Projektový manažer 250+ Kariéra projektového manažera začíná u nás! E Finance a finanční nástroje E1 Úvod Anotace tématu: V rámci úvodního tématu jsou popsány základní pojmy používané ve finančním řízení projektů a jsou vysvětleny způsoby tvorby rozpočtu výdajů projektu. Odhad časové náročnosti: 1 vyučovací hodina Klíčová slova: náklad, výdaj, příjem, výnos, rozpočet, investiční projekt, neinvestiční projekt Autor: Ing. Jiří Krátký Doporučená literatura a další zdroje k tématu Modul D téma D9. Plánování projektu DOLEŽAL, J. LACKO, B. MÁCHAL, P. a kol. Projektový management podle IPMA. Praha: Grada Publishing, 2009. ISBN 978-80-247-2848-3.
Kariéra projektového manažera začíná u nás! 2
Základní pojmy V projektovém řízení se můžeme setkat s členěním rozpočtu projektu na náklady a výnosy, případně výdaje a příjmy. Například u projektů financovaných ze strukturálních fondů se v letech 2004 2006 používal pojem uznatelné náklady, od roku 2007 se setkáme s definicí způsobilých výdajů, přičemž oba pojmy vyjadřovaly totéž. Na úvod je proto vhodné vymezit základní pojmy, které se používají v ekonomii a účetnictví. Rozdíl mezi náklady a výdaji, příjmy a výnosy Jako VÝDAJ označujeme vynaložení peněžních prostředků v okamžiku jejich úbytku. Pod pojmem NÁKLAD chápeme spotřebování ekonomického zdroje, které je obvykle spojené se současným nebo budoucím výdajem peněz. Mezi náklady a výdaji může existovat časová nesourodost, výdaj se posuzuje v okamžiku skutečného úbytku peněžních prostředků, zatím co pro náklad je důležitý moment účelového vynaložení. Pokud si pořídíme v prosinci 2011 předplatné novin na rok 2012, jedná se o výdaj roku 2011, ale náklad, který souvisí s rokem 2012. Obdobně je tomu u příjmů a výnosů, faktura za realizaci vzdělávacího kurzu v rámci projektu je v okamžiku vystavení výnosem pro realizátora kurzu, příjem nastává až v okamžiku proplacení faktury odběratelem. V dalším výkladu budeme používat v souladu s pravidly operačních programů v období 2007 2013 zejména pojmy VÝDAJE A PŘÍJMY, pouze u osobních výdajů budeme používat i termín OSOBNÍ NÁ- KLADY, neboť tak je tato položka nazvána ve struktuře rozpočtu OPVK. Investiční a neinvestiční projekty V následujícím textu vysvětlíme rozdíl mezi investičními a neinvestičními projekty. Jako investiční (či tvrdé ) označujeme projekty, ve kterých převažují výdaje investičního charakteru. Ve školství se typicky jedná o projekty budování, rekonstrukce či modernizace škol, učeben či budování počítačových sítí. Protože investorem u tohoto typu projektů ve školství bývá nejčastěji zřizovatel jako vlastník nemovitosti, výklad o tomto typu projektů nebude tak podrobný jako u neinvestičních projektů. Neinvestiční (či měkký ) projekt je zaměřen například na vzdělávání, rekvalifikaci, poskytování sociálních služeb, organizaci volnočasových aktivit, podporu služeb cestovního ruchu, atp. Kariéra projektového manažera začíná u nás! 3
K zamyšlení Pomocí slovníčku pojmů souvisejících s projekty financovanými z fondů EU, který je k dispozici na adrese: http://www.strukturalni-fondy.cz/glosar/abecedni-seznam-pojmu, si osvojte základní pojmy, jako jsou například: Rozpočet projektu Kofinancování (spolufinancování) Benefit7+ Žádost o platbu Etapizace plateb Postup sestavení rozpočtu projektu Význam plánování rozpočtu projektu není třeba zdůrazňovat, nepřekročení rozpočtu projektu v realizační fázi je zásadním kritériem úspěšnosti projektu. Rozpočet je součástí trojimperativu projektu. Pod pojmem rozpočet projektu chápeme celkový objem finančních prostředků přidělených na projekt. Rozpočet projektu se skládá ze dvou částí strany VÝDAJŮ a strany ZDROJŮ KRYTÍ VÝDAJŮ (PŘÍJMŮ). Plánování rozpočtu projektu tedy zahrnuje plánování obou stran rozpočtu jak výdajové, tak zdrojové. Obtížnost plánování a odhadování rozpočtu projektu vyplývá z charakteristik projektu jedná se o soubor činností, které jsou realizovány v daném kontextu poprvé, neopakují se. Stejně jako je obtížné odhadnout minimální dobu, kterou bude realizace projektu trvat, je obtížné naplánovat, kolik finančních prostředků bude k úspěšné realizaci projektu zapotřebí. Přestože v přípravné fázi pouze odhadujeme výši budoucích výdajů a zdrojů jejich krytí, je nezbytné vždy při tvorbě rozpočtu vycházet z reálných hodnot a současně v maximální možné míře předvídat případné změny a možná rizika. Při sestavování rozpočtu projektu bývá obvykle nejprve plánována strana výdajů, jejichž výše je průběžně konfrontována s omezeními ve zdrojích financování. Plánování výdajů projektu V praxi se můžeme setkat s mnoha přístupy a metodami stanovení nákladů, od jednoduchých odhadů až po složité matematické operace. Výběr metody by měl být vždy úměrný typu projektu, jeho rozsahu a míře složitosti. Při plánování výdajů projektu je možné vyjít z hierarchické struktury prací (WBS Work Breakdown Structure). Jedná se o základní výstupově orientovaný přístup ke strukturalizaci projektu. Sestavení rozpočtu výdajů projektu navazuje zejména na časový plán projektu. Plánování rozpočtu výdajů zahrnuje ocenění času stráveného na projektu členy projektového týmu, dodavateli služeb, nákup vybavení nezbytného k realizaci projektu, atp. Kariéra projektového manažera začíná u nás! 4
Kvalita odhadu výdajů závisí jednak na kvalitě odhadu času (jak dlouho daná činnost bude trvat), stejně jako na kvalitě odhadu ceny na jednotku (kolik stojí hodina práce). Při stanovení výdajů se často využívají informace z řešení předchozích projektů, např. závěrečné zprávy realizovaných projektů, veřejné či komerční databáze o cenách, např. veřejně přístupné databáze průměrných mezd jednotlivých profesí či ceníky stavebních prací. Při odhadu výdajů, které budou realizovány nákupem od externího subjektu (např. služby auditora projektu), je vhodné provést při tvorbě rozpočtu výdajů průzkum cen obesláním předběžné poptávky několika potenciálním dodavatelům. Často se v projektech setkáváme s expertními odhady, kdy manažer projektu nebo členové týmu s využitím zkušeností a znalosti problematiky náklady odhadují. Tato varianta se používá nejčastěji v případech, kdy je příliš časově náročné nebo nákladné zjišťovat ceny z ověřitelných zdrojů. Rozpočet výdajů lze stanovit také zdola nahoru. Tento proces začíná s nulovými celkovými výdaji a k nim přičítá výdaje na každou položku hierarchické struktury prací (WBS). Výsledkem je pak rozpočet výdajů projektu. Tím, že propočítáváme výdaje na každou jednotlivou položku WBS, můžeme vytvořit relativně velmi přesný odhad výše výdajů. Metoda zdola nahoru je časově velmi náročná, proto je i nákladnější, ale jejím použitím snižujeme riziko chyby v odhadu. Vedlejším efektem je také kvalitní vstupní informace pro rozhodování, zda je pro nás výhodnější zajistit některé výstupy interně či externě. Velkým pomocníkem zejména u investičních projektů mohou být specializované softwarové produkty, např. pro stavebnictví existují různé ceníky prací či programy na tvorbu rozpočtu stavebních prací. Můžeme také užít tabulkové procesory, statistický či simulační software. Do rozpočtu výdajů je třeba promítnout rizika projektu a vytvořit v projektu rezervy na krytí zvýšených nebo nepředvídaných výdajů. Výše rezervy může být stanovena jako procento celkových výdajů projektu (obvykle se jedná o jednotky procent) nebo se mohou stanovit rezervy pouze pro některé položky rozpočtu. Typickými příklady mohou být rezervy na kurzové ztráty u projektů, které využívají nákup nebo prodej v cizí měně. U investičních projektů bývají vytvářeny rezervy na nepředvídané výdaje, např. při rekonstrukcích starších domů je možné až v realizační fázi objevit problémy, které si vyžádají další pracovníky, techniku atp. Všemi předchozími činnostmi směřujeme k vytvoření rozpočtu výdajů projektu. Způsob, jak jsme jej vytvořili, nám umožní s rozpočtem dále pracovat. Můžeme výdaje vztahovat na různé části výstupů dle WBS, na jednotlivé aktivity, můžeme sestavit cash flow projektu, můžeme odhadnout náklady na dodatečné práce apod. Můžeme také vytvořit směrný plán výdajů (CostBaseline). Ten nám popisuje, jaký bude kumulativní průběh výdajů projektu. Obvykle mívá podobu tzv. S-křivky. Další jeho funkcí je měřit postup projektu a odhadovat výdaje v jednotlivých fázích projektového cyklu. Kariéra projektového manažera začíná u nás! 5
Plánování výdajů projektu příklad Kvalita plánu výdajů je přímo úměrná podrobnosti, s jakou výdaje plánujeme. Na otázku: Kolik bude stát realizace třídenní školní exkurze do Prahy pro 20 osob? budeme obtížně odpovídat, pokud si výdaje tohoto malého projektu nerozdělíme do skupin např. na dopravu, ubytování, dozor a vstupné do památkových objektů. U jednotlivých částí byla kalkulována výše výdajů tak, že byl odhadnut u každé výdajové položky počet jednotek a cena za jednotku. Při definování rozsahu projektu bylo stanoveno, že další výdaje (místní doprava po Praze, stravování) si budou žáci hradit individuálně. Výdaje na dozor žáků nemusejí být součástí rozpočtu projektu, pokud předpokládáme, že dozor budou vykonávat pedagogičtí pracovníci v rámci svých úvazků, tedy že organizaci nevzniknou dodatečné výdaje. Pokud bude dozor zajištěn externě, lze předpokládat, že jej bude muset organizace hradit (ať už formou dohody o provedení práce či formou služby). Při stanovení odhadu počtu jednotek jsme kalkulovali, že výlet bude třídenní, dozor budou vykonávat dvě osoby v rozsahu 12 hodin denně. Celkový počet člověkohodin na projekt pak činí 2 osoby 12 hodin denně 3 dny = 72 člh. Cena obvyklá za 1 hodinu byla stanovena ve výši 200 Kč tak, že byli osloveni 3 lidé, kteří by potenciálně mohli dozor zajistit s dotazem, za jakou hodinovou sazbu jsou ochotni práci provést. Výdaje na dopravu vycházejí z předpokladu, že doprava bude zajištěna autobusem, přičemž vzdálenost od školy do Prahy je cca 100 km. Protože se jedná o třídenní výlet, musí autobus vykonat cestu do Prahy a zpět 2, neboť by se nevyplatilo, aby zůstal v Praze čekat. Cena 30 Kč/km byla odhadnuta na základě předběžné poptávky u dvou místních společností poskytujících autobusovou dopravu. Obdobným způsobem byla stanovena cena za ubytování, předběžnou poptávkou byla zjištěna reálná cena 400 Kč za osobu a noc, v rozpočtu jsou kalkulovány dvě noci pro 20 žáků a 2 osoby vykonávající dozor, na internetu byla zjištěna také cena za vstupné na velký okruh Pražského hradu pro skupiny žáků a cena třídenní volné vstupenky do všech objektů Národního muzea pro žáky. Návrh rozpočtu výdajů projektu Výlet je uveden v Tabulce 1. Tabulka 1 Rozpočet projektu Výlet Položka rozpočtu výdajů Jednotka Počet jednotek Výdaj na jednotku Výdaj celkem Dozor 2 externisté člověkohodina 72 200 14 400 Autobusová doprava km 400 30 12 000 Ubytování osoba/noc 44 400 17 600 Vstupné Pražský hrad počet osob 22 150 3 300 Vstupné Národní muzeum počet osob 22 250 5 500 Celkem 52 800 Výdaje na 1 žáka 2 640 Rozpočet výdajů celkem činí 52.800, Kč. Výdaje budou hrazeny v plné výši žáky. Výsledná výše výdajů na 1 žáka 2.640, Kč je však nad možnosti a očekávání rodičů, a tak musel být projekt přeplánován tak, aby celkové výdaje na 1 žáka byly nižší než 2.000, Kč, což je rodiči akceptovatelná hranice. Kariéra projektového manažera začíná u nás! 6
Krácení položek je reálné u dozoru, dopravy a ubytování. Alternativou autobusové dopravy je doprava vlakem, která je časově náročnější, ale levnější. Výdaje na jízdné tam i zpět pro 1 osobu činí při zakoupení skupinové jízdenky 165 Kč. Uspořit je možné také na výdajích na dozor zajištěný externě. Pokud by alespoň jeden člen dozoru vykonával práci v rámci stávajícího úvazku, výdaje na dozor by bylo možné snížit o polovinu. Upravený rozpočet výdajů projektu, který splňuje zadané omezení 2000 Kč na žáka, je znázorněn v Tabulce 2 Tabulka 2 Upravený rozpočet projektu Výlet Položka rozpočtu výdajů Jednotka Počet jednotek Výdaj na jednotku Výdaj celkem Dozor - 1 externista člověkohodina 36 200 7 200 Vlaková doprava osoba 22 165 3 630 Ubytování osoba/noc 44 400 17 600 Vstupné - Pražský hrad počet osob 22 150 3 300 Vstupné - Národní muzeum počet osob 22 250 5 500 Celkem 37 230 Výdaje na 1 žáka 1 862 Rozpočet výdajů projektů žádajících o dotaci má vždy předem stanovenou strukturu, která je u projektů ve školství dána podmínkami poskytovatele zdroje financování. Kariéra projektového manažera začíná u nás! 7