INFORMAČNÍ MEMORANDUM VÝZVA K PŘEDLOŽENÍ NABÍDEK DO VÝBĚROVÉHO ŘÍZENÍ Nákup komunální techniky pro obec Klokočná V Klokočné dne 10.09.2015
OBSAH: 1. ÚVOD A ZÁKLADNÍ INFORMACE 1.1 Předmět veřejné zakázky 1.2 Identifikace 1.3 Veřejná zakázka 1.4 Zadání a obsah výběrového řízení 1.5 Místo plnění 1.6 Podrobnější specifikace předmětu zakázky 1.6.1 Technické požadavky 1.6.2 Kvalitativní podmínky 1.7 Obchodní podmínky 1.7.1 Obchodní a platební podmínky 1.7.2 Závaznost obchodních a platebních podmínek 1.7.3 Záruka a záruční lhůta 2. INFORMACE O PRŮBĚHU VÝBĚROVÉHO ŘÍZENÍ 2.1 Výběrové řízení 2.1.1 Zadávací dokumentace výběrového řízení poskytovaná Zadavatelem 2.1.2 Doplňující informace dotazy uchazečů 2.1.3 Obsah nabídky uchazeče 2.1.4 Instrukce a podmínky k sestavení nabídky 2.1.5 Požadavky na zpracování cenové nabídky 2.2 Předložení nabídek 2.2.1 Označení nabídek 2.2.2 Předání a Uzávěrka nabídek 2.2.3 Opravy nabídek 2.3 Otevření nabídek a jejich hodnocení 2.3.1 Otevření nabídek 2.3.2 Vyjasnění nabídek 2.3.3 Hodnotící kritéria nabídek 2.4 Oznámení o výsledku výběrového řízení 3. PODMÍNKY VÝBĚROVÉHO ŘÍZENÍ 3.1 Náklady nabídek 3.2 Zadávací lhůta 3.3 Časový harmonogram výběrového řízení 3.4 Další kola výběrového řízení 3.5 Odmítnutí nabídek 3.6 Neuzavření Kupní smlouvy 3.7 Informační memorandum 2/11
1. ÚVOD A ZÁKLADNÍ INFORMACE Obecní úřad Klokočná, jako Zadavatel, má v úmyslu nakoupit komunální techniku schopnou zajistit celoroční údržbu obce od Dodavatele, který jí jako vybraný uchazeč z tohoto výběrového řízení podle jeho zadání a jeho požadavků kompletně, nebo po částech, dodávku zajistí. Kompletnost, resp. částečnost, dodávky komunální techniky bude závislá na zajištění disponibilních finančních prostředků Zadavatelem. 1.1 Předmět veřejné zakázky Předmětem plnění veřejné zakázky je kompletní dodávka komunální techniky pro celoroční údržbu v obci Klokočná. Obec Klokočná s dynamickým terénem leží v nadmořské výšce cca 500 m. Údržbou se rozumí péče o prostory místních komunikací, chodníků, obecních prostranství, k čištění a odklízení sněhu, k péči o plochy veřejné zeleně, k dopravě a manipulaci s materiálem, drobných zemních prací apod. Plochami veřejné zeleně (celkem cca 4 ha) se rozumí travnaté plochy podél místních komunikací, travnaté polní cesty, travnaté plochy parků, hřišť a obecních luk. Kompletní dodávkou se rozumí; univerzální nosič komunálních nástaveb (traktor) s kabinou komunální nástavby - příslušenství o žací ústrojí se sběrem o příkopové rameno na sečení o mulčovač o zametací kartáč o sněhová radlice o sněhová fréza o sypač - rozmetadlo o nakladač s drapáky na kompost o přívěs 1.2 Identifikace Zadavatel: Obecní úřad Klokočná Se sídlem: Klokočná 61, 251 64, Mnichovice, IČ: 00472034 Zastoupený: Ing. Miloslav Rovný, starosta obce Bankovní spojení: Komerční banka a.s., č. účtu: 8021201/0100 Uchazeč: právnická, nebo fyzická osoba, která ve stanovené době a stanoveným způsobem podá nabídku do tohoto výběrového řízení 3/11
1.3 Veřejná zakázka Jedná se o veřejnou zakázku (dále jen VZ ) malého rozsahu na dodávku dle 8 a v souladu s 6 a 12 odst. (3) Zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen Zákon), zadávanou podle 21 odst. (1) písm. a) a 27 Zákona Otevřené řízení. Zadavatel si vyhrazuje v souladu s 99 Zákona Opční právo na poskytnutí dalších dodávek, které jsou vyspecifikovány v zadávacích podkladech, ale které případně z důvodu nezajištění dostatečných finančních prostředků nebude moci pořídit současně. Vymezení předmětu zakázky dle číselníku CPV 16311100-9 Sekačky na trávníky, sportovní plochy nebo parky 16600000-1 Speciální stroje pro zahradnictví nebo lesnictví 16700000-2 Traktory 90610000-6 Čištění a zametání ulic 90620000-9 Odklízení sněhu 1.4 Zadání a obsah výběrového řízení Zadavatel vypisuje výběrové řízení na Dodavatele, který bude způsobilý zajistit kompletní dodávku komunální techniky a to buď najednou, nebo k základnímu univerzálnímu nosiči příslušenství postupně dodávat jednotlivá příslušenství. Cílem je výběr dostatečně renomovaného Dodavatele, s dosažitelným servisním zázemím, a následné uzavření Kupní smlouvy. Každý Uchazeč, který podá ve stanoveném termínu ve výběrovém řízení závaznou nabídku, přijímá tímto aktem plně a bez výhrad zadávací podmínky včetně všech příloh a případných dodatků. Uchazeči jsou povinni před podáním nabídky řádně veškerou předanou zadávací dokumentaci prostudovat a řídit se zde stanovenými pokyny, termíny a specifikacemi. Zadavatel upozorňuje Uchazeče na skutečnost, že toto Informační memorandum zadávací dokumentace je souhrnem požadavků Zadavatele a nikoliv úplným souhrnem veškerých požadavků vyplývajících z obecně platných norem. Uchazeč se tak musí při zpracování své nabídky vždy řídit nejen požadavky obsaženými v zadávací dokumentaci, ale též ustanoveními příslušných obecně závazných norem. Výběrové řízení bude vícekolové. 1.5 Místo plnění Místem plnění pro kompletní dodávku komunální techniky je obec Klokočná. 1.6 Podrobnější specifikace předmětu zakázky 1.6.1 Technické požadavky Dodávka kompletní komunální techniky bude provedena podle požadavků Zadavatele stanovených v Technické specifikaci, která je Přílohou č. 1 tohoto Informačního memoranda. 4/11
1.6.2 Kvalitativní podmínky jsou vymezeny a. Příslušnými právními předpisy b. Státními normami a EN dotčenými při realizaci dodávek c. Zadávací dokumentací d. Technickou specifikací - Příloha č. 1 e. Jakost všech výrobků, komponentů a zařízení, které budou v rámci dodávky dodávány, musí odpovídat I. jakostní třídě a výrobky musí být dodány nové. f. U dodaných výrobků, materiálů a zařízení z dovozu musí dodavatel doložit potvrzení vhodnosti a předepsaná povolení a atesty pro provoz v ČR. 1.7 Obchodní podmínky 1.7.1 Obchodní a platební podmínky Ve smyslu 44 odst. (3) písmene a) Zákona předkládá Zadavatel jako součást zadávací dokumentace obchodní podmínky. Obchodní podmínky jsou definovány v návrhu Kupní smlouvy a ve slepém Položkovém rozpočtu, jehož finální verze (po uzavření výběrového řízení) bude přílohou Kupní smlouvy. 1.7.2 Závaznost obchodních a platebních podmínek Obchodní a platební podmínky vymezené v návrhu Kupní smlouvy vymezují rámec budoucího právního vztahu mezi Uchazečem a Zadavatelem. Nabídka Uchazeče musí tyto podmínky plně respektovat a nesmí obsahovat žádná ustanovení, která by byla v rozporu s těmito obchodními a/nebo platebními podmínkami. Výjimkou by byla ustanovení, která zlepšují podmínky Zadavatele. 1.7.3 Záruka a záruční lhůta Zadavatel požaduje záruku na kompatibilitu jednotlivých částí dodávky. Zadavatel požaduje záruku na dodávku zařízení a vybavení v délce minimálně 24 měsíců. Záruka začne běžet od data protokolárního předání a převzetí kompletní dodávky, nebo její dohodnuté funkční části. 5/11
2. INFORMACE O PRŮBĚHU VÝBĚROVÉHO ŘÍZENÍ 2.1 Výběrové řízení 2.1.1 Zadávací dokumentace výběrového řízení poskytovaná Zadavatelem Zadávací dokumentaci výběrového řízení tvoří toto Informační memorandum včetně jeho příloh: Příloha č. 1. Technická specifikace Příloha č. 2. Položkový rozpočet (slepý) Příloha č. 3. Návrh Kupní smlouvy Příloha č. 4. Krycí list nabídky (formulář) 2.1.2 Doplňující informace - dotazy uchazečů Uchazeči mohou v průběhu zpracování nabídky vznést k předmětu výběrového řízení na Zadavatele dotazy. Veškeré dotazy uchazečů musejí být zaslány e-mailem na elektronické adresy starosta@klokocna.eu a obec@klokocna.eu. Zadavatel zodpoví každý dotaz písemně a odpověď zašle všem uchazečům, tedy nikoli pouze tazatelům, e-mailem. 2.1.3 Obsah nabídky uchazeče Nabídka musí obsahovat následující části a dokumenty: 1. Titulní list nabídky 2. Krycí list nabídky (vyplněný formulář Příloha č. 4. IM obsahující identifikační údaje Uchazeče a nabídkovou cenu veřejné zakázky, opatřený razítkem a podpisem oprávněné osoby Uchazeče) 3. Kvalifikační předpoklady 3.1. Aktuální výpis z obchodního rejstříku uchazeče, případně jiné listiny osvědčující řádné založení a existenci uchazeče 3.2. Kopie živnostenských listů či koncesních listin uchazeče, případně jiné listiny osvědčující oprávnění uchazeče k podnikání 4. Kupní smlouva (návrh Kupní smlouvy Příloha č. 3. IM s doplněnými údaji o Uchazeči (Dodavateli) a s případnými úpravami zlepšující podmínky Zadavatele (Objednatele)) 5. Položkový rozpočet (oceněný slepý Položkový rozpočet Příloha č. 2. IM pod ním Uchazeč uvede a ocení položky, které dle jeho odborného mínění nejsou ve slepém Položkovém rozpočtu uvedeny, ale jsou nezbytné ke kompletnosti a plné funkčnosti dodávky, resp. její části. Výsledná cena musí být stanovena jako nejvýše přípustná další navyšování ceny nebude akceptováno. Uchazeč případně pod položkový rozpočet uvede jím navrhované položky/příslušenství, které pro účel pořízení předmětu veřejné zakázky doporučuje). 6. Technická specifikace (vyplněný formulář Příloha č. 1. IM s doplněním položek, které dle Uchazeče jsou nezbytné ke kompletnosti a plné funkčnosti dodávky, resp. její části. Případně jím navrhované položky/příslušenství, které pro účel pořízení předmětu veřejné zakázky doporučuje). 7. Upřesnění specifikace nabízené techniky (v této části přiloží Uchazeč podrobné technické informace o nabízené technice včetně obchodního a typového označení, parametrů, informací o výrobci a/nebo původu zboží atd. 7.1. katalogové listy s podrobným technickým popisem a vyobrazením případně technické popisy a fotografie veškerého nabízeného zboží, 6/11
7.2. kopie prohlášení o shodě všech nabízených výrobků, případně jiné doklady prokazující shodu nabízených výrobků s příslušnými normami EU vydané příslušným orgánem či oprávněným subjektem. 8. Dodací lhůty jednotlivých částí kompletní dodávky 9. Záruční lhůty jednotlivých částí kompletní dodávky 10. Servisní podmínky 11. Prohlášení Uchazeče o souhlasu s podmínkami výběrového řízení 2.1.4 Instrukce a podmínky k sestavení nabídky 1. Nabídky musí být zpracovány a předloženy v jednom vyhotovení a to jak ve své listinné, tak v elektronické formě výhradně v českém jazyce. 2. Pořadí jednotlivých částí nabídky musí být zachováno dle odst. 2.1.3. tohoto IM. 3. Nabídka bude svázána do jednoho svazku a zabezpečena proti manipulaci s jednotlivými listy, které budou vzestupně očíslovány. 4. Za obsahovou úplnost nabídky odpovídá výhradně Uchazeč. Výčet dokumentů dle odst. 2.1.3. tohoto IM slouží pouze pro usnadnění orientace Uchazeče při kompletaci nabídky. Pokud v tomto výčtu nebude uveden dokument, jehož povinnost doložení do nabídky by eventuálně vyplývala ze zadávacích podmínek, nebo ze Zákona, nemůže se Uchazeč zbavit odpovědnosti za obsahovou neúplnost nabídky poukazem na tento výčet dokumentů. 5. Nabídky musí být podepsány osobami oprávněnými jednat jménem Uchazeče dle přiloženého aktuálního výpisu z Obchodního rejstříku. Podpisy na nabídce nemusí být úředně ověřeny. 2.1.5. Požadavky na zpracování nabídkové ceny 1. Nabídková cena Plnění veřejné zakázky zahrnuje i úkony a činnosti, které nejsou výslovně uvedeny ve slepém Položkovém rozpočtu, ale jsou nezbytné ke kompletní dodávce, resp. její části. Uchazeč je povinen takové náklady spolu s dalšími očekávanými navýšeními (zisk Uchazeče, poplatky, předpokládaná rizika spojená s dodávkou, provozem Zadavatele, kurzové vlivy, obecný vývoj cen apod.) zahrnout do ceny nabídky. 2. Položkový rozpočet Uchazeč je povinen si ověřit soulad předloženého Položkového rozpočtu s ostatními součástmi zadávací dokumentace, zejména s Technickou specifikací. Zjistí-li Uchazeč, že v zadávací dokumentaci chybí specifikace některých dodávek, které jsou nezbytné ke kompletní dodávce, resp. její části či její funkčnosti, nebo zjistí-li že ve slepém Položkovém rozpočtu je uvedeno nesprávné množství, může vznést dotaz na Zadavatele dle odst. 2.1.2. tohoto IM. V souboru Položkový rozpočet Uchazeč vyplní podbarvená prázdná pole, ověří správnost mezisoučtů a součtů. Do jednotkových cen musí započítat i případně další náklady (doprava, montáž, poplatky atd.), které se vážou k veřejné zakázce. 3. Technická specifikace V souboru Technická specifikace Uchazeč vyplní podbarvená prázdná pole, případně doplní poznámku. Technická specifikace je určena k upřesnění parametrů požadovaných Zadavatelem, technických specifikací jednotlivých položek Položkového rozpočtu a současně slouží pro kontrolu, zda nabídka Uchazeče parametry požadované Zadavatelem splňuje. 7/11
4. Obchodní označení položek Pokud by se v Technické specifikaci či ve slepém Položkovém rozpočtu objevilo u některé položky konkrétní obchodní označení produktu či výrobce, je toto označení uvedeno jen z důvodu vymezení či upřesnění specifikace a jako standard. Uchazeč může podle vlastního uvážení nabídnout odpovídající ekvivalent od jiného výrobce, pokud bude plně splňovat požadovanou funkci a jeho parametry budou stejné, nebo lepší, než u uvedeného standardu 5. Sleva z ceny Hodlá-li Uchazeč nabídnout Zadavateli slevu z ceny, musí tuto slevu promítnout do jednotkových cen jednotlivých položek Položkového rozpočtu. Jiná forma slevy z nabídkové ceny není přípustná. 2.2 Předložení nabídek 2.2.1 Označení nabídek Nabídky musí být předloženy v pevné, neprůhledné a zapečetěné obálce zřetelně označené; VÝBĚROVÉ ŘÍZENÍ Nákup komunální techniky pro obec Klokočná NEOTVÍRAT. Na obálce budou i údaje identifikující osobu Uchazeče, který nabídku podává, včetně jeho korespondenční adresy. 2.2.2 Předání a Uzávěrka nabídek Nabídky musí být předány v počtu 1 kus originálu v listinné podobě do kanceláře OÚ Klokočná na adrese Klokočná č. p. 61, v úředních hodinách (PO a ST od 18:00 19:00), nebo po dohodě i v jiném termínu, ale nejpozději do 19:00 hod. dne 25.09.2015 (dále jen Uzávěrka nabídek ). Předání nabídky si uchazeč nechá potvrdit na jím vyhotoveném protokolu, kde přebírající za Zadavatele uvede datum a hodinu předání. V případě doručení poštou bude obálka s nabídkou vložena do krycí obálky s adresou Zadavatele. 2.2.3 Opravy nabídek Každý uchazeč může až do Uzávěrky nabídek opravovat svoji nabídku formou podání kompletní nové nabídky. Do výběrového řízení pak bude zařazena vždy pouze poslední podaná nabídka takového uchazeče. 2.3 Otevření nabídek a jejich hodnocení 2.3.1 Otevření nabídek K otevření nabídek dojde bez účasti uchazečů. Nabídky, které zjevně splnily formální požadavky dle tohoto IM, budou zapsány do protokolu o otevírání nabídek a budou dále posuzovány a hodnoceny. 8/11
2.3.2 Vyřazení nabídek Pokud nabídka Uchazeče nebude obsahovat všechny náležitosti, požadované informace a dokumentaci a/nebo nebude plně odpovídat zadávacím podmínkám a/nebo nebude podána stanoveným způsobem ve stanoveném termínu, může to mít za následek její vyřazení a následné vyloučení Uchazeče z výběrového řízení. Taktéž bude-li nabídka Uchazeče obsahovat jakoukoliv výhradu Uchazeče vůči zadávacím podmínkám, může to mít za následek vyřazení nabídky a následné vyloučení Uchazeče z výběrového řízení. 2.3.3 Hodnotící kritéria nabídek Nabídky budou hodnoceny starostou jmenovanou výběrovou komisí. Nabídky budou hodnoceny podle následujících kritérií a vah: Cena 70 % Servisní podmínky 20 % Platební podmínky 10 % 2.4 Oznámení o výsledku výběrového řízení Po ukončení každého jednotlivého kola výběrového řízení budou všichni Uchazeči e-mailem informováni, zda pokračují do dalšího kola výběrového řízení, či zda byli z výběrového řízení vyřazeni. Po ukončení posledního kola výběrového řízení budou všichni Uchazeči do 5 pracovních dnů po rozhodnutí e-mailem informováni o výsledku výběrového řízení. Současně se výsledek výběrového řízení zveřejní na úřední desce OÚ, webových stránkách obce a na profilu Zadavatele. Uchazeč, který zvítězí v tomto výběrovém řízení, bude vyzván k uzavření Kupní smlouvy. 9/11
3. PODMÍNKY VÝBĚROVÉHO ŘÍZENÍ 3.1 Náklady nabídek Uchazeč ponese veškeré své náklady související s jeho účastí ve výběrovém řízení, zejména náklady související s přípravou a předložením své nabídky. Zadavatel v žádném případě neponese za tyto náklady, ani ztráty jakéhokoli druhu, odpovědnost a ani nemá a nebude mít žádnou povinnost je uhradit, a to bez ohledu na vedení a výsledek výběrového řízení. 3.2 Zadávací lhůta Zadavatel stanovil zadávací lhůtu do 31. 12. 2015. V souladu s 43 Zákona je uchazeč do této doby vázán obsahem své nabídky a může s ním být podepsána příslušná Kupní smlouva. 3.3 Časový harmonogram 1. kola výběrového řízení a) Rozeslání Výzvy k předložení nabídek Informačního memoranda 10.09.2015 b) Uzávěrka nabídek 1. kola výběrového řízení 25.09.2015 3.4 Další kola výběrového řízení Zadavatel si vyhrazuje právo po 1. kole výběrového řízení jednat s jednotlivými Uchazeči osobně a na základě těchto jednání vypsat další kolo/a výběrového řízení. V nich může Zadavatel aktualizovat zadávací podmínky. Všichni Uchazeči vždy obdrží stejné aktualizované zadávací podmínky. 3.5 Odmítnutí nabídek Zadavatel si vyhrazuje právo odmítnout všechny nabídky, popřípadě jejich části, nebo celé výběrové řízení zrušit, či přerušit v kterékoli jeho fázi. 3.6 Neuzavření Kupní smlouvy V případě, že nedojde k uzavření Kupní smlouvy s úspěšným Uchazečem do 10 dnů od oznámení Zadavatele o výběru úspěšného Uchazeče, má Zadavatel právo oslovit dalšího Uchazeče, který se umístil na druhém místě výběru a vstoupit s ním do jednání o uzavření Kupní smlouvy. Původně úspěšný Uchazeč nebude dále považován za Úspěšného uchazeče. 10/11
3.7 Informační memorandum IM není návrhem kupní smlouvy a slouží výhradně jako podkladový materiál pro vypracování a předložení nabídek uchazečů. V Klokočné dne 10.09.2015 Ing. Miloslav Rovný Starosta obce 11/11