OPATŘENÍ OBCE Č. 3/2014 M Ě S T O K R N O V Hlavní náměstí 96/1, 794 01 Krnov ZÁSADY A POSTUPY PRO ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK MALÉHO ROZSAHU (ZADÁVACÍ ŘÁD MĚSTA KRNOVA) OBSAH: článek 1 Pojmy... 2 článek 2 Předmět úpravy, cíl... 2 článek 3 Předpokládaná hodnota veřejné zakázky... 2 článek 4 Veřejné zakázky malého rozsahu do 100 tis. Kč... 3 článek 5 Veřejné zakázky malého rozsahu do 500 tis. Kč... 3 článek 6 Veřejné zakázky malého rozsahu do 2 mil. Kč, resp. 6 mil. Kč... 4 článek 7 Uzavírání a uveřejňování smluv u veřejných zakázek malého rozsahu... 6 článek 8 Postup při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu při krizovém řízení... 6 článek 9 Postup při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu spolufinancovaných z prostředků EU... 6 článek 10 Evidence veřejných zakázek malého rozsahu... 6 článek 11 Společná a závěrečná ustanovení... 6 článek 12 Platnost a účinnost Pravidel pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu..7 Seznam příloh: - Příloha č.1 Rozdělovník - Příloha č.2 Uživatelská příručka v programovém systému E-ZAK Krnov, únor 2014 1
článek 1 Pojmy Pokud se v těchto Zásadách a postupech pro zadávání veřejných zakázek uvádí: - zákon, jedná se o zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v účinném znění. - zadavatel, jedná se o Město Krnov, - Rada města, jedná se o Radu Města Krnova, - příslušný odbor MěÚ, jedná se o některý z odborů Městského úřadu v Krnově, - KT, jedná se o kancelář tajemníka, - dodavatel, jedná se fyzickou nebo právnickou osobu, která dodává zboží, poskytuje služby nebo provádí stavební práce, - uchazeč, jedná se o dodavatele, který podal nabídku v zadávacím řízení - kvalifikace dodavatele, jedná se o způsobilost dodavatele pro plnění předmětné veřejné zakázky, - kvalifikační dokumentace, jedná se o dokumentaci obsahující podrobné požadavky zadavatele na prokázání splnění kvalifikace dodavatele, - subdodavatel, jedná se o osobu, pomocí které má dodavatel plnit určitou část veřejné zakázky nebo která má poskytnout dodavateli k plnění veřejné zakázky určité věci či práva, - zadávací podmínky, jedná se o veškeré požadavky zadavatele uvedené v Kvalifikační dokumentaci nebo Zadávací dokumentaci, - zadání, jedná se o závazný postup zadavatele podle zákona o veřejných zakázkách v zadávacím řízení, jehož účelem je zadání veřejné zakázky, - profil zadavatele, jedná se o elektronický nástroj, prostřednictvím kterého zadavatel podle zákona uveřejňuje informace a dokumenty ke svým veřejným zakázkám způsobem, který umožňuje neomezený a přímý dálkový přístup, a jehož internetová adresa je uveřejněna ve Věstníku veřejných zakázek, - pověřená osoba, jedná se o osobu zastupující zadavatele při výkonu práv a povinností podle zákona o veřejných zakázkách, - administrátor, jedná se o pracovníka příslušného odboru, který je zodpovědný za provedení veškerých úkonů během zadání veřejné zakázky. článek 2 Předmět úpravy, cíl Zásady a postupy pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu (Zadávací řád Města Krnova) upravují postup zadavatele při zadávání veřejných zakázek, jejichž hodnota nepřesáhne 2.000.000,-- Kč bez daně z přidané hodnoty pro dodávky a služby, resp. 6.000.000,- Kč bez daně z přidané hodnoty pro stavební práce, tzv. veřejných zakázek malého rozsahu. Cílem těchto Zásad a postupů pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu je zajistit zadávání zakázek malého rozsahu nestranným, nediskriminačním a transparentním způsobem, přičemž budou správně, hospodárně a efektivně využity veřejné prostředky. Činí-li příslušné odbory Městského úřadu Krnov ve vztahu k dodavatelům úkony podle této směrnice, platí, že tyto úkony činí jménem zadavatele. článek 3 Předpokládaná hodnota veřejné zakázky Veřejnou zakázkou malého rozsahu se rozumí veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota nedosáhne v případě veřejné zakázky na dodávky nebo veřejné zakázky na služby 2.000.000,-- Kč bez daně z přidané hodnoty a v případě veřejné zakázky na stavební práce 6.000.000,-- Kč bez daně z přidané hodnoty. Pro postup zadavatele při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu je vždy rozhodující předpokládaná hodnota veřejné zakázky neobsahující daň z přidané hodnoty. Při stanovení předpokládané hodnoty je zadavatel povinen sečíst předpokládané hodnoty obdobných, spolu souvisejících dodávek či služeb nebo stavebních prací, které hodlá pořídit v průběhu účetního období. 2
Pokud rozdělením předmětu plnění veřejné zakázky malého rozsahu na části dojde ke snížení jeho předpokládané hodnoty pod finanční limit vymezený zákonem, je takový postup zadavatele nebo příslušného odboru MěÚ v rozporu s tímto zákonem. článek 4 Veřejné zakázky malého rozsahu do 100 tis. Kč na dodávky, služby a stavební práce Pokud předpokládaná hodnota budoucího peněžitého závazku veřejné zakázky malého rozsahu nepřesáhne 100 tis. Kč bez daně z přidané hodnoty v případě veřejných zakázek na dodávky, služby a stavební práce, je oprávněn rozhodnout o přímém zadání (uzavření smlouvy, vystavení objednávky) příslušný vedoucí odboru MěÚ. Příslušný vedoucí odboru MěÚ může rozhodnout o přímém zadání veřejné zakázky malého rozsahu nepřesahující finanční limity uvedené v předchozím odstavci pouze a vždy za cenu v místě obvyklou (např. telefonickým zjištěním, cenami veřejně přístupnými na internetu, srovnávacím položkovým rozpočtem atd.). Při rozhodnutí o přímém zadání veřejné zakázky malého rozsahu (uzavření smlouvy, vystavení objednávky) je příslušný vedoucí odboru MěÚ povinen vždy dodržovat zásady definované v ust. 6 zákona (tj. zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace) a vycházet z informací o trhu a ze svých zkušeností a znalostí. Před zadáním veřejné zakázky, kdy hodnota budoucího peněžitého závazku přesáhne 50 tis. Kč bez DPH, je povinností příslušného odboru MěÚ vyžádat si nabídku (cenovou kalkulaci, cenový návrh), a to buď písemně, nebo prostřednictvím elektronické pošty. článek 5 Veřejné zakázky malého rozsahu do 500 tis. Kč na dodávky, služby a stavební práce Pokud předpokládaná hodnota budoucího peněžitého závazku veřejné zakázky malého rozsahu nepřesáhne 500 tis. Kč bez DPH v případě veřejných zakázek na dodávky, služby a stavební práce, zadávací řízení se realizuje formou elektronického zadávání veřejných zakázek prostřednictvím programového systému E-ZAK (v případě, že budou podány nabídky i v písemné podobě, zadavatel tyto nabídky neotevírá a zašle je bezodkladně dodavatelům zpět na jejich adresu). O výjimce z pravidla elektronického zadávání rozhoduje v odůvodněných případech na základě žádosti vedoucího odboru starosta města, v jeho nepřítomnosti pak jeho zástupce. Současně je stanovena lhůta pro podání nabídek, způsob oslovení uchazečů, výběr oslovených uchazečů a složení hodnotící komise. Postup při zadávání veřejné zakázky: 1. Návrh výzvy k podání nabídky připraví příslušný odbor, návrh musí obsahovat : - požadavky na předložení příslušného oprávnění k podnikání, včetně předložení výpisu z obchodního rejstříku (je-li v něm dodavatel zapsán), - předmět, dobu a místo plnění veřejné zakázky malého rozsahu, - kritéria hodnocení nabídek a způsob jejich vyhodnocení, - možnost variantního řešení, pokud není v písemné výzvě zcela vyloučeno, - případné právo zrušit veřejnou zakázku. V návrhu mohou být uvedeny další požadavky závazné pro všechny dodavatele. 2. Obsah výzvy k podání nabídky před zveřejněním projedná příslušný vedoucí odboru, který výzvu předkládá, s metodicky nadřízeným starostou nebo místostarostou. Schválená výzva k podání nabídek je potom zveřejněna v systému E-ZAK, a to po celou lhůtu stanovenou pro podání nabídek, minimální lhůta je 15 kalendářních dnů, pokud se nejedná o výjimku z elektronického zadávání veřejné zakázky. 3. Nabídky firem v případě elektronického výběrového řízení v systému E-ZAK přijímá po ukončení lhůty po podání nabídek administrátor společně se zástupcem správce nebo provozovatele realizované zakázky. O otevření nabídek a stanovení jejich pořadí vypracuje elektronický systém záznam, který přítomní podepíší. 3
4. Nabídky v písemné podobě v případě výjimky z elektronického zadávání označené názvem zakázky a nápisem Neotvírat, veřejná zakázka budou doručeny na podatelnu MěÚ. Zde budou uloženy neotevřené až do zahájení jednání hodnotící komise na určeném uzamykatelném místě. 5. Výběr nejvhodnější nabídky uchazeče, případně zrušení zadávacího řízení v případě elektronického výběrového řízení potvrzuje metodicky nadřízený vedoucího odboru, tj. starosta, příp. místostarosta na základě záznamu o posouzení a hodnocení nabídky předložené příslušným odborem. 6. O výběru nejvhodnější nabídky uchazeče, případně zrušení zadávacího řízení v případě výjimky z elektronického zadávání, rozhoduje hodnotící komise. Komise je minimálně tříčlenná a není v ní zastoupen pracovník odboru, který zakázku realizuje. Komise zahajuje svou činnost vyzvednutím nabídek na určeném místě a stanoví postup při uložení doručených nabídek do doby svého rozhodnutí o vítězném uchazeči. Z jednání pořídí komise písemný protokol. 7. Oznámení výsledku zadávacího řízení uchazečům o veřejnou zakázku je zajištěno prostřednictvím systému E-ZAK. V případě výjimky z elektronického zadávání obdrží uchazeči o výsledku zadávacího řízení písemné sdělení. 8. Návrh smlouvy s vybraným uchazečem předkládá k podpisu starostovi příslušný odbor. 9. Po přijetí nabídek v elektronické podobě, případně otevření obálek s nabídkami v písemné podobě, jsou veškeré podklady k veřejné zakázce uloženy u administrátora, pokud členové hodnotící komise nerozhodnou jinak. článek 6 Veřejné zakázky malého rozsahu do 2 mil. Kč na dodávky a služby a do 6 mil. Kč na stavební práce Pokud předpokládaná hodnota budoucího peněžitého závazku veřejné zakázky malého rozsahu nepřesáhne 2 mil. Kč bez daně z přidané hodnoty v případě veřejných zakázek na dodávky a služby a 6 mil. Kč bez daně z přidané hodnoty v případě veřejných zakázek na stavební práce, zadávací řízení se realizuje formou elektronického zadávání veřejných zakázek prostřednictvím programového systému E-ZAK (v případě, že budou podány nabídky i v písemné podobě, zadavatel tyto nabídky neotevírá a zašle je bezodkladně dodavatelům zpět na jejich adresu). O výjimce z pravidla elektronického zadávání rozhoduje v odůvodněných případech na základě žádosti vedoucího odboru rada města. Současně je stanovena lhůta pro podání nabídek, způsob oslovení uchazečů, výběr oslovených uchazečů a složení hodnotící komise. Postup při zadávání veřejné zakázky: 1. Návrh výzvy k podání nabídky připraví příslušný odbor, návrh musí obsahovat : - požadavky na předložení příslušného oprávnění k podnikání, včetně předložení výpisu z obchodního rejstříku (je-li v něm dodavatel zapsán), - předmět, dobu a místo plnění veřejné zakázky malého rozsahu, - kritéria hodnocení nabídek a způsob jejich vyhodnocení, - možnost variantního řešení, pokud není v písemné výzvě zcela vyloučeno, - návrh smlouvy o dílo, - případné právo zrušit veřejnou zakázku, V návrhu mohou být uvedeny další požadavky závazné pro všechny dodavatele. 2. Návrh výzvy k podání nabídky před zveřejněním předkládá na jednání Rady města vedoucí příslušného odboru. Výzva k podání nabídek schválená Radou města je zveřejněna v systému E-ZAK, a to po celou lhůtu stanovenou pro podání nabídek, minimální lhůta je 15 kalendářních dní, pokud se nejedná o výjimku z elektronického zadávání veřejné zakázky. 4
3. Nabídky firem v případě elektronického výběrového řízení v systému E-ZAK přijímá po ukončení lhůty po podání nabídek administrátor společně se zástupcem správce nebo provozovatele realizované zakázky. O otevření nabídek a stanovení jejich pořadí vypracuje elektronický systém záznam, který přítomní podepíší. 4. Nabídky v písemné podobě v případě výjimky z elektronického zadávání označené názvem zakázky a nápisem Neotvírat, veřejná zakázka budou doručeny na podatelnu MěÚ. Zde budou uloženy neotevřené až do zahájení jednání hodnotící komise na určeném uzamykatelném místě. 5. Výběr nejvhodnější nabídky uchazeče, případně zrušení zadávacího řízení v případě elektronického výběrového řízení, potvrzuje Rada města na základě záznamu o posouzení a hodnocení nabídky předložené příslušným odborem. 6. O výběru nejvhodnější nabídky uchazeče, případně zrušení zadávacího řízení, v případě výjimky z elektronického zadávání, rozhoduje Rada města na základě doporučení hodnotící komise. Komise je minimálně tříčlenná a není v ní zastoupen pracovník odboru, který zakázku realizuje. Komise zahajuje činnost vyzvednutím nabídek na určeném místě a stanoví postup při uložení doručených nabídek do doby svého rozhodnutí o vítězném uchazeči. O jednání pořídí komise protokol, ve kterém určí pořadí uchazečů o veřejnou zakázku. 7. Oznámení výsledku zadávacího řízení uchazečům o veřejnou zakázku je zajištěno prostřednictvím systému E-ZAK. V případě výjimky z elektronického zadávání obdrží uchazeči o výsledku zadávacího řízení písemné sdělení. 8. Návrh smlouvy s vybraným uchazečem předkládá k podpisu starostovi příslušný odbor. 9. Po přijetí nabídek v elektronické podobě, případně otevření obálek s nabídkami, jsou veškeré podklady k veřejné zakázce uloženy u administrátora, pokud členové hodnotící komise nerozhodnou jinak. článek 7 Uzavírání a uveřejňování smluv u veřejných zakázek malého rozsahu Smlouvy uzavírané s vybraným uchazečem se vyhotovují minimálně ve dvou stejnopisech. Pokud předpokládaná hodnota budoucího peněžitého závazku veřejné zakázky malého rozsahu přesáhne 500 tis. Kč bez DPH, je příslušný odbor MěÚ povinen na profilu zadavatele uveřejnit smlouvu uzavřenou na veřejnou zakázku, včetně všech jejich změn a dodatků, a to nejpozději do 15 dnů od jejího uzavření. článek 8 Postup při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu při krizovém řízení O zadání veřejné zakázky malého rozsahu při krizovém řízení (např. v případě naléhavé potřeby, jde-li o ohrožení životů nebo zdraví lidí, havárii, přírodní katastrofu nebo hrozí-li nebezpečí škody velkého rozsahu, v případě odstraňování následků živelní nebo jiné pohromy a bezprostředně navazující obnovy jí zničeného majetku, a to v případě, že tato živelní nebo jiná pohroma je mimořádnou událostí, v případě specializovaného plnění, kdy takové plnění může poskytnout jediný dodavatel) rozhodne vedoucí příslušného odboru MěÚ se souhlasem starosty a učiní jménem zadavatele veškeré potřebné úkony související se zadáním veřejné zakázky malého rozsahu. Veřejná zakázka při krizovém řešení, jejíž předpokládaná cena nepřesáhne 2.000.000,-- Kč bez DPH v případě veřejné zakázky na dodávky nebo na služby a 6.000.000,-- Kč bez DPH v případě veřejné zakázky na stavební práce musí být zadána nediskriminačním a transparentním způsobem a vždy za cenu obvyklou v místě plnění při dodržení kriterií hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti využití prostředků. 5
Dodavatel, se kterým bude uzavřena smlouva ( vystavena objednávka ), musí doložit před uzavřením smlouvy ve fotokopii své oprávnění k podnikání ( živnostenský list ) a výpis z obchodního rejstříku, je-li do něj dodavatel zapsán. V případě, že bude zadána veřejné zakázka malého rozsahu při krizovém řízení, je vedoucí příslušného odboru MěÚ povinen o všech vzniklých skutečnostech informovat neprodleně Radu města. článek 9 Postup při zadávání veřejných zakázek spolufinancovaných z prostředků EU Z hlediska naplnění zásad transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace (viz Nařízení Rady (ES) č. 1605/2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství, či dále např. čl. 2 Smlouvy o ES) je nezbytné, aby i v případech, kdy zadavatel postupuje při zadání zakázek mimo režim zákona, byly dodržovány zásady definované v ust. 6 zákona o veřejných zakázkách, tj. transparentnost, nediskriminace a rovné zacházení. článek 10 Evidence veřejných zakázek malého rozsahu Z důvodu jednotné evidence veřejných zakázek malého rozsahu zadávaných zadavatelem v programovém vybavení E-ZAK zpracuje program následující informace: - výčet veřejných zakázek s publikovanými výsledky s jejich názvem za jednotlivé odbory MěU za určité časové období, členěný dle typu veřejné zakázky, - název uchazeče na prvním místě včetně adresy a IČ, - konečná vítězná cena bez DPH uchazeče na prvním místě, - počet přihlášených uchazečů, - počet uchazečů, kteří byli diskvalifikováni. Informace o veřejných zakázkách malého rozsahu realizovaných v daném období předkládá KT na jednání Rady města Krnova jedenkrát za půl roku, pokud Rada města Krnova nestanoví jinak. článek 11 Společná a závěrečná ustanovení Příslušný odbor MěÚ je povinen uchovávat dokumentaci o veřejné zakázce a záznamy o učiněných úkonech v souladu se schváleným Spisovým a skartačním řádem MěÚ a v souladu se zákonem. Jakékoliv změny nebo doplňky tohoto zadávacího řádu lze činit jedině písemně a musí být schváleny Radou města. Postupy upravené tímto opatřením se nevztahují na zadávání dodávek, služeb a stavebních prací odsouhlasených v rozpočtu Města Krnova pro příslušný rok k realizaci organizacím se stoprocentní majetkovou účastí Města Krnova, pouze však v případech, kdy takový postup není v rozporu se zákonem o veřejných zakázkách. 6
článek 12 Platnost a účinnost Pravidel pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu Opatření obce č. 3/2014 Zásady a postupy pro zadávání veřejných zakázek ( Zadávací řád Města Krnova ), bylo schváleno Radou města dne 18. 2. 2014 usnesením č. 2654/73. Zásady a postupy při zadávání veřejných zakázek ( Zadávací řád Města Krnova ), nabývají účinnosti dne 19. 2. 2014. Opatření obce č. 3/2012 Zásady a postupy pro zadávání veřejných zakázek ( Zadávací řád Města Krnova ) schválené Radou Města Krnova dne 2. 10. 2012 pod č. usn. 1625/41 s účinností od 3. 10. 2012 se ruší. V Krnově dne 18. 2. 2014.. Mgr. Alena Krušinová starostka města Renata Ramazanová místostarostka města 7
Příloha 1 Rozdělovník Zásady a postupy pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu č. 3/2014 S obsahem uvedeného Opatření obce č.3/2014 jsem byl seznámen. Datum Funkce, jméno a příjmení Podpis Poznámka VO KT Ing.Igor Kozelek VO RR Ing.Zdena Svobodová VO EF Ing. Marie Můčková VO SM Ing. Lenka Andršová VO ZP Ing. Rostislava Rollerová VO SK Ing. Pavlína Říhová VO DO Ing. Miroslav Mohyla VO ZU Ing. Ladislav Charvát VO SO Mgr. František Fojtík MP Mgr. Pavel Moravec 8