Organizační informace Registrace Všichni účastníci ministerské konference o e-komunikaci Další kroky v evropských telekomunikacích se musí akreditovat nejpozději 7 dní před zahájením akce, tzn. do 10. února 2009. Po této lhůtě bude akreditační systém uzavřen. Instrukce nutné k registraci jsou uvedeny níže. Otevřete následující internetovou stránku, přes kterou je možno podat elektronickou přihlášku na konferenci: https://events.eu2009.cz/delegation/mine-comm/ Použijte přihlašovací jméno a heslo uvedené ve výzvě k registraci. Veškeré informace a podporu týkající se registrace poskytne Petr Vozka, e-mail: vozka@mpo.cz, tel.: +420 224 853 329 Zohledněte složení ve formátu 1+2, tzn. vedoucí delegace a dva delegáti. Z důvodu omezeného prostoru stejně jako z praktických a bezpečnostních důvodů Vás žádáme, abyste nepřekračovali povolený počet delegátů. Předsednictví nezaručuje poskytnutí služeb (tzn. dopravu, přístup na místo konání, ubytování, stravování) účastníkům, kteří nemají vstupní kartu. Postupujte podle následujícího návodu k registraci. 1
Akreditační systém akce úvodní stránka Zadejte přihlašovací jméno a heslo uvedené ve zvacím dopise. Stisknutím klávesy Enter se dostanete na následující stránku. 2
Zadejte do políček požadovanou informaci o hlavní kontaktní osobě delegace a stiskněte tlačítko Next. (Kontaktní osoba je osoba, která zadává údaje o všech členech delegace a jedná jako hlavní kontaktní osoba celé delegace). Dostanete se na následující internetovou stránku. 3
Kontaktní osoba delegace je vyzvána, aby určila členy delegace. Klikněte na edit a dostanete se na další internetovou stránku. Stejný postup zopakujte pro všechny členy delegace. 4
Zadejte požadované informace a předejte je systému. Důležité: Uveďte, prosím, také nepovinné údaje týkající se přepravy, abychom mohli zajistit dopravu delegace při příjezdu a odjezdu. 5
Ubytování Předsednictví poskytne delegacím ubytování v hotelových pokojích v Praze ve dnech 16. a 17. února 2009. Počet rezervací bude vycházet z průměrné návštěvnosti zasedání během posledních předsednictví. Ubytování u příležitosti akce bude zajištěno pouze pro akreditované delegáty. Předsednictví převezme náklady na ubytování pouze vedoucího delegace. Odpovědnost za ubytování tak nese každý člen delegace s výjimkou vedoucího delegace. Předsednictví také nenese náklady za jakékoliv zvláštní služby, kterých by hosté využili (telefonické hovory, minibar, TV, hotelová služba, čištění oděvů atd.). Předsednictví předběžně rezervovalo hotelové pokoje pro účastníky konference v tomto hotelu: Corinthia Towers Hotel Kongresová 1 140 69 Praha 4 Česká Republika Tel: (+420) 261 191 111 Fax: (+420) 261 225 011 E-mail: towers@corinthia.cz Název hotelu, typ hotelového pokoje a ostatní bližší údaje o rezervaci budou uvedeny níže na internetové stránce. 6
Poukaz do hotelu pro každý pokoj bude k dispozici na odkazu vouchers sedm dní před příjezdem delegace. Poukaz do hotelu si vytiskněte a předložte ho po příjezdu do hotelu. V případě, že ubytování nehradí pořadatel, zaplaťte za ubytování v hotelu. Prosím, počítejte s tím, že na recepci hotelu budete možná muset uvést údaje týkající se Vaší platební karty jako potvrzení platby. V případě, že byste chtěli změnit jméno hosta, klikněte na upravit" ve sloupci obsazenost pokoje". Dostanete se na následující internetovou stránku. Zvolte jméno hosta a proveďte změnu. Pokud potřebujete změnit typ pokoje nebo data svého příjezdu a odjezdu, klikněte na žádost o změnu ubytování. Dostanete se na následující internetovou stránku. 7
Zadejte svoji e-mailovou adresu, uveďte požadavek týkající se změny ubytování a zprávu odešlete. Zpráva bude zaslána ubytovacímu oddělení GUARANT International. PŘÍJEZDY/ODJEZDY Delegátům budou po jejich příletu na letiště (Praha Ruzyně) 16. a 17. února 2009 poskytnuty VIP služby. Předsednictví organizuje veškerou dopravu po České republice. Budou zajištěna vozidla pro přepravu z letiště do hotelu a z hotelu na místo zasedání (Kongresové centrum Praha) a rovněž z hotelu/místa zasedání na letiště. Počítejte prosím s tím, že přeprava je k dispozici pouze pro složení 1+2. Vozidla budou označena logem českého předsednictví. Autobusy budou označeny názvem akce a jménem příslušného hotelu. Kongresové centrum Praha Kongresové centrum Praha bude chráněno pomocí standardních bezpečnostních opatření prováděných českou policií během období předsednictví. Pro vstup do prostoru se vyžaduje akreditace. Konference se bude konat v Kongresovém centru, podle programu budou v prostoru Kongresového centra organizovány také přestávky a obědy. Podrobnější informace o místě konání konference najdete na internetové stránce Kongresového centra: http://www.kcp.cz/?lng=an Informační místa Účastníky konference přivítají v hotelu asistenti a budou jim k dispozici během oficiálního programu konference. Informační místa předsednictví se budou nacházet na letišti, v hotelu a v místě konání konference. Na těchto informačních místech budou k dispozici podklady pro zasedání (vstupní karty, příručky pro delegáty atd.). TLUMOČENÍ Během konference bude zajištěno tlumočení do/z angličtiny a češtiny. BEZPEČNOST Během akce budou zajištěna bezpečnostní opatření na základě zhodnocení bezpečnostní situace, úrovně ohrožení ministerského zasedání a konkrétního ohrožení 8
individuálně chráněných osob. Zvláštní bezpečnostní úpravy budou přijaty také pro hotely, v nichž mají být ubytováni účastníci v režimu bezpečnostních opatření. Vstupní karty se budou kontrolovat po příjezdu na bezpečnostní kontrolní stanoviště. Je nutné, aby účastníci počítali s určitými nepříjemnostmi vyplývajícími z užití nutných bezpečnostních zátarasů, policejních kordonů a rentgenových kontrolních systémů. Důležité kontakty V případě jakýchkoliv dotazů ohledně organizačních záležitostí se obraťte na následující členy předsednického týmu. Informace o registraci: Petr Vozka, e-mail: vozka@mpo.cz, tel: +420 224 853 329 Další informace: Jaromír Novák, e-mail novak@mpo.cz, tel: +420 224 853 245 Petra Holubičková, e-mail: holubickova@mpo.cz, tel: +420 224 853 255 9