Závěrečná zpráva o výsledcích řešení projektu v rámci rozvojových program MŠMT na rok 2006 Fakulta/Ústav: Název projektu: Aplikace novely zákona o veřejných zakázkách do informačního systému VVŠ Číslo přidělené projektu v r. 2006: 533/2006 Zařazen v programu: 4. Program na rozvoj moderních technologií Zařazen v podprogramu: d) doplnění technických požadavků stanovených obecně závaznými právními předpisy nebo pokyny orgánů státní správy Řešitel: Ing. Milan Bukač Přidělené prostředky celkem: 1 469 tis. Kč
1. Naplnění deklarovaných cílů Předmětem a cílem projektu bylo vytvoření nové programové komponenty pro správu veřejných zakázek, která pokryje celý proces zadávání veřejných zakázek od jejich naplánování a přípravy, přes uveřejnění a vlastní realizaci zadávacího řízení až po uzavření smluvních vztahů. Softwarová komponenta byla vytvořena, otestována a implementována v podmínkách UPA. Vytvořený subsystém zajišťuje komplexní podporu zadávacích řízení. Umožňuje zadavateli plánovat a následně sledovat stanovené termíny a stav evidovaných veřejných zakázek v jejím průběhu. Usnadňuje rozsáhlou administrativu spojenou se zvoleným zadávacím řízením a výrazně zjednodušuje tvorbu dokumentů určených k uveřejňování zakázek a ke komunikaci se všemi zúčastněnými subjekty. V rámci subsystému jsou vytvořeny nástroje pro posuzování a hodnocení nabídek. Plné využití aplikace včetně systému varování snižuje možnost nedodržení zákonných lhůt a postupů, a tím předchází problémům zadavatele za nedodržení legislativních ustanovení. Nově vytvořený subsystém pro zadávání veřejných zakázek je koncipován jako součást komplexního informačního systému, který bude postupně využíván všemi zúčastněnými VVŠ. Ze systému jsou přebírána data ze všech dostupných číselníků a vzhledem k množství dokumentů má aplikace veřejných zakázek přímou vazbu na subsystém spisové služby. Úkolem Univerzity Pardubice, jako koordinátora rozvojového projektu, bylo zajištění řízení celého projektu, vytvoření legislativního zázemí, příprava a realizace školení k novému zákonu o veřejných zakázkách pro všechny zúčastněné VVŠ a zpracování návrhu interních předpisů. S dodavatelem modulu, firmou BBM Písek, spolupracovala Univerzita Pardubice při vývoji nového modulu, při jeho testování a ladění, při zpracování projektové dokumentace a podílela se na přípravě a průběhu uživatelského školení. Umožnila nainstalování testovací verze aplikace veřejných zakázek na svojí databázi a zpřístupnila ji pro všechny účastníky projektu pro zkoušení. Veřejné zakázky malého rozsahu, pro které nejsou zákonem definována pravidla pro jejich zadávání, budou evidovány a pořizovány zadavateli v systému VERSO, který je propojen s informačním systémem ifis. Nad plánované cíle byl do projektu zapracován systém varování, který zabezpečuje dodržování časového harmonogramu a stanovených postupů. 2. Zhodnocení postupu řešení Řešení projektu bylo rozděleno do následujících etap: Etapa a) Příprava projektu (zahájení projektu, časové rozvržení) Zhodnocení: V měsíci březnu 2006 byl projekt zahájen a současně byl vytvořen časový harmonogram prací na projektu (v průběhu projektu upřesňováno), naplánována teoretická školení k veřejným zakázkám, související legislativě a k připravované aplikaci Etapa b): Zhodnocení: Zpracování projektové dokumentace Projektová dokumentace byla zpracována a obsahuje všechny vzniklé dokumenty (zápisy z jednání řídícího výboru a projektového týmu,
uživatelskou dokumentaci, specifikaci systému pro zadávání veřejných zakázek, prezentace ze seminářů). Etapa c): Zhodnocení: Etapa d): Zhodnocení: Vytvoření nové komponenty pro řízení veřejných zakázek a její testování Nová komponenta byla vytvořena dle stanoveného plánu, obsahuje všechny náležitosti, testování vývojových přírůstků probíhalo na testovací DB Univerzity Pardubice od září 2006. Implementace (školení uživatelů, ladění programu) Školení uživatelů k novému produktu se uskutečnila v měsíci září, říjnu a listopadu jako součást semináře, závěrečné školení proběhlo v prosinci. I přes několika měsíční zpoždění schválení nového zákona byl projekt ukončen v původně plánovaném termínu a v plném rozsahu. 3. Kontrolovatelné výstupy projektu Výstup a): Vypracování časového harmonogramu projektu, analýza současného stavu na zúčastněných VVŠ Kontrola výstupu: Časový harmonogram projektu byl podrobně rozpracován v měsíci březnu, byla provedena a vyhodnocena analýza stavu zadávání na ostatních VVŠ, proveden rozbor a vyhodnocení nabízených SW produktů na trhu, na základě zjištěných skutečností a s ohledem na legislativu byla zpracována Specifikace systému pro zadávaní veřejných zakázek. Výstup b): Kontrola výstupu: Výstup c): Kontrola výstupu: Výstup d): Definice potřeb VVŠ, vytvoření projektové dokumentace Na základě analýzy provedené u všech VVŠ byla vypracována zpráva o zjištěném stavu, byla stanovena pravidla pro komunikaci s VVŠ, byl vypracován návrh termínů a obsahu školení dle požadavků VVŠ, projektová dokumentace byla vytvořena. Vytvoření nové komponenty IS, závěrečná zpráva o jeho odladění a testování Nová komponenta byla vytvořena a obsahuje všechny druhy zadávacích řízení podávané listinnou formou, zakázky malého rozsahu jsou zpracovány v systému VERSO, zpráva o odladění a testování byla vyhotovena. Návrh na doplnění interních směrnic VVŠ, závěrečná zpráva o proškolení uživatelů
Kontrola výstupu: Výstup e): Kontrola výstupu: Byl vypracován návrh směrnice pro zadávání veřejných zakázek, která bude převzata a upravena dle interních potřeb ostatními VVŠ. Závěrečná zpráva o proškolení byla vyhotovena. Závěrečný protokol o implementaci nového modulu informačního systému na UPa Byl vypracován závěrečný protokol o implementaci nově vzniklého modulu do prostředí UPa
4. Přehled čerpání finančních prostředků (tabulka vč. komentáře) 4.1 Tabulka: Porovnání plánu a skutečného čerpání finančních prostředků Kapitálové finanční prostředky Celkové výdaje na řešení projektu dotace ze st. rozpočtu plán skut. plán skut. Celkem Dlouhodobý nehmotný majetek (SW, licence) Samostatné věci movité (stroje, zařízení) Běžné finanční prostředky Celkové náklady na řešení projektu dotace ze st. rozpočtu plán skut. plán skut. Celkem Mzdy 1656,5 1656,5 1469 1469 Pohyblivé složky mzdy 90 90 40 40 Odměny dle dohod o pracích konaných mimo 50 50 50 50 pracovní poměr Odvody na sociální a zdravotní pojištění 31,5 31,5 14 14 Drobný majetek Materiální náklady 260 194,9 260 157,1 80 30,5 50 25 Služby a náklady nevýrobní povahy 900 1203,8 860 1134,8 Cestovní náhrady 245 55,8 195 48,1 Stipendia Celkem (běžné a kapitálové) finanční prostředky ze státního rozpočtu na řešení projektu plán skut. 1469 1469 4.2 Komentář k čerpání finančních prostředků
Na základě výše uvedených skutečností lze konstatovat, že všechny plánované výstupy projektu byly beze zbytku naplněny. Účelové neinvestiční prostředky byly účelně vynaloženy a vyčerpány v plné výši. V rámci přidělených prostředků byla navýšena položka služby a náklady nevýrobní povahy z důvodu provedení: služby upgrade Oracle databáze na verzi 10g služby instalace samostatné databáze projektu Veřejné zakázky s přístupem pro všechny zúčastněné VVŠ služby instalace provozní databáze pro Veřejné zakázky na UPa integrace číselníků organizací a osob do reálné databáze účetnictví UPa dohled nad náběhem provozu Prostředky byly použity z nedočerpaných položek cestovní náhrady, materiální náklady a drobný majetek.