Pozvánky ke sdílení Kalendáře

Transkript

1 Díky FreshFlow můžete sdílet Váš kalendář s Vašimi kolegy ve vedení s nadřízenými manažery a řediteli, ale také s Vašimi kolegy z jiných ředitelství, čož Vám umožní efektivnější spolupráci napříč celou firmou Partnersgroup SK. Pokud budete chtít sdílet Váš Kalendář, můžete tak učinit zasláním Pozvánky ke sdílení danému kolegovi / kolegyni. Ten ji může potvrdit, odmítnout nebo nastavit jednu ze tří možností typu sdílení. Pokud Váš kolega pozvánku nepotvrdí, neuvidíte Vy jeho Kalendář, ale ani on Váš. Sdílení Kalendáře je podmíněno vzájemným sdílením ve třech možných variantách sdílení (náhledu na Kalendář). Nyní se podrobně podíváme jak vytvářet a zasílat. Pozvánka ke sdílení Kalendáře Pro vytvoření Pozvánky ke sdílení klikněte na tlačítko "Zaslat pozvánku ke sdílení"(1), čímž otevřete nové dialogové okno. Page 1

2 Vytvoření pozvánky ke sdílení Kalendáře V dialogovém okně doplněte potřebné údaje pro specifikování Uživatele, kterému bude zaslána pozvánka ke sdílení. Vyberte "Ředitelství" (1) do kterého daný uživatel patří a jméno Uživatele (2), kterému pozvánku zašlete. Velmi podstatný je výběr "Úrovně sdílení", čímž nastavíte, jak uživatel, který od Vás obdrží pozvánku ke sdílení uvidí Váš Kalendář. Možné jsou tři úrovně sdílení Kalendáře (3): - Volno / Zaneprázdněn - Náhled aktivit - Podrobnosti aktivit. Page 2

3 K pozvánce můžete připojit i krátký text (1), kde například odůvodníte, proč pozvánku ke sdílení danému Uživateli posíláte. Kliknutím na "Odeslat" (2) pozvánku vybranému Uživateli odešlete. Page 3

4 Informace o obdržení pozvánky ke sdílení kalendáře Informaci o tom, že jste obdržel pozvánku ke sdílení kalendáře s Vašim kolegou naleznete v modulu Kalendář v záložce "Pozvánky ke sdílení" (1). V pozvánce (2) je detailně popsáno, kdo Vám pozvánku ke sdílení posílá a jak s Vámi chce sdílet svůj kalendář, tedy jak Vy uvidíte jeho kalendář a návrh jak Vy můžete sdílet svůj kalendář s daným kolegou. Standartně je nastavena stejná úroveň sdílení Vašeho kalendáře jako chce daná osoba sdílet svůj kalendář s Vámi. Page 4

5 Potvrzení pozvánky ke sdílení kalendáře Page 5

6 Odmítnutí pozváky ke sdílení kalendáře Pozvánku ke sdílení můžete odmítnout přímo ze záložky "Pozvánky ke sdílení", kliknutím na "Nepříjmout"(1) Systém se zeptá na potvrzení, jestli opravdu nepříjmete pozvánku ke sdílení, což potvrdíte kliknutím na "Ano". Odmítnutím pozvánky se vzájmené sdílení neaktivuje, tudíž Vy neuvidíte kalendář osoby, která Vám pozvánku poslala, ani on neuvidí Váš kalendář. Page 6

7 Základní zobrazení Vašeho kalendáře Toto je originál kalendář z Vašeho pohledu, respektive v tomto případě pana Roberta Němce, který bude posílat pozvánku ke sdílení kalendáře. Page 7

8 Zobrazení kalendáře při úrovní sdílení Volno / Zaneprázdněn Po potvrzení vzájemného sdílení kalendáře typu "Volno / Zaneprázdněn" osoba jemuž jste sdílení povolili respektive poslali pozvánku ke sdílení, uvidí Váš kalendář pouze ve verzi jako na obrázku, tedy tmavě šedé pole označují, kdy máte aktivitu v kalendáři, tedy "Zaneprázdněn". Aktivity nejsou barevně odlišeny, ani nejsou zobrazeny popisy jednotlivých aktivit. V tomto typu zobrazení se také nezobrazují naplánované telefonáty a úkoly. Page 8

9 Zobrazení kalendáře při úrovni sdílení "Náhled aktivit" Při nastavení typu sdílení kalendáře Náhled aktivit je viditelnost Vašeho kalendáře dané osobě zobrazena jako na obrázku, kdy jsou aktivity v diáři barevně rozlišeny dle typu aktivit a je viditelný popis jednotlivých aktivit. Aktivity však nelze rozkliknout a dívat se na další podrobnosti k dané aktivitě. Page 9

10 Zobrazení kalendáře při úrovní sdílení "Podrobnosti aktivit" Sdílení kalendáře typu Podrobnosti aktivit umožňuje viditelnost Vašeho kalendáře osobě, která od Vás dostala toto povolení. Kdy jednotlivé aktivity jsou barevně odlišeny, je viditelný popis aktivit a současně je možné aktivity rozkliknout a podívat se na detail dané aktivity. Podrobnosti aktivit však nejdou nikterak editovat, jedná se pouze o náhled, tak aby nebylo možné aktivity měnit a přesouvat. Page 10

11 Zobrazení osob s nimiž sdílím kalendář V záložce "Sdílené kalendáře" jsou zobrazena jména osob s kterými máte nastaveno vzájemné sdílení kalendářů. Ikona vedle jména značí jak daná osoba vidí Váš kalendář. Ikony zobrazující sdílení Vašeho kalendáře: - typ sdílení "Volno / Zaneprázdněn" (1) - typ sdílení "Podrobnosti aktivit (2) - typ sdílení "Náhled aktivit (3) Kliknutím na jméno osoby v seznamu sdílených kalendářů (4) se Vám zobrazí kalendář dané osoby v nastaveném typu sdílení. Page 11

12 Editace / zrušení sdílení kalendářů Vzájemné sdílení kalendářů můžete kdykoli editovat nebo vzájemné sdílení úplně zrušit. V záložce "Sdílené kalendáře" (1) vyberte osobu u které chcete sdílení editovat nebo zrušit. Poté klikněte na ikonu u jména (2), čímž otevřete dialogové okno ve kterém je možné editaci sdílení provádět (3). Můžete změnit jiný typ sdílení kalendáře s danou osobou, tedy jak uvidí Váš kalendář (4), nebo sdílení zcela zrušit kliknutím na "Zrušit sdílení" (5). Při zrušení sdílení se sdílení zruší vzájemně, tedy Vy neuvidíte kalendář dané osoby, ani ona neuvidí Váš kalendář. Page 12