Česká agentura na podporu obchodu/czechtrade se sídlem Dittrichova 21 128 01 Praha 2 IČ: 00001171, DIČ: CZ 00001171 Výzva více zájemcům o veřejnou zakázku malého rozsahu V Praze dne 27.11.2017 Č. j..../2017 Věc: Zajištění PR poradenství Preambule Tato specifikace je vypracována jako podklad pro podání nabídek v rámci veřejné zakázky, která se řídí pouze směrnicí zadavatele Zadávání veřejných zakázek a hodnocení dodavatelů ve verzi platné ke dni vyhlášení zakázky. Postup této veřejné zakázky malého rozsahu je vyjmut z působnosti zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, (dále jen zákon ) 31 zákona. Jakékoliv odkazy na zákon jsou pouze analogické. I. Vymezení a předmět plnění veřejné zakázky malého rozsahu Česká agentura na podporu obchodu / CzechTrade (dále jen zadavatel ) zadává veřejnou zakázku na zajištění PR poradenství. Realizovanými PR službami bude dodavatel budovat a zlepšovat povědomí o zadavateli, jeho aktivitách, službách a projektech mezi širokou podnikatelskou veřejností. Poskytované PR služby budou v souladu jak s aktuálním marketingovým plánem, tak s dlouhodobými cíli agentury jako je podpora image, goodwilu a pověsti zadavatele. Vybraný účastník bude průběžně měřit efektivnost realizovaných PR služeb a na základě jejich vyhodnocení upravovat aktivity k řádnému plnění předmětu této zakázky ke spokojenosti zadavatele. 1
Specifikace předmětu zakázky: Nejčastějšími PR službami dodavatele se pro potřeby této zakázky rozumí níže uvedené aktivity: komunikační audit s měsíčním reportem, návrh komunikační a mediální strategie pro dané období, podpora pozice zadavatele jako odborníka na podporu českého obchodu prostřednictvím tváří agentury, hledání vhodných témat pro PR aktivity, tvorba PR článků a zajištění jejich umísťování v ekonomicky zaměřených tištěných i on-line médiích, spolupráce na správě profilu v sociálních sítích zadavatele, strategie, psaní příspěvků, sledování úspěšnosti podpora ostatních obchodních aktivit vhodnou komunikační strategií, vydávání tiskových zpráv, spolupráce na realizaci tiskových konferencí a neformálních setkání s novináři, taktické reakce na mediální události, sledování médií a s tím i ekonomického a politického klimatu v ČR a zahraniční, upozorňování na případné hrozby návrh krizové komunikace a její řešení v případě aktuálnosti, aby klient minimalizoval případný negativní dopad budování vztahů s médii, pravidelné zprávy o činnosti a výsledcích práce. Předpokládaný rozsah PR prací, jak zadavatel předpokládá, nepřekročí měsíčně 90 hodin. Vzhledem k požadovaným PR službám, které budují vztahy s médii a vytvářejí dlouhodobý obraz CT na veřejnosti, bude výsledkem výběrového řízení uzavření smlouvy s jedním dodavatelem PR služeb na dobu dvou (2) let. Pozn. Na začátku spolupráce musí účastník nejdříve analyzovat současný stav, navrhnout strategii a jednotlivé kroky, které se budou následně realizovat. Teprve v následném období je možné měřit výsledky a upravovat nastavené nástroje komunikace, jejichž dopad se neprojeví okamžitě, výsledek se projeví teprve po nějakém čase. Součástí požadovaných služeb je i sledování efektivnosti PR služeb v dlouhodobějším horizontu. Efekt využívaných PR služeb je tak patrný teprve v delším časovém období. 2
Představení zadavatele Česká agentura na podporu obchodu/czechtrade byla zřízena rozhodnutím ministra průmyslu a obchodu dne 1.5.1997 jako příspěvková organizace státu. Posláním CzechTrade je poskytování informačních, poradenských a podpůrných služeb zaměřených na zlepšování výsledků zahraničního obchodu České republiky a exportních aktivit českých podnikatelských subjektů v zahraničí. Agentura je příspěvkovou organizací, která je napojena na státní rozpočet prostřednictvím svého zřizovatele Ministerstva průmyslu a obchodu. Hospodaření agentury se řídí pravidly hospodaření s rozpočtovými prostředky státního rozpočtu a finančního hospodaření rozpočtových a příspěvkových organizací. Statutárním orgánem agentury je generální ředitel, kterého jmenuje a odvolává ministr průmyslu a obchodu. Bližší informace na www.czechtrade.cz, kde je uveřejněna i tato zadávací dokumentace vč. příloh po dobu trvání lhůty pro podání nabídek. Kontaktní osoba, osoba pro dotazy účastníků Dotazy a žádosti o další informace k této zakázce lze podat výhradně elektronickou poštou na kontaktní osobu: Ing. Lenka Sokoltová, Dittrichova 21, Praha 2, tel.: 224 907 564, a to nejpozději 5 pracovních dnů před konečným datem pro podávání nabídek. Zadavatel odešle odpověď do 3 pracovních dní. Účastníci mohou zasílat své dotazy na email: lenka.sokoltova@czechtrade.cz. II. Doba a místo plnění této zakázky Doba plnění: 1.1.2018 do 31.12.2019 Místo plnění: v sídle zadavatele, tj. Česká agentura na podporu obchodu/czechtrade, Dittrichova 1968/21, 128 01 Praha 2 a nebude-li určeno jinak. III. Požadavky na prokázání kvalifikačních předpokladů a) Zadavatel požaduje v rámci nabídky předložení čestného prohlášení o splnění základní způsobilosti (viz příloha č. 2), což doloží účastník čestným prohlášením podepsaným osobou oprávněnou jednat jménem či za účastníka (v případě podpisu nabídky zmocněnou osobou doloží účastník v nabídce originál plné moci či jiného platného pověřovacího dokumentu). b) Zadavatel upozorňuje, že si na webových stránkách www.justice.cz nebo www.rzp.cz ověří oprávnění k podnikání účastníka zadávacího řízení. c) Zadavatel požaduje v nabídce uvedení zkušeností s předmětem plnění zakázky - účastník uvede minimálně tři (3) konkrétní případy zkušeností v oblasti PR služeb poskytnutých klientům z oblasti státní správy v objemu min. 500 tis. Kč 3
bez DPH za rok a klienta v období posledních pět (5) let od data vyhlášené této zakázky, čímž prokáže znalost českého prostředí, perfektní znalost médií i orientaci v oboru zadavatele, formou podepsaného seznamu či podepsaného čestného prohlášení, přičemž podepsáno musí být vždy osobou oprávněnou jednat jménem či za účastníka (v případě podpisu nabídky zmocněnou osobou doloží účastník v nabídce originál či úředně ověřenou kopii plné moci či jiného platného pověřovacího dokumentu). d) Zadavatel dále požaduje informaci o počtu zaměstnanců dodavatele, kteří se budou podílet na realizaci PR služeb vyplývajících z této zakázky včetně popisu jejich role na plnění, přičemž účastník poskytne jejich podepsané profesní životopisy jednotlivých členů týmu, ze kterých bude zřejmá délka praxe v PR službách včetně projektů, na kterých členové týmu pracovali a popíše způsob organizace práce formou podepsané metodiky nebo podepsaného čestného prohlášení, přičemž podepsáno musí být vždy osobou oprávněnou jednat jménem či za účastníka (v případě podpisu nabídky zmocněnou osobou doloží účastník v nabídce originál či úředně ověřenou kopii plné moci či jiného platného pověřovacího dokumentu). Dále zadavatel předpokládá uvedení základních údajů o účastníkovi, stručné představení a uvedení kontaktních osob účastníka v nabídce účastníka. IV. Způsob hodnocení nabídek Jednotlivé nabídky budou hodnoceny dle níže uvedených kritérií: a) Nabídková cena/hodinová sazba v Kč bez DPH...váha 60 % b) Analýza komunikační situace zadavatele (analýza za poslední dva roky tj. 2016 a 2017) váha 5 % Pozn. V rámci kritéria bude účastníkem předložena základní analýza současné komunikační situace zadavatele za poslední dva (2) roky tj. 2016 a 2017. Analýzu účastník provede na základě dostupných veřejných zdrojů. c) Návrh komunikační strategie pro zadavatele pro 2018 a 2019...váha 15 % d) Plán komunikace pro zadavatele...váha 10 % Pozn. Účastník předloží podrobný plán komunikace a nástroje komunikace pro zadavatele na rok 2018. e) Návrh vyhodnocení efektivity poskytnutých PR služeb..váha 10 % Poznámka k hodnocení: Ad kritérium a) Nejvhodnější nabídka má minimální hodnotu, tj. nejnižší cenu. Hodnocená nabídka získá takovou bodovou hodnotu, která vznikne poměrem hodnoty hodnocené nabídky k nejvýhodnější nabídce a násobkem váhy kritéria 60 %. 4
Ad kritérium b) Nejvhodnější nabídka má maximální hodnotu, tj. nejvyšší počet bodů (max. 10 bodů). Jako nejvhodnější bude hodnocena odborně vypracovaná analýza současné komunikační situace zadavatele, která bude obsahovat zhodnocení mediálních ohlasů podle časového hlediska, ocenění efektivity dosavadní komunikace zadavatele, detailní SWOT analýzu silných a slabých stránek a příležitostí a hrozeb, atp. Jako nevhodná bude hodnocena zevrubná analýza, která nebude splňovat výše uvedené požadavky. Hodnocená nabídka získá takovou bodovou hodnotu, která vznikne poměrem hodnoty hodnocené nabídky k nejvýhodnější nabídce a násobkem váhy kritéria 5 %. Ad kritérium c) Nejvhodnější nabídka má maximální hodnotu, tj. nejvyšší počet bodů (max. 10 bodů). Jako nejvhodnější bude hodnocena Komunikační strategie pro období let 2018 až 2019, která bude obsahovat specifikaci cílů komunikace pro zadavatele, určení cílových skupin, návrh mediálního mixu, přehled klíčových médií, navržené postupy a, klíčová sdělení, která budou splňovat předmět této poptávky a zároveň budou nejvíce vyhovovat cílům zadavatele, jako nevhodná bude hodnocena komunikační strategie, která nebude splňovat výše uvedené požadavky, tj. kdy účastník neporozuměl problematice zadání a požadavkům zadavatele. Hodnocená nabídka získá takovou bodovou hodnotu, která vznikne poměrem hodnoty hodnocené nabídky k nejvýhodnější nabídce a násobkem váhy kritéria 15 %. Ad kritérium d) Nejvhodnější nabídka má maximální hodnotu, tj. nejvyšší počet bodů (max. 10 bodů). Jako nejvhodnější bude hodnocen dopodrobna zpracovaný plán komunikace pro zadavatele na rok 2018 a nástroje a kroky pro jeho reálné dosažení, které budou splňovat předmět této poptávky a zároveň budou nejvíce vyhovovat cílům zadavatel. Plán bude reflektovat účastníkem navrženou komunikační strategii pro období 2018-2019, jako nevhodný bude hodnocen plán, který nebude splňovat výše uvedené požadavky a nebude pro zadavatele zárukou naplnění předmětu této zakázky. Hodnocená nabídka získá takovou bodovou hodnotu, která vznikne poměrem hodnoty hodnocené nabídky k nejvýhodnější nabídce a násobkem váhy kritéria 10 %.. Ad kritérium e) Nejvhodnější nabídka má maximální hodnotu, tj. nejvyšší počet bodů (max. 10 bodů). Jako nejvhodnější bude hodnocena navržená metoda či způsob hodnocení efektivity účastníkem/dodavatelem v budoucnu poskytnutých PR služeb, jím nadefinované vhodné měřitelné cíle a způsob, jakým bude ověřována míra jejich naplnění za dobu trvání smlouvy, vždy v měsíčním reportu, jako nevhodná bude hodnocena komunikační strategie, která nebude splňovat výše uvedené požadavky. Hodnocená nabídka získá takovou bodovou hodnotu, která vznikne poměrem hodnoty hodnocené nabídky k nejvýhodnější nabídce a násobkem váhy kritéria 10 %. Vítězná, bude taková nabídka, která v součtu za všechny kritéria obdrží nejvyšší počet bodů (maximum 100 bodů). 5
V. Požadavky na jednotný způsob zpracování nabídky a) Požadujeme doručení nabídky písemnou formou a v českém jazyce. b) Účastník předloží písemnou nabídku v jednom originálním písemném vyhotovení včetně vyplnění krycího listu nabídky (příloha č. 1) s očíslováním stran, přičemž krycí list, příloha č. 3 i nabídka budou podepsány osobou oprávněnou jednat jménem či za účastníka (v případě podpisu nabídky, či jakéhokoliv dokumentu v nabídce zmocněnou osobou doloží účastník v nabídce originál plné moci či jiného platného pověřovacího dokumentu). c) Požadujeme dodržení následující struktury předkládaných nabídek: - základní údaje o účastníkovi, stručné představení a uvedení kontaktních osob (viz bod III), - kvalifikační předpoklady dle čl. III výzvy, - uvedení nabídkové ceny /hodinové sazby v Kč bez DPH dle čl. IV výzvy, která je účastníkem i zadavatelem v rámci předložené nabídky považována za cenu konečnou a maximální, - analýzu komunikační situace zadavatele za poslední dva roky tj. 2016 a 2017, - návrh komunikační strategie pro rok 2018 a 2019, - plán komunikace na rok 2018 vč. použitých nástrojů - návrh způsobu/metody hodnocení efektivity poskytnutých PR služeb, - vyplněnou smlouvu (příloha č. 3) s podpisem oprávněné osoby. Přitom zadavatel upozorňuje, že účastník smlouvu doplní ve vymezených polích a není oprávněn smlouvu měnit. VI. Platební, sankční a další podmínky a) Ceny předložené účastníkem v rámci této zakázky jsou při poskytování plnění této zakázky pro zadavatele i účastníka závazné, maximální a konečné. Pakliže bude plnění realizováno dílčími objednávkami, bude cena těchto objednávek vždy předem odsouhlasena zadavatelem. b) Zadavatel neposkytne zálohy. Úhrada za plnění veřejné zakázky bude prováděna v české měně. Příslušné platby za předmět plnění zakázky se uskuteční vždy na základě daňového dokladu (faktury) vystaveného vybraným účastníkem. c) Splatnost daňových dokladů musí být nejméně 14 dnů od doručení faktury do sídla zadavatele. Při nedodržení lhůty splatnosti je možno zadavateli účtovat smluvní pokutu max. 0,05 % fakturované částky za každý den prodlení. d) Účastník odpovídá zadavateli za výkon předmětu zakázku v plné výši. Vznikneli v důsledku porušení povinností některé ze stran škoda, je povinna škodící strana tuto škodu druhé straně nahradit. e) V případě, že se účastník setká v souvislosti s plněním předmětu plnění s informacemi důvěrného charakteru, které nejsou veřejně přístupné, uchová je účastník v tajnosti a nesdělí je žádné třetí osobě, nezpřístupní je, a ani 6
jakýmkoliv způsobem nevyužije po době skončení plnění zakázky. To neplatí, je-li poskytnutí informací uloženo platným a účinným právním předpisem a vyžadováno orgánem k tomu zmocněným. f) Plnění může vypovědět kterákoliv strana při dodržení jednoměsíční (1) výpovědní doby počínající plynout prvním dnem následujícího kalendářního měsíce po doručení písemné výpovědi druhé smluvní straně na poslední známou adresu. Výpověď se považuje za doručenou i za situace, kdy se poštovní zásilka obsahující výpověď vrátila odesílající smluvní straně jako nedoručitelná a/nebo jestliže nebyla vyzvednuta v úložní době a/nebo bylo její přijetí adresátem odmítnuto. g) Účastník bere na vědomí a výslovně souhlasí s tím, že zadavatel je oprávněn v souvislosti se svojí zákonnou povinností uveřejnit originál podepsané smlouvy v elektronické podobě, a to bez časového omezení. Dále bere na vědomí, že smlouva nabývá platnosti dnem podpisu oběma smluvními stranami, účinnosti nejdříve dnem uveřejnění v registru smluv. VII. Místo pro podání nabídek a doba, v níž lze nabídky podat a) Nabídku (včetně dokumentů uvedených v čl. III.) v řádně uzavřené obálce opatřené na přelepu razítkem (příp. podpisem - fyzická osoba), na přední straně s uvedením názvu, adresy a IČ účastníka a s označením NEOTEVÍRAT PR poradenství zašlete doporučeně poštou na adresu zadavatele nebo předejte osobně obálku v recepci ve 2. patře pracovníkům zadavatele (8:00-16.30 hod.) na adrese zadavatele: Česká agentura na podporu obchodu, Dittrichova 21, 128 01 Praha 2. b) Nabídka musí být doručena na adresu zadavatele nejpozději do 8.12.2017 do 16:00 hod. c) V případě nedoručení nabídky přímo do rukou pracovníků zadavatele v místě uvedeném v písmenu a) tohoto článku, nebude brát zadavatelem zřetel na okamžik přijetí nabídky účastníka třetí osobou/jinou organizací, a to i přes tu skutečnost, že nabídka bude převzata touto třetí osobou/jinou organizací ve stanovené lhůtě pro podání nabídek. VIII. Další podmínky a) Variantní řešení nabídek se nepřipouští. b) Účastníkovi nenáleží žádná náhrada nákladů, které vynaložil na účast v této soutěži. c) Nabídky, kopie nabídek, vzorky, ani jednotlivé součásti nabídek účastníků či vyloučených účastníků nebudou vráceny. (Vráceny budou pouze neotevřené nabídky došlé po termínu pro podání nabídek.) d) Výsledek výběrového řízení se na základě Rozhodnutí zadavatele sdělí všem účastníkům a vítěz soutěže bude vyzván k podpisu smlouvy, přičemž se vybere pouze nejvhodnější nabídka a nesestavuje se žádné pořadí účastníků. e) Při zadání této zakázky nejsou přípustné námitky účastníků. 7
f) Zadavatel si vyhrazuje právo nevybrat žádného účastníka příp. zrušit uvedené zadání veřejné zakázky bez udání důvodu. g) Zadavateli si v případě mimořádně nízkých nabídkových cen vyhrazuje právo postupovat analogicky dle ust. 113 ZZVZ, zákona o zadávání veřejných zakázek, v platném znění. Příloha č. 1: Krycí list nabídky Příloha č. 2: Čestné prohlášení Příloha č. 3: Závazný vzor smlouvy Ing. Lenka Sokoltová CzechTrade 8