Pokyny pro KU Monitorovací zprávy a Žádosti o platbu

Transkript

1 Pokyny pro KU Monitorovací zprávy a Žádosti o platbu 1 TYPY MONITOROVACÍCH ZPRÁV MZ průběžná MZ průběžná s platbou POSTUP PŘI PODÁVÁNÍ MZ Postup při podávání MZ průběžných s platbou Postup při podávání MZ průběžných (bez Žádosti o platbu) ZMĚNY V PROJEKTU Změny zahrnované do tab. č Změny zahrnované do tab. č Vypočítání 15 % hranice Doklady FINANČNÍ STRÁNKA MZ Příjmy projektu viz. tab. 7b) v MZ Zahrnutí výdajů/nákladů do MZ/Žádosti o platbu Změny v rozpočtu Tvorba žádosti o platbu BENEFIT PRO MONITORING Záložka Identifikace projektu Záložka Ukazatele PŘÍLOHA Č. 1 CHECKLIST PŘÍLOHA Č. 2 PŘÍKLAD FINANČNÍ ČÁST MZ PŘÍLOHA Č. 3 VZOR KONTROLNÍHO LISTU PŘÍLOHA Č. 4 DOTAZNÍK PRO MONITOROVÁNÍ PUBLICITY PŘÍLOHA Č. 5 POSTUP PRO PŘEDKLÁDÁNÍ MZ

2 1 Typy Monitorovacích zpráv Obecně existují dva typy monitorovacích zpráv (MZ): průběžná, průběžná s platbou. Vybraný typ zprávy označíte v tab. č. 1 ve formuláři pro MZ. 1.1 MZ průběžná MZ průběžná: tento typ zprávy vzniká v případě, že KU nemá za sledované období žádné náklady a tudíž si nepodává žádost o platbu. KU v tomto případě předkládá pouze MZ, ve které však mj. podrobně popíše důvod, proč nečerpá finanční prostředky. 1.2 MZ průběžná s platbou MZ průběžná s platbou: tento typ zprávy vzniká v případě, že KU má během sledovaného období náklady, i kdyby byly tyto náklady minimální (např. 100,- Kč).Žádost o platbu je vystavena na částku, kterou KU vyčerpal. Tento typ zprávy KU vyhotovuje, pokud nastane alespoň jedná z následujících skutečností: a) uplynou tři měsíce od předcházející MZ (při první MZ tři měsíce od podpisu Rozhodnutí) V případě, že KU čerpá málo (do 50 % zálohy) vyhotovuje MZ až po uplynutí tří měsíců od poslední MZ a zároveň si podává Žádost o platbu na částku, která se těchto tří měsíců týká. V případě, že je tato požadovaná částka nízká, je tuto skutečnost povinen KU vysvětlit v MZ. Např. Poslední MZ se týkala období do , proto následující MZ se bude týkat období : pouze ale v tom případě, že KU nevyčerpá více jak 50 % zálohy. b) po vyčerpání 50 % ze zálohy V případě, že KU vyčerpá 50 % zálohy, tak je povinen předložit MZ společně s Žádostí o platbu. Např. Poslední MZ se týkala období do ; KU zjistí, že vyčerpal 50 % zálohy, proto další MZ se bude týkat období Může se tak stát, že KU bude podávat MZ každý měsíc společně se žádostí o platbu. Celkově to tedy znamená, že délka období, za kterou se podává MZ může být maximálně tříměsíční, přičemž je pravděpodobné, že MZ se budou týkat různě dlouhých období. MZ dále pokrývají období bez rozlišení kalendářního roku. Např. od První průběžná MZ se bude týkat období od data skutečné realizace projektu, pokud by bylo toto datum dřívější než datum zahájení realizace projektu (uvedeno v Rozhodnutí);

3 nejpozději však od data zahájení realizace projektu. (uvedeno v Rozhodnutí) Např. Datum zahájení realizace projektu: (nejzašší termín uvedeno v Rozhodnutí). Datum podepsání Rozhodnutí ) KU začne projekt realizovat MZ se bude vyhotovovat od ) KU ale nejpozději musí začít projekt realizovat od a MZ se proto tedy bude v tomto případě týkat nejpozději od období Další MZ budou navazovat na první MZ. Poslední průběžná MZ Pokud má být průběžná monitorovací zpráva za projekt vypracována 1 měsíc před jeho závěrečnou monitorovací zprávou, sdělí KU tuto skutečnost KP, který může v daném případě výjimečně povolit vypracování pouze závěrečné zprávy za příslušný projekt. Obě sdělení jsou písemná. Obdobný postup je i v případě, že závěrečná zpráva za projekt má být vypracována 1 měsíc po podání průběžné zprávy. 2 Postup při podávání MZ 2.1 Postup při podávání MZ průběžných s platbou a) MZ a Žádost o platbu: 3-měsíční období 1) Po uběhnutí 3-měsíčního období musí KU vyhotovit a odeslat MZ se žádostí o platbu do deseti pracovních dnů po skončení monitorovaného období. Rozhodující je razítko pošty. Např. MZ je vyhotovena za období Razítko na obálce musí být nejpozději do ) KP zkontroluje MZ a Žádost o platbu. (Skutečnosti, které KP kontroluje jsou uvedeny v Checklistu v příloze 1, který vyplňuje KP na základě dokumentů od KU.) KP provádí jednak formální a jednak věcnou kontrolu; výdaje musí časově souviset se sledovaným monitorovacím obdobím a musí být uznatelné dle Příručky pro KU. 3) V případě, že MZ a Žádost o platbu nevykazuje žádné nedostatky, bude MZ a Žádost o platbu schválena. V případě, že KU neobdrží do 15 pracovních dnů žádné připomínky, může považovat svou MZ a Žádost o platbu za řádně schválenou. 4) Na základě schválené Žádosti o platbu budou KU vyplaceny finanční prostředky na účet do 25 pracovních dnů. 5) V případě, že MZ a Žádost o platbu vykazuje některé nedostatky, bude KU do 15 pracovních dnů od přijetí MZ a Žádosti o platbu vyzván KP, aby dané nedostatky doplnil nebo opravil do dalších 15 pracovních dnů od odeslání výzvy k doplnění, pokud nebude v dopise uvedeno jinak. Rozhodující je razítko pošty. Dopis bude směrován na kontaktní osobu uvedenou v Žádosti o finanční podporu. 6) Po doplnění nebo opravě nedostatků bude provedena znovu kontrola MZ a Žádosti o platbu a v případě, že Žádost o platbu a MZ budou v pořádku, budou tyto schváleny a KP vyplatí finanční prostředky KU.

4 7) V případě, že KU nedoplní nebo neopraví nedostatky v dané lhůtě může na základě doporučení Komise rozhodnout ředitel odboru 22 o případné sankci za nedodržení lhůty. V případě, že KU údaje nedoplní nebo neopraví vůbec, bude tento případ projednán Komisí a ředitel odboru rozhodne o dalším postupu. Komise se skládá z vybraných pracovníků oddělení 224. b) MZ a Žádost o platbu: vyčerpání 50 % zálohy Vzhledem k tomu, že KU je povinen podávat MZ se žádostí o platbu po překročení 50 % ze zálohy, je třeba, aby KU průběžně sledoval své nákladové položky od počátku každého nového monitorovaného období. Po té, co KU zjistí, že překročil 50 % z prvotní zálohy, vyhotoví průběžnou monitorovací zprávu zároveň se Žádostí o platbu do deseti pracovních dnů jej odešle KP. Další postup je stejný jako v případě 3-měsíčního období. Z důvodu zjištění přesažení 50 % zálohy je třeba, aby KU sledoval sumu svých výdajů od počátku každého nového monitorovacího období minimálně 1x týdně. Monitorované období může být v tomto případě různě dlouhé. Např.: Počátek dalšího monitorovacího období: KU obdrží fakturu, díky které přesáhne 50 % zálohy a kterou zaúčtuje KU provede součet svých výdajů a zjistí, že přesáhl 50 % zálohy. Výsledné monitorovací období bude tedy od Tato MZ tedy bude popisovat aktivity a Žádost o platbu bude zahrnovat výdaje, které budou zaúčtovány v tomto období. 2.2 Postup při podávání MZ průběžných (bez Žádosti o platbu) Postup je obdobný jako u průběžných MZ s platbou a platí obdobné lhůty. Nehodnotí se však finanční část v Checklistu. 3 Změny v projektu Hlavní pravidlo pro provádění změn: nesmí být narušen charakter a hlavní záměr projektu. Změny v projektu, které KU uskuteční, nebo které chce provést budou popsány také v MZ a pokud se tyto změny budou týkat přesunů v rozpočtu, tak je třeba zároveň vyplnit tabulku v excelu, která má následující formát a je uvedena v souboru v excelu. Tuto tabulku KU vyplní v excelu zvlášť pro každý typ změn a v elektronické podobě ji pošle KP. Zároveň tuto vyplněnou tabulku poté překopíruje do MZ: pro změny rozpočtu do 15 % do tab. č. 11, pro změny rozpočtu nad 15 % do tab. č. 12. Změny v rozpočtu je vhodné vždy konzultovat s pracovníky MPSV, postačující formou je e- mailová komunikace, kdy KU zašle tabulku změn (v excelu) a zdůvodnění. MZ, aby byla schválena, musí obsahovat pouze změny se kterými souhlasí KP. V případě, že KU zašle MZ obsahující změny aniž by je předem konzultoval, tak je možné, že MZ nebude schválena, KU bude muset MZ přepracovat a tím se celkově prodlouží proces schvalování.

5 Tuto tabulku KU vyplní (viz. níže) v excelu. Např. Původní Po navýšení Název ks Kč/ks celkem ks Kč/ks celkem Změna % z kapitoly Postele 2, , ,00 2, , , ,00 x Celkem 2 000,00 Pokryto z položek Vysavač , , ,00-500,00 2,56% Pračka , , , ,00 7,69% Celkem ,00 10,26% Změna rozpočtu 0,00 x Důvod změny: Vzhledem ke zvýšení cen postelí musela být tato položka navýšena. Poznámka: Jelikož se jedná o změny v rámci jedné kapitoly, procenta se počítat nemusí. 3.1 Změny zahrnované do tab. č. 11 V tab. č. 11 jsou popsány změny, které již nastaly. a) změny oznamovací V případě, že v projektu došlo k níže uvedeným změnám, popište tyto nové skutečnosti do MZ a doložte všechny změny patřičnými doklady (viz. dále). změna kontaktní osoby změna v harmonogramu (uveďte ty klíčové aktivity, u nichž došlo ke změně v harmonogramu a zároveň k MZ přiložte aktuální harmonogram) změna ve složení realizačního týmu změna bankovního účtu změna statutárního zástupce změna sídla žadatele změny v rozpočtu do 15 %: v případě, že by KP nesouhlasil se změnou v rozpočtu, informuje o této skutečnosti písemně KU a KU je povinen navrátit danou položku rozpočtu do původního stavu. Teprve až po té je MZ schválena a Žádost o platbu vyplacena další změny, které nemění charakter a hlavní záměr projektu b) změny vyžadující schválení Změny, které vyžadují schválení ze strany KP, uvede KU do MZ tab. č. 11, ale až po té co budou schváleny KP. Mezi tyto změny patří:

6 změna nebo ukončení partnerství Např. KU má zájem ukončit partnerství se zvolenou organizací a převést finanční prostředky původně určené partnerovi do nákupu služeb. zrušení položky spolufinancování Např. KU byl pouze zprostředkovatel mezi účastníky kurzu a ubytovacím zařízením a nyní si budou účastníci platit ubytování přímo. další změny (V případě, že daná změna bude dále vyžadovat změnu Rozhodnutí, rozhodne o této skutečnosti KP.) Postup v případě, že chce KU zrušit partnerství: 1) KU informuje písemně o svém záměru zrušit partnerství KP (neuvádí se do MZ). 2) KP daný záměr schválí a zašle své stanovisko KU (č. j. xxx). 3) V následující MZ KU do tab. č. 11 uvede: Zrušeno partnerství s XY, které bylo schváleno KP č. j. xxx. 3.2 Změny zahrnované do tab. č. 12 V tab. č. 12 jsou popsány: a) změny, které ještě nenastaly a KU teprve touto formou žádá KP o jejich schválení; b) změny, které byly schváleny KP a které již byly provedeny. Obecně se tyto změny týkají: výrazných změn v rozpočtu (změny nad 15 %) a dalších změn, které vedou ke změně Rozhodnutí. 3.3 Vypočítání 15 % hranice Přesuny mezi kapitolami - % se počítá ve vztahu k celkovému objemu kapitoly (výše dle původního rozpočtu), z níž jsou finanční prostředky přesouvány. Vytvoření nové položky - % se počítá k sumě kapitoly (výše dle původního rozpočtu), z níž jsou finanční prostředky přesouvány. Případ, kdy se % nepočítá, ale změna se uvádí do MZ: Přesuny mezi položkami v rámci jedné kapitoly. VÝJIMKA Výjimku tvoří osobní náklady na pracovníky, které byly jednoznačně stanoveny podpisem Rozhodnutí o přidělení dotace projektu.

7 Tyto jednotlivé průměrné jednotkové mzdové náklady nesmí být příjemcem podpory v průběhu projektu překračovány o více než 15 %. Přičemž měsíční (popř. sezónní) odchylky od schválené průměrné hrubé mzdy nejsou považovány jako změny v rozpočtu, pokud však bude dodržena celková suma finančních prostředků přidělená na danou pracovní pozici. UPOZORNĚNÍ Při provádění změn je třeba dodržovat stanovené procentní limity pro podíl jednotlivých kapitol k celkovému rozpočtu. 3.4 Doklady Následující tabulka uvádí potřebné doklady, které je třeba, aby KU dodal, v případě že: KU oznamuje provedení určitých změn, KU žádá o schválení určitých změn, KU žádá o změnu Rozhodnutí, protože chce provést určité změny. Bez daných podkladů KP nevezme v potaz provedené změny a ani nebude moci schválit změny žádané. Změna Bankovního účtu Sídla žadatele Statutárního zástupce Žadatel se stal plátcem DPH Potřebné doklady Kopie smlouvy o zřízení nového účtu a nová finanční identifikace. Nová adresa sídla žadatele včetně razítka organizace a podpisu statutárního zástupce. Doložení jmenování nového statutárního zástupce (včetně uvedení jeho jméno, příjmení, titulu, kontaktního telefonu, bydliště). KU předloží ověřenou kopii Osvědčení o registraci k DPH. + na všechny potřebné doklady je třeba připojit razítko organizace a podpis statutárního zástupce 4 Finanční stránka MZ 4.1 Příjmy projektu viz. tab. 7b) v MZ Pokud během realizace projektu vzniknou příjmy (např. úroky z běžného účtu) budou se tyto příjmy zohledňovat až při poslední splátce dotace (tj. budou odečteny od částky dotace).

8 4.2 Zahrnutí výdajů/nákladů do MZ/Žádosti o platbu Každá žádost o proplacení výdajů projektu musí byt vždy doložena soupiskami průkazných účetních dokladů a kopiemi těchto účetních dokladů. Z hlediska dokladování způsobilosti výdaje je vždy nutné doložit okamžik vzniku výdaje a dále jeho skutečné zaplacení (vynaložení) konečným příjemcem. (Výjimku tvoří specifické výdaje jako jsou odpisy, naturálie a režijní výdaje u nichž postačuje pouze okamžik vzniku výdaje). Skutečné zaplacení lze doložit např. bankovním výpisem, pokladními doklady a zápočty. (Zápočet představuje pouze způsob zaplacení způsobilých výdajů ve formě zániku vzájemných závazků a pohledávek dlužníka a věřitele). 4.3 Změny v rozpočtu V rozpočtu je možné provádět přesuny, o kterých je však třeba informovat KP v průběžné monitorovací zprávě. V případě přesunů do objemu 15 % KU pouze informuje KP o provedených změnách. V případě výrazných změn (nad 15 %), tyto změny musí být nejdříve KP schváleny. Vždy je ovšem vhodné prováděné změny konzultovat s KP. Možné přesuny do 15 %: Přesuny mezi kapitolami - 15 % se počítá z objemu kapitoly, z níž jsou finanční prostředky přesouvány. Přesuny mezi subkapitolami a položkami v rámci jedné kapitoly - 15 % se nepočítá, ale změny se uvádějí do MZ. 4.4 Tvorba žádosti o platbu Žádost o platbu se vytváří v původní Benefitové žádosti tak, aby obsahovala unikátní kód shodný s kódem na Žádosti o finanční podporu v rámci OP RLZ. To platí i v případě, pokud KU přepracoval původní rozpočet projektu (byly např. vymezeny zbytné náklady) a aktuální rozpočet je v nové Benefitové žádosti. Po vyplnění žádosti o platbu ji nechá KU podepsat statutárním zástupcem, uloží ji na CD nebo disketu ve formátu.xml a.pdf. 5 Benefit pro monitoring Součástí každé MZ je tzv. dokument Monitorovací ukazatelé. Tento dokument bude vytvořen v programu Benefit pro monitoring a dále bude přiložen k průběžné MZ a uložen na CD ve formátu xml a pdf. KU musí použít pouze Benefit pro monitoring určený pro GS a příslušnou výzvu. Nyní existují Benefity pro monitoring pro: 1) GS Vzdělávání 1 výzva 2) GS Vzdělávání 2 výzva a GS Osoby bez přístřeší (zde zvolte Vaše GS)

9 Instalace probíhá stejným způsobem jako u Benefitové žádosti o finanční podporu. Po instalaci Monitorovacího Benefitu se otevře okno rozdělené do dvou záložek: - Identifikace projektu zde se vyplňují základní identifikační údaje projektu; - Ukazatele - zde se vyplňují dosažené hodnoty sledovaných monitorovacích indikátorů. Při vyplňování prvního benefitu pro monitoring je vhodné zadat všechny ukazatele, které se Vás týkají (viz. excelovská tabulka indikátorů) (zadejte tedy i samé nuly, pokud zatím nemáte žádné výstupy ani výsledky). Při vyplňování dalších benefitů pak již pouze stačí "vytvořit kopii staré žádosti", údaje zaaktualizovat a pak "finálně uložit". Součástí monitorovacích zpráv pak budou mj.: 1) vytištěné indikátory z Benefitu pro monitoring (z pdf) 2) pdf a xml indikátorů na CD z Benefitu pro monitoring (Soubor xml na CD nijak nepřejmenovávejte). 3) indikátory v excelu na CD. 5.1 Záložka Identifikace projektu Záložka obsahuje základní identifikaci projektu a informaci o monitorování: Číslo operačního programu: pevně dané Číslo priority: pouze jedna volba Číslo opatření: pouze jedna volba Číslo programu podpory: zvolte o jaký se jedná o program podpory (A nebo B) Grantové schéma: pevně dané Číslo výzvy: pevně dané Typ projektu: zvolte: grantový projekt Datum monitorování: datum ke kterému je monitorovací zpráva předložena (musí být stejné jako v souboru v aplikaci Word) Název projektu: název shodný podle formuláře předloženého projektu Název operačního programu: pevně dané Název priority: vyplní se automaticky po určení čísla priority Název opatření: vyplní se automaticky po určení čísla opatření Název programu podpory: vyplní se automaticky po určení čísla programu podpory Grantové schéma (název): pevně dané Název výzvy: pevně dané Typ monitorování: průběžné - zadává se v případě, kdy realizace projektu probíhá; závěrečné - pokud se jedná o závěrečnou monitorovací zprávu Identifikační číslo projektu: poslední čtyřčíslí projektu z MSSF MONIT (např. CZ / /0007 nebo 0045 nebo 0112 apod. Pozor: udávejte jen číslo projektu!!! 5.2 Záložka Ukazatele Záložka sleduje informace o hodnotách monitorovacích indikátorů na všech úrovních Kódy monitorovacích indikátorů typu Výstupy začínají vždy číslem 1. Kódy monitorovacích indikátorů typu Výsledky začínají vždy číslem 2.

10 Hodnoty monitorovacích indikátorů se udávají kumulativně, tj. od počátku realizace projektu. Příklad: k je hodnota monitorovacího indikátoru A 100 do Monitorovacího Benefitu se vyplní hodnota monitorovacího indikátoru A 100 k se hodnota monitorovacího indikátoru A zvýší o 30 do Benefitu se vyplní hodnota monitorovacího indikátoru A 130 Po vyplnění obou záložek se stiskne zelené zaškrtávátko ( ), které provede validaci dat. V případě úspěšnosti je nutné soubor finálně uložit (modrá ikonka počítače se šipkou) a poté soubor vytisknout.

11 Příloha č. 1 Checklist Tento Checklist je pouze informační. Vyplňuje ho KP na základě dodané MZ a Žádosti o platbu od KU. NEVYPLŇUJTE! Checklist A. pro Monitorovací zprávu o realizaci systémového a národního projektu, projektu Technické pomoci, projektu administrace GS a grantového projektu OP RLZ 1 Číslo Opatření: Příjemce finanční podpory: Název projektu (systémového, národního, technické pomoci, administrace GS, grantového): Registrační číslo projektu: Číslo monitorovací zprávy: Vyplňuje projektový/programový manažer ANO NE NR 2 Zdůvodnění 3 1. Monitorovací zpráva byla předložena ve stanoveném termínu. 2. Monitorovací zpráva byla dodána v elektronické podobě (CD, disketa). 3. Monitorovací zpráva byla dodána v tištěné podobě. 4. Verze monitorovací zprávy v elektronické a tištěné podobě jso shodné 1 Checklist A. slouží pro úroveň o 1 vyšší než je úroveň předkladatele monitorovací zprávy. 2 Není relevantní pro daný projekt, resp. pro sledované období realizace projektu. 3 Pokud odpověď zní NE, je zdůvodnění povinné.

12 a tištěné podobě jsou shodné. 5. Tištěná monitorovací zpráva je podepsána oprávněnou osobou. 6. Jsou vyplněny údaje o zhotoviteli monitorovací zprávy. 7. Jsou vyplněny údaje o projektu v bodě 1. zprávy Jsou vyplněny údaje o příjemci finanční podpory v bodě 2. zprávy. 9. Jsou vyplněny údaje o uskutečněných zadávacích řízeních v bodě 3. zprávy. 10. Jsou vyplněny údaje za jednotlivá zadávací řízení na dodavatele v bodě 15a) zprávy. 11. Jsou přiloženy kopie dokladů související s jednotlivými zadávacími řízeními na výběr dodavatele. 12. Zadávací řízení byla provedena v souladu s pravidly stanovenými pro výběr dodavatele Jsou přiloženy kopie smluv uzavřených s dodavateli, resp. objednávek. 14. Jsou vyplněny údaje o veřejné podpoře poskytnuté v sledovaném období v bodě 4. zprávy. 15. Jsou uvedeny údaje za jednotlivé poskytnuté veřejné podpory v bodě 15c) zprávy. 16. Poskytnuté veřejné podpory jsou v souladu s Rozhodnutím ÚOHS. KU se netýká. KU se netýká. KU se netýká. 4 Výši finančních prostředků poskytnutých na projekt a Výši zůstatkové částky k vyčerpání kontroluje finanční manažer. 5 Pravidla pro výběr dodavatele pro projekty Technické pomoci jsou uvedena v Metodickém pokynu pro technickou pomoc OP RLZ, pro systémové, národní projekty a projekty administrace GS v kapitole 7. OM OP RLZ, pro grantové projekty v Příručce pro příjemce.

13 17. Jsou podrobně popsány aktivity projektu uskutečněné v sledovaném období a plánované aktivity v bodě 5. zprávy. 18. Aktivity jsou v souladu s časovým harmonogramem a s aktivitami popsanými ve schváleném projektu. Sledováno ve vazbě na Žádost o finanční podporu. Sledováno ve vazbě na Žádost o finanční podporu. 19. Jsou vyplněny údaje o cílové skupině jednotlivců v bodě 6. zprávy. 20. Cílové skupiny jsou v souladu se schváleným projektem. Sledováno ve vazbě na Žádost o finanční podporu. 21. Jsou uvedeny údaje o kontrolách v bodě 8 zprávy. 22. Je uveden popis aktivit pro zajištění publicity. 23. Aktivity pro zajištění publicity jsou v souladu s aktivitami ve schváleném projektu. Sledováno ve vazbě na Žádost o finanční podporu. 24. Jsou vyplněny dosažené hodnoty monitorovacích indikátorů. Vystavil dne.. Schválil dne.. odpovědný pracovník KP/ZS/ŘO.. oprávněný pracovník KP/ZS. Vyplňuje finanční manažer 6 ANO NE NR 7 Zdůvodnění 8 1. Žádost o platbu byla dodána elektronické podobě (CD disketa) 6 Pouze v případě monitorovací zprávy průběžné nebo závěrečné s platbou. 7 Není relevantní pro daný projekt, resp. pro sledované období realizace projektu. 8 Pokud odpověď zní NE, je zdůvodnění povinné.

14 v elektronické podobě (CD, disketa). 2. Žádost o platbu byla dodána v tištěné podobě. 3. Verze žádosti o platbu v elektronické a tištěné podobě jsou shodné. 4. Tištěná žádost o platbu je podepsána oprávněnou osobou. 5. Výše finančních prostředků poskytnutých na projekt v bodě 1. monitorovací zprávy je shodná s Rozpočtem na projekt uvedený v Rozhodnutí o poskytnutí dotace (ve smlouvě o financování apod.). 6. Výše zůstatkové částky k vyčerpání v bodě 1. monitorovací zprávy je snížená o částku Celkem Požadováno v předchozích žádostech o platbu v bodě 7. zprávy (v případě první žádosti o platbu je zůstatková. částka shodná s částkou finančních prostředků poskytnutých na projekt). 7. Jsou vyplněny údaje o financování projektu v bodě 7. zprávy. Žádaná suma v bodě 7 je shodná se sumou na zjednodušené žádosti F6, s částkou Celkem v bodě 7a) a Sumou Celkem na soupisce 15b). 8. Je vyplněn přehled uznatelných výdajů v bodě 7a) zprávy. 9. Uvedené výdaje jsou v souladu se schváleným projektem. 10. Jsou vyplněna pořadová čísla účetních dokladů k výdajům na soupisce v bodě 7a) zprávy. 11. Je přiložena soupiska účetních dokladů 15b). 12. Všechny doklady na soupisce jsou uvedeny v bodě 7a) zprávy. 13. Jsou přiloženy kopie účetních dokladů k ýdajůmnaso pisce

15 k výdajům na soupisce. 14. Sumy uvedené na účetních dokladech odpovídají sumě uvedené na soupisce výdajů projektu 15b). Vystavil dne.. odpovědný pracovník KP/ZS/ŘO.. Schválil dne oprávněný pracovník KP/ZS.. Monitorovací zprávu schvaluji (označte Ano Ne křížkem): 9 Dne. oprávněný pracovník ŘO.. 9 Týká se pouze monitorovacích zpráv předkládaných Řídícímu orgánu.

16 Příloha č. 2 Příklad finanční část MZ Následující text uvádí způsob vyplnění finanční části formuláře MZ na základě jednoduchého příkladu. Jedná se o vyplnění první MZ za období tří měsíců a dále o vyplnění druhé MZ při přesáhnutí 50 % vyplacené prvotní zálohy. KU by měl MZ za svůj projekt vyplnit obdobným způsobem systém vyplňování MZ je stejný, jedinné odchylky se váží na období (3-měsíční nebo období kratší). Statutární zástupce podepsal Rozhodnutí KU budou tudíž proplaceny výdaje nejdříve od data podpisu Rozhodnutí od Sledované období nesmí tudíž začínat dříve než Vyplacená záloha se nikde v monitorovací zprávě neuvádí. Příjmy projektu (jedná se zejména o úroky) nejsou v žádostech o platbu brány v potaz. Tyto malé částky budou vyrovnány až v závěrečné fázi. Částka Poznámka KU ve své Žádosti o finanční podporu žádal: V Rozhodnutí je uvedena částka: Kč Kč Záloha tudíž číní: Kč (25 % ze 4 mil.) Výše vyčerpání zálohy, při které je KU povinen vyhotovit monitorovací zprávu je: Kč (50 % ze 1,125 mil.) První monitorovací zpráva KU měl za 3-měsíční období výdaje ve výši Kč ÚDAJE O PROJEKTU ČÍSLO OPATŘENÍ: Název projektu: Registrační číslo projektu: Výše finančních prostředků poskytnutých na projekt: ,- Výše zůstatkové částky k vyčerpání: ,-

17 Číslo smlouvy 10 : Datum podpisu smlouvy příjemcem 11 : Údaje o poskytnuté veřejné podpoře ( v %): Typ zprávy 12 závěrečná: závěrečná s platbou: průběžná: průběžná s platbou: x Číslo zprávy 13 : 1/05 Období: Doba realizace projektu (plánovaná): ZAČÁTEK : KONEC: 7. FINANCOVÁNÍ PROJEKTU Je zároveň vystavena Žádost o platbu? 14 ANO x NE Jestliže ANO: Pořadové číslo žádosti o platbu: 1 Žádaná suma: ,- Předchozí žádosti o platbu: Požadováno Vyplaceno Pořadové Datum číslo Celkem: - - Kolik % bylo vyplaceno z přidělené finanční podpory: - Poznámky: 7a) UZNATELNÉ VÝDAJE Přehled uznatelných výdajů (vyplňte, žádáte-li platbu) Kapitola uznatelných výdajů 15 Suma (Kč) % z uznatelných výdajů V tomto období Od začátku projektu Pořadová čísla účetních dokladů na soupisce Uveďte číslo Rozhodnutí o poskytnutí dotace; u Koordinační dohody a Podmínek pro TP u ZS se její číslo rovná číslu S/N projektu resp. projektu TP. 11 Uveďte podpis přijetí Rozhodnutí o poskytnutí dotace, atd. 12 Označte příslušný typ zprávy křížkem (písmeno x). 13 Uveďte ve tvaru pořadí zprávy /;rok ; např: 1/05; každý rok je číslován znova. 14 Označte příslušnou odpověď křížkem (písmenem x). 15 Limity neplatí pro Technickou pomoc.

18 1 Osobní náklady 2 Cestovné 3 Zařízení a vybavení Limit 25 % (mimo 3.5 a 3.6) 4 Místní kancelář / náklady projektu Limit 7 % (mimo 4.1, 4.2 a 4.4) 5 Nákup služeb Limit 49 % 17 (mimo 5.3 a 5.5) 6 Drobné stavební úpravy 7 Přímá podpora Limit 20 % (mimo 7.1) Celkem: ,- 10,44 % 10,44 % Poznámky: 7b) PŘÍJMY PROJEKTU Vznikly přímé výnosy projektu v době jeho trvání? 18 ANO x NE Jestliže ANO: Činnosti Suma v Kč V tomto období Od počátku projektu Prodej Pronájem Služby Zápisné Jiné - úroky 100,- 100,- Celkem: 100,- 100,- Poznámky: 15 b) SOUPISKA VÝDAJŮ PROJEKTU 19 Přehled uznatelných výdajů za období od poslední žádosti o platbu Položky Suma (Kč) Čísla účetních dokladů Pořadové Název číslo Celkem: ,- Poznámky: 16 Doplňují údaje z prvního sloupce Pořadové číslo z tabulky č. 15b. 17 Platí pouze pro grantové projekty pokud nebyl povolen vyšší limit. 18 Označte příslušnou odpověď křížkem (písmenem x). 19 Předkládá se pouze u průběžné zprávy se žádostí o platbu.

19 Druhá monitorovací zpráva KU měl za 2,5-měsíční období výdaje ve výši: Kč Vzhledem k tomu, že KU svými výdaji přesáhl 50 % vyplacené zálohy, musí vyhotovit další monitorovací zprávu. 1. ÚDAJE O PROJEKTU ČÍSLO OPATŘENÍ: Název projektu: REGISTRAČNÍ ČÍSLO PROJEKTU: Výše finančních prostředků poskytnutých na projekt: ,- Výše zůstatkové částky k vyčerpání: ,- (= ) Číslo smlouvy 20 : Datum podpisu smlouvy příjemcem 21 : Údaje o poskytnuté veřejné podpoře ( v %): Typ zprávy 22 závěrečná: závěrečná s platbou: PRŮBĚŽNÁ: průběžná s platbou: x Číslo zprávy 23 : 1/06 Období: Doba realizace projektu (plánovaná): ZAČÁTEK : KONEC: 7. FINANCOVÁNÍ PROJEKTU Je zároveň vystavena Žádost o platbu? 24 ANO x NE Jestliže ANO: Pořadové číslo žádosti o platbu: 2 Žádaná suma: ,- Předchozí žádosti o platbu: Pořadové Datum číslo 1 Datum vystavení žádosti o platbu Požadováno Vyplaceno , ,- 20 Uveďte číslo Rozhodnutí o poskytnutí dotace; u Koordinační dohody a Podmínek pro TP u ZS se její číslo rovná číslu S/N projektu resp. projektu TP. 21 Uveďte podpis přijetí Rozhodnutí o poskytnutí dotace, atd. 22 Označte příslušný typ zprávy křížkem (písmeno x). 23 Uveďte ve tvaru pořadí zprávy /;rok ; např: 1/05; každý rok je číslován znova. 24 Označte příslušnou odpověď křížkem (písmenem x).

20 Celkem: , ,- Kolik % bylo vyplaceno z přidělené finanční podpory: 10,44 % Poznámky: 7a) UZNATELNÉ VÝDAJE Přehled uznatelných výdajů (vyplňte, žádáte-li platbu) Kapitola uznatelných výdajů 25 Suma (Kč) % z uznatelných výdajů V tomto období Od začátku projektu 1 Osobní náklady 2 Cestovné 3 Zařízení a vybavení Limit 25 % (mimo 3.5 a 3.6) 4 Místní kancelář / náklady projektu Limit 7 % (mimo 4.1, 4.2 a 4.4) 5 Nákup služeb Limit 49 % 27 (mimo 5.3 a 5.5) 6 Drobné stavební úpravy 7 Přímá podpora Limit 20 % (mimo 7.1) Celkem: ,- 13,33 % 23,78 % (=13, ,44) Poznámky: Pořadová čísla účetních dokladů na soupisce 26 7b) PŘÍJMY PROJEKTU Vznikly přímé výnosy projektu v době jeho trvání? 28 ANO x NE JESTLIŽE ANO: Činnosti Suma v Kč V tomto období Od počátku projektu Prodej Pronájem Služby Zápisné Jiné - úroky 50,- 150,- (= ) Celkem: 50,- 150,- 25 Limity neplatí pro Technickou pomoc. 26 Doplňují údaje z prvního sloupce Pořadové číslo z tabulky č. 15b. 27 Platí pouze pro grantové projekty pokud nebyl povolen vyšší limit. 28 Označte příslušnou odpověď křížkem (písmenem x).

21 Poznámky: 15 b) SOUPISKA VÝDAJŮ PROJEKTU 29 Přehled uznatelných výdajů za období od poslední žádosti o platbu Položky Suma (Kč) Čísla účetních dokladů Pořadové Název číslo Celkem: ,- Poznámky: 29 Předkládá se pouze u průběžné zprávy se žádostí o platbu.

22 Příloha č. 3 Vzor kontrolního listu Kontrola na místě bude probíhat podle tohoto kontrolního listu. VZOR KONTROLNÍHO LISTU PRO KONTROLU NA MÍSTĚ KONTROLOVANÁ OSOBA: Kontrolu provádí: Datum zahájení/ukončení kontroly: Předmět kontroly: Objem kontrolovaných prostředků: Opatření v rámci OP RLZ: Číslo a název projektu: Typ projektu: Datum zahájení / ukončení projektu: Celkové schválené způsobilé výdaje na projekt: Z toho ESF: Objem poskytnutých prostředků: Objem čerpaných prostředků: Odchylka rozpočtu od skutečnosti, v % PROCEDURÁLNÍ ČÁST: 1. Dokumentace k projektu

23 Ano 30 Ne Archivace projektové dokumentace (potvrzení archivace dokumentů po stanovenou dobu, tj. po dobu 10 let od ukončení realizace projektu) 1.2 Správný způsob a úplnost vedení dokumentace k projektu Poznámky, připomínky : (K dispozici musí být smlouva, dodatky ke smlouvě, informace o změnách v rozpočtu zaslané poskytovateli dotace, materiály z výběrových řízení, monitorovací zprávy, žádosti o platbu, přehled aktivit a doložení plnění indikátorů, účetní doklady. Všechny dokumenty by měly být snadno dohledatelné.) 1.3 Řízení projektu a vztahy s partnery Poznámky, připomínky : (seznámení se strukturou řízení projektu, právní ošetření vztahů příjemce partneři) 2. Dodržování podmínek smlouvy Ano Ne Jsou veškeré aktivity prováděny v době platnosti smlouvy a v souladu se smlouvou? 2.2 Je dodržován časový harmonogram projektu? 30 Ano - v pořádku, bez závad 31 Ne - není v pořádku nerelevantní danému projektu

24 (Pokud harmonogram není dodržován, jaká jsou pro to vysvětlení? Jaká opatření byla/budou přijata k nápravě?) 2.3 Byly nepodstatné změny v projektu oznámeny? (např. změny do 15 % rozpočtové kapitoly) 2.4 Byly podstatné změny upraveny dodatkem ke smlouvě? 2.5 Jsou splněny všechny požadavky pro publicitu? Byl vyplněn Dotazník pro monitorování provádění publicity? (dodržování log, informování účastníků projektu, ) 2.6 Soulad projektu s horizontálními politikami: a) rovné příležitosti b) udržitelný rozvoj c) informační společnost d) místní iniciativy (kontrola dodržování horizontálních témat, soulad se schváleným projektem) 2.7 Jsou dodržována pravidla pro poskytování veřejné podpory? (režim de minimis nebo blokové výjimky) 2.8 Je doložitelná přidaná hodnota projektu?

25 OBSAHOVÁ ČÁST: 3. Plnění výstupů projektu 3.1 Příjemce má nastaven systém sledování indikátorů, je stanoven způsob řešení jejich nenaplňování Ano Ne 0 (popsat způsob řešení případného nenaplňování konkrétních ukazatelů) 3.2 Plnění indikátorů stanovených ve smlouvě Ano Ne Průběž ný výsled ek Indikátor 1: (název monitorovacího indikátoru) Výstup Výsledek Poznámka: Cíl: Skutečné plnění: Cíl: Skutečné plnění: Indikátor 2: (název monitorovacího indikátoru) Výstup Výsledek Poznámka: Cíl: Skutečné plnění: Cíl: Skutečné plnění: Indikátor 3: (název monitorovacího indikátoru) Výstup Výsledek Poznámka: Cíl: Skutečné plnění: Cíl: Skutečné plnění: Indikátor 4: (název monitorovacího indikátoru) Výstup Výsledek Poznámka:

26 Cíl: Skutečné plnění: Cíl: Skutečné plnění: Plnění ostatních výstupů: 3.2 Úplnost dokumentace k prováděným kurzům/seminářům Ano Ne 0 (Cílem je ujistit se, že kurs v daném rozsahu proběhl; příjemce by měl mít k dispozici: osnovy kurzů, způsob náboru účastníků, seznam účastníků a jejich oprávněnost, prezenční listiny, zapojení lektorů, školící podklady/pomůcky, kopie vydaných osvědčení o absolvování kurzů, hodnocení kvality a přínosu kurzu účastníky, souhlas účastníků s poskytnutím osobních údajů pro účely hodnocení projektu apod.) 3.3 Úplnost dokumentace k vyvíjeným modulům, metodikám (Cílem je ujistit se, že aktivita v daném rozsahu proběhla; příjemce by měl mít k dispozici: zápisy z jednání pracovních skupin, hmotné výstupy, žádost o akreditaci, oznámení o udělení akreditace, je-li relevantní apod.) 3.4 Úplnost dokumentace k poradenství (Cílem je ujistit se, že aktivita v daném rozsahu proběhla; příjemce by měl mít k dispozici: seznam, komu bylo poradenství poskytnuto (oprávněnost osob), kým, kdy, počet hodin podpory, podepsání přímým příjemcem, souhlas s poskytnutím osobních údajů apod.) 3.5 Úplnost dokumentace k vytvořeným pracovním místům (Cílem je ujistit se, že aktivita v daném rozsahu proběhla; příjemce by měl mít k dispozici: způsob náboru pracovníků, pracovní smlouvy, potvrzení udržitelnosti místa na 2/3 roky, příspěvek na mzdu podle stanovených pravidel, čistý nárůst počtu zaměstnanců v organizaci apod.) 3.6 atd. (bude doplněno podle sledovaných monitorovacích indikátorů v rámci jednotlivých opatření a projektů) FINANČNÍ ČÁST:

27 4. Čerpání finančních prostředků Ano Ne Nastavení systému finanční kontroly projektu (oddělení rolí při řízení projektu a provádění plateb, systém plateb partnerům) 4.2 Je vedeno oddělené účetnictví? (vedení odděleného bankovního účtu, číslování účetních dokladů, účetnictví projektu v souladu účtem projektu) 4.3 Soulad čerpání s rozpočtem (dodržování stanoveného rozpočtu, případné odchylky od rozpočtu oznámeny) 4.4 JE DODRŽOVÁN SCHVÁLENÝ PODÍL SPOLUFINANCOVÁNÍ (Z JINÝCH NEŽ VEŘEJNÝCH ZDROJŮ)? 4.5 a) (je-li relevantní, např. při tvorbě nových pracovních míst, u veřejné podpory) KONTROLA VZORKU ÚČETNÍCH DOKLADŮ Z KAŽDÉ KAPITOLY ROZPOČTU (PODLE ŽÁDOSTI O PLATBU) (doklady musí splňovat náležitosti zákona č. 563/1991 Sb,. o účetnictví, být skutečně proplaceny podle výpisu z účtu, být správně zařazeny v rozpočtové kapitole a vzniknout v souvislosti s realizací projektu v době platnosti smlouvy; musí se jednat o způsobilé výdaje podle pravidel způsobilosti ESF) MZDOVÉ VÝDAJE ODPOVÍDAJÍ SVÝM ROZSAHEM A VÝŠÍ ODSOUHLASENÝM VÝDAJŮM (kontrola pracovních smluv, výkazů práce, výplatních pásek atd.) b) Cestovní výdaje a stravné

28 c) Vybavení, zařízení (dodržení limitů, dodržení pravidel výběrového řízení, fyzická kontrola umístění pořízeného/pronajatého vybavení, odpisy dle odpisového plánu v poměru k projektu) d) Místní kancelář/náklady projektu (režijní (do 7%) a administrativní výdaje, stanoven způsob výpočtu podílu na projekt případné překročení limitu se zjistí až po ukončení projektu, ale již v průběhu realizace může skutečnost naznačit jeho finální překročení) f) NÁKUP SLUŽEB (uzavřené smlouvy, objednávky, procedury dle pravidel výběrových řízení, dodržen maximální limit na nákup služeb) g) Drobné stavební úpravy (dodržen limit, nezbytné pro projekt) h) Přímá podpora jednotlivcům (mzdové limity na nová pracovní místa, doklady za cestovné, stravné a ubytování účastníků projektu do stanovené výše, plnění limitu pro přímou podporu ) 4.6 Kontrola vykazování DPH (podle typu: plátce/neplátce DPH)

29 4.7 Zálohové platby v projektu (viz kapitola 4.12 a 4.13 Příručky pro příjemce) (byly/budou do konce projektu poskytnuté zálohy vyúčtovány; je případně doloženo, že nelze získat vyúčtování do konce projektu) 4.8 Příjmy projektu jsou evidovány a započítány do rozpočtu? (pokud jsou v projektu výnosy, je nutné je odečíst od způsobilých výdajů) 4.9 Byla dodržena pravidla pro výběr dodavatelů na základě zákona č. 40/2004 Sb. o veřejných zakázkách? (procedura odpovídá finanční hodnotě zakázky, byly dodrženy náležitosti zveřejnění, dále je dobré se při kontrole zaměřit na nastavení výběrových kritérií, složení hodnotící komise a závěry (zápis) hodnotící komise) PRŮBĚH VYBRANÝCH AKTIVIT: (tato část se vyplňuje při kontrole přímo v místě konání semináře, školení apod.) 5. Realizovaná aktivita Ano Ne Účast v kurzu, na semináři Připomínky, komentáře: 5.2 Dodržování pravidel publicity Připomínky, komentáře: 5.3 Vedení evidence účastníků

30 Připomínky, komentáře: 5.4 Souhlas s využitím osobních dat pro účely hodnocení Připomínky, komentáře: 5.5 Podkladové materiály pro účastníky Připomínky, komentáře: 5.6 Plnění časového harmonogramu aktivity Připomínky, komentáře: DALŠÍ KONTROLOVANÉ OBLASTI: (členové kontrolní skupiny mohou doplnit další body, které jsou relevantní pro splnění cíle kontroly) NÁPRAVNÁ OPATŘENÍ: 6. Plnění nápravných opatření stanovených na základě předchozí kontroly: Zjištění č. 1: (napraveno, částečně napraveno, nenapraveno) Zjištění č Uložení nápravných opatření: Termín pro odstranění zjištěných nedostatků:

31 Datum:.. Vypracoval (jméno, příjmení, podpis):.. Schválil (jméno, příjmení, podpis):

32 Příloha č. 4 Dotazník pro monitorování publicity Dotazník vyplníte a nám předáte až při kontrole na místě. logo příslušného subjektu Dotazník pro monitorování provádění publicity Informace získané prostřednictvím tohoto dotazníku významnou měrou přispějí k vytvoření celkového obrazu týkajícího se úrovně provádění propagačních a informačních aktivit, které jsou součástí projektové dokumentace všech realizátorů projektů v rámci Operačního programu Rozvoj lidských zdrojů. 1. Máte v rámci projektu určeného pracovníka, který řídí informační a propagační aktivity v projektu? Pokud ano, jaké činnosti zejména vykonává? Pokud ne, jak a kým je řízena publicita projektu? 2. Máte v rámci projektu vytvořenu podrobně zpracovanou propagační/marketingovou strategii (aktivity, nástroje, monitoring apod.)? Pokud ano, přiložte její kopii k tomuto dotazníku Pokud ne, podrobně popište veškeré aktivity, které jsou v rámci publicity prováděny, včetně nástrojů, které využíváte, případně monitoringu apod. 3. Popište detailně, jak naplňujete požadavky kladené na publicitu ESF vyplývající ze smlouvy o poskytnutí podpory z ESF (např. užívání loga; označování místností, v nichž probíhá akce v rámci projektu; vyjádření účasti EU na financování projektu atd.) 4. Specifikujte, jaké aktivity publicity jste již zrealizovali, v jakém počtu (např. články v tisku) a jak hodnotíte jejich dopad. 5. Popište, jaké další aktivity jste v rámci publicity a marketingu učinili (např. workshopy, tvorba vlastních informačních a propagačních materiálů, distribuce propagačních materiálů na konferencích apod.)? 6. Popište, jaké aktivity v rámci publicity a marketingu plánujete v následujícím období dále uskutečnit?

33 7. Popište, jaké aktivity v rámci publicity zamýšlíte zrealizovat na konci projektu (zveřejnění hodnotící zprávy atd. zdůrazňující výsledky projektu, další šíření výsledků projektu atd.)

34 Příloha č. 5 Postup pro předkládání MZ Uběhne 3-měsíční období Vyčerpání 50 % zálohy 1) Vytvoření a odeslání MZ a Žádosti o platbu (KU) 2) Kontrola MZ a Žádosti o platbu (KP) Vše je v pořádku MZ nebo Žádosti o platbu vykazuje nedostatky 3) Schválení MZ a Žádosti o platbu (KP) 5) Vyzvání KU k doplnění nedostatků (KP) 4) Vyplacení finančních prostředků (KP) 6) Doplnění nebo oprava nedostatků (KU) 7) KU nedostatky nedoplní v dané lhůtě nebo je doplní pozdě Zpět bod 2) Projednání v Komisi