MPSV, odbor řízení pomoci z ESF ZADÁVACÍ DOKUMENTACE PRO VEŘEJNOU ZAKÁZKU MALÉHO ROZSAHU KOMPLEXNÍ ZAJIŠTĚNÍ CELODENNÍ KONFERENCE ESF NOVÉ OBDOBÍ konané dne 22.11. v Praze a dne 4.12. v Brně Praha, 19. října 2007 1
1. Zadavatel Stát: Instituce: Česká republika Ministerstvo práce a sociálních věcí ČR Odpovědný útvar: Řídící orgán - Odbor řízení pomoci z ESF (odbor 72), Ředitelka: PhDr. Iva Šolcová Oddělení koncepce, koordinace a finančního řízení Ved. oddělení: Mgr. Markéta Pěchoučková Kontaktní osoba: Ing. Kamila Davidová Tel.: 226 206 857 e-mail: kamila.davidova@mpsv.cz 2. Předmět zakázky Předmětem zakázky je komplexní zajištění konference ESF Nové období dne 22.11. v Praze a 4.12. v Brně. Konference budou probíhat od 08:30 17:00 v reprezentativních prostorách v Praze a Brně. Předpokládaný počet účastníků každé konference je 200-250 osob. Tato veřejná zakázka malého rozsahu je hrazena z prostředků technické asistence Operačního programu Rozvoj lidských zdrojů a Jednotného programového dokumentu pro Cíl 3 (podílem 75% a 25%), opatření 5.2. Na konferenci v Praze vystoupí zástupci řídících orgánů a subjektů implementačních struktur programů Evropského sociálního fondu (ESF) Ministerstva práce a sociálních věcí, Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy, Magistrátu hlavního města Prahy, zahraniční a další hosté. V Brně vystoupí zástupci dvou řídících orgánů programů ESF Ministerstva práce a sociálních věcí, Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy, zahraniční a další hosté. Na těchto konferencích budou slavnostně představeny nové operační programy na období 2007-2013, které slouží jako nástroj pro čerpání prostředků ze strukturálních fondů EU, zároveň budou představeny projekty dobré praxe a bude zhodnoceno programové období 2004-06. 2
Zajištění místa konání 3. Požadované služby Zajištěním místa konání se rozumí objednání, pronájem a příprava vhodných prostor včetně technického vybavení, tj. ozvučení sálu, 5 pevných a 2 bezdrátových mikrofonů, plátno (notebook a dataprojektor může poskytnout zadavatel). Do technického vybavení spadá i zajištění tlumočnické kabiny pro překlad AJ/ČJ včetně sluchátek pro účastníky. Tlumočnické služby (se znalostí překladu problematiky EU) jsou také součástí poptávky. Zasedací pořádek bude školní uspořádání s předsednickým stolem na pódiu pro min 6 osob. V předsálí bude instalován stánek s informačními materiály o ESF s možností promítání audiovizuálních materiálů, který zajistí dodavatel. Stánek zůstane ve vlastnictví zadavatele po skončení konferencí. Požadavky na interiérový stánek: - lehce smontovatelný a převozitelný - variabilně složitelný a s možností jeho rozšíření do budoucna - potisk některých jeho panelů fotkami a logy - součástí stánku: 2 stojany na letáky, pult, stůl s 6 židlemi, uzamykatelná skříň - velikost plochy stánku cca 3x3 m2. Součástí výzdoby konferenčních sálů budou vlajky ČR a EU a panel ESF a OP LZZ, který poskytne zadavatel. Dodavatel také zajistí v místě konání směrové tabule a jmenovky na stůl dle zadavatelem dodaného seznamu. Všechny vytištěné materiály budou obsahovat logo ESF, OP LZZ a vlajku EU v souladu s Manuálem vizuální identity ESF v ČR II. vydání a Manuálem vizuální identity OP LZZ (ke stažení na webových stránkách www.esfcr.cz). Stravování Pro účastníky dodavatel zajistí oběd formou bufetového rautu, tři coffee breaky (ráno před začátkem, dopoledne a odpoledne), závěrečný přípitek s drobným pohoštěním. Po dobu jednání budou zajištěny nealkoholické nápoje Příprava podkladů Dodavatel zajistí rozeslání pozvánky účastníkům konference dle distribučního seznamu dodaného zadavatelem a zaznamenávání potvrzování účasti. Připraví i rozmnožení podkladů v odpovídajícím počtu, zajistí jejich kompletaci do pořadačů a připraví podklady pro účastníky. Dále zajistí dopravu podkladů a dalšího vybavení na místa konferencí i zpět do sídla zadavatele. Z konferencí také pořídí foto dokumentaci. 3
4. Cena Předpokládaná hodnota zakázky včetně opce je 1.000.000,- Kč bez DPH. Nabídková cena včetně DPH uvedená v nabídce bude považována za definitivní a nepřekročitelnou. 5. Opce V případě dodatečně zjištěné potřeby (např. organizace tiskové konference v rámci konferencí) si zadavatel vyhrazuje právo nejpozději do 10-ti dnů před datem konáni jednotlivých konferencí rozšířit předmět zakázky uvedený v bodě 2 a 3 zadávací dokumentace o další stejné nebo obdobné služby, a to na základě objednávky vybranému dodavateli. Hodnota těchto služeb nesmí překročit 100 000,- Kč bez DPH. a. Základní pokyny 6. Pokyny pro zpracování a předložení nabídky Nabídka musí být vypracována v českém jazyce. Variantní řešení nabídky nebude akceptováno. Nabídka musí být na titulní straně podepsána zástupcem uchazeče, který je oprávněn za uchazeče jednat. Nabídka musí být zadavateli doručena/předložena v 1 originále a 2 kopiích (kopie označeny). Originální výtisk nabídky musí obsahovat originály či úředně ověřené kopie požadovaných dokladů o právní subjektivitě uchazeče. Nabídka musí být doručena v obálce opatřené nápisem Neotvírat do doby jednání hodnotící komise, názvem tohoto výběrového řízení a zpětnou adresou uchazeče. Všechny oddíly a přílohy nabídky budou svázány v jeden celek. Nabídka bude osobně předána nebo doručena zásilkovou službou na MPSV, Odbor řízení pomoci z ESF (72) do rukou Ing. Kamily Davidové, popř. na sekretariát odboru 72, ulice Kartouzská 4, 150 00 Praha 5, nejpozději do 26. října 2007 do 12.00 hodin. V pracovní dny budou nabídky přijímány od 8:30 do 15:00 hod. Upřesňující dotazy k zadávací dokumentaci je možné zaslat na adresu kamila.davidova@mpsv.cz nejpozději do 24. října 2007. 4
b. Členění nabídky Nabídka musí být strukturována následujícím způsobem (část 1 na začátku): 1) Identifikace uchazeče (obchodní firma, sídlo, kontaktní adresa, IČ, DIČ, telefon, elektronická adresa, případně fax, jméno statutárního zástupce, bankovní spojení) 2) Věcná část (obsah) nabídky 3) Finanční část 4) Doklady prokazující právní způsobilost uchazeče 5) Přílohy ( návrhy stánku apod.) c. Způsobilost uchazeče Uchazeč musí splňovat požadavek na kvalitu nabízené služby i právní požadavky na uchazeče. Uchazeč musí předložit doklady prokazující splnění obecných požadavků. Těmito doklady jsou: originál nebo ověřená kopie výpisu z obchodního rejstříku ne starší 3 měsíce, je-li uchazeč v rejstříku zapsán ověřená kopie oprávnění k podnikání, tj. živnostenského listu, koncesní listiny nebo jiné listiny vydané podle zvláštních právních předpisů, která je předmětem činnosti dodavatele čestného prohlášení, kterým uchazeč stvrzuje, že o není v likvidaci, o na majetek uchazeče nebyl prohlášen konkurz, povoleno vyrovnání, nebylo proti němu zahájeno konkurzní nebo vyrovnávací řízení nebo nebyl návrh na prohlášení konkurzu zamítnut pro nedostatek majetku úpadce, o nemá nedoplatky: v evidenci daní a poplatků, na pojistném a na penále na veřejné zdravotní pojištění, na pojistném a na penále na sociální zabezpečení, na příspěvku na státní politiku zaměstnanosti. Prohlášení musí být podepsané osobou oprávněnou jednat jménem uchazeče, případně doložené plnou mocí zmocňující k jednání jménem uchazeče. Podpis na této plné moci musí být úředně ověřen. 5
d. Věcná část (obsah) nabídky Věcná část nabídky bude strukturována následujícím způsobem: 1. Titulní list (název zakázky, zadavatel) a identifikace uchazeče + heslo k el. verzi nabídky 2. Specifikace nabízených služeb specifikace by měla maximálně kopírovat rozpis poptávaných služeb uvedené v čl. 3, přičemž uchazeč doplní relevantní kategorie služeb nebo položky služeb, které hodlá dodat nad rámec vymezený v bodě 3. 3. Popis organizace a managementu akce 4. Nabídka konferenčních prostor pro realizaci konference 5. Nabídka jídelníčku 6. Návrh konferenčního stánku 7. Popis zkušeností uchazeče v předmětu zakázky spolu s referencemi realizovaných akcí 8. Popis zkušeností členů realizačního týmu 9. Datum a podpis osoby oprávněné jednat jménem uchazeče 10. Přílohy e. Finanční část nabídky Bude obsahovat: 1. předpokládanou celkovou cenu bez DPH i s DPH v Kč (neplátce uvede, že není plátcem DPH) 2. návrh rozvrhu plateb. 7. Hodnocení a výběr nabídky Vyhlášení a celková administrace výběrového řízení se řídí postupy dle Manuálu OP RLZ a JPD 3. Jedná se o zakázku malého rozsahu do 2.000.000 Kč, zadávanou formou tzv. zjednodušeného výběrového řízení. Pověřený člen hodnotící komise otevře obálky s nabídkami podle času doručení. Po otevření všech nabídek členové hodnotící komise posoudí formální správnost nabídek. V případě, že nabídka zásadním způsobem nevyhoví formálním požadavkům, vyřadí komise tuto nabídku z dalšího hodnocení. Po věcné stránce budou nabídky hodnoceny dle dílčích kvalitativních kritérií, které jsou popsány níže. Z hodnocení se vyhotovuje protokol, který podepíší členové hodnotící komise. Protokol z jednání komise a výsledky jednání podléhají souhlasu zadavatele. Uchazeč bude vyloučen z účasti ve výběrovém řízení pokud nebude jeho nabídka úplná, přehledná a jednoznačná nebo neprokáže způsobilost. 6
Věcné hodnocení nabídek Hodnocení se bude řídit pokyny pro hodnocení nabídek, zveřejněné v rubrice Zadávací řízení na www.esfcr.cz, které vychází z platného zákona o zadávání veřejných zakázek. Hodnocení nabídek bude provedeno pomocí níže stanovených kritérií. Kritérium Podkritérium Maximální počet bodů 1. Celková kvalita nabídky 1.1. Posouzení celkové přehlednosti nabídky 8 2. Kvalita služeb 2.1 Posouzení kvality a vhodnosti návrhu organizačního zajištění akce 2.2 Posouzení kvality konferenčních prostor a technického vybavení (technické splnění zadání, uspořádání sálů apod.) 2.3 Lokalizace konferenčních prostor (časová vzdálenost, dopravní dostupnost apod.) 2.4 Návrh stánku vč.grafického návrhu a jeho vybavení 2.1 12 2.2 17 2.3 8 2.4 5 3. Kvalita organizátora akce a realizačního týmu 3.1 Posouzení referencí, předchozích organizovaných akcí a zkušeností týmu 20 4. Celková cena 4.1 Celková navrhovaná cena za vypracování projektu 30 7