PŘÍLOHA III Směrnice MŽP č. 8/2015 pro poskytování finančních prostředků v rámci programu MŽP Likvidace škod po živelních pohromách, podprogramu MŽP Povodně 2013 Zadávací řízení Opatření podporovaná v rámci tohoto programu jsou příjemci podpory povinni zadat na základě zadávacího řízení. Příjemci podpory, resp. zadavatelé, jsou povinni postupovat v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen ZVZ ), a v souladu se zákonem č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Tento postup pro zadávací řízení je platný v rámci programu od data schválení jeho 4. aktualizace. Příjemci podpory, kteří jsou zároveň zadavateli ve smyslu 2 a popř. 3 ZVZ a mají povinnost postupovat dle ZVZ, musí provést otevřené zadávací řízení uvedené v 27 ZVZ a jsou povinni dodržet postup upravený tímto zákonem. Nad rámec povinností upravených ZVZ jsou zadavatelé povinni dodržet podmínky svých interních předpisů (zejména pro zadávání veřejné malého rozsahu). Každý příjemce podpory na realizaci opatření podporovaných tímto programem je povinen postupovat dle této směrnice MŽP č. 8/2015 pro poskytování finančních prostředků v rámci programu MŽP Likvidace škod po živelních pohromách, podprogramu MŽP Povodně 2013. 1. Předkládání dokumentací k zadávacímu řízení Příjemci podpory jsou povinni před tím, než vyberou dodavatele a uzavřou smlouvu s vybraným dodavatelem, zaslat administrátorovi podprogramu ke kontrole podklady (kompletní dokumentaci k zadávacímu řízení viz dále). Tento úkon bude předcházet vydání tzv. Souhlasu se zadávacími podmínkami a je nutný pro vydání Rozhodnutí/Stanovení výdajů. Po výběru dodavatele a uzavření smlouvy s dodavatelem zašlou příjemci podpory platnou smlouvu s dodavatelem s položkovým rozpočtem a dokumentaci k zadání, průběhu a výsledkům provedených zadávacích řízení na dodavatele, tj. alespoň doložení výzvy potřebnému počtu zájemců, protokol z otvírání obálek, protokol o hodnocení nabídek výběrovou komisí a rozhodnutí o vybrané nabídce, případně zdůvodnění jeho neprovedení. Administrátor podprogramu bude kontrolovat, zda zadávací řízení byla realizována v souladu se ZVZ a v souladu s touto Přílohou. Všichni příjemci podpory jsou tedy povinni předložit dokumenty uvedené v tomto článku i v případě realizace zadávacího řízení mimo režim ZVZ. Příjemci podpory, kteří realizovali zadávací řízení dle ZVZ, jsou povinni předložit dokumenty, které jsou pro předmětný druh zadávacího řízení vyžadovány ZVZ (viz 17 písm. v) ZVZ). 1
V případě, že byly vzneseny námitky proti průběhu nebo následně výsledku zadávacího řízení, pak je nezbytné doložit i dokumentaci pořízenou v souvislosti s vypořádáním námitek, příp. dokumenty o řízení před Úřadem pro ochranu hospodářské soutěže. Příjemci podpory jsou povinni předložit případně další dokumenty stanovené administrátorem podprogramu, popř. správcem programu. Zasílání veškeré dokumentace vztahující se k zadávacímu řízení je preferováno v elektronické podobě (ve formě.pdf). 2. Pravidla zadávání veřejných zakázek realizovaných mimo režim ZVZ 1 Výzvu k podání nabídky, resp. zadávací dokumentaci doporučujeme uveřejnit na úřední desce zadavatele nebo webových stránkách zadavatele či na profilu zadavatele. V případě, že bude uzavřena smlouva na plnění převyšující 500 000 Kč bez DPH, je třeba smlouvu uveřejnit. Pro ostatní zadávací řízení realizovaná mimo režim ZVZ je příjemce podpory povinen minimálně postupovat dle pravidel v bodě 2 Přílohy č. 3 této směrnice. Zadavatel je povinen administrátorovi podprogramu písemně oznámit do 60 dnů od splnění smlouvy seznam subdodavatelů dodavatele, kteří se podíleli na plnění předmětu veřejné. a. Veřejné malého rozsahu 1. kategorie V případě, že zadavatel stanovil předpokládanou hodnotu veřejné u plnění na dodávky či služby nižší než 200 000 Kč bez DPH a u plnění na stavební práce nižší než 600 000 Kč bez DPH, pak taková veřejná zakázka bude zadána následujícím způsobem: I. Výzva jednomu dodavateli k předložení cenové nabídky (popřípadě s dalšími podmínkami plnění), pokud nemá zadavatel aktuální cenové nabídky již k dispozici, nebo přímá objednávka plnění, a to i například emailovou formou. II. Rozhodnutí zadavatele o přidělení veřejné na základě dodavatelem předložené cenové nabídky. III. Smlouva s vybraným dodavatelem (uzavřením smlouvy se v tomto případě rozumí rovněž doručení dodavatelem potvrzené objednávky či přímé poskytnutí požadovaného plnění dodavatelem). b. Veřejné malého rozsahu 2. kategorie V případě veřejných zakázek na dodávky či služby s předpokládanou hodnotou rovnou nebo vyšší než 200 000 Kč bez DPH, která však nedosahuje 2 mil. Kč bez DPH, a v případě veřejných zakázek na stavební práce s předpokládanou hodnotou rovnou nebo vyšší než 600 000 Kč bez DPH, která však nedosahuje 6 mil. Kč bez DPH, jsou zadavatelé povinni postupovat následujícím způsobem: I. Výzva alespoň 3 dodavatelům, včetně doložených doručenek, o kterých je zadavateli známo, že mají schopnost splnit předmět plnění veřejné (příslušné živnostenské oprávnění či provozování dané podnikatelské činnosti, zkušenosti apod.). 1 Pro účely tohoto dokumentu jsou všichni příjemci podpory označeni vždy jako zadavatelé. 2
II. Výzva k podání nabídky, příp. zadávací dokumentace musí minimálně obsahovat tyto údaje: - Identifikační údaje zadavatele, - Popis předmětu plnění, předpokládanou dobu plnění, místo plnění, - Požadavky na prokázání splnění kvalifikace minimálně nutno vyžadovat profesní kvalifikační předpoklady ve smyslu 54 ZVZ, - Hodnotící kritéria a způsob hodnocení nabídek, - Požadavky na způsob zpracování nabídkové ceny, - Místo a lhůtu, do kdy je možno podávat nabídky, - Místo a čas otevírání obálek, - Podpis dle obchodního rejstříku, - Nabídku v českém jazyce. III. Seznam doručených nabídek, včetně uvedených subdodavatelů. IV. Protokol z otevírání obálek, posouzení kvalifikace a posouzení a hodnocení nabídek. V. Rozhodnutí a oznámení o výběru nejvhodnější nabídky včetně zdůvodnění stanovení pořadí nabídek. VI. Smlouva s vybraným uchazečem. Výše uvedené dokumenty zadavatelé zpracovávají analogicky dle požadavků stanovených ZVZ na příslušné dokumenty. Lhůta pro podání nabídek musí činit minimálně 7 kalendářních dní (a zároveň přiměřeně k požadavkům zadavatele). Otevírání obálek, posouzení kvalifikace a posouzení a hodnocení nabídek musí provést minimálně tříčlenná komise ustanovená zadavatelem. Hodnoceny musejí být minimálně 2 nabídky. V případě, že by měla být hodnocena jedna nabídka, pak je zadavatel takové řízení povinen zrušit a předmětné zadávací řízení opakovat. V opakovaném řízení již může uzavřít smlouvu s dodavatelem, i když by měla být posuzována a hodnocena jeho nabídka jako jediná nabídka. 3. Další požadavky na hodnocení nabídek dle ZVZ i mimo režim ZVZ Hodnocení nabídek může být provedeno výhradně na základě jednoho ze dvou základních hodnotících kritérií, tj. podle: - ekonomické výhodnosti nabídky nebo - nejnižší nabídkové ceny Rozhodne-li se zadavatel pro zadání veřejné podle základního hodnotícího kritéria - ekonomické výhodnosti nabídky, stanoví vždy dílčí hodnotící kritéria. Při stanovení a vymezení dílčích hodnotících kritérií musí zadavatel postupovat analogicky podle 78 ZVZ. Dále je zadavatel povinen: - stanovit taková kvalifikační a hodnotící kritéria, která nebudou diskriminační a nebudou neopodstatněně znevýhodňovat určité dodavatele; 3
- stanovit jedním z dílčích hodnotících kritérií vždy nabídkovou cenu s vahou pro hodnocení minimálně ve výši 80 % v případě zakázek na stavební práce a s vahou minimálně ve výši 60 % v případě zakázek na dodávky a/nebo služby; - zajistit, že subjektivně (kvalitativně) hodnotitelná kritéria nebudou mít (v případě jejich použití) úhrnem vyšší váhu než 10 %; - stanovit v oznámení, výzvě nebo v zadávací dokumentaci váhu hodnotících kritérií, kterou vyjádří v procentech; - zajistit, aby dílčím hodnotícím kritériem nebyla jakákoliv sankce; - v případě, že je dílčí hodnotící kritérium číselně vyjádřitelné (např. doba realizace, délka záruky) musí zadavatel v zadávací dokumentaci stanovit maximální a minimální hodnoty takovéhoto kritéria; - zajistit, aby v případě použití dílčího hodnotícího kritéria záruka neakceptovala hodnotící komise nepřiměřené nabídky, a v případě použití tohoto kritéria zadavatel v zadávací dokumentaci stanovil maximální hodnotu záruky, aby její nepřiměřená nabídka neúměrně nepřevážila váhu kritéria cena; - ve výzvě písemně odůvodnit stanovení významnosti dílčích hodnotících kritérií pro zadavatele. 4. Důležitá upozornění Příjemce podpory je odpovědný za správnost průběhu zadávacího řízení, této zodpovědnosti se nezbavuje ani poté, co dokumentace k zadávacímu řízení byla zkontrolována administrátorem podprogramu. Při podezření na pravidel pro výběr dodavatele před vydáním Rozhodnutí/Stanovení výdajů je administrátor podprogramu oprávněn vyzvat příjemce podpory k nápravě, případně požádá o stanovisko Úřad pro ochranu hospodářské soutěže. Při zjištění nedostatku, který ovlivnil nebo mohl ovlivnit výběr dodavatele, může být další administrace akce pozastavena a podpora snížena dle typu rozpočtové kázně dle tabulky uvedené níže. Z toho důvodu je účelné, aby si příjemce podpory v zadávacím řízení realizovaném mimo režim ZVZ v zadávací dokumentaci vždy vymínil možnost zrušení zadávacího řízení pro případ, že na akci nebude podpora poskytnuta, případně aby odpovídající podmínku obsahovala smlouva na realizaci veřejné. Zadavatel je povinen uchovávat dokumentaci o veřejné zakázce a záznamy o elektronických úkonech související s realizací veřejné. Dokumentací o veřejné zakázce se rozumí souhrn všech dokumentů v listinné či elektronické podobě, jejichž pořízení v průběhu zadávacího řízení, popř. po jeho ukončení vyžadují tyto závazné postupy nebo ZVZ. Doba, po kterou musí příjemci podpory veškeré originální dokumenty související s realizací veřejné uchovat, je stanovena v právním aktu o poskytnutí dotace nebo v závazných právních předpisech upravujících oblast zadávání veřejných zakázek ( 155 ZVZ), nejméně však po dobu 10 let od finančního ukončení projektu. 4
Postihy u veřejných zakázek, kdy se na příjemce ve vztahu ke konkrétní veřejné zakázce nevztahuje Zákon o veřejných zakázkách Typ rozpočtové kázně Neprovedení zadávacího řízení, nebo uzavření smlouvy s dodavatelem, který se neúčastnil zadávacího řízení Neoprávněné rozdělení veřejné a následný postup podle pravidel pro veřejné nižší kategorie Netransparentní výběr dodavatele Veřejné zadané bez provedení zadávacího řízení při neexistenci (i) krajní naléhavosti způsobené nepředvídatelnými událostmi nebo (ii) v případě dodatečných prací, a služeb nepředvídanými okolnostmi Neoprávněná omezení upřednostňující určitý Popis rozpočtové kázně - nedodržení zásady transparentnosti; - nedošlo k přiměřenému prodloužení lhůty pro podání nabídek, pokud jsou provedené změny rozsáhlejšího charakteru v zadávací dokumentaci, nebo jsou učiněny v krátké době před ukončením běhu příslušné lhůty ze strany zadavatele; - nedostatečné odůvodnění výběru nejvhodnější nabídky, pokud veřejný zadavatel vybral jako nejvhodnější nabídku jiného uchazeče, než jak odpovídá doporučení hodnotící komise toto nenastane, pokud zadavatel nevybral jako nejvhodnější nabídku jiného uchazeče, než jak mu bylo doporučeno hodnotící komisí; - v případě hodnocení nabídek na základě základního kritéria ekonomické výhodnosti nabídky nebudou určeny procentuální váhy jednotlivých dílčích hodnotících kritérií. - hlavní veřejná zakázka byla zadána na základě provedení příslušného zadávacího řízení, nicméně následovalo zadání jedné nebo několika veřejných zakázek vztahujících se k původní veřejné zakázce (v písemné formě či nikoliv) bez provedení příslušného zadávacího řízení; toto neplatí při existenci krajní naléhavosti způsobené nepředvídatelnými událostmi nebo, v případě zakázek na práce a služby, nepředvídanými okolnostmi, které by je odůvodňovaly - nastavení technických standardů, které jsou příliš specifické a upřednostňují určitý subjekt (např. případy, Procento z hodnoty dotace 100 % 25 % 5-25 % 5-10 % 25 % dle závažnosti 25 % hodnoty přidělené bez provedení příslušného zadávacího řízení 5
subjekt Použití neoprávněných hodnotících kritérií Nedostatečná nebo diskriminující definice obsahu veřejné Nedodržení minimální délky lhůty pro podání nabídek kdy zadavatel v zadávací dokumentaci (dále jen ZD ) odkazoval na specifická označení výrobků), pokud se jedná o nezanedbatelnou míru, která mohla ovlivnit soutěž mezi subjekty; - případy, kdy jsou někteří zájemci znevýhodňováni kvůli nezákonným omezením v ZD nebo výzvě (např. povinnost mít sídlo nebo zástupce v zemi nebo regionu, nemožnost zahraničního dodavatele prokazovat splnění kvalifikace či její části prostřednictvím výpisu ze zahraničního seznamu či prostřednictvím zahraničního certifikátu apod.) - užití výběrových kritérií pro zadání veřejné, které nejsou ve shodě s kritérii uvedenými zadavatelem v ZD; - nesprávné či diskriminující užití výběrových kritérií, které ovlivnilo pořadí zájemců o VZ; - záměna dílčích kritérií hodnocení nabídek s kvalifikačními kritérii v případě, že mohlo dojít k ovlivnění úspěšnosti nabídek; - nesplnění kvalifikace vítěznou nabídkou; - neoprávněné vyloučení zájemce, u kterého nelze zjistit, že by jím podaná nabídka byla vítězná; - neoprávněné vyloučení zájemce, který měl zvítězit *Je-li to možné posoudit, rozdíl mezi vítěznou nabídkou a nabídkou s nejnižší cenou - popis v ZD nebo výzvě je nedostatečný nebo diskriminující - povinnosti stanovit lhůtu pro podání nabídek v délce stanovené v této Příloze či 5% s ohledem na malou závažnost 25 % 10-15 % 10 15 % * (25 %) * (10 %) * (25 %) či 5% s ohledem na malou závažnost 25%, pokud zkrácení lhůty přesahuje 50% minimální délky 10%, pokud zkrácení lhůty přesahuje 30% minimální stanovené lhůty 5% - zkrácení lhůty nedosahuje 30% minimální délky lhůty 2% u marginálních zkrácení lhůty 6
Nedodržení povinnosti zadat veřejnou zakázku v souladu s uveřejněnými kvalifikačními předpoklady, hodnotícími kritérii nebo se zadávací dokumentací Snížení rozsahu veřejné bez změny ekonomického základu zadání (tj. základ pro výpočet dotace) - zadavatel nedoložil jasný způsob hodnocení a výběru nabídek (např. záznam z projednání a výběru podaných nabídek neobsahuje způsob hodnocení podle váhy jednotlivých kritérií a ani jinak není dokumentován způsob výpočtu bodů u jednotlivých nabídek) - smlouva byla přidělena v souladu s právními předpisy, následně došlo ke snížení rozsahu plnění, aniž došlo k xpřiměřenému snížení hodnoty veřejné (i kdyby byla částka snížení použita k provedení jiných prací) či 5%, jestliže byla kritéria uvedena, avšak nikoli dostatečně podrobně Hodnota snížení rozsahu veřejné Porušení zásady rovného zacházení Jiné stanovených pravidel - zadavatel změnil kritérium pro vyhodnocování předpokladů (kvalifikační předpoklady nebo další předpoklady požadované zadavatelem) a neinformoval uchazeče o změně podmínek hodnocení a možnosti podklady doplnit - zadavatel uzavřel dodatek ke smlouvě uzavřené s vítězem zadávacího řízení na základě změny podmínky/podmínek zadávacího řízení ve prospěch uchazeče, přičemž na základě takto změněné podmínky/podmínek byl uchazeč vybrán - stanovených pravidel, které podstatně ovlivnilo nebo mohlo ovlivnit výběr nejvhodnější nabídky 5-25 % z ceny 25 % hodnoty Korekce mohou být sníženy až na 5 % podle závažnosti 25%; korekce může být snížena na 10% či 5% s ohledem na malou závažnost Administrativní pochybení nemající vliv na výsledek zadávacího řízení - administrativní pochybení ve vyplnění formulářů k VZ 0 % 7