První kroky s Google Apps

Transkript

1 První kroky s Google Apps Postupujte podle jednotlivých kroků popsaných v tomto dokumentu. Krok 1: Krok 2: Krok 3: Krok 4: Přihlášení Nastavení Gmail Nastavení Kalendáře Nastavení mobilního telefonu Podpora a kontakty Krok 1: Přihlášení Jak se dostanu ke svému e mailu a kalendáři? V jakémkoliv zařízení (PC, mobil, tablet) si otevřete webový prohlížeč a zadejte adresu google.cz nebo google.com. Přihlašte se do Google Apps Klikněte na banner

2 Vaše přihlašovací jméno do nového prostředí Google Apps je ve formátu čísla (loginu) do CAS (ID číslo na vaší kartě pod fotografií) Použijte vaše heslo do CAS a volbu potvrďte kliknutím na modrý banner Přihlásit se. V rámci přechodu získáte novou e mailovou adresu ve tvaru jmeno.prijmeni@fsv.cuni.cz, nicméně vaše současná e mailová adresa bude fungovat dál pro zajištění vaší dosažitelnosti. Po přihlášení se vpravo nahoře objeví profilová část. Kliknutín na avatara se objeví váš základní Google Apps profil. V profilu máte několik možností: 1. Odhlásit se. 2. Nastavit si vlastního avatara / profilovou fotku kliknutím na obrázek. 3. Nastavit základní profil kliknutím na slovo účet. 4. Zobrazit profil v síti Google+ modrý banner Zobrazit profil. Tip pro vás: Kliknutím na zvoneček v profilové části se zobrazí poslední aktivity ve vašem účtu Google+ a vaše poslední Hangouty (chaty a videokonference).

3 Zvolte aplikaci, kterou chcete používat Po přihlášení máte možnost přecházet mezi jednotlivými aplikacemi. Stačí kliknout na ikonu 9 teček v pravém horním rohu prohlížeče. Naše společnost bude primárně používat tyto aplikace: E mail Kalendář Hangout (chat, hlasové a video konference) Disk obsahuje sadu kancelářských nástrojů: Tabulka nahrazuje MS Excel Dokument nahrazuje MS Word Prezentace nahrazuje MS Power Point Formulář nový nástroj pro tvorbu dotazníků a pozvánek Nákres nahrazuje kreslení Kontakty Google+ (+Jméno) Weby

4 Ostatní aplikace jsou vám dostupné, ale nejsou pro vaši práci vyžadovány. Krok 2: Nastavení Gmail Začněte pracovat v Gmailu. Přejděte ve výběru aplikací do vašeho nového Gmailu kliknutí na E mail. Vaše y se ihned zobrazí ve výpisu Doručená pošta. Tady je příklad: Nepřečtené zprávy jsou zobrazeny tučně. Chcete li otevřít zprávu, jednoduše na ni klikněte. A. Čtení e mailů Ve výchozím nastavení jsou odpovědi na zprávy seskupovány do konverzací. Konverzace udržuje všechny zprávy pohromadě, což usnadňuje jejich sledování. Takto se konverzace zobrazují v doručené poště, počet zpráv v konverzaci je uveden za jmény odesílatelů: Takto vypadá otevřená konverzace:

5 Poznámka: Můžete se sami rozhodnout, zda se mají zprávy seskupovat do konverzací: Klikněte na ikonu ozubeného kola a poté na Nastavení (toto tlačítko najdete v pravém horním rohu Doručené pošty). Potom na kartě Obecné přejděte na Zobrazení konverzace. B. Vytvoření zprávy 1. V okně vlevo klikněte na tlačítko NAPSAT. 2. V pravé dolní části okna Gmailu se otevře podokno nové zprávy. Podokno pro psaní nové zprávy minimalizujete kliknutím na. Kliknutím na změníte podokno na samostatné okno. 3. Do pole Komu zadejte několik prvních písmen jména příjemce a jeho ová adresa se automaticky vyhledá v adresáři vaší organizace. 4. Chcete li přidat příjemce kopie nebo skryté kopie zprávy, jednoduše klikněte na odkaz Kopie nebo Skrytá kopie, které se zobrazí, je li oblast pro vkládání adres aktivní. E mailové adresy lze mezi poli Komu, Kopie a Skrytá kopie přetahovat.

6 5. Zadejte předmět a text zprávy. Podokno e mailu se při psaní zprávy podle potřeby zvětšuje. C. Odeslání zprávy V dolní části okna zprávy klikněte na tlačítko Odeslat. V horní části okna schránky se objeví potvrzení, že vaše zpráva byla odeslána. Poznámka: Když psaní zprávy ukončíte, uloží se ve složce Koncepty automaticky rozepsaná zpráva. Pokud zprávu nechcete později odeslat a rozhodli jste se ji zahodit, můžete ji ihned kliknutím na ikonu koše smazat. D. Odpovídání na zprávu Můžete odpovědět pouze odesílateli nebo všem příjemcům zprávy. 1. Otevřete zprávu. Je li zpráva součástí konverzace, otevřete konverzaci a vyberte zprávu, na kterou chcete odpovědět. 2. V dolní části zprávy klikněte na tlačítko Odpovědět (odpovíte pouze odesílateli) nebo Odpovědět všem (odpovíte všem příjemcům). Pokud byl odeslán pouze vám, možnost Odpovědět všem se nezobrazí. 3. Případně můžete kliknutím na šipku vedle pole Příjemci změnit formát odpovědi. Nebo můžete kliknutím přímo do pole Příjemci zadat další e mailové adresy a přidat tak další příjemce konverzace. 4. Do pole zprávy napište svou odpověď. V dolní části zprávy klikněte na tlačítko Odeslat. Vytvořte si nový e mailový podpis. 1. Otevřete Gmail. 2. V pravém horním rohu okna zpráv klikněte na ikonu ozubeného kola a poté na Nastavení.

7 3. Na stránce Obecné přejděte níže do části Podpis. Zadejte text podpisu do příslušného pole. 4. Můžete také využít možnosti nad podpisovým polem a svůj text naformátovat a přidat odkazy nebo obrázky. 5. Klikněte na tlačítko Uložit změny v dolní části stránky. Ověřte si vaše přenesená data. V rámci migrace účtů z předchozího řešení na Google Apps vám byla přenesena i vaše data. Ve svém Gmail účtu proto naleznete úplnou strukturu ů, na kterou jste byli navyklí. Místo složek jsou y roztříděny do tzv. štítků. Zkontrolujte si, zda byly přeneseny všechny y a složky. V případě, že se tak nestalo, kontaktujte prosím technické oddělení.

8 Krok 3: Nastavení Kalendáře Začněte pracovat s kalendářem Přejděte do vašeho nového Kalendáře kliknutí na příslušnou ikonu v nabídce v pravém horním menu. Zobrazení kalendáře Otevře se týdenní zobrazení kalendáře. Zobrazení kalendáře lze změnit kliknutím na karty v pravém horním rohu zobrazení. Naplánování schůzky Schůzku můžete naplánovat kliknutím na tlačítko Vytvořit nebo kliknutím na libovolné místo v kalendáři. 1. Otevřete Kalendář Google. 2. Proveďte některou z následujících akcí: Možnost 1: Kliknutím na tlačítko Vytvořit v levé horní části kalendáře otevřete stránku s podrobnostmi o události.

9 Možnost 2: Kliknutím na určité místo v kalendáři vytvořte událost s dobou trvání 1 hodina. Událost delší než 1 hodina můžete vytvořit kliknutím a přetažením. Potom do pole zadejte název události. Zde je příklad: Chcete li událost okamžitě publikovat, klikněte na Vytvořit událost. Pokud chcete k události přidat další podrobnosti, klikněte na Upravit událost. 3. Zadejte podrobnosti, jako jsou například opakování, hosté, agenda a připomenutí. 4. Klikněte na Uložit. Nastavte si opakující se události v kalendáři. 1. Kliknutím na již vytvořenou událost se otevře podrobné okno s popisem události. 2. Zaškrtněte políčko nalevo od Opakovat. 3. Ve vyskakovacím okně Opakovat vyberte možnost z rozbalovací nabídky Opakování. 4. Volbu potvrďte kliknutím na slovo Hotovo

10 Krok 4: Nastavení mobilního telefonu Nastavení mobilních telefonů se liší podle jednotlivých operačních systémů. Pro některé operační systémy vyvinula společnost Google speciální aplikace. Pro zjištění aktuálnosti aplikací ve vašem mobilním telefonu zadejte do prohlížeče tuto adresu: m.google.cz. Nastavte si mobilní zařízení Postupujte podle návodů, které naleznete na vzdělávací webu společnosti netmail s.r.o. Na tyto stránky se dostanete přes vzdělávací stránky sites.google.com/a/netmail.cz/nmvzdelavaciweb. Podpora a kontakty Doporučujeme vám sledovat stránky na adrese komunikacni web/home, kde jsou pro Vás připraveny všechny důležité informace o přechodu. Mimo to na stránkách najdete i odkaz na vzdělávací videa s příběhem Jury a Viktora (zaměstnanců jedné fiktivní televizní společnosti, která přechází na Google), dále pak odpovědi na časté dotazy a další tipy a triky na práci s Google Apps. V případě, že se nemůžete příhlásit do svého účtu, kontaktujte nás: google@fsv.cuni.cz