Město Broumov Třída Masarykova 239, 550 01 Broumov Směrnice rady města č. 2/2011 O zadávání zakázek Čl. I. Úvodní ustanovení 1) Touto směrnicí se stanovuje postup města, jeho orgánů a organizačních složek, jako zadavatele zakázek a stavebních zakázek (dále jen zadavatel ). 2) Pro účely této směrnice se za zakázku považuje zakázka na dodávky a nebo služby, kterou zadává zadavatel, a u níž předpokládaná cena předmětu zakázky nedosáhne 2.000.000,- Kč (bez DPH) (v textu této směrnice označována jako: zakázka ). Předmět zakázky je vymezen v 8 a 10 zákona č. 137/2006 Sb.,o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon ). 3) Pro účely této směrnice se za stavební zakázku považuje zakázka na stavební práce, kterou zadává zadavatel, a u níž předpokládaná cena předmětu stavební zakázky nedosáhne 6.000.000,- Kč (bez DPH). (v textu této směrnice označována jako: stavební zakázka ). Předmět stavební zakázky je vymezen v 9 zákona a je doplněn o projekční a inženýrskou činnost, která souvisí se stavebními pracemi, které nejsou předmětem stavební zakázky - v tomto případě se jedná o stavební zakázku jen pokud předpokládaná cena předmětu stavební zakázky nedosáhne 2.000.000,- Kč (bez DPH). 4) V souladu s 12 odst. 6 jsou zakázka i stavební zakázka veřejnými zakázkami malého rozsahu. 5) V případě, kdy předpokládaná cena předmětu - zakázky přesáhne 2.000.000,- Kč (bez DPH), - stavební zakázky přesáhne 6.000.000,- Kč (bez DPH), jedná se o veřejnou zakázku (podlimitní); postup jejího zadávání apod. stanoví zákon. 6) Pro účely této směrnice se: a) městem rozumí Město Broumov; b) MěÚ rozumí Městský úřad Broumov; c) dodavatelem rozumí právnická nebo fyzická osoba, která poskytuje služby, dodává zboží nebo provádí stavební práce; d) příkazcem rozumí zaměstnanec města odpovědný za příslušný oddíl a paragraf rozpočtové skladby podle pokynu starostky k zajištění řídící kontroly; e) RM rozumí Rada města Broumova; f) ZM rozumí Zastupitelstvo města Broumova; g) příslušným odborem rozumí obor či organizační složka MěÚ, pro jehož potřebu je zakázka nebo stavební zakázka zadávána; h) věcně nadřízeným rozumí starosta, místostarosta nebo tajemník, podle věcné příslušnosti k příslušnému odboru; i) havarijním stavem rozumí stav nastalé a trvající mimořádné události, ve které dochází ke škodlivými následkům na majetku nebo životě a zdraví zvířat a osob, nebo jsou tyto hodnoty bezprostředně ohroženy; za havarijní stav se např. považují přírodní katastrofy a dále havárie a stavy, jejichž náprava nesnese odkladu. Za havarijní stav se nepovažuje plánovaná zakázka, nebo stavební zakázka, schválená v rozpočtu města; j) řízením rozumí celý proces zadávání zakázky nebo stavební zakázky; k) zadáním rozumí akt vedoucí k výběru dodavatele a dokumentace s tím související; l) DPH rozumí daň z přidané hodnoty; 7) V případech, kdy je v této směrnici uvedena cena předmětu plnění zakázky (nebo stavební zakázky), je tím míněna cena obsahující DPH, není-li stanoveno jinak. 1 z 6
Čl. II. Rozdělení zakázek a stavebních zakázek Oddíl I. Rozdělení zakázek 1) Zakázky se pro účely tohoto pokynu rozdělují na základě předpokládané ceny předmětu zakázky: a) do 80.000,- Kč včetně (dále jen malá zakázka ), b) od 80.000,- Kč,- Kč do 200.000,- Kč včetně (dále jen střední zakázka ), c) od 200.000,- Kč do 2.000.000,- Kč (bez DPH) včetně (dále jen velká zakázka ). Oddíl II. Rozdělení stavebních zakázek 2) Stavební zakázky se pro účely tohoto pokynu rozdělují na základě předpokládané ceny předmětu stavební zakázky: a) do 100.000,- Kč včetně (dále jen malá stavební zakázka ), b) od 100.000,- Kč,- Kč do 500.000,- Kč včetně (dále jen střední stavební zakázka ), c) od 500.000,- Kč do 6.000.000,- Kč (bez DPH) včetně (dále jen velká stavební zakázka ). Čl. III. Zadávání zakázek Ustanovení oddílů I., II., III. a IV. tohoto článku se obdobně použijí také na zadávání stavebních zakázek, s výjimkou ustanovení oddílu III. tohoto článku, které umožňují zadávání zakázky také objednávkou. Výběr dodavatele je možné při dodržení zákonných postupů provést i formou e-aukce. Oddíl I. - Společná ustanovení 1) Zadavatel je povinen při zadávání zakázky dodržovat zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. 2) Zakázky jsou zadávány ve vazbě na finanční prostředky ve výši schváleného rozpočtu města a ve vazbě na vývoj hospodaření města. 3) Zadání musí obsahovat rozsah a specifikaci zakázky a termín její realizace. 4) Formulaci zadání, včetně případného stanovení požadavků na prokázání kvalifikačních předpokladů a určení kritérií pro hodnocení nabídek, provádí příkazce. 5) Příkazce je povinen učinit zadání střední a velké zakázky písemně a současně s odesláním vybraným firmám zajistit zveřejnění zadání na stránkách města. Zadávací dokumentace bude poskytnuta na základě žádosti i dodatečně přihlášeným uchazečům za úhradu maximálně do výše režijních nákladů na pořízení kopií. V tomto zadání příkazce výslovně uvede: a) právo zadavatele řízení zrušit, b) možnost zadavatele neuzavřít smlouvu s žádným dodavatelem, c) že dodavatelé nemají nárok na úhradu nákladů spojených s podáním nabídky, d) způsob, jakým bude oznámen vybraný dodavatel, e) že budou údaje o přihlášených dodavatelích (o vybraném dodavateli) a údaj o jejich podané nabídce, tedy jméno a příjmení / název / firma a datum narození / IČ a nabídková cena podané nabídky zveřejněny na internetových stránkách města, a že s tímto, tak jako s dalším zpracováním svých osobních údajů, tito podáním nabídky vyslovují souhlas dle ustanovení 5 odst. 2 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů. f) jakým způsobem musí dodavatel označit obálku s nabídkou ("Zakázka název zakázky nabídka - neotevírat ). 2 z 6
6) Příkazce zajistí, aby nabídky od dodavatelů byly přijímány přes podatelnu MěÚ. 7) Za řízení odpovídá příkazce. Ten také zajišťuje archivaci dokumentace k jeho průběhu, včetně originálu objednávky či uzavřené smlouvy, resp. jejího dodatku. Příkazce také zajišťuje evidenci dle Oddílu V. 8) Z řízení a výběru budou vyloučeni ti dodavatelé, kteří ve 2 letech předcházejících termínu podání nabídek z vlastní viny nerealizovali zakázku zadavatele, pro kterou byli zadavatelem vybráni. 9) O námitkách dodavatelů na průběh řízení rozhoduje věcně nadřízený ve lhůtě 15 pracovních dnů od doručení námitky. 10) O zrušení řízení o malé zakázce rozhoduje příkazce. 11) O zrušení řízení o střední a velké zakázce rozhoduje věcně nadřízený. Příkazce po rozhodnutí o zrušení řízení o tomto bezodkladně informuje oslovené dodavatele. Oddíl II. Malé zakázky 1) Malá zakázka je zadávána formou objednávky vystavené příkazcem, případně smlouvou, kterou je příkazce nebo statutární orgán zadavatele oprávněn podepsat. V případě malé zakázky s předpokládanou cenou předmětu vyšší než 10.000,- Kč je příkazce povinen zjistit nabídku nejméně u dvou dodavatelů, přičemž je vhodné posoudit i nabídky na internetu (výše uvedené neplatí v případě malé zakázky zadávané za účelem odvrácení následků havarijního stavu), a zdůvodnit výběr konkrétního dodavatele na formuláři, který tvoří přílohu č. 1 k této směrnici. Oddíl III. Střední zakázky 1) Příkazce připraví podklady pro zadání střední zakázky (dále v tomto oddíle jen jako podklady ) po odborné, věcné a organizační stránce. Součástí podkladů je vždy zadávací dokumentace a seznam dodavatelů. 2) V zadávací dokumentaci je podrobně popsán předmět zakázky a specifické požadavky zadavatele. Vždy je uveden požadavek, aby dodavatel v nabídce uvedl cenu a termín realizace předmětu střední zakázky a předložil další informace nutné pro zvážení výhodnosti nabídky (zejm. záruční dobu). 3) Seznam dodavatelů, jejichž výběr musí odpovídat požadavkům zadání, obsahuje nejméně tři dodavatele. Vždy však musí být do seznamu zařazeni všichni dodavatelé, kteří vyhovují podmínkám zadání a kteří mají sídlo ve městě Broumově. Vhodné je poptávat i dodavatele, prezentující se na internetu. 4) Příkazce předkládá věcně nadřízenému ke schválení podklady a potvrzení správce rozpočtu o finančním zajištění zakázky. 5) Po schválení podkladů věcně nadřízeným pokračuje příkazce, ve lhůtě stanovené věcně nadřízeným, v řízení poptávkou dodavatelů. 6) Příkazce informuje o názvu zakázky, přesném datu a hodině ukončení příjmu nabídek podatelnu MěÚ. 7) Obálku řádně označenou heslem "Zakázka název zakázky nabídka - neotevírat podatelna neotvírá, pouze ji označí pořadovým číslem, datem a hodinou doručení. Obálku dále podatelna označí otiskem příjmového razítka a PID a předá příkazci. V případě příjmu nabídky e-mailem bez zaručeného elektronického podpisu nebo faxem, bude tato nabídka po vytištění podána na podatelnu MěÚ a označena tak, jako nabídka došlá poštou, s datem a hodinou doručení tohoto e-mailu nebo faxu. 8) Otevírání obálek, posouzení, vyhodnocení písemných nabídek a výběr dodavatele provede komise. 9) Komise sestává nejméně ze tří osob, a to z příkazce, věcně nadřízeného (který je předsedou komise a jehož hlas má v případě rovnosti hlasů rozhodující váhu) a jím jmenované osoby nebo osob. V případě, že je počet členů komise větší než tři, musí být členem komise alespoň jeden člen ZM. 10) Z jednání komise příkazce pořizuje zápis, který tvoří součást dokumentace k řízení. Zápis musí být podepsán všemi členy komise a musí obsahovat: a) datum jednání komise, b) název střední zakázky, c) seznam oslovených dodavatelů, 3 z 6
d) seznam přihlášených dodavatelů včetně stručného popisu jejich nabídky, e) seznam přítomných členů komise, f) způsob hodnocení nabídek, včetně hodnotících kritérií, g) vybraného dodavatele a pořadí ostatních dodavatelů. 11) Střední zakázka je uzavírána na základě smlouvy, popř. zadáním objednávky a jejím přijetím. 12) Příkazce předloží RM na její nejbližší jednání smlouvu s vybraným dodavatelem / objednávku vybranému dodavateli. Smlouva musí být parafována právníkem města. 13) RM usnesením schválí uzavíranou smlouvu s vybraným dodavatelem / objednávku vybranému dodavateli. 14) Příkazce bezodkladně poté, kdy RM smlouvu / objednávku schválí, vyrozumí vybraného dodavatele o tom, že byl vybrán a ostatní dodavatele o tom, že vybráni nebyli. V této lhůtě také zahájí jednání s vybraným dodavatelem, směřující k realizaci střední zakázky. Realizaci zakázky zajišťuje příkazce. 15) O uzavření dodatku smlouvy / rozšíření objednávky v průběhu realizace střední zakázky rozhoduje RM na základě zdůvodnění příkazce. 16) Výše uvedená ustanovení neplatí v případě střední zakázky zadávané za účelem odvrácení následků havarijního stavu. V takovém případě rozhoduje o výběru dodavatele věcně nadřízený po konzultaci s příkazcem. Věcně nadřízený informuje RM na nejbližším jednání, následujícím po tomto výběru, o podstatných okolnostech spojených s jeho rozhodnutím. Oddíl IV. Velké zakázky 1) Příkazce připraví podklady pro zadání velké zakázky (dále v tomto oddíle jen jako podklady ) po odborné, věcné a organizační stránce. Součástí podkladů je vždy zadávací dokumentace, seznam dodavatelů a návrh složení komise. 2) V zadávací dokumentaci je podrobně popsán předmět zakázky a specifické požadavky zadavatele. Vždy je uveden požadavek, aby dodavatel v nabídce uvedl cenu a termín realizace předmětu velké zakázky a předložil návrh smlouvy, na jejímž základě by měla být zakázka realizována. 3) Seznam dodavatelů, jejichž výběr musí odpovídat požadavkům zadání, obsahuje nejméně pět dodavatelů. Vždy však musí být do seznamu zařazeni všichni dodavatelé, kteří vyhovují podmínkám zadání a kteří mají sídlo ve městě Broumově. Vhodné je poptávat i dodavatele, prezentující se na internetu. 4) Příkazce předkládá RM ke schválení podklady včetně potvrzení správce rozpočtu o finančním zajištění zakázky. 5) RM schvaluje zadávací dokumentaci, seznam dodavatelů, kteří budou osloveni, a jmenuje nejméně pětičlennou komisi a jejího předsedu, jehož hlas má v případě rovnosti hlasů rozhodující váhu. 6) Po schválení podkladů RM pokračuje příkazce, ve lhůtě stanovené RM, v řízení poptávkou dodavatelů, zveřejněním výzvy na stránkách města a zasláním informace o zadání poptávky s objednávkou České poště na zveřejnění v centrálním informačním systému (IS VZ US). Informace v rozsahu 1 stránka bude obsahovat adresu zadavatele, název zakázky, předpokládaný náklad, předpokládaný termín realizace a lhůtu pro podání nabídky. Zadávací dokumentace bude poskytnuta na základě žádosti i dodatečně přihlášeným uchazečům za úhradu maximálně do výše režijních nákladů na pořízení kopií.. 7) Příkazce informuje o názvu zakázky, přesném datu a hodině ukončení příjmu nabídek podatelnu MěÚ. 8) Obálku řádně označenou heslem "Zakázka název zakázky nabídka - neotevírat podatelna neotevře a označí ji pořadovým číslem, datem a hodinou doručení. Obálku dále podatelna označí otiskem příjmového razítka a PID.V případě příjmu nabídky e-mailem bez zaručeného elektronického podpisu nebo faxem, bude tato nabídka po vytištění podána na podatelnu MěÚ a označena tak, jako nabídka došlá poštou, s datem a hodinou doručení tohoto e-mailu nebo faxu. 4 z 6
9) Komise otvírá obálky, posuzuje a hodnotí nabídky a stanovuje pořadí dodavatelů. O činnosti komise příkazce vyhotoví zápis, který se stává součástí dokumentace řízení. Zápis musí být podepsán všemi členy komise. Zápis vždy obsahuje: a) datum jednání komise, b) název velké zakázky, c) seznam oslovených dodavatelů, d) seznam přihlášených dodavatelů včetně stručného popisu jejich nabídky, e) seznam přítomných členů komise, f) způsob hodnocení nabídek, včetně hodnotících kritérií, g) stanovení pořadí dodavatelů. 10) Věcně nadřízený předloží RM zápis komise spolu s návrhem smlouvy, projednané s prvním dodavatelem v pořadí komise. Smlouva musí být parafována právníkem města. 11) RM usnesením určí dodavatele velké zakázky a schválí s ním uzavíranou smlouvu. 12) Příkazce bezodkladně poté, kdy RM určí dodavatele, vyrozumí tohoto dodavatele o tom, že byl vybrán a ostatní dodavatele o tom, že vybráni nebyli. Následně zahájí jednání s vybraným dodavatelem, směřující k realizaci velké zakázky dle smlouvy. Realizaci zakázky zajišťuje příkazce. 13) O uzavření dodatku smlouvy v průběhu realizace velké zakázky rozhoduje RM na základě zdůvodnění příkazce. Oddíl V. Evidence a zveřejňování údajů o středních a velkých stavebních zakázkách 1) O zadaných velkých a středních stavebních zakázkách (dále jen akce ) vede příkazce evidenci. 2) Tato evidence obsahuje: a) evidenční číslo akce, b) název akce, c) označení příslušného odboru, d) seznam oslovených dodavatelů, e) seznam přihlášených dodavatelů, f) jméno a příjmení/obchodní jméno/název vybraného dodavatele, g) předpokládanou cenu předmětu akce, h) celkovou cenu předmětu akce dle smlouvy, i) termín zahájení a dokončení akce dle smlouvy, j) celkovou skutečnou cenu akce, k) skutečný termín zahájení a dokončení akce, l) termín uplynutí záruční doby dle smlouvy. 3) V případě středních a velkých zakázek a velkých a středních stavebních zakázek zveřejní příkazce na internetových stránkách města, bezprostředně po podpisu smlouvy s vybraným dodavatelem, kompletní zprávu hodnotící komise s následujícími údaji: a) název zakázky b) seznam oslovených dodavatelů c) seznam přihlášených dodavatelů s uvedením nabídkové ceny u každého z nich d) datum jednání komise e) hodnotící kritéria komise f) pořadí dodavatelů stanovené komisí g) údaje o dodavateli, který byl vybrán RM (jméno a příjmení / název / firma a datum narození / IČ). h) seznam členů hodnotící komise 5 z 6
Čl. IV. Závěrečná, zrušující a přechodná ustanovení 1) Tato směrnice byla schválena Radou města Broumova, usnesením č. 11 na zasedání dne 23. března 2011. Tato směrnice nabývá účinnosti dnem 1. 4. 2011. 2) Touto směrnicí se ruší směrnice rady města č. 2/2007 O zadávání zakázek. 3) V případě zakázek zadaných před nabytím účinnosti této směrnice podle směrnice rady města č. 2/2007 O zadávání zakázek se řízení dokončí podle uvedené směrnice. V Broumově dne 28. března 2011. Milan Kotrnec Starosta 6 z 6
Příloha č. 1 Vzor zdůvodnění výběru dodavatele malé zakázky 1. 2. 3. 4. 5. 1. Název malé zakázky: 2. Pořadí dodavatelů, u nichž byla zjišťována nabídka, stanovené především s ohledem na nabídnutou cenu, dále s ohledem na poskytnutou záruku, servis, termín realizace apod. Dodavatel Cena Záruka* Servis* Termín realizace* Pozn.: symbolem * jsou označena pole, která není třeba povinně vyplňovat Ostatní* 1. Jakým způsobem byl proveden průzkum trhu (např. telefonicky, pomocí internetu, z letáků, fyzickým výběrem apod.) 2. Datum 3. Podpis příkazce.. 7 z 6