PLZEŇSKÝ KRAJ KRAJSKÝ ÚŘAD, odbor informatiky Škroupova 18, 306 13 Plzeň NAŠE ZN.: IT/432/12 VYŘIZUJE: Mgr. Jarmila Pechátová TEL.: +420 377195636 FAX: +420 377195208 E-MAIL: jarmila.pechatova@plzensky-kraj.cz DATUM: 28.2.2012 Veřejná zakázka malého rozsahu Administrátor evropského projektu SEED Vyzýváme Vás k podání nabídky na veřejnou zakázku malého rozsahu s názvem Administrátor projektu SEED 1. Zadavatel (veřejný zadavatel) Plzeňský kraj se sídlem Škroupova 18, 306 13 Plzeň IČ: 70890366 DIČ: CZ70890366 www.plzensky-kraj.cz 2. Kontaktní osoba za zadavatele: Ing. Tomáš Kuba odbor informatiky, Krajský úřad Plzeňského kraje telefon:+420 377 195 546 email: tomas.kuba@plzensky-kraj.cz 3. Typ a druh veřejné zakázky Jedná se o veřejnou zakázku malého rozsahu na služby. Zadavatel realizuje veřejnou zakázku malého rozsahu v souladu s ustanovením 6 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů. Název veřejné zakázky: Administrátor evropského projektu SEED. 4. Účel a předmět veřejné zakázky Usnesením Rady Plzeňského kraje č. 3883/11 ze dne 23.5.2011 a usnesením Zastupitelstva Plzeňského kraje č. 899/11 ze dne 22.9.2011 byla schválena účast Plzeňského kraje v evropském projektu SEED. Projekt SEED je hrazen z dotačního programu popsaného na následující webové adrese: http://ec.europa.eu/cip/files/docs/ict-wp2011_en.pdf (Objektive 4.1: Towards a cloud of public services). Projekt bude realizován po dobu 30 kalendářních měsíců od uzavření smlouvy (předpoklad uzavření smlouvy: nejpozději do 3.3.2012). Cílem veřejné zakázky je výběr dodavatele, a to dodavatele: odborně způsobilého, jazykově vybaveného, se zkušenostmi s administrací obdobných mezinárodních projektů, který zajistí za nabídnutou cenu kompletní administraci projektu SEED vůči lídru projektu (španělská firma Investigación y desarrollo informático EIKON S.L.), a to po celou dobu trvání projektu (30 kalendářních měsíců). IČO: 70890366 bankovní spojení: Raiffeisenbank a.s., pobočka Plzeň č.ú. 1063003350/5500
Pojmem Administrace projektu SEED se pro účely této veřejné zakázky rozumí: a) zajištění formálních náležitostí výkaznictví, poradenství s věcným obsahem výkazů; b) poradenství s vyúčtováním a zaúčtováním výdajů projektu; c) vedení dokumentace projektu; d) aktivní účast na projektu (účast zástupce dodavatele na důležitých poradních schůzkách); e) hlavní kontaktní subjekt pro komunikaci s partnery (komunikace s partnery projektu ohledně formálních náležitostí projektu); f) koordinace úkonů při realizaci projektu; g) v případě potřeby překlad dokumentů či tlumočení pro vlastní potřebu; h) a ostatní nezbytné úkony potřebné k řádné realizaci předmětu plnění této veřejné zakázky. Propozice evropského projektu SEED má zadavatel k dispozici v anglickém jazyce a zájemcům budou poskytnuty elektronicky na vyžádání prostřednictvím kontaktní osoby (viz bod 2. výzvy). 5. Způsob podání nabídky Nabídky se podávají v písemné formě na adresu zadavatele Plzeňský kraj, Škroupova 18, 306 13 Plzeň. Obálka s nabídkou bude opatřena nápisem Neotvírat a názvem veřejné zakázky. 6. Lhůta pro podání nabídky Termín pro podání nabídek: nejpozději do 12. března 2012 do 10:00 hod. 7. Základní kvalifikační předpoklady Uchazeč prokáže splnění základních kvalifikačních předpokladů v rozsahu dle 53 odst. 1 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, formou čestného prohlášení (vzor uveden v příloze č. 1 výzvy). 8. Profesní kvalifikační předpoklady Uchazeč prokáže splnění profesních kvalifikačních předpokladů předložením prosté kopie výpisu z obchodního rejstříku, pokud je v něm uchazeč zapsán, či výpis z jiné obdobné evidence, pokud je v ní zapsán a současně předložením prosté kopie dokladu o oprávnění k podnikání podle zvláštních právních předpisů v rozsahu odpovídajícím předmětu veřejné zakázky. 9. Technické kvalifikační předpoklady 9.1 Uchazeč předloží prostou kopii seznamu min. 2 významných zakázek (tj. zakázka na obdobný předmět plnění jako tato veřejná zakázka), které realizoval v posledních 3 letech, přičemž každá zakázka musí mít hodnotu plnění min. 0,5 mil. Kč bez DPH. 9.2 Uchazeč v nabídce představí projektový tým, který se bude podílet na plnění předmětu veřejné zakázky, včetně uvedení stručného profesního životopisu a cizojazyčné vybavenosti všech členů týmu. 10. Místo a doba plnění veřejné zakázky Doba uzavření smlouvy: na dobu určitou v délce trvání 30 kalendářních měsíců od uzavření smlouvy Doba plnění předmětu veřejné zakázky: 30 kalendářních měsíců. Místem poskytování služeb je území ČR, území Evropské unie (zejména město Brusel). 2
11. Předpokládaná hodnota Zadavatel stanoví předpokládanou hodnotu veřejné zakázky částkou 1 mil. Kč bez DPH. Tato částka zahrnuje jak personální náklady, tak cestovní náhrady. Důležité finanční informace pro uchazeče: Dotační program nastavuje maximální limity pro každou aktivitu projektu a na personální náklady a jsou uvedeny na webové adrese: http://ec.europa.eu/cip/files/docs/ict-wp2011_en.pdf. Tuto skutečnost musí od zahájení spolupráce respektovat zadavatel i vítězný uchazeč (tj. administrátor ). V projektu budou vykazovány skutečně odpracované hodiny a skutečné náklady (mzdové či fakturované) vykazovaných pracovníků (tzn. jak práce příslušných pracovníků zadavatele, tak práce administrátora ). Cestovní náhrady budou účtovány jako služební cesty v souladu s platnou legislativou ČR (zejména dle příslušných ustanovení zákoníku práce a prováděcích předpisů). Zadavatel předpokládá cca 1 služební cestu na čtvrtletí, za celou dobu projektu je odhadováno cca 12-15 služebních cest. Zadavatel si vyhrazuje právo předchozího písemného souhlasu se služebními cestami administrátora. 12. Limitace nabídkové ceny Vzhledem k tomu, že zadavatel disponuje omezenými finančními prostředky z projektu SEED, stanovuje nejvýše přípustnou nabídkovou cenu na celý předmět veřejné zakázky částkou 1 mil. Kč bez DPH. 13. Hodnotící kritérium Nabídky budou hodnoceny podle kritéria celková nejnižší nabídková cena bez DPH. 14. Subdodavatelé Uchazeč v nabídce uvede, zda má v úmyslu zadat část předmětu veřejné zakázky jiné osobě s uvedením identifikačních údajů subdodavatele a % podílu na plnění veřejné zakázky. Pokud uchazeč bude předmět plnění veřejné zakázky realizovat vlastními silami, učiní o této skutečnosti čestné prohlášení. 15. Nabídková cena Nabídkovou cenu uchazeč zpracuje a uvede ve své nabídce jako cenu nejvýše přípustnou (tzv. fix-price). Uchazeč je povinen ocenit veškeré úkony i hodiny, které uvede ve své nabídce (v rámci specifikace nabízených služeb), které administrace projektu SEED dle názoru uchazeče obnáší a vyžaduje. Při kalkulaci nabídkové ceny musí uchazeč počítat se všemi náklady, tzn. s náklady personálními a cestovným. Případné vícepráce nad rámec nabídkové ceny jdou k tíži uchazeče, s výjimkou případů, kdy vícepráce způsobil zadavatel svým zaviněním, kterému administrátor nemohl zabránit. Případné vícepráce budou před jejich provedením administrátorem sepsány včetně finančního vyčíslení a zadavatelem odsouhlaseny. 3
16. Smlouva na předmět plnění zakázky Uchazeč předloží v nabídce návrh smlouvy na předmět plnění veřejné zakázky. Návrh smlouvy musí být ze strany uchazeče podepsán statutárním orgánem uchazeče nebo osobami oprávněnými jednat jménem nebo za uchazeče. V případě, že návrh smlouvy nebude podepsán uchazečem, resp. jeho statutárním orgánem, přiloží uchazeč k návrhu smlouvy originál či úředně ověřenou kopii plné moci, ze které bude vyplývat oprávnění k podpisu návrhu smlouvy. Předložení nepodepsaného návrhu smlouvy není předložením řádného návrhu smlouvy uchazečem. Zadavatel požaduje, aby uchazeč do návrhu smlouvy zapracoval následující obchodní a platební podmínky zadavatele: Obchodní podmínky: a) Ve smlouvě budou jednoznačně identifikované smluvní strany. b) Jako předmět smlouvy bude uvedeno poskytování služeb spočívajících v administraci projektu SEED, čímž se pro účely smlouvy rozumí: zajištění formálních náležitostí výkaznictví, poradenství s věcným obsahem výkazů; poradenství s vyúčtováním a zaúčtováním výdajů projektu; vedení dokumentace projektu; aktivní účast na projektu (účast zástupce dodavatele na důležitých poradních schůzkách); hlavní kontaktní subjekt pro komunikaci s partnery (komunikace s partnery projektu ohledně formálních náležitostí projektu); koordinace úkonů při realizaci projektu; v případě potřeby překlad dokumentů či tlumočení pro vlastní potřebu; a ostatní nezbytné úkony potřebné k řádné realizaci předmětu plnění této veřejné zakázky. c) Místem poskytování služeb je území České republiky a území Evropské unie (zejména město Brusel). d) Kontaktní osobou Plzeňského kraje ve věcech plnění předmětu smlouvy je Ing. Tomáš Kuba, odbor informatiky, Krajský úřad Plzeňského kraje, telefon:+420 377 195 546, email: tomas.kuba@plzensky-kraj.cz. e) Smluvní strany se v souladu s ust. 262 odst. 1 Obchodního zákoníku (zákona č. 513/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů) dohodly v rámci smluvní volnosti uzavřít smlouvu podle Obchodního zákoníku. f) Smluvní strany se zavazují vzájemně spolupracovat a poskytovat si veškeré informace potřebné pro řádné plnění svých smluvních závazků. Smluvní strany jsou povinny bezodkladně informovat druhou smluvní stranu o veškerých skutečnostech, které jsou nebo mohou být důležité pro řádné plnění této smlouvy. Smluvní strany jsou povinny plnit své závazky vyplývající z této smlouvy tak, aby nedocházelo k prodlení. g) Smlouva bude uzavřena na dobu určitou v délce trvání 30 kalendářních měsíců od jejího uzavření. Od smlouvy může kterákoli smluvní strana ihned odstoupit v případě jejího podstatného porušení druhou smluvní stranou. Za podstatné porušení smluvní strany shodně považují: 4
- hrubé porušení smlouvy, které naruší důvěru ve smluvního partnera nebo ohrozí řádné plnění povinností vyplývajících z účasti Plzeňského kraje v evropském projektu SEED, - opakované (nejméně 2x) neposkytnutí součinnosti, která je nezbytná pro plnění povinností vyplývajících z účasti Plzeňského kraje v evropském projektu SEED. Platební podmínky: a) Podkladem pro vyúčtování ceny je vždy vystavená faktura, která bude mít náležitosti daňového dokladu dle platných právních předpisů (zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění a zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v platném znění). b) Splatnost faktury činí pokaždé 30 dnů ode dne jejího doručení na adresu sídla Plzeňského kraje. c) V souladu s 21 odst. 9 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, sjednávají smluvní strany dílčí plnění. d) Daň z přidané hodnoty bude připočtena k ceně ve výši dle právní úpravy platné ke dni uskutečnění zdanitelného plnění. h) V případě, že faktura daňový doklad nebude obsahovat stanovené náležitosti nebo v něm nebudou správně uvedené údaje, je kupující oprávněn ji vrátit ve lhůtě splatnosti zpět prodávajícímu s uvedením chybějících náležitostí nebo nesprávných údajů. V takovém případě přeruší běh lhůty splatnosti a nová lhůta splatnosti počne běžet doručením opravené faktury daňového dokladu. i) Cena bude vždy zaplacena bezhotovostní formou převodem na bankovní účet poskytovatele služby. 17. Obsah nabídky Nabídka uchazeče na tuto veřejnou zakázku bude obsahovat: a. dokumentaci k prokázání zadavatelem požadované kvalifikace (viz body 7. až 9. této výzvy), b. specifikaci nabízených služeb, c. nabídkovou cenu, d. návrh smlouvy na předmět plnění veřejné zakázky, e. seznam případných subdodavatelů nebo čestné prohlášení o realizaci zakázky vlastními silami. 18. Další podmínky zadavatele Zadavatel si vyhrazuje právo odmítnutí všech nabídek a právo zrušení veřejné zakázky. Všechny náklady a výdaje spojené s vypracováním a předložením nabídky nese uchazeč. Za Vaší nabídky předem děkujeme. S pozdravem Bc. Eliška Pečenková pověřená zastupováním vedoucího odboru informatiky 5