Směrnice pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu města Poděbrady Čl. 1 Obecná ustanovení 1. Tato směrnice upravuje postup při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu v souladu se zákonem č. 134/2016 Sb, o zadávání veřejných zakázek, v platném znění, jejichž předpokládaná hodnota je rovna nebo nižší u dodávek a služeb finanční částce 2 000 000,- Kč bez DPH a u stavebních prací finanční částce 6 000 000,- Kč bez DPH. Pravidla jsou závazná pro všechny zaměstnance města, zařazené do městského úřadu, Městské knihovny Poděbrady a Městské policie Poděbrady, kteří se v rámci své pracovní činnosti podílí na zadávání veřejných zakázek, pro všechny členy rady města, zastupitelstva města a pro Městskou realitní Poděbrady, a. s. při čerpání finančních prostředků z účtu města Poděbrady, který tato společnost spravuje. 2. Veřejné zakázky malého rozsahu není zadavatel povinen zadávat v zadávacím řízení podle zákona, je však povinen dodržovat zásady vyjádřené v ustanovení 6 zákona, tj. zásady transparentnosti, přiměřenosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. Čl. 2 Stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky malého rozsahu 1. Základní povinností zadavatele je stanovit ještě před zahájením zadávacího řízení předpokládanou hodnotu veřejné zakázky malého rozsahu (dále jen zakázka nebo veřejná zakázka ) ve smyslu zákona. 2. Předpokládanou hodnotou zakázky se rozumí zadavatelem předpokládaná výše peněžitého závazku vyplývajícího z plnění veřejné zakázky za stanovené období. Při stanovení předpokládané hodnoty je vždy rozhodná cena bez DPH. 3. Předpokládanou hodnotu veřejné zakázky stanoví zadavatel v souladu s pravidly stanovenými zákonem a na základě údajů a informací o zakázkách stejného nebo podobného předmětu plnění, popřípadě vychází z informací získaných průzkumem trhu, předběžnými tržními konzultacemi, nebo jiným vhodným způsobem. U veřejných zakázek na dodávky, na služby nebo stavební práce zadavatel sčítá hodnoty za poslední účetní období, což je kalendářní rok a celkový objem jednotlivých zakázek nesmí překročit finanční limit 2 000 000,- Kč bez DPH pro dodávky a služby a limit 6 000 000,- Kč bez DPH pro stavební práce; pokud chce zadavatel uzavřít smlouvu na dobu delší než jeden rok, je nutno vynásobit tento údaj počtem let, na která má být uzavřena smlouva na dobu určitou. Pokud se jedná o smlouvu uzavíranou na dobu neurčitou, vynásobí údaj za jedno účetní období x 4 roky. Pokud hodnota zakázky přesáhne limity stanovené v čl. 1 odstavce 1 této směrnice, postupuje se dle zákona. 4. Zadavatel není povinen takto sčítat hodnoty dodávek nebo služeb, jejichž jednotková cena je v průběhu účetního období, což je kalendářní rok, proměnlivá a zadavatel tyto dodávky nebo služby pořizuje opakovaně podle svých aktuálních potřeb (např. pohonné hmoty). 5. Je-li předmět nebo plnění veřejné zakázky malého rozsahu rozdělen na části, je pro stanovení předpokládané hodnoty rozhodující součet předpokládaných hodnot všech částí veřejné zakázky ve smyslu ustanovení 18 zákona. 6. Zadavatel však nesmí rozdělit předmět zakázky tak, aby tím došlo ke snížení předpokládané hodnoty veřejné zakázky pod stanovené finanční limity dané touto směrnicí. 7. Zakázky mohou být v daném kalendářním roce zadávány pouze v rozsahu a do výše, která je schválena v rámci rozpočtu města; každá veřejná zakázka malého rozsahu musí být vždy schválena v rámci předběžné řídící kontroly alespoň příslušným příkazcem operace a správcem rozpočtu, který má příslušný paragraf v gesci. 1
Čl. 3. Kategorie veřejných zakázek malého rozsahu 1. Tato směrnice stanoví postupy pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu podle předpokládané hodnoty zakázky a podle zásad proporcionality pro níže uvedené kategorie: - I. kategorie - tj. veřejné zakázky na dodávky, služby a na stavební práce až do výše 100 000,- Kč bez DPH, na tyto zakázky je možné použít písemnou objednávku nebo smlouvu. - písemné objednávky může podepisovat starosta, místostarostové, tajemník MěÚ, vedoucí odboru, vedoucí oddělení. - smlouvy a dodatky smluv na veřejné zakázky do výše (hodnoty) 50 000,- Kč bez DPH předkládají k podpisu vedoucí odboru, popř. vedoucí oddělení a podepisuje je starosta města bez předchozího schválení radou města s tím, že v případě uzavírání dodatku smluv nesmí celková výše veřejné zakázky přesáhnout 50 000,-Kč, (tj. součet hodnoty sjednané ve smlouvě s hodnotou sjednávanou v předmětném dodatku smlouvy). - smlouvy a dodatky smluv na částku vyšší než 50 000,- Kč bez DPH schvaluje vždy rada města a podepisuje starosta města. - II. kategorie veřejné zakázky na dodávky, služby a na stavební práce od 100 001,- Kč do 400 000,- Kč bez DPH sepisuje se vždy smlouva, která musí být předložena ke schválení do rady města, a kterou podepisuje starosta města, a toto platí i v případě dodatků. - III. kategorie veřejné zakázky na dodávky, služby a na stavební práce od 400 001,- Kč do 1 000 000,- Kč bez DPH sepisuje se vždy smlouva, která musí být předložena ke schválení do rady města a kterou podepisuje starosta města, a toto platí i v případě dodatků. - IV. kategorie veřejné zakázky na dodávky či služby od 1 000 001,- Kč do 2 000 000,- Kč bez DPH, a veřejné zakázky na stavební práce vyšší než 1 000 001,- Kč do 6 000 000,- Kč bez DPH, sepisuje se vždy smlouva, která musí být předložena ke schválení do rady města a kterou podepisuje starosta města, a toto platí i v případě dodatků. 2. Ústní, telefonické a e-mailové (pokud nemají zaručený elektronický podpis) objednávky a smlouvy jsou zakázány, a to z důvodu dodržování zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, v platném znění. 3. Záznam o provedení předběžné řídící kontroly před vznikem závazku a písemnou objednávku, kterou učiní volený funkcionář, podepisuje jako příkazce operace pouze starosta nebo místostarosta. 4. Poptávky zakázek malého rozsahu musí být vždy prováděny písemně a musí jasně stanovit rozsah poptávky (dodávky, služby). Toto ustanovení se nevztahuje na drobné nákupy, které jsou specifikovány v čl. 4, písm. A, odst. 1. 5. Poptávky musí obsahovat informaci, že cenová nabídka bude uvedena bez DPH. 2
6. Objednávky a smlouvy, které odkazují na cenovou nabídku, musí mít vždy cenovou nabídku součástí objednávky nebo smlouvy. 7. Při přípravě objednávek a smluv je nutné vycházet z cenových nabídek. Čl. 4. Postupy při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu dle kategorií A. Veřejné zakázky na dodávky, služby a na stavební práce do výše 100 000 Kč bez DPH (I. kategorie) 1. Drobné nákupy tj. zakázky malého rozsahu do 25 000,- Kč bez DPH - provede se průzkum trhu, výběr dodavatelů nemusí být doložen, zadavatel je povinen drobné nákupy realizovat za cenu obvyklou v místě plnění. Tyto drobné nákupy, pokud jsou hrazeny v hotovosti nebo platební kartou Města Poděbrady, nemusí být tento nákup doložen objednávkou. Povinnost udělat předběžnou řídící kontrolu před vznikem závazku není dotčena. 2. Zakázky v hodnotě 25 001,- Kč 100 000,- Kč při výběru je nutné prokazatelně oslovit minimálně dva dodavatele. 3. Tyto veřejné zakázky ve formě objednávek mohou být uskutečněny přímo v kompetenci starosty, místostarostů, vedoucího odboru, vedoucího oddělení a tajemníka MěÚ. B. Veřejné zakázky na dodávky, služby a na stavební práce od výše 100 001,- Kč do 400 000,- Kč bez DPH (II. kategorie) 1. Tyto zakázky malého rozsahu podléhají zadávacímu řízení. Zadávací řízení je zahájeno odesláním výzvy nejméně 4 dodavatelům k předložení nabídky, výzvu je možné zveřejnit i na úřední desce. 2. Nabídky jsou hodnoceny dle ekonomické výhodnosti nabídek. Ekonomická výhodnost nabídek může být hodnocena rovněž dle nejnižší nabídkové ceny. O zadání zakázky rozhoduje vždy RM a sepisuje se smlouva. 3. Doba pro podání nabídek musí být minimálně 5 pracovních dní ode dne odeslání výzvy dodavatelům. Odpovědná osoba za zadavatele případně zveřejní výzvu prostřednictvím odboru IT na úřední desce v odkazu Veřejné zakázky a na webových stránkách města v odkazu Zakázky města, kde zároveň vyplní min. tyto údaje: téma, typ, místo podání nabídek, hodnotící kritérium, předpokládaná hodnota zakázky, odpovědná osoba, příslušný odbor, datum zveřejnění, datum podání nabídek. 4. Vedoucí odboru ustanoví nejméně tříčlennou komisi pro otevírání obálek a pro posouzení a hodnocení nabídek a náhradníky této komise. Komise musí mít vždy lichý počet členů. Členové komise podepíší čestné prohlášení o své nepodjatosti vůči veřejné zakázce. 5. O výběru dodavatele rozhoduje RM na základě doporučení hodnotící komise. Vedoucí odboru/ oddělení, který zadává veřejnou zakázku, zajistí předložení návrhu na výběr dodavatele RM. RM současně rozhodne o uzavření smlouvy, nebo o zrušení zakázky. C. Veřejné zakázky na dodávky či služby, a veřejné zakázky na stavební práce vyšší než 400 001,- Kč až do 1 000 000,- Kč bez DPH (III. kategorie) 1. Tyto zakázky malého rozsahu podléhají zadávacímu řízení. Zadávací řízení je zahájeno odesláním výzvy nejméně 4 dodavatelům k předložení nabídky a zveřejněním výzvy na úřední desce. O zadání zakázky rozhoduje vždy RM. 2. Nabídky jsou hodnoceny dle ekonomické výhodnosti nabídek. Ekonomická výhodnost nabídek může být hodnocena rovněž dle nejnižší nabídkové ceny. 3
3. Doba pro podání nabídek musí být minimálně 10 pracovních dní ode dne odeslání výzvy dodavatelům. Odpovědná osoba za zadavatele zveřejní výzvu prostřednictvím odboru IT na úřední desce v odkazu Veřejné zakázky a na webových stránkách města v odkazu Zakázky města, kde zároveň vyplní min. tyto údaje: téma, typ, místo podání nabídek, hodnotící kritérium, předpokládaná hodnota zakázky, odpovědná osoba, příslušný odbor, datum zveřejnění, datum podání nabídek. 4. Starosta ustanoví nejméně tříčlennou komisi pro otevírání obálek a pro posouzení a hodnocení nabídek a náhradníky této komise. Komise musí mít vždy lichý počet členů, členové komise podepíší čestné prohlášení o své nepodjatosti vůči veřejné zakázce. 5. O výběru dodavatele rozhoduje RM na základě doporučení hodnotící komise. Vedoucí odboru/ oddělení, který zadává veřejnou zakázku, zajistí předložení návrhu na výběr dodavatele RM. RM současně rozhodne o uzavření smlouvy, nebo o zrušení zakázky. D. Veřejné zakázky na dodávky či služby, od 1 000 001,- Kč až do 2 000 000,- Kč bez DPH, a veřejné zakázky na stavební práce od 1 000 001,- až do 6 000 000,- Kč (IV. kategorie) 1. Tyto zakázky malého rozsahu podléhají zadávacímu řízení. Zadávací řízení je zahájeno zveřejněním na úřední desce a odesláním výzvy nejméně 5 dodavatelům k předložení nabídky. O zadání zakázky rozhoduje vždy RM. 2. Nabídky jsou hodnoceny dle ekonomické výhodnosti nabídek. Ekonomická výhodnost nabídek může být hodnocena rovněž dle nejnižší nabídkové ceny. 3. Doba pro podání nabídek musí být minimálně 10 pracovních dní ode dne odeslání výzvy dodavatelům. Odpovědná osoba za zadavatele zveřejní výzvu prostřednictvím odboru IT na úřední desce v odkazu Veřejné zakázky a na webových stránkách města v odkazu Zakázky města, kde zároveň vyplní min. tyto údaje: téma, typ, místo podání nabídek, hodnotící kriterium, předpokládaná hodnota zakázky, odpovědná osoba, příslušný odbor, datum zveřejnění, datum podání nabídek. 4. Rada města ustanoví nejméně pětičlennou komisi pro otevírání obálek a pro posouzení a hodnocení nabídek a náhradníky této komise. Komise musí mít vždy lichý počet členů, kteří jsou jmenováni z řad zastupitelů nebo radních města, vedoucích odborů/oddělení, zaměstnanců MěÚ a organizací města (minimálně jeden člen jmenován z řad členů RM nebo ZM). Členové komise podepíší čestné prohlášení o své nepodjatosti vůči veřejné zakázce. 5. O výběru dodavatele rozhoduje Rada města Poděbrady na základě doporučení hodnotící komise. Vedoucí odboru/oddělení, který zadává veřejnou zakázku, zajistí předložení návrhu na výběr dodavatele radě města. Čl. 5 Všeobecné a společné podmínky 1. Všem účastníkům řízení bude odpovědnou osobou (tzn. osoba, která za zadavatele administruje příslušné zadávací řízení) písemně do 10 kalendářních dnů od rozhodnutí zadavatele oznámeno rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky. Za písemné doručení se též považuje odpověď zaslaná do datové schránky či odpověď zaslaná e-mailem se zaručeným elektronickým podpisem. 2. Na základě rozhodnutí rady města podle odst. 1, čl. 5 této směrnice zadavatel uzavře smlouvu s dodavatelem, kterou podepisuje starosta. Případné změny předmětu plnění, navýšení celkové ceny díla nebo změny termínů plnění musí být realizovány písemným dodatkem smlouvy. Uzavření dodatku musí být předem projednáno a schváleno Radou města Poděbrady. 4
3. Výzva podle čl. 4 této směrnice je shodná pro všechny dodavatele a obsahuje alespoň: identifikační údaje veřejného zadavatele informaci o druhu a předmětu veřejné zakázky předpokládanou hodnotu veřejné zakázky zadávací dokumentaci nebo podmínky přístupu či poskytnutí zadávací dokumentace lhůtu a místo pro podání nabídek způsob podání nabídky, vždy bude požadováno, aby na obálce bylo uvedeno slovo neotvírat požadavky na prokázání kvalifikace, včetně požadovaných dokladů, pokud nejsou uvedeny v zadávací dokumentaci údaje o hodnotících kritériích, pokud nejsou uvedeny v zadávací dokumentaci zadávací lhůtu informaci o tom, že se jedná o zakázku malého rozsahu a že se nejedná o zadávací řízení dle zákona právo zadavatele kdykoliv zrušit zadávací řízení informaci o tom, že nabídka musí obsahovat datum vyhotovení a podpis. 4. Vedoucí odboru/oddělení, který zadává veřejnou zakázku, zajistí prostřednictvím odboru IT v odkazu Zakázky města postupné doplňování informací minimálně v rozsahu: vybraný uchazeč, schváleno kým a dne, celková konečná cena, termín zahájení plnění, termín dokončení plnění, skutečný termín ukončení plnění. 5. Doručování a otevírání nabídek: Jediným místem pro doručování nabídek účastníků v listinné podobě je podatelna městského úřadu. Nabídky musí být doručeny v zalepených obálkách s nápisem neotvírat. Vedoucí odboru, který zadává veřejnou zakázku, zajistí po uplynutí lhůty pro podání nabídek otevření obálek hodnotící komisí, posouzení doručených nabídek a pořízení písemného zápisu o otevírání obálek a posouzení nabídek. Písemný zápis bude obsahovat minimálně: seznam uchazečů, kteří se do zadávacího řízení přihlásili, v pořadí dle data a doby doručení, seznam uchazečů, kteří byli ze zadávacího řízení vyřazeni (vyloučení), včetně odůvodnění, posouzení kvalifikace, výsledek hodnocení a stručný popis hodnocení, konečné pořadí uchazečů, datum a podpisy členů komise. 6. Pro jednu zakázku není dovoleno poptat nabídky společností, které mají mezi sebou vztah ovládající a ovládané osoby (ovládající osoba je osoba, která může v obchodní korporaci přímo či nepřímo uplatňovat rozhodující vliv, ovládaná osoba je obchodní korporace ovládaná ovládající osobou). Např. nabídky od obchodních korporací, které mají totožného jednatele, nabídky mateřské a dceřiné obchodní korporace apod. 7. Zadavatel vyzve k podání nabídky pouze takové dodavatele, o jejichž schopnosti splnit předmět veřejné zakázky řádně a včas nemá důvodné pochybnosti. K podání nabídky nesmí být vyzýván opakovaně stejný okruh dodavatelů, není-li to odůvodněno předmětem plnění veřejné zakázky či jinými zvláštními okolnostmi. Čl. 6. Možnost odchýlení od postupů při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu 1. Výše uvedený postup nemusí být dodržen v případě zadání zakázky řešící bezprostřední následky havarijních stavů, živelních pohrom, odvracení možného obecného ohrožení. V těchto případech nemusí zadání veřejné zakázky malého rozsahu schválit Rada města 5
Poděbrady, ale je nutné mít předběžný souhlas starosty města popřípadě jeho pověřeného zástupce (místostarosty, nebo jiné jimi zplnomocněné osoby, popř. jiné osoby pověřené orgány města). O takto provedených zakázkách bude odpovědná osoba vždy dodatečně informovat radu města. Součástí informace bude i odůvodnění, proč se postupovalo podle tohoto odstavce. Tento postup musí být v souladu s příslušnými právními předpisy. 2. V případě, že veřejná zakázka je financována nebo spolufinancována z fondu Evropské unie či jiných dotací, které ve svých podmínkách či realizačních pokynech samy upravují pravidla pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu, postupuje se podle těchto pravidel. Pravidla této směrnice se v takovém případě použijí pouze podpůrně, pokud pravidla dotace neobsahují vlastní úpravu. 3. Rada města nebo zastupitelstvo města jsou oprávněni v jednotlivých případech zadávání veřejných zakázek malého rozsahu rozhodnout o odlišném postupu oproti ustanovení této směrnice. 4. Zadávací řízení dle této směrnice není zadávacím řízením dle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, v platném znění, ale jedná se o výjimku dle ustanovení 31 téhož zákona. Čl. 7. Společná a závěrečná ustanovení 1. Vedoucí odboru/oddělení je povinen za zadavatele uchovávat dokumentaci o veřejné zakázce a záznamy o elektronických úkonech (v tištěné podobě nebo na nosičích elektronických dat) po dobu 10 let od uzavření smlouvy, její změny nebo od zrušení zadávacího řízení. 2. Odpovědný pracovník je osoba, která za zadavatele administruje příslušné zadávací řízení a odpovídá za zajištění zveřejnění smlouvy a dodatku smlouvy na profilu zadavatele nad 500 000,- Kč bez DPH dle ustanovení 219 zákona, a to do 15 dní od uzavření. 3. Vedoucí odboru/oddělení zašle do 10 pracovních dnů po uplynutí kalendářního čtvrtletí na oddělení kontroly přehled veřejných zakázek malého rozsahu od 10 000,- Kč bez DPH do 100 000,- Kč bez DPH, které nebyly součástí smluv schválených radou města a které byly uhrazeny v daném čtvrtletí, ale mohly být objednány v předcházejících čtvrtletích, a to v následující tabulkové podobě: Datum platby Dodavatel Předmět zakázky Cena bez DPH Výjimka číslo usnesení RM 4. Oddělení kontroly po obdržení těchto údajů od všech odborů/oddělení předloží informační materiál k projednání do rady města. 5. Celkový rozsah dodatečných stavebních prací nebo dodatečných služeb nesmí překročit 30 % ceny původní veřejné zakázky. Při stanovení předpokládané hodnoty víceprací nelze odečítat hodnotu méněprací. Při kalkulaci předpokládané hodnoty nelze kalkulovat úhrnem méněpráce a vícepráce, neboť novou veřejnou zakázkou jsou pouze vícepráce, které nebyly zadavatelem v původní veřejné zakázce vymezeny. Do tohoto limitu se sčítají ceny všech dodatků (víceprací), které zadavatel k původní veřejné zakázce uzavře. 6. Pokud bude na předmět veřejné zakázky malého rozsahu poskytnuta dotace, postupuje se v souladu s čl. 6 bodu 2 směrnice. 7. Pokud nebude k faktuře doložena kopie existující věcně odpovídající objednávky nebo smlouvy, tato faktura bude ihned maximálně do 3 pracovních dnů vrácena zpět dodavateli objednavatelem, což je v tomto případě odbor finanční agenda přijatých faktur. Nedodržení tohoto bodu bude považováno za porušení pracovní kázně. 8. Pokud se v této směrnici uvádí finanční limit, suma či cena je vždy myšlena bez DPH. 9. Zakázky průkazně poptané před účinností této směrnice budou dokončeny dle směrnice pro 6
zadávání veřejných zakázek malého rozsahu města Poděbrady, která byla v den poptání platná a účinná. 10. Hovoří-li se v této směrnici o starostovi, v případě jeho nepřítomnosti přechází tyto povinnosti na místostarostu. Hovoří-li se o vedoucím odboru, tak se příslušné ustanovení (oprávnění a povinnosti) vztahují i na vedoucí organizačních složek, případně na velitele městské policie. 11. Odpovědný pracovník za administraci veřejné zakázky dává odboru IT průběžně podklady pro doplnění aktualizaci údajů na webových stránkách v sekci Zakázky města o průběhu veřejné zakázky až do jejího ukončení. 12. Nabytí účinnosti této směrnice je ke dni 31. 5. 2017 ukončena platnost předchozí směrnice pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu města Poděbrady ze dne 27. 9. 2016. 13. Tato směrnice byla schválena Radou města Poděbrady usnesením č. 429/2017 ze dne 3. 5. 2017, dále usnesením č. 441/2017 ze dne 10. 5. 2017, kde byly schváleny limity, a je účinná od 1. 6. 2017. V Poděbradech dne 16. 5. 2017 PhDr. Ladislav Langr starosta Mgr. Ivan Uhlíř místostarosta 7