V Praze 27.9.2005 Sekr.11 662/2005 Výnos rektora č. 12/2005 o pracovněprávních vztazích na AMU S platností od 1.10.2005 vydávám tento výnos a ruším: a) směrnici rektora č. 1/2005 o uzavírání, rozvazování a změnách pracovních poměrů na AMU, b) směrnici kvestorky č. 1/2005 o uzavírání dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, c) dodatek ke směrnici kvestorky č. 1/2005. doc. Ivo Mathé Rektor Rozdělovník: Rektor, kvestorka, děkani, tajemnice, vedoucí EO, vedoucí personálního oddělení, vedoucí PaM, ředitel Studia FAMU, ředitel DISKu, vedoucí KTV, KCJ, PC, ředitelka Nakladatelství, ředitelka knihovny, vedoucí koleje, UZA, UVS Poněšice,
Část I. Pracovní poměr V souladu s platnou legislativou, zejména Zákoníkem práce (dále jen ZP), interními předpisy, zejména čl.25 Statutu AMU a Organizačním řádem AMU je třeba, aby při uzavírání, rozvazování a změnách pracovních poměrů na AMU byly dodržovány tyto zásady: 1. Přijímání zaměstnanců do pracovních poměrů 1.1. Přijímání akademických pracovníků Nejméně 7 dní před plánovaným nástupem akademického pracovníka zašle děkan příslušné fakulty (v případě nástupu vedoucího na pedagogické pracoviště s celoškolní působností rektor či příslušný prorektor, v případě ostatních akademických pracovníků těchto pracovišť jeho příslušný vedoucí) personálnímu oddělení AMU řádně vyplněný návrh na přijetí pracovníka a jeho mzdového zařazení (příloha č. 1) a přiloží: - originál zápisu z výběrového řízení v souladu s Řádem výběrových řízení pro obsazování míst akademických pracovníků na AMU, - vyplněný a podepsaný osobní dotazník, - doklad o vzdělání (případně oprávnění užívat titulu), tzn. originál, nebo ověřenou kopii, - u hlavního pracovního poměru zápočtový list od předešlého zaměstnavatele (v případě OSVČ potvrzení o účasti na sociálním pojištění) předkládá zaměstnanec po ukončení předešlého hlavního pracovního poměru přímo personální oddělení, - u poživatelů důchodu výměr důchodu, - u poživatelů invalidního důchodu a částečného invalidního důchodu potvrzení o jeho výplatě (z pošty nebo důchod. úřadu), - u jmenovaných funkcí lustrační osvědčení. 1.2. Přijímání nepedagogických pracovníků Nejméně 7 dní před plánovaným nástupem zaměstnance zašle: - kvestor v případě pracovníků rektorátu a vedoucích účelových zařízení, tajemník fakulty v případě zaměstnanců fakulty, - děkan FAMU v případě ředitele Studia FAMU, - děkan DAMU v případě ředitele DISKu, - rektor či příslušný prorektor v případě vedoucích informačních pracovišť s celoškolní působností - ředitel či vedoucí organizační složky v případě zaměstnanců příslušné složky na personální oddělení AMU řádně vyplněný návrh na přijetí zaměstnance a jeho mzdového zařazení (příloha č. 1) a přiloží: - vyplněný a podepsaný osobní dotazník, - doklady o vzdělání (případně oprávnění užívat titul), tzn. originál nebo ověřenou kopii, 2
- pracovní náplň podepsanou přímým nadřízeným a pracovníkem, - u hlavních pracovních poměrů zápočtový list od předešlého zaměstnavatele (v případě OSVČ potvrzení o časti na sociálním pojištění) - tento doklad bude předložen až po ukončení předešlého hlavního pracovního poměru, - u poživatelů důchodu - výměr důchodu, - u poživatelů invalidního důchodu nebo částečně invalidního důchodu potvrzení o jeho výplatě (z pošty nebo příslušného útvaru správy sociálního zabezpečení), - u pracovníků se změněnou pracovní schopností potvrzení o přiznání ZPS, - u pracovníků s hmotnou odpovědností výpis z rejstříků trestů. Při uzavírání hlavního pracovního poměru je nezbytně nutné, aby se pracovník osobně dostavil k vyřízení nástupních formalit na personální oddělení AMU před datem začátku pracovního poměru. Na personálním oddělení musí pracovník vyplnit a podepsat: prohlášení k dani, potvrzení od druhého rodiče, že ten neuplatňuje úlevu na děti, fotokopii rodného listu dítěte, informaci o BOZP a předložit doklady potřebné k vedení registru zaměstnanců (v souvislosti s novelou zákona o důchodovém pojištění). Obdrží informaci o závodním lékaři a žádost o vstupní lékařskou prohlídku. Personální oddělení při nástupu zajistí: - do 3 dnů po obdržení návrhu na přijetí zaměstnance a jeho mzdového zařazení (příloha č. 1) a všech podkladů dle odst. 1.1. či 1.2. vystavení pracovní smlouvy, vždy však před začátkem pracovního poměru (příloha č.2 ), - vystavení mzdového výměru (příloha č.3), - v případě jmenovaných funkcí - vystavení jmenování - zavedení zaměstnance do počítače pro zpracování mezd, - zavedení osobního spisu zaměstnance, - ohlášení pracovního poměru zaměstnance zdravotní pojišťovně, - ohlášení nástupu poživatele důchodu plátci dávky, - u akademických pracovníků kontrolu výběrového řízení, příp. lustračního osvědčení, - u neakademických pracovníků zajištění vstupních zdravotních prohlídek, - u cizích státních příslušníků zajištění správného postupu při vyřízení povolení k zaměstnání ve spolupráci s příslušnou fakultou (pracovištěm) a u zaměstnanců Evropské unie splnit ohlašovací povinnost. 2. Skončení pracovního poměru V den ukončení pracovního poměru se zaměstnanec dostaví s řádně vyplněným a podepsaným výstupním listem (příloha č.4 ) na personální oddělení, kde obdrží zápočtový list (u hlavních pracovních poměrů). Případné nevyrovnání závazků vůči AMU nepodmiňuje nevydání zápočtového listu. 2.1. Hlavní pracovní poměr lze skončit: - dohodou o rozvázání pracovního poměru (příloha č.5), 3
- výpovědí ze strany zaměstnance pro správné určení ukončení pracovního poměru je důležité vyznačit datum přijetí výpovědi a neprodleně doručit na personální oddělení AMU, které zkontroluje čerpání dovolené, aby zbytečně nedocházelo k proplácení nevyčerpané dovolené, - výpověď daná zaměstnavatelem - taxativně určeno 46 ZP, - výpověď ve zkušební době písemné oznámení má být doručeno druhé straně zpravidla 3 dny před dnem, ke kterému má pracovní poměr být ukončen, - uplynutím doby určité. 2.2. Vedlejší pracovní poměr lze skončit: Výpovědí zaměstnance i zaměstnavatele z jakéhokoli důvodu nebo bez uvedení důvodu. Výpovědní doba činí 15 dnů. Personální oddělení při skončení pracovního poměru zajistí: - kontrolu správného ukončení pracovního poměru, - vystavení zápočtového listu, - provedení kontroly čerpání dovolené na zotavenou, - kontrolu vyrovnání všech závazků vůči AMU, - ohlášení skončení právního poměru zaměstnance s AMU příslušné zdravotní pojišťovně. 3. Změna pracovní smlouvy mzdového výměru 7 dnů před datem změny zašle zaměstnanec oprávněný uzavírat příslušný pracovní poměr na osobní oddělení vyplněný návrh na změnu pracovní smlouvy (příloha č. 6) návrh na změnu mzdového výměru (příloha č. 7). Na základě těchto návrhů vystaví personální oddělení do 3 dní změnu pracovního poměru (příloha č. 8) a zajistí nový mzdový výměr (příloha č. 3). 3.1. změna funkce je třeba přesně dodržet název a číslo funkce dle vnitřního mzdového předpisu. V případě ustanovení do funkce docent a profesor přiložit doklad o získání titulu. 3.2. změna pracoviště vyplnit název a číslo pracoviště podle seznamu pracovišť. 3.3. změna druhu pracovního poměru při změně vedlejšího pracovního poměru na hlavní pracovní poměr je třeba, aby se zaměstnanec osobně dostavil na personální oddělení AMU, přinesl zápočtový list od posledního zaměstnavatele, dále zde vyplní a podepíše prohlášení k dani z příjmu. Pokud bude uplatňovat úlevy na děti, musí přinést potvrzení od zaměstnavatele manžela/ky, že tyto úlevy nejsou již poskytovány. V případě, že manžel/ka je OSVČ nebo v domácnosti, stačí místopřísežné prohlášení. Potvrzení o studiu (nesmí být fotokopie) ze školy u dětí/studentů po ukončení povinné školní docházky. 4
3.4. prodloužení pracovní smlouvy na dobu určitou Je třeba vyplnit jakou pracovní smlouvu, případně prodloužení pracovní smlouvy (čj.) se prodlužuje, aby nedošlo k záměně. 3.5. změna pracovního úvazku uvést původní úvazek, nový úvazek a datum od kterého změna platí. Je-li to změna na dobu určitou nebo neurčitou. 3.6. změna mzdového zařazení Při ustanovení do funkce docent nebo profesor vždy stanovit platovou třídu, a to i v případě, že nedochází k jiné změně. Při změně platové třídy u THP a dělníků přiložit novou pracovní náplň. 4. Zaměstnávání cizinců Vstupem České republiky do Evropské unie se mění postoj Úřadu práce k zaměstnávání cizinců: a) občan EU a Švýcarska - smlouva uzavřena na více jak 7 po sobě jdoucích dní nepotřebují povolení k práci, zaměstnavatel osobně hlásí cizince na příslušném ÚP (ÚP Praha 1) na formuláři: Informace o nástupu zaměstnání a to nejpozději v den výkonu práce, ve třech vyhotovení. Tuto potvrzenou informaci předá pověřený zaměstnanec zároveň s uzavřenou dohodou na rektorát k dalšímu zpracování b) občan EU a Švýcarska smlouva do 7 po sobě jdoucích dnů nemusí se osobně chodit na ÚP, zaměstnavatel má stále oznamovací povinnost. Oznámení je hlásí formou dopisu c) ostatní cizinci z nečlenů EU nemusí se osobně chodit na ÚP, zaměstnavatel má stále oznamovací povinnost. Oznámení je hlásí formou dopisu. Tito cizinci bez povolení k práci mohou na území ČR pracovat maximálně 7 po sobě jdoucích dní a zároveň platí, že v kalendářním roce nesmí výkon jeho práce přesáhnout 30 dní. 5. Daňové úlevy Zaměstnanec může při osobní návštěvě ve mzdové účtárně podepsat formulář Prohlášení poplatníka daně z příjmů, které lze podepsat pouze u jednoho zaměstnavatele. V případě daňové úlevy u studentů je třeba doložit aktuální potvrzení o studiu a u invalidních důchodců (částečný nebo plný invalidní důchod) musí doložit potvrzení o výplatě důchodu např. dokladem z pošty nebo banky. 5
Část II. Dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr Při uzavírání dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr je nutné dodržovat ustanovení 71 a 232-239b ZP. Zaměstnavatel výjimečně může k plnění svých úkolů nebo k zabezpečení svých potřeb uzavírat s fyzickými osobami dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr: a) dohodu o provedení práce dále jen DPP (příloha č. 9), b) dohodu o pracovní činnosti dále jen DPČ (příloha č. 10), jestliže jde o práci: - jejíž pravidelný výkon nemůže zaměstnavatel zabezpečit v rámci předem stanoveného rozvržení pracovní doby, - jejíž výkon v pracovním poměru by byl z hlediska AMU neúčelný nebo nehospodárný z jiných důvodů. DPP i DPČ zaměstnavatel uzavírá písemně, smlouva musí mít vyplněny veškeré předepsané náležitosti viz přílohy jinak je smlouva neplatná. Sepisují se ve třech vyhotoveních (1 x zaměstnanec, 1x personální oddělení či PaM, 1x fakulta či org. složka). Veškeré dohody musí být uzavřeny před výkonem práce, DPČ musí být předány do osobního oddělení nejpozději do tří dnů po uzavření, DPP do 3 dnů po uzavření do PaM k dalšímu zpracování. Nesmí být uzavřeny s pracovníkem v hlavním nebo vedlejším pracovním poměru na činnost, která je předmětem jeho pracovní náplně. Změny dohody o provedení práce/pracovní činnosti (příloha č. 11) musí být včas předány do odd. PaM k dalšímu zpracování. Zaměstnanci AMU, kteří jsou pověřeni uzavíráním všech druhů dohod, jsou odpovědni za správnost uzavřené dohody a za dodržování výše uvedených paragrafů ZP. 1. Dohody o provedení práce (DPP) DPP může AMU uzavřít s fyzickou osobou, jestliže před - pokládaný rozsah práce, na který se dohoda uzavírá, není vyšší než 100 hodin. Do předpokládaného rozsahu práce se započítává veškerá doba práce konané zaměstnancem pro zaměstnavatele (AMU) v kalendářním roce (leden-prosinec daného roku) a hodiny se sčítají za všechny fakulty a organizační složky AMU. DPP nezakládá účast na zdravotním a sociálním pojištění. 6
2. Dohody o pracovní činnosti (DPČ) DPČ lze uzavírat pouze v rozsahu nepřekračujícím v průměru polovinu stanovené týdenní pracovní doby. Dodržování sjednaného a nejvýše přípustného rozsahu pracovní doby podle předcházejícího odstavce se posuzuje za celou dobu, na kterou byla dohoda uzavřena, nejdéle však za období 12 měsíců (např. září až srpen následujícího roku). Při výdělku vyšším 399Kč a rozsahu dohody delším než 7 po sobě jdoucích dnů se odvádí zdravotní a sociální pojištění, proto je třeba včas hlásit veškeré změny týkající se zdravotní pojišťovny. Zaměstnavatel má povinnost u DPČ odesílat evidenční list důchodového zabezpečení (ELDZ) a z tohoto důvodu je třeba vyplňovat vše, co smlouva požaduje. 3. Smlouvy uměleckého charakteru Tyto smlouvy jsou vypláceny v hrubých částkách, příjemce je povinen uvést tyto příjmy ve svém daňovém přiznání. Pouze smlouvy za příspěvky do periodik do výše 3.000Kč jsou zdaněny 10% daní. Vzhledem k variabilitě smluv jsou příslušné tiskopisy vytvářeny dle potřeby organizačních složek AMU, ale musí obsahovat veškeré náležitosti, potřebné k výplatě honoráře, včetně vyplněného likvidačního razítka a čísla účtu příjemce. 4. Granty, doplňková činnost Pro veškeré druhy dohod, uzavíraných v rámci grantů a dalších aktivit hlavní činnosti a doplňkové činnosti platí všechny zásady stanovené tímto Výnosem. 5. Příkazy k výplatě Řádně vyplněné příkazy k výplatě (příloha č. 20 k metodickému pokynu vedoucí EO č. 1/04 o oběhu účetních dokladů na AMU) je nutné dodat do mzdové účtárny v termínech určených v Harmonogramu pro měsíční zpracování mezd. Odměna za vykonanou práci je splatná ve výplatním termínu mezd, stanoveném ve Vnitřním mzdovém předpisu AMU článek 16, odstavec 1a. Výplata se provádí převodem odměny na účet zaměstnance či příjemce. Přílohou příkazu k výplatě u dohod provozního charakteru musí být výkaz odpracovaných hodin. 7
Seznam příloh: 1) návrh na přijetí pracovníka a jeho mzdové zařazení 2) pracovní smlouva 3) mzdový výměr 4) výstupní list 5) dohoda o rozvázání pracovního poměru 6) návrh na změnu pracovní smlouvy 7) návrh na změnu mzdového výměru 8) změna pracovního poměru 9) dohoda o provedení práce 10)dohoda o činnosti 11)změna dohody o provedení práce/pracovní činnosti 8