Rozsah platnosti dokumentu: pro zaměstnance města Název: Typ dokumentu: STATUTÁRNÍ MĚSTO MOST MAGISTRÁT MĚSTA MOSTU MĚSTSKÁ POLICIE MOST PRAVIDLA ZŘIZOVÁNÍ VÝBORŮ ZASTUPITELSTVA MĚSTA A PŘEDKLÁDÁNÍ MATERIÁLŮ DO TĚCHTO VÝBORŮ pravidla zastupitelstva města Číslo dokumentu: Verze: B Účinnost od: 1. 11. 2013 Účinnost do: - Vlastník dokumentu: zastupitelstvo města Zpracovala: Božena Lorencová Počet stran dokumentu: 9 Počet příloh: - Místo uložení, podoba originálu dokumentu: OKPaT OPČ, listinná Správkyně dokumentu schválila: Mgr. Klára Janoušková Konzultováno s: Mgr. Drahomírou Kouteckou, advokátkou Ing. Barborou Jeníčkovou, představitelkou managementu kvality Tajemnice schválila: Mgr. Jaroslava Boudová Primátor schválil: Ing. Vlastimil Vozka Představitelka managementu kvality uvolnila: Ing. Barbora Jeníčková Razítko a podpis správce dokumentu: Číslo řízené kopie: Datum vydání řízené kopie:
OBSAH 1 ÚVOD... 3 2 POUŽÍVANÉ POJMY A ZKRATKY... 3 3 OBECNÁ USTANOVENÍ... 3 3.1 Druhy výborů... 3 3.2 Členství ve výboru... 4 3.3 Působnost výboru... 4 3.3.1 Finanční výbor... 4 3.3.2 Kontrolní výbor... 4 3.3.3 Osadní výbor... 4 4 ZŘÍZENÍ VÝBORU, TAJEMNÍK VÝBORU... 4 4.1 Příprava zřízení výboru... 4 4.2 Schvalování zřízení výboru, personálního složení, odměn... 5 4.2.1 Schvalování zřízení výboru... 5 4.2.2 Schválení personálního složení výboru... 5 4.2.3 Schválení odměn... 5 4.3 Tajemník výboru... 5 4.4 Volba, jmenování a odvolání... 6 4.4.1 Volba a odvolání členů a předsedy výboru... 6 4.4.2 Zástupce předsedy výboru... 6 4.4.3 Jmenování a odvolání tajemníka výboru... 6 5 DOBA USTANOVENÍ VÝBORU... 6 6 STATUT A JEDNACÍ ŘÁD VÝBORU... 6 6.1 Obsah statutu a jednacího řádu... 6 6.2 Tvorba statutu a jednacího řádu... 7 7 PRVNÍ JEDNÁNÍ VÝBORU... 7 8 EVIDENCE DOKUMENTŮ VÝBORU A JEJICH ZMĚNY... 7 8.1 Evidence dokumentů... 7 8.2 Zveřejnění statutu, jednacího řádu a aktualizace údajů výboru... 8 9 PŘEDKLÁDÁNÍ NÁVRHŮ VÝBORU ZASTUPITELSTVA MĚSTA... 8 10 ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ... 8 11 ZMĚNOVÉ ŘÍZENÍ DOKUMENTU... 8 B Stránka 2 z 9
1 ÚVOD Na základě 117 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů, zastupitelstvo města může, v některých případech musí, zřídit jako své iniciativní a kontrolní orgány výbory. 2 POUŽÍVANÉ POJMY A ZKRATKY Advokátní kancelář advokátní kancelář poskytující právní služby statutárnímu městu Most Člen výboru Komise MmM Město Náměstek OKPaT Primátor Předseda RmM Servis ZmM Tajemník Tajemník výboru Výbor Zákon člen/členka výboru Zastupitelstva města Mostu komise Rady města Mostu Magistrát města Mostu statutární město Most náměstek/náměstkyně primátora statutárního města Mostu odbor kancelář primátora a tajemníka primátor/primátorka statutárního města Mostu předseda/předsedkyně výboru Zastupitelstva města Mostu Rada města Mostu referent/referentka oddělení kancelář primátora OKPaT tajemník/tajemnice Magistrátu města Mostu tajemník/tajemnice výboru Zastupitelstva města Mostu výbor Zastupitelstva města Mostu zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů Zástupce předsedy zástupce/zástupkyně předsedy/předsedkyně výboru Zastupitelstva města Mostu Zastupitel ZmM člen/členka Zastupitelstva města Mostu Zastupitelstvo města Mostu 3 OBECNÁ USTANOVENÍ 3.1 Druhy výborů ZmM musí zřídit na základě 117 odst. 2 a 3 a v souladu s 119 zákona: 1) kontrolní výbor, 2) finanční výbor, 3) výbor pro národnostní menšiny (pouze v případě, pokud ve městě žije podle posledního sčítání lidu alespoň 10 % občanů, hlásících se k národnosti jiné než české). B Stránka 3 z 9
ZmM může zřídit na základě 117 v souladu s 120 a 121 zákona osadní výbor. ZmM si může zřídit i jiný výbor. 3.2 Členství ve výboru Počet členů výboru stanoví ZmM. Počet členů výboru je vždy lichý a výbor musí být minimálně tříčlenný. Členy a předsedu volí ZmM. Členové výboru si ze svých členů zvolí zástupce předsedy. Členem kontrolního a finančního výboru nemůže být primátor, náměstek primátora, tajemník ani osoby zabezpečující rozpočtové a účetní práce na MmM. Předsedou kontrolního a finančního výboru je zastupitel. Členy výboru pro národnostní menšiny jsou i zástupci národnostních menšin, pokud je deleguje svaz utvořený podle zvláštního zákona; vždy však příslušníci národnostních menšin musí tvořit nejméně polovinu všech členů výboru. Předsedou výboru pro národnostní menšiny je zastupitel. Počet členů osadního výboru určí ZmM. Členy osadního výboru jsou občané města, kteří jsou přihlášeni k trvalému pobytu v té části města, pro kterou je osadní výbor zřízen. Předsedu osadního výboru volí ZmM z řad členů osadního výboru. 3.3 Působnost výboru Výbor plní úkoly dle zákona a úkoly, kterými jej pověří ZmM. Za svou činnost odpovídá výbor ZmM. 3.3.1 Finanční výbor Finanční výbor provádí kontrolu hospodaření s majetkem a finančními prostředky města, plní další úkoly, jimiž jej pověřilo ZmM. 3.3.2 Kontrolní výbor Kontrolní výbor kontroluje plnění usnesení ZmM a RmM, kontroluje dodržování právních předpisů ostatními výbory a MmM na úseku samostatné působnosti, plní další kontrolní úkoly, jimiž jej pověřilo ZmM. 3.3.3 Osadní výbor Osadní výbor je oprávněn předkládat ZmM, RmM a výborům návrhy týkající se rozvoje části města a rozpočtu města, vyjadřovat se k návrhům předkládaným ZmM a RmM k rozhodnutí, pokud se týkají části města, vyjadřovat se k připomínkám a podnětům předkládaným občany města, kteří jsou hlášeni k trvalému pobytu v části města, orgánům města. 4 ZŘÍZENÍ VÝBORU, TAJEMNÍK VÝBORU 4.1 Příprava zřízení výboru Tajemník na základě pokynu primátora pověří vedoucího odboru MmM věcně příslušného k úkolům zřizovaného výboru (dále jen zpracovatel ) přípravou materiálů pro zřízení výboru, který je město povinno ze zákona zřídit, nebo které si ZmM zřídí samo. Zpracovatel projedná s primátorem, případně s jeho náměstky, do jejichž gesce patří problematika, kterou se výbor bude zabývat, přípravu materiálu pro zasedání ZmM. Jedná se zejména o zjištění, B Stránka 4 z 9
zda materiál bude připravován již konkrétně, tzn., bude navržen počet členů výboru včetně obsazení nebo počet členů výboru včetně obsazení bude doplněn až na zasedání ZmM. Materiály musí obsahovat následující: 1) stanovení názvu výboru, 2) vypracovaný statut výboru odsouhlasený advokátní kanceláří, 3) vypracovaný jednací řád výboru odsouhlasený advokátní kanceláří, 4) návrh na odměny předsedovi, zástupci předsedy a členům výboru za činnost ve výboru, zpracovaný ve spolupráci s oddělením personálních činností, OKPaT (tento bod se netýká osadního výboru). V případě, že je již projednán návrh jmenovitého obsazení výboru, bude součástí materiálu i tento návrh. Vzor statutu a jednacího řádu je uveden v šablonách - viz kapitola 6.2. V materiálu bude také pro informaci uvedeno, kdo je tajemníkem navržen jako tajemník výboru (netýká se materiálu pro zřízení osadního výboru). V případě zřízení osadního výboru tajemník vyčká pokynu vedení města k přípravě materiálu. Následně pověří konkrétního zaměstnance přípravou materiálu pro zřízení osadního výboru. Další postup je stejný jako při zřízení ostatních výborů ZmM. 4.2 Schvalování zřízení výboru, personálního složení, odměn 4.2.1 Schvalování zřízení výboru ZmM schválí zřízení výboru ve třech krocích/usneseních: 1) první usnesení stanoví zřízení výboru, jeho název a počet členů výboru, 2) druhé usnesení schválí statut výboru, 3) třetí usnesení schválí jednací řád výboru. 4.2.2 Schválení personálního složení výboru Čtvrtým usnesením ZmM zvolí jednotlivé členy výboru a předsedu. 4.2.3 Schválení odměn Pátým usnesením ZmM stanoví odměny pro předsedu, zástupce předsedy a členy výboru. (Netýká se osadního výboru). 4.3 Tajemník výboru Výbor, vyjma osadního výboru, má zřízenou funkci tajemníka výboru, kterého jmenuje a odvolává na návrh zpracovatele tajemník z řad zaměstnanců města zařazených do odboru MmM věcně příslušného k úkolům zřízeného výboru. Tajemník výboru nejpozději do 5 pracovních dnů od zřízení výboru zajistí předložení statutu a jednacího řádu k podepsání primátorem. B Stránka 5 z 9
Tajemník výboru zabezpečuje administrativní činnost výboru. Tajemník výboru není členem výboru a zúčastňuje se zasedání výboru s hlasem poradním. U osadního výboru úkony dané tajemníkovi výboru vykonává předseda. Odměnu za vykonávanou činnost tajemníkovi výboru stanoví tajemník. 4.4 Volba, jmenování a odvolání 4.4.1 Volba a odvolání členů a předsedy výboru Servis ZmM zajistí následující pracovní den po zřízení výboru prostřednictvím správce webu zveřejnění názvu výboru a jeho složení (předseda, členové výboru) na internetových stránkách města. Zajistí rovněž vyplnění F_MNG_046 Osobní dotazník pro členy ZmM, výborů ZmM a komisí RmM, členy výboru. Po vyplnění předá kopii Z_MNG_046 oddělení personálních činností a tajemníkovi výboru. Do 5 pracovních dnů od zvolení, případně odvolání z funkce člena výboru nebo předsedy zajistí vypracování a primátorem podepsání oznámení o zvolení, případně o odvolání (Z_MNG_016 Jmenovací/odvolací dekret pro člena, předsedu komise RmM, pracovní skupiny, výboru ZmM Servis ZmM do 5 pracovních dnů od podpisu dekretu prokazatelným způsobem doručí originál oznámení primátora zvoleným, případně odvolaným, kopii předá oddělení personálních činností, OKPaT, a jednu kopii založí do příslušného šanonu. 4.4.2 Zástupce předsedy výboru Zvolení či odvolání zástupce předsedy členy výboru je pouze zaznamenáno v zápise z jednání výboru. Tajemník výboru následně neprodleně prokazatelným způsobem sdělí servisu ZmM, kdo byl zvolen, či odvolán. Servis ZmM zabezpečí předání této informace oddělení personálních činností, OKPaT, a správci webu za účelem zveřejnění jména zástupce předsedy na internetových stránkách města. 4.4.3 Jmenování a odvolání tajemníka výboru Servis ZmM zajistí do 2 pracovních dnů od zřízení či případného zrušení výboru před koncem funkčního období ZmM (případně při změně tajemníka výboru z jiného důvodu) podepsání jmenovacího, případně odvolacího dekretu tajemníka výboru (Z_MNG_014 Jmenovací/odvolací dekret pro tajemníka komise RmM, pracovní skupiny, výboru ZmM) a zajistí podpis tajemník. Prokazatelným způsobem do 5 pracovních dnů od podpisu dekretu doručí originál jmenovanému případně odvolanému, kopii předá oddělení personálních činností, OKPaT, a jednu kopii založí do příslušného šanonu. 5 DOBA USTANOVENÍ VÝBORU Výbor je ustanoven vždy maximálně na funkční období ZmM, které jej ustanovilo. Dnem skončení funkčního období též automaticky končí platnost výboru. 6 STATUT A JEDNACÍ ŘÁD VÝBORU 6.1 Obsah statutu a jednacího řádu Statut upravuje vnitřní poměry výboru, zejména: 1) důvod zřízení, B Stránka 6 z 9
2) působnost výboru, 3) předmět činnosti, 4) složení výboru. Jednací řád upravuje zejména: 1) přípravu zasedání, 2) průběh zasedání, 3) způsob jednání, 4) rozhodování, 5) postavení tajemníka výboru. 6.2 Tvorba statutu a jednacího řádu Statut a jednací řád jsou interními dokumenty MmM. Jejich tvorba a značení se řídí ID_ST_039 Řízení dokumentů a záznamů. Pro účely vytvoření statutu a jednacího řádu výboru použije zpracovatel šablonu pro statut a šablonu pro jednací řád výboru, které jsou pro zpracovatele závazné a neměnné. Šablony jsou součástí Seznamu šablon S_004 v aplikaci EISOD. Od jednotného vzoru je možné se odchýlit pouze v případě odlišné úpravy věci, která je obsahem statutu nebo jednacího řádu výboru v platném obecně závazném právním předpisu, nebo v jiných odůvodněných případech. 7 PRVNÍ JEDNÁNÍ VÝBORU Tajemník výboru nejpozději do 10 pracovních dnů od zřízení výboru zkontaktuje předsedu ve věci prvního svolání výboru. První zasedání výboru musí být svoláno nejpozději do 6 měsíců od zřízení výboru. 8 EVIDENCE DOKUMENTŮ VÝBORU A JEJICH ZMĚNY 8.1 Evidence dokumentů Originál statutu a jednacího řádu předá tajemník výboru, u osadního výboru předseda osadního výboru, případně věcně příslušný pověřený odbor MmM nejpozději následující pracovní den po jejich podpisu oddělení personálních činností, OKPaT, k evidenci. Statut a jednací řád jsou vyhotoveny v jednom originále. V případě potřeby může zažádat tajemník komise správce dokumentů o vydání řízené kopie. Veškeré změny základních dokumentů výboru statutu a jednacího řádu a změny ve složení výboru mohou být provedeny pouze usnesením ZmM V případě změny bude statut i jednací řád vydán formou nového znění těchto dokumentů verze dokumentu včetně uvedení změnového řízení. Evidence, provádění změn, pořízení řízené kopie dokumentu a další související postupy se řídí ID_ST_039. B Stránka 7 z 9
8.2 Zveřejnění statutu, jednacího řádu a aktualizace údajů výboru Evidovaný statut a jednací řád je zveřejněn v aplikaci EISOD. Na základě zveřejnění těchto dokumentů zajistí správce webu jejich umístění na internetových stránkách města. Servis ZmM odpovídá za aktualizaci údajů, týkajících se složení výboru, na internetových stránkách města a v aplikaci EISOD (S_016 Složení komisí RmM, primátora, tajemníka a výborů ZmM). 9 PŘEDKLÁDÁNÍ NÁVRHŮ VÝBORU ZASTUPITELSTVA MĚSTA Předkládání žádostí, návrhů apod. (dále jen materiály ) do výboru ZmM zajišťuje tajemník výboru ve spolupráci s odborem, který materiály do výboru předkládá. Odbory MmM doručí materiály, které jsou určené k projednání ve výboru, tajemníkovi příslušného výboru nejpozději 7 pracovních dnů před zasedáním výboru. Materiály určené k projednání ve výboru jsou předkládány v elektronické podobě, umožňuje-li to povaha materiálu. Vyžadují-li členové výboru předkládání materiálů v listinné podobě, budou předkládány i v listinné podobě, a to v počtu určeném tajemníkem výboru. Odbory předávají tajemníkovi výboru materiál s vyplněnou zprávou do výboru (F_MNG_024 Zpráva do výboru ZmM.), ze které musí vyplývat základní informace ke každému jednotlivému projednávanému případu. Výjimku ze stanoveného postupu předkládání návrhů výboru povoluje předseda. Velikost a druh písma na první straně zprávy do výboru jsou stanoveny závazně pro všechny uživatele a nelze je pozměňovat. Ve vlastním textu ve zprávě do výboru se zpravidla použije písmo Times New Roman o velikosti 12 bodů. Text se po obou stranách zarovná do bloku. Tajemník výboru zajistí kompletaci materiálu určeného k projednání a distribuci projednávaných materiálů s pozvánkou na zasedání výboru. Distribuce pozvánek a materiálů k zasedání výboru zajistí tajemník výboru elektronickou cestou nebo jiným vhodným prokazatelným způsobem, pokud o to požádá člen či předseda. 10 ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Dokument B byl schválen usnesením ZmM č. 517/23/2013 ze dne 31. 10. 2013 a ruší a nahrazuje původní verzi A. Uváděnými odkazy na interní dokumenty, formuláře, záznamy, seznamy apod. se vždy rozumí interní dokumenty, formuláře, záznamy, seznamy apod. v aktuálním platném znění. 11 ZMĚNOVÉ ŘÍZENÍ DOKUMENTU Datum účinnosti Verze dokumentu 1. 11. 2013 B Důvod: Revize dokumentu Obsah aktualizace: Kapitola 1.2 a 2.4.2: Důvod a obsah aktualizace Zpracoval/a/i/y jméno, příjmení, ORJ Božena Lorencová, OKPaT B Stránka 8 z 9
Upřesnění týkající se zvolení a zveřejnění jména zástupce předsedy výboru Kapitola 2.4, podkapitoly 2.1, 6.1: Změna názvu oddělení personální a mzdové na oddělení personálních činností Podkapitoly 2.4.1 a 2.4.3: Oddělení asistenta primátora nahrazeno servis ZmM. Doplněn postup pro zveřejnění zřízeného výboru a jeho personálního obsazení. Podkapitola 6.2: Upřesnění způsobu zveřejnění statutu a jednacího řádu. V celém dokumentu aktualizována čísla záznamů, seznamu a interních dokumentů. Zrušení F_MNG_018, 019, 020, 021. B Stránka 9 z 9