EVROPSKÝ PARLAMENT 2009 2014 Výbor pro rozpočtovou kontrolu 7. 2. 2011 2010/2181(DEC) NÁVRH ZPRÁVY o udělení absolutoria za plnění rozpočtu Evropské policejní akademie za rozpočtový rok 2009 (C7-0241/2010 2010/2181(DEC)) Výbor pro rozpočtovou kontrolu Zpravodaj: Georgios Stavrakakis PR\834120.doc PE450.703v01-00 Jednotná v rozmanitosti
PR_DEC_Agencies OBSAH Strana 1. NÁVRH ROZHODNUTÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU...3 2. NÁVRH ROZHODNUTÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU...3 3. NÁVRH USNESENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU...5 PE450.703v01-00 2/10 PR\834120.doc
1. NÁVRH ROZHODNUTÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU o udělení absolutoria za plnění rozpočtu Evropské policejní akademie za rozpočtový rok 2009 (C7-0241/2010 2010/2181(DEC)) Evropský parlament, s ohledem na konečnou účetní závěrku Evropské policejní akademie za rozpočtový rok 2009, s ohledem na zprávu Účetního dvora o ověření roční účetní závěrky Evropské policejní akademie za rozpočtový rok 2009, spolu s odpověďmi akademie 1, s ohledem na doporučení Rady ze dne... (0000/2011 C7-0000/2011), s ohledem na článek 276 Smlouvy o ES a článek 319 Smlouvy o fungování Evropské unie, s ohledem na nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 ze dne 25. června 2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství 2, a zejména na článek 185 tohoto nařízení, ohledem na rozhodnutí Rady 2005/681/SVV ze dne 20. září 2005 o zřízení Evropské policejní akademie (EPA) 3, a zejména na článek 16 tohoto rozhodnutí, s ohledem na nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2343/2002 4 ze dne 19. listopadu 2002 o rámcovém finančním nařízení pro subjekty uvedené v článku 185 nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002, a zejména na článek 94 tohoto nařízení, s ohledem na článek 77 a přílohu VI jednacího řádu, s ohledem na zprávu Výboru pro rozpočtovou kontrolu a stanovisko Výboru pro občanské svobody, spravedlnost a vnitřní věci (A7-0000/2011), 1. řediteli Evropské policejní akademie za plnění rozpočtu na rozpočtový rok 2009; 2. předkládá své připomínky v níže uvedeném usnesení; 3. pověřuje svého předsedu, aby předal toto rozhodnutí a usnesení, které je jeho nedílnou součástí, řediteli Evropské policejní akademie, Radě, Komisi a Účetnímu dvoru a aby zajistil jeho zveřejnění v Úředním věstníku Evropské unie (řada L). 2. NÁVRH ROZHODNUTÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU o uzavření účtů Evropské policejní akademie za rozpočtový rok 2009 1 Úř. věst. C 338, 14.12.2010, s 137. 2 Úř. věst. L 248, 16.9.2002, s. 1. 3 Úř. věst. L 256, 1.10.2005, s. 63. 4 Úř. věst. L 357, 31.12.2002, s. 72. PR\834120.doc 3/10 PE450.703v01-00
(C7-0241/2010 2010/2181(DEC)) Evropský parlament, s ohledem na konečnou účetní závěrku Evropské policejní akademie za rozpočtový rok 2009, s ohledem na zprávu Účetního dvora o ověření roční účetní závěrky Evropské policejní akademie za rozpočtový rok 2009, spolu s odpověďmi akademie 1, s ohledem na doporučení Rady ze dne... (0000/2011 C7-0000/2011), s ohledem na článek 276 Smlouvy o ES a článek 319 Smlouvy o fungování Evropské unie, s ohledem na nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 ze dne 25. června 2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství 2, a zejména na článek 185 tohoto nařízení, ohledem na rozhodnutí Rady 2005/681/SVV ze dne 20. září 2005 o zřízení Evropské policejní akademie (EPA) 3, a zejména na článek 16 tohoto rozhodnutí, s ohledem na nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2343/2002 4 ze dne 19. listopadu 2002 o rámcovém finančním nařízení pro subjekty uvedené v článku 185 nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002, a zejména na článek 94 tohoto nařízení, s ohledem na článek 77 a přílohu VI jednacího řádu, s ohledem na zprávu Výboru pro rozpočtovou kontrolu a stanovisko Výboru pro občanské svobody, spravedlnost a vnitřní věci (A7-0000/2011), 1. uzavření účtů Evropské policejní akademie za rozpočtový rok 2009; 2. pověřuje svého předsedu, aby toto rozhodnutí předal řediteli Evropské policejní akademie, Radě, Komisi a Účetnímu dvoru a aby zajistil jeho zveřejnění v Úředním věstníku Evropské unie (řada L). 1 Úř. věst. C 338, 14.12.2010, s 137. 2 Úř. věst. L 248, 16.9.2002, s. 1. 3 Úř. věst. L 256, 1.10.2005, s. 63. 4 Úř. věst. L 357, 31.12.2002, s. 72. PE450.703v01-00 4/10 PR\834120.doc
3. NÁVRH USNESENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU obsahujícího připomínky, které jsou nedílnou součástí jeho rozhodnutí o udělení absolutoria za plnění rozpočtu Evropské policejní akademie na rozpočtový rok 2009 (C7-0241/2010 2010/2181(DEC)) Evropský parlament, s ohledem na konečnou účetní závěrku Evropské policejní akademie za rozpočtový rok 2009, s ohledem na zprávu Účetního dvora o ověření roční účetní závěrky Evropské policejní akademie za rozpočtový rok 2009, spolu s odpověďmi akademie 1, s ohledem na doporučení Rady ze dne... (0000/2011 C7-0000/2011), s ohledem na článek 276 Smlouvy o ES a článek 319 Smlouvy o fungování Evropské unie, s ohledem na nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 ze dne 25. června 2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství 2, a zejména na článek 185 tohoto nařízení, ohledem na rozhodnutí Rady 2005/681/SVV ze dne 20. září 2005 o zřízení Evropské policejní akademie (EPA) 3, a zejména na článek 16 tohoto rozhodnutí, s ohledem na nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2343/2002 4 ze dne 19. listopadu 2002 o rámcovém finančním nařízení pro subjekty uvedené v článku 185 nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002, a zejména na článek 94 tohoto nařízení, s ohledem na článek 77 a přílohu VI jednacího řádu, s ohledem na zprávu Výboru pro rozpočtovou kontrolu a stanovisko Výboru pro občanské svobody, spravedlnost a vnitřní věci (A7-0000/2011), A. vzhledem k tomu, že akademie byla zřízena v roce 2001 a ve smyslu článku 185 finančního nařízení byla s účinností od 1. ledna 2006 přeměněna na subjekt Společenství, na nějž se vztahuje rámcové finanční nařízení pro agentury; B. vzhledem k tomu, že ve své zprávě o ověření účetní závěrky akademie za rozpočtový rok 2006 a 2007 vznesl Účetní dvůr výhrady vůči legalitě a správnosti uskutečněných operací s odůvodněním, že postupy zadávání veřejných zakázek nebyly v souladu s ustanoveními finančního nařízení; C. vzhledem k tomu, že ve své zprávě o ověření roční účetní závěrky akademie za 1 Úř. věst. C 338, 14.12.2010, s 137. 2 Úř. věst. L 248, 16.9.2002, s. 1. 3 Úř. věst. L 256, 1.10.2005, s. 63. 4 Úř. věst. L 357, 31.12.2002, s. 72. PR\834120.doc 5/10 PE450.703v01-00
rozpočtový rok 2008 připojil Účetní dvůr ke svému stanovisku zdůraznění skutečnosti, pokud jde o spolehlivost účetní závěrky, aniž by vůči ní výslovně vznesl výhrady, a vznesl výhrady vůči legalitě a správnosti uskutečněných operací; D. vzhledem k tomu, že ve svém rozhodnutí ze dne 10. října 2010 1 Parlament odmítl udělit řediteli Evropské policejní akademie absolutorium za plnění rozpočtu akademie na rozpočtový rok 2008; E. vzhledem k tomu, že ve své zprávě o ověření roční účetní závěrky akademie za rozpočtový rok 2009 Účetní dvůr opět vznesl výhrady vůči legalitě a správnosti uskutečněných operací; F. vzhledem k tomu, že rozpočet akademie v roce 2009 činil 8 800 000 EUR, Nedostatky týkající se postupů zadávání veřejných zakázek 1. vyjadřuje znepokojení nad skutečností, že akademie soustavně neplní ustanovení finančního nařízení týkající se zadávání veřejných zakázek; především konstatuje, že značná část celkového rozpočtu akademie obsahuje následující nedostatky: nebyly uzavřeny smlouvy nebo neproběhlo výběrové řízení, nebylo specifikováno žádné zadání zakázky, nebyla vyžádána ani obdržena žádná finanční nabídka, nebylo provedeno žádné finanční vyhodnocení; 2. uvědomuje si však, že akademie jmenovala úředníka pro zadávání zakázek a dne 8. června 2010 prostřednictvím rozhodnutí ředitele č. 002/2010 schválila příručku pro zadávání zakázek, která obsahuje vzorové dokumenty a kontrolní seznamy; Nedodržování pravidel pro výdaje na pořádání kurzů 3. vyjadřuje znepokojení nad tím, že Účetní dvůr odhalil vážné nedostatky v dodržování administrativních a finančních pravidel pro výdaje na organizaci kurzů a seminářů, které představují významnou část provozních výdajů akademie; konstatuje, že příčinou hlavních nedostatků je skutečnost, že revidované finanční nařízení akademie nikdy nevstoupilo v platnost, a v důsledku toho byly všechny uzavřené pracovní smlouvy nelegální; bere na vědomí, že platnost těchto smluv skončila a již nebyla obnovena; Přenos prostředků 4. vyjadřuje znepokojení nad tím, že z prostředků na platby na rok 2009 bylo do roku 2010 přeneseno více než 3,8 milionu EUR, což odpovídá 43 % celkového rozpočtu akademie; stejně tak je znepokojen skutečností, že 46 % prostředků přenesených z roku 2008 muselo být zrušeno; zdůrazňuje, že tento stav svědčí o vážných a opakovaných nedostatcích ve způsobu, jakým akademie plánuje svou činnost a sleduje plnění svého rozpočtu, a je v rozporu se zásadou ročního rozpočtu; 1 Úř. věst. L 320, 7.12.2010, s. 11. PE450.703v01-00 6/10 PR\834120.doc
5. konstatuje, že již v rozpočtovém roce 2008 muselo být přeneseno 31 % souhrnného rozpočtu akademie a že v rozpočtovém roce 2007 bylo zrušeno více než 20 % (0,5 milionu EUR) prostředků akademie přenesených z předchozího roku; 6. vítá však skutečnost, že od března 2010 se každý týden začaly konat pravidelné schůze o finančním řízení akademie, jejichž cílem je zlepšit plnění a kontrolu rozpočtu; bere na vědomí, že ve spojitosti s víceletým plánem činnosti akademie je naplánováno zavedení dalších zlepšení; uvědomuje si, že v roce 2010 byla přijata opatření k řešení problému; vyzývá akademii, aby orgánu udělujícímu absolutorium soustavně poskytovala informace o dosažených zlepšeních a o přijatých opatřeních; Účetní systém 7. s politováním poznamenává, že v přípravě předběžné účetní závěrky za rok 2009 Účetní dvůr opět zjistil významná zpoždění a chyby; bere na vědomí, že na konci roku 2009 měla akademie nezpracované faktury, jejichž objem dosahoval 900 000 EUR; konstatuje, že příčinou tohoto stavu je nevyhovující rozdělení finančních povinností, nedostatečná interní kontrola a potíže s najímáním a udržením kvalifikovaných zaměstnanců se zkušenostmi ve finanční a účetní oblasti; naléhavě tedy vyzývá akademii, aby tuto situaci neprodleně napravila a o přijatých opatřeních podala informace orgánu udělujícímu absolutorium; 8. konstatuje, že akademie ve svých finančních výkazech za rok 2009 vyčíslila celkový dopad svých chyb na vytvořené rezervy v období před 1. lednem 2008 na 929 670,27 EUR (10,56 % jejího celkového rozpočtu na rok 2009) a celkový dopad svých chyb z roku 2008 na vytvořené rezervy na 284 718,77 EUR (3,2 % jejího celkového rozpočtu na rok 2009); Řízení lidských zdrojů 9. vyjadřuje znepokojení nad skutečností, že Účetní dvůr označil několik nedostatků v oblasti výběrových řízení, které ohrožují transparentnost těchto postupů; především zdůrazňuje, že: - limitní hodnoty, které uchazeči museli splňovat, byly většinou stanoveny až po vyhodnocení uchazečů a sestavení jejich pořadí; - otázky pro pohovor s uchazeči byly často připraveny až po prostudování přihlášek; - dokumentace postupů nebyla přiměřená; 10. dále je znepokojen postupy, které služební řád neumožňuje nebo nejsou legální; především má na mysli případy, kdy: - nebylo možné určit, zda úspěšní kandidáti splňovali požadavky týkající se stanovené délky jejich odborné praxe. - výběrová komise rozhodla pouze na základě životopisů; - úspěšný kandidát nesplňoval minimální požadavky kladené na odbornou praxi; PR\834120.doc 7/10 PE450.703v01-00
- jednomu zaměstnanci s řídícími pravomocemi bylo povoleno sídlit mimo Spojené království a zároveň na omezený počet dní v roce pracovat v prostorách akademie v Bramshillu, přičemž mu akademie proplácela cestovní výdaje; 11. bere však na vědomí, že v roce 2010 přijala akademie rozhodnutím ředitele č. 4/2010 příručku pro nábor zaměstnanců, která tyto postupy uvádí do souladu se služebním řádem; vyzývá tedy akademii, aby orgánu udělujícímu absolutorium podala informace o tom, do jaké míry je toto rozhodnutí uplatňováno; Využívání prostředků na soukromé výdaje 12. vítá skutečnost, že po opakovaných žádostech útvaru interního auditu (IAS), Účetního dvora a orgánu udělujícího absolutorium byla konečně provedena kontrola ex-post zaměřená na prostředky, které byly využity na soukromé výdaje, a že tuto kontrolu provedla externí společnost Moore Stephens ; 13. především bere na vědomí, že cílem externího hodnocení bylo přezkoumat opatření, jimiž akademie reagovala na záležitosti označené Účetním dvorem v rámci auditu v roce 2007 a vypracovat zprávu, v níž bude popsána celková výše prostředků využitých na soukromé výdaje a zpětně získané částky; poukazuje zejména na to, že externí audit přinesl tyto poznatky: Rozpočtová položka Vynaložené prostředky dle údajů, které akademie předložila auditorům Částky, které akademie zpětně získala Náklady na dopravu 9.508 7.421 Provozní náklady na sdílený 14.783 13.916 vozový park akademie Zakoupený nábytek 14.788 500 Výdaje za mobilní telefony 3.721 3.721 CELKOVÁ ČÁSTKA 42.800 25.558 14. dále si je vědom toho, že již uplynula určitá doba a že před uskutečněním auditu v roce 2007 existovaly nedostatky ve finančním řízení akademie, v monitorování a v podávání zpráv, a tudíž externí auditor nemohl plně vyčíslit výdaje, které byly vynaloženy nesprávným způsobem; konstatuje tedy, že externí auditor považoval za důležitější se v auditu zaměřit na zpětně získané částky a na možnost dalších zpětných úhrad; 15. uznává závěr, k němuž dospěl externí audit, tedy že další zpětné úhrady v podstatě nejsou možné; bere na vědomí, že: - prodej nábytku přinesl pouhých 500 liber, - akademie není oprávněna žádat od zaměstnanců, kteří využívali dobrovolných dopravních služeb, aby zpětně přispěli na náklady na dopravu, které tím akademii vznikly; rovněž konstatuje, že podle článku 85 služebního řádu lze tyto částky od zaměstnanců zpětně získat, pouze pokud si byl zaměstnanec vědom neoprávněnosti této platby nebo bylo-li pochybení natolik zjevné, že si jej nemohl nevšimnout; PE450.703v01-00 8/10 PR\834120.doc
16. zdůrazňuje, že již ve své zvláštní výroční zprávě za rok 2007 upozornil Účetní dvůr na to, že auditoři nemohou přezkoumat všechny platby učiněné během roku 2007, jelikož buď nelze určit výši prostředků, které byly neoprávněně vynaloženy na soukromé účely, nebo všechny typy soukromých výdajů; 17. opět klade důraz na odpovědnost předchozího ředitele za výše zmíněné nedostatky a nesrovnalosti; v tomto ohledu se odkazuje na své usnesení ze dne 7. října 2010 obsahující připomínky, které jsou nedílnou součástí rozhodnutí o udělení absolutoria za plnění rozpočtu Evropské policejní akademie na rozpočtový rok 2008 1 ; 18. klade zvláštní důraz na následující zjištění, která dne 18. května 2009 předložilo české předsednictví: nesprávné řízení akademie: v souvislosti se zjištěními útvaru interního auditu; Komise akademii nabídla pomoc, avšak ředitel akademie se na GŘ JLS ani na GŘ BUDG nikdy neobrátil; komunikace v rámci sekretariátu: nedostatek komunikace a důvěry mezi ředitelem a zaměstnanci vedl k dlouhodobým sporům; - nedostatek transparentnosti: ředitel nepátral po problémech a nepožádal o pomoc správní radu ani Komisi, naopak informace nesdílel, takže byly poté objevovány náhodně; - ředitel je odpovědný správní radě akademie: ředitel však rozhodnutí správní rady nerespektoval; Interní audit 19. vítá iniciativu, kterou akademie vyvinula s cílem poskytnout orgánu udělujícímu absolutorium závěrečnou hodnotící zprávu útvaru interního auditu o způsobu, jímž bude akademie provádět víceletý plán na období 2010 2014; považuje to za známku transparentnosti a za osvědčený postup, jejž by měly uplatnit všechny ostatní agentury; 20. je si vědom toho, že na základě doporučení útvaru interního auditu a orgánu udělujícího absolutorium akademie konečně vypracovala nový postup pro evidenci výjimek, který byl přijat rozhodnutím ředitele č. 10/2010 ze dne 21. června 2010; vyzývá nyní akademii, aby orgánu udělujícímu absolutorium podala informace o tom, do jaké míry je toto rozhodnutí uplatňováno; Víceletý plán akademie na období 2010 2014 21. konstatuje, že víceletý plán byl v květnu 2010 na žádost orgánu udělujícího absolutorium schválen správní radou akademie; dále vítá skutečnost, že na konci září 2010 bylo dokončeno 19 ze 44 milníků, na dokončení 18 dalších se pracovalo v souladu s plánovaným harmonogramem a provádění 7 milníků ještě mělo být zahájeno; 22. uvědomuje si, že útvar interního auditu ve své závěrečné hodnotící zprávě o způsobu, jímž bude akademie provádět víceletý plán na období 2010 2014, narazil na to, že 1 Úř. věst. L 320, 7.12.2010, s. 12. PR\834120.doc 9/10 PE450.703v01-00
popisy některých položek tohoto plánu nejsou jednoznačné a že se některé milníky překrývají; z tohoto důvodu zdůrazňuje, že zprávy o pokroku nejsou vždy dostatečně přesné na to, aby bylo na jejich základě možné plně pochopit, jaká konkrétní opatření bude při provádění jednotlivých milníků nutné přijmout, a že je proto obtížné posoudit, jakou budou mít nakonec příslušná opatření povahu; 23. Z toho důvodu naléhavě vyzývá akademii: - aby s ohledem na víceletý akční plán 2/milník č. 7 normy Evropské policejní akademie pro vnitřní kontrolu přijala nový soubor šestnácti norem pro vnitřní kontrolu (I), které jsou oproti původním čtyřiadvaceti normám zjednodušeny; - aby s ohledem na víceletý akční plán 3/milník č. 4 posuzování účinnosti a efektivity činnosti sekretariátu a jeho vedení a řízení popsala stav vyvážené hodnotící zprávy, jejímž cílem bude změřit výkonnost akademie a provést roční hodnocení zaměstnanců; - aby se s ohledem na víceletý akční plán 4/milník č. 1 přezkum finančních a účetních okruhů konkrétněji vyjádřila k plánovanému budoucímu vývoji finančních postupů tím, že popíše výsledky přezkumu a zejména nejdůležitější doporučení, která má akademie v úmyslu uvést do praxe s cílem prosadit efektivní finanční postupy včetně kontrol; - aby s ohledem na víceletý akční plán 5/milník č. 2 posílená způsobilost k ověřování ex-ante a ex-post vysvětlila zásadní změny v postupech ověřování ex-ante, ať již byly provedeny nebo se jejich změna plánuje, a aby stejně tak učinila u plánů týkajících se kontrol ex-post u grantů; - aby s ohledem na víceletý akční plán 10/milník č. 1 snížit závislost na dočasných zaměstnancích zavedla politiku pro využívání krátkodobě zaměstnaných pracovníků; - aby s ohledem na víceletý akční plán 11 zlepšit a zdokonalit řízení lidských zdrojů popsala účel a očekávané přínosy nové metody řízení lidských zdrojů, kterou akademie hodlá zavést, včetně toho, jakým způsobem by mohla ovlivnit budoucí potřeby akademie v oblasti lidských zdrojů; vyzývá akademii, aby orgánu udělujícímu absolutorium poskytla informace o zlepšeních, jichž bylo v souvislosti s těmito záležitostmi dosaženo; 24. vyzývá Účetní dvůr, aby provedl zvláštní audit, jímž přezkoumá plnění akčního plánu akademie; o o o 25. pokud jde o další připomínky, které doprovázejí rozhodnutí o udělení absolutoria a nají horizontální povahu, odkazuje na své usnesení ze dne května 2011 1 o výkonnosti, finančním řízení a kontrole evropských agentur. 1 Přijaté texty, P7_TA_PROV(2011)0000. PE450.703v01-00 10/10 PR\834120.doc