Obecné principy řízení projektů

CENTRUM CELOŽIVOTNÍHO VZDĚLÁVÁNÍ JEZERKA O.P.S. Obecné principy řízení projektů Pracovní sešit Komplexní vzdělávací program pro lektory zaměřený na Evropskou unii a zpracování evropských projektů

CENTRUM CELOŽIVOTNÍHO VZDĚLÁVÁNÍ JEZERKA O.P.S. Obecné principy řízení projektů Studijní text byl zpracován v rámci projektu Komplexní vzdělávací program pro lektory zaměřený na Evropskou unii a zpracování evropských projektů, který je spolufinancován Evropskou unií. Autor: Doc. Ing. Jaroslav Pakosta, CSc. Pardubice 2007 Tento text neprošel redakční ani jazykovou korekturou.

Úkol 1: Vymezte nejdůležitější schopnosti a znalosti manažera projektu (alespoň 8 charakteristických bodů). Diskutujte. Úkol 2: Mezi hlavní odpovědnosti manažera projektu patří Obecné principy řízení projektů PRACOVNÍ SEŠIT Strana 1

Úkol 3: Diskutujte požadavky etických norem v práci projektového manažera. Jak vnímáte etický kodex projektových manažerů. Úkol 4: Vymezte a diskutujte bariéry budování projektového týmu. Obecné principy řízení projektů PRACOVNÍ SEŠIT Strana 2

Úkol 5: Charakterizujte a diskutujte následující možné manažerské styly manažera projektu: autokratický: Laissezfaire: demokratický: Úkol 6: Které z následujících bodů byste doporučil manažerovi projektu jako praktickou radu pro řízení projektového týmu: o osobní příklad pozitivních přístupů, o korektnost a loajalita k projektu, k týmu i vlastní organizaci, o konzistence slibů, názorů, prohlášení i metod, o pozornost a vstřícnost k potřebám a žádostem svých podřízených, o vytváření prostoru pro profesionální růst podřízených delegováním, nabídkou profesionálních výzev, o využití pracovního elánu a otevření příležitostí naučit se a dovědět, o přesnost formulací kladených požadavků a úkolů a trpělivost při dodatečném objasnění, o vyměření kritiky i pochvaly korektně a podle zásluh, co nejvíce v podobě veřejných pochval a diskrétních kritik, o udržování týmového ducha a pěstování pocitu příslušnosti k týmu, Obecné principy řízení projektů PRACOVNÍ SEŠIT Strana 3

o poctivé a spravedlivé využití systému osobního hodnocení, pokud ve společnosti existuje. Úkol 7: Po prostudování konkrétního projektu uvedeného v textu modulu 4 nakreslete typ organizační struktury tohoto projektu. Úkol 8: Kterou organizační strukturu považujete za efektivní pro základní či střední školu. Vyberte a diskutujte z: útvarový projektový management maticový projektový management ryzí projektový management síťový projektový management Úkol 9: V textu modulu 4 vyhledejte a diskutujte projektové zásady. Obecné principy řízení projektů PRACOVNÍ SEŠIT Strana 4

Úkol 10: Srovnejte běžné liniové řízení a projektové řízení. Postupujte tak, že následující body doplníte charakteristikami v obou druzích řízení podle manažerských činností (např. zdroje, pracovníci, kontrola atd.). Liniové řízení Projektové řízení Úkol 11: Pro následující činnosti projektového managementu vymezte potřebné vstupy a očekávané výstupy: Činnosti Vstupy Výstupy Zahájení projektu Obecné principy řízení projektů PRACOVNÍ SEŠIT Strana 5

Plánování projektu Řízení a koordinace projektových prací Monitoring, kontrola Uzavření projektu Obecné principy řízení projektů PRACOVNÍ SEŠIT Strana 6

Úkol 12: Vymezte oblasti, z nichž se skládá studie proveditelnosti: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Úkol 13: Vymezte doporučenou strukturu identifikačních dat projektu, která jsou zpracována ve fázi zahájení projektu (očekáváno je 10 základních identifikačních dat): Obecné principy řízení projektů PRACOVNÍ SEŠIT Strana 7

Úkol 14: Které zásady pro formulování projektových cílů a strategií považujete za nejdůležitější. Úkol 15: Vymezte hlavní kapitoly (dílčí části) plánu projektu. Úkol 16: Z následujících druhů nákladů vyberte ty, které obsahuje rozpočet projektu EU (uznatelné náklady): 1. náklady na mzdu pracovníků 2. náklady na mzdu odborného personálu 3. náklady na mzdu manažera projektu 4. náklady na mzdu ekonoma projektu Obecné principy řízení projektů PRACOVNÍ SEŠIT Strana 8

5. náklady na mzdu účetní 6. náklady na mzdu administrativního pracovníka 7. diety (ubytování a stravné) 8. cestovné pro zahraniční personál 9. mezinárodní cestovné 10. nákup výpočetní techniky 11. nákup DHM 12. nájem zařízení a budov 13. náklady na SW 14. spotřební a provozní materiál 15. nájem kanceláře 16. provoz vozidla 17. úhrada telefonu, poštovného 18. nákup školících materiálů 19. náklady na konference a kurzy 20. investiční náklady na přístavbu dílen. Úkol 17: Vymezte jaký problém projekt řeší. Využijte přiložený podklad uvedený jako příloha č. 1. Obecné principy řízení projektů PRACOVNÍ SEŠIT Strana 9

Jaký problém projekt řeší Příloha č. 1 1. Popište, jaký problém ve Vašem regionu chcete řešit Definujte problém kvalitativně (jak se projevuje v praxi) Definujte ho kvantitativně Číselné údaje Trendy Místo Definujte dopad problému na společnost 2. Jaké řešení navrhujete? Popište Váš konkrétní projektový záměr s uvedením, jak řeší problém popsaný výše. Pokuste se řešení vyjádřit kvalitativně a kvantitativně, uveďte harmonogram a místo realizace. 3. Jaké bude mít konkrétní Pro koho budou výsledky Jaké budou výsledky? výsledky v praxi? Pro přínosem koho budou výsledky přínosem? 4. Pokud odpovědi Kroky pro nalezení odpovědí na uvedené dvě otázky neznáte, uveďte, co musíte pro nalezení odpovědí udělat. 5. Uveďte všechny ostatní Zainteresované Zapojení strany do Zainteresovaná hlavní strany zaintereso strany projektu je žádoucí strana se svým vané na řešení tohoto zapojením problému a napište, souhlasí s kým jste navrhovaný projekt předjednali. Obecné principy řízení projektů PRACOVNÍ SEŠIT Strana 10

Úkol 18: Analyzujte, jak váš projekt plní následující kriteria úspěšnosti projektů. Kritéria úspěšnosti projektů Projekty musí: 1. mít vazbu na opatření 2. mít jasnou cílovou skupinu, jasné výsledky, znatelnost 3. mít jasné, dosažitelné a reálné cíle 4. přinášet jasné výsledky cílové skupině 5. prokazovat, že výsledky jsou dosažitelné v daném časovém rámci a s uvedenými zdroji 6. mít uznatelné nositele 7. mít uznatelné činnosti 8. mít uznatelné náklady 9. zapojit zaměstnavatele, zaměstnavatelé na kolik jsou ochotni a co očekávají 10. reálně zhodnotit očekávání zaměstnavatelů a jejich ochotu ke spolupráci 11. reálně zhodnotit očekávání příjemců a jejich ochotu účastnit se a učit 12. mít být realizovatelné a efektivně využívat zdroje 13. mít partnerství 14. mít jasné standardy definovat projekt.činnosti, akreditace, záznam docházky 15. mít měření, sledování a hodnocení 16. mít kvalitní řízení 17. zajistit udržitelnost projektu Zaškrtnutím v příslušném sloupci vyznačte, jak váš projekt plní shora uvedená kritéria: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 Kritérium plní úplně Kritérium plní částečně Kritérium zatím neplní Obecné principy řízení projektů PRACOVNÍ SEŠIT Strana 11

Úkol 19: Podle analýzy zpracujte plán zlepšení projektu. Plán zlepšení projektu Kterým kritériím úspěšnosti je třeba věnovat pozornost? Co podniknete, abyste správně určili vaše kritéria úspěšnosti? Kdo to provede? Kdy to bude provedeno? Napadají Vás po dnešním semináři konkrétní zlepšení, která provedete na svém projektu v některé z níže uvedených oblastí: Uznatelnost Vazba projektu na cíl(e) opatření Upřesnění výstupů projektu Upřesnění plánu projektových činností Budování partnerství Prověření hodnoty za peníze Upřesnění způsobu řízení projektu Ostatní Kroky ze zlepšení projektu Kdo Kdy Úkol 20: Vymezte partnery svého projektu a zpracujte plánovací matici partnerství. Plánování partnerství Následující úvahy jsou nejdůležitější: Co partneři do projektu přinášejí? Jsou uznatelní? Jakou úlohu by měli hrát? Jaký závazek povinnost by měli přijmout a jakým způsobem ho splní? A zapadají do sebe tyto partnerské úlohy logicky? Existují nějaké mezery, překrývají se někde, existují nějaké třecí plochy, možné konflikty? Pokud ano, jak se to bude řešit? Přijetí závazku partnerství by mělo být stvrzeno písemně. Plánovací matice Partner Úloha Vklad (přínos) Poznámky Obecné principy řízení projektů PRACOVNÍ SEŠIT Strana 12

Příloha č. 2 Matice pro plánování projektu Projekt: Kód projektu: Datum: Cíle: Cíl(e) projektu Cíle OP / opatření Cíle Národního rozvojového plánu Míra přispění k těmto cílům (dopad) Kvantifikované výsledky / příjemci Kvantifikované výstupy Činnosti (fáze návrhu) Vstupy (fáze rozpracování) Celkový rozpočet Celkové vstupy Investiční: Patří sem: pozemek, budovy, zařízení + jiné incest.náklady Neinvestiční: Patří sem: náklady na pracovníky, konzultace a jiné neinvestiční náklady Přímé náklady předkladatele Přímé náklady celkem Náklady subdodavat. Subd. náklady celkem Investiční vstupy celkem Neinvestiční vstupy celkem Celkem Obecné principy řízení projektů PRACOVNÍ SEŠIT Strana 13

Úkol 21: Úkol 22: Zpracujte matici pro plánování projektu podle zadaných podkladů Podle pokynů a předaných testovacích materiálů proveďte test Vaší matice pro plánování projektu. Úkol 23: Vymezte cílové skupiny zapojené do projektu podle následujících kroků: 1. Identifikace cílových skupin Charakteristiky Cílové skupiny Cílová skupina 1 Cílová skupina 2 Cílová skupina 3 Pohlaví Věková skupina/y Povaha nezaměstnanosti Vzdělání Dovednosti/předchozí zkušenosti Ambice/motivace Exkluze/překážky Zeměpisný rozsah 2. Sestavení pořadí cílových skupin 3. Vytvoření mapy cílových skupin Cílová skupina Počty Konkrétní překážky Pravděpodobnost vstupu do programu a míra úspěšnosti Důležitost pro projekt Obecné principy řízení projektů PRACOVNÍ SEŠIT Strana 14

Úkol 24: Proveďte test předběžných činností matice pro plánování projektu. Každou z činností ohodnoťte +1 (rozhodně dosažitelné, uznatelné, přiměřené, atd.), 0 (částečně dosažitelné, uznatelné, přiměřené, atd.), 1 (pravděpodobně nedosažitelné, uznatelné, přiměřené, atd.), Hlavní činnosti Dosažitelné Uznatelné Přiměřené 1 2 3 4 Úkol 25: Podle pokynů a předaných testovacích materiálů proveďte test logiky činností, výstupů a vstupů. Úkol 26: Podle pokynů a předaných testovacích materiálů proveďte test uznatelnosti projektu, partnerů a nákladů. Úkol 27: Zpracujte matici analýzy rizik. Předpoklady pro úspěch projektu Pravděpodobnost, že předpoklad vyjde (nízká 0 střední 2 vysoká 5) Vliv na úspěch projektu (které výstupy, cíle nebo výsledky jsou ohroženy) Co s tím. Je možné tato rizika řídit. Předcházet jim. Hlavní rizika Opatření vedoucí k eliminaci vlivu Obecné principy řízení projektů PRACOVNÍ SEŠIT Strana 15

Úkol 28: Podle pokynů a předaných testovacích materiálů zpracujte modelový časový plán projektu Ganntovo schema. Úkol 29: Podle pokynů a předaných testovacích materiálů promítněte na základě Ganntova schematu časové vymezení výdajů (event.příjmů) projektu do cash flow. Úkol 30: Podle následujícího schéma zpracujte popis projektu. Popis projektu Zdůvodnění a vazby projektu Zdůvodnění potřebnosti projektu: Vazba projektu na příslušné opatření programu: Vazba projektu na strategické dokumenty: Zaměření, cílové skupiny a činnosti projektu Cíle projektu: Cílové skupiny: Přínos pro cílovou skupinu: Zapojení cílových skupin: Činnosti realizované projektem: Doprovodná opatření Budou součástí projektu doprovodná opatření?: Popis doprovodných opatření? Udržitelnost Popis pokračování činností po skončení podpory? Rizika Existují rizika při realizaci projektu?: Obecné principy řízení projektů PRACOVNÍ SEŠIT Strana 16

Popis rizik a návrh opatření jak jim předcházet: Úkol 31: Podle následujícího schéma zpracujte popis realizace projektu Realizace projektu Popis realizace projektu Metody realizace: Zapojení partnerů: Partner Role Důvod zapojení Práce s cílovou skupinou Vnitřní postupy řízení a hodnocení: Opatření pro zajištění publicity: V čem je projekt inovativní: Složení realizačního týmu Počet podílejících se osob: Zapojení jednotlivých členů týmu v projektu: Role člena týmu Název subjektu Úvazek Zapojení Zkušenosti žadatele a partnerů Zkušenosti žadatele s řízením a realizací projektů v oblasti RLZ: Zkušenosti partnera s obdobnými projekty: Partner Popis projektu Obecné principy řízení projektů PRACOVNÍ SEŠIT Strana 17

Předchozí spolupráce s partnerem: Partner Popis spolupráce Úkol 32: Podle následujícího schéma zpracujte náklady projektu Náklady projektu Rozpočet Náklady na celý projekt Finanční plán na jednotlivé roky Druh výdajů Jednotka Počet Jednotková Celkové 1.rok 2.rok jednotek cena náklady 1. Osobní náklady 1.1. Náklady na pracovníky 1.1.1. Odborný personál hod./měsíc 1.1.2. Administrativní/pomocný personál hod./měsíc Lidské zdroje mezisoučet 2. Cestovné 2.1. Diety (ubytování a stravné) 2.1.1. Zahraniční personál den/osoba 2.1.2. Místní personál den/osoba 2.2. Mezinárodní cestovné cesta/osoba 2.3. Místní cestovné měsíc Cestovné mezisoučet 3. Zařízení a vybavení 3.1. Nákup výpočetní techniky kus 3.2. Nákup jiného zařízení kus 3.3. Nákup DHM kus 3.4. Nájem/leasing zařízení, Budov den 3.5. Amortizace vlastního majetku měsíc 3.6. Náklady na opravy a údržbu měsíc 3.7. Náklady na SW kus 3.8. Náklady na nákup výsledků Výzkumu a odborné činnosti publikace Zařízení a vybavení mezisoučet 4. Místní kancelář/náklady projektu 4.1. Spotřební zboží a provozní materiál měsíc Obecné principy řízení projektů PRACOVNÍ SEŠIT Strana 18

4.2. Nájem kanceláře měsíc 4.3. Provoz vozidla měsíc 4.4. Náklady na nákup vody, paliv a energie (elektřina/topení, tel./fax, internet) měsíc 4.5. Jiné výše neuvedené náklady (poštovné, úklid, údržba) měsíc Místní kancelář/náklady projektu mezisoučet 5. Nákup služeb 5.1. Publikace/školicí materiály/manuály kus 5.2. Odborné služby/studie a výzkum služba 5.3. Náklady vyplývající přímo ze smlouvy služba 5.4. Náklady na konference/kurzy konf./kurz 5.5. Jiné náklady Ostatní náklady, služby mezisoučet 6. Drobné stavební úpravy 6.1. Drobná stavební úprava úprava Drobné stavební úpravy mezisoučet 7. Přímá podpora 7.1. Mzdové příspěvky osoba/měsíc 7.2. Cestovné, ubytování a stravné osoba/školení 7.3. Příspěvek na péči o dítě a další závislé osoby osoba/měsíc 7.4. Příspěvky pro účastníky vzdělávacích akcí nebo při nástupu do zaměstnání osoba/měsíc 7.5. Jiné výše neuvedené náklady osoba/měsíc Přímá podpora mezisoučet 8. Celkové uznatelné náklady 9. Celkové neuznatelné náklady 10.Celkové náklady projektu Úkol 33: projektu Podle následujícího schéma zpracujte podklady pro realizaci a řízení Obecné principy řízení projektů PRACOVNÍ SEŠIT Strana 19

Identifikace řídících činností, rolí a zodpovědnosti v řízení, předpokládané zdroje Fáze projektu 1. Příprava projektu Úkoly pro řízení projektu a koordinaci činností v projektu Úkol 1a Úkol 1b Zodpovíd á za žadatele Zodpovíd á za partnera l Zodpovíd á za partnera 2 Dodavatel é Náročnos t na zdroje 2.Zpracová ní žádosti a uzavření ní smlouvy 3. Zahájení projektu Úkol 2a Úkol 2b.... Metody realizace: Popište podrobně metody realizace jednotlivých klíčových aktivit (kroků) a činností spojených s řízením projektu, včetně zdůvodnění zvolených metod. Obecné principy řízení projektů PRACOVNÍ SEŠIT Strana 20

Vnitřní postupy řízení a hodnocení: Popište vnitřní postupy řízení projektu v organizaci (organizační zajištění, vymezení kompetencí, koordinace spolupráce s partnery, průběžná vnitřní kontrola a dohled nad realizací projektu apod.), včetně monitorování a vyhodnocování efektivity řízení a pokroku v realizaci projektu. Složení realizačního týmu Počet podílejících se osob: Zapojení jednotlivých členů týmu v projektu: Role týmu člena Název subjektu Úvazek Zapojení Obecné principy řízení projektů PRACOVNÍ SEŠIT Strana 21

Schéma řízení projektu (organigram): Opatření pro zajištění publicity Opatření pro zajištění publicity Organizační zajištění a charakteristika frekvence, množství, jinak měřitelné ukazatele V čem je projekt inovativní: Popište, v čem je projekt inovativní, zda rozvíjí nové metody, postupy nebo nově pojímá cílové. Zkuste zvážit, zda některá z metod realizace Vašeho projektu nemá nový charakter, zkuste najít prvky, které by mohly sloužit jako pilotní. Vaše nápady jak dosáhnout vyšší míry inovativnosti Vašeho projektu: Obecné principy řízení projektů PRACOVNÍ SEŠIT Strana 22

Úkol 34: Podle pokynů a předaných testovacích materiálů proveďte závěrečný test úplnosti návrhu projektu. Obecné principy řízení projektů PRACOVNÍ SEŠIT Strana 23