Průvodce inkubací Informační dokument pro zájemce o vstup do inkubátoru a již inkubované firmy Průvodce inkubátorem 1/12
1 ÚVOD............ 3 1.1 JIHOMORAVSKÉ INOVAČNI CENTRUM... 3 1.2 INKUBÁTOR MÍSTO PRO NOVÉ FIRMY... 3 1.2.1 Co jsou inkubátory... 3 1.2.2 Technologický inkubátor VUT... 4 2 PŘIJETÍ FIRMY DO INKUBÁTORU...... 5 2.1 PRVNÍ KONTAKT... 6 2.2 STRUKTUROVANÝ ROZHOVOR... 6 2.3 4T A CRITICAL ASSESSMENT... 6 2.4 PŘIJETÍ FIRMY/PROJEKTU DO INKUBÁTORU... 7 2.5 PODPIS PODNÁJEMNÍ SMLOUVY... 7 3 VLASTNÍ INKUBACE......... 8 3.1 PŘIDĚLENÍ KONZULTANTA... 9 3.2 PŘÍPRAVA KRÁTKODOBÉHO A DLOUHODOBÉHO PLÁNU... 9 3.3 PODPORA POSKYTOVANÁ INKUBOVANÝM FIRMÁM... 9 3.3.1 Poradenství... 9 3.3.2 Finance... 10 3.3.3 Prostory... 10 3.3.4 Kontakty... 10 3.4 KOMUNIKACE S INKUBOVANÝMI FIRMAMI... 10 3.4.1 Pravidelné konzultace... 10 3.4.2 Setkání inkubovaných firem / Inovační klub... 11 3.4.3 Pravidelná školení... 11 3.5 ROČNÍ EVALUACE FIRMY... 11 3.6 PRODLOUŽENÍ PODNÁJEMNÍ SMLOUVY... 11 3.7 UKONČENÍ INKUBACE... 11 4 PŘÍLOHY............12 4.1 POUŽÍVANÉ TERMÍNY... 12 Průvodce inkubátorem 2/12
1 ÚVOD Ačkoli v zahraničí fungují inkubátory již řadu let, v České republice se jedná o poměrně nový způsob podpory začínajících firem. Při kontaktech se zájemci o služby inkubátoru se často setkáváme s minimální znalostí konceptu a možnostmi inkubátoru. Proto jsme se rozhodli připravit tuto stručnou publikaci přibližující inkubační proces tak, jak probíhá v Technologickém inkubátoru VUT v Brně. Věříme, že zájemcům o inkubaci přinesou následující stránky srozumitelnou formou odpovědi na nejčastější dotazy. 1.1 JIHOMORAVSKÉ INOVAČNI CENTRUM Jihomoravské inovační centrum (JIC) vzniklo v roce 2003 jako zájmové sdružení právnických osob. Jeho zřizovateli jsou Jihomoravský kraj, Vysoké učení technické v Brně, Masarykova univerzita a Statutární město Brno a v únoru se novými členy sdružení stala Mendelova zemědělská a lesnická univerzita v Brně a Veterinární a farmaceutická univerzita v Brně. Posláním JIC je vytvářet prostředí pro firmy s inovačním potenciálem a podporovat jejich vznik a rozvoj v JMK. V praxi to znamená: 1. vytvářet v JMK prostředí pro firmy s inovačním potenciálem zaváděním nejlepších praktik v oblastech: o financování o spolupráce s VŠ a komerční sféry o budování a provozu VTP a inkubátorů o ochrany duševního vlastnictví 2. podporovat jejich vznik a rozvoj zprostředkováním: o získávání finančních prostředků o poradenských služeb o kontaktů a obchodních příležitostí o prostor pro podnikání Naše vize je vytvoření komplexní infrastruktury pro podporu inovačního podnikání v regionu jižní Morava, propojování vědy a výzkumu s komerční praxí, získání dostatečných finančních prostředků z veřejných, komerčních i privátních zdrojů a zprostředkování jejich využití inovativními firmami. 1.2 INKUBÁTOR MÍSTO PRO NOVÉ FIRMY 1.2.1 Co jsou inkubátory Smyslem inkubátorů je koncentrovat na jednom místě několik nástrojů podpory začínajícím podnikatelům a k tomu připojit možnost zvýhodněného nájmu do doby, než se jim podaří podnikatelský záměr zrealizovat a postavit se "na vlastní nohy". Jedná se tedy o jakýsi komplex služeb zaměřený na začínající podnikatele a - jak sám název napovídá - jeho snahou je těmto podnikatelům pomoci v počáteční fázi existence. V praxi představuje podnikatelský inkubátor zařízení, do kterého může začínající podnikatel přijít s nápadem či Průvodce inkubátorem 3/12
záměrem a v inkubátoru získá základní poradenství ohledně možných dotací, možností financování, sestavování podnikatelského záměru atd. Pokud podnikatel splní určitá vstupní kritéria, může se za zvýhodněných podmínek stát nájemníkem v inkubátoru. Nájem v inkubátoru je nekomerční, tj. dotovaný. Podmínky pro přijetí do inkubátoru jsou předem jasně stanoveny a je nutné si uvědomit, že pobyt v inkubátoru je časově ohraničený. Cílem inkubátoru tedy je "vychovat" ze svých zákazníků podnikatele, pomoci jim v rozjezdové fázi a vpustit je do světa samostatného podnikání. Z tohoto pohledu spočívá jednoznačná výhoda inkubátoru v koncentraci různých aktivit na jednom místě. 1.2.2 Technologický inkubátor VUT Technologický inkubátor VUT je objekt s nebytovými prostorami, který poskytuje podnikatelským subjektům, schváleným pro členství v inkubátoru, chráněné prostředí a poradenské služby. V praxi představuje zařízení, do kterého může přijít začínající podnikatel nebo student s nápadem či záměrem a v inkubátoru získá nejen poskytnutí kancelářských služeb, zvýhodněné nájemné, apod., ale i poradenství ohledně strategií, možností financování, sestavování podnikatelského záměru atd. Technologický inkubátor VUT je určen zejména pro začínající inovační firmy. Technologický inkubátor VUT byl otevřen 16. září 2003, jako součást areálu VUT v Brně pod Palackého vrchem, má k dispozici celkem 1 207 m2, z čehož přes 810 m2 je plocha využitelná k pronájmu. Zbytek tvoří ostatní prostory, jako jsou zasedací místnost, technické, kancelářské a sociální zázemí apod. Více o inkubátoru na www.jic.cz. Průvodce inkubátorem Strana 4/12
2 PŘIJETÍ FIRMY DO INKUBÁTORU VSTUPY První kontakt Pasivně: - osobně - telefonicky - přes web - e-mail Aktivně: - JIC osloví... VÝSTUPY Inovátor by si měl připravit: - podnikatelský záměr / vyplněný dotazník inovátora - žádost o vstup do inkubátoru Doporučení jak dále Ne Jedná se o projekt, který může JIC inkubovat? Ano Provedení strukturované ho rozhovoru, detailní informace o podmínkách inkubace - Záznam o prvním kontaktu, zařazení firmy do čekárny, zaevidování firmy v databázi - Smlouva o utajení - 4T a critical Vypracování assessment 4T a critical assessment Ukončení Nesouhlas spolupráce (trvalé, se vstupem dočasné) Posouzení a projednání Radou JIC Souhlas se vstupem Ukončení spolupráce (trvalé, dočasné) Nesouhlas se vstupem Projednání na VUT Souhlas se vstupem Vypracování a podpis podnájemní smlouvy na 1 rok - Podnájemní smlouva, souhlas VUT s umístěním sídla start up - Informační memorandum Obr. 1 Proces přijetí firmy do inkubátoru Průvodce inkubátorem 5/12
2.1 PRVNÍ KONTAKT Nositelé projektů, kteří mají zájem s inkubátorem spolupracovat (stát se inkubovanou firmou), by měli v první řadě kontaktovat některého z konzultantů Jihomoravského inovačního centra (www.jic.cz) a absolvovat s ním úvodní seznamovací pohovor. Vhodné je také před úvodní schůzkou vyplnit vstupní formulář poskytující základní informace o projektu/firmě žádost o vstup do inkubátoru. Náplní rozhovoru je detailnější výměna informací a diskuse o oblastech možné spolupráce. Výstupy z prvního kontaktu slouží pro vyhodnocení, zda je firma svým zaměřením potenciálně vhodná pro inkubaci. Nositel projektu má rovněž možnost zvážit, zda je pro něj podpora inkubátoru vítaná. V případě kladného výsledku na obou stranách následuje detailnější, strukturovaný, rozhovor. 2.2 STRUKTUROVANÝ ROZHOVOR Strukturovaný rozhovor se zaměřuje na oblasti jako jsou potenciální trh, tým, produkt, ochrana duševního vlastnictví, konkurence atd. Výsledky pohovoru slouží jako jeden ze vstupů pro další hodnocení projektu. V případě potřeby je v této fázi uzavřena smlouva o utajení informací, která slouží k ochraně obou stran při případném úniku důvěrných informací. 2.3 4T A CRITICAL ASSESSMENT Dalším nástrojem hodnocení projektu je metodika 4T, která také naznačuje oblasti, na které je zejména kladen důraz při hodnocení projektu. Čas k dokončení vývoje Čas k uvedení výrobku na trh Break even point Plánovaný rozvoj firmy Time to market Projekt/firma Trh Potřeby zákazníků/ poprávka Cílové skupiny Velikost trhu Bariéry vstupu Konkurence Konkurenční výhoda Povaha trhu Čas k dokončení vývoje Čas k uvedení výrobku na trh Break even point Plánovaný rozvoj firmy Technologie Tým Složení týmu Klíčové kompetence Motivace týmu Zkušenosti/znalosti Obr. 2 Metodika 4T Průvodce inkubátorem 6/12
Metodika 4T se zaměřuje na oblasti, které jsou důležité pro budoucí úspěch projektu. Cílem není hledat problematické oblasti, ale kriticky zhodnotit, zda má, dle názoru JIC, projekt šanci na úspěch. Obdobná metodika je používána soukromými investory při analýze investičních příležitostí. JIC v této fázi postupuje podobně jako soukromý investor a snaží se vybrat projekty, které mají největší předpoklady k úspěšné realizaci. 2.4 PŘIJETÍ FIRMY/PROJEKTU DO INKUBÁTORU Po zhodnocení projektu dle metodiky 4T jsou podkladové materiály postoupeny k rozhodnutí Radě JIC a Průmyslové radě VUT. Obě rady se na základě podkladů rozhodnou zda projekt zařadit do inkubačního procesu, doporučit dopracování některých důležitých oblastí nebo zda inkubaci projektu zamítnout. Pro komplexní zhodnocení projektů slouží následující dokumenty: - Žádost o vstup do inkubátoru - Výstupy Strukturovaného pohovoru - Výstupy 4T a critical assessment - Doporučení konzultanta - V případě potřeby (zpravidla u nových technologií) hodnocení odborníků na danou problematiku. - Podnikatelský záměr Výstupem je konečné rozhodnutí o podpoře/ zamítnutí podpory projektu v rámci inkubátoru. 2.5 PODPIS PODNÁJEMNÍ SMLOUVY Po schválení vstupu projektu do inkubátoru je s firmou podepsána roční podnájemní smlouva. Podle charakteru projektu a požadavků žadatele o inkubaci může být projektu nabídnuta smlouva: na 1m2 v případě, že projekt nemá požadavky na pronájem kanceláří v inkubátoru, chce ale využívat další služby inkubátoru na počet m2 dle požadavků inkubovaného projektu a dle aktuálních možností inkubátoru Podnájemní smlouva je uzavírána vždy na 12 měsíců. Firma může mít v inkubátoru umístěno sídlo. Celý přijímací proces trvá zpravidla 4 6 týdnů. Průvodce inkubátorem Strana 7/12
3 VLASTNÍ INKUBACE VSTUPY VÝSTUPY Přidělení / potvrzení konzultanta Příprava / aktualizace krátkodobého a dlouhodobéh o plánu - Podnikatelský záměr - Strategy map - Plán na 12 měsíců Setkání firem a Inovační klub (1 x 4-6t) Pravidelné konzultace (1 x 14d) Poskytování služeb inkubátoru: - školení - Roční evaluace firmy Výsledky hodnocení: - EFQM -... Ukončení inkubace Ne Pokračování inkubace? Maximálně 3 roky inkubace Ano Podpis podnájemní smlouvy na 1 rok Obr. 3 Proces inkubace firmy Průvodce inkubátorem Strana 8/12
3.1 PŘIDĚLENÍ KONZULTANTA Neprodleně po přijetí firmy do inkubátoru je firmě přidělen konzultant. Přidělený konzultant provází firmu celým procesem inkubace. Důvodem je dosažení velmi detailní znalosti firmy a jejich potřeb. Konzultant, který je sám specialistou v určité oblasti, v případě potřeby zapojuje do konzultací jiné specializované konzultanty JIC nebo i externí specialisty. 3.2 PŘÍPRAVA KRÁTKODOBÉHO A DLOUHODOBÉHO PLÁNU Povinností firmy je, za podpory konzultanta, podklady, na základě kterých byla firma do inkubátoru přijata, dopracovat do podoby následujících řízených dokumentů: Podnikatelský záměr Strategická mapa Detailní plán pokrývající období 12 měsíců Strukturu a obsah dokumentů stanovují platné šablony JIC a potřeby a specifika jednotlivých firem. Konzultant, případně tým konzultantů, poskytují firmě při přípravě výše uvedených součinnost a poradenství. 3.3 PODPORA POSKYTOVANÁ INKUBOVANÝM FIRMÁM 3.3.1 Poradenství Inkubované firmy získávají bezplatné konzultace od zaměstnanců JIC. Oblasti, které jsou předmětem bezplatných konzultací jsou tyto: Založení firmy Právo Marketing Strategie firmy, business plán Lidské zdroje Fit4Finance vyhledání vhodné formy financování projektu (zejména poradenství s možnostmi, které poskytují dotační programy) Vzdělávání - kurzy pro inkubované firmy Pokud JIC aktuálně nedisponuje odborníkem na řešenou oblast, je možné pro inkubované firmy zprostředkovat konzultace s externími odborníky. Tyto konzultace mohou být dotovány až do výše 50% ceny. Více informací naleznete v příloze Oblasti a podmínky získání dotací na externí služby. JIC inkubovaným firmám nabízí svůj produkt Fit4Finance, který podle aktuálních potřeb firmy navrhuje optimální formu financování. Průvodce inkubátorem Strana 9/12
3.3.2 Finance JIC nabízí inkubovaným firmám následující možnosti spolupráce v oblasti financování: Poskytnutí mikropůjčky - mikropůjčka je účelový střednědobý úvěr ve výši 250.000,- Kč až 750.000,- Kč s úročením 3 % p.a. poskytovaný z Fondu mikropůjček Jihomoravským inovačním centrem podnikatelským subjektům na spolufinancování jejich inovačních projektů. Splatnost úvěru je zpravidla 3 roky s možností odkladu splátek až o 12 měsíců a možnosti předčasného splacení bez vedlejších poplatků. V současné době je připravován Patentový a licenční fond pro inkubované firmy možnost půjčení prostředků na ochranu duševního vlastnictví. Kromě vlastních finančních produktů JIC firmám nabízí zprostředkování financování ze strany soukromých (business angels, venture capital), institucionálních (bankovní produkty) a veřejných zdrojů (dotační programy). 3.3.3 Prostory Inkubovaná firma má možnost pronajímat si kancelářské prostory za zvýhodněné nájemné. Výše nájemného roste každým rokem tak, aby třetím (posledním) rokem dosahovala průměrného tržního nájemného v této lokalitě. Nájemné v prvním roce je 1000 Kč/m2/rok, druhým rokem 1250 Kč/m2/rok a třetím potom 1500 Kč/m2/rok. Poskytnutí prostor v Technologickém inkubátoru VUT s sebou přináší i další výhody v podobě sdílených sekretářských a fakultativních služeb, což představuje možnost využívání zasedací místnosti společně s prezentační technikou, internetu, používání kopírky, barevné tiskárny, atd. 3.3.4 Kontakty JIC pomáhá inkubovaným firmám nalézt: Investory business angels, venture capital Partnery na vysokých školách Další formou zprostředkování kontaktů je provoz internetových stránek: www.jic.cz, www.gate2biotech.com, www.inovace.cz 3.4 KOMUNIKACE S INKUBOVANÝMI FIRMAMI 3.4.1 Pravidelné konzultace Firma se s konzultantem schází pravidelně podle aktuální potřeby firmy, nejméně však 1x za 14 kalendářních dnů. Pravidelné schůzky slouží k výměně aktuálních informací a k poskytování konzultací / mentoringu podle aktuálních potřeb firmy. Základními dokumenty, které jsou předmětem konzultace, jsou dokumenty uvedené v kapitole 3.2. Záznam ze schůzky, který pořizuje konzultant, je po odsouhlasení pro firmu i JIC závazný a má se za to, že se firma / JIC záznamem řídí. Průvodce inkubátorem Strana 10/12
3.4.2 Setkání inkubovaných firem / Inovační klub S cílem obousměrně sdílet klíčové informace a budovat sociální sítě využitelné pro rychlejší / kvalitnější realizaci podnikatelských záměrů je pravidelně organizováno setkání inkubovaných firem, které je typicky následováno Inovačním klubem. Setkání inkubovaných firem je primárně určeni inkubovaným firmám a JIC. Inovační klub je určen inkubovaným firmám a zvaným osobnostem, které se rekrutují s širokého okruhu jedinců, kteří jsou aktivní v oblasti inovačního podnikání nebo jejich aktivity s inovačním podnikáním úzce souvisejí. Obě akce JIC organizuje jednou za 4-6 týdnů. 3.4.3 Pravidelná školení Na základě pravidelně zjišťovaných potřeb inkubovaných firem JIC organizuje cílená školení. Školení jsou inkubovaným firmám dostupná za zvýhodněných podmínek. Účast na školeních je dobrovolná. Výjimku tvoří školení, která jsou firmě doporučena konzultantem a firma s účastí souhlasí. Tehdy se má za to, že je účast na školení pro firmu závazná. 3.5 ROČNÍ EVALUACE FIRMY Vždy jednou za 12 měsíců je jednak vyhodnoceno nakolik firma naplnila svůj vlastní plán na 12 měsíců a jednak je zhodnocen pokrok firmy s využitím metodiky EFQM (www.efqm.org). Obě tato hodnocení zajišťuje konzultant příslušné firmy. Výsledky jsou konzultantem firmě prezentovány, Firma je povinna, s využitím zjištěných hodnot, vypracovat aktualizovaný plán na dalších 12 měsíců. Přidělený konzultant se přípravu plánu účastní. Zjištění jsou základem pro případné přehodnocení přítomnosti firmy v inkubátoru v následujícím období. 3.6 PRODLOUŽENÍ PODNÁJEMNÍ SMLOUVY Firmám, které se úspěšně rozvíjejí, je na základě kladného vyhodnocení pokroku v rámci plánu na 12 měsíců a pozitivních výsledků EFQM hodnocení nabídnuta podnájemní smlouva na dalších 12 měsíců. 3.7 UKONČENÍ INKUBACE Inkubace firmy je ukončena, pokud: Uplynulo 3-leté období inkubace Firma nedosáhla oproti předchozímu období uspokojivého pokroku. Měřítkem je porovnání skutečného stavu se stavem cílovým,, který je obsažen v plánu na 12 měsíců. Pomocným měřítkem je výsledek, který firma dosáhla podle metodiky EFQM. Firma porušila ustanovení platné podnájemní smlouvy Odchod firmy z inkubátoru je řízený proces. JIC podporuje odcházející firmu při přechodu do běžného tržního prostředí. Průvodce inkubátorem Strana 11/12
4 PŘÍLOHY 4.1 POUŽÍVANÉ TERMÍNY Projekt JIC JMK SmB MU VUT MZLU VFU Start-up TI VUT Venture capital Business Angel firma nebo projekt zvažující spolupráci s inkubátorem/ vstup do inkubátoru Jihomoravské inovační centrum Jihomoravský kraj Statutární město Brno Masarykova univerzita v Brně Vysoké učení technické v Brně Mendlova zemědělská a lesnická univerzita v Brně Veterinární a farmaceutická univerzita v Brně začínající firma Technologický inkubátor VUT Investice rizikového kapitálu - prostředky pro financování zakládání, rozvoje, expanze anebo odkupu společnosti, přičemž poskytovatel rizikového kapitálu získává schválenou část akciového kapitálu (čistého jmění) společnosti jako náhradu za poskytnutí potřebných prostředků Fyzická osoba investující menší částky obvykle do menších nebo začínajících firem. Business Angel má často rozsáhlé zkušenosti s podnikáním v oblasti, do které se rozhodne investovat, a typicky se zapojuje do aktivit zainvestované společnosti na pozici jednoho z managerů či externího poradce. Průvodce inkubátorem Strana 12/12