SMĚRNICE DĚKANA Č. 4/2013

Transkript

1 Vysoké učení technické v Brně Datum vydání: Čj.: 076/17900/2013/Sd Za věcnou stránku odpovídá: Hlavní metodik kvality Za oblast právní odpovídá: --- Závaznost: Fakulta podnikatelská (FP) Vydává: Děkan FP Počet stran: 11 Rozdělovník: Děkan FP, tajemník, proděkani, ředitelé ústavů, Hlavní metodik kvality SMĚRNICE DĚKANA Č. 4/2013 INTERNÍ AUDIT SYSTÉMU MANAGEMENTU KVALITY Článek 1 Úvodní ustanovení Účelem této směrnice je stanovení pravidel pro řízení plánovaných interních auditů na systém managementu kvality (SMK) tak, aby se stanovilo, zda vymezený systém managementu kvality je ve shodě s požadavky, záměry a výsledky, které byly interně stanoveny pro Fakultu podnikatelskou (FP). Cílem interních auditů je rovněž posouzení účelnosti a efektivnosti nastaveného systému řízení a stanovování dalších akcí pro neustálé zlepšování FP VUT v Brně. Článek 2 Předmět platnosti Tato směrnice je platná pro vedení a jeho organizační jednotky včetně podřízených částí Fakulty podnikatelské: Děkan (Sekretariát děkana, Útvar informačních systémů). Proděkanka pro rozvoj (Oddělení koordinace projektů, Útvar vědeckých informací, Oddělení časopisu Trendy ). Proděkan pro studijní záležitosti (Studijní oddělení). Proděkan pro vědu a výzkum (Oddělení pro tvůrčí činnost a Ph.D. studium). Proděkanka pro zahraniční vztahy (Oddělení pro zahraniční vztahy). Ředitel ústavu informatiky (Sekretariát ústavu, Akademičtí pracovníci ústavu). Ředitel ústavu ekonomiky (Sekretariát ústavu, Akademičtí pracovníci ústavu). Ředitel ústavu financí (Sekretariát ústavu, Akademičtí pracovníci ústavu). Ředitel ústavu managementu (Sekretariát ústavu, Akademičtí pracovníci ústavu). 1/11

2 Tajemník (Děkanát, Ekonomické oddělení, Technicko-provozní útvar, Podatelna, Oddělení propagace fakulty, Personální oddělení). Článek 3 Odborná terminologie Pro účely této směrnice se stanovují následující definice pojmů, a to v souladu s normou uvedenou v čl. 10 odst. 1: a) Dokument informace na podpůrném médiu. b) Záznam dokument, v němž jsou uvedeny dosažené výsledky nebo v němž se poskytují důkazy o provedených činnostech. c) Audit systematický, nezávislý a dokumentovaný proces pro získání důkazů z auditu a pro jeho objektivní hodnocení s cílem stanovit rozsah, v němž jsou splněna kritéria auditu. d) Program auditu jeden audit nebo soubor několika auditů naplánovaných pro určitý časový rámec a zaměřený na specifický účel. e) Plán auditu popis činností a uspořádání organizace auditu. f) Kritéria auditu soubor dílčích politik, postupů nebo požadavků používaných jako základ. g) Důkaz auditu záznamy, konstatování skutečnosti nebo jiné informace, které souvisejí s kritérii auditu a jsou ověřitelné. h) Auditor osoba s prokázanými osobními vlastnostmi a odbornou způsobilostí k provádění auditu. i) Technický expert osoba, která poskytuje týmu auditorů specifické znalosti nebo odborné posudky. j) Představitel pro kvalitu osoba, která má definovány a přiděleny odpovídající pravomoci se zodpovědnostmi za vymezené činnosti v systému řízení kvality FP na VUT v Brně. Tato osoba je zodpovědná za předkládání informací vedení FP o stavu systému řízení a trvalém zlepšování instituce. k) Shoda splnění požadavku. l) Neshoda nesplnění požadavku. m) Náprava opatření k odstranění zjištěné neshody. n) Opatření k nápravě opatření k odstranění příčiny zjištěné neshody nebo jiné nežádoucí situace. o) Preventivní opatření opatření k odstranění příčiny potenciální neshody nebo jiné nežádoucí potenciální situace. Článek 4 Odpovědnost a pravomoc Odpovědnosti a pravomoci jsou uvedeny v čl. 5, 6 a 7 této směrnice. 2/11

3 Článek 5 Program plánovaných interních auditů SMK Program interních auditů na kalendářní rok je připravován v roční periodě Představitelem pro kvalitu FP a je schvalován děkanem FP. Program interních auditů SMK, musí být schválen nejpozději do konce druhého měsíce akademického roku, po který platí. Představitel pro kvalitu FP navrhuje tento program ke schválení děkanovi FP na základě potřeb prověrek systému managementu kvality a informací získaných z výsledků auditů konaných v minulosti. Program interních auditů může být na základě požadavku děkana FP upraven kdykoliv během platnosti daného programu, a to z nutných důvodů prověření systému managementu kvality na FP VUT v Brně. Program interních auditů je po schválení děkanem FP distribuován Představitelem pro kvalitu FP vedení FP. Představitel pro kvalitu FP, je povinen na vyžádání, poskytnout tento program rektorovi VUT v Brně a/nebo vedoucímu Útvaru kvality na VUT v Brně. Proces řízení programu interních auditů pro Fakultu podnikatelskou je uveden v následujícím schématu: Představitel pro kvalitu FP Děkan FP Vedení FP (Rektor, Vedoucí Útvaru kvality) START Vytvoření návrhu programu interních auditů Program interních auditů na rok XXXX NE Ok? Program interních auditů na rok XXXX ANO Schválení programu interních auditů Distribuce Programu interních auditů Program interních auditů na rok XXXX KONEC Článek 6 Příprava interních auditů 1. Interní audit provádějí tyto osoby: a) Vedoucí auditu, jehož základními odpovědnostmi jsou 3/11

4 podle programu interních auditů stanovit rozsah interního auditu, prostudovat požadavky a podklady k realizovaným interním auditům, informovat odpovědné vedoucí o provedení auditu, stanovit a dodržovat časový harmonogram auditu, organizovat a řídit tým auditorů. b) Auditoři, jejichž základními odpovědnostmi jsou příprava a studium podkladů pro plánovaný interní audit, sledování a účast na interních auditech podle interního plánu programu auditů. c) Technický expert, jehož základní odpovědností v případě potřeby, kterou schválí vedoucí auditu je poskytování specifikovaných znalostí a odborných posudků interním auditorům. 2. Základními podmínkami pro výběr interních auditorů jsou: a) Vedoucí auditor: Vedoucí auditor je určen Hlavním metodikem kvality vždy při vydání programu interních auditů. b) Interní auditor: musí mít specializované externí (interní) školení: Interní auditor ČSN EN ISO 9001:2009, nebo musí mít minimálně 1 rok praxi ve funkci v oblasti řízení kvality, musí mít základní znalost norem pro systém managementu kvality, musí mít organizační a komunikační schopnosti. c) Technický expert: je specialista daného oboru na dané oblasti auditování. Není auditorem, ale odborným specialistou-poradcem pro provedení auditu. Vedoucí auditor nebo pověřený zástupce je před každým interním auditem, kterého se zúčastní technický poradce, povinen ho poučit o průběhu auditu a jeho pravidlech a zásadách. 3. Záznamy o školení interních auditů spravuje vedoucí interní auditor. Tyto záznamy jsou v tištěné a elektronické podobě vedeny u vedoucího auditora. Článek 7 Provádění auditů 1. Základním dokumentem (návodem) pro provádění a řízení interních auditů na Fakultě podnikatelské je norma ČSN EN ISO 19011:2003 Směrnice pro auditování systému jakosti a/nebo systému environmentálního managementu. 2. Příslušnými referenčními dokumenty, podle kterých se určuje shoda při prověrkách, jsou vnitřní předpisy VUT v Brně a FP, vnitřní normy VUT v Brně a FP, a dokumenty uvedené u příslušných procesů v IS Apollo: Modul PROCESY. 3. Vedoucí auditor je vždy povinen učinit zahajovací jednání, kde informuje vedoucího zaměstnance a auditované zaměstnance o realizaci auditu. Rovněž je obecně informuje o základech procesu auditů a řízení případných neshod. 4/11

5 4. Vedoucí auditor spolu s ostatními auditory objektivně prověřuje shodu systému managementu kvality VUT s požadavky podle uvedené mezinárodní normy. Rovněž stanovuje, zda systém managementu kvality je efektivně implementován a udržován. 5. Proces provádění interních auditů je uveden v následujícím schématu: Vedoucí interní auditor Interní auditoři Auditovaní včetně vedoucího zaměstnance (nebo zástupce) Představitel pro kvalitu Manažer zodpovědný za auditovanou oblast START Program interních auditů na rok XXXX Pozvánka na interní audit Zahajovací schůzka interních auditorů Zahajovací schůzka interních auditorů s auditovanými Proces provedení interního auditu Schůzka auditorů - závěry z auditu Závěrečné jednání s auditovanými Vypracování Zprávy z auditu Zpráva z interního auditu Zpráva z interního auditu Zpráva z interního auditu Řízení neshod KONEC 5/11

6 Článek 8 Vyhodnocení interních auditů 1. Neshody a její příčiny: jestliže se zjistí neshoda, musí být zaznamenána do Záznamu o neshodě (viz příloha č. 2: Záznam o neshodě). Vedoucí auditu zaznamená tuto neshodu do Záznamu o neshodě a předá ho zodpovědné osobě, která sama stanoví nápravnou akci. Termín realizace nápravné akce musí být odsouhlasen vedoucím auditu a osobou zodpovědnou za odstranění neshody. Pro Fakultu podnikatelskou platí, že děkan FP musí být informován o aktualizaci akčního plánu prostřednictvím informace od vedoucího auditu. Za průběh odstranění neshody je plně zodpovědný vlastník daného procesu. Vždy musí být rovněž informován Představitel pro kvalitu. 2. Zpráva interního auditu (zpráva): Zprávu interního auditu zpracovává vedoucí auditu ve spolupráci s ostatními auditory (viz příloha č. 1 Zpráva z interního auditu). Tato zpráva musí být dokončena do 14 pracovních dnů po ukončení auditu. Na Fakultě podnikatelské vedoucí interní auditor posílá zprávu prostřednictvím u vlastníkovi procesu, auditovaným osobám a Představiteli pro kvalitu. Představitel pro kvalitu FP je povinen archivovat veškeré dokumenty k interním auditům SMK na FP. Zprávu z interního auditu podepíše vedoucí auditor a auditované osoby včetně zodpovědnosti za dodržení akčního plánu, v případě výskytu neshody. 3. Závěrečná jednání: Závěrečné jednání je vždy součásti ukončení auditu, kde vedoucí auditu nebo jeho zástupce informuje auditované osoby a odpovídajícího vedoucího organizační jednotky o průběhu auditu, případných neshodách a návrzích zlepšení pro danou auditovanou oblast. 4. Neustálé zlepšování: Fakulta podnikatelská neustále zlepšuje efektivnost systému managementu kvality rovněž prostřednictvím výsledků interních auditů, a proto každá zpráva interního auditu obsahuje případné návrhy a doporučení od auditovaných osob. Tyto případné návrhy jsou součástí zprávy z interních auditů, které jsou souhrnně zasílány/sdělovány děkanovi FP, který na základě nich dělá rozhodnutí pro zlepšení systému managementu kvality. Článek 9 Proces řízení neshodného produktu V případě zjištění neshody při interním auditu jsou zúčastněné strany povinny postupovat podle přílohy č. 2: Záznam o neshodě této směrnice. Tyto záznamy jsou archivovány u Představitele pro kvalitu a jsou součástí Přezkoumání systému managementu kvality Fakulty podnikatelské FP. Článek 10 Související dokumentace 1. ČSN EN ISO 9000:2006. Praha: Úřad pro technickou normalizaci, metrologii a státní zkušebnictví, c s. 2. ČSN EN ISO 9001:2009. Praha: Úřad pro technickou normalizaci, metrologii a státní zkušebnictví, c s. 6/11

7 3. ČSN EN ISO 19011:2003. Praha: Úřad pro technickou normalizaci, metrologii a státní zkušebnictví, c s. Článek 11 Závěrečná ustanovení 1. Součástí této směrnice jsou následující přílohy: Příloha č. 1: Zpráva z interního auditu Příloha č. 2: Záznam o neshodě Příloha č. 3: Plán interních auditů Příloha č. 4: Seznam a kvalifikace interních auditorů 2. Tato směrnice nabývá účinnosti dnem doc. Ing. et Ing. Stanislav Škapa, Ph.D. děkan Fakulty podnikatelské 7/11

8 8/11 Příloha č. 1: Zpráva z interního auditu

9 9/11 Příloha č. 2: Záznam o neshodě

10 10/11 Příloha č. 3: Program interních auditů

11 11/11 Příloha č. 4: Seznam a kvalifikace interních auditorů