jednání Rady města Ústí nad Labem dne: bod programu: 8.2.2016 30 věc: Změna organizačního řádu MmÚ dopad na rozpočet: ne zpracoval: Mgr. Romana Habrová, vedoucí KT Mgr. Miloš Studenovský, vedoucí PO Ing. Marcela Kittlerová, vedoucí personálního odd. KT předkládá: Mgr. Jiří Javorčák, tajemník MmÚ projednáno: s vedením města s dotčenými vedoucími odborů na vědomí: přizváni k jednání:
Usnesení: Rada města po projednání A) s ch valuje 1. organizační změny MmÚ s účinností k 1.3.2017 takto: a) převod agendy a 6 zaměstnanců oddělení přestupků z odboru kontroly do odboru přestupků v dopravě b) vytvoření oddělení přestupků v odboru přestupků v dopravě c) přejmenování odboru přestupků v dopravě na odbor přestupkových agend d) navýšení tabulkových míst na odboru sociálních věcí o 3 e) vytvoření nového oddělení náhradní rodinné péče na odboru sociálních věcí, a to vydělením ze stávajícího oddělení sociálně právní ochrany dětí, s celkovým počtem zaměstnanců 9 f) navýšení tabulkových míst na finančním odboru o 2 g) navýšení tabulkových míst na odboru dopravy a majetku o 1 h) navýšení tabulkových míst v kanceláři primátora o 1 i) navýšení tabulkových míst na právním odboru o 1 (přesun 1 tabulkového místa z odboru hosp. správy na odbor právní) j) zrušení tiskového oddělení kanceláře primátora s tím, že 3 tabulková místa tohoto zrušeného oddělení budou řízena přímo vedoucí kanceláře primátora k) spojení oddělení koncepcí a oddělení proinvestorské politiky v odboru strategického rozvoje do jednoho oddělení koncepcí s celkovým počtem zaměstnanců 6 l) zrušení oddělení mimořádných situací v odboru životního prostředí s tím, že jedno tabulkové místo tohoto zrušeného oddělení bude podřízeno přímo paní primátorce, druhé přejde na oddělení vodního hospodářství m) navýšení tabulkových míst na odboru investic a územního plánování o 2 n) vytvoření nového oddělení městského architekta v odboru investic a územního plánování s celkovým počtem zaměstnanců 3 o) převod agendy a 2 tabulkových míst (informátorky) z oddělení úklidů, informací, BOZP a PO do oddělení obslužných činností v rámci odboru hospodářské správy p) převod agendy a 11 tabulkových míst (uklízečky) z oddělení úklidů, informací, BOZP a PO do oddělení správy budov v rámci odboru hospodářské správy q) zrušení oddělení úklidů, informací, BOZP a PO v odboru hospodářské správy r) vytvoření 2 nových úseků v oddělení správy budov: úsek úklidů I a úsek úklidů II 2. změnu organizačního řádu MmÚ s účinností od 1.3.2017 takto: a) úpravu znění článku 11 Náměstci primátora dle přílohy č. 3 důvodové zprávy b) zrušení odstavce 15.1.2. v článku 15 bez náhrady c) znění bodu 15.2.17. v článku 15 se mění takto: V době nepřítomnosti jsou zastupováni pověřeným zaměstnancem. d) úpravu přílohy č. 1 Přehled odborů MmÚ dle přílohy č. 4 důvodové zprávy e) úpravu přílohy č. 2 Organizační schéma s počty zaměstnanců v jednotlivých odborech danou přílohou č.1 důvodové zprávy
f) úpravu přílohy č. 6 organizačního řádu v pracovní náplni činností odboru přestupků v dopravě, odboru investic a územního plánování, odboru dopravy a majetku, odboru městských organizací a školství, odboru kultury, sportu a sociálních služeb dle přílohy č. 2 důvodové zprávy 3. od 1.3.2017 celkový počet 409 zaměstnanců města zařazených do Magistrátu města Ústí n.l. B ) ukládá 1. Mgr. Romaně Habrové, vedoucí kanceláře tajemníka a) zajistit vydání příslušného dodatku ke Směrnici Rady města č. 2/2014 ve smyslu bodu A) T: 28.2.2017
Důvodová zpráva: V souvislosti se snahou vedení města o zefektivnění činnosti MmÚ je předložen RM ke schválení návrh na organizační změny. Již při přípravě organizační změny platné od 1.1.2016 bylo počítáno s tím, že půjde o dvě etapy těchto změn. Některé změny je potřeba zavádět postupně, po stabilizaci prvních změnových kroků. Takovým případem jsou přestupky. V 1. fázi MmÚ zřídil odbor přestupků v dopravě. Magistrát řeší krom přestupků v dopravě i další přestupky, z nichž největší množství je soustředěno do oddělení přestupků na odboru kontroly. Ve 2. fázi organizačních změn navrhujeme vytvořit jeden přestupkový odbor, kde se bude řešit většina přestupků (krom přestupků řešených na základě speciálních zákonů stavební, životní prostředí, aj.), což by znamenalo přesun přestupkového odd. z odboru kontroly na odbor přestupků v dopravě s tím, že by tento odbor byl přejmenován na odbor přestupkových agend. Odbor sociálních věcí (dále jen OSV) byl ve 4. Q r. 2016 podroben hloubkové kontrole z KÚÚK zaměřené na dodržování Standardů kvality na úseku sociálně právní ochrany dětí. Při projednávání závěrů kontroly bylo pracovníky nadřízeného orgánu zcela jasně řečeno, že počet a nápad klientů na jednoho pracovníka v agendě náhradní rodinné péče překročil únosnou mez a není možno v tomto personálním obsazení i nadále setrvat a vyžadovat plnění všech povinností, které v této agendě musejí být ze zákona plněny. Z dokumentu Analýza fungování institutu dohod o výkonu pěstounské péče v ČR, kterou zpracoval SocioFactor s.r.o pro potřeby MPSV, by jedna pracovnice měla zajišťovat agendu max. pro 25 rodin v krajním případě pro 30 rodin. To však pracovníci OSV překračují minimálně jednou tolik. S ohledem na počet pracovníků oddělení soc. právní ochrany dětí (dále jen OSPOD), navrhujeme vznik dalšího oddělení OSV s názvem oddělení náhradní rodinné péče se samostatným vedoucím oddělení, protože při zvýšení počtu pracovníků OSPOD o 3 na celkových 30 je již velmi obtížné oddělení přímo řídit. Navíc i z organizačních a ekonomických důvodů bude vhodnější, když tato agenda, která je z větší části financována z účelově vázaného příspěvku od ÚP, bude fungovat samostatně od ostatní agendy OSPOD. V kanceláři primátora je navrženo zrušení tiskového oddělení. Vedoucí místo tohoto oddělení je již poměrně dlouho neobsazeno. Toto vedoucí funkční místo bude po zrušení tiskového odd. nahrazeno místem referentským - tiskový referent. Tato pozice by znamenala stejně jako v případě org. změny u OSR posílení výkonné složky činností, zejména zabezpečení efektivity a kvality tiskových výstupů z MmÚ, přípravu podkladů pro styk s novináři, zastupitelnost a další činnosti s tím spojené. Zároveň se KP posiluje jedním tabulkovým místem, které bude zajišťovat administrativní podporu uvolněné radní. Vzhledem k tomu, že v 1. etapě organizační změny byla v rámci OSR vytvořena 2 malá oddělení koncepcí a proinvestorské politiky, která mají svou agendou k sobě nejblíže, navhujeme ve 2. etapě org. změn jejich spojení do jednoho oddělení koncepcí z důvodu posílení výkonné složky činností, zejména proaktivní politiky v oblasti regenerace brownfields, Jezera Milada a dalších rozvojových aktivit.
Vedoucí odboru životního prostředí je navrženo zrušení oddělení mimořádných situací se 2 zaměstnanci. Jeden pracovník přejde pod oddělení vodního hospodářství a druhý bude jako referent krizového řízení spadat přímo pod primátorku města. Již poměrně dlouho se diskutuje role hlavního (či městského) architekta na magistrátu města. Oddělení hlavního architekta bylo již zřízeno v r. 2012 s počtem tabulkových míst 3. Podařilo se obsadit jedno tabulkové místo architekty s dělenými úvazky. Bylo počítáno i s funkčním místem administrativní podpory, ani to ale po celou dobu existence tohoto oddělení nebylo obsazeno. Jevilo se tedy jako nadbytečné udržovat tento útvar pouze na papíře a oddělení bylo zrušeno. Nyní (a nejen v souvislosti s tvorbou nového územního plánu) se k myšlence samostatného útvaru městského architekta, a to i po diskusích s jinými městy a v odborných kruzích, vracíme. Vznik oddělení městského architekta je nezbytný pro budoucí plánování rozvoje města. Oddělení bude připravovat a zpracovávat odborné podklady pro nadmístní a místní záměry, odborné podklady pro prověření možností vývoje území města, územně plánovací podklady a územně plánovací dokumentace pro město, příp. pro regulaci dílčích částí města. Dále se bude podílet na vytváření všech strategických plánů a záměrů, které se projeví územním průmětem nebo mají územní relevanci. Oddělení bude odborným garantem nových územně plánovacích dokumentací, odborným konzultantem územně analytických podkladů pro celé ORP a bude také sledovat vývoj zázemí krajského města i jeho veřejný prostor. Oddělení bude v rámci MmÚ úzce spolupracovat zejména s oddělením územního plánování a oddělením GIS a ostatními odbory dopravy a majetku, životního prostředí a strategického rozvoje města. Navrhovanou org. změnou dochází i k redukci počtu oddělení na odboru hospodářské správy. Po odchodu bezpečnostního technika bude MmÚ zajišťovat BOZP a PO externím pracovníkem. Oddělení, které zmíněný technik jako vedoucí řídil, bude zrušeno a zaměstnanci přejdou do dvou stávajících oddělení: obslužných činností (sem přejdou 2 informátorky) a správy budov (sem přejdou uklízečky). Tabulkové místo vedoucího zrušeného oddělení na odboru hospodářské správy bude převedeno na právní odbor do oddělení správy pohledávek - úsek vymáhání poplatku za komunální odpad. Důvodem je zajištění kontinuity případů předávaných k vymáhání ze strany finančního odboru a zajištění efektivní správy těchto pohledávek. Po ročním fungování bylo zjištěno, že objem práce je mnohonásobně vyšší, nežli bylo původně kalkulováno a za současného personálního obsazení není možné nadále garantovat zachování standardu efektivní správy daných pohledávek. Organizační změnou dochází i k personálnímu posílení finančního odboru a odboru dopravy a majetku. S účinností od 1.1.2016 se správa poplatku za komunální odpad (dále jen PKO) dle organizačního řádu rozdělila na agendu provádění exekucí neuhrazených poplatků, která přešla na právní odbor a agendu všech ostatních činností správy PKO vykonávající inkasním oddělením finančního odboru. Mezi činnosti, které vykonává inkasní oddělení, patří zejména přijímání řádných plateb, jejich párování s předpisem pohledávek, urgování úhrad pohledávek po lhůtě splatnosti, vystavování a doručování platebních výměrů včetně navýšení poplatku za opožděnou úhradu atd. Rozdělením správy poplatku mezi dva odbory MmÚ (právní a finanční) vznikla nová činnost, a to předávání
vystavených platebních výměrů inkasním oddělením na odd. správy pohledávek v právním odboru. Před předáním pohledávek je nutné provádět kontrolu dokumentů a ekonomických údajů (přijatých plateb), v případě nesrovnalostí provádět opravy a dohledání nepřiřazených dokumentů, tak aby pohledávky byly předávány ve stavu, kdy budou vymahatelné. Objem neuhrazených pohledávek neustále roste. Vedoucí finančního odboru požaduje navýšení počtu pracovníků o 2 tabulková místa k zabezpečení komplexní agendy inkasního oddělení. Na odboru dopravy a majetku navrhuje vedoucí tohoto odboru posílení oddělení údržby majetku zřízením pozice technika. Důvodem je navýšení rozsahu činnosti ve věci správy a údržby stávajícího svěřeného majetku, s výhledem svěření dalších nemovitostí a infrastruktury do správy ODM. Stávající technici uvedeného oddělení již nejsou schopni tyto činnosti obsáhnout. V návaznosti na výše uvedené org. změny se u některých odborů mění i jejich pracovní náplně činností. U odboru MOŠ a KSS dochází pouze k přesunu jedné činnosti z OKSS na OMOŠ, který reálně tuto činnost vykonává. Rovněž je navržena úprava samotného textu org. řádu, a to ve dvou článcích. V článku 11 Náměstci primátora (primátorky) dochází k úpravě, kdy org. řád nebude řešit taxativní výčet gescí náměstků primátorky, tak aby bylo možné dle situace tyto gesce zužovat či naopak rozšiřovat a tyto změny nebyly spojovány s administrativně náročnou změnou org. řádu. V článku 15 se vypouští bod 15.1.2., kde je uvedeno, že vedoucí odborů jsou oprávněnými úředními osobami. Takovými osobami jsou i někteří řadoví zaměstnanci MmÚ, text je tedy zavádějící. Dále se upravuje v tomtéž článku bod 15.2.17., kdy vedoucího odboru mohl zastupovat na zákl. org. řádu pouze vedoucí oddělení. Praxe ukazuje, že někdy je to obtížně proveditelné, úprava spočívá v tom, že k zastupování vedoucího odboru lze zmocnit i řadového zaměstnance, případně více zaměstnanců na jednotlivé agendy odboru. Přílohy: č.1 grafické organizační schéma MmÚ s účinností od 1.3.2017 (příloha č. 2 k Organizačnímu řádu MmÚ) č.2 pracovní náplně kanceláře tajemníka, odboru investic a územního plánování, odboru dopravy a majetku, odboru přestupkových agend (příloha č. 6 k Organizačnímu řádu MmÚ) č.3 znění článku 11 Náměstci primátora č.4 přehled odborů MmÚ (příloha č. 1 k Organizačnímu řádu MmÚ)