Informace pro zájemce o certifikaci a pro držitele certifikátu spotřebitelského řetězce lesních produktů (C-o-C)

Transkript

1 Číslo: CSQ-CERT-CV-03 Strana: 1 Informace pro zájemce o certifikaci a pro držitele certifikátu spotřebitelského řetězce lesních produktů (C-o-C) Schválil: Přezkoumal: Zpracoval: Jméno a příjmení Funkce Datum Petr Koten Petr Koten Eliška Michálková Vedoucí certifikačního orgánu pro certifikaci systémů managementu a produktů Vedoucí certifikačního orgánu pro certifikaci systémů managementu a produktů Manažer kvality střediska certifikace systémů managementu a produktů

2 Číslo: CSQ-CERT-CV-03 Strana: 2 OBSAH: 1 Základní informace Adresa Nabízené služby v oblasti certifikace produktů Certifikace spotřebitelského řetězce lesních produktů (C-o-C) Podmínky pro zahájení certifikace C-o-C Informace, žádost o re (certifikaci), smlouva o kontrolní činnosti Příprava auditu Hodnocení na místě Doložení a ověření odstranění neshod Posouzení Zprávy z auditu Rozhodnutí o udělení /neudělení certifikátu Všeobecné informace Klasifikace zjištění Zásady dozoru Organizační zajištění dozorových auditů Zásady recertifikačního auditu Časový rozsah auditu (hodnocení) C-o-C Ceník Použití certifikačních značek Porušení zásad pro používání certifikátů a/nebo značky Kritéria pro pozastavení certifikátu Pozastavení a odnětí certifikace Odvolání a stížnosti Změna požadavků certifikačního schématu Převod akreditované certifikace Certifikace organizací umístěných na více místech (dále též skupinová certifikace) 19

3 Číslo: CSQ-CERT-CV-03 Strana: 3 Vážení zákazníci, certifikační orgán pro certifikaci produktů České společnosti pro jakost Vás vítá jako zájemce o získání certifikátu spotřebitelského řetězce lesních produktů (dále též C-o-C) při splnění požadavků normy CFCS 2002:2011/CFCS 2002:2013 Spotřebitelský řetězec lesních produktů - Požadavky Certifikační orgán pro certifikaci produktů České společnost pro jakost, která je členem Evropské organizace pro jakost, členem Americké společnosti pro jakost a členem Evropské nadace pro management kvality, je akreditován k certifikaci produktů národním akreditačním orgánem, tj. Českým institutem pro akreditaci, o.p.s. (dále jen ČIA). Disponuje vysoce kvalifikovanými experty ze sféry výroby, výzkumu i vysokého školství. Auditoři ČSJ jsou držiteli českých i evropských personálních certifikátů typu Auditor jakosti EOQ, Auditor EMS, auditor VDA, auditor HACCP, auditor ISMS, auditor ITSM atd. Někteří z nich jsou registrováni u evropských a světových registračních organizací IRCA nebo IATKA. Služby certifikačního orgánu jsou poskytovány s cílem dosažení jejich špičkové evropské úrovně, a to jak po stránce odborné, tak i organizační a v souladu se světovým trendem poskytovat zájemci nejenom vlastní konstatování o shodě, či neshodě s požadavky normativního dokumentu, ale rovněž přidanou hodnotu ve formě konstatování silných a slabých stránek a oblastí pro potenciální zlepšování zájemce o certifikaci. Předkládám Vám základní informace o procesu certifikace. Pokud se rozhodnete pro certifikaci u ČSJ, přeji Vám mnoho úspěchů a věřím, že získaný certifikát bude základním podkladem pro zlepšení všech činností ve Vaší organizaci, pro zvýšení konkurenceschopnosti a ekonomického profitu, a že bude základem na cestě k podnikatelské úspěšnosti Business Excellence. Ing. Petr Koten Vedoucí certifikačního orgánu pro certifikaci produktů při České společnosti pro jakost

4 Číslo: CSQ-CERT-CV-03 Strana: 4 1 ZÁKLADNÍ INFORMACE 1.1 Adresa Česká společnost pro jakost Úsek pro certifikaci systémů managementu a produktů Novotného lávka 200/5, Staré Město Praha tel: Fax: Web: Nabízené služby v oblasti certifikace produktů Certitikace C-o-C (spotřebitelského řetězce lesních produktů) dle normy Spotřebitelský řetězec lesních produktů - Požadavky CFCS 2002:2013. Doba platnosti certifikátu: 5 let. Certifikace poskytování překladatelských služeb dle ČSN EN 15038:2006. Certifikace GLOBALG.A.P. 2 CERTIFIKACE SPOTŘEBITELSKÉHO ŘETĚZCE LESNÍCH PRODUKTŮ (C- O-C) 2.1 Podmínky pro zahájení certifikace C-o-C Základní podmínkou certifikace je, že zájemce o certifikaci má zdokumentovaný a zavedený spotřebitelský řetězec lesních produktů (C-o-C), který má být předmětem hodnocení ze strany certifikačního orgánu v souladu s normou CFCS 2002:2013 včetně provedení interních auditů a přezkoumaní. Výrobce odpovídá za soulad, že spotřebitelský řetězec lesních produktů (C-o-C) je v souladu s požadavky normy CFCS 2002: Informace, žádost o re (certifikaci), smlouva o kontrolní činnosti Informace o certifikaci Na základě poptávky certifikace ČSJ předává nebo zašle zájemci tento informační materiál, včetně formuláře žádosti o certifikaci. Poptávajícímu je rovněž umožněno, v případě jeho zájmu, předem nahlédnout do Příručky kvality certifikačního orgánu pro certifikaci systémů managementu a produktů a do veškeré dokumentace určené pro informaci potenciálním zájemcům o certifikaci Žádost o (re)certifikaci (^Objednávka certifikace/recertifikace) Vyplněnou žádost o certifikaci zasílá objednavatel na adresu certifikačního orgánu. V žádosti je nutno uvést: všeobecné údaje o organizaci (název, sídlo, právní postavení, počet zaměstnanců, organizační schéma), informace týkající se procesu C-o-C a oblasti činností, které pokrývá,

5 Číslo: CSQ-CERT-CV-03 Strana: 5 používané normy a normativní dokumenty. S veškerou dokumentací obdrženou od objednatele zachází ČSJ jako s důvěrnou. Žádost je přezkoumána manažerem kvality. Pokud nejsou v žádosti zjištěny nedostatky, odborný pracovník žádost zaregistruje a přidělí objednateli registrační číslo. Pokud nejsou požadavky žádosti, splněny nebo existují jiné nejasnosti, řeší tyto problémy pracovník přímým kontaktem s objednatelem. Pokud jsou nejasnosti odstraněny, žádost certifikace zaregistruje a přidělí objednateli registrační číslo. Pokud pracovník zjistí, že z různých důvodů není certifikační orgán schopen certifikaci provést, informuje o této skutečnosti neprodleně objednatele a navrhne možné řešení (např. vystavení neakreditovaného certifikátu, odložení certifikace apod.) Na základě údajů uvedených v žádosti a z ostatních dokumentů od objednatele připraví návrh smlouvy na posouzení a certifikaci C-o-C. V případě outsourcovaných procesů využívaných klientem, které ovlivní shodu s požadavky (jestliže klient určil pro výrobu certifikovaného produktu (produktů) jiných právně identifikovatelný subjekt (subjekty)), může certifikační orgán zavést vhodné smluvní nástroje řízení pro tento právně identifikovatelný subjekt (subjekty), je-li to nezbytné pro efektivní dozor. V případě, že tato situace nastane, mohou být smluvní nástroje zavedeny před podáním formální dokumentace, tj. před vydáním certifikátu Rámcový obsah smlouvy specifikace objednatele certifikace, rozsah certifikace (které organizační jednotky, provozovny a procesy budou spadat pod certifikaci) a kritérium certifikace (dokument, se kterou bude hodnocena shoda C-o-C), stanovení ceny za certifikaci na základě daných pravidel, odvolávka na dokument, který stanovuje povinnosti držitele certifikace, základní povinnosti a odpovědnosti objednavatele a ČSJ, podmínky odstoupení od smlouvy, Objednatel posoudí návrh smlouvy a v případě, že jej neakceptuje v plném znění, projedná s ČSJ změny, které navrhuje. Smlouvu podepisují statutární zástupce objednatele a vedoucí certifikačního orgánu. Pokud dojde k dohodě o obsahu smlouvy a k jejímu podepsání oběma smluvními stranami, sestaví vedoucí certifikačního orgánu auditní tým a určí jeho vedoucího auditora (=hodnotitele). Objedná- tel má právo vznést proti složení tohoto týmu námitky. Tyto námitky jsou řešeny přímým kontaktem s vedoucím certifikačního orgánu. 2.3 Příprava auditu V období přípravy auditu si vedoucí auditního týmu vyžádá jeden výtisk dokumentace C-o-C. Vedoucí auditního týmu zpracuje konkrétní časový plán auditu a pověří členy týmu konkrétními úkoly. Časový plán auditu sestává z následujících kroků: hodnocení dokumentace,

6 Číslo: CSQ-CERT-CV-03 Strana: 6 hodnocení na místě, zpracování zprávy z auditu, proces certifikace (posouzení zprávy z auditu, případné ověření odstranění neshod, přijetí závěrů, rozhodnutí o udělení certifikátu, vystavení a předání certifikátu). 2.4 Hodnocení na místě Hlavním účelem hodnocení na místě u objednatele je prověřit plnou implementaci C-o-C do činností objednatele a prověřit funkci zpětné vazby v jeho činnostech (efektivnost interních prověrek). Hodnocení na místě se zahajuje úvodní schůzkou představitelů objednatele a týmu auditorů, na které vedoucí auditor týmu představí členy týmu a konkretizuje proces hodnocení, jsou odsouhlaseny podmínky a časový plán hodnocení. Členové týmu auditorů se seznámí s pracovníky, kteří jim budou v průběhu hodnocení k dispozici. Od pracovníků objednatele je požadováno, aby: umožnili členům týmu auditorů přístup k zaměstnancům, vybavení a záznamům tak, aby mohli získat důkazy o stavu hodnoceného procesu C-o-C (že proces je vytvořen, zdokumentován, je funkční, je udržován a trvale zlepšován). plně spolupracovali při řešení vzniklých nejasností. Hodnocení je vedeno podle postupů certifikačního orgánu. Hodnocení na místě je ukončeno závěrečným jednáním týmu auditorů s představiteli vrcholového vedení (případně s dalšími přizvanými pracovníky objednatele). Na tomto závěrečném zasedání informuje vedoucí auditor (na základě porady auditního týmu) o předběžných závěrech hodnocení a předkládá odpovědnému zástupci hodnoceného subjektu k parafování Protokoly o zjištění, ve kterých vyjadřuje svoje stanovisko (tj. souhlas či nesouhlas se zjištěním). V rámci hodnocení na místě (nejpozději při závěrečném jednání) je povinností objednavatele předat vykonavateli (prostřednictvím vedoucího auditora) vyplněný formulář Čestné prohlášení o aktuálním počtu zaměstnanců/pracovníků spadajících do certifikace spotřebitelského řetězce lesních produktů PEFC. 2.5 Doložení a ověření odstranění neshod Jsou-li zjištěny neshody (systémové či nesystémové) ie povinností hodnoceného subjektu tyto neshody prokazatelně odstranit do 2 měsíců od ukončení hodnocení na místě. Ověření odstranění nesystémových i systémových neshod provádí na základě doložených písemných materiálů hodnoceného subjektu vedoucí auditor (organizačně zajišťuje odborný pracovník). Nelze-li získat na základě dodaných materiálů dostatečnou jistotu, může vedoucí auditor na základě konzultace s manažerem kvality certifikačního orgánu pro produkty (dále již jen MK COsp) rozhodnout c ověření odstranění neshod na místě. Ověření na místě musí proběhnout neipozděii do 14 dnů od obdržení písemných materiálů (důkazů) o odstranění neshody. Povinností vedoucího auditora ie předat do 14 dnů od provedení auditu na ČSJ, úsek certifikace systémů managementu a produktů originál ověřeného CSQ-CERT-SV-F06 Protokolu o ziištění

7 Číslo: CSQ-CERT-CV-03 Strana: Posouzení Zprávy z auditu Závěrečnou zprávu z auditu a vyplněné Protokoly o zjištění přezkoumává MK COsp či jím určená osoba. Předmětem přezkoumání je veškerá dokumentace k případu, dodržení certifikač- ních postupů a splnění požadavků na C-o-C dle normy CFCS 2002:2013. Výstupním dokumentem z přezkoumání je Rozhodnutí o certifikaci, kde je uveden návrh na udělení či neudělení certifikátu. Pokud se v rámci přezkoumání dojde k odlišným závěrům oproti Závěrečné zprávě z auditu zpracované vedoucím týmu, jsou jednotlivé odlišnosti projednány mezi MK COsp a vedoucím týmu auditorů. Pokud jsou do stanoveného termínu odstraněny neshody, MK COsp popř. jím jmenovaná osoba zprávu uzavře s doporučením pro vedoucího certifikačního orgánu k udělení či neudělení certifikace. 2.7 Rozhodnutí o udělení /neudělení certifikátu Po přezkoumání certifikačního postupu a všech souvisejících dokumentů rozhoduje vedoucí certifikačního orgánu o udělení/neudělení certifikátu. Je-li to možné, je vhodné k předání certifikátů využít slavnostních příležitostí. Jinak předá vedoucí certifikačního orgánu certifikát osobně zástupci objednatele, nebo jej certifikační orgán po dohodě s objednatelem zašle doporučeně poštou. Není-li certifikát udělen, sdělí vedoucí certifikačního orgánu objednateli důvody svého rozhodnutí. Ten se může proti tomuto rozhodnutí odvolat. V případě, že vedoucí certifikačního orgánu byl členem auditního týmu rozhoduje o certifikaci MK COsp.

8 Nesystémová neshoda (méně závažné neshody) NESHODY Systémová neshoda (závažné neshody) Číslo: CSQ-CERT-CV-03 Strana: 8 3 VŠEOBECNÉ INFORMACE 3.1 Klasifikace zjištění Vedoucí týmu auditorů na základě objektivních nálezů z hodnocení klasifikuje svoje zjištění následujícím způsobem: Zcela chybějící nebo špatná implementace a nedodržování jednoho či více požadavků uvedených ve standardu spotřebitelského řetězce, což může vést ke vzniku systémového rizika, pokud jde o fungování a účinnost spotřebitelského řetězce a/nebo ovlivnit důvěryhodnost prohlášení Organizace klienta týkající se certifikovaných surovin. Ověření účinnosti náprav a opatření k nápravě Prověřovaný proces C-o-C nebo jeho podstatná část zásadně odporuje požadavkům příslušné normy/normativního dokumentu/specifikace. Na základě doložených Chybí část procesu C-o-C, která je podle písemných materiálů specifických podmínek prověřované organizace hodnoceného subjektu. nezbytná pro správnou funkci C-o-C. Nelze-li získat na základě Větší počet menších nedostatků u několika dodaných materiálů certifikačních kritérií normy / normativního dostatečnou jistotu, může dokumentu / specifikace (řetězení nesystémových vedoucí auditor rozhodnout neshod). o ověření odstranění neshod na místě. Toto Poznámka: Závažná neshoda může být buď ověření na místě probíhá jednotlivá neshoda, nebo celá řada menších, formou dodatečného auditu avšak vzájemně souvisejících neshod, které - a musí proběhnout pokud jsou posuzovány společně - představují nejpozději do 14 dnů od závažnou neshodu. obdržení písemných materiálů (důkazů) o Jednotlivé nesplnění požadavků spotřebitelského odstraněni neshody. řetězce, což může vést ke vzniku systémového rizika pro fungování a účinnost spotřebitelského řetězce a/nebo ovlivnit důvěryhodnost prohlášení dodavatele týkající se certifikovaných surovin. Nedokonalé zavedení některého požadavku (článku) normy / normativního dokumentu /specifikace. Neshody, které bezprostředně neohrožují funkci procesu C- o-c, jejich neodstranění v přiměřené době by však mohlo znamenat jejich přeměnu v systémové neshody.

9 Pozorování (připomínky) Číslo: CSQ-CERT-CV-03 Strana: 9 Větší počet menších nedostatků u jednoho certifikačního kritéria normy / normativního dokumentu / specifikace. Izolovaná nahodilá zjištění, která však signalizují určité potencionální problémy, které by v případě neřešení mohly přerůst v neshody. Výsledek zjištěný v rámci hodnocení, který nepotvrzuje neshodu, ale auditní tým jej označil jako příležitost pro zlepšení. Při následném dozorovém auditu. Podmínkou pro udělení certifikátu je odstranění neshod a ověření odstranění neshod vedoucím auditorem. O nutnosti ověření odstranění neshod na místě rozhoduje vedoucí auditor, jinak provádí ověření na základě objednatelem dodaných důkazů o realizaci nápravného opatření. Realizace doporučení ke zlepšení/pozorování" se ověřuje v rámci následného dozorového auditu, resp. recertifikace. 3.2 Zásady dozoru Dozorové audity se konají v pravidelných intervalech 12 měsíců, přičemž: první dozorový audit, který následuje po certifikačním/recertifikačním auditu musí být proveden do 12 měsíců +/- 1 měsíc od ukončení certifikačního/recertifikačního auditu, přičemž na základě oprávněné žádosti klienta odsouhlasené vedoucím certifikačního orgánu pro produkty (dále již jen Ve COsp) může být proveden do doby 12 měsíců +/- 3 měsíce. 1. v případě, že certifikovaná organizace nepodá žádost o změnu termínu a audit neproběhne do 13 měsíců, dochází k pozastavení certifikace, pokud neproběhne ani do 16 měsíců. pak k odejmutí certifikátu. Na překročení lhůtv 13 měsíců upozorňuje odborný pracovník, který ve spolupráci s Ve COsp přijímá příslušné opatření. 2. v případě, že certifikovaná organizace podá žádost o změnu termínu a audit v dohodnutý posunutý termín neproběhne, dochází od dohodnutého termínu auditu k pozastavení certifikace. pokud audit neproběhne ani do 3 měsíců od dohodnutého termínu auditu, pak k odejmutí certifikátu. Na překročení lhůtv 3 měsíců od dohodnutého termínu auditu upozorňuje odborný pracovník, který ve spolupráci s Ve COsp přijímá příslušné opatření. druhý dozorový audit musí být proveden do 24 měsíců +/- 1 měsíc od posledního dne certifikačního/recertifikačního auditu, přičemž na základě oprávněné žádosti klienta odsouhlasené Ve COsp může být proveden do doby 24 měsíců +/- 3 měsíce. Pravidla týkající se pozastavení certifikace platí stejná jako u dozorového auditu č. 1. třetí dozorový audit musí byt proveden do 36 měsíců +/-1 měsíc od posledního dne certifikačního/recertifikačního auditu, přičemž na základě oprávněné žádosti klienta odsouhlasené Ve COsp může být proveden do doby 36 měsíců +/- 3 měsíce. Pravidla týkající se pozastavení certifikace platí stejná jako u dozorového auditu č. 1.

10 Číslo: CSQ-CERT-CV-03 Strana: 10 čtvrtý dozorový audit musí být proveden do 48 měsíců +/- 1 měsíc od posledního dne certifikačního/recertifikačního auditu, přičemž na základě oprávněné žádosti klienta odsouhlasené Ve COsp může být proveden do doby 48 měsíců +/- 3 měsíce. Pravidla tykající se pozastavení certifikace platí stejná jako u dozorového auditu č. 1. Odborný pracovník zasílá klientovi dopis, který obsahuje: opatření potřebná pro ukončení pozastavení a obnovení certifikace C-o-C v souladu s certifikačním schématem, jakákoli další opatření požadovaná certifikačním schématem. V případě, že dojde k odejmutí certifikátu, musí být proces certifikace C-o-C zahájen od počátku tzn., že pětiletý cyklus certifikace bude zahájen opětovným provedením certifikačního auditu. V rámci dozoru není třeba prověřit celý C-o-C. nicméně v průběhu pětiletého období držení certifikátu musí být prověřen celý C-o-C dvakrát. Provedením dozoru ie obvykle pověřen vedoucí auditor, který poprvé auditoval proces C-o-C. Certifikační orgán může interval dozorových auditů, na základě informací o nedostatcích při uplatňování dozorovaného procesu C-o-C, upravit (např. zkrátit interval mezi dozorovými audity, zvýšit četnost dozorových auditů). Každoroční dozorový audit v prostorách organizace klienta lze nahradit jinými metodami auditu, jako je přezkoumání dokumentace a záznamů. Období mezi dozorovými audity prováděnými na místě nesmí přesáhnout dva roky v případech, že: a) certifikační orgán může prokázat, že použité metody auditu jsou dostatečně spolehlivé, pokud jde o plnění certifikačních kritérií certifikovaným subjektem, b) organizace klienta je mikropodnikem, c) při předcházejícím počátečním, dozorovém nebo recertifikačním auditu nebyla zjištěna žádná neshoda, d) organizace klienta nenakupuje vysoce rizikové dodávky, e) organizace klienta poskytne certifikačnímu orgánu veškeré jednotlivé záznamy, jejichž archivaci vyžaduje standard spotřebitelského řetězce, nebo soupis všech záznamů, které umožňují certifikačnímu orgánu provést nezávislé vzorkování. Dozorový audit se nemusí provádět na místě a může být nahrazen jinými metodami i tehdy, jestliže předložená dokumentace poskytuje dostatečný důkaz o tom, že organizace klienta za období od posledního certifikačního (=prvotního), dozorového nebo recertifikačního auditu ne- zakoupila certifikovanou surovinu, ani nevydala prohlášení týkající se certifikované suroviny. Mezi dvěma dozorovými audity prováděnými na místě však nesmí uplynout více než dva roky. 3.3 Organizační zajištění dozorových auditů Vedoucí auditor kontaktuje držitele certifikátu za účelem domluvení termínu hodnocení na místě. a to minimálně s dvouměsíčním předstihem před uplynutím lhůty 12 měsíců. Definitivní termín dozorového auditu je vzájemně odsouhlasen jeden měsíc před jeho konáním. Hodnocením v rámci dozoru je obvykle pověřen vedoucí auditor, který prováděl

11 Číslo: CSQ-CERT-CV-03 Strana: 11 certifikační audit. Postup a rozsah dozorového auditu je připraven vedoucím auditorem a sdělen organizaci. Za dobu platnosti certifikace je v rámci dozorových auditů posouzen celý systém C-o-C dvakrát. V rámci dozoru se tým auditorů zaměřuje na prověření: a) požadavků na udržování C-o-C, tj. interní audit, přezkoumání C-o-C, preventivní opatření a opatření k nápravě, b) opatření přijatých k odstranění neshod zjištěných během posledního auditu, c) způsobu řešení stížností zákazníků, d) změn dokumentovaného C-o-C, e) oblastí, kde došlo ke změnám, f) vybraných prvků procesu C-o-C, g) jiných vybraných oblasti, je-li to vhodné. Pokud vzniknou okolnosti vyžadující nezbytnost provedení speciálního dozorového auditu, certifikační orgán postupuje ve smyslu výše uvedených článků této kapitoly. Důvodem speciálního dozorového auditu může být požadavek organizace na rozšíření/zúžení rozsahu certifikace, reakce na vážnou stížnost zákazníků organizace, podstatná změna v organizačním uspořádání organizace apod. Dalším důvodem pro naplánování speciálního dozorového auditu může být nutnost ověření, zda byly provedeny nezbytné úpravy, které vyplynuly ze změněných požadavků na certifikaci a byly realizovány organizací na základě požadavku CO v rozsahu a termínech stanovených vzájemnou dohodou. Pokud organizace provede v průběhu platnosti certifikace podstatné změny ve svém certifikovaném procesu C-o-C, je její povinností tuto skutečnost včas oznámit certifikačnímu orgánu, který musí přezkoumat, zda změny nejsou v rozporu s požadavky dokumentu pro C- o-c. Každá organizace, jejíž proces C-o-C je certifikován, musí vést a na požádání při dozorovém auditu předložit záznamy o všech stížnostech a jimi vyvolaných nápravných opatřeních, které musí být v souladu s požadavky dokumentu C-o-C. 3.4 Zásady recertifikačního auditu Platnost certifikátu je omezena na dobu pěti let. Po uplynutí této doby je proveden recertifikační audit za účelem ověření, že příslušný proces C-o-C je trvale řádně zaveden a udržován v souladu s dokumentem CFCS 2002:2013. Rozsah recertifikace: V rámci recertifikace je třeba prověřit splnění všech požadavků dokumentu CFCS 2002:2011/CFCS 2002:2013. Podmínky pro udělení certifikátu jsou shodné s certifikací, včetně termínů pro odstranění neshod. Časová náročnost je uvedena dále v textu. Recertifikace musí být zahájeno před ukončením platnosti certifikátu.

12 Číslo: CSQ-CERT-CV-03 Strana: Časový rozsah auditu (hodnocení) C-o-C Počty auditodnů Počet procesů Certifikace Dozor Recertifikace 1 (do 4 lidí) 1 0,75 0,75 0,5 1 0,75 1 (do 10 lidí) 1, ,75 1 0,75 1 (nad 10 lidí) 1, ,75 1, Ceník 2 2,5 2 1, ,5 3 3, ,5 2, ,5 2 3, , ,5 4,5 4 Při tvorbě ceníku certifikační orgán vychází ze zásady, že celkové příjmy od organizací za certifikaci musí pokrýt alespoň náklady související s hodnocením a certifikací, tj. na- klady účtované na vrub certifikačního orgánu, dále na zajištění finanční stability certifikačního orgánu, na vytvoření fondu pro řešení mimořádných situací a na pokrytí rozvoje certifikačního orgánu. 3.7 Použití certifikačních značek Právo k užívání certifikační značky Právo k užívání certifikační značky poskytnuté ČSJ má certifikovaný subjekt nebo držitel certifikátu produktů, který o ni požádá v návaznosti na uzavřenou smlouvu o kontrolní činnosti. Certifikační značku mohou používat všichni držitelé certifikátu po dobu jeho platnosti. ČSJ propůjčuje právo na užívání certifikační značky dle certifikovaného systému či produktu s odkazem na příslušnou normu Přidělení značky Certifikační značka je propůjčena na žádost certifikovaného klienta (telefonický rozhovor, písemná žádost, apod.). Odpovídající certifikační značku/y zasílá odborný pracovník klientovi spolu s dokumentem CSQ-CERT-07 Praktický manuál pro používání certifikátů a značek certifikačního orgánu pro certifikaci systémů managementu a produktů České společnosti pro jakost Značka certifikačního orgánu pro certifikaci produktů Platné pro značky přidělené do Základem značky je kruh, který je rozdělen vodorovným nápisem CERTIFIKOVÁNO na dva shodné půlkruhy. V horním půlkruhu je zobrazené logo CSQ-CERT, dolní půlkruh je barevně odlišen s inverzním textem: a) Pro certifikaci C-o-C: C-o-C CFCS 2002:2011, nebo C-o-C CFCS 2002:2013 nebo C- o-c PEFC

13 Číslo: CSQ-CERT-CV-03 Strana: 13 b) Pro certifikaci překladatelských služeb: ČSN EN 15038:2006 c) Minimální přípustný průměr značky je 13mm. Velikost loga lze měnit pouze beze změny proporcí. Je přípustné barevné či monochromatické provedení značky: Předlohy k reprodukci značek, elektronické formy značek a vzorníky barev jsou uloženy v ČSJ. Platné pro značky přidělené po Základem značky je kruh, který je rozdělen vodorovným nápisem CERTIFIKOVÁNO na dva shodné půlkruhy. V horním půlkruhu je zobrazeno logo České společnosti pro jakost, dolní půlkruh je barevně odlišen s příslušným inverzním textem C-o-C CFCS 2002:2013 nebo C-o-C PEFC Minimální přípustný průměr značky je 13 mm. Velikost značky lze měnit pouze beze změny proporcí. Je přípustné barevné či monochromatické provedení značky. Předlohy k reprodukci značek, elektronické formy značek a vzorníky barev jsou uloženy v České společnosti pro jakost a jsou na vyžádání zasílány em, či poštou na CD nosiči. Držitel certifikátu obdrží pouze ty značky, které se vztahují k certifikovanému systému. Držitel certifikátů pro více systémů managementu (tj. uživatel více značek) nesmí zaměňovat certifikační značky (aby nedošlo ke klamné interpretaci rozsahu certifikace v příslušném systému) Použití značky Značka může být používána držiteli nebo překladatelských služeb bez omezení na dopisních papírech a jiných oficiálních písemnostech firmy

14 Číslo: CSQ-CERT-CV-03 Strana: 14 obecného charakteru (prospekty, letáky, závěrečné zprávy o hospodaření, propagační a reklamní materiály). V případě použití certifikační značky na webových stránkách držitele certifikátu je vhodné po kliknutí na značku odkázat na ČSJ povoluje držitelům certifikátu C-o-C resp. držitelům certifikátu překladatelských služeb používat příslušnou značku Značka ČSJ pro C-o-C může být používána na produktech, které splňují požadavky na označení logem PEFC. Značka pro překladatelské služby může být používána na produktech (překladech), které byly provedeny v režimu certifikované překladatelské služby. Certifikační značku může používat subjekt pouze pro oblast certifikace, které se týká. 3.8 Porušení zásad pro používání certifikátů a/nebo značky Zjištění pracovníka certifikačního orgánu Zjistí-li kterýkoliv pracovník certifikačního orgánu pro certifikaci systémů managementu a produktů, že některý z držitelů certifikátu používá certifikát nebo značku v rozporu s ustanoveními této směrnice, ať již jde o nesprávnou prezentaci držitele certifikátu, kupř. na výstavách a veletrzích, při získávání státních nebo veřejných zakázek, nebo o klamné informování veřejnosti o získaném certifikátu v inzerátech a katalozích či jiných sdělovacích prostředcích, nebo je používáno nesprávných odkazů na certifikační systém, je to povinen neprodleně oznámit vedoucímu certifikačního orgánu Zjištění auditora Zjistí-li auditoři při mimořádném/speciálním auditu, prováděném v důsledku vzniku vážné neshody (v používání značky, certifikátu) při pravidelném auditu, že organizace neprovedla v dohodnutém termínu dostatečná opatření k nápravě, jsou povinni kromě standardního postupu toto rovněž sdělit neprodleně vedoucímu certifikačního orgánu. 3.9 Kritéria pro pozastavení certifikátu certifikovaná organizace se ve stanoveném termínu nepodrobila dozoru, zjištění systémové neshody v rámci dozorového auditu, certifikovaná organizace v časovém období 2 měsíců neodstranila nesystémové neshody z dozorového auditu, nesprávné použití certifikátu nebo značky, provedení změn uvnitř organizace, které změnily podmínky, za kterých byl certifikát vydán, nesplnění finančních podmínek smlouvy, uvedení nepravdivých údajů na formuláři Čestné prohlášení c aktuálním počtu zaměstnanců/pracovníků spadajících do certifikace spotřebitelského řetězce lesních produktů PEFC.

15 Číslo: CSQ-CERT-CV-03 Strana: 15 Certifikační orgán poskytne přiměřený čas, nejdéle však 2 měsíce, během kterého musí certifi- kovaná organizace prokázat, že odstranila zjištěné nedostatky, v opačném případě navrhuje vedoucí certifikačního orgánu odejmutí certifikátu Symbol (logo) PEFC ČR Pravidla pro používání loga PEFC na výrobcích a v propagačních materiálech jsou stanoveny smluvně mezi držitelem certifikace a PEFC ČR Pozastavení a odnětí certifikace Certifikační orgán ČSJ přijal opatření k řešení případů nesprávného odkazování na systém certifikace ČSJ nebo zavádějícího používání certifikátů a značky, které by byly zjištěny v katalozích, reklamě, na výrobcích apod., nebo případů závažných stížností na držitele certifikace od jejich zákazníků či jiných osob. Poznámky: Pozastavení znamená pro organizaci zákaz aktivně uvádět, vystavovat nebo propagovat udělenou certifikaci svého spotřebitelského řetězce lesních produktů C-o-C. Při pozastavení zůstává certifikát v držení organizace. Odnětí znamená pro organizaci zákaz aktivně uvádět, vystavovat nebo propagovat certifikaci svého procesu C-o-C. Organizace je povinna vrátit České společnosti pro jakost, z.s. certifikát, případně certifikační značku. Odnětí následuje obvykle po pozastavení, jestliže organizace včas neučinila nápravu a nepředložila důkazy o opatřeních k nápravě zjištěných nedostatků Kritéria pro pozastavení platnosti certifikátu certifikovaná organizace se ve stanoveném termínu nepodrobila dozoru, byly zjištěny systémové neshody v rámci dozorového auditu (hodnocení), certifikovaná organizace v časovém období 2 měsíců neodstranila nesystémové neshody z dozorového auditu (hodnocení), nesprávné použití certifikátu nebo značky, nové organizační uspořádání, které změnilo podmínky, za kterých byla certifikace udělena, nedodržení finančních podmínek smlouvy, uvedení nepravdivých údajů na formuláři Čestné prohlášení o aktuálním počtu zaměstnanců/pracovníků spadajících do certifikace spotřebitelského řetězce lesních produktů PEFC. Certifikační orgán poskytne přiměřený čas, nejdéle však 2 měsíce, během kterého musí certifikovaná organizace prokázat, že odstranila zjištěné nedostatky, v opačném případě navrhne vedoucí certifikačního orgánu odnětí certifikace Kritéria pro odnětí certifikátu zjištění, že nebyla realizována opatření k odstranění příčiny, pro kterou byla platnost certifikátu pozastavena, neohlášená změně rozsahu certifikace,

16 Číslo: CSQ-CERT-CV-03 Strana: 16 vlastní žádost certifikované organizace, nesprávné použití a zneužití značky certifikačního orgánu, uvedení nepravdivých údajů na formuláři Čestné prohlášení o aktuálním počtu zaměst nanců/pracovníků spadajících do certifikace spotřebitelského řetězce lesních produktů PEFC Ukončení/pozastavení/odnětí certifikace na žádost klienta či obnovení certifikace Jestliže je certifikace ukončena (na žádost klienta), pozastavena nebo odňata, jsou přijímána opatření specifikovaná v certifikačním schématu a jsou provedeny všechny nezbytné úpravy uvedené výše, tj. úpravy: formálních dokumentů o certifikaci, veřejně dostupných informací (Odborný pracovník musí neprodleně informovat příslušný národní řídící orgán PEFC nebo Radu PEFC (pokud národní řídící orgán PEFC neexistuje) o udělení, pozastavení, odebrání certifikace nebo o změně rozsahu certifikace.) oprávnění pro používání značek atd., aby se zajistilo, že neposkytuje žádné údaje o tom, že je produkt nadále certifikován. Jestliže je certifikace po pozastavení obnovena nebo je rozhodnuto o omezení rozsahu certifikace jako podmínky pro její obnovení, jsou výše uvedené úpravy opětovně provedeny ve vztahu k obnovení/omezení certifikace Odvolání a stížnosti Všeobecně Proti jakémukoliv rozhodnutí CO je možno se písemně odvolat k vedoucímu COsp do 14 dnů ode dne doručení rozhodnutí, proti kterému se hodlá organizace odvolat. Odvolání je nutno odeslat na níže uvedenou adresu Česká společnost pro jakost Úsek pro certifikaci systémů managementu a produktů Novotného lávka 200/5, Staré Město Praha Postup pro řešení odvolání Pro řešení odvolání sestavuje vedoucí COsp nezávislou odvolací komisi, která záležitost řeší. O složení odvolací komise je strana, která podala odvolání, písemně uvědomena certifikačním orgánem ČSJ s tím, že proti jejímu složení může v termínu do 14 dnů od doručení informace o složení komise podat námitku. O tom, zda námitka bude přijata či nikoliv, rozhoduje vedoucí COsp. Odvolací komise posoudí odvolání nebo námitky organizace a zpracuje stanovisko, které předá vedoucímu CO jako podklad k jeho rozhodnutí. Rozhodnutí vedoucího COsp je konečné a není proti němu odvolání.

17 Číslo: CSQ-CERT-CV-03 Strana: 17 Odvolání musí být vyřízeno do 30 dnů od jeho podání, nebo do 30 dnů od data, kdy je definitivně odsouhlaseno složení odvolací komise (pokud byla uplatněna námitka proti jejímu složení). O výsledku odvolání je organizace, která ho podala, informována doporučeným dopisem Postup řešení stížnosti na certifikační orgán pro certifikaci produktů ČSJ Stížnosti na všechny pracovníky COsp (včetně auditorů/expertů) řeší vedoucí COsp. O výsledku informuje stěžovatele. Stížnosti na vedoucího COsp řeší předsednictvo ČSJ; stížnost je nutno směrovat do rukou předsedy ČSJ Postup řešení stížnosti na klienta certifikačního orgánu (stížnost podána přímo na CO) V případě stížnosti na klienta certifikačního orgánu přezkoumává stížnost Ve COsp. Ve COsp si k dané stížnosti vždy vyžádá stanovisko klienta ve věci stížnosti. Současně má právo vyžádat si stanovisko expertů či dalších pracovníků dle uvážení. Ve COsp rozhodne o výsledku řešení. O výsledku písemně informuje stěžovatele i klienta, vůči kterému byla stížnost podána. Proti rozhodnutí Ve COsp není odvolání. Na základě dohody s klientem a s tím, kdo stížnost podal, rozhodne Ve COsp zda bude předmět stížnosti a rozhodnutí o ní zveřejněny. Pokud ano, musí být stanoven rozsah zveřejnění Požadavky na řešení stížností na držitele certifikátů Každý držitel certifikátu je povinen vést záznamy o všech stížnostech, které byly vůči němu vzneseny v době platnosti certifikátu. Držitel certifikátu je povinen předložit záznamy o všech stížnostech vůči němu uplatněných a předložit informaci, jaká nápravná opatření přijal, aby se předmět stížnosti, který může být důvodem neshody, nemohl opakovat, a jak byla případná neshoda odstraněna. Záznamy a informace by měly obsahovat pozitivní i negativní dopady na činnost certifikované organizace a návrhy a opatření k jejich řešení a vyhodnocení účinnosti navržených opatření. Povinností certifikačního orgánu je prověřit, zda tato opatření byla účinná. Realizace nápravných opatření je považována za ukončenou až po prověření jejich účinnosti Obecné pravidla při řešení odvolání Rozhodnutí o řešení odvolání nebo stížnosti musí být provedeno nebo přezkoumáno a schváleno osobou (osobami), která není zapojena v certifikačních činnostech souvisejících se stížností nebo s odvoláním. Aby se zajistilo, že neexistuje žádný konflikt zájmů, nesmějí být pracovníci (včetně pracovníků působících v manažerském postaveni, kteří poskytovali klientovi poradenství) nebo byli klientem zaměstnáni, využíváni certifikačním orgánem pro přezkoumání nebo schválení řešení stížnosti nebo odvolání pro tohoto klienta, a (o po dobu dvou let po ukončení poradenství nebo zaměstnání)". Je-li nutné přijmout následné opatření pro vyřešení stížnosti nebo odvolání bude certifikačním orgánem bezodkladně přijato.

18 Číslo: CSQ-CERT-CV-03 Strana: Změna požadavků certifikačního schématu Jestliže se certifikačním schématem zavádějí nové nebo revidované požadavky, které ovlivňují klienta, zajistí certifikační orgán sdělení těchto změn všem klientům. Zpravidla zasílá odborný pracovník tuto informaci všem klientům em a poštou na adresu uvedenou v dokumentech/is certifikačního orgánu. Certifikační orgán ověřuje implementaci těchto změn jeho klienty (zpravidla v rámci auditu, který následuje po uvedené změně) a přijímá opatření požadované daným schématem Převod akreditované certifikace Držitelé platného certifikátu C-o-C vydaného jiným certifikačním orgánem než ČSJ mohou zažádat o převod této certifikace na certifikační orgán ČSJ. Na základě žádosti (písemné či ústní) obdrží od certifikačního orgánu. Žadatel vyplní formulář žádosti o certifikaci, na jehož základě odpovědný pracovník certifikačního orgánu rozhodne o možnosti převedení certifikace. Pokud rozhodne záporně, je žadateli zasláno vysvětlení a návrh dalšího možného řešení. Pokud dojde ke kladnému rozhodnutí, žadatel obdrží návrh Smlouvy o kontrolní činnosti s návrhem auditního týmu, po jejímž podepsání násieduje příprava speciálního (=mimořádného) či řádného auditu. Následuje dohoda o termínech hodnocení a provedení speciálního auditu. Časový rozsah speciálního auditu: Počet zaměstnanců celkem Rozsah hodnocení na místě 1 až ,5 více než 85 1,5 1 Certifikační orgán se smí spoléhat na výsledky hodnocení vztahující se k certifikaci dokončené před žádostí o certifikaci pouze tehdy, jestliže přejme odpovědnost za výsledky a přesvědčí se, že certifikační orgán, který provedl hodnocení, splňuje aplikovatelné požadavky příslušných mezinárodních norem a jiných dokumentů, jak jsou specifikovány v certifikačním schématu. Hodnocení na místě: Členové auditního týmu se při speciálním auditu na místě zaměří na: posouzení zpráv z proběhlých hodnocení 3. stranou, posouzení obdržených stížností a přijatých opatření, ověření, zda nebyla subjektu pozastavena nebo zda mu nehrozí pozastavení platnosti certifikace, kontrolu nápravných opatření stanovených v rámci odstranění neshod, které doposud neprověřil vydávající certifikační orgán, stupeň věrohodnosti prováděných interních auditů, přezkoumávání C-o-C, ostatní oblasti, přichází-li to v úvahu.

19 Číslo: CSQ-CERT-CV-03 Strana: 19 Vedoucí týmu auditorů zpracovává zprávu ze speciálního auditu a do jednoho týdne od ukončení auditu ji předá manažeru kvality certifikačního orgánu. Manažer kvality certifikačního orgánu přezkoumá Zprávu ze speciálního dozoru a pokud se nevyskytnou pochybnosti, doporučí vedoucímu certifikačního orgánu převedení certifikace. Vedoucí certifikačního orgánu rozhodne o realizaci převodu certifikace nebo o tom, že bude s žadatelem zacházeno jako s novým klientem. V případě realizace převodu certifikace je žadateli vystaven certifikát s datem rozhodnutí vedoucího certifikačního orgánu ČSJ Certifikace organizací umístěných na více místech (dále též skupinová certifikace) Skupinová certifikace je vhodná pro certifikaci C-o-C organizace/skupiny organizací, které používají podobné výrobní postupy a jejich produkty mají stejný nebo podobný charakter. Jednotlivé organizace musí podléhat jednotnému systému řízení. Organizace umístěná na více místech je definována jako organizace, která má určenou ústřední funkci, tzv. ústředí, ve kterém jsou určité činnosti plánovány, kontrolovány nebo řízeny a pak síť místních provozoven nebo poboček (míst či účastníků skupinové certifikace), ve kterých jsou takové činnosti prováděny částečně nebo úplně. Účastník skupinové certifikace nemusí být samostatnou právnickou osobou, ale musí mít právní nebo smluvní spojení s ústředím organizace a musí být podřízen jednotnému systému řízení, který je stanoven ústředím, zaveden a podrobován trvalému dozoru ústředí. To znamená, že ústředí má právo zavést opatření k nápravě, pokud jsou zapotřebí. Ústředí je smluvním partnerem certifikačního orgánu ČSJ a je rovněž zodpovědné za komunikaci s tímto certifikačním orgánem, počínaje objednávkou certifikace. Certifikační orgán ČSJ uplatňuje certifikační postup uvedený v tomto dokumentu, neprověřuje však proces C-o-C u všech účastníků, ale pouze u vybraného vzorku míst (účastníků). Takové hodnocení je efektivní z hlediska ekonomických a provozních podmínek. Za naplánování časového rozsahu hodnocení a výběr míst do hodnocení je zodpovědný MK COsp. V případě úspěšného hodnocení certifikační orgán vydává: Jeden certifikát se jménem a adresou ústředí; přílohou certifikátu je seznam míst, na které se certifikace vztahuje. Na vyžádání subcertifikát pro jednotlivé účastníky skupinové certifikace. Vícemístné organizace musí prokázat svou schopnost sbírat a analyzovat data (včetně - nikoli však výhradně - níže uvedených položek) od všech výrobních provozů, včetně ústředí, a pokud je to zapotřebí, měly by prokázat rovněž svou pravomoc ve vztahu k ostatním provozům a pravomoc iniciovat změny, pokud to je zapotřebí: a) a) dokumentace spotřebitelského řetězce a změny spotřebitelského řetězce, b) b) přezkoumání vedením organizace, c) c) stížnosti, d) d) hodnocení nápravných opatření, e) e) plánování interního auditu a vyhodnocení výsledků,

20 Číslo: CSQ-CERT-CV-03 Strana: 20 f) f) různorodé právní požadavky týkající se zamezení suroviny z kontroverzních zdrojů Vzorkování pro potřeby auditu prováděného na místě METODIKA Vzorek pro počáteční, dozorový a recertifikační audity musí být určen samostatně u provozů využívajících různé metody (metoda procentuálního podílu a metoda fyzické separace). Vzorek musí být reprezentativní z hlediska rozdílů v činnostech a procesech, které jsou provozovány a používány v jednotlivých výrobních provozech a na které se vztahuje certifikace spotřebitelského řetězce. Vzorek by měl být částečně selektivní na základě faktorů uvedených níže a částečně neselektivní, což by mělo v konečném důsledku vytvořit soubor různých výrobních provozů, které byly vybrány, aniž by byl při vytvoření vzorku potlačen prvek nahodilosti. Alespoň 25 % vzorku by mělo být vybráno namátkově. S přihlédnutím k níže uvedeným kritériím je vzorek vybrán tak, aby byly rozdíly mezi výrobními provozy vybranými během období platnosti certifikátu byly co možná největší. Kritéria pro výběr výrobního provozu berou mimo jiné v úvahu tyto aspekty: a) výsledky interních auditů nebo předešlých certifikačních auditů, b) záznamy stížností a ostatních relevantních aspektů nápravných a preventivních opatření, c) rozdíly ve velikosti a výrobních postupech jednotlivých provozů, d) rozdíly v použitých metodách spotřebitelského řetězce, e) úpravy (změny) provedené od posledního certifikačního auditu, f) geografický rozptyl. Výše uvedený výběr se nemusí provádět na začátku procesu hodnocení. Může také proběhnout ihned po dokončení auditu na úrovni ústředí. Ústředí musí být rozhodně informováno o výrobních provozech zařazených do vzorku. Oznámení může být provedeno ze strany odborného pracovníka formou u. Ústředí musí být prověřováno během každého počátečního, dozorového a recertifikačního auditu jako součást vzorku VELIKOST VZORKU Postup pro určení vzorku musí mít zdokumentován. Výpočet vychází z předpokladu, že se jedná o činnosti s nízkým až středním rizikem a z předpokladu, že v každém výrobním provozu pracuje méně než 50 zaměstnanců. Minimální počet provozů, které je třeba navštívit během auditu, se stanoví takto: Počáteční audit: velikost vzorku by se měla rovnat druhé odmocnině počtu vzdálených výrobních provozů: (y = Vx), zaokrouhleno na nejbližší celé číslo. Dozorový audit: velikost ročního vzorku by se měla rovnat druhé odmocnině počtu vzdálených výrobních provozů vynásobené koeficientem 0,6, (y = 0,6 Vx), zaokrouhleno na nejbližší celé číslo.

21 Číslo: CSQ-CERT-CV-03 Strana: 21 Recertifikační audit: velikost vzorku by měla být stejná jako v případě počátečního auditu. Avšak v případech, kdy se systém spotřebitelského řetězce po dobu tří let ukázal jako účinný, lze velikost vzorku zredukovat pomocí koeficientu 0,8 - to znamená: (y = 0,8 Vx), zaokrouhleno na nejbližší celé číslo. Velikost vzorku by se měla naopak zvýšit v případech, kdy MK COsp či Ve COsp provede analýzu rizik činnosti zahrnuté do procesu, na který se vztahuje certifikace, a na základě této analýzy se objeví zvláštní okolnosti související s následujícími faktory: a) velikost provozu a počet zaměstnanců; b) složitost a odchylky toku suroviny a metod spotřebitelského řetězce; c) odchylky v použití metod spotřebitelského řetězce a definic původu suroviny; d) úroveň rizika nákupu suroviny z kontroverzních zdrojů; e) záznamy o stížnostech a jiné relevantní aspekty nápravných a preventivních opatření; f) mezinárodni aspekty; g) výsledky interních auditů DOBA TRVÁNÍ AUDITU Minimální doba auditu prováděného u jednotlivého výrobního provozu v rámci certifikačního, dozorového nebo recertifikačního auditu je stejná jako v případě certifikačního auditu. Tuto dobu lze zkrátit vynecháním těch článků standardu spotřebitelského řetězce, které se netýkají konkrétního výrobního provozu a jsou zkoumány pouze na úrovni ústředí. V případě auditu prováděného na úrovni ústředí není povoleno žádné zkrácení auditu DODATEČNĚ PŘIHLÁŠENÉ VÝROBNÍ PROVOZY Při přihlášení nové skupiny provozů do již certifikované vícemístné sítě musí být pro účely určení velikosti vzorku každá skupina provozů považována za nezávislou množinu. Po začlenění nové skupiny do certifikátu musí být nové výrobní provozy zkombinovány s původními provozy tak, aby mohla být správně určena velikost vzorku pro budoucí kontroly nebo audity prováděné za účelem přehodnocení.