny pro OHS, část 2, bod 2.2, příloha 2, bod 2) Pro splnění kritéria uvedeného v čl. 14i písm. a) a b) prováděcího předpisu k celnímu kodexu Společenství musíte používat účetní systém, který umožní provádění celních kontrol na základě auditu. Aby mohly celní orgány provádět nezbytné kontroly, musíte jim umožnit fyzický nebo elektronický přístup k vašim záznamům. Elektronický přístup není nezbytnou podmínkou splnění tohoto požadavku. Pro splnění kritéria uvedeného v čl. 14i písm. c) prováděcího předpisu k celnímu kodexu Společenství musíte také mít systém nebo postupy, které rozlišují mezi zbožím Společenství a jiným zbožím, ačkoli se tato podmínka nepoužije v případě osvědčení AEOS. Je třeba uvést, že toto je jediný rozdíl v požadavcích mezi osvědčením AEOS a AEOF. Pododdíl 1: Auditní stopa (Revizní záznam) Mnoho podniků a organizací vyžaduje auditní stopu ve svých automatizovaných systémech z důvodu bezpečnosti. Auditní stopa je proces nebo případ vzájemného odkazování každé účetní položky k jejímu zdroji, aby se usnadnila kontrola její přesnosti. Úplná auditní stopa vám umožní sledovat provozní činnosti týkající se toku zboží a výrobků od jejich přivezení přes zpracování po opuštění společnosti. Úplná auditní stopa také uchovává záznam o údajích, 10
který umožňuje sledování údaje od okamžiku zařazení do datového souboru do okamžiku, kdy tento soubor opustí. Účetní systém bude obvykle zahrnovat: hlavní knihu, saldokonto odběratele, saldokonto dodavatele, aktiva, provozní účty. Logistický systém bude obvykle zahrnovat: zpracování odběratelských objednávek, zpracování dodavatelských objednávek, výrobu, zásoby skladování, odesílání/dopravu, seznamy dodavatelů/odběratelů. 3.1 Vaše auditní stopa (revizní záznam) by měla zahrnovat: prodej, nákupy a dodavatelské objednávky, řízení zásob, skladování (a pohyby mezi sklady), výrobu, prodej a odběratelské objednávky, celní prohlášení a dokumentaci, odesílání, dopravu, účetnictví, např. fakturaci, dobropisy, oznámení o dluhu, remitence/úhrady. Pododdíl 3.2: Účetní systém 3.2.1 Uveďte, zda používáte: a) hardware jako například: spoléhání se výhradně na samostatný osobní počítač (PC), PC, které jsou propojeny do sítě, počítačový systém, jehož základem je server, systém, jehož základem je střediskový počítač (mainframe), jiné. b) software jako například počítačové programy, které umožňují, aby počítač spouštěl a prováděl softwarové aplikace, které podporují vaše podnikání, např. Windows, UNIX atd. c) systémy jako například (uveďte jméno dodavatele): 11
plně integrované řešení plánování podnikových zdrojů (ERP), kombinace účetních a logistických softwarových aplikací, podnikové softwarové řešení zaměřené na malé a střední podniky, softwarové řešení vyvinuté vaším podnikem nebo pro váš podnik. Poznámka: během procesu udělování oprávnění budete muset prokázat: rozsah používání počítačů, hardwarovou platformu, která je k dispozici, a na ní používaný operační systém, oddělení funkcí mezi vývojem, testováním a provozem, oddělení funkcí mezi uživateli, jak je kontrolován přístup do různých částí systému, zda byly provedeny nějaké úpravy standardního balíčku, seznam účtů hlavní knihy, zda systém používá ověřování přechodných účtů, jak jsou závazky ve vztahu ke clu / spotřební dani / DPH překódovány v hlavní knize, zda pracujete v režimu dávkového zpracování, zda jsou skladové a finanční záznamy propojeny, jak spravujete své záznamy, jsou-li udržovány externím poskytovatelem softwaru. 3.2.3 Pokud jsou činnosti, například vytváření databáze stálých údajů nebo klíčování údajů, rozděleny mezi více míst, uveďte, které činnosti jsou v jednotlivých místech prováděny. Pododdíl 3.3 Vnitřní kontrolní systémy Podle čl. 14i písm. d) prováděcího předpisu k celnímu kodexu Společenství byste měli mít systém, který odpovídá druhu a velikosti vašeho podniku a je vhodný pro řízení toku zboží, a provádět vnitřní kontroly umožňující zjistit nezákonné nebo nestandardní transakce. 3.3.1 Během návštěvy auditorů byste měli doložit, že své postupy pravidelně a v plném rozsahu přezkoumáváte, dokumentujete změny a o změnách informujete dotčené zaměstnance. 3.3.2 Příkladem druhů auditu mohou být: vnitřní audit prováděný v rámci vaší společnosti nebo vaší mateřskou společností, vnější audit prováděný zákazníky, nezávislými účetními/auditory, celními nebo jinými státními orgány. Pokud celní orgán navštíví vaše provozovny, budete také muset poskytnout všechny zprávy o auditu, jakož i doložit přijetí opatření k nápravě všech zjištěných nedostatků. 3.3.3 Stálé údaje nebo hlavní soubory představují klíčové informace o vašem podniku, např. jména a adresy zákazníků, dodavatelé, soubory obsahující informace o výrobcích jako popis zboží, zbožové kódy a původ atd. Pododdíl 3.4 Tok zboží 3.4.1 Vaše postupy registrace by během přijetí zboží měly zahrnovat: postupy objednávání, 12
potvrzení objednávky, odesílání/dopravu zboží, požadavky na podklady, dopravu zboží z hranic do vaší provozovny nebo do provozoven vašich zákazníků, příjem zboží ve vaší provozovně nebo v provozovnách zákazníků, platbu/zúčtování, jak, kdy a kdo zadává zboží do evidence zásob. Během skladování zboží: jasné určení místa pro skladování zboží, bezpečné skladování nebezpečného/rizikového zboží, zda jsou zásoby evidovány podle hodnoty a/nebo množství, existenci postupu inventarizace a její četnost, jsou-li ke skladování vašeho zboží využívány prostory třetí strany, postup sesouhlasení vaší evidence zásob a evidence zásob třetí strany, je-li pro skladování zboží používáno dočasné umístění. Během výroby zboží: vystavování pracovních příkazů, vystavování žádanek na skladové položky a vydávání ze skladu, výrobní proces, povinnosti zaměstnanců a udržované záznamy, kódy receptur, zadávání hotového výrobku a nevyužitých zásob do evidence zásob, používání standardních výrobních metod ve výrobě. A během odesílání zboží: příjem objednávek zákazníků a vystavování pracovních příkazů nebo nákupních objednávek, informování skladu o prodejní objednávce / uvolnění zboží, pokyny třetí straně, je-li zboží skladováno jinde, přípravu zboží k odběru, balící postupy, jak, kdy a kdo aktualizuje evidenci zásob. 3.4.2 Vaše postupy kontroly a řízení kvality by měly během přijetí zboží zahrnovat: sesouhlasení nákupních objednávek a přijatého zboží, postupy pro vrácení/odmítnutí zboží, postupy pro zjišťování a oznamování dodávek menšího a většího množství, než bylo objednáno, postupy pro zjišťování a opravu nesprávných zápisů v evidenci zásob, identifikaci zboží ze třetích zemí v rámci systému. Během skladování zboží: evidenci a kontrolu zásob, identifikaci zboží Společenství a zboží ze třetích zemí (nepoužije se pro AEOS), pohyb zboží mezi místy pro skladování v rámci téže provozovny nebo mezi různými provozovnami a jeho evidence, postupy pro řešení případů rozbití, zkažení nebo zničení zboží, ztrát a odchylek v zásobách. 13
Během výroby: monitorování a kontroly výrobního procesu vedením, např. výtěžnost, způsob řešení nesrovnalostí, odchylek, odpadu, vedlejších produktů a ztrát ve výrobním procesu, kontrolu kvality vyrobeného zboží a zaznamenávání výsledků, bezpečné nakládání s nebezpečným zbožím. A během odesílání zboží: průvodky / potvrzení o převzetí, dopravu zboží k vašim zákazníkům nebo na hranice pro (zpětný) vývoz, vystavování prodejních faktur, pokyny zástupci pro (zpětný) vývoz a vystavování/dostupnost/kontrolu dokladů, potvrzení přijetí / doklad o odeslání zboží, vrácené zboží kontrolu, počítání a zaznamenávání do evidence zásob, platby a dobropisy, řešení nesrovnalostí, dodávek menšího než objednaného množství a odchylek. Pododdíl 3.5 Celní postupy Pro splnění kritéria uvedeného v čl. 14i písm. e) prováděcího předpisu k celnímu kodexu Společenství byste případně měli mít zavedeny uspokojivé postupy pro vyřizování licencí a povolení spojených s opatřeními v oblasti obchodní politiky nebo s obchodem se zemědělskými produkty. Pro splnění kritéria uvedeného v čl. 14i písm. g) prováděcího předpisu k celnímu kodexu Společenství byste měli zajistit, aby zaměstnanci měli povědomí o potřebě informovat celní orgány, kdykoli jsou zjištěny potíže ohledně dodržování celních předpisů, a stanovit vhodné kontaktní osoby, které by o těchto okolnostech vyrozuměly celní orgány. 3.5.1 V pozici dovozců, vývozců a skladovatelů by vaše postupy měly zahrnovat: jak zajišťujete úplnost, přesnost a včasnost celních prohlášení, která zpracováváte sami, včetně provádění kontrol vedením, předkládání nebo dostupnost podkladů, aktuální informace (jména a adresy) o celních zástupcích / třetích stranách, jejichž služeb využíváte, jak jsou celní zástupci jmenováni, např. kontroly důvěryhodnosti a vhodnosti, které provádíte před jejich jmenováním, okolnosti, za kterých je jejich služeb využíváno, smlouvy podrobně uvádějící povinnosti, včetně druhu zastoupení celním zástupcem, např. přímé, nepřímé, způsob, jakým svému celnímu zástupci poskytujete jasné a jednoznačné pokyny, jak poskytujete podklady (např. licence, osvědčení atd.) svému celnímu zástupci, včetně předkládání a udržování/vracení, co by měl celní zástupce udělat, pokud nejsou instrukce jasné, kontrolu/ověřování přesnosti a včasnosti práce celního zástupce z vaší strany, jak informujete celního zástupce o jakýchkoli chybách/změnách týkajících se položek, které byly předmětem podaných celních prohlášení, řešení nesrovnalostí, 14
dobrovolné oznamování chyb celním orgánům. V pozici zástupců třetích stran by vaše postupy měly zahrnovat: smlouvy podrobně uvádějící povinnosti, včetně druhu zastoupení, které budete používat, např. přímé, nepřímé, jak zajišťujete úplnost, přesnost a včasnost celních prohlášení, která zpracováváte, včetně provádění kontrol vedením, pohotové předkládání nebo dostupnost podkladů, jak jsou vaši zaměstnanci seznamováni s požadavky zákazníků a smluv, jak postupujete, pokud pokyny zákazníků nejsou jasné nebo poskytnuté informace nejsou správné, jak postupujete, pokud zjistíte chyby/změny týkající se položek, které byly předmětem podaných celních prohlášení, dobrovolné oznamování chyb celním orgánům. 3.5.2 Jsou-li tyto pokyny zdokumentovány, měli byste během návštěvy celních auditorů doložit, že své postupy pravidelně a v plném rozsahu přezkoumáváte, dokumentujete změny a o změnách informujete dotčené zaměstnance. 3.5.3 Jsou-li zavedeny postupy pro správu licencí a oprávnění, měli byste během návštěvy celních auditorů doložit, že své postupy pravidelně a v plném rozsahu přezkoumáváte, dokumentujete změny a o změnách informujete dotčené zaměstnance. Pododdíl 3.6 Postupy týkající se zálohování, obnovy a rezervy a archivace Pro splnění kritéria uvedeného v čl. 14i písm. f) prováděcího předpisu k celnímu kodexu Společenství byste měli mít zavedeny uspokojivé postupy pro archivaci a vyhledávání záznamů společnosti a údajů o společnosti a pro ochranu proti ztrátě údajů. 3.6.1 Vaše postupy by měly zahrnovat, na jakém druhu médií a v jakém softwarovém formátu jsou údaje uloženy a zda dochází ke kompresi údajů a v jaké fázi. Pokud je využíváno služeb třetí strany, uveďte prosím postupy, četnost a umístění zálohovaných a archivovaných informací. 3.6.3 Pokud ano, uveďte, jak zaručujete dlouhodobou technickou kvalitu záznamu a dostupnost hardwaru a programového kódu. Pododdíl 3.7 Ochrana počítačových systémů Pro splnění kritéria uvedeného v čl. 14i písm. h) prováděcího předpisu k celnímu kodexu Společenství byste měli uplatňovat odpovídající opatření týkající se bezpečnosti informačních technologií, například firewally a antivirovou ochranu, která chrání váš počítačový systém proti neoprávněnému vniknutí a zabezpečují vaši dokumentaci. 3.7.1 Otázka a): Vaše opatření by měla zohledňovat: aktualizovaný bezpečnostní plán popisující opatření k ochraně vašeho počítačového systému před neoprávněným přístupem i záměrným zničením nebo ztrátou informací, informace o tom, zda provozujete společné systémy na více místech, a jak jsou řízeny, 15
kdo je odpovědný za ochranu a chod počítačového systému společnosti (odpovědnost by neměla být omezena pouze na jednu osobu, ale na několik osob, které jsou schopné vzájemně sledovat své kroky), informace o firewallech a antivirové ochraně, plán nepřetržitého provozu / plán postupu pro obnovení činnosti v případě mimořádných událostí, záložní postupy, pokud váš systém nefunguje, včetně obnovy všech důležitých programů a dat. Otázka b): Uveďte četnost zkoušek neoprávněného proniknutí do vašeho systému, zaznamenané výsledky a způsob řešení mimořádných situací, kdy je systém narušen. 3.7.2 Vaše postupy pro přístupová práva by měly zahrnovat: jak vydáváte oprávnění pro přístup a úroveň přístupu do počítačových systémů (přístup k citlivým informacím by měl být omezen na zaměstnance, kteří jsou oprávněni provádět změny/doplňovat informace), formát hesel, četnost změn a kdo hesla vydává a odstraňování/udržování/aktualizace údajů o uživateli. Pododdíl 3.8 Zabezpečení dokumentace 3.8.1 Vaše opatření budou obvykle zahrnovat: evidenci a zálohování dokumentů, včetně skenování a mikrofiše, a omezení přístupu, aktualizovaný bezpečnostní plán popisující opatření k ochraně dokumentů před neoprávněným přístupem i jejich záměrným zničením nebo ztrátou, zakládání a bezpečné a zabezpečené uchovávání dokumentů, včetně odpovědnosti za nakládání s nimi, řešení mimořádných událostí, které ohrožují zabezpečení dokumentů. 3.8.2 Vaše opatření by měla zohledňovat: zkoušky neoprávněného proniknutí do vašeho systému a zaznamenané výsledky, plán nepřetržitého provozu / plán postupu pro obnovení činnosti v případě katastrofy, zdokumentovaná nápravná opatření přijatá v důsledku jakýchkoli skutečných mimořádných událostí. Oddíl IV Platební schopnost (článek 5a celního kodexu, článek 14j prováděcího předpisu k celnímu kodexu, pokyny pro OHS, část 2, bod 2.3, příloha 2, bod 3). Platební schopností se rozumí dobrá finanční situace, která vám s patřičným ohledem na povahu vaší podnikatelské činnosti umožňuje plnit vaše závazky, a bude vycházet z údajů posledních tří let. Pokud působíte méně než tři roky, bude vaše platební schopnost posuzována podle záznamů a informací, které jsou dostupné (viz otázka 4.3). Tyto záznamy by se měly vztahovat pouze k žadateli, který podává žádost o status OHS. Všechny známé informace, které ovlivní vaši platební schopnost v dohledné budoucnosti, by měly být uvedeny v odpovědi na otázku 4.4. 16
4.1 Uveďte prosím informace o insolvenčním nebo konkurzním řízení nebo řízení o likvidaci zahájeném proti vaší společnosti nebo v souvislosti s aktivy vaší společnosti v posledních třech letech. 4.2 Požadované doklady nebo informace se mohou týkat také jakýchkoli podmíněných závazků nebo rezerv, stavu čistých oběžných aktiv nebo stavu čistých aktiv a rozsahu zahrnutí nehmotných aktiv. V určitých případech může být pro podnik běžnou praxí, že má čistá záporná aktiva, např. pokud mateřská společnost zakládá společnost pro účely výzkumu a vývoje, kdy pasiva mohou být financována úvěrem od mateřské společnosti nebo finančního ústavu. V těchto případech nemusí být záporná čistá aktiva ukazatelem, že podnik není schopen splatit své dluhy, celní orgány však mohou s ohledem na splnění tohoto požadavku požadovat další důkazy, např. příslib půjčovatele, záruku ze strany mateřské společnosti nebo bankovní akreditiv nebo v případě, že jste jediným vlastníkem nebo partnerstvím, seznam veškerého osobního majetku k doložení platební schopnosti podniku. Poznámka: Pro zjištění vaší platební schopnosti mohou celní orgány požadovat předložení aktuální roční účetní závěrky. Celní orgány mohou během své návštěvy ověřit úplné soubory ročních účetních závěrek nebo účetních výkazů za poslední tři roky. Celní orgány mohou také požadovat nahlédnutí do aktuálního vnitropodnikového účetnictví, aby zjistily aktuální finanční situaci. Oddíl V Požadavky na bezpečnost a zabezpečení (článek 5a celního kodexu, článek 14k prováděcího předpisu k celnímu kodexu, pokyny pro OHS, část 2, bod 2.4, příloha 2, bod 4) Pozn.: Tento oddíl se týká kritéria bezpečnosti a zabezpečení pro OHS. Vyplňuje se pouze v případě, že žádáte buď o osvědčení AEOS nebo AEOF. Samohodnocení pro tento požadavek zahrnuje veškeré prostory, které jsou relevantní pro celní činnosti žadatele. Měli byste prokázat vysokou úroveň informovanosti o opatřeních v oblasti bezpečnosti a zabezpečení, a to vnitřních a při svých podnikatelských činnostech se zákazníky, dodavateli a externími poskytovateli služeb, s přihlédnutím k vaší úloze v mezinárodním dodavatelském řetězci. Neměli byste tuto část zaměňovat s požadavky na bezpečnost a ochranu zdraví při práci (viz pokyny pro OHS). Obvykle očekáváme, že postupy uvedené v tomto oddíle budou dosahovat dostatečné úrovně a budou dostatečně podrobné, aby a) jasně určovaly odpovědnou osobu i jejího (její) zástupce a b) zástupce mohl jednat způsobem stanoveným odpovědnou osobou. Všechny postupy by měly být zdokumentovány a měly by být poskytnuty celním orgánům během auditu kritérií pro OHS. Tyto postupy budou vždy kontrolovány na místě. Dokumenty, které máte předložit, a zejména informace uvedené v otázkách 5.1.1 a) a b), by měly vyjadřovat: vaši úlohu v mezinárodním dodavatelském řetězci, povahu a velikost vašeho podniku a rizika a ohrožení vašeho podniku. 17
5.1 SAMOHODNOCENÍ 5.1.1 (a) Celní orgány očekávají, že jste vy nebo bezpečnostní společnost, pokud využíváte jejích služeb, provedli zdokumentované posouzení rizik a ohrožení. Nepředložení tohoto posouzení během jejich návštěvy může automaticky vést k doporučení, aby žádost byla zamítnuta. Posouzení rizik a ohrožení zahrnuje všechny prostory, které jsou relevantní pro vaše celní činnosti. Cílem posouzení je určit rizika a ohrožení, která se mohou vyskytnout v té části mezinárodního dodavatelského řetězce, kde působíte, a prověřit zavedená opatření k minimalizaci rizik a ohrožení. Mělo by se vztahovat na všechna rizika související se zabezpečením vaší úlohy v mezinárodním dodavatelském řetězci a mělo by zahrnovat například: fyzická rizika, která hrozí provozovně a zboží, daňová rizika, smluvní ujednání pro obchodní partnery ve vašem dodavatelském řetězci. Toto posouzení by mělo zahrnovat: zboží, se kterým obchodujete, případně zvláštní postupy pro letecký náklad / leteckou poštu (přístup, manipulaci, skladování atd.), prostory a budovy určené pro skladování, výrobu atd., zaměstnance včetně náboru, využívání dočasných zaměstnanců, zaměstnance smluvních subdodavatelů, přepravu zboží, nakládku a vykládku, počítačový systém, účetní záznamy a doklady, mimořádné události týkající se zabezpečení v kterékoli z výše uvedených oblastí oznámené v poslední době. Měli byste také doložit, jak často se dokument přezkoumává a aktualizuje. Postupy by měly zahrnovat způsob oznamování mimořádných událostí a četnost budoucího přezkoumávání. Celní orgány také požadují, abyste doložili, jak a kdy jsou s vašimi postupy seznamováni zaměstnanci i návštěvníci. 5.1.1 (b) Nepředložení plánu zabezpečení nebo posouzení rizik a ohrožení při jejich návštěvě může vést k předčasnému ukončení návštěvy nebo zamítnutí žádosti. Měl by být zaveden program přezkoumávání plánu zabezpečení, který by měl zahrnovat záznamy změn podepsané a datované odpovědnou osobou. 5.1.2 Měli byste zahrnout popis nejméně pěti nejvíce vnímaných rizik, která jste určili. Očekáváme, že jste tato rizika posoudili a zahrnuli je do svého posouzení rizik a ohrožení, včetně jejich pravděpodobnosti, důsledků a opatření. Příkladem těchto rizik mohou být: pašování nedovoleného zboží, kontaminace výrobků, nedovolená manipulace se zbožím určeným na vývoz, neoprávněný přístup do provozovny, objektů atd. 5.1.3 18
Stručně popište postup pro určování, provádění, sledování a přezkoumávání bezpečnostních opatření. Budete muset určit odpovědnou osobu a její úkoly. Na odpovídající úrovni v organizaci by měla být jedna osoba, která má celkovou odpovědnost za všechna bezpečnostní opatření a nezbytnou pravomoc v případě potřeby provádět vhodná bezpečnostní opatření. Pokud tomu tak není, uveďte všechna oddělení, která se podílejí na tomto procesu a celkové koordinaci a řízení. Jsou-li využívány externí bezpečnostní služby, měla by tato odpovědná osoba mít na starosti smlouvu a zajistit, aby existovala řádná dohoda o úrovni služeb splňující požadavky na OHS, jak vyplývá z otázek v tomto oddíle. Odpovědná osoba by měla být schopna vysvětlit a mít zavedené odpovídající postupy pro navrhování, přezkoumávání a aktualizaci všech bezpečnostních opatření. Tato osoba bude obvykle odpovědná za zpracování odpovědí požadovaných v otázkách 5.1.1 a) a b). Očekáváme, že postupy budou dostatečné k tomu, aby jakékoli osobě zastupující odpovědnou osobu umožnily převzít odpovědnost a ujmout se požadovaného úkolu. 5.1.4 Ačkoli v mnoha případech se budou bezpečnostní opatření pravděpodobně vztahovat na konkrétní místo, postupy pro určování, provádění, sledování a přezkoumávání opatření lze pro všechna místa harmonizovat. Nejsou-li opatření harmonizována, může to zvýšit četnost fyzického prověřování ze strany celních orgánů. 5.1.5 a) a b) Měli byste mít zdokumentované postupy, které zaměstnancům i návštěvníkům umožní a přimějí je, aby oznámili všechny mimořádné události týkající se zabezpečení, například neoprávněný přístup, krádež, využívání neprověřených zaměstnanců. Mělo by zde být zahrnuto, jak a komu je třeba události oznámit a kde tyto osoby sídlí. Vaše postupy by měly také podrobně uvádět, jak a kdo by měl tyto mimořádné události vyšetřovat a oznamovat. Pokud jste odpověděli ne, uveďte prosím, jak tuto oblast hodláte řešit a uveďte časový rámec. Odpovíte-li ano, měli byste vysvětlit, jak jsou bezpečnostní pokyny sdělovány zaměstnancům, a měli byste zahrnout informace o způsobu, kterým zajišťujete, aby se s nimi vaši zaměstnanci seznámili. Měli byste také vysvětlit, jak jsou s bezpečnostními pokyny seznamováni vaši návštěvníci. Viz také otázka 5.2.2. Odkazy na bezpečnostní pokyny by neměly být zaměňovány s žádnými pokyny vyžadovanými v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a měly by být objasněny návštěvníkům i zaměstnancům. 5.1.6 a) a b) Tato otázka se vztahuje k bezpečnosti mezinárodního dodavatelského řetězce, a nikoli k mimořádným událostem týkajícím se bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. Například: ztráty ve skladu, porušené závěry, poškozená zařízení, která mají bránit manipulaci. Pokud došlo k nějakým mimořádným událostem, očekáváme, že vaše postupy týkající se bezpečnosti a zabezpečení byly přezkoumány a aktualizovány tak, aby zahrnovaly nápravná opatření. Bude také nutné doložit, jak byli s těmito změnami následně seznámeni vaši zaměstnanci a návštěvníci. 19
Pokud jsou na základě přezkoumání vašich postupů týkajících se bezpečnosti a zabezpečení provedeny změny, měly by být zaznamenány jako revize s uvedením data a revidovaných částí. 5.1.7 a) a b) Měli byste se ujistit, že máte originální dokumentaci, včetně hodnotící zprávy, je-li k dispozici, protože celní orgány mohou tuto dokumentaci během kontroly na místě vyžadovat. Celní orgány při přípravě a provádění auditu přihlédnou k příslušným osvědčením. Například: schválený agent (osvědčení a hodnotící zpráva), známý odesílatel (osvědčení a hodnotící zpráva), TAPA (osvědčení a hodnotící zpráva), ISO (osvědčení a příručka jakosti). 5.1.8 Vaše odpověď by měla zahrnovat například informace o nebezpečných chemikáliích, zboží vysoké hodnoty nebo zboží podléhajícím spotřební dani a měli byste vysvětlit, zda se jedná o pravidelné nebo nepravidelné zboží. Například: zvláštní balení, zvláštní požadavky na skladování. Viz také 5.5.1 (logistické postupy). 5.1.9 a) a b) Vaše odpověď by měla zahrnovat název a adresu společnosti (společností) a uvádět, kolik let služeb této bezpečnostní společnosti využíváte a zda vám poskytuje i jiné služby. Pokud bezpečnostní společnost provedla posouzení rizik, vaše odpověď by měla také uvádět, zda některá zjištěná rizika byla zahrnuta do vašeho posouzení rizik a ohrožení, ke kterému se vztahuje otázka 5.1.1 a). Dokumenty by měly uvádět datum, kdy bylo posouzení provedeno, a provedení veškerých doporučení. Dokument by měl být při návštěvě k dispozici. 5.1.10 Vaše odpověď by měla uvádět požadavky různých zákazníků / pojišťoven a zboží, na které se vztahují zvláštní požadavky, například požadavky na balení nebo skladování. Máte-li širokou škálu výrobků a požadavků, bude stačit jejich shrnutí. Podrobněji budou přezkoumány při návštěvě. 5.2 PŘÍSTUP DO PROVOZOVNY 5.2.1 a) a b) Měli byste stručně popsat postup a případně objasnit, zda existují nějaké postupy specifické pro dané místo. Je-li v žádosti zahrnuto více míst, může být užitečné tato místa popsat nebo o nich poskytnout celkový přehled. Vaše postupy by měly dokumentovat, kdo má přístup do kterých prostor, budov nebo místností, a jak je přístup kontrolován, například pomocí přístupových kódů nebo čtecích karet s magnetickým kódem. Omezení přístupu by měla přihlížet k posouzení rizik a ohrožení uvedenému v otázce 5.1.1 a). Vaše systémy by měly být schopny zjistit pokusy o neoprávněný přístup a tyto pokusy sledovat. Popište systém používaný pro identifikaci zaměstnanců a jejich odlišení od návštěvníků, např. identifikační karty. 20