Najít toho nejlepšího Nábor ve veřejné správě založený na kompetencích 526958-LLP-1-2012-1-PL-LEONARDO-LMP WP3 metodika FTB SYSTÉM FTB METODIKA NÁBORU VE VEŘEJNÉ SPRÁVĚ ZALOŽENÉHO NA KOMPETENCÍCH Produkt D3.1 Držitel rozhodnutí o registraci: Orange Hill Sp. z o.o. Polsko Autor: Joanna Zwolińska Datum vydání: 20. 11. 2013 Verze: 2.0 Tento projekt byl realizován díky finančním prostředkům z Evropské unie. Za obsah této publikace nesou výhradní odpovědnost její autoři. Tato publikace nevyjadřuje stanoviska Evropské komise a Evropská komise není odpovědná za použití údajů obsažených v této publikaci.
ÚVOD... 3 1. PŘEDMĚT PUBLIKACE... 5 2. PROČ SYSTÉM FTB? METODICKÉ PŘEDPOKLADY... 7 3. PŘÍPRAVA NA NEJLEPŠÍ ZAMĚSTNANCE... 11 ZAMĚSTNANCI A ÚSPĚCH ÚŘADU... 11 NEŽ ZAČNETE HLEDAT... 11 4. BĚHEM HLEDÁNÍ NEJLEPŠÍHO ZAMĚSTNANCE... 15 METODIKA FTB FÁZE I PŘÍPRAVA PROCESU DEFINOVÁNÍ NÁBOROVÝCH POTŘEB... 15 Zahájení procesu... 15 Definování náborových potřeb... 16 Jak definovat úkoly a požadavky na uchazeče... 19 Stanovení ověřovací metody a priorizace požadavků... 25 5. NÁBOR A VÝBĚR UCHAZEČE... 30 METODIKA FTB FÁZE II NÁBOR A VÝBĚR... 30 Nábor - získání uchazečů... 31 Krok 1 Ověření závazných požadavků online... 33 Práce s nástrojem FTB... 33 Krok 2 Formulář žádosti... 34 Práce s nástrojem FTB... 34 Krok 3 Znalostní test... 35 Krok 4 Doručení dokumentů na úřad... 36 Výběr volba nejlepšího... 37 1. kolo Prověřování náborových formulářů a zaslaných dokumentů... 37 Práce s nástrojem FTB... 38 2. kolo Test kompetencí... 39 3. kolo Pohovor... 42 6. PROFESNÍ ROZVOJ ZAMĚSTNANCE... 46 METODIKA FTB FÁZE III INDIVIDUÁLNÍ PLÁN ROZVOJE BĚHEM PŘÍPRAVNÉHO OBDOBÍ... 46 7. VYPRACOVÁNÍ ZPRÁV A ARCHIVACE ÚDAJŮ... 48 8. SHRNUTÍ A DOPORUČENÍ... 51 9. LITERATURA... 55 2
ÚVOD Metodika náboru ve veřejné správě založeného na kompetenci 1 je jádrem systému FTB vyvinutého v rámci projektu Najít toho nejlepšího Nábor ve veřejné správě založený na kompetenci [Projekt FTB], spolufinancovaného ze zdrojů Evropské unie v rámci Programu celoživotního učení. Systém FTB je vytvořen proto, aby pomohl řídicím pracovníkům veřejných institucí najít nejlepší zaměstnance na volná pracovní místa. Obsahuje tyto tři prvky: Metodika FTB metodika náboru ve veřejné správě založeného na kompetenci Nástroj FTB elektronický systém podporující náborový proces Realizační program FTB pokyny pro instituce, které mají zájem o realizaci metodiky Projekt byl inspirován zkušeností polských institucí veřejné správy z několika projektů z oblasti řízení lidských zdrojů a jejich skutečným znepokojením nad nízkou efektivitou a účinností náborového procesu a zároveň obtížemi týkajícími se nalezení vhodných, kvalifikovaných a kompetentních zaměstnanců na volná místa ve státních úřadech. Počáteční výzkum odhalil v úřadech státní správy několik celoevropských problémů organizačního a technologického rázu, týkajících se zároveň i celkového dojmu na veřejnost, které se staly základem koncepce celé metodiky. Jsou to mimo jiné: Problémy se získáváním a udržením kvalifikovaných zaměstnanců v důsledku pomalého postupu odpracovaná léta jsou ve veřejných úřadech stále ještě důležitější než kvalifikace. Personál odpovědný za přijímání nových zaměstnanců není připraven na technologické změny zvýšená pozornost by měla být věnována udržování účinného a efektivního náborového procesu, podpořeného elektronickým zařízením (více činností by mělo být prováděno s použitím ICT). Nábor ve veřejném sektoru je považován za neprůhledný a založený na protekci a neobjektivitě spíše než na odborné způsobilosti. Chybí vhodná schémata pro rozvoj zaměstnanců v první fázi zaměstnanosti ve veřejných institucích. 1 Autoři tohoto dokumentu na základě úmluvy používají termín metodika FTB, metodika náboru FTB pro celý proces získávání nového zaměstnance od identifikace náborových potřeb, přes samotný nábor a výběr, až po přípravu plánů rozvoje zaměstnanců a jejich hodnocení. 3
Výše uvedené obtíže a fakt, že většina evropských zemí (v době ekonomické a politické krize) čelí tlaku na zvyšování výkonnosti a profesionalizace zaměstnanců, vedly autory této koncepce k vývoji metodiky, která alespoň do určité míry omezí nesprávnou praxi a pomůže manažerům lidských zdrojů ve veřejných institucích najít ty nejlepší (Find the Best, FTB) nejefektivnějším způsobem. Na dnešním dynamickém a náročném pracovním trhu totiž není prostor pro chyby. Autorka 4
1. PŘEDMĚT PUBLIKACE Tato studie popisuje metodiku náboru založeného na kompetenci (v následujících kapitolách dále jen metodika FTB) a je určena organizacím veřejného sektoru. Metodika FTB byla připravena s ohledem na výsledky srovnávací studie provedené v rámci projektu Najít toho nejlepšího Nábor ve veřejné správě založený na kompetenci. Jejím cílem bylo zkoumat podmínky a možnosti zavedení metodiky FTB v partnerských zemích (tedy v zemích účastnících se projektu). Na začátku publikace, v kapitole 3, jsou uvedeny obecné cíle a předpoklady metodiky. Její potenciální přínos pro veřejnou správu je ukázán nejen v souvislosti s organizačním řešením, ale také s ohledem na vytváření pozitivního obrazu navenek. Kapitola 4 popisuje kroky, které jsou zapotřebí při přípravě náborového procesu založeného na metodice FTB. Podává obecný přehled všech fází procesu a vymezuje role osob, které se na něm podílejí. Kapitola 5 se týká první fáze metodiky, což je přípravný krok k samotnému náboru a výběru uchazečů. Ten závisí na přesném stanovení úkolů a požadavků na volnou pozici za použití známé techniky brainstormingu. Je projednán způsob, jak by měly být úkoly a požadavky formulovány, i způsob, jak provést celou fázi tak, aby výsledkem bylo oznámení o volném pracovním místě připravené ke zveřejnění. Kapitola 6 se vztahuje na druhou fázi nazvanou Nábor a výběr uchazečů. Krok za krokem ukazuje, jak získat a vybrat vhodnou osobu za použití elektronického nástroje určeného k realizaci různých činností v této fázi od náborových formulářů přes znalostní testy, testy kompetencí a pohovory, až k výběru nejlepšího uchazeče. Kapitola 7 provází čtenáře mechanismem stanovení rozvojových cílů pro nově přijímané zaměstnance a jejich ověření po ukončení prvního období pracovního poměru, tzv. přípravného období. Samostatnou publikací pro účely metodiky FTB bude Příručka pro vytváření plánů rozvoje pro jednotlivé zaměstnance, která detailně pojedná o zásadách plánování a ověřování cílů stanovených 5
zaměstnanci pro přípravné období. Současná publikace v tomto ohledu pouze uvádí, jak přistupovat k práci s nově přijatými zaměstnanci. Velmi důležitým prvkem metodiky FTB je monitorování celého náborového procesu; proto je kapitola 8 zasvěcena problematice vypracování zpráv a archivace informací o všech náborech probíhajících v daném úřadě. Tento aspekt je pro realizaci transparentního zaměstnávání ve veřejných úřadech klíčový. Poslední, shrnující část studie předkládá otázky, které je nutno zvážit při realizaci metodiky FTB. 6
2. PROČ SYSTÉM FTB? METODICKÉ PŘEDPOKLADY Nábor, výběr a adaptace nově přijatých zaměstnanců jako činnosti z oblasti řízení lidských zdrojů mají významný dopad na kvalitu fungování veřejných subjektů. Navzdory faktu, že tyto procesy určují kvalitu organizace, pokud nejsou prováděny řádně, úřady dosud potřebují hodně času k přijetí nových účinných řečení. Někdy jsou to stávající zákony, které blokují zavádění nových řešení, ale ve většině případů je to strach ze změny a (zdánlivě) dalších povinností. Nehledě na krizi veřejných financí, pozorovanou v mnohých evropských zemích, a obecný trend snižování počtu státních zaměstnanců spíše než přijímání nových, otázka zajišťování kvalifikovaných pracovníků pro úřady stále zůstává důležitým prvkem ve fungování veřejné správy. Tváří tvář ekonomickým obtížím a nepodloženým tvrzením ohledně kvalifikovanosti státních zaměstnanců, kvality a efektivity jejich práce a transparentnosti procesů spojených s přijímáním nových zaměstnanců začínají veřejné úřady věnovat těmto aspektům zvýšenou pozornost. Hledají řešení, která umožní najít lidi s nejdůležitějšími kompetencemi pro daný úkol v nejkratším možném čase, aniž je dotčena kvalita a průhlednost náborového procesu. Používání metodiky FTB umožní úřadům dosáhnout následujícího: zvýšení účinnosti náborového procesu; zvýšení transparentnosti činnosti úřadu v náborovém procesu; zajištění transparentnosti náborů; nábor personálu s vysokou úrovní kompetencí odpovídajících úkolům; častější využívání informačních a komunikačních technologií ve veřejné správě. Metodika FTB se zaměřuje na získávání zaměstnanců na městské a obecní úřady, i když její použití v jiných institucích veřejné správy na různých stupních není vyloučeno. Zaměření se na konkrétní typ jednotek umožnilo autorům vyvinout ucelený postup odpovídající okolnostem a potřebám všech partnerských zemí. V tomto dokumentu je metodika FTB na základě domluvy uváděna také jako metodika náboru a kombinuje tyto potřeby veřejné služby s postupy platnými pro veřejnou správu, což v určitém smyslu 7
určuje její budoucí uplatňování. Její používání nevyžaduje zavedení revolučních změn do struktury úřadů, ale zcela jistě vyžaduje změnu v přístupu úředníků i dohodu na určitých základních předpokladech (jako je mj. provádění náboru založeného na zjišťování kompetencí uchazečů namísto realizace byrokratických postupů, zjednodušení postupů či využívání nových informačních a komunikačních technologií při náboru), které jsou určující pro řádné fungování procesu na úřadě veřejné správy a které jsou nastíněny níže. Zjednodušené postupy Jak ukazuje srovnávací studie provedená v rámci projektu, ve většině zemí metodu náboru určuje samotný úřad. Stanoví způsob vyhlášení volných pracovních míst, způsob komunikace s uchazeči, formuláře žádostí, načasování, kroky procesu atd. Metodika FTB podporovaná nástrojem ICT umožňuje výrazné zjednodušení procesu za předpokladu, že daná jednotka má opravdový zájem. Podle výzkumu je důležitým zjednodušením možnost založit nábor v první fázi výběru na prohlášeních kandidáta namísto shromažďování a analýzy všech dokumentů (diplomy, pracovní osvědčení, doporučení, osvědčení o absolvovaných kurzech apod.) a zmíněné provést až v dalším kroku (např. ve fázi pohovoru). Kompetence převažují nad formálními požadavky Přístup FTB k určování požadavků na uchazeče a jejich hodnocení přesunuje těžiště na kompetenční požadavky, zatímco požadavky na základě formálních kritérií, jako je vzdělání (např. vyžadované vysokoškolské vzdělání) nebo pracovní zkušenosti (např. pětiletá praxe na podobné pozici), jsou druhotné. Prioritou budou požadavky formulované s ohledem na uchazečovy znalosti, dovednosti a postoje v těsné návaznosti na činnosti, které má uchazeč na dané pozici vykonávat. V každém náborovém procesu lze připravit profil kompetencí kandidáta formou brainstormingu, což zvyšuje transparentnost náboru. Přiměřenost Předpoklad přiměřenosti je velmi úzce spjat s přisouzením větší důležitosti kompetencím než formálním požadavkům. Přiměřenost je vyjádřena v možnosti kdykoli nastavit profil kompetencí (popis práce) uchazeče ve vztahu ke skutečným činnostem, které bude vykonávat, a na tomto základě formulovat požadavky na kompetence uchazečů. Tyto jsou ověřovány v průběhu náboru na různých úrovních, podle výběru úřadu (znalostní test / analýza CV / test kompetencí / pohovor), což umožní zkrátit dobu náboru snížením počtu nevhodných uchazečů již v první fázi. 8
Využívání informačních a komunikačních technologií Používání ICT je důležitým metodickým předpokladem umožňujícím dosáhnout efektivity a vyloučit nekalé praktiky v náborovém procesu. Doba procesu se zkrátí díky vyřizování žádostí online, komunikaci s kandidáty prostřednictvím e-mailu, předběžnému ověření, zda uchazeč splňuje požadavky, automatické tvorbě vícerozměrných klasifikací založených na shromážděných údajích o uchazečích atd. Transparentnost postupu je zase zajištěna záznamem všech provedených činností v informačním systému. Respektování rovných příležitostí a rovného přístupu V partnerských zemích se před zahájením otevřeného náboru (vyhlášením volného pracovního místa na veřejnosti) provádí tzv. vnitřní nábor, prováděný mezi pracovníky samotného úřadu nebo zaměstnanci veřejné správy. Tato praxe ovšem vytváří půdu pro zneužívání (jež se prokázalo např. ve zprávě Nejvyšší kontrolní komory o náboru úředníků 2 ). Metodika FTB předpokládá zveřejňování informací o hledání kandidátů na volná pracovní místa a navrhuje, aby se zaměstnanci úřadů státní správy rovněž účastnili konkurzů, a to na stejném základě jako ostatní uchazeči. Zaprvé v zájmu transparentnosti a zadruhé což je stejně důležité kvůli omezené dostupnosti pro skutečně kvalifikované potenciální zaměstnance, kteří v důsledku omezení přístupu k náboru nemohou být zaměstnáni. Pokud se předpokládá, že účelem náboru je najít nejlepšího uchazeče (metodika Find the Best), je třeba dbát na to, aby skupina možných uchazečů byla co největší, samozřejmě za předpokladu, že uchazeči splňují stanovené požadavky. Jakékoli omezení přístupu uchazečů snižuje efektivitu náborového procesu. Bezpečnost Bezpečnost přenosu a ukládání informací v elektronickém systému (nástroji), který podporuje provádění metodiky FTB, je prioritou. Nástroj FTB, jenž je nezbytným prvkem při uplatňování metodiky, používá všeobecně uznávaná bezpečnostní opatření odpovídající tomuto typu IT systémů. Flexibilita Jedním z aspektů metodiky FTB je schopnost přizpůsobit proces postupům zavedeným v úřadě. Co se týče obsahu, tato metodika je jeden celek a pro úplnou realizaci jejích cílů ji doručujeme přijmout v celém rozsahu. Autoři jsou si vědomi skutečnosti, že právní předpisy v různých partnerských zemích 2 Informace o výsledcích auditu náboru zaměstnanců pro veřejnou správu. NIK, Zelená Hora, září 2010, str. 11 9
mohou ovlivnit formu náborového procesu; z toho důvodu mohou být některé fáze metodiky FTB vynechány, včetně práce s nástrojem FTB. Kolektivní definování kompetenčních požadavků a sledování jejich ověření Metodika FTB předpokládá, že se stanovení požadavků na uchazeče bude účastnit několik lidí. Tuto myšlenku inspirovaly především informace o neregulérnosti formulace kritérií pro výběr uchazečů, které se objevily ve zprávě Nejvyšší kontrolní komory v Polsku uvádějící, že v letech 2010-2012 ve více než 50 % sledovaných úřadech státní správy byl nábor proveden při porušení přijatých kritérií nebo s nerespektováním ustanovení zákona o zaměstnávání osob v úřadech místní samosprávy. Rovněž zprávy z partnerských zemí vykazují znepokojení ohledně transparentnosti postupů, zaměstnávání na základě náboru uvnitř instituce nebo formulace požadavků tak, aby vyhovovaly určité osobě. Předpokládaná účast několika lidí v procesu stanovení požadavků je způsobem, jak omezit praxi vyvolávající pochybnosti. Průběžné sledování změn v požadavcích i rozsah a způsob jejich ověřování jsou také jednou z možností nabízených systémem podporovaným metodikou FTB. Umožní určit, ve které fázi procesu se kritéria změnila. 10
3. PŘÍPRAVA NA NEJLEPŠÍ ZAMĚSTNANCE ZAMĚSTNANCI A ÚSPĚCH ÚŘADU Získání a udržení nejlepších zaměstnanců je klíčem k úspěchu organizace. Úspěchem se v případě veřejné správy obvykle nemyslí úspěch z ekonomického hlediska (zisk), ačkoli snížené náklady (např. související s délkou náborového procesu, fluktuací zaměstnanců, spotřebou kancelářských potřeb nebo dalším školením nových zaměstnanců) za něj mohou být pokládány. Úspěch veřejné správy v dnešní době zahrnuje také spokojenost zákazníků (tj. občanů či místních podniků) s prací úřadu. Každý úspěch může být naplánován stanovením strategie činností určení správných předpokladů, stanovení cílů a jejich dosažitelnosti krok za krokem a poté ověřování dosažených úspěchů. Srovnáme-li proces náboru s realizací strategie pro dosažení úspěchu, pak tento oddíl zahrnuje předpoklady a cíle, jež jsou základem náborového procesu vedeného podle metodiky FTB. Pokud předpokládáme, že spokojenost obyvatel je ovlivněna kvalitou práce úřadu (vyjádřenou např. zkrácením doby trvaní jednotlivých případů, kvalitou vztahu k zákazníkům ze strany úředníků, kompetencemi úředníků atd.), okamžitě to vyvolá otázku: Jak zorganizovat zvýšení kvality práce úřadu? Stejně tak rychle přichází odpověď: Všechno záleží na kvalitě odborné způsobilosti lidí pracujících v úřadě. Proto hledáme nejlepší zaměstnance to je náš cíl. NEŽ ZAČNETE HLEDAT Před hledáním je samozřejmě nutné stanovit podrobný realizační postup, který bude jednak v souladu s platnými právními předpisy a jednak zajistí transparentnost postupů pro získávání a výběr zaměstnanců a možnost sledování a dokumentace celého procesu. Zvláště důležité je stanovit postupy v následujících záležitostech: osoby/funkce účastnící se procesu, způsob oznámení náboru na volná pracovní místa, fáze procesu,
forma získávání přihlášek od uchazečů, kritéria pro počáteční ověřování žádostí, kritéria pro vytvoření seznamu uchazečů, kteří postoupili do dalších fází, způsob komunikace s uchazeči, činnost následující po zaměstnání vybrané osoby (přípravná fáze). Většina úřadů reguluje svůj náborový proces vnitřními postupy. Naším záměrem je, aby řešení navržená v této studii přispěla k revizi současných náborových modelů a k reflexi příležitostí ke zlepšení. Metodika FTB kombinuje tři procesy, které se zaměřují na získání nejlepšího zaměstnance pro konkrétní úlohu v organizaci (Obr. 1): určení náborových potřeb, nábor a výběr, naplánování rozvoje nového zaměstnance. Všechny tři procesy jsou úzce propojené z hlediska požadavků na kompetence. Profil ideálního uchazeče plnícího úkoly na dané pracovní pozici, stanovený v počáteční fázi, je základem pro formulaci jednotlivých činností v dalších fázích náborového procesu, včetně plánování rozvoje nového zaměstnance. Slovo kompetence je tudíž klíčovým slovem v celé metodice. Před projednáním tří procesů (fází) metodiky FTB je vhodné představit funkce/role, které se objeví v průběhu jejich realizace. Vědomi si skutečnosti, jak se tyto liší v jednotlivých zemích, záměrně jsme nedefinovali pozice a organizační jednotku; činnosti přiřazené jednotlivým funkcím mohou být vykonávány lidmi na různých pozicích nebo kombinovány (zejména v malých úřadech, kde např. tajemník obce může vykonávat funkci koordinátora a předsedy náborové komise). V takovém případě je klíčové dát jednotlivcům pravomoc k tomu, aby ve svém postavení mohli činit rozhodnutí. Před realizací náborového procesu je třeba stanovit následující role, přiřadit k nim konkrétní jedince a dát jim systémová oprávnění k používání nástroje FTB podporujícího realizaci metodiky FTB: Koordinátor osoba, která je odpovědná za celý proces získání zaměstnance do úřadu, za zahájení, koordinaci, sledování a uzavření činností spojených se získáním zaměstnance; vede komunikaci mezi uchazeči a dalšími účastníky náborového procesu, je odpovědná za 12
konfiguraci nástroje FTB pro náborový proces, stará se o celý proces a je odpovědná za jeho řádný průběh v souladu s postupem stanoveným v daném úřadě. Předseda náborové komise (PNK) předsedá týmu, který hodnotí a vybírá uchazeče, účastní se tvorby popisů práce a požadavků na kompetence, přiměřených aktuálním potřebám úřadu, poskytuje závěrečné formulace pro schválení osobou, která rozhoduje (Dohlížitel), stanoví formy ověření jednotlivých požadavků; Člen náborové komise (ČNK) osoba zapojená do definování požadavků na uchazeče a ověřování jejich plnění během procesu výběru uchazeče; Účastník každý zaměstnanec úřadu, který má možnost navrhnout činnosti pro popis práce a požadavky na kompetence spojené s těmito činnostmi; může to být budoucí nadřízený, spolupracovník nebo osoba z oddělení spolupracující s osobou na obsazované pozici; cílem této funkce je připravit popisy práce, které budou co nejvíce odpovídat obsazované pozici, a upravit požadavky s ohledem na konkrétní úkoly na dané pozici; Dohlížitel osoba, která dohlíží na činnosti prováděné jako součást procesu a schvaluje je (včetně stanovení popisu práce, popisu kompetenčních požadavků, inzerátu/informace o volném pracovním místě); činí závěrečné rozhodnutí ohledně vhodného zaměstnance na danou pozici tuto funkci obvykle zastává primátor/starosta nebo tajemník obce) Další role jednotlivců budou popsány během představení jednotlivých fází metodiky FTB. Úřad, který se rozhodne provádět nábor na základě metodiky FTB, obdrží elektronický nástroj, který podporuje realizaci celého procesu. To vyžaduje správnou konfiguraci, aby byl zajištěn soulad s právními předpisy i předpisy úřadu. Konfigurace umožňuje zapnutí/vypnutí možností systému pro různé fáze náborového procesu. Tento dokument popisuje celý proces probíhající za účelem dosažení efektu Najít toho nejlepšího (Find the Best). 13
Obrázek 1: Hlavní fáze metodiky FTB FÁZE I POTŘEBY FÁZE II NÁBOR A VÝBĚR FÁZE III ADAPTACE ZAMĚSTNANCE
4. BĚHEM HLEDÁNÍ NEJLEPŠÍHO ZAMĚSTNANCE Kdo je nejlepší zaměstnanec? Tato otázka zůstane nezodpovězená, dokud neurčíme, jaké jsou potřeby úřadu. Pokud má být hledání zaměstnance efektivní, je třeba definovat, co dané pracovní místo vyžaduje, a stanovit pořadí důležitosti požadavků (priorizace). Stejně důležitá je i analýza popisu práce, který stanoví úkoly, odpovědnost i kompetenční profil, tj. vyžadované znalosti, dovednosti a postoje. Z pohledu teorie řízení lidských zdrojů se může zdát, že tento přístup není inovativní. Avšak když se na věc podíváme z hlediska úřadu a když vezmeme v úvahu fakt, že definování popisu práce a identifikace potřeb a požadavků pro danou pozici se provádí pokaždé před začátkem náboru, a to prostřednictvím počítačového systému, formou brainstormingu a celý proces i jeho výsledky jsou zaznamenávány v IT systému, můžeme hovořit o velké změně způsobu činnosti ve srovnání se současnou zavedenou praxí. METODIKA FTB FÁZE I PŘÍPRAVA PROCESU DEFINOVÁNÍ NÁBOROVÝCH POTŘEB Zahájení procesu Pokud nastane potřeba získat pro úřad nového zaměstnance, ať už jako výsledek realizace plánu zaměstnanosti, nebo jako výsledek neočekávané nutnosti doplnit stav zaměstnanců (například nečekaný odchod zaměstnance z jeho pracovního místa), je učiněno rozhodnutí o otevření náboru. Zahájení náborového procesu vyžaduje určení zúčastněných osob a obsazení rolí, které jsou definovány ve čtvrté kapitole (Koordinátor procesu / Předseda náborové komise / Člen náborové komise / Účastníci / Dohlížitel). Stanovení rolí a jejich trvalé přidělení konkrétních pozicím může být součástí vnitřních pravidel pro nábor používaných v úřadě; avšak ani přidělení rolí ad hoc pro každý nábor není vyloučeno, například prostřednictvím zvláštního nařízení (zejména v případě účastníků, kdy se klade důraz na rozdílnost názorů). Dalším krokem je, že koordinátor jako osoba odpovědná za řízení procesu nakonfiguruje nástroj FTB tak, aby každý měl přístup do systému v rozsahu odpovídajícím jeho roli.
Definování náborových potřeb Účelem tohoto procesu je vytvořit profil kompetencí ideálního uchazeče pro plnění úkolů souvisejících s obsazovaným pracovní místem. Při zahájení tohoto procesu musí koordinátor vybrat jednu ze tří možností: 1 - stáhnout popis práce z globální nebo lokální databáze pracovních míst a zahájit brainstormingové sezení, 2 - stáhnout a přizpůsobit popis práce z globální nebo lokální databáze pracovních míst a zahájit brainstormingové sezení, 3 - vytvořit nový popis práce a zahájit brainstormingové sezení. Na tomto místě je třeba vysvětlit, co znamená popis práce v kontextu metodiky FTB. Je to dokument (v elektronické podobě, uložený v databázi nástroje FTB), který přesně stanoví: název pracovní pozice, pracovní úkoly plněné v rámci pracovní pozice, požadavky na uchazeče o danou pracovní pozici, o Kompetenční požadavky - přímo související s úkoly určenými pro danou pracovní pozici; vyjádřené schopnostmi. Příklad: pro zadání vést jednání v angličtině požadavky jsou následující: jazyková kompetence v anglickém jazyce na úrovni B2, certifikovaná (dovede vyjádřit svá tvrzení srozumitelně, do detailu, ústně i písemně, dokáže vysvětlit své stanovisko v diskusi a zvážit výhody a nevýhody řešení) schopnost řídit diskusi a vyvodit závěry o Formální požadavky vyžadované zákonem (např. spodní/horní věková hranice, vzdělání, počet let odborné praxe atd.). o Požadované dokumenty dokumenty, které budou předloženy během náborového procesu, potvrzující nabyté kompetence, zkušenosti atd. vzorové otázky pro znalostní testy a testy kompetencí souvisejícími s působností, vzorové otázky pro pohovor. Je třeba zdůraznit, že vzorové otázky pro znalostní testy, testy kompetencí a pohovory jsou vytvářeny v různých fázích procesu různými účastníky. Ve fázi brainstormingu mohou účastníci navrhovat pouze otázky pro znalostní testy. 16
V závislosti na vybrané možnosti koordinátor použije popisy práce, které jsou k dispozici možnosti (1) a (2), přizpůsobí je potřebám náboru a prokonzultuje je s ostatními, nebo pokud ještě na danou pracovní pozici nábor neprobíhal, vytvoří výchozí popis práce (3) a předá jej k projednání, které bude probíhat formou brainstormingu. Před zahájením brainstormingového sezení, musí koordinátor za pomoci nástroje FTB vykonat následující činnosti: specifikovat v systému účastníky, kteří přesně stanoví náborové potřeby založené na předchozích zjištěních úřadu (např. na základě vyhlášky primátora/starosty a v závislosti na pravidlech dané obce); pověřit jednotlivce jejich rolemi v celém procesu (určit předsedu náborové komise, členy náborové komise, účastníky brainstormingu, dohlížitele); dát pravomoc k užívání systému poskytnutím uživatelského jména a hesla; stanovit délku trvání brainstormingového sezení; zaslat účastníkům pozvánku k brainstormingovému sezení. 17
Následující obrázek ukazuje, jak může koordinátor vymezit pracovní úkoly, požadavky a otázky. Obrázek 2: Definování úkolů a požadavků koordinátorem 18
Brainstormingové sezení Brainstormingové sezení je termín, který označuje porady ohledně popisů práce, konané na dálku, za použití nástroje FTB. Koordinátor určí osoby, které se do brainstormingu zapojí, pozve účastníky na poradu (prostřednictvím e-mailu) a stanoví délku trvání této aktivity. Podle pravidel by se měl porady (brainstormingového sezení) vždy účastnit koordinátor, předseda náborové komise a členové náborové komise. Účastníkem brainstormingového sezení může být rovněž jakákoli osoba určená koordinátorem nebo osoba, jež projevila zájem o účast a jejíž přítomnost byla schválena koordinátorem. To může být například: budoucí nadřízený nebo spolupracovník zaměstnance, zástupce spolupracujícího oddělení atd. Cílem je určit v daném okamžiku nejvhodnější pracovní úkoly pro budoucího zaměstnance i požadavky na konkrétní úkoly. Během brainstormingového sezení mají účastníci příležitost: přijmout všechny prvky popisu práce navržené koordinátorem, vybrat některé z úkolů navržených koordinátorem / přidat nové úkoly, přidat/upravit/odstranit nové požadavky (jimi navržené) pro vybrané nebo přidané úkoly v popisu práce, přidat/upravit otázky pro znalostní test 3. Jak definovat úkoly a požadavky na uchazeče V přístupu založeném na kompetencích se klíčová role přisuzuje formulaci požadavků na uchazeče s ohledem na jejich znalosti/dovednosti/vlastnosti (postoje), nezakládá se tedy výlučně na prokázané praxi. Formální požadavky, týkající se např. stupně dosaženého vzdělání, praxe, záznamů v trestním rejstříku, jsou jako součást metodiky FTB pojednány v samostatné skupině podmínek, které by měl uchazeč splnit. 3 V této fázi mají účastníci brainstormingu možnost formulovat otázky pouze pro znalostní test, který uchazeči vyplní online. Test kompetencí je vytvořen v pozdější fázi. 19
V této fázi není specifikováno, které požadavky jsou závazné (jejich nesplnění je důvodem k okamžitému zamítnutí uchazeče) a které doplňkové. Tato činnost je provedena v dalším postupu předsedou náborové komise. Cílem brainstormingového sezení je shromáždit co nejvíce navržených pracovních úkolů / požadavků / otázek, které budou vyhodnoceny a seřazeny podle důležitosti (závazné nebo doplňkové) teprve v dalších krocích. Tento přístup umožňuje realizaci alespoň dvou metodických předpokladů. Zaprvé, vzhledem k tomu, že požadavky jsou specifikovány mnoha lidmi pracujícími každodenně s osobou na obsazované pozici, lze určit konkrétní úkoly i to, co by měla osoba znát/dělat, aby mohla vykonávat své povinnosti. Tímto se blížíme definici ideálního zaměstnance. Zadruhé, požadavky související přímo s pracovními úkoly pomohou zvýšit transparentnost náborového procesu. Uchazeči by měli mít kompetence potřebné k vykonávání úkolů spojených s pracovní pozicí. Otázky na uchazeče v různých fázích celého procesu se tedy vztahují k pracovním úkolům, což usnadňuje hodnocení jeho schopností pro danou funkci. Tento přístup rovněž zabraňuje formulaci nadsazených a nepřiměřených požadavků, které mohou zneužity (jsou známy případy stanovení přemrštěných požadavků na nižší pozice, aby mohla být zaměstnána konkrétní osoba). Zaznamenávání všech činností do elektronického systému zvyšuje transparentnost a zajišťuje kontrolu náborového procesu. 20
Následující tabulka předkládá vzorové popisy práce ve fázi brainstormingu: Příklad č. 1: Sekretářka Kompetenční požadavky Úkol 1: Vedení kalendáře jednání a akcí Požadavek 1: pečlivost Požadavek 2: systematičnost Úkol 2: Organizační a technická podpora jednání pořádaných starostou Požadavek 1: schopnost připravit setkání (zajištění prostoru, vybavení, kancelářských potřeb atd.) Požadavek 2: schopnost rychlého psaní/zápisu (min. 250 úhozů za minutu) Požadavek 3: komunikační schopnosti Atd. Úkol 3: Vyřizování korespondence, zaznamenávání údajů do elektronického systému: Požadavek 1: znalost práce s PC Požadavek 2: pečlivost Požadavek 3: velmi dobrá znalost gramatiky a pravopisu polského jazyka Požadavek 4: znalost anglického jazyka na úrovni B1 (schopnost spontánně a dostatečně plynule komunikovat s rodilými mluvčími, schopnost vyjádřit se srozumitelně ústní i písemnou formou k široké škále témat) Atd. Úkol 4: Vedení evidence stížností a žádostí, povolení a plných mocí, pověření, vydaných průkazů totožnosti atd.: Požadavek 1: dobrá znalost aplikací MS Word, Excel Požadavek 2: systematičnost Atd. Úkol 5: Vedení telefonní ústředny úřadu: Požadavek 1: komunikační schopnosti Požadavek 2: schopnost vést telefonický rozhovor v anglickém jazyce Formální požadavky: Ukončené vysokoškolské vzdělání Bez záznamu v trestním rejstříku 2 roky praxe v obdobné pozici Atd. Požadované dokumenty: Vysokoškolský diplom Osvědčení o bezúhonnosti (výpis z rejstříku trestů) Osvědčení o odborné způsobilosti v anglickém jazyce minimálně na úrovni B1 Atd.
Příklad č. 2: Inspektor finančního odboru Kompetenční požadavky Úkol 1: Koordinace prací souvisejících s vytvářením a realizací cílů bytové politiky města Požadavek 1: schopnost týmové práce Požadavek 2: znalost zákona o územní samosprávě, Požadavek 3: znalost zákona o pozemkové správě, Požadavek 4: znalost zákona o ochraně nájemníků, Požadavek 5: znalost zákona o obecním bytovém fondu, Požadavek 6: znalost zákona o vlastnictví objektů, Požadavek 7: organizační schopnosti Požadavek 8: uživatelská znalost MS WORD Úkol 2: Vypracovávání plánů k využití nemovitého majetku ve vlastnictví města Požadavek 1: uživatelská znalost MS EXCEL Požadavek 2: plánovací schopnosti Požadavek 3: analytické schopnosti Atd. Úkol 3: Provádění zadávání veřejných zakázek pro potřeby finančního odboru Požadavek 1: znalost zákona o veřejných zakázkách Požadavek 2: uživatelská znalost MS Word Požadavek 3: nezávislost Požadavek 4: vyjednávací schopnosti Úkol 4: Vykonávaní povinností souvisejících s výkaznictvím a rozpočtem města Požadavek 1: pečlivost Požadavek 2: uživatelská znalost MS EXCEL Požadavek 3: analytické schopnosti Požadavek 4: účetní dovednosti Požadavek 5: znalost zákona o veřejných financích Formální požadavky: Polské státní občanství Vysokoškolské vzdělání v oboru práva nebo ekonomie Minimálně 3 roky praxe Plná způsobilost k právním úkonům Užívání plných občanských práv Bez záznamu v trestním rejstříku Požadované dokumenty: CV Průvodní dopis Potvrzení o státním občanství Polské republiky Potvrzení o trestní bezúhonnosti Čestné prohlášení o plné způsobilosti k právním úkonům Kopie vysokoškolského diplomu Kopie dokumentů potvrzujících pracovní zkušenosti 22
Práce s nástrojem FTB Účastník brainstormingového sezení obdrží e-mailové oznámení a odkaz na nástroj, kde může přijmout popis práce navržený koordinátorem, zaslat úpravy popisu práce nebo navrhnout nové úkoly, požadavky a pokud je to možné otázky ke znalostnímu testu, který uchazeč vyplní online poté, kdy vyplní elektronický formulář o osobních údajích (CV). Samozřejmě, některé kompetence (např. svědomitost, komunikační schopnosti, atd.) nemohou být ověřeny formou testových otázek (uzavřených, s výběrem jedné správné odpovědi), takže tato možnost je pouze volitelná a zvláště užitečná ve vztahu k požadavkům týkajícím se znalostí uchazeče. Po ukončení brainstormingového sezení se všechny navržené úkoly a požadavky ohodnotí podle důležitosti na základě 10bodové stupnice. V našem případě se důležitostí (platností) rozumí užitečnost. Účastníci brainstormingu hodnotí, zda různé úkoly (požadavky) jsou pro obsazované pracovní místo skutečně důležité. Příklad: Pracovní pozice: Sekretářka důležitost 01-10 Úkol 1: Organizace jednání 10 Úkol 2: Vykonávání prací souvisejících s rozpočtem 01 Požadavek 1: znalost zákona o veřejných financích 01 Atd. Úkol 3: Pořádání zasedání vedených v anglickém jazyce 05 Požadavek 1: znalost anglického jazyka na úrovni C2 02 Požadavek 2: organizační schopnosti 09 Atd. Jak lze vidět z příkladu uvedeného výše, úkol přípravy městského rozpočtu není pro pozici sekretářky důležitý (toto není náplní práce sekretářky), proto je hodnocen stupněm 01, stejně jako požadavek související s úkolem. Úkol Pořádání zasedání vedených v anglickém jazyce je důležitější, ačkoli vyžadovaná znalost na úrovni C2 (plynulé používání jazyka v různých situacích) se zdá k tomuto úkolu příliš vysoká. 23
Poté kdy jsou všechny úkoly a požadavky ohodnoceny každým účastníkem brainstormingu, jsou seřazeny do stupnice podle udělených bodů. Konečné rozhodnutí o tom, které úkoly a požadavky budou zařazeny do popisu práce pro nábor, bude učiněno předsedou náborové komise. Obrázek 1: Brainstormingový panel / Vyhodnocení navrhovaných úkolů a požadavků účastníky brainstormingu. 24
Práce s nástrojem FTB Předseda má možnost náhledu na všechny navržené úkoly a požadavky i s jejich přidělenými body na stupnici důležitosti. Schvaluje je zaškrtnutím políčka pro daný úkol a/nebo požadavek. Tímto způsobem jsme se dostali k závěru formulace popisu práce, tj. pracovních úkolů a požadavků na uchazeče, které jsou pro celou metodiku zásadní. Obrázek 2: Konečný výběr úkolů a požadavků na pracovní pozici, učiněný předsedou náborové komise. Stanovení ověřovací metody a priorizace požadavků Jak již bylo zmíněno, všechny požadavky nemohou být ověřeny stejným způsobem, ne všechny jsou proveditelné a ne všechny mají pro úřad stejnou důležitost. Některé kompetence mohou být ověřeny položením testových otázek, jiné vyžadují širší vyjádření nebo pozorování uchazečů. Z toho důvodu 25
metodika FTB poskytuje několik možností pro ověření, zda jsou uchazeči kompetentní pro práci na úřadě: ověření na základě znalostního testu (online), ověření dokumentů zaslaných online, ověření na základě testu kompetencí, ověření na základě pohovoru. Uchazeč vyplní znalostní test během registrace své kandidatury do systému. Text obsahuje sadu otázek s výběrem jedné odpovědi. Tyto otázky zahrnují vědomosti z oblastí týkajících se stanovených požadavků. Otázky pro znalostní text mohou být navrženy všemi účastníky brainstormingu prostřednictvím návrhů na úkoly a požadavky. Test je okamžitě vyhodnocen systémem. Text kompetencí může být proveden jako jedna z fází náboru do veřejné správy. Může být vyplněn uchazeči osobně na úřadě nebo na jiném určeném místě a může zahrnovat sadu otázek/zadání různého typu (uzavřené otázky s výběrem jedné správné odpovědi nebo několika správných odpovědí, otevřené otázky, případové studie, situační otázky, otázky ohledně chování atd.), které ověřují kompetence uchazečů. Test je vyhodnocen členy náborové komise a výsledky jsou uloženy v systému. Pohovor umožňuje ověření nejen uchazečových znalostí, ale i takových schopností, které vyžadují přímý kontakt (např. komunikační schopnosti, odolnost vůči stresu apod.). Pohovor může probíhat za osobní účasti na místě určeném úřadem (obvykle na úřadě) nebo prostřednictvím jiného komunikačního kanálu (např. telefon, Skype). V metodice FTB není ani tak důležitý komunikační kanál jako ověření, zda uchazeč v této fázi splňuje či nesplňuje kompetenční požadavky, a hodnocení uchazeče všemi členy náborové komise (podrobněji v šesté kapitole, Nábor a výběr). Konečné rozhodnutí, jak ověřit požadavky, je učiněno předsedou náborové komise. Ten rovněž rozdělí požadavky na závazné (jejichž splnění je podmínkou) a doplňkové (jejichž splnění je žádoucí, ale nesplnění uchazeče nediskvalifikuje, pouze ovlivňuje hodnocení jejich kandidatury). 26
Práce s nástrojem FTB V předcházející fázi předseda náborové komise s konečnou platností rozhodl o požadavcích na uchazeče. V této fázi je nutné specifikovat způsob, jakým náborová komise ověří konkrétní požadavky. Toto rozhodnutí je zaznamenáno v systému. Předseda rovněž označí požadavky, které jsou považovány za závazné, symbolem vedle požadavku. Určení způsobu ověření požadavku je určitým druhem závazku ke spravedlivé kontrole uchazečových schopností. V přístupu na základě hodnocení kompetencí, přijatém v metodice FTB, je to o to důležitější, že si komise, jejímž úkolem je vybrat nejlepší (nejkvalifikovanější) osobu, nemůže dovolit nesrovnalosti v hodnocení kompetencí. Jak již bylo zmíněno, spolehlivost komise je zajištěna např. přijetím ověřovacích metod. Asertivita a komunikační schopnosti uchazeče se těžko ověřují požadavkem na absolvování dvoudenního kurzu trénujícího asertivitu a komunikaci. Znalost uchazeče v oblasti veřejných zakázek nelze ověřit pouze na základě faktu, že vystudoval právnickou fakultu. Následující obrázek ukazuje vizualizaci předkládaného přístupu. 27
Obrázek 3: Vizualizace volby způsobu ověřování kompetenčních požadavků a jejich uspořádání do kategorie závazných a doplňkových. 28
Dokončení procesu definování potřeb náboru Zvolením metody k ověření jednotlivých požadavků a určením, které z nich jsou závazné, de facto končí podstatná část identifikace náborových potřeb. Byly stanoveny pracovní úkoly i požadavky, které je třeba splnit, a rovněž pokud to bylo možné otázky pro vstupní znalostní test. V příštím kroku se proces vrací ke koordinátorovi, který připravuje kompletní informace o náboru na pracovní pozici. Popis pracovních úkolů a požadavků je součástí těchto informací. Koordinátor je v souladu se stávajícími postupy na úřadě upraví do odpovídající formy inzerátu a doplní o další informace, jako jsou: úvod oznamující otevřený nábor na pracovní pozici, forma, termín a místo, kam se mají dokumenty zasílat, podmínky pro práci (forma zaměstnání, předpokládaný plat), - dodatečné informace, např. o fázích náborového procesu, formě komunikace apod. Obsah dalších prvků inzerátu stejně jako způsob zveřejnění záleží na normách v dané zemi. Metodika FTB v tomto ohledu neukládá žádné závazné postupy, ale v důsledku požadavku transparentnosti a stejných příležitostí je důležité zveřejnit informace o volném místě alespoň oznámením na webových stránkách úřadu, vyvěšením informací na úředních deskách v úřadu apod. Průzkum ukázal, že ve většině úřadů partnerských zemí vyžaduje připravený popis práce a oznámení o volném pracovním místě souhlas činitele veřejné správy ať už primátora, nebo starosty obce, nebo jakékoli jiné osoby oprávněné podle předpisů. V takovém případě je úkolem koordinátora procesu tento souhlas získat. V případě, že činitel veřejné správy inzerát neodsouhlasí, vrací se zpět ke koordinátorovi procesu, který obsah oznámení upraví, nebo pokud se poznámky týkají pracovních úkolů a požadavků, tj. popisu práce jej vrátí zpět předsedovi náborové komise. 29
Práce s nástrojem FTB Koordinátor sleduje proces v systému. Po přesném stanovení obsahu informací o volném pracovním místě postoupí oznámení dohlížiteli se žádostí o schválení inzerátu. V případě schválení koordinátor zahájí druhou fázi náborového procesu nábor a výběr. V případě neschválení, jestliže se poznámky týkají obsahu inzerátu, jej přepracuje, avšak pokud jsou to poznámky podstatného charakteru, postoupí je předsedovi komise, který učiní patřičné úpravy. Tato skutečnost je zaznamenána v systému. Koordinátor pak znovu pošle informace o volném pracovním místě ke schválení. Po obdržení souhlasu dohlížitele koordinátor vygeneruje inzerát ve formátu.pdf. 5. NÁBOR A VÝBĚR UCHAZEČE METODIKA FTB FÁZE II NÁBOR A VÝBĚR Cílem první fáze metodiky FTB, popsané v předchozím oddíle, je příprava profilu ideálního uchazeče o pracovní místo v úřadě. Druhým krokem je vzbudit zájem takových uchazečů, kteří v maximální možné míře vyhovují požadavkům stanoveným v profilu uchazeče, a vyloučit situace, kdy na oznámení odpoví ti, kteří nesplňují ani základní (závazná) kritéria. Použití metodiky FTB a nástroje FTB v této fázi umožní: vyloučení kandidátů, kteří nesplňují základní kritéria, už v počáteční fázi výběru, elektronickou komunikaci s kandidáty od chvíle, kdy vyplní žádost v systému, použití jednotného formuláře žádosti generování kompetenčních testů založených na výběrových kritériích přípravu pohovoru i hodnocení uchazeče v pohovoru, rovněž založených na požadavcích připravených v první fázi, automatické generování pořadí v každé fázi výběru. Tyto znaky pomohou zjednodušit proces a zkrátit dobu náboru. Jak ukazuje studie provedená v rámci projektu Find the Best, práce ve veřejné správě se na jedné straně těší popularitě, zejména z hlediska stability a přesvědčení kandidátů o vysokých a spolehlivých příjmech, na druhou stranu je považována za nezajímavou a rutinní, bez příležitosti k postupu. 30
Současná ekonomická situace evropských zemí si vynucuje reformu zaměstnávání v tomto sektoru, a to především snižováním pracovních nákladů prostřednictvím omezení počtu zaměstnanců a zvýšením efektivity jejich práce. Ačkoli některé země (např. Itálie) vydaly úplný zákaz zaměstnávání nových pracovníků, jiné (např. Polsko, Rakousko, Česká republika) nadále otevírají nábory na úřednická místa. Současný trend v administrativě však nutí veřejnou správu zaměstnávat takové lidi, kteří jsou motivovaní, orientovaní na výsledky a pracují efektivně, bez ohledu na ekonomické zpomalení a zeštíhlování 4. Ekonomická situace vyžaduje, aby se v administrativě zvýšila výkonnost a snížily výdaje. Metodika FTB umožní přesné prověření znalostí a dovedností potenciálních zaměstnanců tak, aby vyhovovali současným potřebám. Nábor 5 - získání uchazečů Oslovení uchazeče Literatura vysvětluje nábor jako získání dostatečného počtu zájemců s cílem umožnit racionální výběr. Jinými slovy, je to činnost, která umožní organizaci získat dodatečné množství uchazečů s odpovídající kvalifikací, ze kterých bude možné vybrat tu správnou osobu. Získání vhodných uchazečů samozřejmě vyžaduje vhodné plánování a analýzu potřeb, což je učiněno v Kroku 1 metodiky FTB. V této části studie se zaměříme na způsoby informování o náboru a přijímání přihlášek od uchazečů. Metodika FTB nenařizuje, jak uvědomit uchazeče o náboru na úřednická místa. V tomto ohledu se řešení liší v závislosti na konkrétní zemi a konkrétním úřadu. Nábor může probíhat interně přesunem zaměstnanců na jiné pozice nebo jejich pověřením vykonávat další/jiné činnosti. V takových případech je oznámení o volném pracovním místě distribuováno v rámci organizace prostřednictvím věstníků veřejné správy, informačních bulletinů apod., pouze s dosahem pro úzkou skupinu lidí. Výhodami tohoto způsobu jsou nízké náklady na přijímací proces, snadné ohodnocení kompetentnosti zaměstnance díky znalosti jeho projevu v práci a zaměstnancova znalost chodu organizace jejích silných a slabých stránek i organizační kultury. Přesto však v tomto případě vzniká pochybnost ohledně 4 OECD, Public servants as Partners of Growth, prosinec 2011 [online], dokument dostupný na: http://www.oecd-ilibrary.org/governance/public-servants-as-partners-for-growth_9789264166707-en [přístup: 15.11.2013] 5 V tomto oddílu se termín nábor používá v užším slova smyslu; jeho význam odkazuje na dílčí proces podle metodiky FTB, kterým se rozumí upoutání uchazečů, vzbuzení jejich zájmu o volné pracovní místo. 31
otevřenosti a transparentnosti náborového postupu. Kromě toho je nevýhodou tohoto řešení, že ne vždy poskytne dostatečný počet uchazečů splňujících požadavky na volné pracovní místo. Zaměstnanci, kteří povýšili, nemusejí být připraveni na vykonávání nové funkce (nedostatek kompetencí), což bude z dlouhodobého hlediska nákladnější než zaměstnání nové osoby, přicházející z prostředí mimo organizaci, ale s odpovídajícími kompetencemi 6. Takové řešení se doporučuje pouze tehdy, kdy je k dispozici úplná analýza kompetencí uchazeče založená na kompetenčních požadavcích na volné pracovní místo připravených ve Fázi 1. Metodika FTB doporučuje získávat uchazeče, kteří nejsou spojeni s organizací, protože to nabízí možnost oslovit co nejširší skupinu potenciálních uchazečů, kteří splňují požadavky stanovené pro volné pracovní místo; v takovém případě je důležité distribuovat informace o volném místě v širokém měřítku, za použití různých médií. Bohužel, slabinou této metody jsou relativně velké náklady bez 100% záruky na úspěch. Obě řešení mají své slabiny a silná místa. Se zaměřením na transparentní postup a omezení protekce na jedné straně a snahou snižovat náklady na veřejnou správu na straně druhé je veřejná správa nucena zvolit nejvhodnější způsob vyhledávání uchazečů. Je třeba zdůraznit, že metodika FTB klade důraz na podrobné prozkoumání uchazečovy kompetence ve vazbě na konkrétní požadavky na danou pozici, bez ohledu na to, které řešení (vnitřní nebo vnější nábor) se použije. Koordinátor náborového procesu je odpovědný za distribuci informací o volném pracovním místě bez ohledu na jejich rozsah. Přijetí a shromáždění žádostí Přijetí a shromáždění žádostí je prvním procesem, kterého se uchazeči aktivně účastní. Úkolem koordinátora je tento proces sledovat. Metodika FTB umožňuje zasílání žádostí elektronicky ve třech (případně ve čtyřech) krocích: 1. ověření splnění závazných požadavků online (předběžný výběr učiněný uchazečem), 2. vyplnění formuláře žádosti online, 3. znalostní test online, 4. poskytnutí tištěných verzí všech dokumentů úřadu (v této fázi volitelné). 6 Richardson M., Managing/Effecting Recruitment Process [online], dostupné na: unpan1.un.org/intradoc/groups/.../unpan021814.pdf [přístup: 15.11.2013] 32
Ověření závazných požadavků je prvním krokem, ve kterém uchazeči dosvědčují, zda splňují základní předpoklady stanovené pro danou pozici. Palčivým problémem pro nábor do úřadů je převis neadekvátních žádostí; proto je účelem této činnosti snížit počet žadatelů /vyloučit žadatele, kteří zaslali žádost bez přemýšlení, mnoha různým institucím zároveň. Ve Fázi I Příprava procesu, je jedním z úkolů předsedy náborové komise seřadit požadavky na danou pozici podle pořadí důležitosti, tj. určit, které jsou závazné (absolutně nutné, jejich absence uchazeče vylučuje) a které jsou doplňkové (požadované, ale míra jejich splnění je hodnocena v průběhu výběrového řízení). Krok 1 Ověření závazných požadavků online V prvním kroku je uchazeč povinen dosvědčit, zda splňuje závazná kritéria stanovená v oznámení o volném pracovním místě. To je možné pomocí registrace v nástroji FTB. Informace o způsobu náboru spolu s přístupovým odkazem na panel žádostí jsou součástí oznámení. Práce s nástrojem FTB Uchazeč se zaregistruje do elektronického systému s použitím e-mailové adresy a bude požádán o ověření, že splňuje závazné požadavky. Příklad: Zvolte ANO, pokud splňujete následující kritéria, v opačném případě zvolte NE: Ano Ne Polské státní občanství Diplom v oboru právo nebo ekonomie Min. 3 roky pracovních zkušeností Plná způsobilost k právním úkonům Užívání plných občanských práv Trestní bezúhonnost Znalost anglického jazyka na úrovni C1, certifikovaná Velmi dobrá znalost stavebního zákona Atd. 33
Pokud uchazeč odpoví NE na jakýkoli z těchto závazných požadavků, jeho účast v náboru je zablokována a nebude moci přejít na další kroky. Samozřejmě je nutné mít na paměti, že online průzkumy neumožňují hladké ověření poskytnutých informací, avšak je třeba předpokládat, že tento krok vyloučí alespoň část uchazečů, kteří jsou pro danou pozici nevhodní. Pokud uchazeč, který podal nepravdivé informace, postoupí k dalšímu kroku, jeho informace bude možné ověřit v následujících fázích výběru; proto poskytnout nepravdivé informace na začátku náborového procesu není pro uchazeče výhodné. Krok 2 Formulář žádosti Kladné ověření závazných kritérií umožní uchazeči přejít k druhému kroku, ve kterém je povinen vyplnit elektronický formulář žádosti a pokud je tak vyžadováno přiložit příslušné dokumenty v elektronické podobě. V souladu s předpokládaným zjednodušením a zrychlením přijímacích řízení metodika FTB doporučuje ve fázi podávání žádostí předávat pokud možno co nejvíce informací v elektronické podobě. Rovněž navrhuje, aby uchazeči dodali dokumenty potvrzující správnost jejich informací (např. diplomy, pracovní osvědčení atd.) v pozdějších fázích výběru, a to za účelem snížení množství dokumentů, které je třeba ověřit. Po vyplnění formuláře CV uchazeč prohlašuje, že poskytnuté údaje jsou pravdivé a že jsou doložitelné příslušnými dokumenty. Zavedení jednotného formátu náborového formuláře, což je druh elektronického CV, urychlí analýzu dokumentu a usnadní porovnání informací o uchazečích. Sběr elektronických náborových formulářů v počáteční fázi nejen zkrátí dobu potřebnou pro jejich ověření, ale je také šetří životní prostředí. Práce s nástrojem FTB Náborový formulář se vyplňuje online, vpisováním informací do příslušných rámečků; informace se týkají osobních údajů uchazeče, vzdělání, praxe, dovedností, osobnostních předpokladů atd. Pokud je nutné, uchazeč může rovněž přiložit naskenované dokumenty prokazující jeho kvalifikaci, popř. dokumenty, které formulář vyžaduje. 34
Po zadání všech údajů a v případě potřeby přiložení dokumentů v elektronické podobě uchazeč potvrdí formulář. Dokument připravený tímto způsobem pak může být vytištěn a je-li třeba zaslán v tištěné podobě do úřadu spolu s dokumenty a informací o výsledcích znalostního testu. Krok 3 Znalostní test Znalostní text je dalším krokem, který uchazeč činí na své cestě za prací na úřadě. Z pohledu úřadu je to počáteční fáze ve výběru uchazečů, která je umožňuje roztřídit, a to v závislosti na výsledcích testu. Test není základem pro eliminaci uchazečů, ale dává výchozí informace o jejich odborných znalostech v požadovaných oblastech. Znalostní text je sadou uzavřených testových otázek s výběrem jedné správné odpovědi (singlechoice) z oblastí, z nichž byly formulovány požadavky. Testové otázky se nutně musí vztahovat k požadavkům a musí odpovídat úkolům, které bude zaměstnanec vykonávat na dané pozici (tj. musí odpovídat popisu práce). Otázky jsou připraveny ve fázi tvorby popisu práce (během formulace požadavků) všemi účastníky brainstormingu. Práce s nástrojem FTB Jak bylo řečeno v páté kapitole, přípravná fáze náborového procesu umožňuje formulaci úkolů a požadavků ve vztahu k potenciálnímu zaměstnanci a stejně tak i formulaci otázek k předběžnému ověření znalostí uchazečů. Otázky formulované účastníky brainstormingu jsou uloženy v příslušné formě v databázi systému. To umožňuje automatické generování testů ověřujících, zda uchazeč splňuje požadavky související se specifickými znalostmi vyžadovanými danou pozicí. Poté, co byl náborový formulář schválen, nástroj FTB přesměruje uchazeče k dalšímu kroku. Na obrazovce počítače uchazeč spatří soubor otázek s vícečetným výběrem odpovědí, kdy správných může být více možností (multiple- choice). Jeho odpovědím je přiděleno skóre a výsledky testu jsou generovány. 35
Příklad: Systém FTB Metodika náboru ve veřejné správě založeného na kompetenci Obrázek 4: Vizualizace online znalostního testu Po dokončení znalostního testu je uchazeč informován o výsledku (% správných odpovědí) a možnosti tisku CV a shrnutí testu. V závislosti na požadavcích konkrétního úřadu může tato fáze skončit přijetím a shromážděním žádostí, nebo uchazeč může být ještě požádán, aby splnil Krok 4 zaslal dokumenty v tištěné podobě. Informace o výsledcích testu zobrazená v systému je viditelná i členům náborové komise. Na tomto základě je vytvořen první žebříček uchazečů o danou pozici. Krok 4 Doručení dokumentů na úřad Doručení dokumentů na úřad v tištěné podobě (poštou nebo osobně) je stále vyžadováno na mnoha úřadech v partnerských zemích. V této fázi metodika FTB navrhuje buď omezení počtu dokumentů k formálnímu ověření, nebo ověření elektronických verzí (přiložené v naskenované podobě). Avšak pokud to není možné kvůli právním předpisům, pak metodika FTB rovněž poskytuje možnost ověření dokumentace v počáteční fázi výběru uchazečů. 36
Výběr volba nejlepšího Výběr odkazuje na dílčí proces vybírání uchazečů, jehož účelem je najít osobu, která nejlépe splňuje požadavky stanovené pro danou pozici. Jak celkem rozmarně vyjádřil Dale Yoder, je to proces, který rozdělí uchazeče do dvou kategorií: na ty, kteří budou a kteří nebudou zaměstnáni. 7 V tomto oddíle je popsán výběrový proces podle metodiky FTB. V předcházejícím procesu jsme získali dostatečný počet žádostí. Nyní nastal čas pro jejich ověření. To, jak budou informace poskytnuté uchazečem přezkoumány, je podle metodiky FTB stanoveno již na začátku, při přípravě celého procesu náboru a výběru (viz str. 21). Předseda náborové komise zvolil metody pro posouzení splnění jednotlivých požadavků a výběrový proces by měl být proveden v souladu s tímto rozhodnutím. Metodika FTB nabízí několik způsobů ohodnocení uchazečů, jejichž použití je podporováno nástrojem FTB. 1. kolo Prověřování náborových formulářů a zaslaných dokumentů V prvním kole musí náborová komise zkontrolovat dokumentaci zaslanou uchazeči (ať už v elektronické, nebo tradiční podobě). Dokumenty ověřované v této fázi zahrnují: náborový formulář, informace o výsledcích znalostního testu, a vyžadované formální dokumenty. Náborová komise vyhodnocuje dokumenty v souladu s požadavky na volné pracovní místo definovanými ve fázi Stanovení potřeb náboru. Ověření je provedeno v rámci systému vyhovuje/nevyhovuje. Po vyhodnocení zaslaných dokumentů všech uchazečů je stanoveno pořadí těch, kteří splnili základní kritéria, a to na základě hodnocení podle výsledků znalostního testu. 7 Durai P., Human resource management, Doorling Kindersley 2010, str. 151 37
Pořadí může být uspořádáno podle počtu správných odpovědí, procenta správných odpovědí (např. výsledek 57 % správných odpovědí) nebo podle dosaženého počtu bodů. Příklad: Pořadí po tomto výběrovém kole může zahrnovat všechny, kteří: odpověděli správně na alespoň 8 z 10 otázek, odpověděli správně na 80 % otázek, získali celkem více než 10 bodů. Uchazečům, kteří splnili požadovaná očekávání v této fázi výběru, jsou zaslány informace o další fázi. Ti, kteří nesplnili požadavky, musí být informováni o zamítnutí i s odůvodněním. Za účelem zrychlení procesu náboru a výběru přijala metodika FTB zásadu elektronické komunikace. Práce s nástrojem FTB V panelu uchazeče si členové náborové komise otevřou seznam požadavků, u nichž byly odsouhlaseny volby ověření prostřednictvím dokumentu a ověření prostřednictvím online testu. V panelu uchazeče si také mohou členové náborové komise prohlédnout odpovědi uchazeče na testové otázky. Tímto způsobem jsou schopni ověřit splnění jednotlivých požadavků, a to zatržením okna vyhovuje/nevyhovuje vedle jednotlivých požadavků. Již v této fázi může hodnotitel odmítnout uchazeče, pokud nesplňuje kterýkoli ze závazných požadavků nebo pokud chybí kterýkoli z požadovaných dokumentů. V tomto případě musí hodnotitel uvést důvod pro odmítnutí uchazeče. Po vyhodnocení všech uchazečů je systém seřadí podle výsledků znalostního testu. Uchazečům, kteří postoupili do dalšího kola výběru, je na adresu poskytnutou při registraci do systému zaslán e-mail s informací o výsledcích prvního kola a s podrobnostmi o dalších fázích výběrového procesu. Těm, kdo nesplnili požadavky, je zaslán e-mail s jejich výsledky a informace o zamítnutí jejich kandidatury. 38
Obrázek 5: Vizualizace pořadí kandidátů po prvním kole výběru. 2. kolo Test kompetencí Test kompetencí je důležitým prvkem ve výběrovém procesu; bohužel je však ve veřejné správě často přehlížen. Tento test může podrobně prověřit znalosti uchazeče stejně jako posoudit potenciální jednání uchazeče na pracovišti, a to použitím otázek týkajících se jednání v konkrétních pracovních situacích. Za přípravu testu kompetencí je odpovědná náborová komise. Otázky mohou připravit jednotliví členové komise buď samostatně, nebo po poradě s lidmi odpovědnými za oblast, do níž spadají požadavky na uchazeče (příprava náborových otázek vyžaduje odborné znalosti z oblasti, k nimž se jednotlivé požadavky vztahují, jako je např. zákon o veřejných financích pro požadavek Znalost zákona o veřejných financích). Otázky pro test kompetencí jsou přiřazeny k jednotlivým požadavkům a mohou mít různorodý charakter: 39