Šedá literatura z pohledu archiváře

Šedá literatura z pohledu archiváře Zora Machková Národní archiv 1. Úvod Když jsem byla oslovena, abych zde přednesla příspěvek, který by měl účastníkům tohoto fóra objasnit šedou literaturu z pohledu archiváře, přiznám se, že jsem o šedé literatuře měla jen mlhavé povědomí. Z tohoto důvodu mě prosím neberte jako odborníka na šedou literaturu, kterého byste stejně asi mezi archiváři těžko hledali, ale berte mě jako archiváře z praxe, který ke svému údivu zjistil, že se s šedou literaturou běžně při své práci setkává. Při svém zjišťování, co vlastně celý fenomén šedé literatury zahrnuje, jsem brzy došla k poznání, že jsou tu značné odlišnosti plynoucí z rozdílné podstaty činnosti knihoven a archivů. Přestože se v obou případech jedná o paměťové instituce, jejichž předmětem činnosti je shromažďování, evidence a zpřístupňování dokumentů kulturního dědictví, způsob, jakým naplňují tento předmět činnosti, je u obou institucí poměrně odlišný. Ve svém příspěvku bych se chtěla zaměřit na určité vysvětlení toho, co pod pojmem šedá literatura vnímá archivář, jaké druhy šedé literatury se v archivech nacházejí, v kterých typech archivů se šedá literatura vyskytuje, do jakých typů archivních fondů a sbírek je ukládána, jaké jsou metody jejího získávání v archivní praxi a v neposlední řadě jak je přistupováno k jejímu zpracování a zpřístupnění. 2. Co pod pojmem šedá literatura vnímá archivář Začnu tím, co pod pojmem šedá literatura vnímá archivář. Pokud vyjdu z jedné z definic šedé literatury tj., že šedou literaturou se rozumí polopublikované dokumenty, které nejsou publikovány obvyklým způsobem a nejsou proto dostupné na běžném knižním trhu (např. 1 diplomové a disertační práce, výzkumné zprávy, interní dokumenty, oficiální publikace atd.)f F, přicházím zákonitě k tomu, že se nejedná z mého pohledu o literaturu, ale o archiválie. Přičemž určující pro mne není to, zda se jedná o dokumenty publikované či nikoliv, protože to je pro archiváře irelevantní, ale signifikantní jsou pro mne vyjmenované druhy dokumentů, které se totiž běžně v archivech nacházejí. 1 Polopublikované dokumenty, které nejsou publikovány obvyklým způsobem a nejsou proto dostupné na běžném knižním trhu (např. diplomové a disertační práce, výzkumné zprávy, interní dokumenty, oficiální publikace atd.). Pro vyhledávání a distribuci šedé literatury existují specializované informační systémy (např. databáze SIGLE). KTD : Česká terminologická databáze knihovnictví a informační vědy (TDKIV) [online]. Praha : Národní knihovna České republiky, 2003. Dostupné na: http://sigma.nkp.cz/cze/ktd

Pro lepší představu, co je to archiválie a archivní fond, uvedu definice podle současně platného archivního zákona. Za archiválii je považován takový dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií; archiváliemi jsou i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty související s archivním fondem či archivní sbírkou, které byly vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrány a vzaty do evidence. Archivním fondem je soubor archiválií, který vznikl výběrem z dokumentů vytvořených činností určité fyzické nebo právnické osoby, organizační složky státu nebo územního 2 samosprávného celku. F Archiv tedy nepřebírá všechny archiválie vzniklé z činnosti příslušných původců, ale pouze výběr z nich. Archiválie se v naprosté většině zařazují do archivních fondů podle svého původce a struktura archivního fondu obvykle odráží organizaci a činnost původce. Pokud odhlédneme od terminologického zmatení, ze kterého může pramenit i určité neporozumění mezi archivářem a knihovníkem, a přejdeme ke konkrétnímu obsahu pojmu šedá literatura, zjistíme, že dokumenty řazené k šedé literatuře se nacházejí v podstatě ve většině archivů v České republice. 3. Jaké druhy šedé literatury se v archivech nacházejí a) Výroční zprávy Jsou to v prvé řadě výroční zprávy, které vznikají z činnosti celé řady původců, jejichž fondy jsou uloženy v archivech. Okruh původců, kteří tyto výroční zprávy vytvářejí, je značný. Jsou to jak veřejnoprávní původci (tj. různé organizační složky státu, státní příspěvkové organizace, státní podniky, územní samosprávné celky, školy, zdravotní pojišťovny, veřejné výzkumné instituce apod.), tak i řada soukromoprávních původců (ku příkladu různé obchodní společnosti, profesní komory, nadace a nadační fondy, politické strany a hnutí, odborové organizace, různá občanská sdružení či obecně prospěšné společnosti...). Tito původci mají podle archivního zákona povinnost tyto dokumenty uchovat a umožnit jejich vybrání za archiválie. Jako archiválie jsou výroční zprávy přímo zmíněny v příloze archivního zákona. b) Firemní literatura Za druhé je to bohatá oblast tzv. firemní literatury, pro kterou archiváři používají spíše termín vlastní propagační materiály a dokumentace původce. Jedná se o vlastní publikace, 2 Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě v platném znění

F Vývoj časopisy, katalogy, prospekty, brožury, letáky apod. Ty se vyskytují nejen klasicky u různých podnikatelských společností, ale do značné míry se jedná o podobně široké spektrum původců, jaké jsem vyjmenovávala již u výročních zpráv. Pro dokreslení jen zmíním např. politické strany a jejich často bohaté propagační materiály k volebním kampaním či propagační materiály různých zájmových sdružení a organizací (ku příkladu mládežnických, ekologických, sportovních ) vztahující se k jejich vlastním akcím a projektům. Všechna tato zmíněná firemní literatura je považovaná za archiválie, a jako taková je opět ukládána do archivních fondů v síti veřejných, ale i soukromých archivů v rámci České republiky. c) Vysokoškolské kvalifikační práce Zajímavá je problematika vysokoškolských kvalifikačních prací, jež jsou základem pro získání vysokoškolské kvalifikace, akademického titulu nebo vědecko-pedagogické hodnosti. Z hlediska archivnictví, které za archiválii považuje dokument, jenž má nějakou historickou hodnotu, nejsou všechny závěrečné práce automaticky považovány za archiválie. Měly by se uchovávat po dvacet let a teprve poté by z nich měly být vybrány archiválie. Výběr by se měl odvíjet od původnosti, přínosu a originality dané závěrečné práce. To se netýká prací disertačních, které jsou vždy považovány za archiválie a jsou tedy určeny k trvalému 3 uchování.f však zřejmě půjde spíše směrem, že budou za archiválie považovány 4 všechny závěrečné vysokoškolské práce.f Vysokoškolské práce se kromě specializovaných archivů, mezi něž patří i archivy vysokých škol, nacházejí i v síti státních oblastních archivů, jim podřízených státních okresních archivech, archivech územních samosprávních celků či v Národním archivu. Často jsou součástí osobních fondů významných osobností, či se jedná o archivní fondy již zaniklých škol, dále podniků, existují i samostatné sbírky diplomových a disertačních prací, jež jsou uloženy v okresních archivech. d) Technické a výzkumné práce, studie a projekty Další skupinou dokumentů, které bývají zahrnovány mezi šedou literaturu jsou technické a výzkumné práce, studie a projekty. Ty jsou také archiváři považovány za archiválie a jako takové se dostávají do sítě archivů po celé České republice, především jako součást archivních fondů různých podnikatelských subjektů či výzkumných pracovišť různých institucí. 3 Tuto oblast upravuje dosud platná Instrukce Ministerstva školství ČSR ze dne 24.6.1987 č.j. 19151/87-491, kterou se vydává Skartační řád pro vysoké školy a ostatní podřízené organizace 4 Povinnost vysokých škol zveřejňovat závěrečné práce byla zakotvena až v novele zákona o vysokých školách, zákon č. 552/2005 Sb., 47b, který nabyl účinnosti 1.1.2006. Tato povinnost implicitně stanovuje povinnost vysokých škol uchovávat závěrečné práce. Měla by být zahrnuta do skartačních řádů vysokých škol.

e) Legislativní dokumenty Poslední skupinu dokumentů, kterou bych chtěla zmínit a která bývá také někdy zařazována mezi šedou literaturu, jsou legislativní dokumenty, tj. zákony, vyhlášky, směrnice a předpisy. Ty vznikají především z činnosti vrcholných orgánů České republiky, a z tohoto důvodu jsou archivovány v příslušných státních archivech. Kromě toho je v archivech ukládána početná skupina vnitřních předpisů či směrnic, a to v podstatě jakéhokoliv původce, ať již veřejnoprávního nebo soukromoprávního. Tento můj výčet druhů šedé literatury uložené v archivech si neklade za cíl být úplný. Myslím si, že však naznačuje, že se tzv. šedá literatura v podobě archiválií opravdu nachází v archivech celé České republiky. 4. Jakým způsobem se šedá literatura do archivů dostává Mechanismy, kterými se šedá literatura do archivů dostává, opět vyplývají z archivního zákona. Archivář musí nejprve provést tzv. výběr archiválií. To znamená posoudit hodnotu dokumentů, rozhodnout o jejich vybrání za archiválie a zařadit je do evidence archiválií. To se děje dvojím způsobem: buď ve skartačním řízení, které se provádí většinou u veřejnoprávních původců, anebo výběrem mimo skartační řízení, který je prováděn většinou u soukromoprávních původců, ať již fyzických či právnických osob. U soukromoprávních původců jsou archiválie do archivů přebírány obvykle na základě darovacích, depozitních či kupních smluv, pokud se nejedná přímo o archiv zřizovatele, či archiválie nalezené, kde se uzavírání smluv nepředpokládá. U veřejnoprávních původců jsou archiválie po určité době předávány ke konečnému uložení do příslušných zákonem určených veřejných archivů. Pro zajímavost zde uvedu, že dokumenty uložené v muzeích, knihovnách, galeriích, památnících, veřejných výzkumných institucích a vysokých školách v důsledku jejich akviziční a sbírkotvorné činnosti, které splňují kritéria podle archivního zákona a jsou vzaté do evidence archiválií, se považují za archiválie vybrané ve skartační řízení. 5. Za jak dlouho po svém vzniku je šedá literatura v archivech ukládána S faktem, že dokument se stává archiválií až poté, co je archivářem posouzena jeho trvalá hodnota, a je za archiválii vybrán, souvisí i otázka doby, kdy se tak děje. Pokud je výběr archiválií prováděn ve skartačním řízení, vybírá se z dokumentů, jimž uplynuly skartační lhůty a jež nejsou nadále potřebné pro činnost původce. Nejčetnější skartační lhůty jsou pětileté, ale jsou i mnohem delší, nehledě na skutečnost, že ze všech svých dokumentů často právě archiválie potřebuje původce pro svoji činnost relativně dlouho, a proto jsou předávány do archivu se značným zpožděním. Přitom skartační lhůta nezačíná běžet dnem vzniku dokumentu, ale začíná se počítat od 1. ledna následujícího roku po vyřízení nebo uzavření dokumentu.

Výběr archiválií mimo skartační řízení u soukromoprávních původců není zatížen žádnými přesnými termíny. V archivním zákoně se mluví o dohodě mezi původcem či vlastníkem dokumentu s příslušným archivem na příslušných termínech, žádná přesně stanovená lhůta a ani doporučená lhůta není. Je zde pouze řečeno, že v případě zrušení původce, jeho vstupu do likvidace nebo při vyhlášení konkurzu, požádá původce o výběr archiválií mimo skartační řízení neprodleně. Z uvedeného plyne, že do archivů se archiválie, mezi něž počítám i šedou literaturu, dostávají s určitým zpožděním, které je z pohledu archiváře normální a běžné, předpokládám však, že, viděno pohledem knihovníka, je takové zpoždění značné a mnohdy až katastrofální, zvláště s ohledem na další zpřístupnění takové archiválie, v tomto konkrétním případě šedé literatury. 6. Zpřístupňování šedé literatury v archivech a způsoby jejího zpracování a) podmínky pro zpřístupňování Z definice šedé literatury, jak jsem ji použila v úvodu svého příspěvku, vyplývá, že pro její charakterizování je důležité hledisko publikovanosti a dostupnosti. V archivním prostředí mluvíme spíše než o publikovanosti o zveřejnění a zpřístupnění. Obecně lze říci, že k nahlížení v našich archivech jsou přístupné jen archiválie starší třiceti let a všechny zveřejněné archiválie. Z tohoto ustanovení, které je obsaženo v archivním zákoně existují výjimky. Nevztahuje se např. na archiválie vzniklé před 1. lednem 1990 z činnosti státních orgánů, z činnosti bezpečnostních složek podle zákona o Ústavu pro studium totalitních režimů a o archivu bezpečnostních složek, jakož i společenských organizací a politických stran sdružených v Národní frontě a na archiválie, které byly již před podáním žádosti o nahlížení do nich veřejně přístupné, jakož ani na archiválie, které byly jako dokumenty veřejně přístupné před prohlášením za archiválie. Do archiválií mohou rovněž nahlížet bez omezení samotní původci archiválií či jejich právní nástupci. Nahlížení do archiválií uložených v archivu lze také odepřít pokud to neumožňuje fyzický stav archiválií nebo stav zpracování archiválií. Je zřejmé, že rychlému zveřejnění archiválií, kromě těch, které byly jako dokumenty veřejně přístupné ještě před jejich prohlášením za archiválie, brání řada legislativních překážek. Obávám se, že to samé bude bránit rychlému zpřístupnění šedé literatury uložené v archivech České republiky. b) způsoby zpracovaní a zpřístupňování Na rozdíl od knihoven, které zpřístupňují veřejnosti jednotlivá díla či dokumenty, jejichž popis se děje na úrovni jednotlivin, je situace v archivech v tomto ohledu diametrálně odlišná.

5 Databáze Ústřední evidence Národního archivního dědictví (PEvA)F F, obsahuje pouze stručné popisy celých archivních fondů a sbírek, má tedy charakter jednoho z typů archivních pomůcek, a to průvodce. Vystopovat v ní šedou literaturu sice lze, ale poměrně obtížně a nepřesně. Základním a nejběžnějším typem archivních pomůcek, sloužících ke zpřístupnění archivních fondů a sbírek, jsou tzv. inventáře, které opět nepopisují jednotlivé archiválie, ale jdou při svém popisu na úroveň archivní jednotky, což jsou určité základní logické celky v uspořádání archivního fondu a sbírky. Zde by již šedá literatura měla být snadno zachytitelná, ale úroveň podrobnosti jejího popisu se může lišit. Inventáře existují jak v tištěné tak v digitální podobě. Některé archivy, jako např. Národní archiv, vytvářejí své inventáře již primárně v digitální podobě a starší pomůcky digitalizují. Děje se tak např. v aplikaci Archivář (dříve Janus). Tato 6 aplikace je přístupná přes portál Badatelna.cz.F Poslední nejpodrobnější archivní pomůckou pro zpřístupňování archiválií je katalog, který popisuje každou jednotlivou archiválii. Katalogy však nebývají v archivech pomůckami hojně zastoupenými. V současnosti mi není známo, že by nějaký archiv cíleně zpřístupňoval v elektronické podobě šedou literaturu v plných textech. Je možné, že se archivy v budoucnosti zapojí do některých projektů, ale určitě je zde, alespoň v současnosti, řada překážek ať již legislativních nebo technických. V souvislosti se zavedením elektronické spisové služby v oblasti státní správy, kdy začínají archiválie primárně vznikat v digitální podobě, a s plánovaným zřízením Národního digitálního archivu vidím však do budoucna určitou perspektivu i pro rychlejší zpřístupňování šedé literatury nacházející se v archivech. 5 http://aplikace.mvcr.cz/vozidla/peva/index.php 6 http://www.badatelna.cz