Smernica o vykonávaní predbežnej finančnej kontroly

Transkript

1 Smernica o vykonávaní predbežnej finančnej kontroly Článok 1 Úvodné ustanovenia Smernica o vykonávaní predbežnej finančnej kontroly upravuje základné princípy vykonávania predbežnej finančnej kontroly nadväzne na zákon č. 502/2001 Z.z. o finančnej kontrole a vnútornom audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov v podmienkach obce Podlužany. Článok 2 Základné pojmy 1. Finančná operácia je príjem alebo použitie finančných prostriedkov v hotovosti alebo bezhotovostne, právny úkon alebo iný úkon majetkovej povahy. Právny úkon je prejav vôle smerujúci najmä k vzniku, k zmene alebo zániku tých práv alebo povinností, ktoré právne predpisy s takýmto prejavom spájajú. Právnym úkonom je napríklad vstup do záväzku (uzatvorenie zmluvy, dohody, objednávky, cestovný príkaz, potvrdenie dodacieho listu), na základe ktorého sa uskutoční výdavok obecného rozpočtu. Iným úkonom majetkovej povahy je úkon, ktorý má dopad na evidenciu o majetku organizácie ( napr. vyraďovanie a likvidácia majetku, náhrada škody, pohľadávky, presun majetku atd.). 2. Verejné prostriedky sú finančné prostriedky zo štátneho rozpočtu, Európskej únie a prípadne iné prostriedky zo zahraničia na financovanie projektov. 3. Hospodárnosť je minimalizovanie nákladov na vykonanie činnosti alebo obstaranie tovarov, prác a služieb pri zachovaní ich primeranej úrovne a kvality. 4. Efektívnosť je maximalizovanie výsledkov činnosti vo vzťahu k disponibilným verejným prostriedkom a zabezpečenie spokojnosti občanov obce. 5. Účinnosť je vzťah medzi plánovaným a skutočným výsledkom činnosti vzhľadom na použité verejné prostriedky. 6. Účelnosť je vzťah medzi určeným účelom použitých finančných prostriedkov a skutočným účelom použitia. Článok 3 Predbežná finančná kontrola 1. Predbežnou finančnou kontrolou overuje obec každú pripravovanú finančnú operáciu. 2. Zamestnanci zodpovední za vykonávanie predbežnej finančnej kontroly overujú súlad pripravovanej finančnej operácie: a) so schváleným rozpočtom, b) s osobitnými predpismi, (napr. zákonom č. 523/2004 Z.z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy v znení neskorších predpisov, zákonom č. 25/2006 Z.z. o verejnom obstarávaní v znení neskorších predpisov a pod.), c) s uzatvorenými zmluvami, d) s internými rozhodnutiami obce a orgánov verejnej správy, e) s ďalšími právnymi predpismi, pokynmi a smernicami. 3. Predbežná finančná kontrola prebieha v dvoch fázach: a) fáza - prípravná - pred vstupom do záväzku/pohľadávky, b) fáza - realizačná - pred úhradou výdavku/ pred prijatím platby. 4. Predbežná finančná kontrola sa v prípravnej fáze zameriava na oblasť plánovania, rozpočtovania, verejného obstarávania, uzatvárania zmluvných vzťahov. Ide o finančné operácie ako napr. vystavenie objednávky, uzatvorenie zmluvy, vystavenie cestovného príkazu a návrhu na služobnú cestu. 5. Zamestnanci, poverení na výkon predbežnej finančnej kontroly, v prípravnej fáze overujú finančnú operáciu pred jej realizáciou a zameriavajú sa najmä na: a) finančné krytie v rozpočte, b) dodržiavanie princípov verejného obstarávania,

2 c) dodržiavanie zákonných podmienok pri uzatváraní zmluvných vzťahov. 6. Predbežná finančná kontrola v realizačnej fáze sa uskutočňuje pred samotným uskutočnením finančnej operácie formou príjmu alebo výdavku finančných prostriedkov v hotovosti alebo bezhotovostne a je zameraná na oblasť plnenia na základe uzatvorených zmlúv, resp. iných úkonov majetkovej povahy, účtovníctva, výkazníctva, správy majetku a iných odborných činností podľa charakteru finančnej operácie. 7. Zamestnanci, poverení na výkon predbežnej finančnej kontroly, v realizačnej fáze overujú finančnú operáciu pred jej realizáciou (úhradou) a zameriavajú sa najmä na: a) vecné plnenie zmluvných vzťahov - preberania plnení od dodávateľa (kontrola plnenia podľa zmluvy/objednávky), b) dodržiavania zákonných podmienok vedenia účtovníctva, evidencie a správy majetku - evidencia majetku, účtovné predpisy apod., c) dodržiavanie rozpočtovej klasifikácie príjmov a výdavkov d) iné odborné činností podľa charakteru finančnej operácie, d) iné odborné činnosti podľa charakteru finančnej operácie. 8. Predbežnú finančnú kontrolu vykonávajú: a) zamestnanci poverení výkonom vedenia účtovníctva, b) zamestnanci zodpovední za rozpočet, c) zamestnanci zodpovední za verejné obstarávanie, d) zamestnanci zodpovední za správu majetku, e) zamestnanci zodpovední za iné odborné činnosti podľa charakteru finančnej operácie, ktorí majú túto činnosť písomne zaznamenanú v popise pracovných činností. 9. Predbežnú finančnú kontrolu nesmie vykonávať zamestnanec kontrolného orgánu, vnútorný audítor. 10. Vykonanie predbežnej finančnej kontroly potvrdzujú zodpovední zamestnanci na doklade súvisiacom s pripravovanou finančnou operáciou podpisom, uvedením dátumu jej vykonania a vyjadrením, či pripravovaná finančná operácia je alebo nie je v súlade s: a) rozpočtom obce, b) osobitnými predpismi, c) uzatvorenými zmluvami, d) rozhodnutiami vydanými na základe osobitných predpisov, e) internými usmerneniami o hospodárení s prostriedkami obce. 11. Finančné operácie nemožno vykonať, alebo v nich pokračovať bez ich overenia predbežnou finančnou kontrolou. 12. Zodpovedný zamestnanec vykonávajúci predbežnú finančnú kontrolu nesmie pokračovať v realizácii finančnej operácie, ak pri výkone predbežnej finančnej kontroly zistí, že finančná operácia nie je v súlade so skutočnosťami, ktoré overuje/overoval. 13. Závažným nedostatkom pri vykonávaní predbežnej finančnej kontroly je najmä: a) nesúlad s rozpočtom, b) nesúlad s vykonaným verejným obstarávaním, c) nesúlad s inými internými predpismi, d) nehospodárnosť a neúčelnosť finančnej operácie. Článok 4 Spôsob vykonávania predbežnej finančnej kontroly 1. Predbežnou finančnou kontrolou sa overuje súlad pripravovanej finančnej operácie: a) so schváleným rozpočtom, b) s osobitnými predpismi, c) s uzatvorenými zmluvami, d) s rozhodnutiami vydanými na základe osobitných predpisov, f) s internými predpismi o hospodárení s verejnými prostriedkami so zameraním na hospodárnosť, efektívnosť, účinnosť a účelnosť použitia verejných prostriedkov. 2. Predbežnou finančnou kontrolou sa overuje každá finančná operácia.

3 3. Predbežnou finančnou kontrolou sa overuje: a) v prvej etape, t.j. pred vstupom do záväzku alebo pohľadávky: aa) súlad finančnej operácie s rozpočtom, ab) dodržanie zákonných postupov pri verejnom obstarávaní, ac) dodržanie osobitných predpisov, ad) zmluvné zabezpečenie finančnej operácie (súlad objednávky a zmluvy so všeobecne záväznými právnymi predpismi upravujúcimi záväzkové vzťahy), b) v druhej etape, t.j. pred úhradou výdavku resp. vo fáze plnenia príjmov: ba) zabezpečenie plnenia od dodávateľa, resp. odberateľa (kontrola vecného a finančného plnenia podľa objednávky/ zmluvy, podľa platobného výmeru a pod.), bb) zabezpečenie vyhotovenia účtovných dokladov podľa zákona o účtovníctve a vnútorných predpisov upravujúcich vedenie účtovníctva, bc) zabezpečenie evidencie majetku a vyhotovenia účtovných dokladov podľa zákona o účtovníctve a vnútorných predpisov upravujúcich správu majetku - súlad majetkových a ďalších právnych úkonov a predpisov. 4. Finančné operácie nemožno vykonať alebo v nich pokračovať bez ich overenia predbežnou finančnou kontrolou. Článok 5 Zodpovednosť za vykonávanie predbežnej finančnej kontroly 1. Predbežnú finančnú kontrolu vykonávajú zamestnanci poverení starostom obce. 2. Predbežnú finančnú kontrolu vykonáva starosta obce. a) v prvej etape - pred vstupom do záväzku: aa) súlad finančnej operácie s rozpočtom, dodržiavanie zákonných zamestnanec zodpovedný za plnenie a čerpanie rozpočtu, ab) dodržanie zákonných postupov pri verejnom obstarávaní zamestnanec zodpovedný za vykonávanie verejného obstarávania, ac) dodržanie osobitných predpisov najmä pri hospodárení s verejnými prostriedkami zamestnanec zodpovedný za hospodárenie s verejnými prostriedkami, ad) zmluvné zabezpečenie finančnej operácie (súlad objednávky a zmluvy s právnymi predpismi upravujúcimi záväzkové vzťahy) starosta obce b) v druhej etape - pred úhradou výdavku, vo fáze plnenia príjmov: ba) zabezpečenie plnenia od dodávateľa, resp. odberateľa (kontrola vecného a finančného plnenia podľa objednávky alebo zmluvy, podľa platobného výmeru apod.) zamestnanec zodpovedný za plnenie, bb) zabezpečenie vyhotovenia účtovných dokladov podľa zákona o účtovníctve a vnútorných predpisov upravujúcich vedenie účtovníctva zamestnanec zodpovedný za účtovníctvo, bc) zabezpečenie evidencie majetku a vyhotovenia účtovných dokladov podľa zákona o účtovníctve a vnútorných predpisov upravujúcich správu majetku zamestnanec zodpovedný za správu majetku, bd) súlad majetkových a ďalších právnych úkonov s osobitnými predpismi, uzatvorenými zmluvami, s rozhodnutiami vydanými na základe osobitných predpisov, s internými aktmi riadenia o hospodárení s verejnými prostriedkami- starosta obce. 5. Finančnú operáciu nemožno vykonať alebo v nej pokračovať, ak zamestnanci vykonávajúci predbežnú kontrolu vo vyjadrení uvedú, že pripravovaná finančná operácia nie je v súlade so skutočnosťami uvedenými v zákone o finančnej kontrole. Článok 6 Dokumentácia spojená s predbežnou finančnou kontrolou 1. Objednávka. Objednávky vystavuje zodpovedný zamestnanec a túto finančnú operáciu overuje predbežnou finančnou kontrolou starosta obce. 2. Platobný poukaz faktúry alebo daňového dokladu. Platobný poukaz faktúry/daňového dokladu je aj príkazom na úhradu faktúry alebo daňového dokladu. Predbežnú kontrolu pred úhradou faktúry vykoná zamestnanec zodpovedný za rozpočet, verejné obstarávanie alebo správu majetku.

4 Predbežná finančná kontrola sa vykoná pred úhradou faktúry na zmluve o dielo, nájomnej zmluve, kúpnej zmluve a iných právnych aktoch. 3. Cestovný príkaz: a) pred realizáciou pracovnej cesty cestovný príkaz vypisuje príslušný zamestnanec; starosta obce svojím podpisom dá povolenie - príkaz na vykonanie pracovnej cesty; zamestnanec zodpovedný za rozpočet potvrdí, že predpokladané výdavky sú v súlade s rozpočtom, čím zároveň vykonáva predbežnú finančnú kontrolu, b) po realizácii pracovnej cesty predbežnú finančnú kontrolu realizuje zamestnanec zodpovedný za likvidáciu cestovných účtov, alebo rozpočtu obce, ktorý overí správnosť a úplnosť priložených dokladov, správnosť a úplnosť cestovného príkazu, správnosť vyúčtovaných cestovných náhrad. 4. Pokladničný príjmový a výdavkový doklad. Finančné operácie overuje zamestnanec, ktorý dáva súhlas na uskutočnenie nákupu s predpokladanou cenou nákupu - súlad s rozpočtom, so zmluvou, všeobecne záväznými právnymi predpismi, rozhodnutiami. Predbežnú finančnú kontrolu na príjmy potvrdí zamestnanec v zmysle vydaných rozhodnutí, smerníc a osobitných predpisov (napr. potvrdenie o trvalom pobyte, matričná agenda). 5. Doklady mzdová a personálna oblasť. Za personálnu oblasť finančné operácie overuje starosta obce, ktorý predbežnú finančnú kontrolu vykoná a potvrdí svojim podpisom na pracovnej zmluve, na určení funkčného platu, na návrhu na priznanie osobného príplatku, na vyplatení odmien, na nariadení práce nadčas, na dohodách o pracovnej činnosti a na dohodách o vykonaní práce, pri čerpaní výdavkov sociálneho fondu. Za mzdovú oblasť finančné operácie overuje zamestnanec zodpovedný za vedenie miezd, ktorý predbežnú finančnú kontrolu vykoná a potvrdí svojim podpisom na rekapitulácii miezd a odvodov zákonného sociálneho postenia a zdravotného poistenia, odvodov dane, na prihláškach a odhláškach do sociálnej a zdravotných poisťovní. 6. Finančné bezhotovostné operácie - na bankových výpisoch obce sa predbežná kontrola nevykonáva. Článok 7 Záverečné ustanovenia 1. Smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov. 2. Táto smernica nadobúda účinnosť od 1. apríla V Podlužanoch, Ing. Pavel Miksa, v.r. starosta obce Príloha: 1. Zoznam finančných operácií a osôb zodpovedných za vykonanie predbežnej finančnej kontroly Za správnosť vyhotovenia: Ing. Pavel Miksa

5 PREDBEŽNÁ FINANČNÁ KONTROLA Príloha č. 01 (k ZoD, NZ, KZ, MZ, ZoS, ZoPD a pod.) vykonaná v zmysle 9 zákona NR SR č. 502/2001 Z.z. o finančnej kontrole a vnútornom audite v znení noviel so zameraním na hospodárnosť, efektívnosť, účinnosť a účelnosť použitia verejných prostriedkov Názov finančnej operácie:... Obsah finančnej operácie:... Súlad pripravovanej finančnej operácie: a) so schváleným rozpočtom na rok..., č. rozp. skladby... je - nie je * b) so zákonom o verejnom obstarávaní a osobitnými predpismi... * je - nie je c) s medzinárodnými zmluvami... je - nie je * d) s uzatvorenými zmluvami... je - nie je * e) s rozhodnutiami... je - nie je * f) s internými aktmi riadenia o hospodárení s verejnými prostriedkami... je - nie je *

6 * nehodiace sa preškrtnúť

7 Príloha č. 02 (k príjmovým a výdavkovým pokladničným dokladom) PREDBEŽNÁ FINANČNÁ KONTROLA vykonaná v zmysle 9 zákona NR SR č. 502/2001 Z.z. o finančnej kontrole a vnútornom audite v znení noviel príjem / použitie / právny úkon / iný úkon majetkovej povahy Názov finančnej operácie:... Obsah finančnej operácie: V sume... Súlad pripravovanej finančnej operácie: a) so schváleným rozpočtom na rok..., č. rozp. skladby... je - nie je * b) s osobitnými predpismi... je - nie je * c) s medzinárodnými zmluvami... je - nie je * d) s uzatvorenými zmluvami... je - nie je * e) s rozhodnutiami... je - nie je * f) s internými aktmi riadenia o hospodárení s verejnými prostriedkami... je - nie je * * nehodiace sa preškrtnúť

8 Príloha č. 03 (k rekapitulácii miezd, vyraďovaniu a likvidácii majetku, náhradám škody, presunu majetku a pod.) PREDBEŽNÁ FINANČNÁ KONTROLA vykonaná v zmysle 9 zákona NR SR č. 502/2001 Z.z. o finančnej kontrole a vnútornom audite v znení noviel príjem / použitie / právny úkon / iný úkon majetkovej povahy Názov finančnej operácie:... Obsah finančnej operácie: V sume... Súlad pripravovanej finančnej operácie: a) so schváleným rozpočtom na rok..., č. rozp. skladby... je - nie je * b) s osobitnými predpismi... je - nie je * c) s medzinárodnými zmluvami... je - nie je * d) s uzatvorenými zmluvami... je - nie je * e) s rozhodnutiami... je - nie je * f) s internými aktmi riadenia o hospodárení s verejnými prostriedkami... je - nie je * Overovaná finančná operácia spĺňa nespĺňa podmienky hospodárnosti, efektívnosti, účinnosti a účelnosti * nehodiace sa preškrtnúť

9 Príloha č. 04 (k Rozhodnutiam DzN, TKO, OS a pod.) PREDBEŽNÁ FINANČNÁ KONTROLA vykonaná v zmysle 9 zákona NR SR č. 502/2001 Z.z. o finančnej kontrole a vnútornom audite v znení noviel so zameraním na hospodárnosť, efektívnosť, účinnosť a účelnosť použitia verejných prostriedkov Názov finančnej operácie:... Obsah finančnej operácie: Súlad pripravovanej finančnej operácie: a) so schváleným rozpočtom na rok..., č. rozp. skladby... je - nie je * b) s osobitnými predpismi... je - nie je * c) s medzinárodnými zmluvami... je - nie je * d) s uzatvorenými zmluvami... je - nie je * e) s rozhodnutiami... je - nie je * f) s internými aktmi riadenia o hospodárení s verejnými prostriedkami... je - nie je * * nehodiace sa preškrtnúť

10 Príloha č. 05 (vytlačiť na druhú stranu dokumentu Objednávka, Platobný poukaz zapracovaná v ISS CORA, ako jedna s tlačových zostáv vedená pod názvom Kontrolný list ID č.2060) PREDBEŽNÁ FINANČNÁ KONTROLA vykonaná v zmysle 9 zákona NR SR č. 502/2001 Z.z. o finančnej kontrole a vnútornom audite v znení noviel príjem / použitie / právny úkon / iný úkon majetkovej povahy Súlad pripravovanej finančnej operácie: a) so schváleným rozpočtom na rok..., č. rozp. skladby... je - nie je * b) s rozpočtom na dva nasledujúce rozpočtové roky... je - nie je * c) s osobitnými predpismi... je - nie je * d) s medzinárodnými zmluvami... je - nie je * e) s uzatvorenými zmluvami... je - nie je * f) s rozhodnutiami... je - nie je * g) s internými aktmi riadenia o hospodárení s verejnými prostriedkami... je - nie je * Dátum:... Podpis:... Pripravovaná finančná operácia spĺňa nespĺňa * podmienky hospodárnosti, efektívnosti, účinnosti a účelnosti Dátum:... Podpis:... * nehodiace sa preškrtnúť

11 Príloha č. 06 PREDBEŽNÁ FINANČNÁ KONTROLA pracovnej zmluvy podľa 9 zák. č. 502/2001 Z.z. o finančnej kontrole a vnútornom audite v znení noviel so zameraním na hospodárnosť, efektívnosť, účinnosť a účelnosť použitia verejných prostriedkov Pripravovaná finančná operácia je v súlade: a) so schváleným rozpočtom obce Podlužany, na rok....., č. rozp. skladby..., b) s Organizačným poriadkom obce Podlužany, , c) so zák. č. 311/2001 Z.z., Zákonníkom práce v znení noviel. Predbežnú finančnú kontrolu vykonal: Meno a priezvisko:... Funkcia:... Dňa:... Podpis:...

12 Príloha č. 07 PREDBEŽNÁ FINANČNÁ KONTROLA platového výmeru podľa 9 zák. č. 502/2001 Z.z. o finančnej kontrole a vnútornom audite v znení noviel so zameraním na hospodárnosť, efektívnosť, účinnosť a účelnosť použitia verejných prostriedkov Pripravovaná finančnej operácia je v súlade: a) so schváleným rozpočtom obce Podlužany, na rok..., č. rozp. skladby..., b) so zák. č. 311/2001 Z.z., Zákonníkom práce v znení noviel, c) so zák. č. 552/2003 Z.z. o výkone práce vo verejnom záujme v znení noviel, d) so zák. č. 553/2003 Z.z. o odmeňovaní niektorých zamestnancov pri výkone práce vo verejnom záujme v znení noviel... a Nariadením vlády Slovenskej republiky č. 341/2004 Z.z. ktorým sa ustanovujú katalógy pracovných činností pri výkone práce vo verejnom záujme a o ich zmenách a dopĺňaní... Predbežnú finančnú kontrolu vykonal: Meno a priezvisko:... Funkcia:... Dňa:... Podpis:...

13