Vnitřní předpis směrnice č. 13 Pravidla pro ochranu osobních údajů

Transkript

1 Vnitřní předpis směrnice č. 13 Pravidla pro ochranu osobních údajů Organizace: Centrum sociálních služeb Jindřichův Hradec Oblast působnosti: celá organizace Směrnice vychází ze zákona č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů ve znění pozdějších předpisů a řeší způsob získávání osobních údajů od zaměstnanců a klientů, jejich rozsah, ochranu, nakládání s nimi, jejich uchovávání a likvidaci. I. Obecná ustanovení 1. Osobní údaj je údaj nebo soubor údajů, podle kterého (kterých) se dá jednoznačně identifikovat konkrétní osoba. 2. Citlivý údaj je osobní údaj vypovídající o národnostním, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborových organizacích, náboženství a filozofickém přesvědčení, trestné činnosti, zdravotním stavu a sexuálním životě osoby, jejich shromažďování je možné pouze na základě zákona, nebo je nutný výslovný písemný souhlas předmětné osoby. 3. Cílem organizace je mít k dispozici optimální soubor osobních údajů zaměstnanců a klientů a vytvořit takový systém práce s nimi, aby byla zabezpečena jejich ochrana před zničením, ztrátou, změnou, neoprávněným přenosem, neoprávněným zpracováním, případně jiným zneužitím. 4. Organizace vyžaduje od zaměstnanců i klientů pouze nezbytné osobní údaje. II. Osobní údaje zaměstnanců 1. Soubor osobních údajů zaměstnanců potřebných při nástupu do zaměstnání stanovují obecně závazné předpisy a je uveden v příloze této směrnice. 2. Každý zaměstnanec vyplňuje před podepsáním pracovní smlouvy osobní dotazník, ve kterém jsou uvedeny všechny osobní údaje nutné pro zaměstnavatele. 3. Každý zaměstnanec je povinen ohlásit zaměstnavateli všechny změny údajů uvedených v osobním dotazníku, které během trvání pracovního poměru nastanou. 4. Osobní údaje zaměstnanců a bývalých zaměstnanců jsou uloženy v jejich osobních spisech v uzamykatelné skříni v kanceláři personalistky organizace, v programu určeném ke zpracování platů u mzdové účetní organizace a v programu určeném na zápočet praxe zaměstnanců u personalistky organizace. 5. Nepoužívané osobní spisy zaměstnanců po skončení pracovního poměru jsou uloženy v samostatné místnosti k tomu určené, opatřené bezpečnostním zámkem a zajištěné proti vstupu nepovolaných osob. 6. V kopiích jsou uloženy osobní spisy zaměstnanců daného pobytového zařízení v uzamykatelné skříni v kanceláři vedoucího zařízení. 7. Každý zaměstnanec má kdykoli právo nahlédnout do svého osobního spisu, případně si pořídit jednu kopii dokumentu vedeného v jeho osobní složce. 8. Přístup k osobním údajům zaměstnanců má personalistka, mzdová účetní, pracovník ekonomických agend, ředitel, vedoucí středisek u zaměstnanců střediska a pracovníci kontrol v rozsahu svého pověření. 9. Osobní údaje zaměstnanců jsou dále vedeny v elektronické podobě v programu u personalistky a v programu na zpracování platů u mzdové účetní, přístup do programu je chráněn individuálním heslem odpovědného zaměstnance. 10. Při skončení pracovního poměru se zaměstnanci na jeho žádost z osobního spisu vydají

2 dokumenty, které organizace není povinna uchovávat. 11. Při skončení pracovního poměru vedoucí středisek při nejbližší skartaci skartují kopie osobních složek zaměstnanců, kteří v uplynulém období ukončili pracovní poměr. 12. Žádosti o zaměstnání, pokud nebyly zájemcům vráceny, uchovává vedoucí střediska jeden rok a následně je protokolárně skartuje. 13. Dokumenty, které zůstaly po skončení pracovního poměru zaměstnance v jeho osobním spisu u personalistky organizace, se protokolárně zlikvidují při skartaci po uplynutí skartačních lhůt. 14. Obdobně jsou personalistka a mzdová účetní, kteří vedou osobní údaje zaměstnanců v elektronické podobě, po uplynutí skartačních lhůt, povinny provést odstranění osobních údajů z příslušných programů. 15. Hesla ke vstupu do PC (programů) s personální a mzdovou agendou jsou uložena v zapečetěné obálce u ředitele organizace. III. Osobní údaje klientů 1. Soubor osobních údajů klientů potřebných ke sjednání sociální služby v zařízení zpracovává vedoucím zařízení pověřený zaměstnanec v souladu s platnými právními předpisy. 2. Každý klient, případně jeho zákonný zástupce, dává společně s údaji potřebnými ke sjednání sociální služby také písemný souhlas s poskytnutím osobních údajů. 3. Ředitel, vedoucí pobytových zařízení, sociální pracovníci a pracovníci v přímé péči mají přístup k osobním údajům klientů v plném rozsahu a jsou povinni jednat v souladu s platnými právními předpisy. 4. Veškeré osobní údaje klientů, které má organizace k dispozici, jsou vedeny v osobních složkách klientů. Osobní složky klientů vedou sociální pracovníci, jsou uloženy v uzamykatelné skříni v kanceláři. 5. Potřebné osobní údaje klientů vedou dále odpovědní zaměstnanci organizace i elektronicky v příslušných programech. 6. V rámci těchto programů spravují odpovědní zaměstnanci pouze omezený soubor informací na základě oprávnění přiděleného určeným administrátorem programu, vstup do programu a data v něm uložená jsou chráněna individuálními hesly každého zaměstnance. 7. Osobní složky klientů jsou evidovány pod jmény nebo osobními čísly v číselné řadě. 8. Osobní údaje potřebné pro plánování služeb a běžné činnosti, mají klíčoví pracovníci vedené v dokumentaci k individuálnímu plánování, tu mají uloženu tak, aby k nim měli přístup jen zaměstnanci, kteří se účastní poskytování služeb danému klientovi. 9. Pro účely individuálního plánování je povoleno klíčovým pracovníkům pořizovat výpisky z ostatní dokumentace klienta potřebné ke kvalitnímu individuálnímu plánování, není povoleno vytvářet jakékoliv další kopie založených dokumentů. 10. Základní osobní údaje a údaje související se zdravotním stavem klientů jsou vedeny ve zdravotnické dokumentaci. Tu vedou pověřené všeobecné sestry, zvlášť je vedena lékařská dokumentace (kopie lékařských zpráv), zvlášť ošetřovatelská dokumentace, uloženy jsou v zamykatelných skříních v příslušných místnostech. 11. Nahlížet do zdravotnické dokumentace daného klienta je povoleno pouze odpovědným zdravotnickým pracovníkům, klíčovému pracovníkovi daného klienta, klientovi, jeho zákonnému zástupci a opatrovníkovi a osobám dle 65, odst. 2 zákona č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách. Jiné osoby do této dokumentace mohou nahlížet pouze s písemným souhlasem klienta, jeho zákonného zástupce nebo opatrovníka. 12. O každém nahlédnutí nebo pořizování výpisků ze zdravotnické dokumentace jinou osobou než všeobecnou sestrou zařízení je odpovědná všeobecná sestra povinna do zdravotní

3 složky klienta provést písemný záznam, který obsahuje: kdo nahlížel, z jakého důvodu a na co. 13. Každý klient, případně jeho zákonný zástupce, má právo kdykoli nahlédnout do jakékoli dokumentace vedené o klientovi (osobní složka, zdravotnická dokumentace, dokumentace k individuálnímu plánování služeb, dokumentace k rehabilitaci). 14. V případě ukončení poskytované sociální služby se veškerá dokumentace vedená v organizaci o klientovi shromáždí u sociálních pracovníků, kteří dokumenty roztřídí na nutné k uchování a ostatní. Uchovat je nutné původní rozhodnutí o přijetí, rozhodnutí o úhradách v případě pohledávek, smlouvu o poskytování sociálních služeb, dohodu o jejím ukončení, evidenci k případným pohledávkám, doklady k fyzickému omezování klienta apod., tyto dokumenty se skartují po uplynutí pětileté skartační lhůty od provedení posledního úkonu. 15. Ostatní dokumenty se klientovi vydají na jeho žádost při ukončení pobytu, u dokumentů, které musí organizace uchovat, se klientovi v případě potřeby pořídí jejich kopie. 16. Nevydané ostatní dokumenty se zlikvidují při první následující skartaci po ukončení poskytování sociálních služeb danému klientovi. 17. Žádosti o sociální službu a související dokumenty se uchovávají po dobu, dokud jsou aktivní, pokud přestanou být aktivní, skartují se při nejbližší skartaci. Tato směrnice nabývá účinnosti dne Zároveň se ruší vnitřní předpis směrnice č. 13 Pravidla pro ochranu osobních údajů ze dne V Jindřichově Hradci Ing. Jiří Blížil ředitel Přílohy: Osobní dotazník zaměstnance Žádost o sociální službu nebo soubor osobních údajů potřebných ke sjednání sociální služby Poučení k ochraně osobních údajů klienta (vzorové nebo vlastní pobytového zařízení)

4

5

6 Centrum sociálních služeb Jindřichův Hradec Domov Pístina Pístina 59, Stráž nad Nežárkou DOTAZNÍK ZÁJEMCE O SOCIÁLNÍ SLUŽBU Osobní údaje zájemce o službu Jméno a příjmení Rodné číslo Trvalé bydliště Kontaktní adresa (pokud bydlíte jinde, než jste hlášení) Telefon nebo mobil Pobíráte důchod? uveďte jaký... ve výši (nemusíte napsat)... Pobíráte příspěvek na péči? ve výši...

7 Máte od soudu omezenou způsobilost k právním úkonům? Jméno a příjmení opatrovníka... Kontaktní adresa opatrovníka... Telefon nebo mobil opatrovníka... Proč potřebujete sociální službu v Domově Pístina? Využíváte nyní a nebo jste už dříve využíval jinou sociální službu? název... Prohlášení zájemce o službu (nebo opatrovníka) Prohlašuji, že veškeré údaje v tomto dotazníku jsem uvedl/a pravdivě. Dávám svým podpisem Domovu Pístina souhlas k nakládání s osobními údaji uvedenými v tomto dotazníku a v dotazníku Vyjádření lékaře ke zdravotnímu stavu zájemce o sociální službu. Tento souhlas dávám pouze pro vedení mého zájmu v Evidenci zájemců o sociální službu a k dalšímu jednání pro uzavření smlouvy o poskytování sociální služby Dne Podpis zájemce nebo opatrovníka Přiložte Vyjádření lékaře ke zdravotnímu stavu zájemce o sociální službu.

8 Centrum sociálních služeb Jindřichův Hradec Domov Pístina Pístina 59, Stráž nad Nežárkou VYJÁDŘENÍ LÉKAŘE KE ZDRAVOTNÍMU STAVU ZÁJEMCE O SOCIÁLNÍ SLUŽBU Jméno a příjmení zájemce Rodné číslo zájemce Trvalé bydliště zájemce Anamnéza (rodinná, osobní) Objektivní nález Duševní stav (projevy chování závažným způsobem narušující kolektivní soužití) a) hlavní Značka podle mezinárodního seznamu... Slovy... Diagnóza b) ostatní Značka podle mezinárodního seznamu... Slovy...

9 Soběstačnost Sám/a S dopomocí S plnou asistencí Jídlo, pití Užívání léků Oblékání Osobní hygiena Chůze Chůze po schodech Dorozumívání řečí mluví dobře mluví špatně nemluví vůbec Sluch slyší dobře slyší špatně neslyší vůbec Zrak vidí dobře vidí špatně (s brýlemi) nevidí vůbec Kontinence moči bez problémů občasné problémy trvale s inkontinencí Kontinence stolice bez problémů občasné problémy trvale s inkontinencí Potřebuje zájemce nějaké pravidelné odborné ošetření? uveďte jaké... Je zájemce pacientem specializovaného zdravotnického oddělení nebo ambulance? uveďte jakého... Potřebuje zájemce nějakou zvláštní péči? uveďte jakou Datum Razítko a podpis ošetřujícího lékaře

10 Centrum sociálních služeb Jindřichův Hradec Domov Pístina Pístina 59, Stráž nad Nežárkou Poučení a souhlas s nakládáním s osobními údaji klienta... JMÉNO A PŘÍJMENÍ KLIENTA RODNÉ ČÍSLO... ADRESA I. Poučení o nakládání s osobními údaji v zařízení Centrum sociálních služeb Jindřichův Hradec, zařízení Domov Pístina, se sídlem Pístina 59, Stráž nad Nežárkou (dále jen zařízení) zpracovává povinné osobní údaje svých klientů, jejich případných opatrovníků a rodinných příslušníků v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon o ochraně osobních údajů). Činí tak v rozsahu nezbytném pro výkon oprávněné činnosti zařízení poskytující sociální služby dle platných právních norem, zejména pak Zákona č. 108/2006 Sb. o sociálních službách a Vyhlášky 505/2006 Sb., kterou se provádí některá ustanovení zákona o sociálních službách, a to především za účelem: zajištění sociálně terapeutické, ošetřovatelské a zájmové, případně i další činnosti zařízení; kontaktování klientů a jejich případných opatrovníků či rodinných příslušníků při zajištění činnosti; poskytnutí údajů požadovaných po zařízení státními orgány a orgány územní samosprávy, popř. jinými oprávněnými organizacemi, při plnění povinností vyplývajících z právních předpisů. Zařízení zpracovává o každém klientovi tyto osobní údaje: identifikační údaje jméno, příjmení, datum a místo narození, rodné číslo (u cizinců datum narození a údaj o pohlaví), státní příslušnost; kontaktní údaje kontaktní adresa, telefonická spojení, a podobné údaje; údaje o činnosti a výsledcích v zařízení účast v sociálně terapeutických činnostech, akcích, plnění osobních cílů na základě individuálních plánů, zaměstnávání atd.; údaje o zdravotním stavu a další údaje související s poskytovanou lékařskou a ošetřovatelskou péčí zdravotní stav a diagnóza postižení, ošetřující lékař, zprávy z odborných lékařských vyšetření, zdravotní pojišťovna klienta, údaje o užívaných lécích, omezeních atd.; údaje o rodičích, rodině, případně opatrovníkovi jméno, příjmení, kontaktní adresa, telefonická spojení, a podobné údaje; údaj pro úhrady a vratky bankovní nebo jiné spojení pro účely úhrad za pobyt a vratek za omluvené nepřítomné dny v zařízení, pravidelné příjmy klienta, souhlasy s nákupy a hospodařením s depozitními prostředky; ostatní údaje ze života klienta, jako je využívání (stávající i minulé) jiných sociálních služeb, absolvované vzdělání a zaměstnání atd. Zpracování osobních údajů v zařízení je dále upraveno vnitřním předpisem tak, aby byla zajištěna jejich ochrana před zničením nebo zneužitím. Údaje jsou určeny a mohou být zpřístupněny pouze

11 zaměstnancům zařízení, kteří je potřebují pro výkon své funkce. Klient či opatrovník je povinen poskytnout úplné a pravdivé údaje identifikační a kontaktní, relevantní údaje o zdravotním stavu a údaje k úhradě za sjednané sociální služby a k vratkám za omluvené nepřítomné dny. Pokud klient či opatrovník zjistí, že došlo k porušení zákona o ochraně osobních údajů, má právo se obrátit na zařízení, případně posléze na příslušné úřady k přijetí opatření za účelem nápravy. Na základě písemné žádosti je zařízení povinno poskytnout klientovi (případně za něj jeho opatrovníkovi) informace o osobních údajích o něm zpracovávaných. Klient nebo opatrovník mají kdykoliv právo nahlédnout do klientovy osobní složky. II. Souhlas s nakládáním s osobními údaji Klient nebo opatrovník níže uvedeným vlastnoručním podpisem: prohlašuje, že se seznámil/a s tímto poučením a souhlasí s výše uvedeným způsobem zpracování osobních údajů v zařízení; výslovně souhlasí se zpracováním údajů o zdravotním stavu klienta; především souhlasí s vedením a zpracováním zdravotní (lékařské) dokumentace odbornými pracovníky (všeobecnými sestrami) a pověřuje v souladu s 65 odst. 1 b) zákona 372/2011 Sb. o zdravotních službách v platném znění i všechny ostatní zaměstnance v přímé péči, vedoucího Domova Pístina a sociální pracovníky zařízení k nahlížení do zdravotnické dokumentace, případně k pořizování opisů z ní, a to pouze pro interní potřebu zařízení a v souladu s vnitřními pravidly; souhlasí s použitím fotografií a videonahrávek s klientem pro účely běžné propagace zařízení (tzn. bez uvádění jakýchkoliv bližších osobních údajů; především pro webové stránky, výroční zprávy, propagační materiály, dokumentaci z volnočasových aktivit apod.); souhlasí se sběrem a zpracováním běžných osobních údajů a jejich využíváním pro přípravu a realizaci projektu transformace sociální služby, včetně obrazové propagace tohoto projektu.... JMÉNO A PŘÍJMENÍ KLIENTA BO OPATROVNÍKA DATUM PODPIS KLIENTA BO OPATROVNÍKA