Výzva k podání nabídky na veřejnou zakázku: POŘÍZENÍ ELEKTRONICKÉ SPISOVÉ SLUŽBY OBCE S ROZŠÍŘENOU PŮSOBNOSTÍ IVANČICE A ŘEŠENÍ SPISOVÉ SLUŽBY OBCÍ VE SPRÁVNÍM OBVODU OBCE S ROZŠÍŘENOU PŮSOBNOSTÍ zadávanou podle 6 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění, jako zakázku malého rozsahu 1. Údaje o zadavateli, kontaktní osoba: Název: Město Ivančice Zastoupené starostou MUDr. Vojtěchem Adamem Sídlo: Palackého náměstí 196/6, 664 91 Ivančice Identifikační číslo: 00281 859 Daňové identifikační číslo: CZ00281859, je plátcem DPH Bankovní spojení: Komerční banka, 125911/0100 Kontaktní osoba: Ing. Jiří Chrustawczuk vedoucí odboru informačních systémů Tel.: 546 419 488 E-mail: chrustawczuk@selfnet.cz webové stránky: http://www.ivancice.cz 2. Vymezení předmětu plnění: Předmětem výběrového řízení je dodávka SW a souvisejících služeb nezbytných pro realizaci nasazení systému elektronické spisové služby pro městský úřad Ivančice a dále tyto subjekty: Kulturní a informační centrum, Městské lesy, Penzion pro důchodce, Městská policie, Knihovna, Pečovatelská služba. Součástí této zakázky malého rozsahu je dodávka licencí, implementační práce včetně zaškolení uživatelů a roční podpora dodaného systému. ZADAVÁCÍ DOKUMENTACE Systém musí umožnit vedení elektronické podatelny a spisové služby ve smyslu platné legislativy. V rámci elektronické podatelny zajistí všechny funkce nutné k přijetí, zpracování a vypravení elektronického podání. U spisové služby vyřeší příjem, evidenci, oběh, vypravování, archivaci a skartaci dokumentů a spisů na úřadu. Dále systém zabezpečí přesný způsob přidělování čísel jednacích, označení a evidenci jednotlivých dokumentů, proces jejich zpracování, přenosu do centrální evidence, vyřazování a archivaci dle vnitřních předpisů objednatele. Systém bude určen na řízení oběhu dokumentů v elektronické i písemné podobě od jejich vstupu, přes přidělení, vypracování odpovědi až vypravení na výpravně. 1
Systém bude podporovat označení papírových písemností čárovým kódem, jejich digitalizaci a zařazování k odpovídajícím záznamům ve spisové službě. Systém umožní vedoucím pracovníkům přidělovat a kontrolovat práci podřízených, termíny vyřízení a stav vyřízení u jednotlivých dokumentů. Součástí systému bude možnost vytvářet potřebné statistické výstupy pro podporu vedení úřadu. Do systému budou mít přístup uživatelé s různými kompetencemi a tím pádem i s odpovídajícím přístupem k funkcím systému a datům. Spisová služba musí vyhovovat specifikacím dotační výzvy Ministerstva vnitra České republiky v rámci Integrovaného operačního programu na Rozvoj služeb e-governmentu v obcích (číslo výzvy 06) na pořízení elektronické spisové služby obce s rozšířenou působností a řešení spisové služby obcí ve správním obvodu obce s rozšířenou působností (dále jen Dotační výzva). Zadávací dokumentace je dále zveřejněna na internetových stránkách zadavatele http://www.ivancice.cz na elektronické úřední desce. O využití služeb hostované spisové služby má podle předběžných jednání zájem cca. 6 obcí správního obvodu. Technické požadavky na provoz aplikace serverová část provoz na HW a SW platformě definované Dotační výzvou klientská část plná funkčnost v operačních systémech MS Windows 2000 a vyšší přístup prostřednictvím tenkého klienta s využitím internetového prohlížeče (musí podporovat IE 6, 7 a 8, Firefox 3) mimo specifických výjimek typu podatelna s případným napojením na frankovací stroj nebo skenovací linku komunikace přes internet musí být šifrovaná (např. https, ftps,... ) další specifikace interface na provozované agendové systémy - zejména VITA Stavební úřad, OK Nouze, RŽP, Czech POINT, Yamaco software. možnost napojení na frankovací stroj možnost nahlížení do elektronických spisů možnost rozšíření o automatické konverze do PDF z nejběžnějších formátů dokumentů (doc, xls, odt, ods, rtf, docx, xlsx,... ) technická podpora vazba na provoz datových schránek zajištění bezplatné technické podpory po celou dobu udržitelnosti projektu školení pro uživatele úřadu i uživatele pověřených obcí bez možnosti žádat finanční náhradu za tyto služby po celou dobu trvání projektu 2
Popis prostředí: Městský úřad Ivančice Na cca 100 stanicích jsou jednotně nainstalovány Windows XP. Jednotně je také nainstalován a používán Microsoft Office 2007. K běžným programů provozovaným na stanicích patří také Adobe Reader 9, antivirový program Nod 32 4.x. Subjekty: Kulturní a informační centrum, Městské lesy, Penzion pro důchodce, Městská policie, Knihovna, Pečovatelská služba Na PC uvedených subjektů je jednotně nainstalován Windows XP na jedné nebo více pracovních stanicích. Každý subjekt disponuje připojením k Internetu. Požadavkem je zajištění provozování elektronické spisové služby na všech stanicích výše uvedených subjektů. Obce správního obvodu IT vybavení v obcích správního obvodu je velmi různorodé. V rámci zřízení/dovybavení pracoviště CzechPoint na obcích jsou vybaveny stanicemi s prostředím Windows XP nebo Vista a multifunkčním zařízením s TWAIN rozhraním. 3. Termíny plnění: Začátek plnění: 7. 12. 2009 Ukončení plnění: Najetí zkušebního provozu s povinností komunikace s datovými schránkami nejpozději do 30.12. 2009 Najetí základního provozu nejpozději od 30. 4. 2010 Předání kompletního provozu nejpozději 30. 8. 2010 4. Místo plnění: Městský úřad Ivančice, Palackého náměstí 196/6, 664 91 Ivančice, sídla subjektů Kulturní a informační centrum, Městské lesy, Penzion pro důchodce, Městská policie, Knihovna, Pečovatelská služba v Ivančicích a obecní (městské) úřady obcí správního obvodu. 5. Identifikace uchazeče Uchazeč uvede o sobě základní identifikační údaje, tj. obchodní firma či název právnické osoby nebo jméno a příjmení fyzické osoby - podnikatele, sídlo, právní forma, identifikační číslo a daňové identifikační číslo, jména, příjmení a funkce členů statutárního orgánu, jiné fyzické osoby oprávněné jednat jménem právnické osoby (vč. originálu či úředně ověřené kopie dokladu o takovém oprávnění např. plná moc), kontaktní spojení telefon, fax, e-mail a další údaje dle svého uvážení v rozsahu max. 2 str. A4. 3
6. Požadavky na prokázání kvalifikačních předpokladů: Předpokladem hodnocení nabídek je splnění: a) základních kvalifikačních předpokladů dle 53 zákona předložením čestného prohlášení ve znění, které je součástí zadávací dokumentace Příloha č. 1. (Čestné prohlášení v případě právnických osob činí ty osoby, které jednají jménem právnické osoby, a to v souladu se způsobem jednání a podepisování za právnickou osobu.) b) profesních kvalifikačních předpokladů stanovených v 54 písm. a) a b) zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění (dále jen zákon), to je: předložení výpisu z obchodního rejstříku, pokud je v něm uchazeč zapsán nebo výpisu z jiné obdobné evidence, pokud je v ní zapsán a předložení dokladu o oprávnění k podnikání v rozsahu odpovídajícím předmětu veřejné zakázky, zejména doklad prokazující příslušné živnostenské oprávnění či licenci. Uchazeč doloží originál nebo ověřené kopie příslušných listin; výpis z obchodního rejstříku nesmí být k poslednímu dni, ke kterému má být prokázáno splnění kvalifikace starší 90 dnů. c) technického kvalifikačního kriteria - předložení seznamu významných služeb odpovídajících poptávanému rozsahu a předmětu díla realizovaných uchazečem v prostředí státní správy a samosprávy, zejména v Jihomoravském kraji poskytnutých v posledních 3 letech s uvedením osoby zákazníka, která je schopna referenci uchazeče potvrdit, formou čestného prohlášení. V seznamu bude uveden rozsah (stručný popis služby), doba poskytování (zahájení ukončení) a objednatelé, kterým byly služby poskytnuty. Dodavatel splní technický kvalifikační předpoklad, pokud za poslední 3 roky poskytl min. 2 služby v rozsahu odpovídajícím této veřejné zakázce 7. Prohlášení: Uchazeč písemně prohlásí, že všechny údaje uvedené v nabídce jsou pravdivé, a že nezamlčel žádné skutečnosti podstatné pro jeho způsobilost k realizaci zakázky, a že je připraven spolehlivě a bez průtahů splnit podmínky zadání. (Příloha č. 2) 8. Zpracování nabídkové ceny: Nabídková cena za zakázku bude stanovena v rozsahu definovaném zadavatelem. Uchazeč uvede nabídkovou cenu v korunách českých. Nabídková cena bude v nabídce členěna jako cena bez DPH, sazba DPH, výše DPH a cena včetně DPH. Zadavatel je/není plátcem DPH. Cena bude rozdělena na: cena základní licence cenu licence hostované služby dle Výzvy pro obec správního obvodu cenu ročních provozních nákladů a technické podpory cena implementace a školení. 4
9. Další náležitosti nabídky: Technické parametry, popis nabízeného řešení včetně umožnění přístupu k demoverzi tenkého klienta. Záruky a forma zajištění technické podpory. Požadavky na součinnost - uvedení požadavků na součinnost ze strany zadavatele. Časový harmonogram průběhu realizace včetně plánu předávání jeho dílčích výstupů. Návrh smlouvy na dodávku (např. smlouva o dílo) i následnou podporu. Návrh smlouvy v nabídce bude podepsán oprávněnou osobou uchazeče v souladu se způsobem jednání právnické či fyzické osoby podle obchodního či občanského zákoníku. Nabídka, která bude obsahovat nepodepsanou smlouvu, bude vyřazena a uchazeč ze zadávacího řízení vyloučen pro nesplnění podmínek zadávacího řízení. Součástí nabídky bude návrh smlouvy o dílo v písemné i elektronické podobě (nosič dat např. disketa, CD, DVD ). 10. Způsob hodnocení nabídek: Předložené nabídky budou hodnoceny bodovým systémem podle níže uvedených kritérií: technické parametry nabízeného řešení váha 35 % celková cena za zakázku (cena licencí, implementace a školení) váha 30 % cena ročních provozních nákladů a technické podpory váha 20 % záruky a forma zajištění technické podpory váha 15 % Nabídky, které nesplní podmínky této Výzvy budou z hodnocení vyřazeny. 11. Lhůta, po kterou jsou uchazeči vázáni nabídkami: Uchazeči jsou svými nabídkami vázáni po dobu 30 dnů; tato lhůta začne běžet dnem následujícím po skončení lhůty pro podání nabídek. Uchazeči, jehož nabídka bude vybrána jako nejvhodnější se lhůta, po kterou je svou nabídkou vázán, prodlužuje do uzavření smlouvy, nejvíce však o 15 dnů. 12. Podmínky pro podání nabídek: Poštou se nabídka podává zadavateli na adresu: Město Ivančice, Palackého náměstí 196/6, 664 91 Ivančice. Na této adrese je možné též nabídku podat osobně a to na podatelně MěÚ Ivančice (vstup v přízemí vlevo), pondělí, středa od 8,00 do 17,00 hod., v úterý a čtvrtek od 8,00 do 11,30 a od 12,00 do 14,00 hod. a v pátek od 8,00 do 11,30 hod. a od 12,00 do 13,00 hod. Lhůta pro podání nabídek začíná běžet dnem následujícím po dni odeslání výzvy zájemci a končí dne 27. 11. 2009 v 10:00 hod. Rozhodující pro doručení nabídky je okamžik převzetí nabídky zadavatelem (nikoli předání k poštovnímu doručení). 5
Nabídka bude podána v neprůhledné obálce zabezpečené proti neoprávněné manipulaci přelepením, označena bude názvem zakázky a slovem NEOTVÍRAT a opatřena v místě uzavření obálky razítkem, příp. podpisem uchazeče, je-li fyzickou osobou, či jeho statutárního zástupce, je-li uchazeč právnickou osobou. Nabídky musí být zadavateli doručeny do konce lhůty pro podání nabídek. Na obálce musí být uvedena adresa, na níž je možné zaslat oznámení, že nabídka byla podána po uplynutí lhůty pro podání nabídek. Nesplnění těchto podmínek ze strany uchazeče vede k vyloučení nabídky uchazeče z hodnocení pro nesplnění podmínek zadávacího řízení. 13. Závěrečné informace Uchazeč má právo požadovat od zadavatele dodatečné informace o zakázce a to až do doby skončení lhůty pro podání nabídek. Otevírání obálek s nabídkami je neveřejné. Zájemce může podat pouze jednu nabídku. Žádná osoba se nesmí zúčastnit této soutěže jako uchazeč více než jednou. Náklady účastníků soutěže spojené s účastí ve výběrovém řízení zadavatel nehradí. Nabídky nebudou uchazečům vráceny. Zadavatel prohlašuje, že poskytnuté údaje o jednotlivých uchazečích považuje za důvěrné a bude je využívat jen pro účely tohoto výběrového řízení. Pokud nabídka nebude úplná nebo nebude obsahovat veškeré doklady a informace ve formě stanovené těmito zadávacími podmínkami, bude to mít za následek vyřazení nabídky; takováto nabídka nebude hodnocena. Zadavatel si vyhrazuje právo zrušit zadávací řízení kdykoliv až do uzavření smlouvy s vítězným uchazečem. Zadavatel si vyhrazuje právo jednat s vybraným zájemcem o upřesnění smlouvy o dílo, zejména změn termínů realizace v souvislosti s přidělením finančních prostředků. Předpokladem realizace akce je výrazný podíl finančních prostředků v souladu s vyhlášenou Dotační výzvou; zadavatel si proto vyhrazuje právo ukončit smluvní vztah založený smlouvou uzavřenou s vítězným uchazečem kdykoli v případě, že mu dotační prostředky na realizaci akce nebudou přiznány. Zadavatel upozorňuje na skutečnost, že vybraný dodavatel bude osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly dle 2e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole. V Ivančicích, dne 9. 11. 2009 MUDr. Vojtěch Adam starosta města Ivančice 6