COMPLIANCE PROGRAM Profil a hodnoty společnosti Pokyny pro zaměstnance
OBSAH 1 PROFIL 2 HODNOTY 3 CO JE TO COMPLIANCE? 4 PRAVIDLA CHOVÁNÍ A DODRŽOVÁNÍ ETICKÉHO KODEXU SPOLEČNOSTI A JEJICH ZAMĚSTNANCŮ VNĚJŠÍ VZTAHY A TRH DODRŽOVÁNÍ PRAVIDEL HOSPODÁŘSKÉ SOUTĚŽE, ZÁKAZ KARTELOVÝCH DOHOD VZTAHY S DODAVATELI A OBCHODNÍMI PARTNERY NEPŘÍPUSTNÉ PLATBY A DARY, POHOŠTĚNÍ, AKCE BOJ PROTI KORUPCI PREVENCE PRANÍ ŠPINAVÝCH PENĚZ KONFLIKTY ZÁJMŮ SPOLUPRÁCE S ORGÁNY VEŘEJNÉ MOCI ZAMĚSTNANECKÉ VZTAHY SPRAVEDLIVÉ POSTUPY V ZAMĚSTNÁVÁNÍ DISKRIMINACE MANAGEMENT A VEDOUCÍ ZAMĚSTNANCI ŽIVOTNÍ PROSTŘEDÍ, OCHRANA ZDRAVÍ, BEZPEČNOST PRÁCE OCHRANA OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ A DAT DUŠEVNÍ VLASTNICTVÍ OCHRANA INFORMACÍ 5 KAM PORUŠENÍ PRAVIDEL NAHLÁSIT?
1 Profil
Jsme významným ryze českým výrobcem a dodavatelem zabezpečovací, telekomunikační, informační a automatizační techniky, zejména se zaměřením na oblast dopravy. Dodávky jsou zaměřeny na oblast kolejové dopravy, silniční telematiky, telekomunikací a systémů pro řízení metra. Ve službách, které poskytujeme, jsme komplexní. Od analýzy, přes vlastní výzkum a vývoj, projekci, k výrobě a montáži, následnému záručnímu servisu a možné demontáži po uplynutí životnosti. Jsme stabilní společnost, s více než 1 600 zaměstnanci, a na trhu působíme již více než 60 let. Mezi naše nejsilnější stránky patří nejnovější technické trendy a špičková základna našich vysoce kvalifikovaných pracovníků. Kromě toho splňujeme nejnáročnější evropské standardy, modifikujeme zařízení dle přání klientů a poskytujeme záruční i pozáruční servis 24 hodin denně, 365 dní v roce. CERTIFIKACE: Systém managementu jakosti ISO 9001:2008 Systém environmentálního managementu ISO 14001:2004 Systém managementu bezpečnosti a ochrany zdraví při práci OHSAS 18001:2007 ČLENSTVÍ V ASOCIACÍCH: UNIFE ACRI UNISIG K výrazným atributům naší společnosti patří rozvoj zahraničních zakázek. Své zahraniční aktivity centralizujeme. Dceřiné společnosti a organizační složky umisťujeme do klíčových strategických teritorií jako je Litva, Bělorusko, Srbsko, Černá Hora, Turecko, Řecko, Chorvatsko, Polsko, Bulharsko a Indie.
2 Hodnoty
Základními hodnotami naší společnosti jsou jednoznačně bezpečnost a spolupráce. Všichni společně usilujeme o společensky odpovědné vedení společnosti, při kterém se řídíme všeobecně platnými etickými a morálními zásadami jako jsou integrita, poctivost a respekt. Tyto hodnoty jsou reprezentované principy chování jak společnosti, tak i jejich jednotlivých zaměstnanců, projevující se v postojích a projevech v oblastech jako jsou boj proti korupci a praní špinavých peněz, férové hospodářské soutěže, ochrany informací, bezpečnosti, ochrany zdraví a životního prostředí a dalších. Pravidla pro dodržování hodnot jsou stanovena pro celou společnost a její zaměstnance jednotně. Při jednání navenek s našimi partnery na trhu se chováme právně konformně, v plném souladu se zákony a pravidly férové hospodářské soutěže. Podporujeme etické podnikání jako takové. Uvědomujeme si, že směšování soukromých a obchodních zájmů může ve svém důsledku vést ke konfliktu zájmů, a z toho důvodu jej rovněž odmítáme. V RÁMCI ZÁKLADNÍCH HODNOT PODPORUJEME: FÉROVOST, SLUŠNOST, RESPEKT POCTIVOST OCHRANU ŽIVOTNÍHO PROSTŘEDÍ A ZDRAVÍ BEZPEČNOST PRÁCE TÝMOVOU SPOLUPRÁCI OCHRANU INFORMACÍ A SOUKROMÍ NA DRUHOU STRANU ODMÍTÁME: KORUPCI PORUŠOVÁNÍ PRAVIDEL HOSPODÁŘSKÉ SOUTĚŽE KARTELY PRANÍ ŠPINAVÝCH PENĚZ ZNEUŽÍVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ DISKRIMINACI
3 Co je to compliance?
Compliance = jednání dle určitých přijatých standardů COMPLIANCE PROGRAM naší společnosti chápeme jako soubor principů a opatření k zajištění právně konformního chování zaměstnanců, členů statutárních orgánů, obchodních partnerů a dalších osob, které jsou angažovány v rámci výkonu činnosti naší společnosti.
4 Pravidla chování a dodržování etického kodexu společnosti a jejich zaměstnanců
Pravidla etického chování (dále jen etický kodex ), a pravidla jejich uplatňování nastoluje trend řízení společnosti a jejich dalších doprovodných aktivit. Tyto požadavky na chování společnosti a jejich zaměstnanců se věcně shodují s požadavky na uznávaný právní a etický rámec odpovědného podnikání, integrity chování ve vztahu k obchodním partnerům, zaměstnancům a veřejnosti. Všichni společníci společnosti, jednatelé, členové dozorčí rady, vedoucí pracovníci i řadoví zaměstnanci jsme povinni etický kodex dodržovat. Etický kodex tvoří součást kolektivní smlouvy společnosti, čímž je zaručena provázanost s odborovou organizací, která u naší společnosti působí. Všichni zaměstnanci jsou povinni se seznámit s obsahem interních předpisů a směrnic společnosti, musí je znát, a při své každodenní pracovní činnosti se jimi řídit. Jinými slovy již při nástupu do práce v naší společnosti se zaměstnanci seznamují s programem našich hodnot a zásadami chování, a jsou poučeni o tom, že taková pravidla chování jsou při práci ve společnosti přísně vyžadována. Za zprostředkování a seznámení se s tímto programem hodnot jsou odpovědní vedoucí pracovníci. Při závadném chování či jednání zaměstnanců, které se programu hodnot příčí, jsou všichni zaměstnanci povinni takové porušení či nedodržování svému vedoucímu nahlásit. Co se týče majetku společnosti, tak s ním zacházíme velice odpovědně. Naše majetkové hodnoty si samozřejmě chráníme, a proto i každý náš zaměstnanec je povinen s ním nakládat pečlivě a šetrně tak, aby nedošlo k jeho poškození, ztrátě či zničení. Každý náš zaměstnanec si uvědomuje a zároveň je poučen o tom, že nerespektování programu hodnot, etického kodexu, zákonů či interních předpisů a směrnic znamená porušení pracovních povinností, které může mít disciplinární důsledky. Vedle toho může mít závadné chování zaměstnance i důsledky trestněprávní. VNĚJŠÍ VZTAHY A TRH DODRŽOVÁNÍ PRAVIDEL HOSPODÁŘSKÉ SOUTĚŽE, ZÁKAZ KARTELOVÝCH DOHOD Každý zaměstnanec respektuje právo na konkurenci na trhu a dodržuje pravidla soutěžního práva a hospodářské soutěže, a to včetně pravidel přijatých na úrovni práva Evropské unie. S žádnou společností, která má na trhu konkurenční postavení vůči společnosti, nesmějí být uzavřeny dohody, které potlačují hospodářskou soutěž, omezují obchody s dodavateli a rozdělují zákazníky, trhy, oblasti nebo výrobu. Všichni zaměstnanci se snaží legitimními prostředky o udržení a zlepšování společnosti v hospodářské soutěži na relevantním trhu. Možné narušení hospodářské soutěže je ve společnosti poté řešeno ve spolupráci s právním odborem. Co tedy dodržujeme? NE-hovoříme s konkurenty o cenách, objemech výroby, výrobních kapacitách, prodejích, nabídkách, ziscích, ziskových maržích, nákladech a jiných parametrech s cílem vyvolat paralelní chování konkurenta. NE-uzavíráme ujednání a dohody, které omezují svobodu stanovení cen při opětovném prodeji nebo které obsahují doložky nejvyšších výhod či dohody o exkluzivitě, a dohody o upuštění od hospodářské soutěže. VZTAHY S DODAVATELI A OBCHODNÍMI PARTNERY Všichni zaměstnanci společnosti postupují při vyjednávání a uzavírání smluv a obchodů s dodavateli a zákazníky vždy čestně a v souladu s platnými právními předpisy a vnitřními předpisy společnosti, zejména etickým kodexem a touto příručkou. Ve zmíněném procesu je vždy zvážen přínos a prospěšnost daného obchodu či zakázky, finanční výhodnost a ekonomická racionalita. Dodavatelé nesmějí být žádným nečestným způsobem zvýhodňováni či upřednostňováni oproti jiným, obdobně i obchodní partneři. Dbáme o to,
aby dodavatelé i obchodní partneři byli vybíráni vhodným a objektivním způsobem, na základě kvality a ceny plnění, s ohledem na hodnoty společnost vyjádřené v etickém kodexu. Obchodní transakce, které realizujeme, vychází z aktuálních podmínek na trhu a jejich předpokládaného vývoje. Celková spolupráce s obchodními partnery musí vždy přispívat k naplňování základního účelu, pro který byla společnost založena. NEPŘÍPUSTNÉ PLATBY A DARY, POHOŠTĚNÍ, AKCE Zaměstnanci společnosti nesmí dávat ani přijímat projevy pohostinnosti, dary a pozornosti, které neodpovídají běžným obchodním zvyklostem, a mohly by být chápány jako forma sjednání výhody či úplatek. Zmíněné pravidlo se dotýká i jiných hmotných statků, služeb a dalších benefitů, které mohou být dány či nabízeny. Určitou výjimku mohou tvořit obchodní a prezentační předměty (na kterých se ve většině případů nachází logo firmy), ale vždy pouze za konkrétních okolností, které nemohou samy o sobě či ve spojení s jinými okolnostmi ovlivnit obchodní úsudek a obchodní rozhodnutí. Tatáž pravidla se vztahují i na pohoštění či společenské akce. BOJ PROTI KORUPCI Podnikáme eticky a formy úplatkářství a korupce netolerujeme. Odmítáme a vystupujeme proti všem formám korupčního jednání. Co tedy dodržujeme? NE-slibujeme a NE-poskytujeme platby, jiné věci či práva, které by mohly pro třetí osoby znamenat osobní výhody. Takové platby, jiné věci a práva od třetích osob NE-přijímáme. K uvedeným činnostem NE-využíváme třetí osoby. Dále v této souvislosti dbáme o to, aby veškeré výkazy, doklady a faktury nebyly chybné, nepřesné, neúplné či zavádějící. PREVENCE PRANÍ ŠPINAVÝCH PENĚZ Před navázáním obchodního vztahu si zaměstnanci musí obchodního partnera prověřit (získat informace z veřejně dostupných zdrojů) a zjistit jeho důvěryhodnost. Co tedy dodržujeme? NE-vykonáváme nebo se NE-zapojujeme do aktivit, které by mohly naznačovat, že jde o legalizaci výnosu z trestné činnosti (jedná se například o převody majetku s vědomím, že tento majetek pochází z trestné činnosti, za účelem utajení nebo zastření nezákonného původu tohoto majetku nebo za účelem napomáhání osobě, která se páchání trestné činnosti účastní). KONFLIKTY ZÁJMŮ Při jednáních jsou zaměstnanci odpovědní za to, aby rozhodnutí byla vždy v nejlepším zájmu společnosti bez ohledu na osobní zisk. Co je to konflikt zájmů? konfliktem zájmů nazýváme situaci, kdy je rozhodování zaměstnance, nebo i obchodního partnera, ovlivněno v důsledku osobních ekonomických zájmů, politické nebo národní spřízněnosti, rodinných nebo citových vazeb či dalších společných vazeb či dalších společných zájmů Střety zájmů mohou vznikat při poskytování pozorností, darů, zábavy, dobročinných příspěvků, příspěvků politickým stranám, sponzorských příspěvků a při blízkých osobních vztazích s třetími stranami. Zaměstnanci se těmto střetům aktivně vyhýbají.
SPOLUPRÁCE S ORGÁNY VEŘEJNÉ MOCI Orgánům veřejné moci poskytujeme maximální součinnost při provádění zákonných kontrol ze strany těchto orgánů. Oprávnění či zmocnění zaměstnanci společnosti spolupracují s orgány veřejné moci především při zmíněných kontrolách, ale také v případech jiného kontaktu s orgány veřejné moci. Zaměstnanci mohou spolupracovat s orgány veřejné moci v oblastech, ve kterých disponují odbornými znalostmi a zkušenostmi, které mohou pomoci při plnění úkolů veřejného zájmu nebo zabránění vážnému ohrožení životního prostředí, zdraví, bezpečnosti a majetku. S ohledem na předmět svého podnikání vedle toho usilujeme o technický pokrok na základě spolupráce s veřejnými institucemi, vysokými školami, univerzitami a jinými organizacemi podílejícími se na výzkumu a vývoji. ZAMĚSTNANECKÉ VZTAHY SPRAVEDLIVÉ POSTUPY V ZAMĚSTNÁVÁNÍ Klademe důraz na stabilní vztah se svými zaměstnanci, jehož základem je společné úsilí o naplňování cílů společnosti. Dále usilujeme o odbornost a kvalifikaci svých zaměstnanců a proto poskytujeme příležitosti k odbornému a profesnímu růstu. Pracovní podmínky ve společnosti, pracovní doba zaměstnanců, mzdy a benefity jsou zajištěny v souladu s platnými zákony a příslušnými konvencemi ILO. Co tedy dodržujeme? NE-připouštíme nucenou nebo otrockou práci či jiné formy nedobrovolné práce. NE-připouštíme nezákonné či protiprávní zadržování mezd. NE-zaměstnáváme osoby, jejichž věk by byl nižší než zákonem stanovená minimální věková hranice. Uznáváme a respektujeme právo zaměstnanců na kolektivní sdružování se v odborech a kolektivní vyjednávání, a to prostřednictvím odborové organizace, která u společnosti působí. DISKRIMINACE Netolerujeme neuctivé chování, zastrašování, sexuální obtěžování či diskriminaci. Se všemi uchazeči o zaměstnání i samotnými zaměstnanci zacházíme stejně a všem nabízíme stejné příležitosti. Respektujeme každého jedince a společně usilujeme o to, aby všechny její činnosti vykonávané jednotlivými zaměstnanci, vzájemně fungovaly. MANAGEMENT A VEDOUCÍ ZAMĚSTNANCI Management společnosti a vedoucí zaměstnanci ve společnosti usilují o to, aby byli pro ostatní zaměstnance příkladem poctivého chování a jednání, zejména tím, že budou striktně dodržovat právní a vnitřní předpisy společnosti. Dále se starají o to, aby jejich podřízení disponovali dostatečnými znalostmi i prostředky, které jim umožňují řádný výkon pracovní činnosti na určené pracovní pozici. ŽIVOTNÍ PROSTŘEDÍ, OCHRANA ZDRAVÍ, BEZPEČNOST PRÁCE Při své činnosti postupujeme ekologicky odpovědným způsobem v souladu s příslušnými zákony o životním prostředí, a klademe důraz na ochranu životního prostředí. Proto jsou naši zaměstnanci zavázáni ke striktnímu dodržování veškerých právních předpisů v oblasti ochrany životního prostředí, a podněcováni, aby aktivně přispívali k ochraně životního prostředí i nad rámec požadavků, které tyto předmětné zákony vyžadují. Zájem o ochranu životního prostředí zohledňujeme ve vztazích se svými dodavateli a obchodními partnery. Zajišťujeme a monitorujeme bezpečnost na pracovišti a ochranu zdraví při práci svých zaměstnanců. Všichni zaměstnanci musí dodržovat a dbát zásad ochrany zdraví a bezpečnosti práce a dodržovat preventivní opatření společnosti na ochranu jejich zdraví a majetku společnosti.
Co tedy dodržujeme? NE-požíváme alkoholické, omamné a psychotropní látky na pracovišti a v rámci pracovní doby i mimo pracoviště, NE-vstupujeme pod jejich vlivem na pracoviště stejně tak jako NE-užíváme tyto látky mimo pracovní dobu takovým způsobem, který by mohl ovlivnit pracovní výkon či narušit bezpečnost a ochranu zdraví na pracovišti. Své pracoviště NE-necháváme špinavé, znečištěné či neuklizené. OCHRANA Co tedy dodržujeme? NE-využíváme své pracovní počítače a hardwarové vybavení mimo rámec plnění pracovních úkolů. Chtějí-li zaměstnanci využívat počítače též pro svou osobní potřebu, je vyžadován souhlas zaměstnavatele, přičemž vždy musí chránit bezpečnost informačních systémů společnosti a dat v nich obsažených. NE-kopírujeme, NE-prodáváme, NE- -užíváme či NE-distribuujeme informace, software nebo jiná data či duševní vlastnictví v rozporu se zákony, vnitřními předpisy společnosti či s našimi uzavřenými licenčními smlouvami. OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ A DAT Respektujeme právo každého zaměstnance na ochranu jeho osobních údajů a na jeho integritu, a proto naše společnost i zaměstnanci zpracovávají, uchovávají a nakládají s osobními údaji v souladu s právními předpisy a vnitřními předpisy společnosti. DUŠEVNÍ VLASTNICTVÍ Dbáme ochrany práv vyplývajících z našeho duševního vlastnictví a rovněž se zdržujeme jednání, jímž bychom neoprávněně zasahovali do práv duševního vlastnictví třetích osob. Zaměstnanci musí dbát na řádné spravování duševního vlastnictví společnosti vytvořené společností v rámci její dlouholeté činnosti. OCHRANA INFORMACÍ Informace týkající se společnosti poskytujeme sdělovacím prostředkům pouze prostřednictvím pověřených odpovědných zaměstnanců společnosti. Zaměstnanci musí zajistit ochranu důvěrných informací, které jim společnost, dodavatelé, obchodní partneři či zákazníci svěřili. Vždy se zaměstnanci musí všemi možnými prostředky snažit o to, aby neumožnili neoprávněným osobám přístup do prostor společnosti, jejím informačním systémům nebo do počítačové sítě. Co tedy dodržujeme? NE-vyzrazujeme třetí osobě osobní údaje a jiné důvěrné informace o společnosti, dodavateli, obchodním partnerovi či zákazníkovi. Rovněž nesmějí vyzradit třetí osobě osobní údaje jiných zaměstnanců společnosti. Informace získané v rámci výkonu pracovní činnosti pro společnost NE- -využíváme pro účely plnění jiných, než pracovních úkolů pro společnost a naplňování jejich stanovených cílů.
5 Kam porušení pravidel nahlásit
Zaměstnanci, kteří vědí nebo se důvodně domnívají, že došlo k porušení zákonů, etického kodexu společnosti či jiných interních předpisů, by měli příslušnou záležitost nahlásit. K tomu je zřízena e-mailová adresa, otevřená všem zaměstnancům. etika@azd.cz Anonymita je zaručena Všechna hlášení budou neprodleně prošetřena, a v případě, bude-li to nutné, budou učiněna nápravná opatření.
Verze 1_2017