Ústav fyziky atmosféry AVČR, v.v.i. Boční II, č.1401, 141 31 Praha 4, IČO:68378289 Směrnice č.3 Pro evidenci, účtování, oceňování a odpisový plán dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku a evidenci a účtování drobného hmotného a nehmotného majetku Účetní jednotka Ústav fyziky atmosféry AVČR, v.v.i. byla zřízena zákonem č.341/2005 Sb., který upravuje základní postupy účetnictví a evidenci majetku pro veřejné výzkumné instituce (dále jen VVI). I. Vymezení dlouhodobého majetku (dále DM) 1) Dlouhodobý majetek dělíme dle charakteru majetku: a) hmotný dlouhodobý majetek minimální cena je Kč 40 000 a doba použitelnosti je delší než 1 rok - musí být splněny obě podmínky současně, odepisuje se, účtuje se na vrub účtu 042 a ve prospěch účtu 321 a po uvedení do používání se zařazuje na vrub účtů dle povahy: - 0211 Budovy - 0212 Stavby - bez ohledu na pořizovací cenu - 0222 Přístroje a zvl. technické zař. - 0223 Energetické.a hnací stroje - 0224 Pracovní stroje a zař. - 0225 Výpočetní technika - 0226 Dopravní prostředky - 0227 Inventář - 031 Pozemky bez ohledu na pořizovací cenu, neodepisují se a ve prospěch účtu 042. Nemovitost je pozemek, budova nebo stavba pevným základem spojená se zemí, patří mezi hmotný dlouhodobý majetek a mají relativně dlouhou dobu odepisování (20-30 let). Převod (prodej, darování, apod.) nemovitosti je spojen s úhradou daně z převodu nemovitosti. Vlastnictví nemovitosti je evidováno na Katastrálním úřadu. Vlastník nemovitosti musí každý rok platit daň z nemovitosti. b) nehmotný majetek - minimální cena Kč 60 000 a doba použitelnosti delší než 1 rok (musí být splněny obě podmínky současně), odepisuje se, patří sem např. licence, know-how, software,účtuje se na vrub účtu 042, ve prospěch 321 a poté zařazuje na vrub účtu - 013 Software ve prospěch 042 c) finanční majetek - minimální cena není stanovena, neodepisuje se, (patří sem např. dlouhodobé úvěrové cenné papíry -obligace, atd., majetkové účasti v jiných firmách -např. formou vlastnictví akcií a další finanční majetek.
Všechny uvedené druhy dlouhodobého majetku musí splňovat podmínku dlouhodobé použitelnosti (minimálně jeden rok). Tato podmínka není dotčena dřívějším prodejem či zničením majetku.. U majetku uvedeném v bodech a) + b) se musí ještě zúčtovat tvorba zdrojů k profinancovanému DM na vrub účtu 916 dle zdroje pořízení a ve prospěch účtu 901. II. Způsoby pořízení dlouhodobého majetku a jeho evidence Způsob pořízení DM se odrazí ve způsobu odepisování. Nejběžnější formy- nákup nového nebo již použitého DM, vlastní výroba, darování, převod majetku, novým zjištěním (jde o majetek, který v účetnictví nebyl dosud zachycen), finanční leasing. Základní evidenci provádíme na inventárních kartách. Povinně karta musí obsahovat inventární číslo přidělené dlouhodobému majetku, osobu zodpovědnou za tento majetek, zvolený způsob odepisování, vstupní cenu, jednotlivé roční účetní odpisy. Po ukončení odepisování se na kartě zaznamená i způsob vyřazení majetku. Stejně tak se na kartě zaznamená, pokud je dlouhodobý majetek zcizen, zničen, prodán atd. před dokončením odepisování. Veškerý vyřazený majetek se vyřadí na základě vyřazovacího protokolu ověřeným podpisy likvidační komise a vedoucího THS viz směrnice o inventarizaci. Majetek, který je třeba ekologicky zlikvidovat se zajistí odbornou firmou na toto likvidování a doloží dokladem. Při pořízení DM navíc vypisujeme zápis o pořízení DM a při vyřazení pak zápis o vyřazení DM. V případě technického zhodnocení majetku (generální oprava, přidání nového modulu, dostavba, přestavba apod. s hodnotou v jednom kalendářním roce vyšší než Kč 40 000) jsou údaje o zvýšené vstupní ceně taktéž zaznamenány v evidenci. III. Oceňování DM 1) Hmotný dlouhodobý a nehmotný majetek oceňujeme podle způsobu pořízení: - pořizovací cenou - při nákupu od dodavatele pořizovací cena = cena pořízení (cena nákupu) + náklady související s pořízením (např. doprava stroje, instalace, montáž apod.). - reprodukční pořizovací cenou - použije se v případech, kdy není doklad o hodnotě majetku. Pokud se jedná o majetek starší než 5 let, reprodukční pořizovací cena je stanovena jako cena odhadní k datu, kdy je o dlouhodobém majetku účtováno. Odpisy se pak dělají z této ceny. Oceňování majetku úředním odhadcem se řídí zákonem č.151/1997 Sb., o oceňování majetku Pokud nastane případ ocenění majetku reprodukční pořizovací cenou (například v případě majetku získaného darováním) bude i pro stanovení výše tohoto ocenění vydán dodatek tohoto vnitřního předpisu, kde bude uveden způsob zjištění této ceny. - cenou ve vlastních nákladech - tato cena se používá v případě, kdybychom si sami vyrobili dlouhodobý majetek. Pokud v průběhu účetního období bude vytvořen dlouhodobý hmotný nebo nehmotný majetek vlastní činností bude jako dodatek tohoto vnitřního předpisu vydán předpis pro vyčíslení výše vlastních nákladů, tj. výše přímých nákladů vynaložených na výrobu a výše nepřímých nákladů, které se vztahují k jeho výrobě. Zvýšení ocenění dlouhodobého majetku (pokud tak nestanoví zvláštní předpis) se neúčtuje, přechodné snížení ocenění majetku se řeší pomocí opravných položek, trvalé snížení ocenění nehmotného a hmotného majetku se účtuje prostřednictvím účtů oprávek, přitom je nutno opravit odpisový plán.
IV. Technické zhodnocení dlouhodobého hmotného majetku Varianty sledování technického zhodnocení jednotlivého majetku v průběhu účetního období: a) Technické zhodnocení bude sledováno na účtech analytické evidence k účtům skupiny 04x - Pořízení dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku a pokud dokončené technické zhodnocení, které u jednotlivého majetku v úhrnu za účetní období nepřevýší limit, tj.: - u dlouhodobého nehmotného majetku Kč 60 000, zaúčtuje se na účet 518xx - SW, - u dlouhodobého hmotného majetku Kč 40 000, zaúčtuje se na 5014. b) Výdaje v souvislosti s technickým zhodnocením budou vždy účtovány jako výdaje na pořízení dlouhodobého majetku a budou účtovány na účty skupiny 04, resp. 01, 02. V. Zařazení dlouhodobého majetku Zařazení dlouhodobého majetku je možno provést v okamžiku uvedení tohoto majetku do užívání, tj. zabezpečení všech technických funkcí potřebných k užívání a splnění všech povinností stanovených právními předpisy (stavebními, ekologickými, požárními, bezpečnostními a hygienickými). Veškerý dlouhodobý majetek bude veden v datových souborech počítače. Pro každý jednotlivý majetek bude vyplněna karta dlouhodobého majetku. Za správný termín zařazení hmotného a nehmotného majetku do užívání a za jeho správné ocenění (včetně veškerých vedlejších nákladů spojených s pořízením) odpovídá: pracovník odpovídající za evidenci majetku. VI. Vyřazení dlouhodobého majetku Vyřazení dlouhodobého majetku bude provedeno vždy na základě protokolu o vyřazení - založen u odpovědného pracovníka, který za správný organizační průběh vyřazení dlouhodobého majetku odpovídá. Vyřazení se účtuje na stranu D účtů 01x a 02x a stranu MD účtů 07x a 08x. VII. Odpisový plán, odepisování DM Dlouhodobý majetek má dlouhodobou povahu - má být používán déle než 1 rok. Jeho hodnota se tedy přenáší na nové výrobky postupně. Při používání se dlouhodobý majetek opotřebovává morálně (dlouhodobý majetek zastarává, na trhu jsou modernější, výkonnější stroje, software, apod.) nebo fyzicky (opotřebení součástek, koroze, poškození používáním apod.). Odepisování je postupné přenášení vstupní ceny DM do nákladů. Odpis je hodnota ročního opotřebení DM. Vzhledem k tomu, že většina majetku je pořízena z dotace, výjimečně z vlastních zdrojů, používáme - účetní odpisy - objektivní vystihnutí míry opotřebení DM. Tyto účetní odpisy jsou ztotožněné s odpisy daňovými. V tomto případě odpadá úprava základu daně v přiznání k dani z příjmů o rozdíl mezi účetními a daňovými odpisy. Všechny druhy DM budou účetně odpisovány rovnoměrně po celou dobu jejich ekonomické životnosti, zaokrouhlují se na celé Kč směrem nahoru. Za zařazení majetku do skupin je odpovědný pracovník pí Sedláčková. Účtují se měsíčně na vrub jednotlivých účtů skupiny 551 ve prospěch účtů oprávek 07x a 08x a zároveň se účtuje tvorba zdrojů ve výši zúčtovaných odpisů na účet 901 MD a účet 916 dle zdroje pořízení strana D. Tato metoda se u každého DM musí dodržet po celou dobu odepisování. V případě technického zhodnocení dlouhodobého majetku (přístavba, rekonstrukce, generální oprava stroje, zabudování klimatizace do auta apod. dražší než 40.000,- v jednom kalendářním roce) se zvyšuje hodnota dlouhodobého majetku a odpisy se provádí ze zvýšené ceny zůstatková cena = pořizovací cena mínus oprávky,
oprávky jsou součtem doposud provedených odpisů Majetek až do jeho úplného vyřazení bude v datovém souboru počítače. V rámci používaného software bude účetně rovnoměrně odpisován. Nebude účtováno o odložené dani. Číselník skupin účetního opisování Skupina Doba odepisování Popis 0 0 Pozemky - neodepisují se 1 3 Speciální přístroje, nástroje, nářadí, software 11 4 Motor.vozidla kromě motocyklů/motorová vozidla. Kat. N1 2 5 Pracovní stroje, přístroje, čerpadla, inventář, nehmotný majetek 21 5 Motorová vozidla (od 2008) 3 10 Energetické stroje, některé pracovní stroje, dopravní prostředky, výtahy 4 20 Budovy a haly z lehkých hmot, některé stavby,vodovody, kanalizace 5 30 Budovy, haly, stavby, studny 6 50 Administrativní budovy VIII. Inventarizace Inventarizace dlouhodobého majetku bude probíhat (v souladu s vnitřním předpisem o inventarizaci) jedenkrát ročně. V rámci této inventarizace bude porovnáván stav majetku vykázaný v majetkové evidenci se skutečností, ale bude posuzována i výše ocenění tohoto majetku. Tento stav se porovná i se stavem v účetnictví a musí souhlasit. IX. Změny způsobu oceňování a postupu odpisování V průběhu účetního období nesmí dojít ke změně způsobů oceňování a postupů odpisování. Použité způsoby v jednom účetním období se mohou změnit v účetnictví a v účetní závěrce bezprostředně následujícího účetního období. Pokud by došlo k některé z uvedených změn, bude vydán dodatek tohoto interního předpisu, který bude obsahovat zdůvodnění této změny oproti předcházejícímu účetnímu období. Důvody změn a peněžní částky z nich vyplývající musí být uvedeny v příloze k účetní závěrce. X. Evidence drobného hmotného a nehmotného majetku a náhradních dílů 1) Drobný hmotný majetek a) v hodnotě Kč 1 000 9 999 je účtován přímo do nákladů na účet 50132 a je evidován v mimoúčetní evidenci účtu 97114 dále v mimoúčetní evidenci je evidován majetek sociálního fondu na účtu 97116 a ochranné pomůcky se účtují na účet 50134 a na účet 97119 b) v hodnotě Kč 10 000 39 999 je účtován přímo do nákladů na účet 5014 a účet 97112 c) knihy jsou účtovány přímo do nákladů na účet 50150 a na účet 97118. Neevidované knihy jsou účtovány jen na účtu 50151 d) knihovní přístupy jsou evidovány na účtu 50154 a na účtu 971180 e) konsorcionální poplatky časopisů na účtu 50153 a na účtu 971180 f) mapy na účtu 50152 a na účtu 97117
2) Drobný nehmotný majetek a) v hodnotě do Kč 19 999 je účtován přímo do nákladů na účet 51882 a účet 97115 b) v hodnotě Kč 20 000-59 999 je účtován přímo do nákladů na účet 51881 a 97113 3) V ÚFA se evidují zápůjčky někomu na podrozvahovém účtu 97110 a zápůjčky od někoho na podrozvahovém účtu 97111 do jejich vrácení. Obraty účtovaného majetku v roce na účtech 5xx se rovná podrozvahovým účtům 9711x a majetkové evidenci na jednotlivých kartách. Jednotlivé účty 9711x vykazují stav majetku celkem. Vyrovnávací účet ke všem podrozvahovým účtům je účet 999 - D. K nákladovým účtům 5xx, které se účtují na stranu MD se účtuje na 321 strana D. Na účty majetkové účty 018-drobný nehmotný majetek, 028-drobný hmotný majetek a jejich oprávky 078 resp. 088 se již neúčtuje, pouze se z těchto účtů odepisuje do úplného vynulování. Veškerý majetek je evidován také v softwaru majetkové evidence a měsíčně kontrolován s účetnictvím odpovídají účetní a pracovník odpovídající za evidenci majetku. I tento drobný majetek se zařazuje do operativní evidence v pořizovací ceně včetně nákladů na jejich pořízení na jednotlivé karty dle výše popsaných skupin a vyřazuje na základě likvidačního protokolu. Při evidenci se uvede osoba, která je za daný majetek zodpovědna. 4) Náhradní díly a) Náhradní díly nejsou limitovány cenou dlouhodobého majetku, stanovenou zákonem 586/92 Sb. b) Pokud jsou náhradní díly pořizovány přímo pro výměnu v daném zařízení evidence se o nich nevede. Jsou účtovány na účet 50134 Právní úprava: * Zákon 563/1991Sb., o účetnictví ve znění pozdějších předpisů Vyhláška 504/2002 Sb. * Zákon 586/1992 Sb., o daních z příjmů ve znění pozdějších předpisů. České účetní standardy, XI.Závěrečná ustanovení a účinnost Vyskytnou-li se případy touto směrnicí nepopsané, jsou řešeny podle příslušných právních předpisů. Za dodržování ustanovení této směrnice odpovídá vedoucí THS. Tato směrnice je účinná dnem vydání bude zveřejněna na elektronické nástěnce na stránce ÚFA V Praze dne 20.11.2009 RNDr. Radan Huth, DrSc. ředitel