Online Invoice Portal. Faktury a platby jednoduše

Transkript

1 Online Invoice Portal Faktury a platby jednoduše

2 HRS GROUP Online Invoice Portal Přehled provizních faktur Opravte, zkontrolujte a uhraďte faktury online 2

3 Podrobné pokyny 1) HRS GROUP Invoice Portal ve zkratce 2) Jak začít 3) Jak zadat / změnit heslo 4) Jak získat každý měsíc fakturu 5) Jak zkontrolovat fakturu 6) Jak vyhledat rezervace / faktury 7) Jak uhradit fakturu 8) Jak lze vidět detaily faktury (v PDF) 9) Jak přidat nový přístup a zrušit starý přístup 3

4 1) The HRS GROUP Online Invoice Portal Užitečné informace Opravte fakturu a zkontrolujte veškerá data Pokud je potřeba opravit nějaká data, prosím učiňte tak online během následujících 7 dní. Uhraďte fakturu kreditní kartou online nebo pomocí SEPA. 4

5 2) Jak začít Zaslali jsme pozvánku do Online Invoice Portálu na Váš . Prosím registrujte Vaši preferovanou ovou adresu a zvolte heslo Pokud potřebujete přístup pro více hotelů, postačí ovu adresu zaregistrovat pouze jednou 5

6 3) Jak zadat / změnit heslo Můžete požádat o vytvoření nového hesla pomocí HRS čísla hotelu a registrované e- malové adresy Pokud Vámi zadaná ová adresa neodpovídá, prosím klikněte na odkaz Potřebute pomoc? zobrazí se Vám pak část ové adresy, která je registrována pro obnovu hesla bude odeslán na správně zadanou ovou adresu 6

7 4) Jak získat každý měsíc fakturu Jakmile je nová faktura dostupná v Online Invoice Portálu, hotel o tom obdrží zprávu na ovou adresu, kterou má registrovánu V případě potřeby máme možnost fakturu opravit během následujících 7 dnů po obdržení upozonění, že je faktura dostupná v systému Veškeré změny faktury musí být učiněny pouze online (viz Jak zkontrolovat fakturu ) 7

8 5) Jak zkontrolovat fakturu Otevřete si požadovanou fakturu Klikněte na tlačítko Upravit (1) V seznamu vyhledejte požadovanou rezervaci Pro změnu nebo zrušení zezervace klikněte prosím na Detaily (2) Následně klikněta na Uložit. Status rezrevace se změní na Změněno (3) Poté, co dokončíte úravy, klikněte na tlačítko Potvrdit změny (4) U faktury se nyní objeví status Oprava byla odeslána

9 6) Jak vyhledávat rezervace nebo faktury V detailech / náhledech faktur prosím využijte funkci vyhledávání u Vašeho prohlížeče: Pomocí kombinace kláves CTRL + F můžete vyhledat číslo rezervace, jméno hosta nebo společnosti, datum příjezdu a odjezdu(1) Okno pro vyhledávání se otevře vpravo nahoře nebo vlevo dole (v závislosti na druhu Vašeho prohlížeče(2) Po kliknutí na záložku "Historie" se Vám zobrazí všechny uzavřené faktury za loňský i letošní rok. (3)

10 7) Jak lze uhradit fakturu Klikněte na tlačítko Platba vlevo od částky V následujícím přehledu uvidíte všechny neuhrazené faktury. Zde můžete zvolit zda chcete uhradit všechny neuhrzené faktury či zda zvolíte pouze vybrané faktury Klikněte na pokračovat Vyberte jeden z možných druhů platby Německo a státy EU mohou zvolit SEPA inkaso nebo kreditní kartu, mimo EU je možnost platit pouze kreditní kartou. Zkontrolujte si opět všechny položky a pokud jsou správně, klikněte na zaplatit nyní 10

11 8) Jak zobrazit údaje o faktuře (v PDF) Klikněte na PDF a stáhněte si kopii Vaší faktury (1) Klikněte na Detaily a zobrazte si informace o jednotlivých rezervacích (2) Lhůta zbývající pro možné opravy (3) Online Invoice Portal - Invoices and Payments at a glance 11

12 9) Jak přidat nový přístup a zrušit starý přístup. Klikněte na záložku Spravovat uživatele (1) Následně klikněte na tlačítko Přidat. Napište ovou adresu nového uživatele a datum od kdy bude moci nový uživatel faktury vidět. Poté klikněte na tlačítko Pozvat (2) Nový uživatel obdrží pozvánku pro registraci do HRS GROUP Online Invoice Portalu. 2 Pokud chcete přístup uživatele zrušit, prosím klikněte na tlačítko Zrušit, které naleznete před ovou adresou onoho uživatele. (3)