Energy Performance Contracting Energetické služby se zárukou PROCES přípravy výběrového řízení veřejné zakázky na poskytování energetických služeb se zaručeným výsledkem metodou EPC Prosinec 2012 Praha
OBSAH Úvod 3 Proces přípravy a organizace výběrového řízení 4 Přípravná fáze 5 Fáze před podáním nabídek 5 Fáze výběru poskytovatele 5 Náležitosti zadávací dokumentace 7 Definice zadávací dokumentace 7 Zákonné náležitosti zadávací dokumentace 7 Obsah zadávací dokumentace nad rámec zákonných náležitostí 8 Přílohy zadávací dokumentace 8 Přehled možných hodnotících kriterií 9 2
Úvod Proces výběru dodavatele veřejné zakázky na poskytování energetických služeb se zaručeným výsledkem je sice organizačně i administrativně náročný, ale při kvalitní přípravě takového projektu řešeného metodou EPC (z angl. Energy Performace Contracting) je pro zadavatele veřejné zakázky výsledkem úspěšný projekt, do kterého nemusí vložit celý objem potřebných investičních prostředků na rekonstrukci energetických technologických zařízení. Nejdůležitějším rysem metody EPC ovšem je, že poskytovatel energetických služeb se zadavateli zaručí za dosažení smluvně sjednaného objemu úspor energie přepočteného na úspory provozních nákladů, ze kterých je splácena vynaložená investice. Zadavatel má tedy ve své podstatě smluvně zaručeno, že projekt bude úspěšný. K tomu je ovšem potřeba připravit kvalitní podklady a celý proces zadávacího řízení veřejné zakázky. Čím kvalitnější bude zpracovaná zadávací dokumentace, tím kvalitnější nabídky zadavatel od uchazečů obdrží. Přitom projektová dokumentace není zpracovávána jako podklad pro zadávací dokumentaci, ale zpracovává ji až vítězný uchazeč. Soutěží se o komplexní návrh řešení, v rámci kterého je nejdůležitější objem dosažitelného snížení provozních nákladů, zejména spotřeby energie. www.apes.cz prosinec 2012 Dokument byl zpracován za finanční podpory Státního programu na podporu úspor energie a využití obnovitelných zdrojů energie pro rok 2012 Program EFEKT. 3
Proces přípravy a organizace výběrového řízení V následujícím grafu je uvedeno schéma procesu přípravy a organizace výběrového řízení veřejné zakázky na poskytování energetických služeb metodou EPC z pohledu zadavatele. 4
Přípravná fáze Příprava projektu realizace úsporných opatření metodou EPC spočívá především ve zjištění, zda je realizace projektu řešeného metodou EPC vhodná, zda je její přínos ve formě potenciálních úspor dostatečný. V rámci vypracování analýzy vhodnosti metody EPC jsou především soustředěny a zpracovány informace o energetické náročnosti objektů a o výchozím stavu vybraných objektů. Vzhledem ke komplexnosti analýzy je vhodné, aby byla zpracována odbornou nezávislou společností disponující potřebnými zkušenostmi. Prostředky na zpracování analýzy je možné získat z části prostřednictvím dotačního titulu (program EFEKT Ministerstva průmyslu a obchodu). Kvalitně zpracovaná analýza se stává základním podkladem pro kvalitně vypracovanou zadávací dokumentaci. Fáze před podáním nabídek Na základě zpracované analýzy lze určit objekty vhodné pro realizaci úsporných opatření metodou EPC. Zadavatel dále vybere nejvhodnější způsob formy výběrového řízení na poskytovatele energetických služeb. V praxi je nejčastěji v případě veřejného sektoru volena forma jednacího řízení s uveřejněním. Proces jednacího řízení s uveřejněním je upraven zákonem č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách ve znění pozdějších předpisů. V souvislosti s tím je třeba učinit administrativní kroky, které souvisejí s oficiálním vyhlášením soutěže a jejím uveřejněním v souladu se zmíněným zákonem o veřejných zakázkách. Prvotně je uveřejňováno oznámení předběžných informací a následně oznámení o zakázce. Zároveň je zpracovávána kompletní zadávací dokumentace. Zadávací dokumentace je předána uchazečům, kteří splnili kvalifikační předpoklady pro účast v soutěži stanovené zadavatelem v oznámení o zakázce. Fáze výběru poskytovatele Uchazečům, kteří splní požadované kvalifikační požadavky stanovené v oznámení o zakázce, je odeslána výzva k předložení nabídek a k převzetí zadávací dokumentace. Poté uchazeči na základě informací obsažených zadávací dokumentaci a jejích přílohách a na základě vlastních zjištění při osobních prohlídkách objektů zpracovávají své nabídky. Prohlídky objektů jsou z důvodu transparentnosti organizovány pro všechny uchazeče najednou. Zároveň v případě nejasností či upřesnění uchazeč vznáší na zadavatele dotazy, které jsou zodpovídány shodně všem účastníkům zadávacího řízení. Nabídku uchazeči předávají zadavateli v požadované formě a požadovaným způsobem podle předem definovaných požadavků. Po obdržení nabídek následuje jejich úvodní vyhodnocení a stanovení předběžného pořadí nabídek, které je sděleno všem uchazečům. Následuje jednání o nabídkách se všemi uchazeči, a to opět podle 5
příslušných paragrafů zmíněného zákona o veřejných zakázkách. Na základě výsledků jednání je vždy provedeno další předběžné hodnocení nabídek podle hodnotících kriterií definovaných v zadávací dokumentaci. Uchazeči jsou vždy s výsledkem seznámeni způsobem stanoveným zákonem. Tento proces se opakuje v případě požadavků na doplnění nabídek vznesených zadavatelem prostřednictvím hodnotící komise i několikrát. V souvislosti s konečným jednáním s uchazeči jsou předloženy konečné podoby nabídek a na základě konečného hodnocení nabídek uchazečů je stanoven vítěz výběrového řízení. Oficiálně je výběrové řízení ukončeno schválením výsledku výběrového řízení příslušným orgánem zadavatele. Zadavatel následně oznámí výsledek výběrového řízení účastníkům výběrového řízení a zároveň zajistí v zákonné lhůtě jeho uveřejnění. Vítěz výběrového řízení předloží zadavateli návrh smlouvy a po oboustranném schválení její konečné podoby dojde k jejímu podpisu. Samotný proces výběru poskytovatele energetických služeb je organizačně i administrativně náročný, předkládané nabídky jsou s ohledem na specifika poskytované služby poměrně složité, jak po stránce obchodního vztahu, tak po stránce technické. Proto v praxi bývá přípravou a organizací veřejné zakázky pověřena nezávislá odborná poradenská společnost. Spolupráce s poradenskou společností do značné míry eliminuje pozdější spory vyplývající ze smluvního vztahu. 6
Náležitosti zadávací dokumentace Na základě dlouhodobých zkušeností je nejvhodnějším způsobem vyhlášení veřejné zakázky na poskytování energetických služeb metodou EPC jednací řízení s uveřejněním. Tento způsob je řešen v souladu se zněním zákona o veřejných zakázkách. V rámci veřejné zakázky na poskytování energetických služeb se soutěží o komplexní návrh řešení, který má revitalizovat technologická zařízení související se spotřebou energie a využít k tomu v maximální míře potenciál úspor energie. Z toho důvodu není efektivní nejprve zpracovat na určité řešení projektovou dokumentaci a nechat je ocenit, ale rovnou hledat ekonomicky optimální kombinaci řešení. K tomu lze využít postupy metody EPC a zadavatel může po podání nabídek ještě v souladu se zákonem požadovat v rámci jednacího řízení dodatečné úpravy nabídek, aby řešení co nejlépe vyhověla potřebám zadavatele. Definice zadávací dokumentace Zadávací dokumentace je definována v zákoně o veřejných zakázkách jako soubor dokumentů, údajů, požadavků a technických podmínek zadavatele vymezujících předmět veřejné zakázky v podrobnostech nezbytných pro zpracování nabídky. Zadávací dokumentace je jakýmsi manuálem pro zpracování nabídky uchazeče, proto by měl být kladen důraz na její kvalitní zpracování. Dobře zpracovaná zadávací dokumentace zjednoduší a zefektivní proces výběrového řízení a eliminuje sporné body při jednáních s uchazeči. Vzhledem k náročnosti zpracování dokumentace je vhodné zvážit možnost zpracování zadávací dokumentace externí odbornou firmou. Zákonné náležitosti zadávací dokumentace Zákon č. 55/2012 Sb., kterým se mění zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách ve znění pozdějších předpisů stanovuje následující minimální náležitosti 1 zadávací dokumentace: a) obchodní podmínky, včetně platebních podmínek, případně též objektivních podmínek, za nichž je možno překročit výši nabídkové ceny, b) technické podmínky, je-li to odůvodněno předmětem veřejné zakázky c) požadavky na varianty podmínek, pokud je zadavatel připustil d) požadavek na způsob zpracování nabídkové ceny e) podmínky a požadavky na zpracování nabídky (takovým způsobem, aby nabídky jednotlivých uchazečů byly srovnatelné) f ) způsob hodnocení nabídek podle hodnotících kriterií a g) jiné požadavky zadavatele na plnění veřejné zakázky. 1 Zákon rozšiřuje minimální náležitosti zadávací dokumentace pro veřejné zakázky na stavební práce. Metoda EPC je klasifikována jako služby, proto náležitosti veřejných zakázek na stavební práce nejsou řešeny. 7
Obsah zadávací dokumentace nad rámec zákonných náležitostí Podstatné náležitosti 1. Místo a předmět plnění s vymezeným rozsahem činností, na něž se veřejná zakázka vztahuje (místo plnění, tj. seznam objektů), většinou vyplývá z analýzy vhodnosti metody EPC v balíčku objektů určených zadavatelem. Analýzu zpravidla zpracovává externí odborná firma. 2. Významné termíny: a. prohlídek místa plnění b. podání nabídek c. otevírání nabídek 3. Podmínky pro podání nabídek 4. Požadovaná struktura nabídky případně lze zadávací dokumentaci doplnit o vzor nabídky v příloze dokumentace. Doplňkové náležitosti a požadavky 1. Uvedení povinných opatření, jsou-li požadována u jednotlivých objektů či komplexně 2. Doplnění seznamu objektů se zpracováním jejich popisu a dalších náležitostí 3. Seznam příloh nabídky a jejich vzory vzor/formulář přílohy rovněž umožní snazší srovnatelnost a přehlednost nabídek. Jedná se především o: a. Návrh vzorové smlouvy na poskytování energetických služeb b. Popis současného stavu objektů c. Referenční hodnoty spotřeby energie, případně dalších provozních nákladů (zpravidla jsou referenční hodnoty zpracovány zvlášť pro zadávací dokumentaci) Přílohy zadávací dokumentace Zadavatel doplní zadávací dokumentaci o přílohy, které standardizují podobu hodnocených částí nabídek, zpřehlední je a usnadní jejich srovnatelnost jako jeden ze základních principů hodnocení. Vhodnými přílohami k zadávací dokumentaci minimálně jsou: Krycí list nabídky Návrh vzorové smlouvy poskytování energetických služeb Popis současného stavu objektů Referenční spotřeba energie, případně ostatních provozních nákladů Popis současného stavu zpracovaný zpracovatelem na uchazeči nezávislým, je objektivním výchozím bodem pro návrh opatření jednotlivých uchazečů. Uchazeči tento popis doplňují o vlastní poznatky při prohlídkách míst plnění. Referenční spotřeba energie je v případě tepelné energie výsledkem přepočtu skutečně naměřených hodnot ve vztahu k teplotám v daném roce denostupňovou metodou. Použití této metody zaručuje srovnatelnost spotřeby tepelné energie na vytápění mezi jednotlivými roky doby trvání smlouvy. Referenční spotřeba energie mimo tepelné energie na vytápění vychází ze spotřeby minulých let. Referenční spotřeba energie je srovnávací základnou pro vyhodnocování dosažených úspor v průběhu trvání smlouvy. 8
Přehled možných hodnotících kriterií Způsob hodnocení nabídek podle hodnotících kriterií musí být v zadávací dokumentaci uveden ze zákona. Výběr hodnotících kriterií je na zadavateli, při výběru hodnotících kriterií však musí zadavatel kromě svých priorit brát zřetel na charakter objektů určených pro realizaci opatření. Základními hodnotícími kriterii jsou výše garantovaných úspor za dobu trvání smluvního vztahu a nabídková cena. Výše garantovaných úspor by měla být primárně hodnoceným kriteriem. Je pak na zvážení zadavatele, jak úspory bude hodnotit, případně s jakou vahou. Hodnotící kriteria mohou být objektivní (měřitelná) nebo subjektivní (neměřitelná přímo, ale prostřednictvím bodového hodnocení). Dále jsou uvedeny příklady často používaných hodnotících kritérií: 1. Výše zaručených úspor (ve finančním vyjádření, nebo v technických jednotkách) variantně dle významu oblasti úspor a. Tepelná energie b. Elektrická energie c. Voda d. Ostatní provozní náklady 2. Nabídková cena (diskontovaná/nediskontovaná) Možnost rozdělení na: cena komplexně nebo cena dle jednotlivých komponent i. Cena za instalaci opatření ii. Cena za financování iii. Cena za provádění energetického managementu 3. Kvalita technického návrhu komplexní posouzení technického návrhu U tohoto hodnotícího kriteria je vhodné posouzení podložit kombinací subkriterií, jako jsou například: smluvní podmínky, podrobnost a kvalita navrženého řešení, rozsah služeb, dodržení harmonogramu, posouzení vzorců pro výpočet úspor, zohlednění specifik možnosti realizace opatření apod. Hodnotící kriteria mohou být doplněna, případně kombinována o další kriteria, ovšem vždy je třeba jejich kombinaci volit co nejlépe vzhledem k povaze připravované realizace úsporných opatření a vzhledem k potřebám zadavatele. 9