JEDNACÍ A VOLEBNÍ ŘÁD PŘEDSTAVENSTVA

Druh dokumentu: VNITŘNÍ PŘEDPIS PŘEDSTAVENSTVA Účinnost od: Verze č.: Počet stran: Strana č.: 1.1.2009 3.0 10 1 JEDNACÍ A VOLEBNÍ ŘÁD PŘEDSTAVENSTVA Číslo výtisku: 1 Číslo kopie: Datum: Garant: Funkce: Podpis: 31.10. ředitel odboru legislativněprávního JUDr. Zdeněk Čáp 2008 Datum: Ověřil: Funkce: Podpis: 3.11. 2008 Jan Wiesner předseda Jednací a volební řád představenstva byl schválen představenstvem dne 14. listopadu 2008 Změna č.1: datum Garant: Ověřil: Změna schválena představenstvem dne Změna č.2: datum Garant: Ověřil: Změna schválena představenstvem dne

14. 11. 2008 1. 1. 2009 3.0 10 2 OBSAH: Část I ZKRATKY A POJMY... 4 1.1 Zkratky... 4 1.2 Pojmy... 4 Část II ÚČEL... 4 Část III ZÁVAZNOST... 4 Část IV SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTACE... 4 4.1 Právní předpisy... 4 4.2 Vnitřní předpisy svazu a další závazné dokumenty... 5 4.3 Přílohy... 5 4.4 Související šablony a formuláře... 5 Část V PŮSOBNOST A SLOŽENÍ PŘEDSTAVENSTVA... 6 5.1 Působnost představenstva... 6 5.2 Členové představenstva... 6 5.3 Předseda... 7 Část VI JEDNÁNÍ PŘEDSTAVENSTVA... 7 6.1 Příprava zasedání představenstva... 7 6.2 Materiály pro jednání představenstva... 8 6.3 Zasedání představenstva... 8 6.4 Usnesení představenstva... 9 6.5 Usnesení představenstva mimo zasedání představenstva... 9 6.6 Zápisy z jednání představenstva... 10 6.7 Kontrola usnesení... 10

14. 11. 2008 1. 1. 2009 3.0 10 3 Číslo změny ZMĚNY V TEXTU Změny v textu Nahrazuje se (odstraněno) Vloženo Kapitola, bod Strana Kapitola, bod Strana Komentář

14. 11. 2008 1. 1. 2009 3.0 10 4 Část I ZKRATKY A POJMY 1.1 Zkratky svaz jednací řád předseda místopředseda generální ředitel družstvo Svaz českých a moravských výrobních družstev jednací a volební řád představenstva předseda Svazu českých a moravských výrobních družstev místopředseda Svazu českých a moravských výrobních družstev generální ředitel Svazu českých a moravských výrobních družstev výrobní či jiné družstvo, které je členem Svazu českých a moravských výrobních družstev 1.2 Pojmy usnesení úkol ověřovatel zápisu jednání vedoucí útvaru útvar zasedání zapisovatel forma rozhodnutí představenstva přijatého podle jednacího řádu povinnost uložená usnesením člen představenstva pověřený kontrolou souladu zápisu se skutečným průběhem zasedání představenstva činnost při výkonu působnosti představenstva směřující k přijetí rozhodnutí na zasedání představenstva či mimo něj podle jednacího řádu vedoucí zaměstnanec, který řídí činnost daného útvaru organizační jednotka v rámci vnitřní organizace svazu jednání představenstva za osobní přítomnosti jeho členů ve stejném čase na stejném místě osoba pověřená vyhotovením zápisu z jednání představenstva Část II ÚČEL Jednací řád upravuje ve smyslu čl. 13 stanov způsob jednání, rozhodování a působnost představenstva, jakož i pravomoci předsedy, místopředsedů a generálního ředitele. Část III ZÁVAZNOST Jednací řád je závazný pro všechny členy představenstva a osoby podílející se na přípravě jednání představenstva, přípravě materiálů pro jednání představenstva, zpracování zápisů ze zasedání představenstva a kontrole usnesení. Část IV SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTACE 4.1 Právní předpisy Není právními předpisy upraveno.

14. 11. 2008 1. 1. 2009 3.0 10 5 4.2 Vnitřní předpisy svazu a další závazné dokumenty stanovy NP-02 NP-09 NP-15 Organizační řád Směrnice pro poskytování odměn za výkon funkcí v orgánech Směrnice o poskytování cestovních náhrad 4.3 Přílohy PR-/01 Seznam záznamů 4.4 Související šablony a formuláře SF-/01 SF-/02 SF-/03 SF-/04 SF-/05 SF-/06 Šablona obálky materiálu pro zasedání představenstva Šablona návrhu usnesení představenstva Šablona úvodního listu informace pro zasedání představenstva Šablona hlasování per rollam - rozhodování mimo zasedání Šablona zápisu ze zasedání představenstva Šablona zápisu z jednání představenstva

14. 11. 2008 1. 1. 2009 3.0 10 6 Část V PŮSOBNOST A SLOŽENÍ PŘEDSTAVENSTVA 5.1 Působnost představenstva 5.1.1 Představenstvo je statutárním orgánem svazu a je oprávněno rozhodovat o otázkách spadajících do jeho působnosti podle stanov. 5.1.2 Za svou činnost odpovídá představenstvo valnému shromáždění. 5.1.3 Představenstvo může v souladu s článkem 13 odst. 7 stanov svazu jmenovat geberálního ředitele, který řídí běžnou činnost svazu a plní další úkoly zadané mu představenstvem či předsedou; představenstvo také generálního ředitele odvolává. 5.1.4 Představenstvo podle svého rozhodnutí ustavuje pomocné orgány představenstva za účelem řešení vymezených záležitostí. 5.1.5 Za účast na zasedání orgánů svazu a na jednáních, vyplývajících z výkonu funkce v těchto orgánech, přísluší jejich členům náhrada podle NP-15 Směrnice o poskytování cestovních náhrad. Členům představenstva a jeho pomocných orgánů mohou být za výkon funkce přiznány funkční odměny podle NP-09 Směrnice pro poskytování odměn za výkon funkcí v orgánech. 5.2 Členové představenstva 5.2.1 Představenstvo tvoří patnáct členů. 5.2.2 Členové představenstva se ujímají svých funkcí ode dne svého zvolení, nejdříve však po skončení valného shromáždění, které volbu provedlo, neusnese-li se valné shromáždění jinak. Vykonávají své funkce osobně; práva a povinnosti spojené s výkonem funkce jsou jejich osobními právy a povinnostmi. 5.2.3 Představenstvo z řad svých členů volí tři místopředsedy s tím, že určí, který z nich bude prvním místopředsedou. Představenstvo samostatně rozhoduje před zahájením volby o jejím způsobu. 5.2.4 Zvolení náhradníci za členy představenstva jsou povoláváni na uvolněná místa v pořadí podle počtu získaných hlasů. Povolání do funkce provádí svým dopisem předseda. Povolaný náhradník se stává členem představenstva ode dne konání zasedání, na které byl spolu s povoláním do funkce pozván a jehož se zúčastnil. Nemůže-li se povolaný náhradník zasedání z vážných důvodů zúčastnit, stává se členem představenstva ode dne konání dalšího zasedání, kterého se zúčastnil. 5.2.5 Členové představenstva se účastní jednání, zaujímají k projednávaným otázkám vlastní stanoviska, případně předkládají k projednání vlastní návrhy. Náhradníci za členy představenstva se jednání nezúčastňují. 5.2.6 Nemůže-li se člen představenstva zúčastnit zasedání, je povinen včas a řádné omluvit svou neúčast; nebráni-li mu v tom vážné příčiny, sdělí své připomínky nebo stanoviska k projednávaným otázkám písemně předsedovi.

14. 11. 2008 1. 1. 2009 3.0 10 7 5.3 Předseda 5.3.1 Jménem představenstva jedná a podepisuje předseda. 5.3.2 Předseda: a) v souladu s usnesením představenstva organizuje ve spolupráci s generálním ředitelem a s družstvy přípravu valného shromáždění, b) vytváří prostřednictvím generálního ředitele a útvarů podmínky pro činnost volených orgánů, c) organizuje a zabezpečuje prostřednictvím generálního ředitele plnění úkolů, vyplývajících z usnesení představenstva týkajících se činnosti útvarů, d) zastupuje svaz ve styku s vnějšími orgány a organizacemi a při jednáních se zahraničními partnerskými a obchodními organizacemi; těmito činnostmi může jednotlivě nebo obecně pověřit generálního ředitele, e) svolává porady družstev k projednání společných otázek, f) svolává zasedání představenstva a řídí jeho jednání, g) řídí jednání mimo zasedání představenstva, h) předkládá představenstvu návrh vnitřní organizace svazu, i) je vedoucím zaměstnancem zaměstnavatele ve smyslu pracovněprávních předpisů, j) schvaluje pracovní cesty členů představenstva a kontrolní komise, k) rozhoduje o dalších otázkách, jejichž rozhodováním jej pověřilo jednotlivě nebo obecně představenstvo. 5.3.3 Předseda pravidelně informuje představenstvo na jeho nejbližším zasedání o zásadních rozhodnutích, která vydal ve své pravomoci a o závažných jednáních, jež vedl s příslušnými vnějšími a družstevními orgány. 5.3.4 Předsedu v době jeho nepřítomnosti zastupuje první místopředseda. V dalším pořadí v případě nepřítomnosti i prvního místopředsedy zastupuje předsedu místopředseda určený představenstvem, případně předsedou. Místopředsedům zastupujícím v určeném pořadí příslušejí všechna práva a povinnosti předsedy. Část VI JEDNÁNÍ PŘEDSTAVENSTVA 6.1 Příprava zasedání představenstva 6.1.1 Činnost představenstva se řídí plánem práce, který obsahuje podle povahy věci zpravidla termíny plánovaných zasedání a otázky určené k projednání na těchto zasedáních (tzn. rámcový program zasedání). Plán práce se zpracovává na období kalendářního pololetí a schvaluje ho představenstvo na základě návrhu předsedy předloženého nejpozději v posledním měsíci předcházejícího kalendářního pololetí. 6.1.2 Zasedání představenstva svolává předseda. Pokud při sestavování programu zasedání je některá z otázek plánovaných k projednání vyřazena, odůvodní tuto změnu předseda. Členové představenstva mohou požádat, aby na program zasedání byly zařazeny i jiné otázky, než byly zařazeny do plánu práce; požadavek s odůvodněním doručí předsedovi. 6.1.3 Pozvánky na zasedání rozesílá sekretariát SČMVD nejméně 7 dnů předem všem členům představenstva a předsedovi kontrolní komise spolu s materiály k projednání.

14. 11. 2008 1. 1. 2009 3.0 10 8 6.1.4 Předseda rozhoduje o pozvání dalších účastníků na zasedání představenstva a určuje, které písemné materiály se těmto účastníkům přiloží k pozvánce. 6.1.5 Přípravu zasedání představenstva organizuje podle zadání předsedy sekretariát SČMVD. 6.2 Materiály pro jednání představenstva 6.2.1 Materiály k projednání předkládá představenstvu předseda nebo pověřený místopředseda či jiný pověřený člen představenstva. Materiály k projednání na zasedání představenstva se předkládají sekretariátu SČMVD zásadně písemně v termínu nejpozději 14 dnů před datem zasedání, neurčí-li předseda jinak; pouze v případě, že se jedná o věci jednoduchého obsahu či menšího významu, může být návrh přednesen ústně. Jde-li o jednání představenstva mimo zasedání, musí být materiál předložen vždy písemně s tím, že termín předložení sekretariátu SČMVD určí předseda. 6.2.2 Všechny písemné materiály předkládané představenstvu k projednání musejí být věcné, komplexní, co nejstručnější a jasně formulované, řádně připravené po stránce jazykové, administrativní i technické. Pokud předkládaný materiál neobsahuje zcela jednoznačné řešení, je třeba jej zpracovat v alternativách a objektivně označit výhody i nevýhody jednotlivých řešení. 6.2.3 Písemné materiály se předkládají v jednotné úpravě. Materiál musí na obálce materiálu pro zasedání (viz SF-/01 Šablona obálky materiálu pro zasedání představenstva) obsahovat zejména základní údaje o jeho názvu, zpracovateli a předkladateli. Vlastní materiál tvoří zpravidla: a) návrh usnesení, b) podkladový materiál obsahující návrh věcného řešení, které má být předmětem usnesení (např. zpráva, rozbor, návrh koncepce, zásady činnosti apod.) nebo dokument, který má být usnesením schválen, c) důvodová zpráva k návrhu usnesení a k věcnému podkladovému materiálu včetně případného výsledku předchozího projednání. 6.2.4 Návrh usnesení představenstva (viz SF-/02 Šablona návrhu usnesení představenstva) obsahuje zejména navrhovanou formulaci usnesení nebo stanoviska a opatření, které má být v této souvislosti uloženo. Navrhovaný úkol musí obsahovat i určení lhůty ke splnění a jméno odpovědné osoby. 6.2.5 Důvodová zpráva musí objasňovat věcně i logicky opodstatnění předkládaného návrhu usnesení, potvrzovat jeho soulad s platnými předpisy, informovat o výsledcích jeho projednání či připomínkového řízení k němu a podle potřeby blíže vysvětlovat předkládaný materiál a administrativní náročnost navrhovaného řešení. 6.2.6 Je-li představenstvu předkládána písemná informace, kterou představenstvo pouze bere na vědomí, nemusí být její součástí návrh usnesení. Namísto obálky materiálu pro zasedání se v takovém případě použije úvodní list informace pro zasedání (viz SF-/03 Šablona úvodního listu informace pro zasedání představenstva), který musí obsahovat zejména základní údaje o jejím názvu, zpracovateli a předkladateli. 6.3 Zasedání představenstva 6.3.1 Zasedání představenstva řídí předseda, který před jeho zahájením ověří, zda představenstvo je způsobilé se usnášet, zda je přítomen zapisovatel a ověřovatel. Materiály určené k projednání odůvodňuje předkládající, který odpovídá na případné dotazy a připomínky. K projednání

14. 11. 2008 1. 1. 2009 3.0 10 9 materiálu může být podle rozhodnutí představenstva přizván k bližšímu objasnění věci vedoucí věcně příslušného útvaru, případně další účastníci. 6.3.2 Zasedání představenstva se účastní, bez práva hlasovat, generální ředitel. 6.3.3 Předseda vede rozpravu k předloženým materiálům, příp. ústním návrhům, provádí její závěr a dává o věci hlasovat. 6.3.4 Zapisovatele a ověřovatele zápisu určuje představenstvo na svém prvním zasedání následujícím po volbě představenstva. V případě nepřítomnosti zapisovatele nebo ověřovatele zápisu určí představenstvo jiného zapisovatele nebo ověřovatele zápisu. V případě jednání mimo zasedání je ověřovatelem zápisu předseda. 6.4 Usnesení představenstva 6.4.1 Představenstvo je schopno se usnášet, jestliže jsou přítomny alespoň 2/3 jeho členů. Usnesení je přijato, jestliže pro jeho přijetí hlasuje nadpoloviční většina přítomných členů. 6.4.2 Představenstvo rozhoduje usnesením ve veřejném hlasování, neusnese-li se předem veřejným hlasováním, že usnesení o určité otázce bude přijato tajným hlasováním. Jedná-li se však o případ, kdy rozhodování se bezprostředně dotýká člena představenstva či družstva, jehož je člen představenstva členem, je usnesení vždy přijímáno tajným hlasováním. Výsledek hlasování oznamuje předseda včetně změn a doplňků, které představenstvo schválilo. Představenstvo může též rozhodnout, že k některým konkrétně vymezeným úkonům či k úpravám přijatého usnesení zmocňuje předsedu, nebo že ukládá návrh přepracovat a předložit znovu k projednání ve lhůtě, kterou stanoví. 6.4.3 V případě rozhodování tajným hlasováním rozdá zapisovatel všem přítomným členům představenstva hlasovací lístek s textem návrhu usnesení, na němž je vyznačen souhlas (výrazem ano ) a nesouhlas (výrazem ne ) s navrhovaným usnesením, přičemž každý člen představenstva přeškrtne vyjádření, se kterým nesouhlasí a ponechá bez úpravy vyjádření, se kterým vyjadřuje svůj souhlas. Takto upravené hlasovací lístky odevzdají členové představenstva do připravené hlasovací schránky. Hlasovací lístky, na kterých není způsob hlasování vyznačen, případně na kterých jsou přeškrtnuta obě vyjádření (tedy souhlas i nesouhlas) jsou neplatné a pro účely součtu hlasů se tyto považují za zdržení se hlasování, stejně jako hlasovací lístky přítomným členům vydané, avšak do hlasovací schránky neodevzdané. 6.4.4 Přijatá rozhodnutí představenstva jsou závazná pro všechny jeho členy včetně těch, kteří se hlasování zdrželi nebo hlasovali proti návrhu. 6.5 Usnesení představenstva mimo zasedání představenstva 6.5.1 V naléhavých případech může představenstvo, podle rozhodnutí svého předsedy, rozhodovat i mimo svá zasedání (viz SF-/04 Šablona hlasování per rollam - rozhodování mimo zasedání). V případě takovéhoto jednání se pokladový materiál a návrh usnesení předkládá (resp. odesílá) všem členům představenstva s oznámením lhůty, ve které se mají písemně vyjádřit; za přítomné se považují ti členové, kteří se k návrhu ve stanovené lhůtě vyjádřili.

14. 11. 2008 1. 1. 2009 3.0 10 10 6.5.2 V případě rozhodování podle bodu 6.5.1 se nepoužijí ustanovení v bodu 6.4.2 a 6.4.3. 6.6 Zápisy z jednání představenstva 6.6.1 Z jednání představenstva se vyhotovují zápisy (viz SF-/05 Šablona zápisu ze zasedání představenstva a SF-/06 Šablona zápisu z jednání představenstva), které obsahují zejména: číslo jednání, datum a místo konání zasedání nebo datum předložení (resp. odeslání) návrhu a lhůtu k vyjádření na přijetí usnesení mimo zasedání, program zasedání, údaje o účasti členů na jednání, účastníků přizvaných na zasedání, o průběhu zasedání a všechna přijatá usnesení. Přijatá usnesení se v zápisu uvádí buď v doslovném znění, nebo formou odvolání na text, který je přílohou zápisu. Všechna usnesení a zápisy se průběžně číslují v daném volebním období. Dále se v zápisu ze zasedání uvedou výsledky kontroly zápisu z minulého zasedání. 6.6.2 Každý člen představenstva má právo žádat, aby k zápisu bylo připojeno jeho písemné stanovisko ke kterékoliv projednávané otázce. 6.6.3 Nedílnou součástí originálu zápisu jsou projednané písemné materiály a veškerá písemná stanoviska nebo písemná vyjádření; za originál je považováno podepsané vyhotovení zápisu uložené v sekretariátu SČMVD. 6.6.4 Zápis pořizuje zapisovatel a podepisuje jej spolu s ověřovatelem zápisu. Zápis se zasílá všem členům představenstva, předsedovi kontrolní komise a vedoucím útvarů. 6.7 Kontrola usnesení 6.7.1 Evidenci usnesení představenstva, rozpis úkolů, které z nich vyplývají a kontrolu plnění těchto úkolů zabezpečuje organizačně sekretariát SČMVD. 6.7.2 Určení zpracovatelé úkolů jsou povinni včas a důsledně úkol splnit a o splnění podat ve stanovené lhůtě stručnou zprávu. 6.7.3 Podle předložených zpráv zpracovatelů úkolů vyhotovuje sekretariát SČMVD přehled o plnění úkolů a organizačně zajišťuje v případě potřeby další postup nebo opatření svazu.