Způsobilé výdaje v kontextu pravidel 3E Seminář 26.04.2012
Definice Způsobilé výdaje mohou být spolufinancovány ze strukturálních fondů EU, Jsou v souladu s příslušnými předpisy Evropské unie a České republiky Odpovídají cílům, zaměření dané prioritní osy a oblasti podpory poskytovatele dotace Jsou nezbytné pro realizaci projektu a dosažení cílů projektu Jsou v souladu s pravidly a podmínkami poskytovatele dotace Naplňují princip 3E Hospodárnost (economy) Účelnost Efektivnost (efficiency) (effictivness)
Definice Způsobilé výdaje Jsou odůvodněné Výdaje jsou přiměřené a odpovídají cenám v místě a čase obvyklým Jsou ze strany poskytovatele schválené v rámci hodnotícího procesu Jsou uvedeny v rozpočtu projektu Jsou řádně zdokladované Poskytovatel dále posuzuje: zařazení do jednotlivých kategorií rozpočtu co nejobjektivnější vymezení struktury (počet jednotek, vymezení jednotky, popř. další kalkulace)
Dotace versus způsobilé výdaje Podmínky Dotaci na celkové plánované způsobilé výdaje projektu lze použít pouze na úhradu skutečně vynaložených, odůvodněných a řádně prokázaných způsobilých výdajů projektu, které jsou způsobilé ve smyslu nařízení Rady č. 1083/2006 a nařízení Rady (ES) č. 1080/2006 ze dne 5. července 2006, Příručky pro žadatele a příjemce a které souvisejí s dotovanými aktivitami uvedenými v Žádosti o poskytnutí dotace a jsou uvedeny v rozpočtu projektu.
Dokumentace národní úroveň Pravidla způsobilých výdajů pro programy spolufinancované ze SF a FS na programové období 2007 2013. Jsou dostupná na www.strukturalni-fondy.cz Stěžejní legislativní předpisy Zákon o účetnictví 563/1991 Sb. a související vyhlášky k provádění zákona, Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, (zákon o finanční kontrole), Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, Zákon č. 552/1991 Sb., o státní kontrole
Dokumentace Řídící orgán Vymezení způsobilých výdajů pro daný operační program je v kompetenci řídícího orgánu, na úrovni konkrétní oblasti intervence je možná úprava i ze strany zprostředkujícího subjektu PPŽP, verze 1.1 platná od 07.02.2012, výzva č. 8 oblast intervence 3.2a kapitola B4 Způsobilé výdaje projektu, a kapitola B5 Nezpůsobilé výdaje. Dále jsou způsobilé výdaje upraveny v kapitole E2 Povinnosti příjemce, a dále zejména v části G.1.3 Prokazatelnost výdajů příjemcem a jejich kontrola
Dokumentace Řídící orgán Vymezení způsobilých výdajů pro daný operační program je v kompetenci poskytovatele dotace o PPŽ, část F Podmínky financování o PPŽ, část G1 Monitoring a kontroly, o PPŽ, část H Změny v projektech o Přílohy příručky pro žadatele (formuláře a návody k jejich vyplnění, např. soupiska faktur, monitorovací zpráva, změnové hlášení, vzor Podmínek, formuláře k výběrovému řízení)
Faktory ovlivňující způsobilost výdaje Časové hledisko Věcná povaha způsobilého výdaje Doložení způsobilého výdaje Soulad s legislativou Soulad s pravidly poskytovatele dotace Např. změnová řízení, pokyny pro zadávání zakázek, dodržování pravidel monitoringu, publicity, udržitelnosti apod.
Časové hledisko Příjemce dotace může zahájit fyzickou realizaci projektu nejdříve po schválení Rozhodnutí o poskytnutí dotace/stanovení výdajů na financování akce OSS a nejpozději do 12 měsíců od tohoto schválení. Z časového hlediska jsou za způsobilé výdaje považovány výdaje, které byly uhrazeny od data schválení Stanovení výdajů na financování OSS/Rozhodnutí o poskytnutí dotace do data předložení závěrečné Monitorovací zprávy. Pozor např. na licence k SW, nebo předplatné hrazené dopředu, kdy je sice výdaj uhrazen v době realizace projektu, ale věcně spadá do doby udržitelnosti projektu - dle stanoviska MF takový výdaj nebude certifikován.
Časové hledisko Žadatel nesmí zahájit realizaci projektu před datem schválení prvního Rozhodnutí/ Stanovení výdajů. Tato podmínka se vztahuje i na zahájení výběrových a zadávacích řízení. Konečné datum způsobilosti výdajů (k tomuto datu musí být výdaje uhrazeny) je určeno v konkrétní výzvě, toto datum nesmí přesáhnout datum 30.06.2015. ŘO může v konkrétních výzvách časovou způsobilost výdajů dále upřesnit, případně zúžit.
Časové hledisko okamžik vzniku výdaje Účetní doklad vystavuje neplátce DPH okamžikem vzniku výdaje je datum uskutečnění účetního případu Účetní doklad vystavuje plátce DPH okamžikem vzniku výdaje je datum uskutečnění zdanitelného plnění Náklady projektu jsou způsobilé, jestliže vznikly v době realizace projektu a byly uhrazeny mezi datem schválení Rozhodnutí/Stanovení výdajů a datem předložení závěrečné monitorovací zprávy, případně na základě výzvy EF při kontrole zjednodušené Žádosti o platbu (PPŽ 3.2b).
Další pravidla Nemohou být podpořeny projekty, které zakládají veřejnou podporu. V rámci oblasti intervence 3.2 jsou podpořeny pouze projekty, které negenerují příjmy.
Věcná povaha způsobilého výdaje Zpravidla taxativně vymezena pro jednotlivé oblasti podpory Není-li zcela zřejmé, zda daná kategorie výdaje svou věcnou povahou spadá do způsobilých výdajů kontaktovat poskytovatele dotace
Věcná povaha způsobilého výdaje 3.2a PPŽ B.4.3 Základní kategorie Výdaje na pořízení nových zdravotnických prostředků vymezených přílohou č. 1.6 Standardy vybavenosti národních sítí. Typ výdaje Investiční výdaj Výdaje spojené s řízením projektu - externí služby (max. 200 tis. Kč). Výdaje na propagaci a publicitu projektu - (max. 200 tis. Kč): Neinvestiční výdaj Neinvestiční výdaj výdaje na nákup pamětní desky /vysvětlující tabulky (max. 40 tis. Kč/ks včetně DPH), výdaje na tiskové zprávy související s propagací a publicitou projektu nikoliv celé organizace Neinvestiční výdaj výdaje na konference/semináře související s propagací a publicitou projektu Neinvestiční výdaj DPH, pokud příjemce nemá nárok na odpočet DPH na vstupu ve vztahu k aktivitám projektu Neinvestiční výdaj
Věcná povaha způsobilého výdaje Vždy platí podmínka, že výdaj je nezbytný pro realizaci projektu. Taxativní výčet PPŽ kapitola B.4.3. Podrobné vymezení kategorií způsobilých výdajů dle věcné povahy pro konkrétní oblasti podpory je uvedeno v příloze č. 1.6 Příručky pro žadatele pro oblast intervence 3.2a.
Nezpůsobilé výdaje Výdaje na přípravu a zpracování žádosti (pozor nezaměňovat s náklady na řízení projektu v době realizace) Výdaje na stavební úpravy Běžné provozní/režijní výdaje Osobní výdaje Výdaje na konzultantské služby, kde je odměna stanovena formou procenta z celkových nákladů, pokud není tato cena věcně zdůvodněna ( vztah ke skutečné hodnotě poskytnuté práce nebo služby)
Nezpůsobilé výdaje Výdaje na pojištění Úroky Kursové ztráty Celní, soudní a správní poplatky Výdaje za zřízení a vedení účtu nebo účtů a za finanční transakce na tomto účtu Výdaj, která je svou věcnou povahou způsobilý, ale nebyl řádně doložen, nesplňuje časový test
Doložení způsobilého výdaje účet projektu Účet projektu Příjemce typu PO MZ ČR musí mít vždy u ČNB zřízen svůj čerpací účet, ze kterého budou hrazeny podíly vzniklých nákladů odpovídající výši podílu ERDF. Z běžného účtu příjemce bude hradit náklady do výše 15 % kofinancování. V případě ostatních typů příjemců (organizace zřízené/založené kraji/obcemi, PO) si příjemce může vybrat, zda pro realizaci projektu zřídí samostatný bankovní účet či podúčet nebo bude používat již existující běžný účet své organizace. Musí však být vždy veden v českých korunách.
Doložení způsobilého výdaje účet projektu Účet projektu Příjemci (vyjma PO MZ ČR a PO MO) musí před podpisem Podmínek písemně na základě výzvy EF informovat o adrese banky a čísle účtu/podúčtu, na který mu bude zasílána dotace, a zaslat naskenovanou smlouvu o zřízení a vedení daného účtu. PO MO ČR o čísle čerpacího účtu informuje poskytovatele dotace - tedy MO ČR. Informace o všech účtech/podúčtech (číslo účtu a název banky), které příjemce použil v souvislosti s realizací projektu, musí být uvedeny v monitorovacích zprávách. Tato povinnost se též vztahuje na PO MO ČR.
Doložení způsobilého výdaje účetnictví Vedení účetnictví Správné zařazení výdaje do účetní položky. Dodržování zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví a souvisejících prováděcích vyhlášek. Příjemce je povinen vést účetnictví nebo daňovou evidenci v souladu s předpisy ČR. Příjemci, kteří vedou účetnictví podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, jsou povinni mít své příjmy a výdaje vedeny s jednoznačnou vazbou k danému projektu. Pokud je to možné, mělo by být účetnictví vedeno v elektronické formě. Předmětné doklady musejí být správné, úplné, průkazné, srozumitelné a průběžně chronologicky vedené způsobem zaručujícím jejich trvalost.
Doložení způsobilého výdaje - doklad Náležitosti účetního dokladu ( 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví) označení účetního dokladu, obsah účetního případu a označení jeho účastníků, peněžní částka nebo údaj o množství a ceně za měrnou jednotku, okamžik vyhotovení účetního dokladu, okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu, podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby zodpovědné za zaúčtování (vlastnoruční podpis nebo elektronický podpis nebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě).
Doložení způsobilého výdaje - doklad Náležitosti daňového dokladu obchodní firma nebo jméno a příjmení, sídlo nebo místo podnikání plátce, který uskutečňuje plnění daňové identifikační číslo plátce, který uskutečňuje plnění obchodní firmu nebo jméno a příjmení, sídlo nebo místo podnikání plátce, pro něhož se uskutečňuje plnění daňové identifikační číslo, pokud je osoba, pro kterou se uskutečňuje plnění, plátcem evidenční číslo daňového dokladu rozsah a předmět plnění datum vystavení daňového dokladu datum uskutečnění plnění nebo datum přijetí platby, a to ten den, která nastane dříve, pokud se liší od data vystavení daňového dokladu jednotkovou cenu bez daně a dále slevu, pokud není obsažena v jednotkové ceně, základ daně sazba daně nebo sdělení, že se jedná o plnění osvobozené od daně a odkaz na příslušné ustanovení zákona výše daně Každý daňový doklad musí být označen registračním číslem projektu, respektive jeho posledním čtyřčíslím.
Doklad označení projektu Na každou kopii účetního dokladu včetně dodavatelské smlouvy a objednávky je nutné uvádět název nebo registrační číslo projektu resp. poslední čtyřčíslí registračního čísla (je-li to dle podstaty dokladu možné), větu: Kopie souhlasí s originálem a podpis odpovědné osoby a dále specifický symbol, je-li relevantní (specifický symbol je povinný pouze v případě projektů PO MZd).
Prokazatelnost výdajů Výdaje musí být identifikovatelné a prokazatelné a musí být doložitelné přijatými účetními doklady, tzn. musí být definitivní a zachycené odpovídajícím způsobem a v souladu s požadavky legislativy na účetnictví příjemce dotace. Výdaje musí být uhrazeny a jejich uhrazení musí být doloženo kopiemi bankovních výpisů při podání zjednodušené Žádosti o platbu. V případě, že nebudou výdaje uhrazeny v době podání zjednodušené Žádosti o platbu, bude příjemce vyzván k jejich urychlenému uhrazení. Transakce související s projektem musí být jednoznačně identifikovatelné od ostatních účetních transakcí s projektem nesouvisejících.
Doložení způsobilého výdaje - doklad typy dokladů k doložení způsobilých výdajů Výdaj Pořízení samostatných movitých věcí Pořízení materiálu a zásob Pořízení nehmotného majetku Náklady na semináře/konference a školení Náklady na publicitu Doklad Faktury, dodací listy, předávací protokoly, doklad o zaplacení, objednávka, smlouva s dodavatelem Faktura, prezenční listina s podpisy uchazečů, prezentace, fotodokumentace, program, obsah školení, objednávka, smlouvy s dodavateli, lektory Faktury, dodací listy, předávací protokoly, doklad o zaplacení, objednávka, smlouva s dodavatelem, vzorky, fotodokumentace
Doložení způsobilého výdaje - doklad typy dokladů k doložení způsobilých výdajů Výdaj Výdaje na externí služby (odborné poradenství, konzultační a právní služby, výdaje na překlady a tlumočení aj.)výdaje na zpracování dokumentace, analýz a studií Doklad Faktura, objednávka/ smlouva s dodavateli, doklad o zaplacení, dodací listy, předávací protokoly, kalkulace provedených prací s podrobným vymezením rozsahu prováděných prací minimálně v členění: podrobný popis činnosti (doporučujeme popis podložit konkrétními daty, jmény a výstupy) jméno či pozice pracovníka/pracovníků vykonávající činnost počet hodin popř. den prováděné činnosti, hodinová sazba a cena celkem Zprávy, posudky, studie, analýzy, zápisy z jednání či jiné výstupy dokládající prokazatelnost provedené služby
Doložení způsobilého výdaje - doklad Typy dokladů k doložení způsobilých výdajů Výdaj Výdaje na překlady a tlumočení Doklad objednávka/ smlouvy s dodavateli (s uvedením počtu normostran u překladů a rozsah v hodinách u tlumočení), kopie přeložených materiálů, faktura, doklad o zaplacení Výběrové řízení Zadávací dokumentace, Doklad o zahájení VŘ, Evidenci podaných nabídek, včetně případných oznámení o nepostoupení k dalšímu hodnocení, Dodatečné informace s případnými dotazy v průběhu VŘ, Čestná prohlášení členů hodnotící komise, popř. členů komise pro otevírání obálek, o nepodjatosti, Zápis o otevírání obálek, Zápis z jednání hodnotící komise, Protokol o posouzení a hodnocení nabídek, Oznámení o výsledku výběrového řízení zaslané uchazečům, případně oznámení o vyloučení uchazeče či zrušení VŘ vč. dokladů o jejich odeslání, námitky neúspěšných uchazečů a proces jejich řešení
Monitoring projektu monitorovací hlášení Bez žádosti o platbu, do 20 pracovních dnů od ukončení 6. kalendářního měsíce od schválení prvního Rozhodnutí k danému projektu. V případě překrytí termínů +/- jeden kalendářní měsíc s monitorovací zprávou příjemce předkládá jen etapovou/závěrečnou monitorovací zprávu. Následující monitorovací hlášení jsou podávány k datu posledního dne za každých 6 následujících měsíců od předcházejícího monitorovacího hlášení nebo předcházející Monitorovací zprávy (podle toho, co nastalo později). Pokud jsou v průběhu realizace projektu podávány Monitorovací zprávy minimálně jedenkrát za šest měsíců, není žadatel povinen podat žádné monitorovací hlášení.
Monitoring projektu monitorovací zpráva Monitorovací zpráva etapová Monitorovací období etapa předkládána vždy se zjednodušenou Žádostí o platbu předkládá se do 20 pracovních dnů od ukončení etapy projektu Monitorovací zpráva závěrečná předkládána vždy se zjednodušenou Žádostí o platbu předkládá se do 20 pracovních dnů od ukončení realizace projektu
Monitoring projektu monitorovací zpráva Monitorovací zpráva o udržitelnosti monitorovací období - kalendářní rok předkládána vždy bez Žádostí o platbu první se předkládá do 30 kalendářních dnů od uplynutí jednoho roku od data ukončení realizace projektu další zprávy o udržitelnosti se předkládají každoročně do 30 kalendářních dnů po uplynutí dalšího roku, přičemž poslední zpráva se předkládá do 30 kalendářních dnů od uplynutí 5. roku od ukončení realizace projektu
Zpracování monitorovací zprávy Monitorovací zpráva/hlášení musí být zpracována v elektronické formě, a to v prostředí webové aplikace IS BENEFIT7. Formulář Monitorovací zprávy/hlášení je k dispozici v elektronické formě na centrálním serveru systému BENEFIT7 na internetové adrese www.euzadost.cz. Žádost lze vyplnit pouze on-line připojením k internetu. Postup pro vyplnění Monitorovacích zpráv/hlášení a zjednodušené Žádosti o platbu je uveden v příloze č. 4.1 Postup pro vyplnění monitorovací zprávy a Žádosti o platbu.
Zpracování monitorovací zprávy Monitorovací zpráva/hlášení musí být zpracována v elektronické formě, a to v prostředí webové aplikace IS BENEFIT7. Formulář Monitorovací zprávy/hlášení je k dispozici v elektronické formě na centrálním serveru systému BENEFIT7 na internetové adrese www.euzadost.cz. Žádost lze vyplnit pouze on-line připojením k internetu. Postup pro vyplnění Monitorovacích zpráv/hlášení a zjednodušené Žádosti o platbu je uveden v příloze č. 4.1 Postup pro vyplnění monitorovací zprávy a Žádosti o platbu
Přílohy monitorovací zprávy Monitorovací hlášení Čestné prohlášení Pověření k podpisu Tabulka pro výpočet indikátorů Monitorovací zpráva Zjednodušená Žádost o platbu Pověření k podpisu Podklady pro publicitu Soupiska faktur Účetní doklady Seznam čísel účtů a názvů bank Výpisy z bankovních účtů (běžného nebo čerpacího)
Přílohy monitorovací zprávy Monitorovací zpráva Čestné prohlášení příjemce Plnění monitorovacích indikátorů Doklady související se zadávacím řízením na dodavatele Výpis z oddělené evidence příjmů a výdajů Popis vedení oddělené evidence příjmů a výdajů a účtový rozvrh (pouze s první monitorovací zprávou) Monitorovací zpráva o udržitelnosti Čestné prohlášení Pověření k podpisu Plnění monitorovacích indikátorů
Formální požadavky a požadavky na obsah příloh Podrobné formální náležitosti pro předložení MZ jsou uvedeny v kapitole G.1.1 PPŽ Požadovaná forma monitorovacích zpráv Podrobné formální náležitosti pro předložení příloh MZ jsou uvedeny v kapitole G.1.1 PPŽ Požadovaná forma monitorovacích zpráv Podrobné obsahové vymezení příloh MZ je uvedeno v subkapitole G.1.1.4 Přílohy monitorovací zprávy/hlášení
Postup schvalování žádosti o platbu Ukončení etapy Finalizace MZ včetně zjednodušené žádosti o platbu Kontrola MZ a žádosti o platbu včetně příloh Při zjištění formálních a věcných nedostatků Výzva k doplnění věcných a formálních nedostatků Odstranění věcných a formálních nedostatků Vyčíslení nezpůsobilých výdajů a krácení ŽoP Schválení MZ a ŽoP
Postup schvalování žádosti o platbu Ukončení etapy Finalizace MZ včetně zjednodušené žádosti o platbu Kontrola MZ a žádosti o platbu včetně příloh Při zjištění formálních a věcných nedostatků Výzva k doplnění věcných a formálních nedostatků Odstranění věcných a formálních nedostatků Vyčíslení nezpůsobilých výdajů a krácení ŽoP Schválení MZ a ŽoP
Posuzování a kontrola faktur Údaje z faktur souhlasí s údaji uvedenými v Soupisce faktur. Osoba uvedená na dokladu (faktura/pokladní doklad) jako odběratel je příjemcem. Jsou předloženy kopie faktur označené větou: Kopie souhlasí s originálem s podpisem odpovědného pracovníka (na vyžádání EF je příjemce povinen předložit originály faktur, pokud při kontrole kopií vzniknou nejasnosti). Označení dodavatele (název, adresa, IČ/DIČ, bankovní spojení, podpis/razítko). Označení odběratele (název, adresa, IČ/DIČ).
Posuzování a kontrola faktur Uvedena peněžní částka na dokladu vystaveném plátcem DPH je uveden základ daně za uskutečněné zdanitelné plnění, výše DPH, sazba DPH a celková částka s DPH; na dokladu vystaveném neplátcem DPH je uvedena celková fakturovaná částka. Vyplněno datum vyhotovení faktury, datum uskutečnění zdanitelného plnění (u plátců DPH) a splatnost faktury, případně způsob provedení úhrady. Na účetním dokladu je uveden počet jednotek, jed. cena a cena celkem, je-li to možné. Případné opravy na účetních dokladech či likvidačních listech jsou v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zejména 35.
Posuzování a kontrola faktur Jsou doloženy doklady o zaplacení předložených účetních dokladů. Výsledky výběrového řízení byly dodrženy, dodavatel je oprávněný (soulad s tendrovou dokumentací). Na každém účetním dokladu (faktura, pokladní doklad, účtenka) a ve smlouvě/objednávce je uveden název projektu nebo číslo projektu (stačí poslední čtyřčíslí). Fakturovaný účel souvisí s cílem projektu a je v souladu s rozpočtem projektu, Rozhodnutím. Data z faktur časová kontinuita s termíny zahájení a ukončení projektu je dodržena.
Posuzování a kontrola faktur Fakturované množství a cena služeb, materiálu apod. odpovídá smlouvě/objednávce a je v souladu s příslušnou položkou Rozpočtu projektu. Podpisy osob odpovědných za účetní případ a za jeho zaúčtování jsou uvedeny na účetním dokladu, popř. likvidačním listě. Podmínka vedení oddělené evidence příjmů a výdajů je splněna, všechny faktury jsou zaúčtovány (kontrola předloženého výpisu z oddělené evidence příjmů a výdajů). V případech, kdy je požadována úhrada pouze části z částky uvedené na účetním dokladu (faktura, účtenka apod.), je nutno na dokladu nebo v příloze výpočet podílu na projekt zřetelně vyznačit.
Posuzování a kontrola faktur Zda je na účetním dokladu uveden specifický symbol. Za účetní doklad pro účely 3.2 IOP nelze uznat zálohové faktury.
Soulad výdaje s legislativou výběrová řízení Nejčastější pochybení nesprávně stanovená cena veřejné zakázky (v režimu zákona o veřejných zakázkách předpokládáná hodnota veřejné zakázky paragraf 13) umělé dělení veřejné zakázky porušení zásad transparentnosti, rovného přístupu a zákazu diskriminace (čato souvisí s příliš specifickým zadáním předmětu zakázky) neúměrné nároky na ekonomické nebo technické kvalifikační předpoklady vzhledem k ceně zakázky kvalifikační kriteria na místě hodnotících kriterií nedostatečný popis hodnotících kriterií nedostatečný počet oslovených dodavatelů/nevhodný způsob uveřejnění nedodržování lhůt
Soulad výdaje s legislativou výběrová řízení Nejčastější pochybení Není vyloučen uchazeč, který prokazatelně nesplnil požadovanou kvalifikaci. Netransparentní hodnocení nabídek (změny či doplňování hodnotících kriterií, přidělené bodové hodnocení není zdůvodněno, chybí zápis z jednání hodnotící komise, nepřípustné složení hodnotící komise, apod). Chybějící dokumentace vyžadovaná zákonem (protokol z jednání hodnotící komise, oznámení o výběru nejvhodnější nabídky nebo písemnou zprávu zadavatele. Změna podmínek smlouvy ve fázi plnění zakázky ( porušení 82 ZVZ - Smlouvu uzavře zadavatel v souladu s návrhem smlouvy obsaženým v nabídce vybraného uchazeče), nelze měnit předmět veřejné zakázky či významně měnit obchodní podmínky původní zadávací dokumentace.
Soulad výdaje s legislativou V rámci realizace projektu je nutné dodržovat legislativu EK i ČR. K častým pochybením, které mají dopad na způsobilost výdajů dochází v souvislosti s dodržováním zákona o veřejných zakázkách. Důsledky: pozastavení procesu administrace žádosti o platbu v souvislosti s povinností ŘO zasílat podezření na závažná porušení Zákona, která by mohla mít vliv na výběr nejvhodnějšího uchazeče, k přezkumu ÚOHS, do doby vydání rozhodnutí; neproplacení výdajů vztahujících se k zadávacímu řízení; kvalifikace jednání jako porušení rozpočtové kázně s možností zažádat o částečné prominutí; kvalifikace jednání jako porušení rozpočtové kázně bez možnosti prominutí vedoucí k vrácení celé částky dotace;
Soulad výdaje s legislativou V rámci realizace projektu je nutné dodržovat obecně legislativu EK i ČR. Specifickou oblastí je dodržování pravidel, která jsou označována zkratkou 3E a rozumí se jimi: Hospodárnost Účelnost Efektivnost
Princip 3E Hospodárnost = Economy Minimalizace výdajů při respektování cílů projektu. Takové použití veřejných prostředků, kdy dojde k dodržení požadavků na kvalitu s co nejnižším vynaložením těchto veřejných prostředků. Dochází k minimalizaci nákladů na zdroje ( lidské, finanční, časové) při současném dodržení kvality zdrojů z hlediska potřeb dané činnosti/aktivity/cílů. Princip hospodárnost vyžaduje, aby zdroje vynakládané subjektem na zajištění dané činnosti byly k dispozici ve správnou dobu, na správném místě, v dostatečném množství, v odpovídající kvalitě a za nejvýhodnější cenu. Týká se primárně vstupů, ovšem při zohlednění stanovených cílů projektu.
Princip 3E Účelnost (efficiency) Takové použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů (tj. dosažení účelu, pro kterou je daná aktivita/projekt realizován). To ovšem předpokládá, že je také správně nastaven vztah mezi aktivitami projektu a jeho výstupy, výsledky a dopady. Jinými slovy je účelností chápán stupeň dosažení cílů a vztah mezi zamýšlenými a skutečnými dopady dané činnosti. Účelnost je třeba chápat primárně z pohledu, zda byla danou aktivitou/projektem uspokojena potřeba, která danou aktivitu/projekt vyvolala. Princip účelnosti je naplněn tehdy, jsou-li naplněny stanovené cíle a ty mají předpokládané účinky/dopady. Týká se primárně výstupů, respektive vazby mezi dosaženými výstupy, cíli a jejich dopady.
Princip 3E Efektivnost (effectiveness) Jedná se o takové použití veřejných prostředků, kdy je dosaženo nejlepších možných výstupů (např. rozsah, kvalita) ve srovnání s objemem prostředků na zajištění těchto výstupů vynaložených. Efektivní je taková činnost, kdy dochází k optimalizaci zdrojů organizace/projektu/činnosti při tvorbě výstupů tj. jsou zajištěny maximální výstupy z daných zdrojů, či dojde k dosažení daného výstupu s minimem zdrojů při zachování kvality výstupu. Týká se vstupů i výstupů projektu.
Princip 3E - legislativa Zákon o finanční kontrole č.320/2001, paragraf 2, body m)n)o), dále 25, 27, 28 Zákon o rozpočtových pravidlech č. 218/2000 Sb., 45, odst.2, 53, odst.4 Zákon o majetku státu ČR - 14, odst. 1 Další obsahové vymezení hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti nabízejí například auditní standardy INTOSAI jejichž definice jsou mezinárodně uznávány, z obdobných směrnic vychází i Evropský účetní dvůr.
Princip 3E legislativa Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (dále též ZVZ ) je procesní právní normou upravující postupy zadávání veřejných zakázek (dále též VZ ). Principy hospodárného, efektivního a účelného vynakládání finančních prostředků (dále též principy 3E ) jsou upraveny v jiných právních předpisech. Pozornost zadavatelů je při zadávání veřejných zakázek soustředěna především na dodržení správných procedurálních postupů stanovených v ZVZ, a méně je již zaměřena na dodržení souvisejících zákonů upravujících hospodárné, efektivní a účelné vynakládání finančních prostředků.
Princip 3E legislativa Opakovaně vznikají podněty, aby principy 3E byly zakomponovány přímo do ZVZ, např. i doporučení NERV. Obdobná právní úprava Slovinsko, Velká Británie. Současná novela ZVZ princip 3E přímo neupravuje, po zadavateli je však v novele požadováno odůvodnění u nadlimitní a podlimitní veřejné zakázky, kdy má zadavatel povinnost na profilu zadavatele odůvodnit: Účelnost veřejné zakázky. Přiměřenost požadavků na technické a kvalifikační předpoklady. Vymezení obchodních a technických podmínek veřejné zakázky ve vztahu k potřebám veřejného zadavatele. Stanovení základních a dílčích hodnotících kriterií a způsobu hodnocení nabídek ve vztahu k potřebám veřejného zadavatele.
Princip 3E legislativa Jak vyplývá z uvedeného přehledu legislativy, která má přímou vazbu na princip 3E, je tedy nutné v rámci životního cyklu veřejné zakázky vedle ustanovení ZVZ korektně aplikovat i ustanovení dalších souvisejících právních předpisů, které upravují principy 3E. Je ovšem zřejmé, že tyto principy budou primárně ovlivněny právě podmínkami a parametry stanovenými zadavatelem v rámci veřejné zakázky.
Princip 3E legislativa Správně vedené zadávací řízení by následně mělo zajistit transparentnost, rovné zacházení a zamezení diskriminaci ( 6 ZVZ) a účelnou, efektivní a hospodárnou realizaci předmětu plnění, vč. dosažení ceny nižší než je cena obvyklá (splnění principů 3E a ustanovení 45 odst. 2 a 53 odst. 4 zákona č. 218/2000 Sb. V případě porušení prinicpů 3E může být tato skutečnost zjištěna až následně po kontrole výběrového řízení (jak již bylo uvedeno, ZVZ explicitně princip 3E neřeší, tj. kontroly na dodržení ZVZ nemusí být zaměřeny na princip 3E).
Princip 3E vztah k veřejné zakázce Nebo-li na zohlednění principů 3E se musí zadavatel zaměřit nejvíce ve fázi plánování a přípravy VZ, tj. ve fázi, kdy zadavatel stanoví : předmět VZ, druh zadávacího řízení, stanovuje požadavky na prokázání kvalifikace, vybírá základní metodu hodnocení nabídek, popř. dílčí hodnotící kritéria a jejich váhu, zpracovává návrh smlouvy (obchodní podmínky) či volí dobu trvání smluvního vztahu Zadavatel je proto povinen s ohledem na předmět veřejné zakázky používat taková hodnotící kritéria, která umožní sledovat kritérium hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti.
Princip 3E - příklady Hospodárnost Efektivnost Nejnižší nabídková cena Minimální provozní náklady v průběhu životního cyklu Návratnost nákladů Náklady na jednotku výstupu Účelnost V případě kvantitativních kritérií nejlepší hodnota dané nabídky
Princip 3E příklady Kriterium výběru podle nejnižší nabídkové ceny. Hodnotícího kritéria ekonomické výhodnosti nabídky ( 78 odst. 1 písm. a) ZVZ): Kriteria nákladová (hospodárnost, efektivnost), nabídková cena, provozní náklady); Kriteria užitková kvalita a technická úroveň nabízeného řešení, funkční vlastnosti, záruční a pozáruční servis,zabezpečení dodávek, dodací lhůty). Hodnotící kriteria by měla být nastavena tak, aby zohledňovala princip 3E, což je otázka nejen vhodného výběru hodnotících kriterií, ale i stanovení jejich vah.
Princip 3E příklady Pro hodnocení nabídky byla stanovena tato kriteria: Nabídková cena Kvalita technické parametry, výkon, apod. Provozní náklady Záruční servis Dodací lhůta Jak stanovit váhu těchto kriterií? Oslovení expertů, kteří rozdělí 100 bodů jednotlivým kriteriím podle důležitosti. Jestliže zadavatel není objektivně schopen stanovit váhu dílčích hodnotících kritérií, uvede dílčí hodnotící kritéria v sestupném pořadí podle významu, který jim zadavatel přisuzuje. ( 78, odst. 7).
Princip 3E příklady Pro hodnocení nabídky je navrženo hodnocení ceny dodaného zařízení a dále hodnocení ceny následné údržby, licencí, servisu, uživatelské podpory, apod. Zadavatel může vhodnou kombinací vah pro dílčí cenová kriteria: Upřednostnit nabídky, které navrhnou nižší cenu dodaného zařízení Upřednostnit nabídky, které navrhnou nižší provozní náklady Pro konkrétní volbu jak v tomto případě postupovat, bude hrát roli pomět cen mezi dodaným zařízením a cen následného provozu Časový horizont následného provozu
Princip 3E smluvní vztah ZVZ se primárně nezabývá obsahem smluv, které jsou uzavřeny na základě zadávacího řízení. V důsledku špatně či nevhodně nastavených smluvních podmínek může docházet k porušení principů 3E (např. nevhodně sjednaná smluvní pokuta, nejasně definovaný rozsah činnosti dodavatele, nevhodně nastavené financování a splatnost závazků atd.). Je tedy důležité princip 3E zohledňovat po celou dobu životního cyklu projektu, nejen v rámci přípravy, plánování a hodnocení zakázky.
Princip 3E smluvní vztah Příklady možných problémů. Plnění veřejné zakázky, které se liší od podmínek definovaných v zadávací dokumentaci není konzistentní s původním záměrem zadavatele a tudíž může vést k nerespektování principů 3E. Nesoulad mezi předloženou nabídkou a ustanoveními Smlouvy tento problém by měl být potlačen novelou ZVZ, která stanoví povinnost zadavatele jako součást zadávací dokumentace uvést plné znění Návrhu smlouvy.
Princip 3E smluvní vztah Příklady možných problémů. Odchýlení dodavatele od předmětu plnění vymezeného ve Smlouvě: Odchýlení méně významná, Odchýlení významná (např. dodání komodity, které zcela neodpovídá předmětu plnění) Tato rizika lze omezit vhodným nastavením smluvních sankcí/pokut Smluvní pokuty posilují postavení věřitele vůči dlužníkovi Nejasné vymezení předmětu plnění Riziko pro zadavatele, mohou vznikat spory, zda byl předmět plnění dodán v souladu s požadavky zadavatele a v jaké kvalitě, sankce pak v tomto případě mohou být méně účinným nástrojem ochrany zadavatele.
Princip 3E sankce Stanovení sankčních podmínek Příliš měkké sankce nemusí zabránit vzniku nežádoucích situací, pro které byly zavedeny. Příliš tvrdé sankce mohou prodražit Dílo, mohou odradit potenciální zájemce o účast v soutěži tj. mohou paradoxně vést k porušení principu 3E. Pokud jsou ve smlouvě rozlišeny sankční podmínky podle závažnosti např. je rozlišováno hrubé, závažné a méně závažné porušení podmínek smlouvy, mělo by být ve Smlouvě sjednáno, jaké konkrétní povinnosti jsou takto zajištěny jinak hrozí, že smluvní pokuta bude pro neurčitost neplatná. Dalším možným zajišťovacím institutem při závažném porušení podmínek Smlouvy je odstoupení od Smlouvy. Nejasné vymezení předmětu plnění Riziko pro zadavatele, mohou vznikat spory, zda byl předmět plnění dodán v souladu s požadavky zadavatele a v jaké kvalitě, sankce pak v tomto případě mohou být méně účinným nástrojem ochrany zadavatele.
Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace V rámci realizace projektu je nutné dodržovat pravidla poskytovatele dotace. Povinnosti příjemce dotace jsou vymezeny dokumentací programu a Rozhodnutím, jehož nedílnou součástí jsou Podmínky, což základní dokument definující povinnosti příjemce vůči poskytovateli podpory. Porušení povinností vymezených Smlouvou může být kvalifikováno jako: Nesrovnalost Porušení rozpočtové kázně
Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace Porušení povinností vymezených Smlouvou může být kvalifikováno jako: Nesrovnalost Porušení rozpočtové kázně Podmínky, které jsou nedílnou součástí Rozhodnutí, definují povinnosti příjemce a pravidla, kterými se musí řídit po celou dobu realizace projektu a po dobu udržitelnosti projektu, tj. pět let po ukončení fyzické realizace projektu.
Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace Podrobné informace k povinnostem příjemce jsou uvedeny v kapitole E.2 PPŽ Povinnost dodržet termín realizace Povinnost dodržování pravidel při zadávání veřejných zakázek ( od 01.04.2012 velká novela ZVZ) Povinnost dodržování pravidel publicity Povinnosti v oblasti účetnictví Povinnost archivace dokladů a dokumentů (taxativní výčet) Povinnost udržitelnosti projektu Povinnost oznamovací (zejména hlášení změn v projektu)
Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace V praxi mohou činit určité problémy pravidla vztahující se k udržitelnosti, vzhledem k tomu, že projekt je již ukončen: Písemně informovat poskytovatele o dodržování podmínek udržitelnosti projektu formou předkládání monitorovacích zpráv o udržitelnosti projektu. Umožnit pověřeným osobám vstup na místo realizace projektu a kontrolu dokumentace a účetnictví projektu. Dodržovat pravidla pro nakládání s majetkem pořízeným z dotace a nepřevádět práva a povinnosti vyplývající z projektu na třetí osobu bez předchozího souhlasu poskytovatel, pořízený majetek doporučujeme pojistit. Učinit taková opatření, která zabrání zcizení majetku pořízeného v rámci projektu. Informovat poskytovatele dotace o zahájených správních řízeních, daňových řízeních, trestních řízeních, kontrolách a auditních misích, které se vztahují k osobě příjemce či k realizaci projektu.
Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace V praxi mohou činit určité problémy pravidla vztahující se k udržitelnosti, vzhledem k tomu, že projekt je již ukončen: Informovat poskytovatele dotace o zahájených správních řízeních, daňových řízeních, trestních řízeních, kontrolách a auditních misích, které se vztahují k osobě příjemce či k realizaci projektu. Přijímat příslušná nápravná opatření uložená kontrolními orgány. Zachovat výsledky realizace projektu a všechny výstupy používat jen a pouze tak, jak bylo žadatelem určeno v Žádosti a udržet minimálně výslednou hodnotu indikátorů.
Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace Hlášení změn Změny podstatné (podléhají schvalování) Změny nepodstatné Změny podstatné je nutné nové Rozhodnutí Musí být schváleny před tím, než ke změně dojde (formulář Oznámení o změně podepsaný statutárním orgánem). Následně je vydáno nové Rozhodnutí Následně je možné realizovat změnu prodloužení či zkrácení realizace projektu indikátory projektu - nenaplnění indikátorů o více než 10 % jejich původní výše k datu ukončení realizace projektu změna právní subjektivity příjemce změny finančních charakteristik projektu vymezených v Rozhodnutí
Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace Změny podstatné (není vydáno nové Rozhodnutí) Podléhají schválení poskytovatelem dotace, není však nutné vydat nové Rozhodnutí. Změna v rámci rozpočtu projektu - změny výše jednotlivých položek rozpočtu, přičemž příjemce nesmí překročit maximální výši jednotlivých investičních výdajů (položek rozpočtu) uvedených v rámci kapitoly rozpočtu 02 Hmotný a nehmotný majetek. Změna názvu položek rozpočtu, popř. změna počtu jednotek položek rozpočtu. Tvorba nové položky v rozpočtu. Změna umístění pořízených hmotných investic (např. zdravotnických prostředků) mimo adresu příjemce uvedenou v Žádosti. Finanční změny, které nezpůsobí změnu rozložení čerpání v letech s vlivem na ukazatele bilance finančních potřeb a zdrojů v rámci EDS/SMVS. Změny v počtu, skladbě nebo druhu výběrových řízení od 500 000,- Kč bez DPH.
Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace Změny nepodstatné změna adresy pro doručování; změna kontaktních osob (zejména projektového nebo finančního manažera projektu); změna v termínu ukončení jednotlivých etap (prodloužení etapy je nutné nahlásit před nastáním změny), které nezpůsobí rozložení čerpání SF a SR v letech, vyjma závěrečné etapy; změna v termínu ukončení výběrového řízení (prodloužení termínu ukončení výběrového řízení je nutné nahlásit před nastáním změny); Nedočerpání částek uvedených v rozpočtu nebo Rozhodnutí není považováno za změnu v projektu. Forma oznámení: Prostřednictvím formuláře Oznámení o změnách, který je nutné zaslat podepsaný statutárním orgánem nebo jím pověřenou osobou písemně nebo emailem (naskenovaný) poskytovateli dotace.
Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace Změny nepodstatné, které nevyžadují schválení změna metody realizace projektu či jednotlivých klíčových aktivit; změna složení realizačního týmu (vyjma kontaktních osob); skutečné zahájení a ukončení realizace klíčových aktivit projektu; důvody nenaplnění indikátoru max. do 10 % jejich původní výše; změny v rámci prováděné publicity projektu zejm. umístění stálé vysvětlující tabulky; Forma oznámení: Prostřednictvím formuláře Oznámení o změnách, který je nutné zaslat podepsaný statutárním orgánem nebo jím pověřenou osobou písemně s monitorovací zprávou, nebo přímo do formuláře monitorovací zpráva.
Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace Porušení Podmínek může být považováno za porušení rozpočtové kázně a/nebo za nesrovnalost. Může dojít ke krácení předložené Žádosti o platbu, dále může být proveden odvod po vyplacení dotace a příjemci může být udělena sankce. Sankční ustanovení jsou v Podmínkách k vydanému rozhodnutí podrobně specifikována v části V Sankční ustanovení. Vymezení povinností je uvedeno v části IV Povinnosti příjemce.
Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace Nesrovnalost Nesrovnalostí se rozumí porušení právních předpisů ES nebo ČR v důsledku jednání nebo opomenutí hospodářského subjektu, které vede nebo by mohlo vést ke ztrátě v souhrnném rozpočtu EU nebo ve veřejném rozpočtu ČR, a to započtením neoprávněného výdaje do souhrnného rozpočtu EU nebo do veřejného rozpočtu ČR. Odhalení nesrovnalosti v projektu může vést ke komplikacím v jeho realizaci. Nejčastější z nich je pozastavení administrace žádosti o platbu a proplácení výdajů. Zjištěná a potvrzená nesrovnalost pak s sebou zpravidla přináší krácení způsobilých výdajů projektu, ale v některých případech může dokonce vést až k odejmutí celé částky dotace.
Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace Příklady nesrovnalostí: Změny V projektu dochází při realizaci ke změně, která nebyla oznámena poskytovateli dotace v souladu s pravidly Nenaplnění monitorovacích indikátorů o více než 10% Neoznámení příjmů projektu Neoznámení změny finančního plánu Publicita Nedodržení pravidel publicity dle pravidel poskytovatele dotace Nakládání s majetkem Zřízení zástavního práva v rozporu s podmínkami v Rozhodnutí pronajmutí majetku pořízeného, byť i jen částečně z dotace, v rozporu s Rozhodnutím
Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace Příklady nesrovnalostí: Nakládání s majetkem převedení vlastnického práva k majetku pořízeného, byť i jen částečně z dotace, v rozporu se Smlouvou nesplnění povinnosti pojistit veškerý pojistitelný majetek pořízený z dotace Ostatní nenaplnění cílů a účelu projektu vyhotovení, použití nebo předložení nepravdivých, nesprávných nebo neúplných dokladů ve smyslu ustanovení 129a trestního zákona neposkytování dostatečné součinnosti v souvislostí s realizací projektu dle Smlouvy
Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace Porušení rozpočtové kázně o Porušení rozpočtové kázně definuje zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech, v 44 odst. 1. Za porušení rozpočtové kázně se považuje zejména neoprávněné použití nebo zadržení finančních prostředků dotace příjemcem. Neoprávněným použitím finančních prostředků dotace se rozumí výdej finančních prostředků dotace příjemcem, jehož provedením byla porušena povinnost stanovená právním předpisem, rozhodnutím, případně dohodou o poskytnutí těchto prostředků, nebo porušení podmínek, za kterých byly příslušné peněžní prostředky poskytnuty; dále se jím rozumí i to, nelze-li prokázat, jak byly tyto peněžní prostředky použity. Zadržením finančních prostředků dotace se porušení povinnosti vrácení poskytnutých prostředků ve stanoveném termínu.
Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace Porušení rozpočtové kázně V případě podezření na porušení rozpočtové kázně bude tato skutečnost oznámena místně příslušnému Územního finančního orgánu. Pokud tento finanční úřad na základě vlastního šetření zjistí, že se skutečně jedná o porušení rozpočtové kázně, vyměří příjemci odvod, případně penále. Příjemce na základě tohoto odvodu odešle podíl strukturálních fondů, případně i podíl státního rozpočtu (je-li relevantní) na bankovní účet příslušného finančního úřadu. Podle 44a odst. 9 zák. č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech, v platném znění, může MF ČR zcela nebo zčásti vyměřený odvod a penále prominout s tím, že prominutí se může vztahovat jak na podíl EU, tak na případný podíl SR. Příjemce rovněž může částku dobrovolně uhradit na účet příslušného finančního úřadu.
Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace Příklady porušení rozpočtové kázně Výdej z poskytnutých peněžních prostředků na úhradu nákladů v rozporu s účelem. Použití neinvestičních prostředků na investici a opačně. Nesplnění povinnosti vkladu vlastních zdrojů. Nedodržení limitů a parametrů projektu (akce). Nedodržení termínu realizace či dosažení projektu (akce). Nevrácení přeplatku v rámci finančního vypořádání. Nepředložení (nezaslání) monitorovací zprávy v daném termínu poskytovateli, atd. Jiné porušení podmínek stanovené poskytovatelem dotace v Rozhodnutí o poskytnutí dotace.
Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace Rizikové oblasti: Zadávání zakázek (viz soulad výdaje s legislativou) Změnová řízení Problematika nahlašování změn Soulad fakturace se Smlouvou o dílo Pravidlo 3E Administrativní oblast Vedení zvláštního účtu Doložení výdaje v rozsahu a s náležitostmi vyžadovanými poskytovatelem dotace Předložení neuhrazených faktur Chyby v účetnictví (zařazení výdaje, samostatná analytická evidence
Závěr Jak se vyhnout rizikům krácení způsobilých výdajů? Znalost pravidel poskytovatele dotace Kvalitní projektový management Kvalitní příprava projektu Součinnost všech dotčených útvarů příjemce, které se spolupodílejí na realizaci projektu, vymezení kompetencí, zodpovědností, včasné předávání informací Věnovat dostatečnou pozornost účetnictví projektu Dodržovat pravidla v oblasti zadávání zakázek. Orientace v pravidle 3E
Diskuze Případně písemně na adresu seminare@mmr.cz www.strukturalni-fondy.cz/jak-na-fondy