STATUTÁRNÍ MĚSTO ÚSTÍ NAD LABEM SMĚRNICE RADY MĚSTA č. 2/2016 O ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK Účinnost: 1. ledna 2017 Zpracoval: Mgr. Miloš Studenovský, ved. PO MmÚ, Ing. Jana Bartošová, vedoucí odd. veřejných zakázek PO MmÚ Schválil: Rada města Ústí nad Labem na jednání ze dne 14. 12. 2016 usnesením č. XXX/16 Počet stran: 9 Počet příloh: 1 Určeno pouze pro vnitřní potřebu Magistrátu města Ústí nad Labem a příspěvkové organizace zřízené městem Ústí nad Labem
Magistrát města Ústí nad Labem směrnice RM č.2/2016 ČÁST I. ÚVODNÍ USTANOVENÍ článek 1 Předmět úpravy 1.1. Směrnice v části I. a II. upravuje zadávání veřejných zakázek na dodávky nebo služby, jejichž předpokládaná hodnota nedosáhne částky 2.000.000,- Kč bez DPH a veřejné zakázky na stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota nedosáhne částky 6.000.000,- Kč bez DPH. 1 1.2. Ve vztahu k zákonu č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek v platném znění 2 (dále jen zákon ) se jedná o zakázky malého rozsahu definované v ust. 27 tohoto zákona. 1.3. Pokud tato směrnice nestanoví jinak, použijí se pro zadávání zakázek malého rozsahu analogické principy stanovené zákonem č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek v platném znění, zejména transparentnost, rovné zacházení, zákaz diskriminace a zásadu přiměřenosti. 1.4. Část III. této směrnice se vztahuje pouze na zadávání zakázek v režimu zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek v platném znění. 1 dle ust. 18 odst. 5 zákona nemusejí být tyto zakázky zadávány v režimu zákona. 2 platným zněním je obecně rozuměno znění zákona č. 134/2016 Sb. účinného (nikoli jen platného) v době zahájení výběrového řízení. V případě novel zákona je ale vždy nutné seznámit se s přechodnými ustanoveními každé konkrétní novely, neboť některé z novel mohou mít vliv na již zahájené, tj. probíhající výběrové řízení. 01. 01. 2017 2/9
ČÁST II. ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ článek 2 Vybrané základní pojmy 2.1. Veřejná zakázka Zadáním veřejné zakázky se pro účely této směrnice rozumí uzavření úplatné smlouvy mezi zadavatelem a dodavatelem, z níž vyplývá povinnost dodavatele poskytnout dodávky, služby nebo stavební práce. Za zadání veřejné zakázky se nepovažuje uzavření smlouvy, kterou se zakládá pracovněprávní nebo jiný obdobný vztah, nebo smlouvy upravující spolupráci zadavatele při zadávání veřejné zakázky podle 7 až 12, 155, 156, 189 a 190. 3 Veřejnou zakázkou (dále jen VZ ) dále není vynakládání veřejných prostředků bez jakéhokoliv protiplnění druhé strany (např. dotace, dary). 2.2. Veřejná zakázka na dodávky Veřejnou zakázkou na dodávky je veřejná zakázka, jejímž předmětem je pořízení věcí, zvířat nebo ovladatelných přírodních sil, pokud nejsou součástí veřejné zakázky na stavební práce. Pořízením se rozumí zejména koupě, nájem nebo pacht. 2.3. Veřejná zakázka na stavební práce Veřejnou zakázkou na stavební práce je veřejná zakázka, jejímž předmětem je: a) poskytnutí činnosti uvedené v oddílu 45 hlavního slovníku jednotného klasifikačního systému pro účely veřejných zakázek podle přímo použitelného předpisu Evropské unie 4, b) zhotovení stavby, nebo c) poskytnutí souvisejících projektových činností, pokud jsou zadávány společně se stavebními pracemi podle písmene a) nebo b). Stavbou je pro účely tohoto zákona výsledek stavebních nebo montážních prací vytvářející jednotný celek, který je sám o sobě dostatečný k plnění hospodářské nebo technické funkce. Bez ohledu na právní formu spolupráce mezi zadavatelem a dodavatelem se za veřejnou zakázku na stavební práce považuje rovněž zhotovení stavby odpovídající požadavkům stanoveným zadavatelem, přičemž za odpovídající požadavkům stanoveným zadavatelem se považuje stavba, u níž má zadavatel rozhodující vliv na druh nebo projekt stavby. 2.4. Veřejná zakázka na služby Veřejnou zakázkou na služby je veřejná zakázka, jejímž předmětem je poskytování jiných činností, než uvedených v odst. 2.2. a 2.3. této směrnice. 2.5. Zadavatel Zadavatelem pro účely této směrnice je Statutární město Ústí nad Labem, dále pak jednotlivé příspěvkové organizace zřízené městem Ústí nad Labem. 3 ust. 2 odst. 1 zákona 4 nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 2195/2002 ze dne 5. listopadu 2002 o společném slovníku pro veřejné zakázky (CPV), v platném znění. 01. 01. 2017 3/9
Jménem zadavatele je zmocněn vystupovat vedoucí příslušného odboru (pro účely této směrnice se za vedoucího odboru považuje též vedoucí Kanceláře tajemníka a vedoucí Kanceláře primátora), či ředitel příslušné organizace, pokud není dále stanoveno jinak. 2.6. Dodavatel Dodavatelem se rozumí osoba, která nabízí poskytnutí dodávek, služeb nebo stavebních prací, nebo více těchto osob společně. Za dodavatele se považuje i pobočka závodu; v takovém případě se za sídlo dodavatele považuje sídlo pobočky závodu. 2.7. Kvalifikace dodavatele Způsobilost a schopnost dodavatele plnit veřejnou zakázku 5. 2.8. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky Předpokládaná výše peněžitého závazku bez DPH, která se stanoví podle druhu veřejných zakázek v souladu se zákonem 6. Do předpokládané hodnoty veřejné zakázky se zahrne hodnota všech plnění, která mohou vyplývat ze smlouvy na veřejnou zakázku, není-li stanoveno jinak. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky musí zahrnovat předpokládanou hodnotu všech plnění, která tvoří jeden funkční celek a jsou zadávána v časové souvislosti. Má-li být smlouva uzavřena na dobu neurčitou nebo na dobu, jejíž trvání nelze přesně vymezit, stanoví se předpokládaná cena jako celkový peněžitý závazek zadavatele za dobu 48 měsíců. Zadavatel nesmí rozdělit předmět veřejné zakázky tak, aby tím došlo ke snížení předpokládané hodnoty pod finanční limity stanovené touto směrnicí. 2.9. Profil zadavatele Profilem zadavatele je elektronický nástroj, který umožňuje neomezený dálkový přístup a na kterém zadavatel uveřejňuje informace a dokumenty ke svým veřejným zakázkám 7. článek 3 Postup při zadávání, hodnocení a přidělení zakázky 3.1. Veřejné zakázky s hodnotou plnění do 150 tis. Kč (nikoli včetně) bez DPH 3.1.1. O oslovení zájemců do 150 tis. Kč (nikoliv včetně) bez DPH rozhoduje a zodpovídá vedoucí příslušného odboru či ředitel příslušné organizace. 3.1.2. Vedoucí odboru a ředitelé organizací jsou povinni před zadáním této zakázky mít zjištěnou cenu obvyklou v místě a čase plnění. K tomuto postačí jednoduché poptávkové řízení učiněné písemně (postačí i emailem). 5 ust. 28 odst. 1 písm. c) zákona 6 ust. 16 odst. 1 zákona 7 ust. 28 odst. 1 písm. j) zákona 01. 01. 2017 4/9
3.1.3. Vedoucí odboru a ředitelé organizací odpovídají za to, že uchazeč jím oslovený a vybraný by měl mít dostatečné odborné, materiální a další předpoklady pro úspěšnou realizaci zakázky v potřebné kvalitě a stanovené lhůtě. 3.1.4. U zakázek v hodnotě do 150 tis. Kč (nikoliv včetně) bez DPH rozhodne bez dalšího vedoucí odboru či ředitel organizace. 3.2. Veřejné zakázky s hodnotou plnění od 150 tis. Kč (včetně) bez DPH 3.2.1. Vyhlášení veřejné zakázky ve výši od 150 tis. Kč (včetně) bez DPH: a) do 2.000 tis. Kč (nikoli včetně) bez DPH na služby a dodávky b) do 6.000 tis. Kč (nikoli včetně) bez DPH na stavební práce musí vždy předcházet písemný souhlas člena rady města, nebo písemný souhlas primátora města s vyhlášením příslušné VZ. Souhlas pro jednotlivé odbory MmÚ zajišťuje právní odbor MmÚ. Souhlas pro příspěvkové organizace zajišťuje příslušný odbor mající příspěvkové organizace ve své gesci. 3.2.2. Vyhlášení veřejné zakázky v hodnotě od 150 tis. Kč (včetně) bez DPH do 2.000 tis. Kč (nikoli včetně) bez DPH na služby a dodávky, a do 6.000 tis. Kč (nikoli včetně) bez DPH na stavební práce provádí vedoucí právního odboru MmÚ na základě požadavku vedoucího příslušného odboru. V případě nepřítomnosti vedoucího právního odboru provede vyhlášení veřejné zakázky vedoucí oddělení veřejných zakázek právního odboru MmÚ. U příspěvkových organizací provádí vyhlášení veřejné zakázky ředitel dané organizace. 3.2.3. Vyhlášení veřejné zakázky bude zpravidla provedeno na profilu zadavatele. 3.2.4. Požadavek na vyhlášení veřejné zakázky podávají jednotlivé odbory MmÚ na standardizovaném formuláři, který tvoří přílohu č. 1 této směrnice, včetně dalších případných potřebných dokumentů (výkazy výměr, projektové dokumentace aj.). Vedoucí příslušných odborů odpovídají za věcnou a technickou správnost požadovaného plnění, které má být soutěženo, jakožto i za projednání příslušných podkladů s oprávněnými osobami (koneční uživatelé apod.). 3.2.5. O výsledku veřejných zakázek v hodnotě od 150 tis. Kč (včetně) bez DPH do 2.000 tis. Kč (nikoli včetně) bez DPH na služby a dodávky, a do 6.000 tis. Kč (nikoli včetně) bez DPH na stavební práce rozhodne vždy vedoucí právního odboru (v době nepřítomnosti vedoucí oddělení veřejných zakázek právního odboru), a to na základě doporučení hodnotící komise. U příspěvkových organizací rozhodne o výsledku veřejných zakázek ředitel dané organizace na základě doporučení hodnotící komise. 01. 01. 2017 5/9
3.3. Hodnotící komise 3.3.1. Pro hodnocení nabídek u veřejných zakázek s předpokládanou hodnotou vyšší nežli 150 tis. Kč (včetně) bez DPH jmenuje zadavatel minimálně tříčlennou hodnotící komisi. 3.3.2. Členy hodnotící komise jsou zpravidla: a) vedoucí příslušného odboru či ředitel příslušné organizace b) zaměstnanec příslušného odboru či organizace c) u zakázek vyhlašovaných v rámci MmÚ referent oddělení veřejných zakázek právního odboru (u příspěvkových organizací nikoli). Zároveň se členy hodnotící komise jsou vždy jmenováni i jejich náhradníci. 3.3.4. Jednání hodnotící komise se mohou účastnit i jiné osoby, které určí zadavatel. Otevírání obálek s nabídkami se mohou zúčastnit i uchazeči, příp. zástupci uchazečů o veřejnou zakázku, pokud si tak určí zadavatel. 3.3.5. Hodnotící komise je usnášeníschopná, jsou-li přítomny nejméně dvě třetiny členů nebo jejich náhradníků. Před zahájením prvního jednání v dané věci zvolí komise (většinou hlasů přítomných členů) ze svých členů předsedu, který řídí průběh jednání komise. 3.3.6. Rozhoduje se většinou hlasů přítomných členů nebo jejich náhradníků. 3.3.7. Členové hodnotící komise nesmí být ve vztahu k veřejné zakázce a k uchazečům podjatí, zejména se nesmí podílet na zpracování nabídky a nesmí mít osobní zájem na zadání zakázky. 3.3.8. Pokud zadavatel neurčí jinak, platí, že komise pro hodnocení nabídek plní funkci i komise pro otvírání obálek. 3.3.9. Jménem zadavatele u těchto druhů veřejných zakázek je oprávněn v rámci MmÚ vystupovat vedoucí právního odboru MmÚ, vedoucí oddělení veřejných zakázek právního odboru MmÚ a jednotliví referenti oddělení veřejných zakázek právního odboru. V rámci příspěvkových organizací je oprávněn vystupovat ředitel dané organizace a jeho zástupce. 3.3.10. Lhůta pro podání nabídky musí být zadavatelem stanovena jako přiměřená s ohledem na složitost zakázky, nesmí však být kratší než 5 pracovních dní. 3.4. Smlouva, dodatky ke smlouvě 3.4.1. S vítězným uchazečem je podepsána příslušná smlouva vzešlá z předcházející veřejné zakázky. Změny ve smlouvě předložené k podpisu nejsou oproti smlouvě předložené v rámci podané nabídky připuštěny, s výjimkou oprav zřejmých chyb v psaní a počtech. 3.4.2. Smlouvu je oprávněn podepsat vedoucí příslušného odboru či ředitel příslušné organizace. Kompletní administraci smluv v rámci MmÚ zajišťuje právní odbor MmÚ. 01. 01. 2017 6/9
3.4.3. Dodatkem ke smlouvě nelze měnit základní parametry smlouvy 8. článek 4 Uveřejňovací povinnost zadavatele 4.1. Zadavatel veřejné zakázky s předmětem plnění převyšující částku 500.000,- Kč (včetně) bez DPH povinně uveřejní na profilu zadavatele celé znění smlouvy (příp. rámcové smlouvy) uzavřené na veřejnou zakázku, vč. všech jejích případných změn a dodatků 9. Výjimku z tohoto pravidla i pro účely této směrnice stanoví zákon 10. Neuveřejňují se informace, u kterých to vyžaduje ochrana informací a údajů podle zvláštních právních předpisů 11. 4.2. Jménem zadavatele pro účely zveřejňování smluv dle odst. 4.1. jedná v rámci MmÚ právní odbor MmÚ. 4.3. Lhůta ke splnění povinnosti dle bodu 4.1. je stanovena jako patnáctidenní od uzavření dané smlouvy (dodatku). článek 5 Administrace veřejné zakázky v rámci MmÚ 5.1. Vlastní administraci veřejných zakázek v hodnotě od 150 tis. Kč (včetně) bez DPH zajišťuje oddělení veřejných zakázek právního odboru MmÚ. 5.2. Administrací veřejné zakázky se rozumí zejména příprava výzvy a souvisejících dokumentů (vč. smlouvy), včetně jejich uveřejnění na profilu zadavatele, vyřizování případných dodatečných informací (v součinnosti s příslušným odborem, který dodá podklady týkající se odborné a technické stránky), zajištění činnosti komise pro otevírání obálek a posouzení a hodnocení nabídek, zajištění vyhotovení jednotlivých protokolů a dalších souvisejících písemností, včetně rozesílání písemností jednotlivým uchazečům (vyloučení, doložení chybějících podkladů, rozhodnutí o výběru a jiné). 5.3. Oddělení veřejných zakázek právního odboru následně zajistí komunikaci s vítězným uchazečem, zajistí předložení smlouvy v listinné i elektronické podobě, včetně její kontroly a následně tuto postoupí příslušnému vedoucímu odboru či řediteli organizace k uzavření. 5.4. V případě komunikace jiného než právního odboru s výtězným uchazečem před podpisem smlouvy, musí daný odbor o tomto informovat oddělení veřejných zakázek. 8 zejména se jedná o ty změny, které by rozšířily předmět veřejné zakázky, mohly by ovlivnit zadávací řízení, měnily by ekonomickou rovnováhu smlouvy ve prospěch vybraného uchazeče apod. 9 ust. 219 zákona 10 ust. 219 odst. 1 zákona 11 např. zákon č. 101/2000 Sb. 01. 01. 2017 7/9
ČÁST III. NĚKTERÁ USTANOVENÍ PRO VEŘEJNÉ ZAKÁZKY ZADÁVANÉ DLE Z.Č. 137/2006 Sb., O VEŘEJNÝCH ZAKÁZKÁCH ČI DLE Z. Č. 134/2016 Sb., O ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK článek 6 Zakázky v režimu zákona 6.1. V případě veřejných zakázek na služby a dodávky s hodnotou plnění nad 2.000 tis. Kč (včetně) bez DPH a u veřejných zakázek na stavební práce s hodnotou plnění nad 6.000 tis. Kč (včetně) bez DPH se postupuje dle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek v platném znění. 6.2. Hodnotící komisi (členy i jejich náhradníky) a komisi pro otevírání obálek (členy i jejich náhradníky) vždy jmenuje v případě, kdy je zadavatelem město Ústí nad Labem, Rada města. V případě příspěvkových organizací komise jmenuje ředitel organizace. Složení hodnotící komise a komise pro otvírání obálek může být totožné. 6.3. Členem komise je zpravidla: a) vedoucí příslušného odboru či ředitel příslušné organizace b) zaměstnanec příslušného odboru či organizace c) vedoucí právního odboru, případně vedoucí oddělení veřejných zakázek právního odboru d) referent oddělení veřejných zakázek právního odboru 6.4. O výběru nejvhodnější nabídky rozhoduje Rada města Ústí nad Labem či ředitel příslušné organizace. 6.5. Admnistraci veřejných zakázek v režimu zákona v rámci MmÚ provádí právní odbor MmÚ. 6.6. Jménem zadavatele, jeli jím město Ústí nad Labem, v případě vyloučení uchazeče v průběhu procesu veřejné zakázky či dalších administrativních úkonů jedná vedoucí právního odboru, případně vedoucí oddělení veřejných zakázek právního odboru, pokud není usnesením Rady města Ústí nad Labem stanoveno v konkrétním případě jinak. 01. 01. 2017 8/9
ČÁST IV. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ článek 7 Přechodná a závěrečná ustanovení 7.1. V záležitostech touto směrnicí v části I. a II. výslovně neupravených se postupuje přiměřeně dle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek v platném znění. 7.2. Výjimku z postupu daného touto směrnicí v části I. a II. může v odůvodněných případech (zejména s ohledem na případnou časovou tíseň) udělit primátor města. Výjimka musí být udělena písemně a musí být řádně odůvodněna v souladu s obecnými principy zadávání veřejných zakázek 12. 7.3. Tato směrnice ruší směrnici Rady města č. 1/2012, o veřejných zakázkách, včetně všech jejích příloh a dodatků. 7.4. Tato směrnice nabývá účinnosti dnem 1. 1. 2017 7.5. Přílohami této směrnice jsou: 1) požadavek na vyhlášení veřejné zakázky (interní sdělení) V Ústí nad Labem, dne.. Mgr. Jiří Javorčák tajemník Magistrátu města Ústí n.l.... Ing. Věra Nechybová primátorka Statutárního města Ústí n.l. 12 zásada transparentnosti, rovného zacházení, zákazu diskriminace a zásada přiměřenosti dle ustanovení 6 odst. 1, 2 zákona. 01. 01. 2017 9/9