Modul Pokladňa. Obsah:

Transkript

1 Modul Pokladňa str. 1 Modul Pokladňa Obsah: 1 Úvod 2 2 Zoznam pokladní 2 3 Práca s pokladňou Pridanie Vypĺňanie klasického formuláru (ŠEVT) Vypĺňanie v zozname účelov jednoduchý spôsob vedenia Vypĺňanie v zozname účelov vedenie s rozpisom položiek Vypĺňanie v zozname účelov účtovné vedenie Ďaľšie funkcie v module Pokladňa pri účtovnom vedení Tlač dokladov Výpis pokladničnej knihy Posunutie číslovania zaevidovaných dokladov Zmena už zaevidované systému číslovania dokladov Zaúčtovanie dokladov Jednoduchý hromadný prenos Zúčtovanie určeného zápisu na doklade priamo v module Účtovníctvo Prenos údajov medzi pokladňami Príjem údajov z EXTERNEJ POKLADNE Odoslanie číselníkov na EXTERNÚ POKLADŇU Nastavenia a ostatné možnosti Nastavenie spôsobu vedenia evidencie Pokladňa Nastavenie spôsobu tlače pokladničných dokladov Hľadanie dokladov s rôznymi obratmi v Pokladni a Účtovníctve Vymazanie všetkých dokladov za určené obdobie 22 4 Poznámky 23

2 Modul Pokladňa str. 2 1 Úvod V tomto module sa vykonávajú všetky činnosti, ktoré súvisia s vedením pokladne. Tento modul umožňuje zadávať a evidovať pokladničné doklady, tlačiť ich a podľa potreby zúčtovávať do účtovníctva, tlačiť pokladničnú knihu. Môžete v ňom evidovať pokladničné doklady viacerých pokladní, ktorých počet nie je obmedzený. 2 Zoznam pokladní Po spustení modulu sa objaví nasledujúci zoznam pokladní: Sú tu zaevidované všetky pokladne, ktorú sú v systéme zadefinované. Pre každú z uvedených pokladní je možné vykonávať všetky činnosti uvedené v texte. Je vhodné tu zadefinovať pokladňu pre všetky analytiky syntetického účtu 211. Databanka pokladní má nasledujúcu štruktúru: Číslo pokladne Označenie pokladne. Spôsob označovania jednotlivých pokladní je numericky. Názov pokladne názov pokladne ( 30 znakov ). Stredisko Číslo strediska, pre ktoré sa pokladňa vedie ( ak sa strediskové účtovanie v systéme používa ). Ak je číslo strediska zadané, pri rozúčtovaní účtov, ktoré používajú strediskové účtovanie ( najčastejšie náklady a výnosy ) bude systém automaticky ponúkať uvedené číslo strediska. Možnosť voľby cez F6 zo zoznamu stredísk. Účet účet z účtovnej osnovy, ktorému prislúcha príslušná pokladňa. Možnosť voľby cez F6 z účtovnej osnovy. Z uvedeného zoznamu pokladní sa nastavíme na tú, s ktorou chceme pracovať a stlačíme klávesu Enter. Ak ešte žiadna pokladňa neexistuje, zaevidujeme ju stlačením klávesy F5 a vyplnením žiadaných údajov. Potvrdením pokladne zo zoznamu môžeme začať pracovať s nami vybranou pokladňou.

3 Modul Pokladňa str. 3 3 Práca s pokladňou Ste v aktuálnej pokladni. O tom, ktorá to je, Vás informuje úvodný riadok obrazovky, v ktorom je uvedené číslo a účet aktuálnej pokladne. Táto databanka obsahuje všetky zápisy príslušnej pokladne a z jej menu (môžete ho vyvolať pomocou F10 ) môžete vykonávať všetky činnosti s danou pokladňou. Databanka má nasledujúcu štruktúru: Číslo Číslo dokladu, ktorého forma závisí od toho, ak ju zvolíte pri zadávaní dokladov. Typ typ dokladu, nadobúd hodnoty P príjmový a V výdajový pokladničný doklad. Dátum Dátum vystavenia pokladničného dokladu. Hodnota Hodnota dokladu, t.j. celková suma dokladu vrátane DPH. Účel účel, na ktorý bol príslušný pokladničný doklad vystavovaný. Adresát, IČO, DRČ, Ulica, PSČ, Obec Identifikačné údaje dodávateľa alebo odberateľa, na ktorého je príslušný pokladničný doklad vystavený. Schválil Meno pracovníka, ktorý schválil príslušný pokladničný doklad. Zúčtovaný Informácia, či daný pokladničný doklad bol ZAÚČTOVANÝ DO ÚČTOVNÍCTVA. Položka nadobúda hodnoty ÁNO ak bol zaúčtovaný a NIE ak nebol. Vyhotovil Meno pracovníka, ktorý vyhotovil príslušný pokladničný doklad. Zaúčtoval Meno pracovníka, ktorý zaúčtoval príslušný pokladničný doklad. ( mená pracovníkov z príslušnej operácie sa PRI TLAČI objavia na pokladničnom doklade ) Dátum Dátum zadania pokladničného dokladu do evidencie. Kedy Dátum zúčtovania pokladničného dokladu do účtovníctva. OPRAVOVAŤ DOKLAD MÔŽETE JEDINE V PRÍPADE, AK EŠTE NEBOL ZÚČTOVANÝ.

4 Modul Pokladňa str. 4 V modul Pokladňa sa používa dve databanky. Jedna z nich je prístupná jedine v tomto module a to DATABANKA ÚČELOV. Túto databanku môžete modifikovať a upravovať pri zadávaní alebo oprave pokladničného dokladu. Ďaľšou databankou, ktorá sa v tomto module používa je DATABANKA ADRIES. DATABANKA ADRIES (vyvoláme ju pomocou F6, keď sme nastavený na položke Prijaté od): V tomto module sa pre databanku adries používa Adresár dodávateľov a odberateľov zo základného modulu programu. Preto, ak chcete, aby všetky údaje na pokladničnom doklade boli korektné, je potrebné dbať nato, aby v adresári dodávateľov a odberateľov boli korektne uvedené nasledujúce údaje: názov, ulica, mesto, PSČ a položka IČO/DIČ. DATABANKA ÚČELOV (vyvoláme ju pomocou F6, keď sme nastavený na položke Účel): Toto je databanka všetkých účelov, ktoré sa používajú pri zadávaní pokladničného dokladu. Jej štruktúra je veľmi jednoduchá, nakoľko sa tu zadáva iba názov účelu bez akýchkoľvek iných premenných. Databanka sa dá modifikovať pri zadávaní alebo oprave pokladničného dokladu formou, ktorá je platná pre všetky ostatné evidencie, t.j. F5 pridanie položky, F3 oprava položky, F8 vymazanie položky.

5 Modul Pokladňa str. 5 Zobrazenie aktuálneho stavu pokladne: Program umožňuje zistiť aktuálny stav pokladne bez toho, aby ste museli tlačiť pokladničnú knihu a tak zisťovať stav pokladne k dnešnému dňu ( toto sa však používa, ak potrebujete zistiť stav pokladne k istému dátumu ). Ak v hlavnom menu stlačíte ESC, zobrazí sa zoznam pokladničných dokladov a máte možnosť ho listovať. V tomto prípade po stlačení kombinácie kláves CTRL+INS sa v pravom hornom rohu obrazovky objaví aktuálny stav pokladne: 3.1 Pridanie Pridávanie dokladov je závislé od toho, aký spôsob pridávania zvolíme v nastaveniach pokladne. Preto je v hodné pred touto kapitolou si najprv preštudovať kap Nastavenia a ostatné možnosti. Ďalej si rozoberieme jednotlivé varianty pridávania dokladov do evidencie pokladne Vypĺňanie klasického formuláru (ŠEVT) Zápis nových účtovných operácií do pokladne uskutočňujeme po voľbe pridanie, kedy sa na obrazovke objaví formulár pokladničného dokladu. Najprv sa však objaví nasledujúce okno: Tieto údaje vypĺňame pred zadávaním dokladu, nakoľko v pokladničnom doklade sú na konci formulára. Keďže máme možnosť ukončiť zadávanie skôr, ako sa na dané položky pri vypĺňaní formulára dostaneme (čo aj v praxi používame, nakoľko to zrýchľuje zadávanie pokladničného dokladu), tieto už pri vyplňovaní formuláru budú uvedené. Každý nasledujúci zadávaný pokladničný doklad už bude obsahovať tieto údaje až dovtedy, kým sa nevrátime do ponuky pokladne.

6 Modul Pokladňa str. 6 Následne sa na obrazovke objaví formulár pokladničného dokladu: Položka POKLADŇA ukazuje aktuálnu pokladňu, v ktorej sa momentálne pracuje. TYP DOKLADU nadobúda dve hodnoty: P príjmový pokladničný doklad a V výdajový pokladničný doklad. Do okna ČÍSLO DOKLADU sa zadáva číslo pokladničného dokladu v tvare, v akom to určuje smernica o číslovaní dokladov v spoločnosti. Je možné používať všetky alfa-numerické znaky. Do okna PRIJATÉ OD sa zadáva adresa a ostatné informácie o zákazníkovi. Je možné vybrať zo spomínanej databanky adries po stlačení klávesy F6. Pri zadávaní súm sa používa následovný systém: - Štandardne sa vyplňuje okno BEZ DPH a program sám vypočíta sumu príslušnej DPH a celkovú sumu za príslušnú DPH. - V prípade, že nesedí suma DPH ( najčastejšie v prípade výdajového pokladničného dokladu ) je ju možné opraviť. V tomto prípade program neopravuje sumu bez DPH, upraví len celkovú sumu za príslušnú DPH. - Výslednú sumu a text SLOVOM prepočítava program automaticky na základe jednotlivých súm. Okno ÚČEL je možné vyplniť ručne, alebo použiť horeuvedenú databanku databanku účelov, do ktorej sa dostaneme stlačením klávesy F6. Nasleduje zadanie účtovných operácií príslušného pokladničného dokladu. Pri ich zadávaní platia nasledujúce pravidlá: - Stranu účtu SU program dosadzuje automaticky podľa toho, či sa jedná a príjmový pokladničný doklad (v tomto prípade D dal) alebo o výdajový pokladničný doklad (v tomto prípade MD má dať). - Účet a príslušnú sumu DPH dosadzuje program automaticky, podľa účtovnej osnovy a súm vyplnených na pokladničnom doklade. - V ďalšom okne sa zobrazí suma, ktorá je rozdielom medzi celkovou sumou a už uvedenými sumami. Doplňte ÚČET, ST (stredisko), ZAKÁZKU. Ak sa účtovný prípad skladá z viacerých účtovných operácií, môžete zmeniť aj SUMU a zvyšná cena sa opätovne objaví v ďalšom okne. Ak to program ponúka, môžete vybrať potrebnú položku zo zoznamu pomocou klávesy F6 (účet, stredisko, zakázka).

7 Modul Pokladňa str. 7 Ukončiť zadávanie pokladničného dokladu môžete klávesou F7 resp. kombináciou kláves CTRL+END v ktoromkoľvek z uvedených krokov alebo preeditovaním všetkých okien pomocou klávesy ENTER. Objaví sa okno: Ak odpovieme "ÁNO", tak sa ukončí zadávanie pokladničného dokladu a zobrazí sa tlačová zostava, ktorú je možné vytlačiť pomocou kombinácie kláves CTRL+T. Po ukončení práce s tlačovou zostavou program ponúka voľbu: Ak odpovieme "ÁNO", tak sa pokladničný doklad zaeviduje do databanky. V tomto kroku sa pokladničný doklad do účtovníctva ešte neeviduje. V prípade odpovede "NIE", sa doklad nezaeviduje.uje do účtovníctva Vypĺňanie v zozname účelov jednoduchý spôsob vedenia Zápis nových účtovných operácií do pokladne uskutočňujeme po voľbe pridanie, kedy sa na obrazovke objaví formulár pokladničného dokladu. Najprv sa však objaví nasledujúce okno: Tieto údaje vypĺňame pred zadávaním dokladu, nakoľko v pokladničnom doklade sú na konci formulára. Keďže máme možnosť ukončiť zadávanie skôr, ako sa na dané položky pri vypĺňaní formulára dostaneme (čo aj v praxi používame, nakoľko to zrýchľuje zadávanie pokladničného dokladu), tieto už pri vyplňovaní formuláru budú uvedené. Každý nasledujúci zadávaný pokladničný doklad už bude obsahovať tieto údaje až dovtedy, kým sa nevrátime do ponuky pokladne.

8 Modul Pokladňa str. 8 Následne sa na obrazovke objaví formulár pokladničného dokladu: Doklad prepíname klávesou medzerník. Môže byť výdavkový, alebo príjmový. Najvhodnejšie je mať nastavené číslovanie dokladu v Module číselníky, Číselníky OBECNÉ, Definícia číselných radov evidencií. Ak tak máme urobené, program sám vygeneruje číslo pokladničného dokladu. Dátum, zadáme dátum dokladu. Klient, vyberieme z Adresára dodávateľov a odberateľov po stlačení klávesy F6. Program preskočí všetky položky klienta a presunie sa na položku účel. Ak chceme hodnoty klienta opraviť, vrátime sa šípkou hore na príslušnú položku. Klienta môžeme zadať aj bez toho, aby sme ho vyberali z Adresára dodávateľov a odberateľov. Účel, zadáme účel dokladu. Máme možnosť vybrať zo zoznamu operácii po stlačení klávesy F6. Toto sú nadifenované operácie v Module účtovníctvo s tým, že v položke Evidencia je zadané Pokladňa. Program potom vyberá len tie operácie, ktoré majú tento zápis. Celková hodnota na doklade, zadáme hodnotu dokladu. Po zadaní všetkých hodnôt dokladu sa program opýta následovnú otázku: Po zaevidovaní dokladu program automaticky prejde k zadávaniu nového dokladu. Predpokladá sa, že najprv zadáme doklady a až potom si ich vytlačíme. Týmto spôsobom značne ušetríme čas Vypĺňanie v zozname účelov vedenie s rozpisom položiek Zápis nových účtovných operácií do pokladne uskutočňujeme po voľbe pridanie, kedy sa na obrazovke objaví formulár pokladničného dokladu. Najprv sa však objaví nasledujúce okno:

9 Modul Pokladňa str. 9 Tieto údaje vypĺňame pred zadávaním dokladu, nakoľko v pokladničnom doklade sú na konci formulára. Keďže máme možnosť ukončiť zadávanie skôr, ako sa na dané položky pri vypĺňaní formulára dostaneme (čo aj v praxi používame, nakoľko to zrýchľuje zadávanie pokladničného dokladu), tieto už pri vyplňovaní formuláru budú uvedené. Každý nasledujúci zadávaný pokladničný doklad už bude obsahovať tieto údaje až dovtedy, kým sa nevrátime do ponuky pokladne. Následne sa na obrazovke objaví formulár pokladničného dokladu: Doklad prepíname klávesou medzerník. Môže byť výdavkový, alebo príjmový. Najvhodnejšie je mať nastavené číslovanie dokladu v Module číselníky, Číselníky OBECNÉ, Definícia číselných radov evidencií. Ak tak máme urobené, program sám vygeneruje číslo pokladničného dokladu. Dátum, zadáme dátum dokladu. Klient, vyberieme z Adresára dodávateľov a odberateľov po stlačení klávesy F6. Program preskočí všetky položky klienta a presunie sa na položku účel. Ak chceme hodnoty klienta opraviť, vrátime sa šípkou hore na príslušnú položku. Klienta môžeme zadať aj bez toho, aby sme ho vyberali z Adresára dodávateľov a odberateľov. Účel, zadáme účel dokladu. Toto je hlavný účel dokladu. Po zadaní tochto účelu prejdeme do dolného okna, v ktorom zadávame účely dokladu. Nachádzame sa v rolovacom okne, kde zadávame účely pokladničného dokladu. V tomto okne môžeme cez klávesy: F3 - opraviť účel F5 - pridať nový účel F8 - vymazať účel

10 Modul Pokladňa str. 10 Ak stlačíme klávesu ENTER, objaví sa následovná ponuka. Jej vypĺňanie závisí od toho, ako nastavíme hodnoty v Nastaveniach spôsobu vedenia evidencie pokladne: Po zadaní všetkých hodnôt program zaktualizuje rozpis DPH, a my môžeme zadávať daľší účel dokladu. Ak sme zadali všetky účely dokladu, stlačíme klávesu F7, a program prejde do okna s rozpisom DPH. Hodnoty DPH a základy DPH môžeme zmeniť, alebo potvrdiť. Po ukončení zadávania program zobrazí práve zadané hodnoty: Z tejto obrazovky môžeme vytlačiť pokladničný doklad stlačením klávesy T, tak ako je to popísané na spodnej lište. Pri tlači pokladničného dokladu následovné otázky závisia od toho, ako máme spôsob tlače pokladničných dokladov nastavený v Nastavení spôsobu tlače pokladničných dokladov. Po stlačení hocijakej klávesy sa doklad zaeviduje a program automaticky prejde k zadávaniu nového dokladu.

11 Modul Pokladňa str Vypĺňanie v zozname účelov účtovné vedenie Zápis nových účtovných operácií do pokladne uskutočňujeme po voľbe pridanie, kedy sa na obrazovke objaví formulár pokladničného dokladu. Najprv sa však objaví nasledujúce okno: Tieto údaje vypĺňame pred zadávaním dokladu, nakoľko v pokladničnom doklade sú na konci formulára. Keďže máme možnosť ukončiť zadávanie skôr, ako sa na dané položky pri vypĺňaní formulára dostaneme (čo aj v praxi používame, nakoľko to zrýchľuje zadávanie pokladničného dokladu), tieto už pri vyplňovaní formuláru budú uvedené. Každý nasledujúci zadávaný pokladničný doklad už bude obsahovať tieto údaje až dovtedy, kým sa nevrátime do ponuky pokladne. Následne sa na obrazovke objaví formulár pokladničného dokladu: Doklad prepíname klávesou medzerník. Môže byť výdavkový, alebo príjmový. Najvhodnejšie je mať nastavené číslovanie dokladu v Module číselníky, Číselníky OBECNÉ, Definícia číselných radov evidencií. Ak tak máme urobené, program sám vygeneruje číslo pokladničného dokladu. Dátum, zadáme dátum dokladu. Klient, vyberieme z Adresára dodávateľov a odberateľov po stlačení klávesy F6. Program preskočí všetky položky klienta a presunie sa na položku účel. Ak chceme hodnoty klienta opraviť, vrátime sa šípkou hore na príslušnú položku. Klienta môžeme zadať aj bez toho, aby sme ho vyberali z Adresára dodávateľov a odberateľov. Účel, zadáme účel dokladu. Toto je hlavný účel dokladu. Po zadaní tochto účelu prejdeme do dolného okna, v ktorom zadávame účely dokladu.

12 Modul Pokladňa str. 12 Nachádzame sa v rolovacom okne, kde zadávame účely pokladničného dokladu. V tomto okne môžeme cez klávesy: F3 - opraviť účel F5 - pridať nový účel F8 - vymazať účel Ak stlačíme klávesu ENTER, objaví sa následovná ponuka. Jej vypĺňanie závisí od toho, ako nastavíme hodnoty v Nastaveniach spôsobu vedenia evidencie pokladne: Po zadaní všetkých hodnôt program zaktualizuje rozpis DPH, a my môžeme zadávať daľší účel dokladu. Ak sme zadali všetky účely dokladu, stlačíme klávesu F7, a program prejde do okna s rozpisom DPH. Hodnoty DPH a základy DPH môžeme zmeniť, alebo potvrdiť. Po ukončení zadávania program zobrazí práve zadané hodnoty: Z tejto obrazovky môžeme vytlačiť pokladničný doklad stlačením klávesy T, tak ako je to popísané na spodnej lište. Pri tlači pokladničného dokladu následovné otázky závisia od toho, ako máme spôsob tlače pokladničných dokladov nastavený v Nastavení spôsobu tlače pokladničných dokladov.

13 Modul Pokladňa str. 13 Stlačením klávesy U, môžeme priamo doklad zúčtovať do účtovníctva. Program sa nás opýta, ako chceme doklad zúčtovať: Stlačením klávesy I, môžeme zmeniť účtovanie na doklade a zúčtovať do účtovníctva. Program nás prepne do okna zadávania účtovnej operácie v Module účtovníctvo a tam môžeme zmeniť účtovanie danej operácie. Po stlačení hocijakej klávesy sa doklad zaeviduje a program automaticky prejde k zadávaniu nového dokladu. 3.2 Ďaľšie funkcie v module Pokladňa pri účtovnom vedení V prípade, že máme nastavené účtovné vedenie pokladne, môžeme v okne s pokladničnými dokladmi robiť operácie s pokladničnými dokladmi. Ak na nami vybranom doklade stlačíme klávesu ENTER objaví sa okno s operáciami pokladničného dokladu: Tu máme zoznam operácií pokladničného dokladu. Tie operácie, ktoré boli už zúčtované majú v pravo značku U.

14 Modul Pokladňa str. 14 F1 šípky F3 F5 F8 T U K R L I O Môžeme robiť následovné operácie, tie sú aj uvedené na spodnej lište. - vyvolá nápovedu k jednotlivým možnostiam. - pohyb po operáciacách. - oprava údajov danej položky. - pridanie novej položky dokladu. - vymazanie určenej položky dokladu. - tlač pokladničného dokladu. Pri tlači pokladničného dokladu následovné otázky závisia od toho, ako máme spôsob tlače pokladničných dokladov nastavený v Nastavení spôsobu tlače pokladničných dokladov. - zúčtovanie pokladničného dokladu. Môžeme zúčtovávať jednu položku pokladničného dokladu, alebo celý pokladničný doklad. - porovná hodnotu dokladu v evidencii pokladne s hodnotou zúčtovanou v Module účtovníctvo. - môžem rozkontovať uvedenú položku pokladničného dokladu. Program zobrazí evidované účely a mi zadáma účely, ktoré sa uvedenej položky týkajú. - Ak používame Modul pokladňa priamo v programe Herkules, táto možnosť vytlačí pokladničný doklad v tvare likvidačného listu ( košielka) z Modulu účtovníctvo. - Ak používame Modul pokladňa priamo v programe Herkules, táto možnosť opraví danú operáciu priamo v Denníku účtov. - zmení príznak zúčtovaný, t.j. U v pravom rohu operácie, alebo celého dokladu. 3.3 Tlač dokladov Nastavením kurzora na túto voľbu a stlačením Enter sa na obrazovke objaví okno: Iba určený doklad Vytlačí jeden konkrétny doklad, ktorý buď vyberieme zo zoznamu pokladničných dokladov, alebo priamo napíšeme číslo dokladu, ktorý chceme tlačiť.

15 Modul Pokladňa str. 15 Viac podľa podmienky Touto možnosťou môžeme vytlačiť viac dokladov. Na obrazovke sa nám ukáže následovné menu: Typ dokladu Rozsah dokladov Obdobie - môžeme meniť klávesou SPACE (medzerník) - zadáme čísla dokladov, v ktorm rozsahu chceme tlačiť pokladničné doklady - zadáme obdobie tlače. Posledné doklady Táto možnosť nám ponúkne posledne zadávané doklady, my sa nastavíme na doklad, od ktorého chceme tlačiť pokladničné doklady. Program vytlačí všetky posledne zadávané doklady počnúc vybraným dokladom. 3.4 Výpis pokladničnej knihy Nastavením kurzora na túto voľbu a stlačením Enter máme možnosť vytlačiť pokladničnú knihu. Po zadaní obdobia, za ktorú chceme tlačiť pokladničnú knihu, máme možnosť vytlačiť dva typy pokladničnej knihy: Podrobný výpis zobrazuje samostatne všetky operácie v tvare príjem, výdaj, konečný stav. Sumárny výpis slúži na výpis pokladničnej knihy v ktorej sú uvedené len sumárne údaje za deň v tvare príjem, výdaj, konečný stav. 3.5 Posunutie číslovania zaevidovaných dokladov Program sa nás opýta následovnú otázku:

16 Modul Pokladňa str. 16 V prípade, že sme doplnili medzi pokladnicné doklady doklad a máme duplicitné čísla, potrebujeme POVÝŠIŤ PORADIE, t.j. zvýšime číslo dokladov od nami zadaného dokladu a tým zrušíme duplicitu dokladov. V prípade, že sme zmazali nejaký doklad, potrebujem PONÍŽIŤ PORADIE, t.j. znížime číslo dokladov od nami zadaného dokladu a tým zrušíme dieru v číslovaní dokladov Ak sme zadali smer posunutia číslovania dokladov, program sa nás opýta na číslo dokladu, od ktorého chceme zmeniť číslovanie dokladov: Po zadaní čísla, program vygeneruje protokol, v ktorom je uvedené, ktorý doklad bude ako prečíslovaný. Ak ukončíme zostavu, zobrazí sa následovná voľba: Ak potvrdíme túto voľbu, program vykoná prečíslovanie dokladov, podľa nami zadaných kritérií. 3.6 Zmena už zaevidovaného systému číslovania dokladov V tejto voľbe máme možnosť zmeniť číslovanie dokladov, t.j. ak chceme úplne zmeniť číslovanie dokladov, nielen zaplniť dieru v číslovaní dokladov, alebo posunúť číslovanie dokladov. Po spustení tejto voľby sa objaví následovné menu, ktorým určíme kritéria pre zmenu systému číslovania:

17 Modul Pokladňa str. 17 Prečíslovať OD DO Odrezať úvod Nové číslovanie Dĺžka číslovania - určíme rozsah dokladov, ktoré chceme prečíslovať. - ak chceme zo starého čísla použiť iba časť čísla dokladu. Napr. staré číslo dokladu je 99/0015, mi chceme mať nové číslo, ktoré bude vyzerať POKL15, t.j. potrebujeme zo starého čísla dokladu odrezať znaky 99/00. - zadáme spôsob nového číslovania. Pre predchádzajúci prípad to bude znamenať znaky POKL. - určuje počet znakov nového čísla. Pre predchádzajúci prípad to bude 6 znakov, pretože nové číslo chceme mať v tvare POKL15. Po zadaní všetkych potrebných kritérii program vygeneruje protokol o zmene číslovania dokladov. Pre náš prípad protokol vyzerá následovne: Na záver sa nás program opýta, či chceme takto pripravené prečíslovanie dokladov vykonať. 3.7 Zaúčtovanie dokladov V predchádzajúcich častiach sme uvádzali informácie o zadávaní, evidencii a tlačení pokladničných dokladov. Takto zaevidované doklady ale ešte nie sú zúčtované do účtovníctva. O tom nám podáva informáciu aj položka Zaúčtovaný. Zúčtovanie dokladov môžeme vykonať dvoma spôsobmi: - jednoduchý hromadný prenos, kedy sa doklady zaevidujú do denníka účtov a do evidencie DPH. - s nadväznosťou na iné knihy, kedy sa doklady zaevidujú do denníka účtov a do evidencie DPH a ak je potrebná evidencia aj v inej knihe napr. Kniha došlých resp. Vyšlých faktúr, tak sa uskutoční zápis aj do príslušnej evidencie Jednoduchý hromadný prenos Tu spravidla zúčtovávame hotovostné drobné nákupy, prevody medzi pokladňami a bankami a iné doklady, ktoré sa neviažu na iné evidencie. Nakoľko tieto doklady evidujeme len v denníku účtov a v evidencii DPH a nie je potrebné uvádzať zápisy do iných evidencií, je proces zápisu údajov jednoduchý a preto je možné zúčtovávať dávku údajov naraz. Po zvolení tejto voľby sa na obrazovke objaví zoznam ešte nezúčtovaných dokladov. Doklady, ktoré chceme automaticky zúčtovať označíme klávesou ENTER. Po označení všetkých dokladov, ktoré chceme zúčtovať, stlačíme klávesu F7.

18 Modul Pokladňa str. 18 Príklad nastavenia: Po stlačení klávesy F7 program vygeneruje tlačovú zostavu. Táto zobrazuje zúčtovanie jednotlivých pokladničných dokladov podľa účtov, na ktoré budú zúčtované do účtovníctva. Po ukončení tlačovej zostavy sa objaví okno: Po kladnej odpovedi sa príslušné pokladničné doklady zaúčtujú Zúčtovanie určeného zápisu na doklade priamo v module Účtovníctvo Tu zúčtovávame doklady, ktoré vyžadujú zápis aj do inej evidencie. Spravidla sú to úhrady došlých a vyšlých faktúr. Po zvolení tejto voľby sa na obrazovke objaví zoznam ešte nezúčtovaných dokladov. Nastavíme sa na doklad, ktorý chceme zúčtovať. Po stlačení klávesy ENTER sa objaví okno ako pri zadávaní novej účtovnej operácie z tým, že údaje sú už vyplnené. Ďalej postupuje podľa bodov uvedených v Module Účtovníctvo v stati Pridanie. Po ukončení účtovania dokladu sa program vráti do modulu pokladňa a môžeme pokračovať v zúčtovávaní ďaľších dokladov.

19 Modul Pokladňa str. 19 Program v tejto voľbe automaticky nespracuje doklad, ktorý má viac ako jednu účtovnú operáciu. Je však potrebné si uvedomiť, že v tejto voľbe takéto doklady nespracovávame, nakoľko úhrady faktúr majú z pravidla iba jednu účtovné operáciu. Ak však chceme aj takéto doklady v tejto voľbe spracovávať, musíme ich už pri evidovaní pokladničných dokladov zadávať tak, aby mali len jednu operáciu. 3.8 Prenos údajov medzi pokladňami Prenos údajov medzi pokladňami slúži pre spoločnosti, ktoré majú viac stredísk a používajú viac pokladní. V takomto prípade je najvhodnejším spôsobom práce mať jeden centrálny Modul pokladne, ktorý je na účtovnej centrále takejto spoločnosti a ktorý obsluhuje, účtovník poverený spracovaním pokladní. V tomto module účtovník spracováva dáta z jednotlivých pokladní do účtovníctva. Strediskové pokladne nemusia obsluhovať ľudia znalí účtovníctva, pre týchto pracovníkov sa predpokladajú hlavne schopnosti manipulácie s hotovosťou. Preto aj je v Module pokladňa možné nastaviť vedenie pokladne rôznymi spôsobmi (viď kap. 38), aby sa tak uľahčila práca príslušných pracovníkov a aj aby sa predišlo možným problémom a chybám. V spomínanom prípade, účtovník potrebuje zhromažďovať do programu dáta z jednotlivých pokladní, načo mu slúži voľba Príjem údajov z EXTERNEJ POKLADNE. Odoslanie číselníkov na EXTERNÚ POKLADŇU, slúži na posielanie základných číselníkov, povolených operácii, prípadne účtovných predkontácií na strediská. Týmto si účtovník zabezpečuje, aby číselníky jednotlivých stredísk boli jednotné a aby boli urobené tak, aby mu uľahčili následné spracovanie údajov jednotlivých pokladní do účtovníctva Príjem údajov z EXTERNEJ POKLADNE Po zvolení tejto voľby sa nás program opýta na cestu pre načítanie údajov: Po zadaní cesty, program načíta dáta z uvedenej pokladne.

20 Modul Pokladňa str Odoslanie číselníkov na EXTERNÚ POKLADŇU Po zvolení tejto voľby sa nás program opýta na cestu pre prenos údajov: Po zadaní cesty sa program opýta na spôsob prenosu číselníkov. Buď vyberieme všetky číselníky, alebo vyberieme jeden z uvedeného zoznamu: 3.9 Nastavenia a ostatné možnosti Nastavenie spôsobu vedenia evidencie Pokladňa Od tohto nastavenia závisí spôsob a zložitosť zadávania pokladničných dokladov. Záleží, či Modul pokladňa používame len na evidenciu pokladne bez nadveznosti na účtovníctvo, alebo potrebujeme výstupy z Modulu pokladňa aj zúčtovávať do Modulu účtovníctvo. Nastavenie spôsobu vedenia evidencie Pokladňa je detailne popísané, preto treba preštudovať každý krok zadávania. Pri nastavení používame následovné klávesy (sú takisto popísanú na spodnej červenej lište): medzerník - meníme predvolenú hodnotu nastavenia enter - vyberáme určité nastavenie ESC - predčasný koniec PgUP, PgDn, šípky - pohyb po nastaveniach Nastavenie sa skladá z dvoch krokov. V prvom nastavýme hlavný spôsob vedenia. Máme možnosť výberu z: A. Vypĺňanie klasického formulára - v tomto prípade zadávame pokladničné doklady spôsobom formuláru ŠEVT. V prípade tohto nastavenia sa nás program už na ďaľšie kroky nepýta. Pri tomto spôsobe môžeme ale aj nemusíme zadávať čísla protiúčtov, t.j. účtovné operácia. Ak však chceme zadávať čísla účtov, je nutná znalosť účtovnej osnovy a spôsobov vedenia účtovníctva, aby sme tieto účty zadali správne.

21 Modul Pokladňa str. 21 B. Zadávanie v zozname evidovaných účelov - v tomto prípade zadávame pokladničné doklady v databanke účelov. Môžeme si pripraviť rôzne účely príjmu a výdaja peňazí, z ktorých potom vyberáme príslušný účel. V ďaľšom kroku určíme zložitosť evidencie pokladničných dokladov týmto spôsobom. - máme na výber z následovných možností: A. Jednoduchý spôsob vedenia - v tomto prípade zadávame len základné hodnoty dokladu, nezadávame žiadne účty a preto je tento spôsob najvýhodnejší pre pokladňu, kde len evidujeme pokladničné doklady. B. Vedenie s rozpisom položiek - v tomto prípade máme možnosť zadávať okrem základných hodnôt dokladu aj hodnoty DPH, pokiaľ pri nastavení zadáme správne účty DPH z účtovnej osnovy. Tento spôsob je tiež vhodný pre pokladňu, kde len evidujeme pokladničné doklady. Avšak to, že zadávame viac hodnôt, uľahčí prácu účtovníčke pri spracovaní dokladov. C. Účtovné vedenie - v tomto prípade máme zadávame komplexne pokladničný doklad aj z číslami účtov z účtovnej osnovy, tak ako je to zadané v databanke účelov. V nastavení máme však možnosť nastaviť spôsob zadávania tak, aby sa používalo čím menej účtovných súvislostí. Preto vieme aj tento spôsob zadávania dokladu nastaviť tak, aby ho mohla používať osoba neznalá účtovníctva Nastavenie spôsobu tlače pokladničných dokladov Od tohto nastavenia závisí spôsob a druh tlače pokladničných dokladov. Nastavenie spôsobu tlače dokladov je detailne popísané, preto treba preštudovať každý krok zadávania. Pri nastavení používame následovné klávesy (sú takisto popísanú na spodnej červenej lište): medzerník - meníme predvolenú hodnotu nastavenia enter - vyberáme určité nastavenie ESC - predčasný koniec PgUP, PgDn, šípky - pohyb po nastaveniach Nastavujeme nasledovné parametre: Počet riadkov - počet riadkov na strane Počet riadkov rozkontácie - maximálne koľko riadkov z rozkontácie sa má na pokladničnom doklade zobraziť Stĺpec - od ktorého stĺpca sa má začať doklad tlačiť, t.j. o koľko má byť posunutý oproti ľavému okraju strany Typ písma - typ písma Otázka o diakritike - či sa má, alebo nemá používať diakritika a či sa má na to program opýtať Otázka o počte dokladov - koľko dokladov má program tlačiť a či sa má na to program opýtať Otázka o DPH - či sa má, alebo nemá tlačiť rozpis DPH a či sa má na to program opýtať Otázka o rozkontácii - či sa má, alebo nemá tlačiť rozkontácia a či sa má na to program opýtať

22 Modul Pokladňa str. 22 Po zadaní všetkých hodnôt, program vypíše zadané nastavenia a opýta sa nás následovnú otázku: Nastavenia sa prejavia az po ďaľšom spustení modulu Pokladňa Hľadanie dokladov s rôznymi obratmi v Pokladni a Účtovníctve Táto voľba slúží na hľadanie rozdielov medzi evidenciou pokladne a účtovníctvom. Môžeme kontrolovať len doklady z obdobia, ktoré nie je uzavreté. V prípade, že zadáme rozsah obdobia aj z uzavretého, tak nás program na to upozorní. Najprv zadáme obdobie, za ktoré chceme porovnať ieto dve agendy: Program vygeneruje protokol, na ktorom sa nachádza doklad, jeho hodnota v Module účtovníctvo a hodnota v Module Pokladňa. Na základe tohto protokolu vieme opraviť príslušné rozdiely Vymazanie všetkých dokladov za určené obdobie Ak už máme spracované doklady v účtovníctve a dokladov je veľa, môžeme ich z evidencie vymazať. Ak tak chceme urobiť, program sa nás opýta na obdobie, za ktoré chceme mazať pokladničné doklady. Po zadaní obdobia program vygeneruje protokol o vymazávaných dokladoch. Po ukončení zostavy sa nás program opýta, či chceme zrealizovať vymazanie dokladov. Pokiaľ zadáme ÁNO, program uvedené doklady vymaže z evidencie pokladne. UPOZORNENIE: Daný proces je NEVRATNÝ. Preto si musíme dobre uvedomiť, či uvedené doklady chceme mazať, alebo nie.

23 Modul Pokladňa str Poznámky