Česká agentura na podporu obchodu/czechtrade se sídlem Dittrichova 21 128 01 Praha 2 IČ: 00001171, DIČ: CZ 00001171 Výzva více zájemcům o veřejnou zakázku malého rozsahu V Praze dne 2.11.2015 Č. j.../2015 Věc: Zpracování mzdové agendy I. Vymezení a předmět plnění veřejné zakázky malého rozsahu Česká agentura na podporu obchodu / CzechTrade (dále jen zadavatel ) zadává veřejnou zakázku na zpracování mzdové agendy, zpracování a výplata mezd pro cca 110-150 zaměstnanců v souladu s platnými právními předpisy upravující oblast mzdové agendy pro státní příspěvkové organizace. Specifikace předmětu zakázky a další informace: Zajištění nepřetržitého zpracování mezd, tj. pravidelně každý měsíc k zadavatelem určenému datu (je nutné zajistit případnou zastupitelnost) Zpracované mzdy budou obsahovat: rekapitulaci mezd (měsíční, roční) přehled odvedeného sociálního a zdravotního pojištění výkaz dávek nemocenského pojištění přehled čerpání dovolené zaměstnanců datový nosič s příkazy pro výplaty mezd, srážek a odvodů pro e - bankovnictví datový nosič pro zaúčtování výplatní pásky pro personální oddělení (listinná podoba) a pro zaměstnance ( skryté výplatní pásky ) případně další předem dohodnuté výkazy 1
Mzdová položka tj. za měsíční zpracování výplaty jednoho pracovníka, bude obsahovat: pořízení dat nového pracovníka - osobní, platové a daňové údaje, nastavení výše dovolené, zadání srážek ze mzdy pořízení vstupních měsíčních dat docházky a složek mezd, nemocenských dávek, dovolené kontrola zpracování mezd včetně kontroly výše odvodů a srážek z mezd přihlašování a odhlašování pracovníků na PSSZ a zdravotních pojišťovnách vedení evidenčních listů důchodového zabezpečení měsíční tiskové sestavy, případné tiskové podklady pro statistiky zpracování dat do Informačního systému o platech na základě zákona č. 262/2006 Sb. Zákoník práce a nařízení vlády č. 328/2013 Sb. roční zúčtování daní zastupování zadavatele na základě plné moci před dále zmíněnými orgány: finanční úřad, česká správa sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovny Představení zadavatele Česká agentura na podporu obchodu/czechtrade byla zřízena rozhodnutím ministra průmyslu a obchodu dne 1.5.1997 jako příspěvková organizace státu. Posláním CzechTrade je poskytování informačních, poradenských a podpůrných služeb zaměřených na zlepšování výsledků zahraničního obchodu České republiky a exportních aktivit českých podnikatelských subjektů v zahraničí. Agentura je příspěvkovou organizací, která je napojena na státní rozpočet prostřednictvím svého zřizovatele Ministerstva průmyslu a obchodu. Hospodaření agentury se řídí pravidly hospodaření s rozpočtovými prostředky státního rozpočtu a finančního hospodaření rozpočtových a příspěvkových organizací. Statutárním orgánem agentury je generální ředitel, kterého jmenuje a odvolává ministr průmyslu a obchodu. Bližší informace na www.czechtrade.cz, kde je uveřejněna i tato zadávací dokumentace vč. příloh po dobu trvání lhůty pro podání nabídek. Kontaktní osoba, osoba pro dotazy uchazečů Dotazy a žádosti o další informace k této zakázce lze podat výhradně elektronickou poštou na kontaktní osobu: Ing. Lenka Sokoltová, a to nejpozději 5 pracovních dnů před konečným datem pro podávání nabídek. Zadavatel si vyhrazuje právo 3 pracovní dny pro zaslání odpovědi na dotazy a žádosti o další informace k této zakázce. Uchazeči mohou zasílat své dotazy na: lenka.sokoltova@czechtrade.cz. II. Doba a místo plnění této zakázky Doba plnění: 1.1.2016 do 31.12.2019 Místo plnění a předání a převzetí výstupů a podkladů : v sídle dodavatele i zadavatele, tj. Česká agentura na podporu obchodu/czechtrade, Dittrichova 1968/21, 128 01 Praha 2, nebude-li určeno jinak. 2
III. Požadavky na prokázání kvalifikačních předpokladů a) Zadavatel požaduje v rámci nabídky předložení čestného prohlášení o splnění základních kvalifikačních předpokladů (viz příloha č. 2), což doloží uchazeč originálem čestného prohlášení podepsaného osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče (v případě podpisu nabídky zmocněnou osobou doloží uchazeč v nabídce originál či úředně ověřenou kopii plné moci či jiného platného pověřovacího dokumentu). b) Zadavatel požaduje, aby součástí nabídky byl originál či úředně ověřená kopie živnostenského listu, případně jiného dokladu prokazujícího oprávnění k činnosti uvedené v bodě I., a originál či úředně ověřená kopie platného výpisu z obchodního rejstříku ne staršího než 90 dnů (je-li uchazeč v něm zapsán). c) Doložení odborné kvalifikace uchazeče ve formě osobou uchazeče podepsaného strukturovaného životopisu, ze kterého bude zřejmé, že uchazeč splňuje následující požadavky zadavatele: - délka praxe doba působení na trhu (požaduje se min. 5 letá praxe v oboru) - zkušenosti se mzdovým a účetním systémem Helios Orange (požaduje se min. 2 letá praxe v modulu Mzdy). V případě podpisu zmocněnou osobou doloží uchazeč v nabídce originál plné moci či jiného platného pověřovacího dokumentu. d) Zkušenosti se zpracováním mezd nejlépe pro státní příspěvkové organizace uchazeč uvede alespoň 1 konkrétní případ obdobného předmětu plnění této VZ za období posledních tří (3) let od data vyhlášení této zakázky formou podepsaného seznamu či podepsaného čestného prohlášení, přičemž podepsáno musí být vždy osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče (v případě podpisu nabídky zmocněnou osobou doloží uchazeč v nabídce originál či úředně ověřenou kopii plné moci či jiného platného pověřovacího dokumentu). Dále zadavatel předpokládá uvedení základních údajů o uchazeči, stručné představení a uvedení kontaktních osob uchazeče v nabídce uchazeče. IV. Způsob hodnocení nabídek Jednotlivé nabídky budou hodnoceny dle níže uvedených kritérií: a) nabídková cena v Kč/měsíc za zpracování mezd pro 130 zaměstnanců (bez DPH)..váha 80% v členění: - nabídková cena za 1 položku účetní v Kč/měsíc (bez DPH), - nabídková cena za 1 položku mzdovou v Kč/měsíc (bez DPH), - nabídková cena za spotřebu materiálu např. diskrétní výplatní pásky, papír apod. v Kč/měsíc (bez DPH), b) nabídková cena za 1 hod. (60 min) konzultace v Kč (bez DPH) váha 20 % 3
V. Požadavky na jednotný způsob zpracování nabídky a) Požadujeme doručení nabídky písemnou formou a v českém jazyce. b) Uchazeč předloží písemnou nabídku v jednom originálním písemném vyhotovení včetně vyplnění krycího listu nabídky (příloha č. 1) s očíslováním stran, přičemž krycí list i nabídka budou podepsány osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče (v případě podpisu nabídky zmocněnou osobou doloží uchazeč v nabídce originál či úředně ověřenou kopii plné moci či jiného platného pověřovacího dokumentu). c) Požadujeme dodržení následující struktury předkládaných nabídek: - základní údaje o uchazeči, stručné představení a uvedení kontaktních osob (viz bod III), - kvalifikační předpoklady dle čl. III výzvy, - uvedení nabídkových cen v Kč bez DPH dle čl. IV výzvy, které jsou uchazečem i zadavatelem v rámci předložené nabídky považovány za ceny konečné a maximální, - návrh smlouvy (jde o návrh ze strany uchazeče) s podpisem oprávněné osoby, který bude sloužit zadavateli jako podklad pro jednání s vybraným uchazečem. (Předložení nepodepsaného textu smlouvy není předložením návrhu této smlouvy. Nabídka uchazeče se tak stává neúplnou a zadavatel vyloučí takového uchazeče z další účasti na veřejné zakázce.) Přitom Zadavatel požaduje, aby se uchazeč v návrhu smlouvy zavázal k: maximální zastupitelnosti - uchazeč v návrhu smlouvy deklaruje, že zpracovávání mezd bude zajištěno nepřetržité, poskytnutí smluvní pokuty či sankčnímu postihu pro případ prodlení s řádným a bezvadným plněním povinností týkajících se poskytovaných služeb. VI. Platební a sankční podmínky a) Zadavatel neposkytne zálohy. Úhrada za plnění veřejné zakázky bude prováděna v české měně. Příslušné platby za předmět plnění zakázky se uskuteční vždy na základě daňového dokladu (faktury) vystaveného vybraným uchazečem. b) Splatnost daňových dokladů musí být nejméně 14 dnů od doručení faktury do sídla zadavatele. c) V návrhu smlouvy podepsaném oprávněnou osobou za uchazeče, uvede uchazeč požadované platební podmínky při akceptaci výše uvedených požadavků zadavatele. VII. Místo pro podání nabídek a doba, v níž lze nabídky podat a) Nabídku (včetně dokumentů uvedených v čl. III.) v řádně uzavřené obálce opatřené na přelepu razítkem (příp. podpisem - fyzická osoba) a na přední 4
straně označené NEOTEVÍRAT Zpracování mezd zašlete doporučeně poštou na adresu zadavatele nebo předejte osobně obálku v recepci ve 2. patře pracovníkům zadavatele (8:00-16.30 hod.) na adrese zadavatele: Česká agentura na podporu obchodu, Dittrichova 21, 128 01 Praha 2. b) Nabídka musí být doručena na adresu zadavatele nejpozději do 16.11.2015 do 14:00 hod. c) V případě nedoručení nabídky přímo do rukou pracovníků zadavatele v místě uvedeném v písmenu a) tohoto článku, nebude brát zadavatelem zřetel na okamžik přijetí nabídky uchazeče třetí osobou/jinou organizací, a to i přes tu skutečnost, že nabídka bude převzata touto třetí osobou/jinou organizací ve stanovené lhůtě pro podání nabídek. VIII. Další podmínky a) Variantní řešení nabídek se nepřipouští. b) Uchazeči nenáleží žádná náhrada nákladů, které vynaložil na účast v této soutěži. c) Nabídky, kopie nabídek, vzorky, ani jednotlivé součásti nabídek uchazečů či vyloučených uchazečů nebudou vráceny. (Vráceny budou pouze neotevřené nabídky došlé po termínu pro podání nabídek.) d) Výsledek výběrového řízení se na základě Rozhodnutí zadavatele sdělí všem uchazečům a vítěz soutěže bude vyzván k podpisu smlouvy, přičemž se vybere pouze nejvhodnější nabídka a nesestavuje se žádné pořadí uchazečů. e) Při zadání této zakázky nejsou přípustné námitky uchazečů. f) Zadavatel si vyhrazuje právo nevybrat žádného uchazeče příp. zrušit uvedené zadání veřejné zakázky bez udání důvodu. g) Zadavateli si v případě mimořádně nízkých nabídkových cen vyhrazuje právo postupovat analogicky dle ust. 77 zákona o veřejných zakázkách, v platném znění. Příloha č. 1: Krycí list nabídky Příloha č. 2: Čestné prohlášení Ing. Lenka Sokoltová CzechTrade 5