Metodika financování a vykazování aktivit pro projekt

Metodika financování a vykazování aktivit pro projekt Komplexní individuální projekt pro zajištění poskytování sociálních služeb, jako podpůrný prostředek pro integraci sociálně znevýhodněných osob na trh práce na území hl. m. Prahy (dále jen Metodika ) verze 1.0 Metodika upravuje platební podmínky a monitoring mezi objednatelem a poskytovatelem sociálních služeb v rámci individuálního projektu Komplexní individuální projekt pro zajištění poskytování sociálních služeb, jako podpůrný prostředek pro integraci sociálně znevýhodněných osob na trh práce na území hl. m. Prahy (dále jen Individuální projekt či IP ), spolufinancovaného Evropským sociálním fondem v rámci Operačního programu Praha - Adaptabilita. Vybraní poskytovatelé služeb, se kterými bude uzavřena smlouva o zajištění poskytování sociálních služeb na základě výběrového řízení podle zákona 137/2006 Sb., ve znění pozdějších předpisů (dále jen poskytovatelé ), jsou v rámci projektu povinni se řídit uzavřenou smlouvou a touto Metodikou v platné verzi. 1. Výklad pojmů 1.1 Kontakt - setkání s klientem (či též uživatelem ), trvající nad 10 minut, - oboustranná interakce mezi pracovníkem v sociální službě a klientem, popř. zájemcem o sociální službu, která vede k prohloubení vzájemné důvěry anebo k vytvoření prostoru pro nabídku a následnou realizaci služby. Kontakt má zpravidla formu nestrukturovaného rozhovoru pracovníka s klientem a směřuje k zřetelnému cíli, který koresponduje s cíli služby a s dojednanými, individuálně naplánovanými osobními cíli uživatele (případně vede k uzavření dohody o poskytování či neposkytování sociální služby ve fázi jednání se zájemcem). - kontakt může být: osobní telefonický elektronický písemný Metodika financování a vykazování aktivit pro individuální projekt OPPA Stránka 1 z 12

1.2 Intervence - sociální práce s klientem (či též uživatelem ), trvající 30 minut a více, vnější zásah sociálního pracovníka nebo pracovníka v sociální službě do procesu změny životního stylu klienta/uživatele resp. zájemce o službu. Proces změny a konečný stav, ke kterému klient v rámci poskytování služby směřuje, je součástí osobní dokumentace o klientovi. - má zpravidla charakter strukturovaného rozhovoru a směřuje k zřetelnému cíli, který koresponduje s cíli služby a s dojednanými, individuálně naplánovanými osobními cíli uživatele. - intervence může mít podobu: osobního rozhovoru (záznam osobního rozhovoru je součástí dokumentace o poskytování služby) telefonického rozhovoru (záznam o telefonickém rozhovoru je součástí dokumentace o poskytování služby) elektronické popř. písemné korespondence, např. zpráva navazující instituci, odpovědi na dotazy klienta (e-mail je součástí dokumentace o poskytování služby) Záznamy o kontaktech a poskytnutých intervencích jsou součástí dokumentace o poskytování sociální služby. V případě intervence by navíc v dokumentaci mělo být jasně sepsáno, za jakým účelem byla intervence poskytnuta, co bylo jejím obsahem a jak dlouho trvala. Pro účely statistického vykazování: - Kontakt je vykazován vždy jako jeden kontakt, nelze ho načítat (po 10 minutách). - Intervence je vykazována vždy jako jedna intervence, nelze ji načítat (po 30 minutách). 1.3 Podpořená osoba (uživatel) - je každá osoba, se kterou je uzavřena smlouva o poskytnutí sociální služby na základě ustanovení 91 zákona č. 108/2006 Sb., o sociálních službách, ve znění platných předpisů. Každá identická osoba služby bude moci být jedním poskytovatelem služby za celou dobu realizace zakázky vykázána právě jednou. - jedná se o primární ukazatel, který bude sledován prostřednictvím povinného vykazovaní poskytovateli, kteří v rámci fakturace budou muset mimo jiné předkládat Metodika financování a vykazování aktivit pro individuální projekt OPPA Stránka 2 z 12

"Seznam podpořených osob" za dané zúčtovací období, který je součástí Výkazu poskytnutých služeb za zúčtovací období (viz Článek 2 bod 10 Metodiky a související přílohy k Metodice) - ukazatel počet podpořených osob se bude načítat kumulativně od počátku plnění za jednotlivá zúčtovací období Pro účely výkaznictví individuálního projektu smlouva o poskytování služby s podpořenou osobou legitimně zaniká na základě: - naplnění zakázky, dosažení cíle, - výpovědních důvodů (ty si stanovuje poskytovatel služby) V případě, že je smlouva o poskytování sociální služby uzavřena na dobu určitou (z jasně stanovených důvodů) a posléze je smlouva uzavřena znovu (evidentně nedošlo k přerušení poskytování služby), není možné takového klienta vykázat jako nového (resp. další podpořenou osobu). 1.4 Anonymní uživatelé Poskytovatel, který poskytuje takový druh sociální služby, která dle svého charakteru vyžaduje anonymní evidenci uživatelů (klientů) a postupuje dle standardu kvality soc. služeb č. 6.2 (tj. kontaktní centra, terénní programy), bude povinen po dohodě s objednavatelem individuálně upravit Výkazy poskytnutých služeb za zúčtovací období. Poskytovatel sociální služby, který bude v rámci individuálního projektu vykazovat anonymní uživatele (tj. podpořené či úspěšně podpořené osoby), musí mít jasně zpracovány následující kritéria a pravidla - vnitřní metodiku pro vedení evidence anonymních uživatelů (dále jen vnitřní metodika ). V této vnitřní metodice by mělo být jasně definováno: - V jakých případech organizace přistupuje k anonymní evidenci klienta? - Kdo tuto evidenci vede? - Popis systému vedení anonymní evidence? - Popis zabezpečení anonymní evidence klientů? - Vymezení okruhu osob, jež mají k anonymní evidenci přístup? Metodika financování a vykazování aktivit pro individuální projekt OPPA Stránka 3 z 12

1.5 Úspěšně podpořená osoba (uživatel) Úspěšně podpořená osoba je definována jako uživatel sociální služby, který se prostřednictvím podpory z projektu následně: - zapojí do procesu integrace na trhu práce, - využije službu pracovní rehabilitace či jiného nástroje v rámci státní politiky zaměstnanosti dle zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, - nalezne zaměstnání, - udrží si zaměstnání (osoby ohrožené ztrátou zaměstnání). Ukazatel úspěšnosti bude sledován (monitorován) zejména prostřednictvím tzv. individuálních plánů, které mají dle 88 zákona č. 108/2006 Sb., o sociálních službách poskytovatelé sociálních služeb vést. Jedná se o primární ukazatel, který bude sledován prostřednictvím povinného vykazovaní poskytovateli, kteří v rámci fakturace budou muset mimo jiné předkládat "Seznam úspěšně podpořených osob" za dané zúčtovací období, který je součástí Výkazu poskytnutých služeb za zúčtovací období (viz přílohy k Metodice). Ukazatel počet úspěšně podpořených osob se bude načítat kumulativně od počátku plnění za jednotlivá zúčtovací období. Poskytovatelé budou smluvně zavázáni k počtu úspěšně podpořených osob dle monitorovacích ukazatelů stanovených ve smlouvě o zajištění poskytování sociálních služeb. 1.6 Lůžko Lůžko, které služba nabízí v rámci poskytované sociální služby a je k dispozici uživatelům této služby. 1.7 Lůžko/den Počet dnů, po které uživatelé reálně využívají službu. Do využívání se započítá i doba, kdy uživatel není ve službě přítomen, ale má platnou smlouvu (např. je na návštěvě u rodiny apod.) Metodika financování a vykazování aktivit pro individuální projekt OPPA Stránka 4 z 12

2. Platební a fakturační podmínky 1. Podkladem pro úhradu smluvní ceny budou faktury, které budou mít náležitosti účetního dokladu, dle zákona o účetnictví (podle 11 zákona č.653/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů), náležitosti dle 28 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, a náležitosti stanovené 13a zákona č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník (dále jen faktura ). Faktura musí kromě zákonem stanovených náležitostí pro daňový doklad obsahovat také: a) číslo smlouvy o zajištění poskytování sociálních služeb (dále jen smlouva ) a datum jejího podpisu, číslo veřejné zakázky, b) předmět smlouvy, tj. text Poskytování služby... (doplňte název služby dle smlouvy) v rámci projektu Komplexní individuální projekt pro zajištění poskytování sociálních služeb, jako podpůrný prostředek pro integraci sociálně znevýhodněných osob na trh práce na území hl. m. Prahy, číslo projektu CZ.2.17/2.1.00/30005, za zúčtovací období... (doplňte aktuální období). c) označení banky a čísla účtu, na který má být zaplaceno (pokud je číslo účtu odlišné od čísla uvedeného ve smlouvě, je poskytovatel povinen o této skutečnosti v souladu se smlouvou objednatele informovat), d) relevantní Výkazy poskytovaných služeb za zúčtovací období v písemné i elektronické podobě (viz článek 2 bod 10 Metodiky a přílohy k Metodice), e) Ostatní náležitosti daňového dokladu dle 28 zákona č.235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. 2. Sociální služby jsou osvobozeny od DPH na základě 59 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. 3. První platbu objednatel poskytne poskytovateli formou zálohy (na základě vystavené zálohové faktury) ve výši 62,5 % z ceny celkem dle smlouvy na 1. a 2. Zúčtovací období. Zálohová faktura bude vystavena a doručena objednateli nejpozději do 10 dnů od nabytí účinnosti smlouvy. Splatnost zálohové faktury bude 30 dnů ode dne jejího doručení objednateli. 4. Pokud po podpisu smlouvy není služba poskytována, zálohovou fakturu vystavit nelze. V tomto případě lze zálohovou fakturu vystavit nejdříve ke dni zahájení činnosti. 5. Zálohová faktura bude vyúčtována zúčtovací fakturou vždy za celé jedno zúčtovací období. Zúčtovací faktura musí být doručena Objednateli nejpozději do 10 kalendářních dnů ode dne skončení zúčtovacího období. Řádné vyúčtování zálohy za Metodika financování a vykazování aktivit pro individuální projekt OPPA Stránka 5 z 12

předchozí zúčtovací období bude podmínkou pro poskytnutí zálohy na další zúčtovací období. 6. Další zálohové faktury budou propláceny na základě zálohových faktur ve výši 100 % z předpokládaných poskytnutých služeb, které vzniknou v následujícím zúčtovacím období. Základem pro výpočet výše zálohové faktury je alikvotní poměr smluvní ceny dle uzavřené smlouvy o poskytování služeb za dané zúčtovací období. Zálohová faktura bude vystavena a doručena objednateli nejpozději do 10 dnů od počátku dalšího zúčtovacího období. Splatnost zálohové faktury bude 30 dnů ode dne jejího doručení objednateli. 7. Do 10 dnů od skončení každého zúčtovacího období vystaví poskytovatel zúčtovací fakturu dle skutečně poskytnutých služeb v daném zúčtovacím období (stanoveného v článku 3 Metodiky). Datum uskutečnění zdanitelného plnění je poslední den zúčtovacího období. 8. Splatnost zúčtovací faktury činí 30 kalendářních dnů ode dne doručení faktury objednateli. 9. Zúčtovací faktura musí být doručena objednateli nejpozději do 10 dnů od ukončení zúčtovacího období. 10. Zúčtovací faktura bude vystavena na základě všech relevantních podkladů dle Smlouvy o zajištění poskytování sociálních služeb, především pak Výkazu poskytnutých služeb za zúčtovací období (viz. všechny přílohy této metodiky). Výkaz (Výkazy) poskytovaných služeb je tvořen z následujících částí, které jsou přílohami Metodiky. Jde o: a) Přílohu č. 1a, 1b nebo 1c: (Protokol o plnění aktivit) podle formy poskytované služby, b) Přílohu č. 2a: (Seznam podpořených osob) za zúčtovací období. Každý identický uživatel služby může být jedním poskytovatelem služby za celou dobu realizace zakázky vykázán právě jednou. Poskytovatel, který poskytuje takový druh sociální služby, která dle svého charakteru vyžaduje anonymní evidenci uživatelů a postupuje dle standardu kvality soc. služeb č. 6.2, je povinen po dohodě s objednatelem individuálně upravit Přílohu č. 2a, c) Přílohu č. 2b: (Seznam úspěšně podpořených osob) za zúčtovací období. Každý identický uživatel služby může být jedním poskytovatelem služby za celou dobu realizace zakázky vykázán právě jednou. Poskytovatel, který poskytuje takový druh sociální služby, která dle svého charakteru vyžaduje anonymní evidenci uživatelů a postupuje dle standardu kvality soc. služeb č. 6.2, je povinen po dohodě s objednatelem individuálně upravit Přílohu č. 2b, d) Přílohu č. 3a b: Vyúčtování služeb dle forem sociálních služeb. Metodika financování a vykazování aktivit pro individuální projekt OPPA Stránka 6 z 12

e) Přílohu č. 4a b: (Průběžná zpráva o průběhu poskytování sociální služby) za sledované období f) Přílohu č. 5a b: (Plnění předmětu smlouvy) podle formy poskytované služby. Poskytovatel vyplňuje relevantní části Výkazu poskytovaných služeb dle povahy poskytované sociální služby. 11. Fakturovaná částka se bude skládat z pevné a pohyblivé části. 12. V případě pobytové formy poskytování sociální služby (Azylové domy pro jednotlivce, Azylové domy pro rodiny s dětmi, Domy na půl cesty, některé služby v rámci Sociální rehabilitace) je financování upraveno následovně: a) Pevná část je vázána na počet lůžek k dispozici (požadovaný počet lůžek je uveden ve smlouvě) a činí 70 % z ceny za měsíc za příslušné zúčtovací období. Tvoří tedy fixní částku, kterou poskytovatel získá vždy, pokud sám nesníží počet lůžek oproti počtu, který bude mít uveden ve smlouvě. Při snížení požadované kapacity (počtu lůžek) bude výše pevné části poměrnou procentuální částí krácena. b) Pohyblivá část fakturované částky je vázána na obložnost služby, tzn. počet skutečně poskytnutých lůžko-dnů v poměru k požadované kapacitě dle smlouvy, a může se pohybovat od 0 % do 50 % z ceny za měsíc za příslušné období. Při výpočtu se vychází z níže uvedené tabulky. obložnost (zaokrouhleno procent z ceny za měsíc matematicky na celá procenta) nad 115 % 50 % 101 115 % 40 % 71 100 % 30 % 51 70 % 20 % 40 50 % 10 % méně než 40 % 0 % Za dobu trvání smlouvy může součet fakturovaných pohyblivých částí dosáhnout maximálně 30 % z celkové ceny. c) Za dobu trvání smlouvy lze vystavit zúčtovací faktury maximálně do výše smluvně sjednané částky. Rozhodným obdobím pro výpočet částky dle písm. a) a b) je kalendářní měsíc, přičemž tato částka je vypočtena alikvotně k době trvání smlouvy. Metodika financování a vykazování aktivit pro individuální projekt OPPA Stránka 7 z 12

13. V případě ambulantní a terénní formy poskytování sociální služby (Terénní programy, Nízkoprahová denní centra, Sociálně terapeutické dílny, Sociální rehabilitace, Kontaktní centra) je financování upraveno následovně: a) Pevná část je vázána na dodržení časového rozsahu poskytovaní sociální služby vymezené v registru poskytovatelů sociálních služeb a činí 70 % z ceny za měsíc za příslušné zúčtovací období. Při omezení pracovní doby oproti údajům v registraci bude výše pevné části poměrnou procentuální částí krácena. b) Pohyblivá část fakturované částky je vázána na vytíženost služby, tzn. počet skutečně poskytnutých intervencí a kontaktů nebo počet uživatelů ve službě v poměru k požadovanému množství dle smlouvy, a může se pohybovat od 0 % do 50 % z ceny za měsíc za příslušné období. Při výpočtu se vychází z níže uvedené tabulky. vytíženost (zaokrouhleno procent z ceny za měsíc matematicky na celá procenta) nad 115 % 50 % 101 115 % 40 % 81 100 % 30 % 61 80 % 20 % 50 60 % 10 % méně než 50 % 0 % Za dobu trvání smlouvy může součet fakturovaných pohyblivých částí dosáhnout maximálně 30 % z celkové ceny. c) Za dobu trvání smlouvy lze vystavit zúčtovací faktury maximálně do výše smluvně sjednané částky. Rozhodným obdobím pro výpočet částky dle písm. a) a b) je kalendářní měsíc, přičemž tato částka je vypočtena alikvótně k době trvání smlouvy. 14. Objednatel je oprávněn vadnou fakturu před uplynutím lhůty splatnosti vrátit druhé smluvní straně bez zaplacení k provedení opravy v těchto případech: a) nebude-li faktura obsahovat některou z povinných nebo dohodnutých náležitostí, b) bude-li chybně vyúčtována cena, 15. Ve vrácené faktuře objednatel vyznačí důvod vrácení. Poskytovatel provede opravu vystavením nové faktury. Vrátí-li objednatel vadnou fakturu poskytovateli, přestává běžet původní lhůta splatnosti. Celá lhůta splatnosti běží opět ode dne doručení nově vyhotovené faktury objednateli. Metodika financování a vykazování aktivit pro individuální projekt OPPA Stránka 8 z 12

16. Výše fakturované částky za zúčtovací období bude snížena o částku odpovídající poskytnuté záloze. 17. V případě, že poskytovatel z jakéhokoli důvodu nezačne nebo přestane poskytovat služby specifikované ve smlouvě ve stanoveném rozsahu, je povinen toto neprodleně, nejpozději však do 7 kalendářních dnů, písemně (popř. faxem nebo e-mailem) oznámit objednateli a je povinen zajistit obnovení poskytování těchto služeb ve lhůtě do 60 kalendářních dnů ode dne oznámení této skutečnosti. 18. V případě ukončení smluvního vztahu je poskytovatel povinen předložit Závěrečnou zprávu a vyrovnat veškeré finanční závazky vzniklé v rámci projektu do 30 kalendářních dnů ode dne ukončení smluvního vztahu. 19. Minimální počet podpořených a úspěšně podpořených osob je stanoven ve Smlouvě o zajištění poskytování sociálních služeb a její příloze. 20. Sankce za neplnění smluvních povinností se řídí platnou Smlouvou o zajištění poskytování sociální služby, uzavřené s poskytovatelem. 3. Zúčtovací období 1. zúčtovací období: od data uzavření smlouvy do září 2011 2. zúčtovací období: realizace služby od října 2011 do prosince 2011 3. zúčtovací období: realizace služby od ledna 2012 do března 2012 Zúčtovací období skončí nejpozději k 31. 3. 2012. 4. Kontrola a monitoring 1. Objednatel je oprávněn poskytování sociálních služeb ověřit v místě poskytování, a to formou ohlášené nebo neohlášené kontroly. 2. Pravidelné kontroly na místě min. 1x za dobu trvání smlouvy (za období poskytování finanční podpory v rámci Individuálního projektu) u poskytovatele (v případě podání společné nabídky více subjekty bude kontrola provedena u každého člena sdružení). U poskytovatele, který poskytuje více sociálních služeb, bude zajištěna kontrola všech poskytovaných sociálních služeb, jež jsou předmětem smlouvy o zajištění poskytování sociálních služeb. V případě potřeby může příjemce podpory vykonat u poskytovatele mimořádnou (neohlášenou) kontrolu na místě. Metodika financování a vykazování aktivit pro individuální projekt OPPA Stránka 9 z 12

3. V kterékoliv fázi Individuálního projektu i po jeho skončení mohou v rámci kontroly na místě proběhnout kontroly procesů a věcné a obsahové kontroly. Předmětem kontroly procesů bude: a. Dokumentace (smlouva o zajištění poskytování sociálních služeb, Výkazy poskytovaných služeb, způsob zajištění archivace dokumentace) b. Dodržování pravidel propagace a publicity c. Dodržování zákazu duplicitního financování z jiných veřejných zdrojů za stejným účelem, který je předmětem Smlouvy o zajištění poskytování sociálních služeb. 4. Předmětem věcné a obsahové kontroly bude: a. Dodržování časového harmonogramu realizace předmětu a účelu Smlouvy o zajištění poskytování sociálních služeb, b. Soulad realizovaných činností se Smlouvou o zajištění poskytování sociálních služeb, případně odpovídající změnám uvedených ve Výkazech poskytovaných služeb, c. Soulad cílové skupiny osob s cílovou skupinou dle přílohy č. 1 Smlouvy o zajištění poskytování sociálních služeb, d. Plnění monitorovacích ukazatelů (primárních a sekundárních), včetně podkladů, kterými poskytovatel prokazuje jejich naplňování. 5. Finanční kontrola: Tato kontrola je založena na kontrole finanční stránky, kontrole účetních dokladů (osobní náklady, cestovní náhrady, zařízení a vybavení apod.). 6. Předmětem kontroly je ověření doložitelnosti údajů, které poskytovatelé uvádějí ve Výkazech poskytovaných služeb (Článek 2 bod 10 Metodiky) s dokumentací předloženou na místě. Součástí kontroly je také monitoring poskytovaných služeb. 7. Průběh kontroly včetně závěrů a zjištěných skutečností bude předmětem tzv. Protokolu z kontroly. 8. Poskytovatel je povinen předložit při realizaci kontroly veškeré doklady a prohlášení dokládající skutečný stav vykazovaných ukazatelů dle charakteru sociální služby blíže viz tabulka. Tabulka s přehledem vykazovaných ukazatelů pro individuální projekt dle charakteru sociální služby podle zákona 108/2006 Sb., ve znění pozdějších předpisů Metodika financování a vykazování aktivit pro individuální projekt OPPA Stránka 10 z 12

Druh sociální služby Vykazované ukazatele pro IP Azylové domy ( 57) Domy na půl cesty ( 58) Nízkoprahová denní centra ( 61) Kontaktní centra ( 59) Sociálně terapeutické dílny ( 67) Sociální rehabilitace ( 70) Terénní programy ( 69) 1) Kapacita lůžek 2) Počet lůžko/den za měsíc 3) Počet podpořených osob 4) Počet úspěšně podpořených osob 1) Kapacita lůžek 2) Počet lůžko/den za měsíc 3) Počet podpořených osob 4) Počet úspěšně podpořených osob 1) Počet kontaktů za měsíc 2) Počet intervencí za měsíc 3) Počet podpořených osob 4) Počet úspěšně podpořených osob 1) Počet kontaktů za měsíc 1) Počet uživatelů ve službě za měsíc 2) Počet podpořených osob 3) Počet úspěšně podpořených osob 1) Počet kontaktů za měsíc 2) Počet intervencí za měsíc 3) Kapacita lůžek 4) Počet lůžko/den za měsíc 5) Počet podpořených osob 6) Počet úspěšně podpořených osob 1) Počet kontaktů za měsíc 2) Počet podpořených osob 3) Počet úspěšně podpořených osob 9. V případě, kdy to vyžaduje charakter sociální služby (viz bod 1. 4 Metodiky), nebo na žádost kontrolní osoby je poskytovatel povinen předložit interní metodiku vedení evidence anonymních uživatelů, dle které jsou kontrolovány údaje uváděné u vykazovaných nových anonymních uživatelů a interní metodiku pro stanovení podmínek vykazování a evidování nového uživatele. Metodika financování a vykazování aktivit pro individuální projekt OPPA Stránka 11 z 12

5. Aktualizace metodiky Objednatel služeb si vyhrazuje právo na aktualizaci metodiky. Veškeré změny v metodice budou platné ode dne schválení Odborem sociální péče Magistrátu Hlavního města Prahy a pro poskytovatele závazné dnem jejich zveřejnění na webových stránkách Odboru sociální péče Magistrátu Hlavního města Prahy - http://socialni.praha.eu/jnp/cz/financovani_socialni_oblasti/evropsky_socialni_fond/projekt y_primeho_prideleni/komplexni_individualni_projekt/index.html Metodika financování a vykazování aktivit pro individuální projekt OPPA Stránka 12 z 12