Príloha č. 2: Správa a štruktúra registratúry Názov: Správa a štruktúra registratúry číslo: 2/2007 Účinnosť od: 1. 8. 2007 Firma: Ján Smutný výroba cestovín Právna forma: fyzická osoba Sídlo: Južná 3, 040 01 Košice IČO: 10159753 DIČ/IČ DPH: SK1021326554 Čl. 1 Úvodné ustanovenie Firma nemá povinnosť vypracovať registratúrny poriadok ani registratúrny plán. Pri správe registratúrnych záznamov postupuje v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
Čl. 2 Evidovanie registratúrnych záznamov 1. Evidencia registratúrnych záznamov sa vedie tak, aby obsahovala údaje potrebné na jednoznačnú identifikáciu každého registratúrneho záznamu vzniknutého z činnosti, ako aj došlého záznamu. Evidencia obsahuje číslo, dátum prijatia alebo vzniku, vec a adresáta. 2. Samostatne sa vedie evidencia účtovných dokladov v súlade so zákonom o účtovníctve. Čl. 3 Úschova registratúrnych záznamov 1. Úschovu registratúrnych záznamov zabezpečuje poverený zamestnanec firmy tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo ich neoprávnenému použitiu. Ak dôjde k poškodeniu, zničeniu alebo strate dokumentov, je povinný oznámiť túto skutočnosť bezodkladne príslušnému štátnemu archívu. 2. Dokumenty sa uchovávajú sústredené na jednom mieste, v označených úložných jednotkách (spisové dosky, fascikle, zaraďovače, archívne boxy a pod.) a v ochranných obaloch primeraného tvaru a veľkosti. Čl. 4 Vyraďovanie registratúrnych záznamov 1. Dokumenty sa môžu navrhnúť na vyradenie až po uplynutí ich prevádzkovej potreby alebo lehoty uloženia dokumentov stanovenej osobitnými právnymi predpismi a v súlade s čl. 5 tejto smernice. 2. Pred vyradením dokumentov je poverený zamestnanec povinný oznámiť túto skutočnosť príslušnému štátnemu archívu. Oznámenie vykoná formou listu (návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov pozri vzor č. 1), v ktorom uvedie názov vecnej skupiny registratúrnych záznamov, počet úložných jednotiek a časové rozpätie vzniku registratúrnych záznamov navrhovaných na vyradenie, ako aj skutočnosť, že uplynula ich lehota uloženia a nie sú potrebné pre ďalšiu činnosť ich pôvodcu. 3. Archív posúdi návrh a preverí jeho nadväznosť na predchádzajúce vyraďovacie konanie. Neúplný alebo nekvalitný návrh vráti na prepracovanie. Posúdi dokumentárnu hodnotu registratúrnych záznamov a vydá rozhodnutie, v ktorom stanoví, ktoré registratúrne záznamy majú trvalú dokumentárnu hodnotu a sú určené do trvalej archívnej starostlivosti a ktoré registratúrne záznamy nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu a sú určené na zničenie. 4. Ak archív neuplatní do 60 dní nárok na prevzatie niektorých z dokumentov navrhnutých na vyradenie do trvalej archívnej starostlivosti, nevydá rozhodnutie a vezme oznámenie o ich vyradení na vedomie, môžu sa registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty zničiť.
Čl. 5 Členenie registratúry Vecný obsah dokumentu VŠEOBECNÉ DRUHY REGISTRATÚR. ZÁZNAMOV Záznamy z pracovných stretnutí a pracovných ciest 3 Bežná korešpondencia 2 Školenia a inštruktáže 3 Zmluvy 5 AGENDA RIADENIA Dokumenty o oprávnení vykonávať podnikateľskú činnosť 5 Záznamy zo zasadnutí riadiacich orgánov 5 OBCHODNÁ AGENDA Obchodné podmienky nákupov a dodávok 5 Obchodné výsledky hodnotenie 5 Obchodné príležitosti vyhľadávanie 2 Dopyty 5 Ponuky 3 Ceny 3 Zákazníci 3 EKONOMICKÁ AGENDA Kniha doručených a odoslaných faktúr 10 Dodávateľské faktúry 10 Odberateľské faktúry 10 Kniha objednávok 10 Výdajky a prevodky 5 Odvody do fondov mesačné 10 Pokladničné doklady a knihy 10 Účtovníctvo, ročná účtovná závierka, hlavná kniha 10 Bankové výpisy 10 Doklady súvisiace s evidenciou majetku vrátane lízingu 5 Colné hlásenia, styk s colnicami 10 Porušenie finančnej a cenovej disciplíny opatrenia 5
Vecný obsah dokumentu TECHNICKO-PREVÁDZKOVÁ AGENDA Hospodárske zmluvy 10 Skladová agenda 5 Údržba a opravy 5 Nájomné zmluvy 10 Správa vozového parku 2 Výber dodávateľov služby 2 Škodové udalosti riešenie 2 Nákup strojov a zariadení 5 MZDOVÁ AGENDA Mzdové listy 50 Výplatné listy 10 Rodinné prídavky a materské príspevky 5 Prehlásenia k dani zo mzdy 5 Zrážky zo mzdy 5 Podklady ku mzdám 5 AGENDA ĽUDSKÝCH ZDROJOV Osobné spisy zamestnancov 70 (od narodenia zamestnanca) Evidencia dochádzky 3 Evidencia dovoleniek 3 Popisy pracovných činností 5 Dohody o vykonaní práce a brigádnickej činnosti 5 Dohody o hmotnej zodpovednosti 3 Evidencia o preškolení a získaní odbornej kvalifikácie 10 Sociálne poistenie dávky, prihlášky, odhlášky, zmeny 10 Zdravotné poistenie prihlášky, odhlášky, zmeny 10 Pracovná neschopnosť evidencia, štatistika 5 Materská dovolenka a neplatené voľno evidencia 5 Stravovanie zamestnancov 5 Bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci 5 ODBORNÉ ČINNOSTI Plán výroby 5
Vecný obsah dokumentu Cenové kalkulácie 5 Cenníky 5 Objednávky 5 Reklamácie 5 V Košiciach dňa 16. 7. 2007 Vzor č. 1: NÁVRH NA VYRADENIE REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV Ministerstvo vnútra SR Štátny archív v... pobočka...... Vaše číslo/zo dňa Naše číslo Vybavuje Dátum Vec: Návrh na vyradenie registratúrnych záznamov predloženie Podľa 19 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov navrhujem na vyradenie nasledovné registratúrne záznamy pochádzajúce z činnosti... Por. číslo Názov vecnej skupiny Rozpätie rokov vzniku registratúrnych záznamov Počet úložných jednotiek Poznámka Registratúrne záznamy sú usporiadané podľa zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov. Vyhlasujem, že všetkým registratúrnym záznamom navrhnutým na vyradenie uplynula lehota uloženia. Vyhlasujem, že registratúrne záznamy navrhnuté na vyradenie už nepotrebujem na svoju činnosť. Žiadam preto o posúdenie predloženého návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov.... Odtlačok pečiatky, podpis, meno, priezvisko, funkcia