STÁTNÍ OBLASTNÍ ARCHIV V PRAZE Archivní 4/2257, 149 00 Praha 4 Dle rozdělovníku Čj. SOAA-5764/70-3-2010 Praha 29. 11. 2010 Přílohy: 1 Písemná výzva k podání nabídky na plnění veřejné zakázky malého rozsahu na nákup služby Dálkové zpřístupnění archivních pomůcek Státního oblastního archivu v Praze Česká republika Státní oblastní archiv v Praze (dále jen archiv) vypisuje v souladu s 6 zákona 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách v platném znění (dále jen zákon) výběrové řízení k veřejné zakázce na nákup služby Dálkové zpřístupnění archivních pomůcek Státního oblastního archivu v Praze. 1. Informace o zadavateli 1.1 Základní údaje Veřejný zadavatel: Česká republika - Státní oblastní archiv v Praze Archivní 4/2257 149 00 Praha 4 IČ: 70979391, DIČ: CZ 70979391 Bankovní spojení: Česká národní banka, Pobočka Praha 1 Číslo účtu: 72 00 881/0710 1.2 Oprávněné osoby zadavatele Osobou oprávněnou k činění právních úkonů souvisejících s touto veřejnou zakázkou je PhDr. Daniel Doležal, Ph.D., ředitel archivu 1.3 Kontaktní osoba Kontaktní osobou pro účely zadávacího řízení je: Mgr. Jiří Vichta (tel: 974 847 363, 737 277 833). e- mail: jiri.vichta@soapraha.cz www.soapraha.cz tel.: +420 974 847 358 ID schránky: k28aiwy fax: +420 974 847 357 IČ: 70979391 e-mail: e-podatelna@soapraha.cz Bankovní spojení: ČNB Praha 1, č. ú. 19-7200881/0710
2. Předmět plnění veřejné zakázky Předmětem plnění veřejné zakázky je nákup služby dálkové zpřístupnění archivních pomůcek Státního oblastního archivu v Praze (data jsou pořizována prostřednictvím proprietárního software pro tvorbu archivních pomůcek a ukládána v databázi). Nabídnuté řešení musí - umožnit zveřejnění elektronických archivních pomůcek na internetu, a to v plném rozsahu (úvod, vlastní záznamy, rejstříky) a při zachování hierarchické struktury záznamů; - zajistit propojení elektronických archivních pomůcek s informacemi z celostátní archivní databáze PEvA a možnost připojení libovolných souborů, včetně obrazových. Součástí řešení musí být možnost vyhledávání v dálkově zpřístupněných archivních pomůckách pomocí zhotovených rejstříků a fulltextové vyhledávání. Řešení musí umožnit správu zveřejněných dat prostřednictvím rozhraní přístupného zadavateli. Součástí plnění je - proškolení uživatelů určených zadavatelem na místě určeném zadavatelem; - servis spočívající v operativním řešení havárií a nefunkčnosti software, a to jednak formou dálkové správy, jednak formou fyzického zásahu v místě zadavatele. Závazné požadavky zadavatele na plnění veřejné zakázky jsou rovněž obsaženy v obchodních podmínkách, viz bod 6 této výzvy. 3. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky Maximální předpokládaná hodnota veřejné zakázky činí 320.000,- Kč bez DPH, 384.000,- Kč včetně DPH. Zadavatel není plátcem DPH. Nabídková cena musí být uvedena jako konečná a musí zahrnovat veškeré nutné náklady k řádné realizaci nákupu služby včetně všech nákladů souvisejících. Předložená cena uchazeče bude rozepsána v členění: cena bez daně z přidané hodnoty (DPH), dále sazba DPH (procentní výše DPH) a cena včetně DPH. Není-li uchazeč registrovaným plátcem DPH, potom tuto daň nevyčíslí a skutečnost, že není jejím plátcem, výslovně uvede v nabídce. Nabídkovou cenu je možné v průběhu plnění veřejné zakázky změnit pouze v souvislosti se změnou daňových předpisů týkajících se změny sazby DPH, a to nejvýše o částku odpovídající této změně.
4. Doba a místo plnění veřejné zakázky 4.1 Doba plnění Uchazeč je povinen poskytnout plnění dle předmětu veřejné zakázky od 1. února 2011 na dobu neurčitou. 4.2 Místo plnění Místem plnění je Státní oblastní archiv v Praze, Archivní 4/2257, Praha 4, 149 00. 5. Kvalifikace uchazeče Uchazeč splní kvalifikaci tím, že prokáže splnění podle 50 odst. 1 : a) základních kvalifikačních předpokladů podle 53, b) profesních kvalifikačních předpokladů podle 54, c) ekonomických a finančních kvalifikačních předpokladů podle 55 a d) technických kvalifikačních předpokladů podle 56 5.1 Způsob prokázání základních kvalifikačních předpokladů Základní kvalifikační předpoklady prokazuje uchazeč podle 53 odst. (2) písm. d) zákona předložením čestného prohlášení podepsaného statutárním zástupcem uchazeče, ze kterého musí být zřejmé, že uchazeč kvalifikační předpoklad splňuje. 5.2 Způsob prokázání profesních kvalifikačních předpokladů Splnění profesních kvalifikačních předpokladů prokáže uchazeč v souladu s 54 písm. a) a písm. b) zákona předložením kopie výpisu z obchodního rejstříku, pokud je v něm zapsán, či výpisem z jiné obdobné evidence, pokud je v ní zapsán, a předložením dokladů o oprávnění k podnikání podle zvláštních právních předpisů v rozsahu odpovídajícím předmětu veřejné zakázky, zejm. dokladu prokazujícím příslušné živnostenské oprávnění či licenci. 5.3 Způsob prokázání ekonomických a finančních kvalifikačních předpokladů Splnění ekonomických a finančních předpokladů prokáže uchazeč v souladu s 55 odst. 1 písm. a) zákona platnou pojistnou smlouvu, jejímž předmětem je pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou dodavatelem třetí osobě s minimální výší pojistné částky 2 milióny, s max. spoluúčastí 10% na pojistné události. 5.4 Způsob prokázání technických kvalifikačních předpokladů Zadavatel požaduje prokázat technické kvalifikační předpoklady v souladu s 56 odst. (2) písm. a) zákona předložením seznamu významných dodávek/služeb poskytnutých dodavatelem v posledních třech letech s uvedením jejich rozsahu a doby poskytnutí; přílohou tohoto seznamu musí být: 1) osvědčení vydané veřejným zadavatelem, pokud byly služby poskytovány veřejnému zadavateli, nebo 2) osvědčení vydané jinou osobou, pokud byly služby poskytovány jiné osobě než veřejnému zadavateli, nebo
3) čestné prohlášení uchazeče, pokud byly služby poskytovány jiné osobě než veřejnému zadavateli a není-li současně možné osvědčení podle bodu 2) od této osoby získat z důvodů spočívajících na její straně Z osvědčení musí prokazatelně a jednoznačně vyplývat splnění požadavků zadavatele a musí v něm být uvedena kontaktní osoba příslušného objednatele, u které bude možné poskytnutí významné dodávky/služby ověřit. Rovněž z něj musí vyplývat minimálně: a) název objednatele, b) popis (rozsah) a předmět významné dodávky/služby, c) doba realizace zakázky (zahájení a případně ukončení), d) finanční hodnota zakázky, e) role při plnění zakázky (dodavatel/subdodavatel). 5.5 Forma splnění kvalifikace Uchazeč je povinen prokázat splnění kvalifikace doklady předloženými v kopiích. Před uzavřením smlouvy je povinen vybraný dodavatel předložit zadavateli originály nebo úředně ověřené kopie dokladů prokazujících splnění kvalifikace. Doklady prokazující splnění základních kvalifikačních předpokladů a výpis z obchodního rejstříku nesmějí být k poslednímu dni, ke kterému má být prokázáno splnění kvalifikace, starší 90 kalendářních dnů. 5.6 Důsledek nesplnění kvalifikace Neprokáže-li uchazeč splnění kvalifikace v požadovaném rozsahu nebo nesplní povinnost stanovenou v 58 zákona, bude s přihlédnutím k 60 odst. (1) zákona vyloučen z účasti ve výběrovém řízení. Zadavatel bezodkladně písemně oznámí uchazeči své rozhodnutí o jeho vyloučení s uvedením důvodu. 6. Obchodní a platební podmínky 6.1 Uchazeč je povinen podat jediný návrh smlouvy s předmětem plnění podle bodu 2. této výzvy jako nedílnou součást své nabídky. V případě nepředložení návrhu smlouvy bude nabídka uchazeče vyřazena z hodnocení. 6.2 Návrh smlouvy musí být ze strany uchazeče podepsán statutárním orgánem nebo osobou k tomu zmocněnou na základě plné moci; v takovém případě doloží uchazeč toto zmocnění v originálu či v úředně ověřené kopii v nabídce. Předložení nepodepsaného návrhu smlouvy není předložením řádného návrhu požadované smlouvy. 6.3 Zálohy jsou nepřípustné. Faktury budou vystaveny dodavatelem po instalaci služby, popř. po proškolení pracovníků určených zadavatelem a dále vždy po poskytnutí servisních služeb na základě: - podepsaného předávacího protokolu o provedeném plnění podepsaném zástupci obou smluvních stran - nebo po písemném odsouhlasení provedených služeb podepsaném zástupci obou smluvních stran.
Doba splatnosti daňových dokladů bude minimálně 14 kalendářních dnů ode dne doručení daňového dokladu zadavateli. Faktura musí obsahovat náležitosti dle 28 odst. (2) zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v platném znění a náležitosti dle 13a zákona č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, v platném znění. Faktura se považuje za proplacenou okamžikem odepsání fakturované částky z účtu zadavatele ve prospěch účtu dodavatele. Zadavatel není v prodlení s placením fakturovaných částek, jestliže vrátí fakturu dodavateli do 7 kalendářních dnů od jejího doručení proto, že faktura obsahuje nesprávné údaje nebo byla vystavena v rozporu se smlouvou. Konkrétní důvody je zadavatel povinen uvést zároveň s vrácením faktury. Nebude-li faktura označena tak, jak je výše uvedeno, je zadavatel oprávněn ji vrátit dodavateli, aniž by se tímto dostal do prodlení s její splatností. U nové nebo opravené faktury běží nová lhůta splatnosti. 7. Místo podání nabídky a lhůta pro podání Nabídku podá uchazeč v písemné podobě poštou formou doporučeného dopisu anebo osobně v zapečetěné obálce s textem: NEOTEVÍRAT VEŘEJNÁ ZAKÁZKA DÁLKOVÉ ZPŘÍSTUPNĚNÍ ARCHIVNÍCH POMŮCEK a opatřené příslušným č.j. výzvy (SOAA 5764/70-2010) na adresu Státní oblastní archiv v Praze, Archivní 4/2257, 149 00 Praha 4. Lhůta pro podání nabídky je v termínu do 13. 12. 2010 do 12.00 hod. Rozhodující je razítko podatelny zadavatele. Termín otevírání a hodnocení nabídek: 13. 12. 2010. Otevírání obálek je neveřejné. 8. Způsob hodnocení nabídek Hodnocení nabídek uchazečů, splňujících kvalifikační předpoklady, bude realizováno dle 78 a 79 zákona podle základního hodnotícího kritéria ekonomické výhodnosti nabídky a postupem stanoveným touto zadávací dokumentací. Dílčími kritérii s jednotlivými vahami v % vyjádření jsou: a) struktura nabízené služby (50%) b) celková výše nabídkové ceny včetně DPH (40%) c) individuální nabídka služeb (10%) V rámci dílčího kritéria sub (a) bude zadavatel hodnotit především návrh způsobu řešení dálkového zpřístupnění archivních pomůcek a naplnění požadavků specifikovaných v bodu 2. této výzvy. V rámci dílčího kritéria sub (b) bude zadavatel hodnotit výši celkové nabídkové ceny veřejné zakázky v Kč včetně DPH.
V rámci dílčího kritéria sub (c) bude zadavatel hodnotit rozsah a strukturu individuálního balíčku služeb, pokud budou uchazečem nabídnuty. Uchazeč je povinen uvést ve své nabídce pro účely hodnocení nabídek dle výše uvedených dílčích kritérií maximálně podrobné údaje ke každému parametru, který má být předmětem hodnocení. O výsledku výběrového řízení bude uchazeč písemně vyrozuměn bezprostředně po rozhodnutí zadavatele. 8.1 Upřesnění postupu hodnocení podle dílčích kritérií 8.1.1 Hodnocení podle kritéria a) struktura nabízené služby Z pohledu zadavatele přijatelnější struktura nabízené služby je ohodnocena vyšším počtem bodů. Pro bodové hodnocení se použije stupnice 0 100 bodů. Nabídka s nejpřijatelnější strukturou nabízené služby obdrží pomocných 100 bodů. Výsledná bodová hodnota další hodnocené nabídky se získá poměrem dosažených bodů této nabídky k nabídce s nejvíce obdrženými body, vynásobeným hodnotou 100. 8.1.2 Hodnocení podle kritéria b) celková výše nabídkové ceny včetně DPH Nižší nabídková cena znamená vyšší ohodnocení nabídky uchazeče. Pro bodové hodnocení se použije stupnice 0 100 bodů. Nejnižší výsledná nabídková cena obdrží pomocných 100 bodů. Výsledná bodová hodnota další nabídkové ceny se vypočítá jako poměr hodnoty nejnižší výsledné nabídkové ceny k hodnocené nabídkové ceně, vynásobený hodnotou 100. 8.1.3 Hodnocení podle kritéria c) individuální nabídka služeb Z pohledu zadavatele výhodnější individuální nabídka služeb je ohodnocena vyšším počtem bodů. Pro bodové hodnocení se použije stupnice 0 100 bodů. Nejvýhodnější individuální nabídka služeb obdrží pomocných 100 bodů. Výsledná bodová hodnota další hodnocené nabídky se získá poměrem dosažených bodů této nabídky k nabídce s nejvíce obdrženými body, vynásobeným hodnotou 100. 8.2 Celkové hodnocení nabídek Celkové hodnocení nabídek provede hodnotící komise tak, že jednotlivá bodová hodnocení nabídek dle dílčích kritérií uvedených v kapitolách 8.1.1, 8.1.2 a 8.1.3 vynásobí vždy vahou příslušného kritéria. Takto získané hodnoty hodnotící komise sečte pro každou nabídku a stanoví pořadí úspěšnosti uchazečů tak, že nejúspěšnější nabídkou se stane nabídka, která dosáhne nejvyšší bodové hodnoty. 9. Další podmínky a informace k veřejné zakázce Zadávací lhůta počíná běžet okamžikem skončení lhůty pro podání nabídek a končí 31. 1. 2011.
10. Prohlášení o závaznosti nabídky uchazeče Uchazeč doloží prohlášení o tom, že je vázán celým obsahem předložené nabídky po celou dobu běhu zadávací lhůty stanovené zadavatelem v článku 9 této zadávací dokumentace. V originálu nabídky musí být prohlášení podepsáno statutárním zástupcem nebo jinou osobou oprávněnou jednat za uchazeče, v případě uchazeče fyzické osoby touto fyzickou osobou nebo jejím oprávněným zástupcem. 11. Formální požadavky na zpracování nabídky Nabídka musí být zpracována ve 2 písemných vyhotoveních (tj. 1 originál a 1 kopie) v českém jazyce na papíře formátu A4 a zároveň v elektronické podobě na přiloženém CD. Na CD nosiči by měla být nabídka k dispozici alespoň v rozsahu umožňujícím provedení hodnocení na základě kritérií definovaných v kapitole 8 této výzvy. Výtisk č. 1 nabídky bude označen jako Originál. Výtisk č. 2 bude kopií výtisku č. 1 a bude označen jako Kopie. Všechny listy písemné nabídky (včetně všech příloh) budou očíslovány průběžnou číselnou řadou začínající číslem 1. Výjimka z povinnosti číslovat listy se vztahuje pouze na úřední doklady, resp. jejich úředně ověřené kopie, které nemusejí být očíslovány, v nabídce však musí být odkaz na jejich počet a název (např. v obsahu nabídky). Všechny listy nabídky včetně všech příloh musí být svázány nebo jinak zabezpečeny proti manipulaci s jednotlivými listy. Originál nabídky musí být podepsán statutárním zástupcem uchazeče nebo jinou osobou oprávněnou za uchazeče jednat, v případě uchazeče fyzické osoby touto osobou. Za originál nabídky bude považována pouze tištěná (papírová) forma nabídky označená jako Originál. 12. Zrušení zadávacího řízení Zadavatel si vyhrazuje právo zrušit zadávací řízení v případě, že odpadnou důvody pro pokračování v zadávacím řízení v důsledku podstatné změny okolností, které nastaly v době od zahájení zadávacího řízení a které zadavatel s přihlédnutím ke všem okolnostem nemohl předvídat a ani je nezpůsobil. 13. Přílohy Titulní list nabídky (1 str.) PhDr. Daniel Doležal, Ph. D. ředitel Státního oblastního archivu v Praze
Rozdělovník k písemné výzvě: 1) BACH systems s.r.o. Holická 31/N 772 00 Olomouc IČO: 60794097 2) NetPro systems s.r.o. Božkovské nám. 21 326 00 Plzeň IČO: 26326850 3) YOUR SYSTEM, spol. s r.o. Türkova 2319/5b 149 00 Praha 4 - Chodov IČO: 00174939