PROGRAM PRO PĚSTOUNSKÉ RODINY SLEZSKÉ DIAKONIE Název dokumentu: Dokumentace o výkonu sociálně-právní ochrany Druh dokumentu: Základní dokument revidovaný Identifikační znak: PPR/SQ13 Datum vypracování: Vypracoval: 12. 12. 2014, revize: 6/2015, 10/2015, 8/2016, 9/2016 Pavla Golasovská Lenka Honsárková Zdeněk Kašpárek Barbora Niemiecová Pavlína Němečková Ester Heczková Marie Kijonková Platnost od: 5. 10. 2016 Vydal: Podpis: Vedoucí programu Zdeněk Kašpárek Plánovaná revize k: 11/2017 Zodpovědnost: Metodik programu Závaznost: Tento dokument je závazný pro všechny pracovníky střediska SQ13 Dokumentace o výkonu sociálně-právní ochrany 13a Kritérium Pověřená osoba má zpracována pravidla pro vedení písemné, případně elektronické spisové dokumentace o osobách, se kterými pracuje, zejména pravidla pro založení, uzavření a zapůjčení spisu, pravidla pro nahlížení do spisové dokumentace a pořizování kopií ze spisu a pravidla pro odmítnutí žádosti o nahlédnutí do spisu vedeném o dítěti a rodinách. Stránka 1 z 5
Vymezení pojmů: Výňatek ze zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů: Shromažďováním osobních údajů systematický postup nebo soubor postupů, jehož cílem je získání osobních údajů za účelem jejich dalšího uložení na nosič informací pro jejich okamžité nebo pozdější zpracování. Osobní údaj jakákoliv informace vztahující se k fyzické osobě, která je přímo nebo nepřímo identifikována. Citlivý údaj osobní údaj vypovídající o národnostním, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborových organizacích, náboženství a filozofickém přesvědčení, odsouzení za trestní čin, zdravotním stavu a sexuálním životě osoby a jakýkoliv biometrický anebo genetický údaj osoby. Potřebné údaje pro poskytování služeb Programu: Osobní údaje nutné pro poskytnutí sociálně-právní ochrany: 1. Jméno a příjmení zájemce o sociálně-právní ochranu. 2. Datum narození zájemce o sociálně-právní ochranu. 3. Jméno a příjmení dítěte/dětí a datum narození tyto údaje jsou důležité pro zjištění, zda je služba poskytována cílové skupině a pro vypracování statistik. 4. Adresa bydliště rodiny určuje místo, kde bude služba poskytována. 5. Telefonický, příp. e-mailový kontakt na osobu pečující / v evidenci pro případ nutného spojení s osobou pečující / v evidenci (např. nekonání návštěvy, změna termínu návštěvy den, hodina). 6. Rozhodnutí soudu o svěření dítěte/dětí do pěstounské/poručenské péče či do pěstounské péče na přechodnou dobu, popř. rozhodnutí o změně příjmení, popř. jména. 7. Další údaje o rodině a dítěti umístěném v její péči nutné pro dohled nad výkonem pěstounské péče zpracování zprávy o průběhu výkonu pěstounské péče pro místně příslušný obecní úřad obce s rozšířenou působností. Další údaje potřebné pro poskytnutí služby: 1. Jméno a kontakt na sociálního pracovníka OSPOD poskytnutí kopie IPOD, spolupráce v rámci individuálního plánování. 2. Kontakty na odborníky a další instituce např. psycholog, psychoterapeut, agentury pro hlídání dětí či organizace zajišťující volnočasové aktivity, ZDVOP Klíčový pracovník pracuje i s informacemi, které nejsou součástí spisové dokumentace, např. prožitky ze setkání, vlastní názor či nálada klíčového pracovníka vyplývající ze spolupráce s rodinou, citlivé informace sdělené telefonicky apod. Klíčový pracovník se setkává také s citlivými informacemi (např. z Rozhodnutí soudu, při rozhovoru s osobou pečující / v evidenci, s dítětem apod.). Pracovník zaznamenává do dokumentace ty informace, které jsou důležité pro průběh SPOD. Účel vedení dokumentace o poskytování služby: Realizace služeb poskytovaných Programem Stránka 2 z 5
Vykazování služeb Programu příslušnému OSPOD Zpracování statistik Do spisové dokumentace rodiny vždy patří: 1. Dohoda o výkonu pěstounské péče a její dodatky 2. Kopie rozhodnutí či rozsudku o svěření dítěte do péče 3. Souhlas se zpracováním osobních údajů 4. Plán spolupráce 5. Individuální vzdělávací plán 6. Záznam o prvním setkání s klientem 7. Záznam o průběhu setkání s osobou pečující / v evidenci 8. Záznam o příležitostných kontaktech 9. Formulář Nahlédnutí do spisového materiálu 10. Půlroční zpráva o průběhu výkonu pěstounské péče 11. Individuální plán ochrany dítěte 12. Osvědčení o absolvovaném vzdělávání 13. Evidence úhrad pěstounské péče 14. Vyjádření příslušného obecního úřadu obce s rozšířenou působností 15. Výpověď nebo Oznámení o ukončení dohody o výkonu pěstounské péče Do spisové dokumentace osob v evidenci dále patří: 16. Rozhodnutí o zařazení do evidence pěstounů na přechodnou dobu 17. Vstupní monitorovací zprávy 18. Zápis ze setkání s žadateli o osvojení nebo pěstounskou péči 19. Protokol o předání dítěte z pěstounské péče na přechodnou dobu 20. Závěrečná zpráva po předání dítěte Ostatní formuláře Programu jsou přikládány dle potřeby osoby pečující/v evidenci a záznamu. Veškeré formuláře nalezne klíčový pracovník v systému SD Cechy Capsa, složka Program pro pěstounské rodiny složka Jednotné formuláře PPR. Individuální plán ochrany dítěte: IPOD je dokument zpracovaný místně příslušným orgánem sociálně-právní ochrany a má být součástí každé spisové dokumentace rodiny, v níž je dítě umístěno v náhradní rodinné péči. V případě, že dokument chybí, zašle klíčový pracovník místně příslušnému oddělení sociálněprávní ochrany písemný dotaz (e-mailem) na jeho existenci a případné pořízení. Písemnou odpověď založí do spisové dokumentace. Vedení a kontrola spisové dokumentace: Spisovou dokumentaci rodiny vždy vede pověřený klíčový pracovník. Kontrola spisové dokumentace osob pečujících / v evidenci na pobočce je v kompetenci příslušného koordinátora pobočky: Každého půl roku vybere u každého klíčového pracovníka 3 spisové dokumentace rodin a provede kontrolu. Stránka 3 z 5
Následně uvede do spisu písemný záznam o kontrole s datem a parafou. V případě zjištění nesrovnalostí nebo chyb bude žádat u klíčového pracovníka nápravu k stanovenému termínu. Následně spis znovu po opravě zkontroluje (datum kontroly a parafa). Koordinátor pobočky, metodik a vedoucí programu mají možnost provést kontrolu spisu i náhodně. Údaje v elektronické podobě: Evidence o osobách pečujících / v evidenci je uchována v elektronické podobě v počítačích odborných (klíčoví pracovníci, psychologové) a vedoucích pracovníků PPR dle rozsahu jejich činnosti. Pověřený pracovník, který zpracovává evidenci o osobách pečujících / v evidenci, ukládá min. 2x ročně relevantní data týkající se doprovázení pěstounských rodin z počítače na jiné médium (externí disk, flash disk, CD/DVD disk...). Tyto zálohy jsou uloženy v uzamykatelné skříňce, do níž mají přístup odborní a vedoucí pracovníci pobočky. Uchovávání spisové dokumentace po ukončení služby: Slezská diakonie je subjektem registrovaným Úřadem pro ochranu osobních údajů v Praze jako správce osobních údajů (od 15. 6. 2001). Spisové dokumentace osob pečujících / v evidenci jsou shromážděny v prostorách jednotlivých poboček Programu a jsou zde uloženy po skončení poskytování služeb Programu jednotlivým rodinám nejméně 10 let. Po uplynutí doby 10 let se dokumenty skartují a odstraní ze střediska dle směrnice Slezské diakonie Ř 2-14 Spisový a skartační řád, samostatná příloha Zkrácený skartační rejstřík SD. Pravidla pro nahlížení do spisové dokumentace a pořizování kopií ze spisu: 1) Všichni pracovníci se řídí interní směrnicí Slezské diakonie S 4-14 Ochrana osobních údajů a při uzavírání pracovní smlouvy podepisují závazek mlčenlivosti o skutečnostech, které se dozví v souvislosti s výkonem své práce. 2) Spisová dokumentace je uložena v prostorách poboček Programu v uzamčené skříňce. 3) Klíče (příp. kód) od skříňky mají všichni pracovníci příslušné pobočky v přímé péči a vedoucí pracovníci (klíčový pracovník, příp. psycholog, koordinátor). 4) Osoba pečující / v evidenci má právo na vyžádání nahlédnout do své spisové dokumentace a klíčový pracovník zaznamená tento úkon do formuláře Nahlédnutí do spisového materiálu 1. Právo nahlížet do spisové dokumentace klíčový pracovník osobě pečující / v evidenci prostřednictvím tohoto formuláře připomíná nejméně 1x ročně. Vyplněný a osobou pečující / v evidenci podepsaný formulář klíčový pracovník založí do spisové dokumentace osoby pečující / v evidenci. 5) V případě, že osoba pečující / v evidenci projeví zájem o kopie dokumentů ze své spisové dokumentace, je mu vyhověno. Klíčový pracovník toto zaznamená do formuláře Nahlédnutí do spisového materiálu. 6) Dítě ve věku 15 let a starší, o kterém je Programem vedena spisová dokumentace, může nahlížet, případně požadovat pořízení kopií pouze těch částí spisové 1 Příloha SQ13 Nahlédnutí do spisového materiálu Stránka 4 z 5
dokumentace, které se ho přímo týkají. Postup je obdobný jako v předchozích ustanoveních. Dítěti mladšímu 15 let jsou informace z dokumentace předávány ústně úměrně jeho věku a rozumovým schopnostem. 7) Další osoby (praktikanti/stážisti, auditoři, rodinní příslušníci) mohou do spisové dokumentace nahlédnout pouze s písemným souhlasem osoby pečující / v evidenci, případně může do spisové dokumentace nahlédnout i další osoba, kterou osoba pečující / v evidenci k tomuto úkonu zmocnila. Pravidla pro písemné a ústní předávání informací uvedených ve spisové dokumentaci: 1) Údaje o osobě pečující / v evidenci jsou třetím osobám (praktikanti/stážisti, auditoři, rodinní příslušníci) v písemné nebo ústní formě předávány pouze s písemným souhlasem osoby pečující / v evidenci, případně mohou být předávány i dalším osobám na základě zmocnění osobou pečující / v evidenci. Výjimkou jsou orgány sociálně-právní ochrany dětí a orgány výkonné moci (soudy, státní zastupitelství, Policie ČR ) a osoby pověřené státní kontrolou. 2) Údaje ze spisové dokumentace nemohou být předávány telefonicky. Pravidla pro zapůjčení spisové dokumentace 1) Spisovou dokumentaci není možné zapůjčit mimo pobočku Programu pro pěstounské rodiny. 2) Zájemce o zapůjčení je odkázán na možnost pořízení kopie dokumentace v souladu s výše uvedenými pravidly. Pravidla pro odmítnutí žádosti o nahlédnutí do spisu vedeném o dítěti a rodinách: 1) Žádost o nahlédnutí do spisové dokumentace musí být podána klíčovému pracovníkovi s dvoudenním předstihem. 2) Pokud se dostaví bez předchozí domluvy, může mu klíčový pracovník nahlédnutí do jeho spisové dokumentace odmítnout. 3) Klíčový pracovník vysvětlí osobě pečující / v evidenci postup nahlížení a domluví termín následné schůzky, kdy mu spisovou dokumentaci předloží. 4) Třetím osobám je nahlížení do spisové dokumentace bez písemného souhlasu osoby pečující / v evidenci odmítnuto; zároveň mu klíčový pracovník vysvětlí postup pro nahlížení do spisové dokumentace. Stránka 5 z 5