Česká agentura na podporu obchodu/czechtrade se sídlem Dittrichova 21 128 01 Praha 2 IČ: 00001171, DIČ: CZ 00001171 Výzva více zájemcům o veřejnou zakázku malého rozsahu V Praze dne 6. 9. 2016 Č. j..../2016 Věc: Pojištění služebních referenčních a dispozičních vozidel Preambule Tato výzva je vypracována jako podklad pro podání nabídek v rámci veřejné zakázky, která se řídí pouze směrnicí zadavatele Zadávání veřejných zakázek a hodnocení dodavatelů ve verzi platné ke dni vyhlášení zakázky. Postup této veřejné zakázky malého rozsahu je vyjmut z působnosti zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon ) 18 odst. 5. Jakékoliv odkazy na zákon jsou pouze analogické. I. Vymezení a předmět plnění veřejné zakázky malého rozsahu Pojištění služebních referenčních a dispozičních vozidel pro Českou agenturu na podporu obchodu/czechtrade (dále zadavatel ). Specifikace předmětu: Předmětem plnění veřejné zakázky je uzavření smlouvy na pojištění motorových vozidel zadavatele - pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou provozem vozidla, havarijní pojištění a doplňková připojištění (předpokládaná hodnota pojištění dle přílohy č. 3 je cca 235 tis. Kč bez DPH/rok). 1
V současné době má zadavatel k pojištění 26 vozů značky Škoda (23 Octavia, 2 Superb, 1 Yeti), počet se však kdykoli může snížit i navýšit a to dle aktuální situace zadavatele. Vozidla jsou používána v rámci pracovních cest a to i dlouhodobých nejen v České republice, ale i v zahraničí po celé Evropě, Asii a Africe, zejména severní Africe (Maroko), Ruské federaci, jižní Asii (Indie), Asii (Ázerbajdžán, Gruzie) a střední východ (Izrael). Specifikace je dále podrobně uvedena v příloze č. 3 a č. 4. Představení zadavatele Česká agentura na podporu obchodu/czechtrade byla zřízena rozhodnutím ministra průmyslu a obchodu dne 1.5.1997 jako příspěvková organizace státu. Posláním CzechTrade je poskytování informačních, poradenských a podpůrných služeb zaměřených na zlepšování výsledků zahraničního obchodu České republiky a exportních aktivit českých podnikatelských subjektů v zahraničí. Agentura je příspěvkovou organizací, která je napojena na státní rozpočet prostřednictvím svého zřizovatele Ministerstva průmyslu a obchodu. Hospodaření agentury se řídí pravidly hospodaření s rozpočtovými prostředky státního rozpočtu a finančního hospodaření rozpočtových a příspěvkových organizací. Statutárním orgánem agentury je generální ředitel, kterého jmenuje a odvolává ministr průmyslu a obchodu. Bližší informace na www.czechtrade.cz, kde je uveřejněna i tato zadávací dokumentace vč. příloh po dobu trvání lhůty pro podání nabídek. Kontaktní osoba, osoba pro dotazy uchazečů Dotazy a žádosti o další informace k této zakázce lze podat výhradně elektronickou poštou na kontaktní osobu: Ing. Lenka Sokoltová, Dittrichova 21, Praha 2, tel.: 224 907 564, a to nejpozději 5 pracovních dnů před konečným datem pro podávání nabídek. Zadavatel odešle odpověď do 3 pracovních dní. Uchazeči mohou zasílat své dotazy na email: lenka.sokoltova@czechtrade.cz. II. Doba a místo plnění této zakázky a) Předpokládaná doba plnění: 1.10.2016 30.9.2020 b) Místo plnění: v sídle zadavatele, tj. Česká agentura na podporu obchodu/czechtrade, Dittrichova 1968/21, 128 01 Praha 2, dále celý svět vyjma Ameriky a Austrálie 2
III. Požadavky na prokázání kvalifikačních předpokladů a) Zadavatel požaduje v rámci nabídky předložení čestného prohlášení o splnění základních kvalifikačních předpokladů (viz příloha č. 2), což doloží uchazeč originálem čestného prohlášení podepsaného osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče (v případě podpisu nabídky zmocněnou osobou doloží uchazeč v nabídce originál či úředně ověřenou kopii plné moci či jiného platného pověřovacího dokumentu). b) Zadavatel požaduje, aby součástí nabídky byla kopie živnostenského listu, případně jiného dokladu prokazujícího oprávnění k činnosti uvedené v bodě I., a kopie platného výpisu z obchodního rejstříku ne staršího než 90 dnů (je-li uchazeč v něm zapsán). c) Zadavatel požaduje v nabídce uvedení zkušeností s předmětem plnění zakázky uchazeč uvede alespoň dva (2) konkrétní případy, které spočívaly v pojištění motorových vozidel pro flotilu min. 20 vozidel za období posledních tří (3) let od data vyhlášení této zakázky vč. kontaktních osob klienta/tů, rozsahu (výše ročního pojistného v Kč bez DPH) a doby poskytnutí formou podepsaného seznamu či podepsaného čestného prohlášení, přičemž podepsáno musí být vždy osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče (v případě podpisu nabídky zmocněnou osobou doloží uchazeč v nabídce originál či úředně ověřenou kopii plné moci či jiného platného pověřovacího dokumentu). Každá z těchto zakázek bude v hodnotě nejméně 200 000 Kč bez DPH. Dále zadavatel předpokládá uvedení základních údajů o uchazeči, stručné představení a uvedení kontaktních osob uchazeče v nabídce uchazeče. IV. Způsob hodnocení nabídek Jednotlivé nabídky budou hodnoceny dle níže uvedených kritérií: - Nejnižší celková nabídková cena v Kč bez DPH Pozn. Uchazeč vyplní přílohu č. 3, která slouží pro výpočet celkové nabídkové ceny v Kč bez DPH. V příloze č. 3 je ze strany uchazeče uvedena roční pojistná sazba a dále pojistné za celé období zakázky (roční pojistné x 4). Roční sazby budou použity v průběhu pojistného období také pro připojištění nově pořízených vozidel. Uchazeč je povinen na příloze č. 3 řádně vyplnit všechna prázdná pole (buňky) tabulky, tj. dílčí ceny, nabídkovou cenu. Nabídková cena musí být v nabídce uvedena v Kč bez DPH. V případě nedodržení požadované struktury nabídkové ceny, či nevyplnění některé z položek bude chápáno jako nedodržení zadávacích podmínek a nabídka uchazeče bude vyřazena. Uchazeč uvede v příloze č. 3 jednotlivé sazby a ceny. Celková nabídková cena z pole AA 32 bude uchazečem doplněna do krycího listu (příloha č. 1) a tabulka č. 3 bude součástí návrhu smlouvy. 3
Zadavatel se tímto nezavazuje k pojištění veškerého v příloze č. 3 uvedeného majetku v rámci této veřejné zakázky a ani po celou dobu účinnosti smlouvy uzavřené na jejím základě. V. Požadavky na jednotný způsob zpracování nabídky a) Požadujeme doručení nabídky písemnou formou a v českém jazyce. b) Uchazeč předloží písemnou nabídku v jednom originálním písemném vyhotovení včetně vyplnění krycího listu nabídky (příloha č. 1) s očíslováním stran, přičemž krycí list, příloha č. 3 i nabídka budou podepsány osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče (v případě podpisu nabídky zmocněnou osobou doloží uchazeč v nabídce originál či úředně ověřenou kopii plné moci či jiného platného pověřovacího dokumentu). c) Požadujeme dodržení následující struktury předkládaných nabídek: - základní údaje o uchazeči, stručné představení a uvedení kontaktních osob (viz bod III), - kvalifikační předpoklady dle čl. III výzvy, - uvedení nabídkových cen v Kč bez DPH dle čl. IV výzvy, které jsou uchazečem i zadavatelem v rámci předložené nabídky považovány za ceny konečné a maximální, - uchazečem zpracovaný návrh smlouvy se zapracovanými podmínkami uvedenými v této výzvě a příloze č. 4 včetně příloh s podpisem oprávněné osoby, který bude sloužit zadavateli jako podklad pro jednání s vybraným uchazečem. (Předložení nepodepsaného textu smlouvy není předložením návrhu této smlouvy. Nabídka uchazeče se tak stává neúplnou a zadavatel vyloučí takového uchazeče z další účasti na veřejné zakázce.) Přitom zadavatel požaduje, aby se uchazeč v návrhu smlouvy zavázal k poskytnutí smluvní pokuty či sankčnímu postihu pro případ prodlení s řádným a bezvadným plněním povinností týkajících se poskytovaných služeb. VI. Platební a sankční podmínky a) Ceny předložené uchazečem v rámci této zakázky (příloha č.3) jsou při poskytování plnění této zakázky pro zadavatele i uchazeče závazné, maximální a konečné. Výše pojistného musí zůstat v platnosti po celou dobu trvání pojištění, tj. 48 měsíců (netýká se změn v důsledku změny daňových předpisů). b) Ujednává se, že zadavatel může kdykoliv dle svých pojistných potřeb změnit rozsah pojištění, pokud dojde ke změně vlastnických či jiných vztahů či důvodů majících vliv na rozsah pojištění. Případné nespotřebované pojistné dodavatel 4
vrátí na účet zadavatele nejpozději do jednoho měsíce od ukončení pojištění daného pojištěného majetku, nebude-li dohodnuto jinak. c) Zadavatel si vyhrazuje právo rozšířit rozsah pojištění zejména v případě nově nabytého majetku, tj. motorových vozidel, obnovy či zvýšení limitů pojistného plnění a nově vzniklých rizik. d) Zadavatel může v průběhu doby trvání pojištění snížit pojistné sazby. e) Při realizaci změn, týkajících se již existujícího druhu pojištění, budou použity sazby uvedené v tarifních tabulkách. f) Výše pojistného je překročitelná pouze při změně rozsahu pojistného krytí a změně objemu pojišťovaného majetku, tj. motorových vozidel. g) Dodavatel se zavazuje uplatnit slevu ze základního pojistného, dodržet sazebník pojistného dle tarifních tabulek i pro nově zařazená vozidla v průběhu trvání pojistné smlouvy, a to za stejných nebo lepších podmínek pro zadavatele. h) Zadavatel neposkytne zálohy. Úhrada za plnění veřejné zakázky bude prováděna v české měně. Příslušné platby za předmět plnění zakázky se uskuteční vždy na základě daňového dokladu (faktury) vystaveného vybraným uchazečem ve 4 čtvrtletních splátkách, přičemž faktura bude vystavena po skončení fakturačního období. i) Splatnost daňových dokladů musí být nejméně 14 dnů od doručení faktury do sídla zadavatele. Při nedodržení lhůty splatnosti je možno zadavateli účtovat smluvní pokutu max. 0,05 % fakturované částky za každý den prodlení. j) Zadavatel je oprávněn do data splatnosti vrátit fakturu, která neobsahuje požadované náležitosti nebo obsahuje chybné údaje (např. obsahuje jiné cenové údaje nebo jiný druh plnění než dohodnuté ve smlouvě) s tím, že doba splatnosti nové (opravené) faktury začíná znovu běžet ode dne jejího doručení zadavateli. k) Zadavatel je povinen hradit pojistné jen za dobu trvání pojištění, nespotřebované zadavatelem zaplacené pojistné je dodavatel povinen vrátit zadavateli bez zbytečného odkladu, nejpozději ve lhůtě 30 dnů od zániku pojištění. Zadavateli náleží poměrná část pojistného. V případě pojistné události zadavateli náleží pojistné do konce pojistného období. Výpočet nespotřebovaného pojistného se provede následujícím způsobem. Každý den v pojistném období se rovná 1/365 z celkového pojistného. Výpočet nespotřebovaného pojistného se pak rovná hodnota 1/365 ze zaplaceného pojistného v Kč * počet dnů nespotřebovaných pojistníkem. l) Zadavateli vzniká nárok na smluvní pokutu ve výši škody způsobené na vozidle v případě, že nově pořízené vozidlo do souboru pojištěných vozidel nebylo řádně pojištěno dnem převzetí vozidla zadavatelem. Podmínkou pro vznik nároku na smluvní pokutu je, že zadavatel dodržel svoji povinnost a zaslal dodavateli do 5 dnů od převzetí vozidla údaje o vozidle. m) Smlouva nebude obsahovat žádné jiné sankce vůči zadavateli. Uhrazením smluvní pokuty není dotčeno právo na náhradu vzniklé škody v plné výši, tedy i ve výši přesahující smluvní pokutu. 5
n) Uchazeč odpovídá zadavateli za výkon předmětu zakázku v plné výši. Vznikneli v důsledky porušení povinností některé ze stran škoda, je povinna škodící strana tuto škodu druhé straně nahradit. o) V případě, že se uchazeč setká v souvislosti s plněním předmětu plnění s informacemi důvěrného charakteru, které nejsou veřejně přístupné, uchová je uchazeč v tajnosti a nesdělí je žádné třetí osobě, nezpřístupní je, a ani jakýmkoliv způsobem nevyužije po době skončení plnění zakázky. To neplatí, je-li poskytnutí informací uloženo platným a účinným právním předpisem a vyžadováno orgánem k tomu zmocněným. p) Plnění může vypovědět kterákoliv strana při dodržení dvouměsíční (2) výpovědní doby počínající plynout prvním dnem následujícího kalendářního měsíce po doručení písemné výpovědi druhé smluvní straně na poslední známou adresu. Výpověď se považuje za doručenou i za situace, kdy se poštovní zásilka obsahující výpověď vrátila odesílající smluvní straně jako nedoručitelná a/nebo jestliže nebyla vyzvednuta v úložní době a/nebo bylo její přijetí adresátem odmítnuto. q) V návrhu smlouvy podepsaném oprávněnou osobou za uchazeče, uvede uchazeč požadované podmínky při akceptaci výše uvedených požadavků zadavatele. r) Dodavatel bere na vědomí a výslovně souhlasí s tím, že zadavatel je oprávněn v souvislosti se svojí zákonnou povinností uveřejnit originál podepsané smlouvy v elektronické podobě, a to bez časového omezení. Dále bere na vědomí, že smlouva nabývá platnosti dnem podpisu oběma smluvními stranami, účinnosti nejdříve dnem uveřejnění v registru smluv, avšak ne dříve, než 1. 10. 2016. Před tímto datem tedy nemůže být ze smlouvy plněno. VII. Místo pro podání nabídek a doba, v níž lze nabídky podat a) Nabídku (včetně dokumentů uvedených v čl. III.) v řádně uzavřené obálce opatřené na přelepu razítkem (příp. podpisem - fyzická osoba) a na přední straně označené NEOTEVÍRAT Pojištění vozidel zašlete doporučeně poštou na adresu zadavatele nebo předejte osobně obálku v recepci ve 2. patře pracovníkům zadavatele (8:00-16.30 hod.) na adrese zadavatele: Česká agentura na podporu obchodu, Dittrichova 21, 128 01 Praha 2. b) Nabídka musí být doručena na adresu zadavatele nejpozději do 15. 9. 2016 do 12:00 hod. c) V případě nedoručení nabídky přímo do rukou pracovníků zadavatele v místě uvedeném v písmenu a) tohoto článku, nebude brát zadavatelem zřetel na okamžik přijetí nabídky uchazeče třetí osobou/jinou organizací, a to i přes tu skutečnost, že nabídka bude převzata touto třetí osobou/jinou organizací ve stanovené lhůtě pro podání nabídek. 6
VIII. Další podmínky a) Variantní řešení nabídek se nepřipouští. b) Uchazeči nenáleží žádná náhrada nákladů, které vynaložil na účast v této soutěži. c) Nabídky, kopie nabídek, vzorky, ani jednotlivé součásti nabídek uchazečů či vyloučených uchazečů nebudou vráceny. (Vráceny budou pouze neotevřené nabídky došlé po termínu pro podání nabídek.) d) Výsledek výběrového řízení se na základě Rozhodnutí zadavatele sdělí všem uchazečům a vítěz soutěže bude vyzván k podpisu smlouvy, přičemž se vybere pouze nejvhodnější nabídka a nesestavuje se žádné pořadí uchazečů. e) Při zadání této zakázky nejsou přípustné námitky uchazečů. f) Zadavatel si vyhrazuje právo nevybrat žádného uchazeče příp. zrušit uvedené zadání veřejné zakázky bez udání důvodu. g) Zadavateli si v případě mimořádně nízkých nabídkových cen vyhrazuje právo postupovat analogicky dle ust. 77 zákona o veřejných zakázkách, v platném znění. Příloha č. 1: Krycí list nabídky Příloha č. 2: Čestné prohlášení Příloha č. 3: Tabulka pro uvedení nabídky uchazeče Příloha č. 4: Další podmínky zadavatele Ing. Lenka Sokoltová CzechTrade 7