POKYNY K VYPLNĚNÍ ZPRÁVY O ZAHÁJENÍ REALIZACE PROJEKTU financovaného v rámci Operačního programu Praha - Adaptabilita verze 1.1 platnost od 1. března 2011 ZPŮSOB PŘEDKLÁDÁNÍ ZPRÁVY O ZAHÁJENÍ REALIZACE PROJEKTU Zpráva o zahájení realizace projektu (dále jen Zpráva) se předkládá v předepsaném formátu 1x ve formě tištěné a 1x ve formě elektronické na CD. Případné přílohy Zprávy (viz níže) se předkládají pouze v tištěné formě. Zprávu musí podepsat statutární zástupce uvedený v grantové smlouvě. Pokud Zprávu podepisuje oprávněná osoba, musí být přiloženo pověření od statutárního zástupce uvedeného v grantové smlouvě. (V případě, že pověření bude platné pro celou dobu realizace projektu, stačí ho doložit pouze ve zprávě o zahájení realizace projektu; pokud bylo pověření pro oprávněnou osobu vydáno univerzálně pro celý projekt a bylo předloženo současně se projektovou žádostí OPPA (nebo následně), není nutné jej ke Zprávě dokládat, pouze se toto uvede do poznámky pod tabulkou, ve které je prostor pro podpis Zprávy). Listy Zprávy by měly být spolu pevně spojeny. Zpráva se předává osobně pracovníkům oddělení ESF odboru fondů EU Magistrátu hl. m. Prahy na adrese Jungmannova 29 (Škodův palác), Praha 1. Zprávu odevzdávejte příslušným pracovníkům podle prioritních os, ve kterých je projekt realizován (viz webové stránky www.oppa.cz sekce Kontakty: přímý odkaz: www.prahafondy.eu/cz/kontakty.html) v návštěvních dnech Magistrátu hl. m. Prahy nebo v jiném termínu na základě předchozí domluvy. Zprávu je nutné doručit do 15 kalendářních dnů od ukončení 2. měsíce realizace projektu, pokud v grantové smlouvě nebylo individuálně pro konkrétní projekt stanoveno jinak. Ve výjimečných případech je možné Zprávu (spolu s případnými přílohami) zaslat poštou na adresu: Magistrát hl. m. Prahy, FEU, oddělení ESF k rukám (napište příslušného kontaktního pracovníka podle prioritní osy) Jungmannova 29 110 01 Praha 1 Rozhodujícím datem pro splnění termínu předložení Zprávy je datum podání zásilky na poště. VYPLNĚNÍ ZPRÁVY I. ÚDAJE O PROJEKTU A O PŘÍJEMCI Registrační číslo projektu Uveďte číslo, které Váš projekt získal během registrace projektových žádostí. Toto číslo naleznete např. na formuláři B1 Potvrzení o převzetí projektové žádosti nebo v grantové smlouvě. Název projektu Uveďte název projektu tak, jak je uveden v grantové smlouvě. Verze 1.1, v platnosti od 1. března 2011 1 / 5
Příjemce Uveďte název příjemce podpory z OPPA tak, jak je uveden v grantové smlouvě (pokud nedošlo k oficiální změně názvu subjektu příjemce). Datum vypracování zprávy Uveďte datum, kdy bylo ukončeno zpracování zprávy o zahájení realizace projektu. Zhotovitel zprávy Uveďte jméno, příjmení, telefon a email osoby, která Zprávu zpracovala a je schopna zodpovědět případné dotazy či poskytnout požadovaná doplnění. Datum zahájení realizace projektu Uveďte datum zahájení realizace projektu tak, jak je uvedeno v grantové smlouvě. Datum ukončení realizace projektu Uveďte datum ukončení realizace projektu tak, jak je uvedeno v grantové smlouvě. II. MÍSTO REALIZACE Přesná adresa místa administrativního zázemí projektu Uveďte přesnou adresu místa, kde se nacházejí prostory pro administrativní zázemí projektu. Právní vztah příjemce / partnera k prostorám Zaškrtněte typ právního vztahu příjemce / partnera k prostorám vlastník, pokud prostory příjemce / partner vlastní či spoluvlastní; nájemník, pokud jsou prostory pronajaty; pokud je vztah jiný, uveďte do poznámky, o jaký vztah se jedná. Do poznámky uveďte datum podpisu smlouvy, pokud byla uzavřena, a období, na které byla uzavřena, případně popište problémy se zajištěním prostor a způsob jejich řešení. Přesná adresa prostor, kde jsou poskytovány služby podpořeným osobám Uveďte přesnou adresu prostor, kde se nacházejí prostory, ve kterých jsou poskytovány služby podpořeným osobám. Právní vztah příjemce / partnera k prostorám Zaškrtněte typ právního vztahu příjemce / partnera k prostorám vlastník, pokud prostory příjemce / partner vlastní či spoluvlastní; nájemník, pokud jsou prostory pronajaty; pokud je vztah jiný, uveďte do poznámky jaký. Do poznámky uveďte datum podpisu smlouvy, pokud byla uzavřena, a období, na které byla uzavřena, případně popište problémy se zajištěním prostor a způsob jejich řešení. Pokud dosud nemáte zajištěno místo poskytování služeb, uveďte tuto skutečnost. Pokud bude projekt realizován ve více prostorách, můžete tabulku do Zprávy zkopírovat dle potřeby. V případě, že v rámci projektu využíváte několik sídel, v nichž jsou poskytovány služby podpořeným osobám, tabulku pro uvedení adresy místa do Zprávy zkopírujte tolikrát, kolik odpovídá vašemu projektu. Do poznámky v rámci jednotlivých tabulek specifikujte, jaké činnosti projektu v daných prostorách probíhají či budou probíhat. III. REALIZAČNÍ TÝM Do tabulky je nutné uvést všechny členy užšího realizačního týmu, tj. zejména osobu odpovědnou za řízení projektu, osobu odpovědnou za sledování výdajů projektu, osobu odpovědnou za koordinaci realizace klíčových aktivit apod. Přehled musí zahrnovat klíčové osoby z realizačního týmu jak za příjemce, tak za partnery. Není rozhodující, zda zapojení těchto osob do projektu probíhá na základě pracovně právního vztahu mezi tímto pracovníkem a příjemcem či partnerem, nebo zda se jedná o pracovníka, jež působí jako dodavatel (včetně osoby samostaně výdělečně činné). Pokud to uznáte za vhodné, můžete do tabulky doplnit i pracovníky, kteří patří mezi odborné pracovníky např. lektory, metodiky apod. Výčet těchto pracovníků ovšem není povinný. Verze 1.1, v platnosti od 1. března 2011 2 / 5
Jméno a příjmení pracovníka Uveďte celé jméno a příjmení. Uvádí se pracovníci příjemce i partnerů, včetně pracovníků, kteří pro projekt pracují v rámci dodávky služeb. Funkce pracovníka v projektu Specifikujte, jakou funkci zaměstnanec v projektu zastává, např. manažer projektu, finanční manažer projektu, lektor apod. Druh (pracovně-právního nebo dodavatelského) vztahu Specifikujte druh vztahu. Uveďte následující zkratky: PS (pracovní smlouva), DPČ (dohoda o pracovní činnosti), DPP (dohoda o provedení práce), AS (autorská smlouva), dodavatel (v případech, kdy pracovník svou práci poskytuje jakožto službu, a to jakožto osoba samostatně výdělečně činná, či jako zaměstnanec dodavatele služeb pro projekt). Úvazek Uveďte rozsah pracovního úvazku, kterým se daný pracovník podílí na projektu (např. 0,5). Velikost pracovní úvazku pro projekt bývá uvedena v textu pracovní smlouvy, příp. dohody o pracovní činnosti. V případě dohody o provedení uveďte počet hodin, na který byla dohoda s pracovníkem projektu uzavřena. V případě, že byl v textu autorské smlouvy či smlouvy s dodavatelem sjednán předpokládaný počet hodin pro projekt, uveďte jej také; v opačném případě nechejte políčko prázdné. Datum vzniku pracovně-právního vztahu Uveďte datum, kdy vznikl pracovně-právní vztah. V případě autorské smlouvy a dodavatelského vztahu uveďte datum podpisu smlouvy. IV. REALIZACE PROJEKTU IV.1 Realizované klíčové aktivity Uveďte aktivity uskutečněné od zahájení projektu. Ke každé realizované aktivitě má ve Zprávě být samostatná tabulka, proto v případě potřeby do Zprávy nakopírujte další tabulky pro popis realizovaných aktivit. Číslo aktivity Uveďte číslo klíčové aktivity podle schválené projektové žádosti ve znění změn uvedených v grantové smlouvě. Název klíčové aktivity Uveďte název klíčové aktivity podle schválené projektové žádosti ve znění změn uvedených v grantové smlouvě. Období realizace aktivity Uveďte celé předpokládané období realizace aktivity podle schválené projektové žádosti ve znění změn uvedených v grantové smlouvě, nikoli pouze období v rámci měsíců, k nimž se zpráva o zahájení realizace projektu vztahuje. V případě, že došlo ke změně termínů realizace aktivit oproti grantové smlouvě, podrobně v části Podrobný popis realizace klíčové aktivity popište důvody této změny a uveďte upravené období realizace aktivity. Podrobný popis realizace klíčové aktivity Podrobně popište postup realizace klíčové aktivity s ohledem na prováděné činnosti, zapojenou cílovou skupinu, vstupy realizačního týmu, vazbu k rozpočtu projektu apod. Podrobně popište také odchylky od plánovaného postupu realizace klíčové aktivity. IV.2 Další informace o průběhu realizace projektu Podrobně popište další skutečnosti týkající se realizace projektu, např. úpravy postupu realizace klíčových aktivit v následujícím období, kroky realizace projektu, které nejsou zahrnuty v klíčových aktivitách apod. Verze 1.1, v platnosti od 1. března 2011 3 / 5
IV.3 PROBLÉMY PŘI REALIZACI PROJEKTU Popis problémů spojených s realizací projektu, které mají vliv na plnění jeho cílů Popište problémy při realizaci projektu. Popis opatření na odstranění těchto problémů Popište opatření, která jste přijali / přijmete pro řešení problémů spojených s realizací projektu. V. PUBLICITA Popis zajištění publicity a informování o projektu Popište, jakým způsobem o projektu v daném období informujete cílovou skupinu projektu a širokou veřejnost. Je nezbytné potvrdit, že při propagaci projektu jsou dodržována pravidla pro publicitu projektu uvedená v Projektové příručce OPPA. Doporučujeme dále uvést počet článků o projektu uveřejněných v daném období (včetně periodika a termínu publikování), počet tiskových zpráv, konferencí apod. VI. ZADÁVACÍ ŘÍZENÍ V této části se uvádí přehled zadávacích řízení, která byla vyhlášená (a případně už také ukončena či zrušena) v období, za které je Zpráva předkládána. Ukončeným zadávacím řízením se rozumí zadávací řízení, kde už došlo k podpisu smlouvy s dodavatelem. Název zadávacího řízení Uveďte název zadávacího řízení. Uvádějte informace pouze o zadávacích řízeních vyhlášených anebo uzavřených v období, za které je Zpráva předkládána. Do seznamu uvádějte i výběrová řízení, která byla zrušena bez ohledu na důvod tohoto zrušení. Není nutné popisovat detailně předmět zakázky, protože Magistrát hl. m. Prahy má přístup k zadávacím podmínkám každého vyhlášeného výběrového řízení díky povinnosti zveřejnit je na www.oppa.cz. Ke každému uzavřenému zadávacímu řízení je nutné písemně (tj. ve formě kopie včetně podpisů) předložit spolu se zprávou o zahájení realizace projektu zápis o posouzení a hodnocení nabídek, kopii smlouvy s vybraným dodavatelem a také kopii nabídky předložené dodavatelem, s nímž byla uzavřena smlouva. Uzavřeno V případě, že zadávací řízení již bylo uzavřeno (tj. byla podepsána smlouva s dodavatelem), uveďte ANO, pokud zadávací řízení stále probíhá, uveďte NE, pokud bylo zadávací řízení zrušeno vyhlašovatelem, uveďte ZRUŠENO. Byl uzavřen dodatek ke smlouvě s dodavatelem Uveďte ANO, pokud v daném monitorovacím období došlo k podpisu dodatku ke smlouvě s dodavatelem. V opačném případě uveďte NE. Poznámky Pokud se vyskytly nějaké problémy či jiné relevantní informace týkající se zadávacích řízení, uveďte je zde. VII. SMLOUVY O PARTNERSTVÍ Partner Uveďte název partnerské organizace. Tabulka musí zahrnovat všechny partnerské organizace s finančním podílem podle schválené projektové žádosti ve znění změn uvedených v grantové smlouvě. V případě, že došlo k podpisu smlouvy o partnerství i s partnerem bez finančního příspěvku, můžete tuto informaci do tabulky uvést; nejedná se ovšem o povinný údaj. Datum podpisu smlouvy o partnerství Uveďte datum, kdy byla smlouva podepsána. Pokud smlouva nebyla podepsána, nechte pole prázdné a do poznámky vysvětlete důvod. Poznámky Verze 1.1, v platnosti od 1. března 2011 4 / 5
Pokud se vyskytly nějaké problémy týkající se smluv o partnerství nebo partnerství samotného, uveďte je zde. Uveďte také další relevantní informace. VIII. NEPODSTATNÉ ZMĚNY PROJEKTU Formální změny ve sledovaném období Uveďte formální změny projektu jako jsou např. změna adresy pro doručení, změna statutárních zástupců, změna kontaktní osoby, změny smluv s partnery apod. Věcné změny ve sledovaném období Uveďte věcné změny projektu. Tyto změny aby měly charakter nepodstatných změn nesmějí mít vliv na charakter projektu a dosažení cílů, jedná se např. o změny harmonogramu realizace, změny realizačního týmu (rozdělení, slučování pozic) apod. PŘÍLOHA ZPRÁVY O ZAHÁJENÍ REALIZACE PROJEKTU V tabulce ve sloupci Přiloženo uveďte ANO, pokud je daná příloha součástí předkládané zprávy o zahájení realizace projektu, nebo NE, pokud přílohu v rámci zprávy nepředkládáte. Pokud je příloha Přehled uzavřených zadávacích řízení, překládána, nahrajte ji na CD, jež budete předkládat spolu s vytištěnou zprávou o zahájení realizace projektu. ČESTNÉ PROHLÁŠENÍ PŘÍJEMCE Kromě prohlášení o pravdivosti údajů obsažených ve Zprávě, prohlášení o bezdlužnosti, prohlášení o dodržování pravidel veřejné podpory a zadávání veřejných zakázek je zahrnut také bod 2, ve kterém příjemce prohlašuje, že realizace projektu odpovídá grantové smlouvě. Upozorňujeme, že dodržování grantové smlouvy znamená postupovat v souladu se schválenou projektovou žádostí a zejména také s aktuálně platnou Projektovou příručkou OPPA. Verze 1.1, v platnosti od 1. března 2011 5 / 5